656 Miscellaneous Contabilitate Files 656

UNIVERSITATEA CONSTANTIN BRNCUI TRGU JIU FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE

DEPARTAMENTUL ID

Lect. univ. dr. Ecobici Nicolae

PROGRAME INFORMATICE CONTABILE pentru uzul studenilor ID

Trgu Jiu

1

Programe informatice contabile - Curs universitar ID

ISBN 978-973-144-013-2

2


CUPRINS Introducere 4

Tema 1. PROGRAMUL ASSCON: PREZENTARE GENERAL. SEGMENTE.

FUNCII .. 5

1. Prezentare general 5

2. Segmentele i funciile programului ... 6

Tema 2. UTILIZAREA PROGRAMULUI ASSCON . 17

1. Date generale privind meniurile programului Asscon 17

2. Meniul DATE . 18

3. Meniul VIZUALIZRI .. 40

4. Meniul LISTE 42

5 Meniul DIVERSE .. 46

Bibliografie selectiv . 50

Convenii:

atrage atenia asupra noiunilor importante;

"

nsoete aplicaiile rezolvate;

nsoete testele de autoevaluare, specificnd i timpul estimativ de

rezolvare;

nsoete temele de control care trebuie rezolvate i predate tutorilor de

disciplin la termenele stabilite n calendarul disciplinei.

3


INTRODUCERE Prezenta apariie editorial se dorete a fi util att studenilor de la facultile cu

profil economic, ct i tuturor celor interesai s cunoasc aspectele practice din domeniul contabilitii utiliznd calculatorul.

Scopul acestei cri l constituie nsuirea conceptelor specifice programului ASSCON de ctre studeni i formarea de specialiti, precum i sprijinirea profesionitilor n domeniu.

Lucrarea, care este structurat n dou teme, ine seama de reglementrile n vigoare pn n luna decembrie 2006 cu privire la regulile contabile i fiscale din ara noastr i are caracterul unui ndrumar destinat tuturor celor interesai de domeniul fascinant al contabilitii.

Considerm c aceast apariie editorial constituie un aport pentru o bun pregtire teoretic i practic i va fi primit cu interes de ctre studenii din nvmntul economic superior pentru care aspectele practice vor avea un aport major la locul de munc.

Autorul,

4


TEMA 1

PROGRAMUL ASSCON:

PREZENTARE GENERAL. SEGMENTE. FUNCII

CONINUT:

1. Prezentare general

2. Segmentele i funciile programului

Rezumat: n aceast tem se prezint programul informatic contabil

Asscon, segmentele i funciile acestuia.

Obiective: n urma parcurgerii acestei teme vei fi capabili:

9 s v nsuii i s stpnii noiunile privind segmentele i funciile programului Asscon;

9 s v familiarizai cu programul Asscon.

1. Prezentare general Produsul ASSCON este un program de contabilitate, integrat, proiectat

s-i creeze contabilitatea (note contabile, jurnale, cartea mare, balane, bilan) din

documentele primare. !Prezentare

Implicit, programul creeaz nregistrri din toate segmentele: cumprri,

vnzri, salarii, mijloace fixe, stocuri, etc.

Se poate opta ca pentru anumite segmente programul s creeze nregistrri

iar pentru altele utilizatorul s le introduc manual. De exemplu, se poate opta ca

programul s creeze nregistrri din toate segmentele cu excepia segmentului

SALARII, pentru acesta din urm fiind posibil introducerea nregistrrilor

manual. Utilizatorul poate avea aceast opiune pentru oricare dintre segmente.

Implicit se realizeaz i urmtoarele operaiuni: !Operaiuni 5


nchiderea conturilor de TVA; descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu amnuntul (inclusiv

calculul coeficientului de adaos);

descrcarea gestiunilor de mrfuri fr adaos (unde evidena se ine doar la pre de intrare);

calculul impozitului pe profit/impozitului pe venitul microntreprinderilor;

nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli. NOT: Utilizatorul poate s corecteze nregistrrile create de program

prin articole contabile ntocmite manual i introduse n DATE-NREGISTRRI.

2. Segmentele i funciile programului

Programul cuprinde urmtoarele segmente: " Segmente

1. CUMPRRI; 2. VNZRI; 3. DECONTUL DE TVA; 4. REGISTRUL DE CAS; 5. JURNALUL DE BANC; 6. FURNIZORI DATORII; 7. CLIENI CREANE; 8. MIJLOACE FIXE; 9. STOCURI; 10. OBIECTE DE INVENTAR N FOLOSIN; 11. SALARII PERSONAL; 12. DEBITORI-CREDITORI SALARIAI; 13. PRODUCIE; 14. AVANSURI SPRE DECONTARE; 15. DISTRIBUIE; 16. TRANSPORTURI; 17. AMBALAJE; 18. CUSTODII; 19. CONTURI IN AFARA BILANULUI; 20. PROFITUL PE ACTIVITI.

n principal, funciile fiecrui segment integrat al programului constau n:

6


1. CUMPRRI:

evidena tuturor cumprrilor pe conturi i gestiuni cu calculul

fondurilor speciale;

editarea recepiilor;

centralizatoare valorice pe conturi sau gestiuni;

jurnalul de cumprri (TVA);

clasamentul cumprrilor pe furnizori.

2. VNZRI:

evidena tuturor vnzrilor pe conturi i gestiuni;

editarea facturilor i avizelor cu posibilitatea acordrii

disconturilor;

centralizatoare valorice pe conturi sau gestiuni;

jurnalul de vnzri (TVA)

clasamentul vnzrilor pe clieni.

3. DECONTUL DE TVA:

se obine decontul de TVA n urma execuiei jurnalelor de

cumprri i vnzri.

4. REGISTRUL DE CAS:

registrul de cas n lei pe societate;

registre de cas n lei pe filialele societii cu posibilitate de

consolidare pe societate;

registre de cas n valute cu calculul diferenelor de curs

valutar.

5. JURNALUL DE BANC:

jurnalul de banc n lei se ine pe conturi de disponibil

deschise la diverse bnci;

jurnalul de banc n valut se ine pe feluri de valute i bnci

cu calculul diferenelor de curs valutar.

6. FURNIZORI DATORII:

evidena analitic a conturilor de datorii din clasa 4: furnizori,

creditori, avansuri primite de la clieni;

7


evidena analitic pe avize a contului 408 Furnizori - facturi

nesosite;

istoric pentru datorii (periodic, documentele pltite integral la

o anumit dat se pot trece ntr-un istoric de unde pot fi

consultate ulterior;

balana analitic n lei i n valut;

liste de furnizori;

situaia datoriilor restante la 30, 90, 180, 360 zile;

scadenar (situaia datoriilor pe scadente cu posibilitate de

calcul a penalitilor);

situaia datoriilor reciproce (dac o firm este i furnizor i

client);

fia furnizorului;

evidena efectelor comerciale (cecuri, bilete la ordin).

NOT: Situaiile se pot obine n diverse combinaii de elemente, numai

pentru un element sau toate, pe orice perioad dorit.

7. CLIENI CREANE:

evidena analitic a conturilor de creane din clasa 4: clieni,

debitori, avansuri acordate furnizorilor;

istoric pentru creane (periodic, documentele achitate integral

la o anumit dat se pot trece ntr-un istoric de unde pot fi

consultate ulterior;

preluarea automat a reinerilor din salarii pentru salariaii care

au devenit clieni i li se rein sumele pe stat;

balana analitic n lei i n valut;

liste de clieni;

situaia creanelor restante la 30, 90, 180, 360 zile;

scadenar (situaia creanelor pe scadente cu posibilitate de

calcul a penalitilor);

fia clientului;

situaia compensrilor datorii-creane (pe documente de

compensare);

evidena efectelor comerciale (cecuri, bilete la ordin).

NOT: Situaiile se pot obine n diverse combinaii de elemente, numai

8


pentru un element sau toate, pe orice perioad dorit.

8. MIJLOACE FIXE:

evidena mijloacelor fixe pe categorii, secii, tipuri, activiti,

structur de parc, oferi i numere de circulaie,

amortizate/neamortizate;

calculul i evidena amortizrilor cu posibiliti de exceptare;

trecere automat n categoria mijloacelor fixe de natura

obiectelor de inventar n funcie de modificrile legislaiei;

balana mijloacelor fixe;

liste cu intrri/ieiri;

situaii cu mijloace fixe;

lista mijloacelor de transport pe structur de parc;

liste de inventar.

NOT: Sortarea n liste poate fi dup denumire mijloc fix sau dup numr

de inventar.

