Embed Size (px)
Citation preview
1
SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN
MS ISO 9001:2008
PROSEDUR KUALITI
PENGURUSAN TINDAKAN PEMBETULAN
PDTJ/PK(T)-08
JAWATAN TANDATANGAN
PENOLONG PEGAWAI DAERAH (KHIDMAT PENGURUSAN)
JAWATAN TANDATANGAN
WAKIL PENGURUSAN
NO. SALINAN TERKAWAL :
SENARAI EDARAN
No. Salinan Terkawal Penerima
1. Pegawai Daerah Jasin
2. Wakil Pengurusan
3. Pegawai Dokumen
4. Ketua Audit Dalam
5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)
6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)
7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)
8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)
9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)
10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)
11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 2/11
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 3/11
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah pelaksanaan tindakan pembetulan yang berkesan bagi mengelakkan punca-punca ketakakuran berulang
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua anggota daripada Unit yang terbabit dalam pelaksanaan SPK untuk melaksanakan tindakan pembetulan ke atas ketakakuran dan ketakakuran yang berpotensi yang dikenalpasti daripada sumber-sumber maklumat seperti yang dinyatakan di dalam prosedur.
3.0 RUJUKAN
3.1 PDTJ/MK-01 : Manual Kualiti, Klausa 8.5.2 dan 8.5.3.
3.2 PDTJ/PK(T)-04 : Kawalan Dokumen
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 4/11
4.0 DEFINISI DAN RINGKASAN
4.1 Ketakakuran : Tidak memenuhi sesuatu keperluan.
4.2 Pembetulan : Tindakan untuk menyingkirkan ketakakuran yang dikesan
4.3 Tindakan Pembetulan : Tindakan untuk menyingkirkan punca-punca ketakakuran bagi mengelakkan ianya berlaku semula.
4.4 MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 4.5 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti 4.6
WP
:
Wakil Pengurusan
4.7 KU : Ketua Unit 4.8 AKKB : Anggota Yang Kenalpasti Ketakakuran
Berpotensi 4.9 4.10
AKB BTP1
: :
Anggota Ketakakuran Bertanggungjawab Borang Tindakan Pembetulan
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 5/11
5.0 PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WP/KU
5.1
Mengenalpasti Ketakakuran
5.1.1
Kenalpasti ketakakuran daripada sumber-sumber maklumat seperti:
i)
Aduan dan maklumbalas pelanggan
ii) Output daripada MKSP
iii) Output analisis data
iv) Output daripada pemantauan dan pengukuran proses-proses SPK, dan
v) Anggota
5.1.2 Menilai kesahihan laporan dengan membuat semakan/pengesahan ke atas data/dokumen yang dikemukakan atau aktiviti/proses yang berkaitan
5.1.3 Jika laporan sahih, tentukan samada tindakan pembetulan perlu diambil atau sebaliknya. Ia bergantung kepada salah satu atau lebih dari perkara-perkara berikut:
i) Kekerapan berlakunya ketakakuran yang serupa
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 6/11
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WP/KU
iii)
Keluasan proses yang terlibat
iv)
Kesan ketakakuran tersebut kepada proses yang seterusnya atau kepada pelanggan dan
v) Lain-lain perkara yang difikirkan wajar.
