A közigazgatási alapvizsga minőségügyi követelményei · az ügykezelői alapvizsga tananyagának elsajátítását támogató esemény. Lényege a vizsga körülhatárolt ismeretrendszerének

ÉrvÉr

Érvényes: 2017. január 1.

A KÖZIGAZGATÁSI ÉS AZ ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA EGYSÉGES MINŐSÉGÜGYI KÖVETELMÉNYEI

ELJÁRÁSGYŰJTEMÉNY

7. kiadás

Érvényes: 2017. január 1.

A közigazgatási és az ügykezelői

alapvizsga egységes minőségügyi

követelményei

- Eljárásgyűjtemény -

7. kiadás:

Érvényes 2017. január 1-től

visszavonásig

1

Az eljárásgyűjtemény tartalma

Bevezetés .................................................................................................................................... 2

A minőségirányítási rendszer egységes fogalomtára ................................................................. 3

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgára jelentkezők regisztrációja, a felkészítő

konzultáció/tanfolyam és a vizsga szervezése ........................................................................... 8

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga rendszerében oktatók/konzulensek biztosítása . 12

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga képzési programjának fejlesztése és

továbbfejlesztése ...................................................................................................................... 16

Az alapvizsga rendszerében felmerülő előzetes igények és az elégedettség mérése ............... 22

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségügyi ellenőrzései ................................. 25

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségügyi dokumentumainak kezelése ........ 31

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga során felmerült észrevételek, panaszok kezelése

.................................................................................................................................................. 34

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga értékelése .......................................................... 38

1.sz. melléklet. Bizonylatok és módszertani útmutatók

.................................................................................................................................................. 40



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

2

Bevezetés

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga (a továbbiakban: alapvizsga) rendszer

minőségének megőrzése és folyamatos fejlesztése céljából, a közigazgatási és az ügykezelői

alapvizsgáról szóló 174/2011. (VIII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 3.

§ (2) bekezdés f) pontja értelmében a Nemzeti Közszolgálati Egyetem (a továbbiakban: NKE)

kidolgozza és működteti a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségirányítási

rendszerét.

A minőségirányítási rendszer célja az egységes követelmények szerinti működés és a

működés felügyeletére épülő folyamatos fejlesztés fenntartása. Jelen Eljárásgyűjtemény a

közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségirányítási rendszerét leíró

alapdokumentum, melyet a Korm. rendelet 2. § e) pontja és 3/A. § (3) bekezdés értemében a -

közszolgálati életpálya kidolgozásáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter)

jóváhagyásával - az NKE ad ki. Az Eljárásgyűjtemény előírja a közigazgatási és az

ügykezelői alapvizsgarendszer folyamataira vonatkozó követelményeket és tevékenységeket,

melyek együttesen és hiánytalanul működve kielégítik a minőséggel kapcsolatos irányítói

igényeket.

Az Eljárásgyűjtemény az alábbiakat tartalmazza:

- a minőségirányítási rendszer egységes fogalomtára

- a minőségirányítási rendszer eljárásai

- bizonylatok és módszertani útmutatók felsorolása

A jelen Eljárásgyűjteményben felsorolt, az eljárásokhoz kapcsolódó bizonylatokat és

módszertani útmutatókat az NKE saját eljárásrendje szerint adja ki és teszi elérhetővé online

felületen.

2016. ……...

Prof. Dr. Patyi András

rektor, egyetemi tanár



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

3

A minőségirányítási rendszer egységes fogalomtára

Fogalom Fogalommagyarázat

Auditor

Az ellenőrzést végző személy, aki rendelkezik mindazon

képességekkel, készségekkel, szakmai feltételekkel, melyek az

ellenőrzés megfelelő lefolytatásához elengedhetetlenül szükségesek.