9. STOCURI:

evidena stocurilor (materii prime, materiale, obiecte de

inventar n depozit, produse finite, mrfuri, ambalaje, alte

valori);

transfer ntre gestiuni;

trecere materii prime, materiale, produse finite n mrfuri;

trecere mrfuri n materiale dac se schimb destinaia:

vnzare -> consum;

reevaluri materii prime, materiale, produse finite, mrfuri

recepionate doar la pre de achiziie;

modificarea preului de vnzare (cu adaos) la mrfuri;

transfer de mrfuri ntre gestiuni cu amnuntul cu posibilitate

de schimbare a preului de vnzare n momentul transferului;

consumuri pe:

- activiti;

- mijloace de transport;

- secii;

- obiecte:

9

Programe informatice contabile - Curs universitar ID - utilaje;

- lucrri sau comenzi i lucrri;

- produse finite sau comenzi i produse finite.

editare avize normale i speciale (buturi alcoolice/tutun);

editare recepii pentru gestiunea primitoare;

liste de intrri/ieiri;

liste pentru toate operaiunile artate mai sus: transferuri,

treceri n mrfuri i invers, reevaluri, modificri de pre;

liste de consumuri n funcie de nregistrarea lor: pe gestiuni,

activiti, comenzi, secii, obiecte, cu posibilitate de

combinare;

list de stocuri curente sau la orice dat anterioar;

balana stocurilor (ultima lun sau orice lun anterioar);

situaii cu produse finite;

situaia stocurilor fr micare la orice dat, cu specificarea

unui numr variabil de zile fr micare i evidenierea nr. de

zile fr micare pentru fiecare reper n parte;

situaii de vnzri de repere pe clieni;

situaii de cumprri de repere pe furnizori;

situaie statistic cu istoricul preului de cumprare pe repere

i furnizori;

liste de inventar;

fia de magazie pe denumire sau pe denumire i pre;

liste de oferte.

NOT: Evidena stocurilor se ine pe denumire i cod fiind posibil

cutarea mixt. Totodat, se pot crea grupe de repere, se poate memora preul n

valut n vederea facturrii ulterioare, toate listele se pot obine n orice

combinaie de elemente: gestiune, cont, grup, reper, perioad, furnizor sau client,

pe repere sau pe documente. n plus, pentru intrrile din import se calculeaz

automat preul unitar n lei pornind de la preurile n valut i incluznd toate

cheltuielile de achiziie: taxe vamale, comisioane, transport, etc.

10. OBIECTE DE INVENTAR N FOLOSIN:

evidena obiectelor de inventar trecute n folosin, pe secii i

persoane;

10


evidena echipamentului de lucru dup norm;

balana obiectelor de inventar.

11. PERSONAL I SALARII:

calcul salarii i evidena datelor de salarizare;

calcul certificate medicale;

calcul cereri pentru concedii de odihn i prime de vacan cu

memorarea avansurilor CO i prime CO;

avansuri chenzinale, avansuri de prime, avansuri CAS, alte

avansuri;

calcul i evident reineri pentru teri;

eviden de personal;

calcul tax potal i includere n reineri pentru reinerile

trimise cu mandat;

state pentru salariai i colaboratori;

centralizatoare salarii pe secii, grupe de munc, structur de

personal;

liste de avans chenzinal, avans CO, avans prime, liste de plat,

liste de carduri;

situaii cu certificate medicale i centralizatoare;

situaii cu reineri pe tipuri de reineri i beneficiari de reineri;

fluturai;

borderou de pensii alimentare;

diverse situaii de personal;

situaii militare pe grade sau contingente;

fia de eviden a salariatului;

declaraii, dischete;

fie fiscale.

12. DEBITORI I CREDITORI SALARIAI:

evidena debitorilor i creditorilor provenii din salariaii

societii: garanii, imputaii, etc.

NOT: Evidena este sub form de balan analitic i se actualizeaz

automat cu sumele operate n Registrul de cas, Jurnalul de banc i Salarii.

13. PRODUCIE:

11


nomenclatorul de produse/lucrri/utilaje se construiete de

utilizator n funcie de specificul activitii;

reetar;

stabilirea necesarului de materiale de aprovizionat n funcie

de comenzile primite;

evidena produciei zilnice prin raportul de producie;

evidena produciei se poate ine n dou variante:

- varianta industrial n care la introducerea

consumurilor se poate preciza produsul sau lucrarea

pentru care se consum i are ca efect determinarea

preului unitar pe produs rezultat din consumurile

materiale;

- varianta cu reetar folosit n toate cazurile unde este

posibil stabilirea unui reetar pe produs sau lucrare.

Dup introducerea produselor obinute ntr-o

perioad, pe baza reetarului valabil pe perioada

respectiv se determin consumurile aferente.

14. AVANSURI SPRE DECONTARE:

evidena analitic a avansurilor spre decontare acordate i a

sumelor decontate ulterior la nivel de document, pe persoane.

15. DISTRIBUIE:

evidena vnzrilor i a sumelor ncasate pe ageni distribuitori

i clieni;

situaii statistice cu repere sau grupe de repere vndute pe

ageni i zone;

situaii de penaliti sau bonus pentru ageni n vederea

salarizrii acestora.

16. TRANSPORTURI:

pentru activitatea de transport este necesar crearea

urmtoarelor nomenclatoare:

- nomenclator de autovehicule i utilaje;

- nomenclator de tarife pe tipuri de autovehicule i

12


utilaje;

- nomenclator de trasee cu tarife.

prin prelucrarea foilor de parcurs se realizeaz evidena

prestrilor de servicii pe beneficiari, coloane, autovehicule i

utilaje prin urmtoarele situaii:

- borderouri pe beneficiari;

- situaii pe autovehicule;

- centralizator borderouri;

- situaii de prestri cu utilaje;

- situaia realizrilor pe autovehicule;

- situaii pe coloane i formaii;

- borderouri pe beneficiari i trasee;

- procese verbale;

- fia oferului;

- situaia veniturilor, cheltuielilor i profitului pe

autovehicule i utilaje

17. AMBALAJE:

evidena circulaiei ambalajelor n regim de restituire i

ntocmirea procesului verbal de custodie.

18. CUSTODII:

evidena mrfurilor primite n custodie care fac obiectul

conturilor n afara bilanului;

evidena se realizeaz pe furnizori i are n vedere intrrile,

ieirile i stocul.

19. CONTURI IN AFARA BILANULUI:

balana conturilor din clasa 8;

pentru obiectele de inventar trecute n folosin actualizarea se

face automat.

20. PROFITUL PE ACTIVITI:

se poate crea un nomenclator de activiti i prin introducerea

13


codului activitilor n salarii, mijloace fixe, consumuri, alte

conturi de cheltuieli i venituri, se obine situaia cheltuielilor,

veniturilor i profitului pe activiti n lun i cumulat.

" Important

NOT: Programul fiind integrat, documentul primar se introduce o

singur dat. De exemplu, n momentul introducerii unei chitane n registrul de

cas sau a unui ordin de plat n jurnalul de banc care se refer la plata unui

furnizor sau ncasarea unui client, se acceseaz furnizorul sau clientul respectiv

pentru selecia facturilor pltite cu documentul respectiv.

n momentul introducerii unei facturi de la furnizor, se actualizeaz

stocurile, se poate edita recepia, se actualizeaz furnizorii, se actualizeaz

registrul de cas dac se introduce i chitana de plat cu numerar care nsoete

factura.

La execuia opiunii CALCUL GENERAL programul parcurge datele

existente i creeaz articolele contabile i situaiile contabile: jurnal cartea

mare, cartea mare, balane, bilan.

" Faciliti

Alte faciliti:

editarea ordinelor de plat de trezorerie pe imprimante

matriciale;

interfa cu casa de marcat OPTIMA;

numrul societilor pentru care se poate ine contabilitatea

este nelimitat;

datele sunt organizate n entiti lunare, astfel nct la un

moment dat se lucreaz cu datele unei singure luni, fapt ce

conduce la creterea vitezei de lucru i exclude apariia

erorilor n ce privete data documentelor;

trecerea de la o lun la alta sau de la un an la altul este

gestionat de program fr alte manevre;

datele rmn n calculator pe timp nelimitat, dar utilizatorul

poate decide eliminarea datelor mai vechi de o anumit dat

calendaristic;

preluarea n luna urmtoare a unor date care se repet sau

generarea altora n funcie de anumii parametri (de exemplu

n salarii, timpul lucrat este introdus automat conform

14


calendarului stabilit anterior de ctre utilizator);

programul execut calcule, dup care, n majoritatea cazurilor

las utilizatorului posibilitatea modificrii rezultatelor;

asisten la datele obligatorii (dac acestea nu se completeaz

sau se completeaz eronat, utilizatorul este obligat s le

furnizeze conform mesajelor);

informaii referitoare la poziia cursorului n machetele de

culegere date (prin apsarea tastei F1 se dau informaii despre

ce anume trebuie introdus n poziia cursorului);

orice list are dubl ieire: pe ecran i fiier sau la imprimant;

numele fiierului listing este afiat pe ecran i se gsete n

ASSCON\ZLISTE;

posibilitatea utilizatorului de actualizare a unor date cu

frecven de schimbare ridicat: grile de impozit, diverse

procente i sume;

mesaje afiate pe ecran care au valabilitate n macheta curent;

setri i configurri n funcie de specificul societii;

stabilirea unor valori ca implicite;

lucreaz n reea;

sistem de parole: pe intrarea n program, parol de

administrator, parole pe segmente din program.