5.1.4 Jika tindakan pembetulan perlu dilaksanakan, isi Borang Tindakan Pembetulan. Rekodkan maklumat ketakakuran dengan jelas dan terperinci. Arahkan pembetulan dijalankan ke atas ketakakuran tersebut
5.1.5 Serahkan Borang Tindakan Pembetulan kepada anggota yang bertanggungjawab ke atas ketakakuran yang dilaporkan untuk tindakan seterusnya
5.1.6 Jika laporan tidak sahih, maklumkan kepada pelapor untuk menutup kes.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 7/11
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AKB
5.2
Pembetulan dan Menentukan Punca Ketakakuran
5.2.1 Jalankan siasatan untuk mengenalpasti punca-punca ketakakuran. Siasatan boleh dijalankan dengan mendapatkan input daripada anggota yang berkaitan dan membuat semakan/pengesahan ke atas dokumen/data atau aktiviti/proses yang berkaitan. Jika perlu, wujudkan satu kumpulan siasatan
5.2.2 Kaji semula kesemua punca-punca ketakakuran yang telah dikenalpasti untuk menentukan punca sebenar ketakakuran. Jika perlu, gunakan teknik-teknik statistik yang bersesuaian
5.2.3 Rekodkan punca sebenar ketakakuran yang telah ditentukan di dalam Borang Tindakan Pembetulan dengan jelas dan terperinci.
5.2.4
Tentukan ketakakuran yang dilaporkan dan rekodkan di dalam Borang Tindakan Pembetulan dengan jelas dan terperinci
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 8/11
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
5.3
Menentu dan Melaksana Tindakan Pembetulan
5.3.1
Berdasarkan punca sebenar ketakakuran,tentukan tindakan pembetulan yang perlu dilaksanakan. Tindakan tersebut mestilah berupaya untuk menyingkirkan punca sebenar ketakakuran dan mengelakkan ianya daripada berlaku semula
5.3.2 Tindakan pembetulan yang telah ditentukan hendaklah direkodkan di dalam Borang Tindakan Pembetulan dengan jelas dan terperinci, bersama dengan tarikh tindakan tersebut dijangka siap supaya dapat membuat semakan semula terhadap tindakan yang telah diambil
5.3.3 Serahkan salinan Borang Tindakan Pembetulan kepada WP untuk tujuan pemantauan dan pengesahan
5.3.4 Laksanakan tindakan pembetulan sebagaimana yang telah dirancangkan dan tindakan tersebut hendaklah disiapkan dalam jangkamasa yang telah ditetapkan
5.3.5 Maklumkan kepada WP jika terdapat perubahan ke atas pelaksanaan tindakan pembetulan
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WP
5.4
Menilai Keberkesanan Tindakan Pembetulan
5.4.1 Jalankan penilaian/susulan ke atas tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan melalui semakan ke atas bukti-bukti pelaksanaan seperti rekod, data dan dokumen serta pemerhatian ke atas aktiviti/proses yang berkaitan. Tujuannya ialah untuk memastikan:
i) Punca sebenar ketakakuran telah disingkirkan dan
ii) Tindakan pembetulan tersebut dapat memberi jaminan bahawa ketakakuran yang serupa tidak akan berlaku semula.
5.4.2 Tutup Borang Tindakan Pembetulan jika tindakan yang telah dilaksanakan adalah berkesan dan mencapai objektif tindakan tersebut. Keputusan penilaian hendaklah direkodkan di dalam laporan tersebut dengan jelas dan terperinci
5.4.3
Jika tindakan pembetulan tidak berkesan, arahkan anggota yang bertangungjawab untuk mengulang tindakan seperti di perenggan 5.2. 5.3 dan 5.4. Jika perlu, isi Borang Tindakan Pembetulan yang lain (dengan nombor laporan yang sama dan ditambah “A” untuk menunjukkan laporan kedua)
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 9/11
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WP
5.4.4 Memastikan prosedur Kawalan Dokumen (PDTJ/PK(T)-04) dipatuhi sekiranya tindakan pembetulan yang dilaksanakan memerlukan pindaan ke atas dokumen-dokumen kualiti yang terkawal
5.4.5 Menyediakan analisis, termasuk status tindakan pembetulan untuk dikaji semula semasa MKSP.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 10/11
6.0 REKOD KUALITI
BIL
NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH
SIMPANAN
6.1 PDTJ/PK(T)- 08/R1 Borang Tindakan Pembetulan 5 tahun
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
TINDAKAN PEMBETULAN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 08
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 11/11