Bizonylat

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszer részét képező

olyan dokumentum, amely valamely tevékenységet vagy eredményt

hitelt érdemlően bizonyít. A közigazgatási és az ügykezelői

alapvizsgarendszerben alkalmazott bizonylatok papír- vagy

elektronikus alapúak lehetnek. Papíralapú bizonylat esetében az egyedi

azonosító első betűi: BA, elektronikus bizonylat esetében: EBA.

Elégedettségmérés

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszerben részt vevők

véleménynyilvánítására irányuló tevékenység, melynek eredményei

feldolgozásra kerülnek, és szerves részét képezik a minőségirányítási

folyamatoknak. Eszköze az elégedettségi kérdőív.

Eljárás

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszer minőségének

biztosítása céljából, egyes elkülöníthető tartalmú területek alapján

meghatározott folyamatlépések rendezett logikai sorrendje, a felelősök

és határidők megállapításával.

Eljárásgyűjtemény

A közszolgálati életpálya kidolgozásáért felelős miniszter által

jóváhagyott, a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszer

minőségirányítását leíró alapdokumentum, mely tartalmazza a

minőségirányítási rendszer egységes fogalomtárát és a

minőségirányítási rendszer eljárásait.

Észrevétel

A Probono rendszerben, a közigazgatási és az ügykezelői

alapvizsgarendszer működésével kapcsolatban tett írásbeli bejelentés,

mely lehet érdemi intézkedést nem igénylő észrevétel (érdeksérelem

nem történt), illetve érdemi intézkedést igénylő észrevétel és panasz

(érdeksérelem megállapítható). Észrevételt minden olyan személy

tehet, aki a Probono rendszerben regisztrált.

Felkészítő

konzultáció A közigazgatási alapvizsgára felkészítő képzés A konzultáció az

egyedi, személyes, a tananyag elsajátításában felmerülő értelmezési és



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

4


megértési problémák megoldására szolgáló esemény. Lényege a

problémahelyzet azonosítása, az ismeretelsajátítás akadályainak

feltárása, és a különböző megoldási javaslatok kidolgozása. A közös

munkát a résztvevők és a felkészülést segítő, irányító szerepben

dolgozó konzulens közötti kétirányú kommunikáció jellemzi. Az

elsajátítandó ismeret átadását, megerősítését elősegítő, a képzésben

részt vevő és a konzulens közötti megbeszélés, mely elektronikus

formában is megvalósulhat.

Felkészítő

konzultáción részt

vevő

A Korm. rendeletben meghatározott közigazgatási alapvizsgára

kötelezett tisztviselő, aki a közigazgatási alapvizsgára felkészítő

konzultációra igényt tart, és az éves képzési tervében szerepel a

közigazgatási alapvizsgaprogram.

Felkészítő

tanfolyam

Az ügykezelői alapvizsgára felkészítő képzés A felkészítő tanfolyam

az ügykezelői alapvizsga tananyagának elsajátítását támogató esemény.

Lényege a vizsga körülhatárolt ismeretrendszerének elsajátítása, a

követelmények teljesítése érdekében. Az oktató a résztvevők előtt

ismertet egy előre felépített szerkezetű témát.

Felkészítő

tanfolyamon részt

vevő

A Korm. rendeletben meghatározott ügykezelői alapvizsgára kötelezett

ügykezelő, aki az ügykezelői alapvizsga felkészítő tanfolyamára igényt

tart, és az éves képzési tervében szerepel az ügykezelői alapvizsga.

Helyesbítő/javító

tevékenység

Az a tevékenység, amely – a hibák okainak feltárásával és

kiküszöbölésével – a már bekövetkezett hibák, nem megfelelőségek

megszüntetésére, ismételt előfordulásának megakadályozására irányul.