TEST DE AUTOEVALUARE NR. 1

Timp estimativ: 15 minute

1. Prezentai programul Asscon. (2 puncte) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Care sunt segmentele programului Asscon? (3 puncte) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

15

Programe informatice contabile - Curs universitar ID __________________________________________________________________ 3. Ce rol are opiunea Calcul general? (1 punct) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Programul Asscon este un program integrat. Ce semnific acest fapt? (3 punct) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

16


TEMA 2

UTILIZAREA PROGRAMULUI ASSCON

CONINUT:

1. Date generale privind meniurile programului Asscon

2. Meniul DATE

3. Meniul VIZUALIZRI

4. Meniul LISTE

5. Meniul DIVERSE

Rezumat: n aceast tem sunt prezentate meniurile programului Asscon:

Date, Vizualizri, Liste i Diverse.

Obiective: n urma parcurgerii acestei teme vei fi capabili:

9 s stpnii modalitatea de introducere a documentelor primare cu ajutorul meniului Date;

9 s v familiarizai cu posibilitile de prelucrare i vizualizare a programului Asscon prin meniurile: Vizualizri i Liste;

9 s cunoatei posibilitile de setare ale programului prin meniul Diverse.

1. Date generale privind meniurile programului Asscon

!Submeniuri

Programul are un meniu principal alctuit din cinci submeniuri (fig. 2.1.):

DATE

VIZUALIZRI

LISTE

DIVERSE

IEIRE

17


Fig.1. Meniurile principale ale programului ASSCON

Deplasarea de la un submeniu la altul se face pe orizontal cu sgeile , sau cu mouse. "

Deplasare Fiecare submeniu conine cte o list de opiuni desfurat vertical.

Deplasarea n cadrul unei liste de opiuni se face cu sgeile , , prin tastarea literei de culoare intens (roie) sau cu mouse.

Descrierea opiunilor unui submeniu se va face n ordinea apariiei

acestora pe ecran, introducerea datelor putndu-se face n orice ordine.

2. Meniul DATE

Meniul DATE conine urmtoarele opiuni (fig. 2.): " Opiuni

Alegere societate/lun; Cumprri; Vnzri; Registru de cas; Jurnal de banc; Furnizori-datorii; Clieni-creane; Imobilizri;

18


Stocuri; Obiecte de inventar n folosin; Salarii-personal; Debitori-creditori salariai; Producie; Alte operaiuni; nregistrri manuale; Sume balana la implementare; Creare/actualizare societi.

Fig. 2. Meniul DATE

19


A. Opiunea Creare/actualizare societi

Dei apare ultima, opiunea Creare/actualizare societi din submeniul

DATE, prin care se creeaz o societate nou, trebuie executat prima. " Atenie

Atenie! Cnd suntei ntr-o machet de culegere date, citii indicaiile

afiate n partea de jos a ecranului i nu uitai s apsai tasta F1 pentru a obine

informaii despre ce anume trebuie introdus n poziia cursorului. Coloanele de

date afiate sunt ngustate cu scopul de a ncape mai multe coloane utile pe

ecran. Atunci cnd trebuie introduse numere mari, coloana poate fi mrit prin

tragere cu mouse-ul de marginea dreapt sau prin apsarea sgeii stnga pn cnd cursorul ajunge lng marginea stng.

Cu ajutorul opiunii Creare/actualizare societi se creeaz o societate

nou sau se modific datele la societile existente. Dup selectarea opiunii, se

tasteaz F5 i se introduc datele necesare (fig. 3.):

Denumire - conine denumirea societii n clar i va apare ca antet pe

toate listele.

Cod - este recomandabil s conin primele 3 caractere din denumirea

societii: EVR pentru S.C. EVRIKA SRL. n acest caz programul va crea n

directorul ASSCON un subdirector numit EVR care va conine fiierele

permanente pentru aceast societate, iar n subdirectorul ZISTORIC va crea alte

subdirectoare numite tot EVR care vor conine datele temporare lunare.

20


Fig. 3. Opiunea Creare/actualizare societi

Aall - este recomandabil s conin anul i luna pentru primele date ce

urmeaz s fie introduse. Dac primele date vor fi pentru luna octombrie 2004 se

va tasta 0410.

Pltitor TVA - trebuie s conin DA pentru pltitorii de TVA i NU

pentru nepltitori.

Tip balan - trebuie s conin tipul balanei:

SP pentru balanele n care sumele totale ale lunii curente devin sume precedente n luna urmtoare i menine soldul

iniial - tipul recomandat;

SI pentru balanele n care se regsesc tot timpul anului soldurile iniiale.

Comercial/bugetar - trebuie s conin C pentru societile comerciale i

B pentru unitile bugetare. In funcie de acest semnal programul i alege planul

de conturi.

Tip angajator - conine 1 pentru persoane juridice i 2 pentru persoane

fizice

Restul datelor nu sunt obligatorii pentru crearea societii dar trebuie

completate pentru editarea facturilor, declaraiilor, ordinelor de plat de trezorerie,

etc.

21

Programe informatice contabile - Curs universitar ID Cmpurile Dec. TVA, Dec. CAS, Dec. sn, Dec.som, conin numerele fixe

date de diverse instituii pentru declaraiile respective.

Dup completarea n acest fel a datelor pentru o societate trebuie apsat

tasta ESC pentru ieire, moment n care se creeaz fiierele necesare pentru

societatea respectiv. Ulterior aceste date se pot modifica cu excepia codului. Se

poate, ns, elimina societatea creat apelnd opiunea TERGERI SOCIETI

din submeniul DIVERSE.

B. Opiunea Alegere societate/luna

" Utilitate

Aceast opiune asigur alegerea societii i lunii cu care se lucreaz la un

moment dat.

Societatea se alege prin selecie cu tastele sgei , iar luna, prin tastare n cmpul Aall a anului i lunii dorite (pentru anul 2004 i luna noiembrie se

tasteaz 0411).

De fiecare dat cnd se alege o lun nou, pentru care nu s-au mai introdus

date anterior, se cere confirmare pentru crearea fiierelor pentru noua lun (fig.

4.). Dac se rspunde afirmativ se trece la crearea fiierelor pentru noua lun,

asemntor ca la crearea unei societi noi. Alegerea societii i a lunii rmne

valabil pe toat sesiunea de lucru, pn la o nou alegere.

Fig. 4. Opiunea Alegere societate/luna

22


C. Opiunea Cumprri

Cu ajutorul acestei opiuni se introduc toate documentele de cumprri:

facturi, chitane, avize, bonuri, etc., primite de la alte societi, pentru orice tipuri

de intrri: mijloace fixe, materii prime, materiale, obiecte de inventar, mrfuri,

servicii, ordine de compensare, alte valori, etc.

!Utilitate

n funcie de alegerea tipului intrrii n macheta de lucru va apare contul

debitor corespunztor: 212, 300, 301, 321, 371, 6, 532, la care se pot aduga

analitice dup caz (fig. 4.). n continuare se poate preciza dac factura conine

importuri, dup care trebuie aleas varianta de lucru. Dac factura conine prestri

de servicii, sau dac societatea nu este interesat de evidena cantitativ a

stocurilor sau editarea recepiilor, se poate alege varianta global-valoric, altfel,

trebuie aleas varianta cantitativ-valoric.

Fig. 4. Opiunea Cumprri

Dac se alege varianta cantitativ-valoric, nseamn c se lucreaz cu

stocuri i este necesar, mai nti, crearea gestiunilor n STOCURI -

NOMENCLATOR DE GESTIUNI (vedei explicaia de la paragraful STOCURI). !Atenie

Se poate alege apoi gestiunea pentru a se lucra mai comod, doar cu

23

Programe informatice contabile - Curs universitar ID gestiunea respectiv din stocuri.

Tip_doc - trebuie s conin prima liter din denumirea documentului: F

pentru facturi, A pentru avize de expediie, B pentru bonuri, O pentru ordine, sau

SPAIU pentru ieirea din macheta de cumprri. Documentele la care tip_doc

este O nu vor apare n Jurnalul pentru cumprri.

Nir - la nceputul fiecrei luni trebuie introdus urmtorul numr de Not

de recepie i constatare de diferene fa de luna precedent care se va

incrementa n continuare.

Cont creditor - implicit, este simbolul contului Furnizori care poate fi

modificat n funcie de natura contului de datorii. Dac plata s-a fcut din avans

spre decontare i nu intereseaz evidena furnizorului respectiv, se poate introduce

aici simbolul contului de avansuri spre decontare. Dac tip_doc este A (avize),

contul Furnizori-facturi nesosite-408 va deveni implicit i nu se va nregistra

TVA deductibil. Factura care va veni ulterior cu referire la avizele respective se

va introduce pe tipul de intrare 0 - trecere din 408 n 401.