Képzési program

dokumentációja

A képzési program koncepciójának/követelményrendszerének, tanulási

és tanítási egységei (modul/témakörök/gyakorlatok)

meghatározásának, eszközök, feladat- és információhordozók

megnevezésének, a tanulástámogató eljárások megnevezésének, az

ellenőrzési és értékelési gyakorlatoknak, a személyes közreműködők

kompetenciameghatározásainak; igény szerint a programspecifikus

felkészítő képzési programnak és a továbbképzési programnak a

leírása, írott anyaga.

Képzési program

fejlesztése és

továbbfejlesztése

Az a folyamat, melynek eredményeképpen új képzési program jön

létre, vagy létező újul meg.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

5


Képzési program

hatályosítása

Az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egységének azon

tevékenysége, amellyel folyamatosan biztosítja, hogy a közigazgatási

és az ügykezelői alapvizsga képzési programja megfeleljen a

minőségügyi követelményeknek, és tartalma összhangban legyen a

hatályos jogszabályi rendelkezésekkel, illetve a korszerű szakmai

ismeretekkel.

Konzulensi/oktatói/

vizsgáztatói szerep

Konzulensi/oktatói/vizsgáztatói szerepet a közigazgatási és az

ügykezelői alapvizsga rendszerében azok a személyek töltenek be, akik

a képzési cél eléréséhez szükséges ismeretanyag átszármaztatásában,

elsajátításának támogatásában és az elsajátított kompetenciák (szakmai

ismeretek, képességek/készségek, magatartás/attitűdök) mérésében,

értékelésében közvetlenül közreműködnek.

Közigazgatási

alapvizsga

A Korm. rendelet által szabályozott közigazgatási alapvizsga, melynek

célja, hogy az eltérő iskolai végzettséggel rendelkező tisztviselők a

munkájuk ellátásához szükséges általános közigazgatási

alapismereteket megszerezzék, és olyan tudással gazdagodjanak, amely

szükséges a közigazgatásban végzett munka mindennapi ellátásához, a

közigazgatási „jártasság” megszerzéséhez.

Megelőző

tevékenység

Az a tevékenység, amely – a hibák okainak feltárásával és

kiküszöbölésével – a hibák, nem megfelelőségek bekövetkezésének

megelőzésére irányul.

Megfelelőség

A jogszabályokban és/vagy az Eljárásgyűjteményben szereplő

minőségügyi előírásoknak, követelményeknek való megfelelés, az

ezekben foglalt általános és specifikus követelmények teljesítése.

Minőségügyi

helyszíni ellenőrzés

Az előírt követelmények teljesülését (dokumentáció, folyamat, feltétel)

igazoló és ezek objektív kiértékelésére irányuló rendszeres, független,

dokumentált ellenőrző tevékenység.

Módszertani

továbbképzés

A konzulensi/oktatói/vizsgáztatói névjegyzékbe felvettek számára

kifejlesztett gyakorlatorientált továbbképzés, amely során lehetőség

nyílik a módszertani kultúra további fejlesztésére, a tapasztalatok

megosztására. A továbbképzés meghirdetéséről, a jelentkeztetésről és

megtartásáról az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

gondoskodik.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

6


Módszertani

útmutató

Olyan dokumentum, amely részletesen előírja egy adott

eljárás/folyamat lépéseinek végrehajtását, az eljárás/folyamat

lépéseihez a kapcsolódó bizonylatok, informatikai eszközök

alkalmazásának módját. A közigazgatási és az ügykezelői

alapvizsgarendszerben alkalmazott módszertani útmutatók egyedi

azonosítója: MU, elektronikus bizonylatok esetén: EMU.

Nem

megfelelőség/eltérés

Az előírt követelmények nem teljesülése, amely jelentheti egy vagy

több jellemzőnek az előírástól való nem kívánt eltérését vagy hiányát.

Nem megfelelőség

kezelése

A nem megfelelőség kezelése történhet helyesbítő/javító, illetve

megelőző tevékenység keretében, melynek célja, hogy megszüntesse

egy már meglévő hiba okait vagy más nemkívánatos helyzetet, illetve

megakadályozza annak ismételt előfordulását.