Furnizor - se pot tasta primele caractere din denumirea furnizorului,

pentru a se deschide un nomenclator de firme din care poate fi selectat furnizorul

dorit. Dac furnizorul lipsete din nomenclator, se poate aduga.

n continuare, se deschide fereastra pentru introducerea datelor (fig. 5.):

Fig. 5. Fereastra Cumprri completare date generale

24


1. Dac se lucreaz n varianta global-valoric este suficient s se

introduc valoarea documentului primit i valoarea recepiei. Totui, dac este

vorba de mrfuri i documentul primit conine mai multe categorii

(agroalimentare, alcool i tutun, industriale) sau mrfuri cu procente diferite de

TVA, este necesar introducerea valorilor separat pentru fiecare poziie sau grupat

pe categorii, ori procente de TVA. Este necesar separarea pe categorii pentru a se

putea introduce n cmpul A semnalul n funcie de care vor fi calculate fondurile

speciale.

!Varianta 1

Dac se introduce Valoarea fr TVA, se calculeaz TVA i Valoarea cu

TVA n funcie de procentul de TVA propus (%FAC) dar care poate fi modificat.

Dac se introduce Valoarea cu TVA, calculul este invers.

Cele dou cmpuri %FAC i %REC, care n anumite cazuri pot s nu

coincid, se refer la procentele de TVA din factur i din recepie.

La simbolul aprut n coloana Cont utilizatorul poate aduga analiticul

dorit. Dac exist mai multe gestiuni, este recomandabil, ca analiticul s conin

simbolul gestiunii.

Adugarea poziiei urmtoare din document, dac este cazul, se face apsnd

tasta . tergerea unei poziii se face apsnd tasta F8. La ieirea din fereastr, dac valorile calculate de program nu coincid cu

cele din document, ele pot fi ajustate astfel nct s fie egale cu cele din document.

n acest caz, se rspunde N la ntrebarea Corect ? i cursorul se ntoarce n

fereastr. Se ajusteaz mai nti Valoarea cu TVA i apoi TVA-ul. Ajustarea se

poate face n felul acesta la oricare din poziiile documentului, sau se poate

aduga o nou poziie pe care pot fi introduse diferenele.

n continuare, dac factura este nsoit de o chitan de cas, se poate

introduce suma de pe chitan (fig. 6.), sum ce va apare n registrul de cas.

Dac se completeaz data scadenei se pot obine diferite situaii scadenare

25


Fig. 6. Fereastra Cumprri date chitan i scaden

2. Dac se lucreaz n varianta cantitativ-valoric, trebuie introdus fiecare

poziie din documentul primit. Dar utilizatorul nu trebuie s tasteze de fiecare dat

toate detaliile unui reper (denumire, pre, cont, grup, gestiune, u.m., alte

semnale) pentru c acestea se gsesc n fiierul STOCURI i pot fi preluate de

acolo. Astfel, prin apsarea tastei INSERT, se pot indica primele caractere din

denumirea reperului sau codul, fiind deci posibil cutarea mixt. Dac n factura

furnizorului sunt procente de reducere a preurilor, acordate de acesta, se poate

apsa tasta F11 care ajut la calculul preului de cumprare redus. Reperul gsit

este adus n fereastra facturii urmnd ca utilizatorul s introduc doar cantitatea.

Dac reperul nu este gsit, toate elementele unui reper trebuie introduse n

STOCURI apsnd tasta F5. Dac un reper are mai multe preuri, n STOCURI

pot s existe attea poziii pentru reperul respectiv, cte preuri diferite are.

" Varianta 2

Dac dintr-o factur se fac recepii pentru mai multe gestiuni, atunci, se

separ cantitile pe mai multe poziii corespunztor gestiunilor.

Pentru facturile cu importuri se pot introduce preurile unitare n valut,

prin apsarea tastei F7 se pot aduga alte elemente ce reprezint costuri de

achiziie (taxe vamale, de transport, comisioane) i care trebuie s intre n preul

26


reperului. Dup introducerea elementelor respective se calculeaz preul unitar n

lei.

NOT: Cheia de identificare a reperului n fiierul STOCURI este

denumire+gestiune+pre de intrare fr TVA+pre de vnzare cu TVA.

D. Opiunea Vnzri

Se introduc toate documentele de vnzri emise de societate: facturi, avize,

bonuri (fig. 8.). Dac se lucreaz n varianta global-valoric, este suficient s se

introduc valoarea documentului emis (cu sau fr TVA) (fig. 7.).

Fig. 7. Fereastra Vnzri date generale

27


Fig. 8. Fereastra Vnzri completare sume

Dac factura este nsoit de o chitan de cas, se poate introduce suma de

pe chitan, sum ce va apare n registrul de cas.

Dac se lucreaz n varianta cantitativ-valoric (dac se dorete editarea

facturii este obligatorie aceast variant), trebuie introdus fiecare poziie iar

procedura este identic cu cea de la cumprri.

La societile interesate de distribuie se poate indica agentul care a vndut

marfa de pe factur. Pentru aceasta trebuie creat n prealabil nomenclatorul

agenilor n VIZUALIZRI / NOMENCLATOARE.

Se recomand prelucrarea documentelor n ordinea cresctoare a

numrului de document ntruct programul ine evidena numerelor separat pe

tipuri de documente.

Pentru reperele la care se acord reduceri de pre, tasta F11 permite

introducerea procentului de reducere.

28


E. Opiunea Registru de cas

Se creeaz din CUMPRRI i din VNZRI pentru documentele care au

fost nsoite de chitane de cas. Se introduc direct n registrul de cas alte

documente care reflect ncasri sau pli n numerar: depuneri i ridicri din

contul curent, avansuri spre decontare, tate, monetare, chitane fiscale, pli

furnizori, ncasri clieni, etc. (fig. 9.).

n coloana Zi se introduce ziua datei operaiunii. Se poate vizualiza toat

data prin tragere cu mouse-ul de marginea coloanei. !Mod

completare n coloana Dc se introduce prima liter din denumirea documentului: F

pentru facturi, C pentru chitane, A pentru avize, B pentru bonuri, OP pentru

ordine de plat, OD pentru ordine de deplasare. Documentele la care tip_doc este

OD nu vor apare n Jurnalul pentru cumprri.

Fig. 9. Fereastra Registru de cas

n coloana Cont se introduce contul corespondent al contului Casa. Pentru

operaiunile dintre cas i banc sau dintre Casa n lei i Casa n valut trebuie

folosit contul de trecere 581 Viramente interne. n cazul vnzrilor de mrfuri,

29

Programe informatice contabile - Curs universitar ID contul 707 Venituri din vnzri de mrfuri, trebuie s aib acelai analitic cu

contul de mrfuri la care urmeaz s se efectueze descrcarea gestiunii (trebuie

deci, respectat corespondena: 371A 707A). n coloana Explicaie se poate tasta o explicaie oarecare sau, apsnd

tasta F11 se preia denumirea contului corespondent din Planul de conturi.

Dac se introduce o plat ctre un furnizor sau o ncasare de la un client, n

coloana Explicaie trebuie introdus denumirea furnizorului sau clientului prin

tastarea primelor caractere din denumire. Dac nu apare firma dorit, se apas

tasta F9 i se selecteaz din nomenclatorul de firme furnizorul sau clientul dorit.

Plile sau ncasrile respective trebuie operate pe anumite facturi. Pentru aceasta,

se apas tasta F4, se selecteaz factura i se apas tasta F12. Dac nu se gsete

nici o factur din care s se scad suma, nseamn c s-a acordat (pli) sau s-a

primit (ncasri) un avans i trebuie apsat tasta F3 pentru nregistrarea avansului

n clieni sau furnizori.

Pentru documentele introduse direct n registrul de cas (ncasri sau pli)

care conin TVA trebuie evideniat i TVA-ul. Pentru aceasta, se completeaz

coloana %TVA cu procentul de TVA corespunztor. TVA-ul rezultat din calcul

poate fi modificat dac nu coincide cu cel din documentul primar.

Coloana Sc conine informaii pentru Jurnalul de vnzri i Decontul de

TVA. Ea trebuie completat pentru ncasrile scutite de TVA.

Coloana T conine informaii pentru Jurnalul de cumprri i Decontul de

TVA. Ea trebuie completat pentru plile efectuate pentru achiziiile destinate

operaiunilor scutite de TVA.

Registrul de cas conine i dou coloane informaionale:

coloana D - dac este plin arat c ncasrile sau plile respective au fost operate pe facturi n clieni sau furnizori;

Coloana F arat proveniena operaiunii (cumprri sau vnzri). La intrarea/ieirea din REGISTRUL DE CAS, soldul se calculeaz de la

sine. Pentru a se obine acelai efect pe timpul lucrului fr a fi necesar ieirea

din machet, se apas tasta F10.

De regul pe ecran apar doar coloanele reprezentative pentru o machet.

Mergnd spre dreapta apar i alte coloane utile. Dimensiunea coloanelor este

redus cu scopul de a se vedea pe ecran ct mai multe. De multe ori pentru

introducerea unor valori mari trebuie mrit dimensiunea unei coloane prin

tragere cu mouse-ul de marginea din dreapta.

30


ATENIE! Ca rezultat al integrrii, n registrul de cas apar i alte

operaiuni efectuate n alte segmente (cumprri, vnzri). Pot fi modificate sau

terse numai operaiunile introduse direct n REGISTRU DE CASA, restul

operaiunilor care doar apar n RC, trebuie modificate sau terse n segmentele n

care au fost introduse iniial.

!Atenie

F. Opiunea Jurnalul de banc

Cu ajutorul acestei opiuni din meniul DATE se introduc extrase pentru

toate conturile curente deschise la diferite bnci, n lei sau n valut, pe analitice

distincte.

Contul prin care se deruleaz cele mai multe operaiuni poate fi stabilit

implicit n DIVERSE - CONTURI SPECIALE la poziia 17.

Funcioneaz identic cu Registrul de cas.

La jurnalul de banc n valute, la sfritul lunii trebuie introdus cursul

valutar din ultima zi a lunii pentru stabilirea diferenelor de curs. Pentru aceasta,

se apas tasta F12 i se introduce cursul. Diferena calculat (favorabil cu plus i

nefavorabil cu minus) trebuie adugat n jurnal numai n lei (ncasri sau pli).

G. Opiunea Furnizori-datorii

Se actualizeaz din CUMPRRI cu facturile primite i din REGISTRUL

DE CAS i JURNALUL DE BANC cu plile efectuate ctre furnizori.

Direct n FURNIZORI-DATORII se introduc: !Utilizare opiune

1. soldurile iniiale la implementare (F5). Dac nu este posibil preluarea

soldurilor la nivel de document, acestea pot fi introduse i pe total furnizor, ns

trebuie completat fictiv numrul i data documentului. Soldul documentului sau

furnizorului se introduce n coloana Datorat. Furnizorul se preia din

nomenclatorul de firme prin tastarea primelor caractere din denumire sau prin

apsarea tastei F9.

2. pli prin alte conturi dect prin cas sau banc: avansuri spre decontare,

cecuri, ordine de compensare, etc.(F12).

3. Compensrile ntre furnizori(datorii) - clieni(creane), se introduc n

DATE / ALTE OPERAIUNI / Compensri datorii-creane.

n situaia n care sunt diferene ntre balana analitic a

31

Programe informatice contabile - Curs universitar ID furnizorilor(datoriilor) i balana sintetic, prin apsarea tastelor CTRL/V se pot

depista erorile respective.

Fiierul FURNIZORI poate cpta n timp dimensiuni foarte mari i de

aceea se impune periodic tergerea facturilor achitate integral (F7) la un termen

anterior i trecerea lor intr-un fiier istoric.

NOT: n FURNIZORI (DATORII) nu apar acele facturi introduse n

CUMPRRI care au fost pltite integral cu chitan de cas n momentul

introducerii. Dac se dorete apariia tuturor documentelor, trebuie setat DA

opiunea DIVERSE / SETRI / 2 / rndul 22 (Datorii complete).

H. Opiunea Clieni-creane

Se actualizeaz din VNZRI cu facturile emise i din REGISTRUL DE

CAS i JURNALUL DE BANC cu ncasrile de la clieni. Direct n CLIENI-

CREANE se introduc: " Mod utilizare

1. soldurile iniiale la implementare (F5). Dac nu este posibil preluarea

soldurilor la nivel de document, acestea pot fi introduse i pe total client,

completnd fictiv numrul i data documentului. Soldul documentului sau

clientului se introduce n coloana De ncasat. Denumirea clientului se ia din

nomenclatorul de firme prin tastarea primelor caractere din denumire sau

apsarea tastei F9.

2. ncasri prin alte conturi dect prin cas sau banc: cecuri, ordine de

compensare, etc.(F12).

Fiierul CLIENI poate cpta n timp dimensiuni foarte mari i de aceea se

impune periodic tergerea facturilor ncasate integral (F7) la un anumit termen i

trecerea lor intr-un fiier istoric

3. Compensrile ntre furnizori(datorii) - clieni(creane), se introduc n

DATE / ALTE OPERAIUNI / Compensri datorii-creane.

In situaia n care sunt diferene ntre balana analitic a

clienilor(creanelor) i balana sintetic, prin apsarea tastelor CTRL/V se pot

depista erorile respective.

NOT: n CLIENI (CREANE) nu apar acele facturi introduse n

VNZRI care au fost ncasate integral cu chitan de cas n momentul

introducerii. Dac se dorete apariia tuturor documentelor, trebuie setat DA

opiunea DIVERSE/ SETRI / 2 / rndul 23 (Creane complete).

32


I. Opiunea Mijloace fixe

Se introduc date pentru evidena mijloacelor fixe. !Mod

completare

Data modificrii conine data ultimei modificri a valorii de inventar sau

data ultimei modificri a duratei de serviciu normale i se completeaz numai la

mijloacele fixe la care au loc astfel de modificri. Dac este completat,

amortizarea lunar se calculeaz n funcie de aceast dat.

Durata normal conine durata de serviciu in numr de ani.

Amort anterioar fix. n cazul modificrii duratei de serviciu sau valorii

de inventar (de pild prin modernizri), Amort anterioar fix se completeaz cu

valoarea amortizat existent la data respectiv (Data modificrii). n acest caz se

adun amortizarea cumulat la amortizarea anterioar fix i se trece 0 la

amortizarea cumulat. n cazul unei reevaluri, amortizarea anterioar fix se

completeaz cu amortizarea actualizat la data reevalurii (Data modificrii) iar

la Amortizarea cumulat se trece 0. Pentru diferena dintre amortizarea

actualizat i amortizarea existent se va face articol contabil i se va introduce n

DATE / NREGISTRRI.

Un mijloc fix poate fi exceptat de la amortizare n anumite luni prin

completarea cmpului Excepie cu orice caracter.

Dv. In cazul modificrii duratei de serviciu normale, de regul se impune

calcularea duratei de serviciu rmase (Durata rmas) n funcie de care se va

calcula amortizarea lunar n continuare. Pentru aceasta se completeaz Dv cu

vechea durat de serviciu normal i Durata normal cu noua durat dup care se

apas tasta F11 pentru calcularea duratei de serviciu rmase. Deci, dac Durata

rmas este completat, amortizarea lunar, n continuare, se va calcula n funcie

de aceast durat.

Amortizarea cumulat este amortizarea calculat de la Data intrrii sau

de la Data modificrii dac aceasta din urm este completat. Amortizarea

cumulat nu include Amortizarea anterioar fix i nici Amortizarea lunar care

reprezint amortizarea lunii curente (ultima lun).

Amortizarea total este nsumarea Amortizrii anterioare fixe,

Amortizrii cumulate i Amortizrii lunare..

Am. grad neutilizare este informativ.

NOT: In fiecare lun, nainte de execuia opiunii LISTE / CALCUL

33

Programe informatice contabile - Curs universitar ID GENERAL, se recomand apsarea tastei F10 pentru calculul amortizrii lunare,

amortismentului la zi, etc.

J. Opiunea Stocuri

Prima operaiune n lucrul cu stocuri trebuie s fie crearea gestiunilor n

Nomenclatorul de gestiuni. n cmpul Ges se introduce codul(simbolul) gestiunii

din caractere alfanumerice ct se poate de sugestiv. Cmpul Tip este tipul

gestiunii i prezint important deosebit. Se completeaz cu R pentru gestiunile

n care evidena se ine numai la pre de intrare fr TVA (cazul materiilor prime,

materialelor, produselor finite) sau A pentru gestiunile de mrfuri cu amnuntul n

care evidena se ine i la pre de vnzare, deci cu adaos. De meninut c i n

cazul gestiunilor de mrfuri din care ieirile se fac numai cu documente (facturi,

avize), evidena se poate ine numai la pre de intrare fr TVA (tipul R). In cazul

gestiunilor de mrfuri cu amnuntul (tip A) preul de vnzare poate fi stabilit

numai cu adaos sau poate fi stabilit cu adaos i TVA. Prezenta sau lipsa

procentului de TVA n stocuri indic faptul c preul de vnzare este cu TVA sau

fr TVA. Cmpurile Denumire i Gestionar sunt opionale, dac se completeaz

apar pe documente.

" Important

Inventarul de la care se pornete la un moment dat, trebuie introdus pe

opiunea Stocuri de pornire cu precizarea momentului de pornire. Momentul de

pornire trebuie s fie sfritul unei luni adic, dac se pornete cu stocurile

existente la 31 mai 1990 momentul de pornire este 05 1990. Dup ce a fost

precizat momentul de pornire, acesta se mai poate modifica numai n DIVERSE /

SETRI / 2 / rndul 25.

Stocurile se actualizeaz din CUMPRRI cu intrrile de pe recepii i din

VNZRI cu ieirile de pe facturi dac se lucreaz n varianta cantitativ-valoric.

Direct, n STOCURI, se introduc: " Variant

- transferuri ntre gestiuni. Se pot muta dintr-o gestiune n alta materii

prime, materiale, ambalaje, produse finite, mrfuri. In timpul transferului nu se

pot modifica preurile. Transferul ntre gestiuni se face numai ntre gestiuni de

acelai tip.

- trecerea produselor finite, materialelor, etc. n mrfuri cu adaos. In

vederea vnzrii, unele materii prime, materiale, produsele finite, semifabricate,

34


etc. trebuie transformate n mrfuri. Acest lucru se realizeaz prin trecerea

reperelor respective n gestiuni de mrfuri cu adaos stabilind totodat preul de

vnzare. De asemenea, se pot transfera mrfurile din gestiunile unde au fost

recepionate la preuri fr adaos n gestiuni de mrfuri la pre cu adaos. Acest tip

de transfer se face din gestiuni fr adaos (numai la pre de intrare) ctre gestiuni

cu adaos( pre de intrare i de vnzare). Dac se trece cantitatea cu minus,

trecerea are loc invers efectul contabil fiind stornarea.

- transferuri de mrfuri cu adaos. In acest caz, n momentul transferului de

la gestiunea predtoare la gestiunea primitoare se poate schimba preul de

vnzare. Se face numai ntre gestiunile de mrfuri cu adaos.

- revenire din mrfuri cu adaos. Se face n cazul reperelor nregistrate

iniial ca mrfuri cu adaos n scopul vnzrii iar ulterior li se schimb destinaia:

consum, investiii proprii, etc. Transferul se face din gestiuni cu adaos ctre

gestiuni fr adaos iar scopul este stornarea adaosului i TVA-ului neexigibil

nregistrat iniial.

- reevaluri materiale. Periodic, se poate face reevaluarea preurilor de

intrare n cazul materiilor prime, materialelor, produselor finite i mrfurilor

nregistrate numai la pre de intrare. Este valabil, deci, numai pentru gestiunile n

care evidena se ine numai la pre de intrare.

- consumurile; se introduc consumurile de materii prime i materiale,

plusuri sau lipsuri la inventar, perisabiliti la mrfuri. In cazul plusurilor de

inventar cantitatea se trece cu minus. In funcie de cum se dorete nregistrarea

consumurilor: pe activiti, produse sau lucrri, comenzi, trebuie create i

actualizate dup caz nomenclatoarele respective n VIZUALIZRI /

NOMENCLATOARE.

- schimbarea preurilor de vnzare; Se pot modifica preurile de vnzare

n sus sau n jos n gestiunile de mrfuri cu adaos. In cazul gestiunilor cu

amnuntul cu vnzare ctre populaie fr facturi (magazine), la achiziionarea

mrfurilor cu alte preuri dect cele din magazin, este necesar aducerea ntregului

stoc existent la noul pre de vnzare.

Pentru operarea transferurilor de mai sus, procedura este urmtoarea:

Se poziioneaz cursorul (eventual prin cutare cu tasta INSERT) pe reperul

asupra cruia urmeaz s se efectueze operaiunea. Se apas tasta funcional

(F12) care permite introducerea datelor ntr-o fereastr afiat n partea de jos a

ecranului. Corectarea datelor operate i listarea avizelor sunt posibile prin

35

Programe informatice contabile - Curs universitar ID apsarea tastelor CTRL/M. Dac se fac corecii , la revenirea n fereastra

stocurilor trebuie apsat tasta F10 pentru reactualizarea stocurilor curente aa

cum indic mesajul.

De menionat c toate tipurile de transferuri artate mai sus sunt controlate

de program cu ajutorul tipului gestiunii iar utilizatorul nu poate grei n alegerea

lor.

" Important

NOT: Pentru actualizarea stocurilor la zi trebuie apsat tasta F10 (la

apsarea tastei F10, se actualizeaz stocurile la zi prin adugarea tuturor

micrilor lunii curente la stocurile existente la sfritul lunii precedente). Pentru

reducerea dimensiunilor fiierului de stocuri, se pot terge reperele cu stoc 0 dac

nu mai intereseaz istoricul acestor repere. tergerea se face prin marcare cu F8 i

eliminare cu CTRL/F8. Alte operaiuni cu stocuri se pot efectua n VIZUALIZRI

/ OPERAIUNI PROTEJATE.

K. Opiunea Obiecte de inventar n folosin

Se introduc date pentru evidena obiectelor de inventar n folosin. Se

poate alege modalitatea de trecere n uzur pentru fiecare obiect de inventar n

parte.

Astfel, se poate completa cmpul Cota cu: 100 (se nregistreaz ntreaga

uzur la darea n folosin), 50 (se nregistreaz numai jumtate din uzur la darea

n folosin), sau cu alt cota procentual lunar.

L. Opiunea Salarii-personal

Pe opiunea SALARII se introduc salariaii i colaboratorii nou-angajai cu

datele de salarizare: salariu, sporuri, etc.

n momentul prelurii datelor din luna precedent (CTRL/P), zilele

lucrtoare pentru luna curent se preiau din calendar. De aceea, este recomandabil

ca, anterior, s fie actualizat acest calendar n SALARII / CALENDAR. " Mod

completare

Secie. Se trece secia (sectorul) dac se dorete obinerea statelor i

centralizatoarelor separate pe secii.. Explicaiile unei secii (denumire, localitate)

se introduc n nomenclatorul SECII care se deschide cnd se introduce o secie

nou sau dac se apas tasta F4.

Proc. vechime. Este procentul de calcul pentru sporul de vechime. Dac

36


este completat cmpul Data angajrii i cel puin unul din cmpurile:

Vec.ang.ani, Vec.ang.luni, Vec.ang.zile (vechimi la data angajrii n ani, luni i

zile), programul folosete grila cu transele de vechimi din SALARII / GRILE i

calculeaz procentul de vechime. Altfel trebuie completat cmpul Proc. vechime

Pentru colaboratorii cu convenie civil nu conteaz timpul lucrat.

Calculul salariilor se face apsnd tasta F10.

Parcurgerea fiierului de salarii se face cu PageDown sau PageUp.

Consultai helpul interactiv (F1) pentru cmpurile din salarii.

Pe opiunea PONTAJE se introduc date de pontaje pentru luna curent n

cazul societilor cu salarii complexe.

Tasta F3 (K-uri) servete pentru introducerea coeficienilor de realizare a

sarcinilor pentru fiecare secie. Dac nu se completeaz secia, K-ul introdus este

valabil pentru toat societatea. Dac se dorete ca anumii salariai s aib

coeficieni diferii fat de restul seciei, trebuie completat pentru fiecare cmpul

Coef.realiz.sarc.

Tasta F4 (Pontaje) permite introducerea timpului lucrat pe mai

multe locuri de munc, fiind posibil schimbarea salariului i a coeficientului de

realizare pentru fiecare loc.

Pe opiunea AVANSURI-SUME RIDICATE se introduc avansurile

chenzinale i alte sume acordate ca avansuri naintea lichidrii.

Pe opiunea AVANSURI CONCEDII ODIHNA se calculeaz avansurile

CO acordate la prezentarea cererii pentru concediul de odihn. Dac se introduce

numrul zilelor CO i data plecrii n concediu se calculeaz avansul CO

repartizat pe lunile urmtoare pe care se ntinde concediul. La calculul lichidrii n

lunile urmtoare aceste avansuri vor apare n state dup brut aa cum au fost

acordate indiferent de numrul zilelor CO efectuate care vor veni din pontaje.

Pe opiunea MEDICALE se introduc datele de pe certificatul medical: I

sau C dup cum certificatul este iniial sau n continuare, tipul certificatului, prima

i ultima zi a concediului medical. Pentru concediile medicale a cror plat nu

depinde de stagiul de cotizare sau dac stagiul de cotizare este ndeplinit, n

cmpul Plata apare litera P nsemnnd c medicalul va apare n statul de plat,

altfel, utilizatorul trebuie s decid dac medicalul se pltete.

Pe opiunea REINERI se introduc reinerile: imputaii, pensii alimentare,

c.a.r, echipament, garanii, chirii, rate, popriri, alte reineri. Cmpurile se

completeaz astfel:

37

Programe informatice contabile - Curs universitar ID Datorat poate fi completat cu suma datorat iniial.

Rmas se calculeaz lunar prin scderea sumei reinute efectiv.

Rata se completeaz cu rata permanent ce se va reine lunar pn la

epuizarea sumei din cmpul Datorat.

Rata_nep se completeaz cu o sum ce se reine numai n luna curent.

Contr se poate completa cu un cont n care va fi nregistrat reinerea

respectiv altfel contul va fi cel din SALARII / GRILE / Conturi pentru reineri.

Dac ntr-o lun nu se poate reine ntreaga rat, suma refuzat va apare n

luna urmtoare pe rubrica Rata_nep.

Pe opiunea PERSONAL se introduc date de personal, persoanele aflate n

ntreinere, sumele pentru obinerea fielor fiscale care lipsesc din lunile anterioare

implementrii.

Pe opiunea GRILE sunt date stabilite prin legislaia n vigoare sau alte

date ce trebuie stabilite de utilizator n funcie de specificul societii.

N. Opiunea Producie

Prima operaiune trebuie s fie actualizarea Nomenclatorului de produse

cu produsele noi.

Dac activitatea de producie se preteaz la stabilirea unor reetare, pe

opiunea Reetar se pot stabili aceste reetare pentru fiecare produs introdus

anterior n Nomenclatorul de produse.

Pe opiunea Produse finite se introduc produsele finite obinute ntr-o

anumit perioad. Dac utilizatorul poate realiza o corespondent ntre

consumurile dintr-o perioad i produsele finite obinute n aceeai perioad va

beneficia de faciliti suplimentare cum ar fi: " Faciliti 1. calculul preului produselor finite rezultat din consumurile materiale

(F10) care poate sta la baza stabilirii preului de nregistrare al produselor finite.

Pentru aceasta este necesar ca la introducerea consumurilor n STOCURI /

CONSUMURI s se indice produsul pe care este nregistrat consumul.

2. Invers, dac se construiete n prealabil un reetar, dup introducerea

produselor se pot determina consumurile aferente (F9).

Produsul se introduce prin tastarea primelor caractere din denumire, va fi

cutat n nomenclatorul de produse i va fi preluat. Dac lipsete din nomenclator,

trebuie adugat.

38


O. Opiunea nregistrri manuale

Cea mai mare parte a articolelor contabile sunt create de program din

documentele introduse. Aici se introduc doar unele articole contabile ocazionale,

articolele pentru corectarea celor create de program i articolele pentru segmentele

de date setate NU n opiunea LISTE - CALCUL GENERAL.

Urmtorul articol compus:

% = 5121

627

666

401

se introduce astfel:

Mai nti se introduc, pe cte un rnd, conturile: 627, 666 i 401, care

nsumate sunt egale cu contul de total (5121) iar apoi se introduce contul de total

5121, dup care se apas tasta F12 fr a fi necesar introducerea sumei totale

corespunztoare contului 5121.

!Important

Deci, n cazul articolelor compuse, contul de total trebuie s se

gseasc pe ultimul rnd. n cazul unui articol simplu: 411=701 nu conteaz

ordinea introducerii conturilor (deci nu conteaz ce cont va fi pe ultimul rnd).

Apsarea tastei F12 este obligatorie dup fiecare articol contabil i are

urmtoarele efecte:

validarea articolului contabil (existenta explicaiei, s nu fie sume i pe debit i pe credit n cadrul unui articol).

soldarea (nsumarea conturilor corespondente i trecerea totalului la ultimul cont).

numerotarea i trecerea la articolul urmtor. Aadar, tasta F12 trebuie apsat dup fiecare articol contabil.

Articolele contabile sunt numerotate de program n ordinea introducerii.

Accesul la un articol introdus de ctre utilizator, pentru modificri

ulterioare sau tergeri, se face numai pe baza numrului de ordine. Numrul de

ordine al unui articol contabil poate fi aflat prin cutare dup mai multe criterii

apsnd tasta INSERT. Evident, modificri se pot face numai asupra articolelor

introduse manual de ctre utilizator. Articolele create de program pot fi corectate

doar prin stornri sau adugri.

39

Programe informatice contabile - Curs universitar ID Dac se dorete tergerea unui articol cu multe linii, introdus de utilizator, pentru

a se evita tergerea fiecrei linii n parte, dup apsarea tastei INSERT se indic

numrul de ordine i se poate opta pentru tergerea articolului n ntregime.

P. Opiunea Sume-balana la implementare

Dac societatea este deja n activitate i exist o balan de verificare

sintetic de la care se pleac, se preiau datele din ultima balan n concordant

cu tipul balanei stabilit n DATE / CREARE SOCIETI i luna din cursul

anului.

ATENIE! n momentul prelurii soldurilor sau sumelor, luna aleas

pentru lucru trebuie s coincid cu luna balanei din care se preiau datele. De

exemplu, dac trebuie preluate date din balana lunii aprilie 1997, trebuie apelat

opiunea ALEGERE SOCIETATE, LUNA i cmpul Aall trebuie s conin 9704.

" Atenie

IMPORTANT! Avnd n vedere caracterul integrat al programului, un

document prelucrat ntr-un segment poate fi regsit i n altele. De exemplu, dac

se introduce n CUMPRRI un document pltit parial numerar, el se va gsi n

CUMPRRI, dar i n REGISTRUL DE CAS pentru partea pltit numerar i n

FURNIZORI-DATORII pentru partea rmas nepltit. Utilizatorul trebuie s

acorde atenie acestor situaii, deoarece, modificarea sau tergerea unui document

are efect definitiv numai dac se efectueaz n segmentul de date n care a fost

introdus iniial (n cazul de fat trebuie operat asupra documentului n

CUMPRRI). Bineneles, programul ofer mesaje n acest sens.

3. Meniul VIZUALIZRI

Cuprinde urmtoarele opiuni (fig. 10.): " Componen

Cumprri; Vnzri; Stocuri; Salarii; nregistrri manuale; Balane; Plan de conturi/buget; Nomenclatoare;

40


Datorii i creane; Distribuie; Profit pe activiti; Profit pe mijloc de transport; Sold conturi n valut; Cursuri valutare; Operaiuni protejate; Oferte; Sold conturi 408 i 418.

Fig. 10. Meniul VIZUALIZRI

Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii practice:

CUMPRRI (intrri) Se vizualizeaz documentele introduse n DATE / CUMPRRI dup

anumite criterii, se pot efectua unele verificri, se pot lista recepii.

VNZRI (ieiri) Se vizualizeaz documentele introduse n DATE / VNZRI dup anumite

criterii, se pot efectua unele verificri.

OFERTE Se obin diferite liste de oferte.

41


NREGISTRRI MANUALE Se vizualizeaz nregistrrile introduse de utilizator n DATE-

NREGISTRRI.

PLANUL DE CONTURI/BUGET Se vizualizeaz i se actualizeaz planul de conturi. Acest lucru este

posibil i n timpul introducerii datelor. Cmpul Apb reprezint funciunea

contului i trebuie s conin A, P sau B (activ, pasiv sau bifuncional). Dac se

dorete apariia unor conturi fr analitice n balan, se poate completa cu T

cmpul T la contul sintetic respectiv

DISTRIBUIE Se obin situaii n legtur cu vnzrile pe agenii distribuitori, clieni,

zone, repere sau grupe de repere. Pentru aceasta trebuie precizat agentul n

momentul introducerii facturilor n DATE / VNZRI. Dac se stabilete un plan

de livrare se poate obine un grafic de distribuie. Pentru aceasta, trebuie n

prealabil, selectate reperele ce vor face obiectul distribuiei, prin completarea

cmpului Target din DATE / STOCURI cu un nume comun pentru o anumit

grupare de repere.

4. Meniul LISTE

" Structur

Cuprinde urmtoarele opiuni (fig. 11.):

Cumprri; Vnzri; Registru de cas; Furnizori-datorii; Clieni-creane; Imobilizri; Stocuri; Obiecte de inventar n folosin; Salarii; Avansuri spre decontare; Debitori-creditori salariai; Calcul general; Jurnal-Cartea Mare;

42


Note contabile; Cartea Mare anual; Balane de verificare.

Fig. 11. Meniul LISTE

Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii practice:

CALCUL GENERAL Listele situate deasupra opiunii CALCUL GENERAL se pot obine pe

msura introducerii datelor n submeniul DATE fr alte prelucrri. Listele situate

mai jos se pot obine numai dac se execut aceast opiune. Prin execuie, se

valideaz datele i se creeaz articole contabile pentru segmentele de date setate

"DA" care se pot vedea i modifica dac se opteaz pentru vizualizarea grilelor

de calcul.

!Funcii

Implicit sunt setate cu opiunea DA toate segmentele de date: cumprri,

vnzri, salarii, stocuri, amortizarea mijloacelor fixe, uzura obiectelor de inventar,

descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu amnuntul, descrcarea

gestiunilor de mrfuri la pre de intrare, nchiderea conturilor de TVA, calculul

impozitului pe profit, nchiderea conturilor de cheltuieli i venituri.

43

Programe informatice contabile - Curs universitar ID Descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu amnuntul: Se

calculeaz coeficientul de adaos aferent stocurilor de mrfuri, pe gestiuni, n

vederea descrcrii acestora i se creeaz articolele contabile aferente (aceast

opiune se poate folosi numai pentru gestiunile la care recepiile s-au ntocmit la

pre de vnzare). Dac se opteaz pentru descrcare, pe ecran apare grila ce

conine conturile de mrfuri, adaos, venit i TVA neexigibil: 371, 378, 707, 4428,

necesare pentru crearea notelor contabile. Este obligatorie respectarea

corespondentei ntre analiticele acestor conturi n funcie de gestiune: 371A,

378A, 707A, 4428A. In aceast versiune programul poate efectua descrcarea

pentru 30 gestiuni. Stabilirea analiticelor conturilor de mai sus este la latitudinea

utilizatorului. Analiticele pot fi stabilite i n funcie de procentul de TVA:

- pentru evidena mrfurilor cu TVA 18%, se poate folosi analiticul 1:

3711, 3781, 44281, 7071.

- pentru evidena mrfurilor cu TVA 9%, se poate folosi analiticul 2: 3712,

3782, 44282, 7072.

- pentru evidena mrfurilor scutite se poate folosi analiticul 3: 3713, 3783,

44283, 7073.

Aadar, grila poate fi construit dup preferinele utilizatorului.

NOT: Pentru gestiunile n care mrfurile s-au nregistrat la pre cu adaos

fr TVA neexigibil, trebuie ters din gril contul 4428.

Valoarea vnzrilor introduse n DATE/ NREGISTRRI nu este luat n

calcul pentru descrcare.

Calculul impozitului pe profit: se cere confirmarea si/sau precizarea

urmtoarelor conturi:

contul de amenzi, majorri i penaliti (6711) ale crui analitice conin orice alte cheltuieli nedeductibile;

contul care conine pierderea deductibil a anului precedent (117); Se cere, dac este cazul, precizarea sumelor:

sume deductibile; sume nedeductibile care depesc cheltuielile de protocol, sponsorizri,

etc.

nchiderea conturilor de TVA: articolul pentru compensarea soldurilor

conturilor 4423 i 4424 trebuie introdus de ctre utilizator n DATE /

NREGISTRRI.

Descrcarea gestiunilor de mrfuri la pre de intrare: se face pentru

44


gestiunile la care recepiile s-au ntocmit la pre de intrare fr TVA n varianta

cantitativ-valoric. In gril trebuie trecute conturile gestiunilor respective.

Opiunea CALCUL GENERAL trebuie reluat dac se introduc date noi

sau se fac modificri la cele existente. Programul creaz nregistrri numai pentru

opiunile setate "DA", ns, n balan ajung i articolele contabile introduse

manual pe meniul DATE / INREGISTRARI. Astfel, dac de exemplu, se introduc

manual nregistrrile cu salariile i se seteaz "DA" opiunea de creare a

nregistrrilor din salarii va avea loc dublarea nregistrrilor respective.

NOT: Dac se impune ntoarcerea la o lun anterioar pentru

efectuarea unor corecii, este obligatorie reluarea calculului succesiv, din

lun n lun, pn la luna curent.

!Important

Pentru listare poate fi folosit orice tip de hrtie, ntruct toate listele sunt

proiectate s ncap pe hrtie de format A4 portret sau peisaj. In dreapta fiecrei

liste, ntre paranteze, se gsete o informaie de tipul (PN66) sau (LC58).

Primul caracter, P sau L, indic orientarea paginii (P-portret, L-peisaj).

Al doilea caracter, N sau C, indic condensarea caracterelor pe linie (N-

normal, C-condensat).

Cele 2 cifre (66 sau 58) indic numrul de linii pe pagin pentru lista

respectiv.

Pentru imprimantele matriciale, dac se folosete hrtie de format A4,

trebuie s se tin seama doar de primul caracter P sau L pentru aezarea hrtiei n

imprimant.

Pentru imprimantele laser sau cu jet de cerneal, informaia dintre

paranteze servete la programarea imprimantei. Apsnd tasta F12 nainte de

listare se apeleaz driver-ul (programul DJCP, RCP, PANEL) de imprimant, care

trebuie comunicat n prealabil n DIVERSE / SETRI / 1 / rndul 3 -Program

imprimant.

Dac se folosete hrtie de format A3 nu este necesar pregtirea

imprimantei n vreun fel.

n cazul afirii listelor pe ecran, deplasarea n list se face astfel:

- cte un caracter - prin sgei

- la nceput de linie - HOME

- la sfrit de linie - END

- la nceputul listei - CTRL/HOME

- la sfritul listei - CTRL/END

45

Programe informatice contabile - Curs universitar ID n momentul afirii unei liste pe ecran, n subdirectorul ASSCON /

ZLISTE se creeaz un fiier text ce conine lista respectiv i are acelai nume cu

titlul listei (de exemplu pentru balana: BAL.LST).

NOTE CONTABILE Lista Nota contabil detaliat conine absolut toate articolele contabile

(si cele introduse manual i cele create de program). Cele introduse manual apar la

nceputul listei i sunt numerotate n ordinea introducerii. Cele create de program

conin *** n loc de numrul de ordine i apar n ordinea opiunilor setate DA.

BALANE DE VERIFICARE Dac se dorete ca n balan s nu apar unele conturi analitice, se

rspunde DA la ntrebarea Suprimai unele conturi analitice ? i n balan vor

apare numai conturile sintetice la acele conturi la care s-a trecut T n cmpul T

din VIZUALIZRI / PLAN DE CONTURI.

5. Meniul DIVERSE

Opiunile acestui meniu sunt prezentate n fig. 12.

Fig. 12. Meniul DIVERSE

46


Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii: "

Opiuni

SETRI Se stabilesc:

setri pentru toate societile: procentele de TVA, programul de setare a imprimantelor laser sau cu jet de cerneal, tipul hrtiei de

imprimant, diveri coeficieni de calcul conform legislaiei n vigoare.

setri pentru societatea curent: procentul de calcul al impozitului pe profit, accesul la istoricul furnizorilor, clienilor, debitorilor,

creditorilor.

semnturi pentru societatea curent: funciile i numele persoanelor ce le dein i care vor apare pe situaiile de salarii i

balane

ORDINE DE PLAT Pe imprimantele matriciale se pot introduce ordine de plat de trezorerie

pentru a fi scrise.

CONTURI SPECIALE Conine o list cu conturile folosite de program pentru scrierea unor

articole contabile. Ele pot fi modificate de utilizator dup caz. In felul acesta se

poate stabili, de exemplu, ce cont s foloseasc programul pentru nregistrarea

impozitului pe salarii la colaboratorii cu convenie civil.

BILAN Se obin primele dou formulare (bilanul i rezultatele financiare) din

balana lunii selectat n ALEGERE SOCIETATE, LUNA. Dup ce se indic codul

formularului (01,02,10,20) se apas tasta F10 pentru calcul. Pentru a cdea pe

sumele dorite, se pot face ajustri la anumite rnduri din formular dup care se

apas tasta F11.

TERGERI SOCIETI Se terge o societate definitiv sau parial. Prin tergere parial se terg

toate lunile anterioare unei date specificate de ctre utilizator. Se cere confirmare

de tergere (y / n) pentru fiecare lun n parte.

IMPORTANT! Nu tergei societi dac nu ai fcut n prealabil o

salvare.

!Important

SALVARE DATE Se arhiveaz monovolum n calculator sau multivolum pe dischete,

47

Programe informatice contabile - Curs universitar ID contextul existent n calculator (fiierele cu extensia DBF inclusiv

subdirectoarele). n cazul salvrii n calculator, arhiva poart numele datei de

creare i se gsete n directorul ASSCON.

TEST DE AUTOEVALUARE NR. 2

Timp estimativ: 15 minute

1. Enumerai submeniurile programului Asscon. (1 punct) ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2. Creai cu ajutorul programului Asscon firma Examen SRL ncepnd cu luna februarie 2007. (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Aplicai varianta global-valoric pentru cumprarea de mrfuri. (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Efectuai vnzarea unor mrfuri utiliznd varianta cantitativ-valoric. (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. Introducei manual nregistrarea (1 punct): 5121 = % 5.500

766 500 704 5.000

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 6. Ce opiune trebuie mai nti utilizat n situaia utilizrii variantei cantitativ-valorice? (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 7. Introducei n luna curent un nou salariat cu program normal de lucru i cu un salariu de ncadrare de 600 lei. (2 puncte) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. Ce importan are opiunea Calcul general din meniul Liste? (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ TEM DE CONTROL:

48


Introducei date din documente primare de la o societate comercial privind:

1. Cumprri; 2. Vnzri; 3. Registru de cas; 4. Jurnalul de banc; 5. Stocuri; 6. Salarii; 7. Obiecte de inventar n folosin; 8. Producie.

49


Bibliografie selectiv:

Lucia Popa Paliu, Nicolae Ecobici, Marin Ciumag, Gabriela Dobrot - Ghid contabil, Editura Spirit Romnesc, Craiova, 2003;

Programul ASSCON Programul CIEL

50

Autorul,DATELISTESuccint, principalele opiuni au urmtoarele funcii practice: nchiderea conturilor de TVA: articolul pentru compensarea soldurilor conturilor 4423 i 4424 trebuie introdus de ctre utilizator n DATE / NREGISTRRI.Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii:Se stabilesc:

Documents

656 Miscellaneous Contabilitate Files 656