Oktatásban

közreműködők

Az alapvizsgarendszerben közreműködő alatt értjük az alapvizsga-

konzulenst, az ügykezelői vizsgára felkészítő oktatót, a trénert, az e-

szemináriumvezetőt, a tutort, a vizsgáztató bizottsági tagot és a

vizsgáztató bizottság elnökét.

Oktatás-

módszertani

auditor

Olyan szakember, aki a felkészítő képzések, továbbképzések,

konzultációk és vizsgák során figyelemmel kíséri és értékeli a

konzulensi/oktatói/vizsgáztatói szerepet betöltő személy munkáját, és

szükség esetén módszertani javaslatokat fogalmaz meg számára a

konzulensi/oktatói/vizsgáztatói tevékenység minőségének javítása

céljából.

Panasz

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszer működésével

kapcsolatban tett írásbeli bejelentés, amelyben az ügyfelet érintő

vélelmezett érdeksérelem és annak körülményei kerülnek

megfogalmazásra.

Probono rendszer Az NKE által üzemeltetett oktatásinformatikai rendszer.

Rendszerértékelés

Olyan rendszerszintű önértékelés, amely arra irányul, hogy az NKE

VTKI, valamint a felügyeletet ellátó miniszter megbízható információt

kapjon a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszer

működéséről, és beazonosítottak legyenek a rendszer erősségei,



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

7


gyengeségei és fejlesztendő területei.

Soron kívüli

minőségügyi

ellenőrzés

Az NKE VTKI igazgatója által elrendelt, az éves minőségügyi

ellenőrzési tervben nem szereplő ellenőrzés. Az ellenőrzés indoka lehet

panasz, nem megfelelőség, elégedettségmérési adat, a Probono

rendszer nem megfelelő kezelése.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

8

ME-AV-01

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgára jelentkezők regisztrációja,

a felkészítő konzultáció/tanfolyam és a vizsga szervezése

1. Az eljárás célja

Az eljárás célja az alapvizsgára jelentkezés szervezési és nyilvántartási folyamatainak

egységes, elektronikus kezelése. Az eljárás a jelentkezők regisztrációját, a felkészítő

konzultációk és tanfolyamok szervezését, a vizsgaszervezési és megvalósítási tevékenység

folyamatát foglalja magában.

2. Az eljárás személyi hatálya

- 4.1 részfolyamat esetén: a közigazgatási és/vagy az ügykezelői alapvizsgára jelentkező

- 4.2 részfolyamat esetén: a vizsgaszervezők

- 4.3 részfolyamat esetén: a vizsgaszervezők, a vizsgabiztos

3. Vonatkozó szabályozások

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgáról szóló 174/2011. (VIII. 31.) Korm. rendelet 3.

§; 5. §; 9. §; 13. §; 14. §; 15. §; 16. §; 18. §; 21. §; 23. §; 24. §; 26. §; 26/A. §

4. Az eljárás leírása

Az eljárás három részfolyamatból áll:

- 4.1. A közigazgatási és/vagy az ügykezelői alapvizsgára jelentkező regisztrációja

- 4.2. A felkészítő konzultációk és tanfolyamok szervezése és lebonyolítása

- 4.3 A vizsgaszervezés és lebonyolítás folyamata

4.1. A közigazgatási és/vagy az ügykezelői alapvizsgára jelentkező regisztrációja

A közigazgatási és/vagy az ügykezelői alapvizsgára való jelentkezés a Probono rendszerbe

való személyes regisztrációval az EMU-AV-01-01 „Módszertani útmutató a Probono

rendszer közigazgatási alapvizsgára vonatkozó funkcióinak alkalmazásához” vagy az EMU-

AV-01-02 „Módszertani útmutató a Probono rendszer ügykezelői alapvizsgára vonatkozó

funkcióinak alkalmazásához” módszertani útmutató alapján történik.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

9

- Felelős: a közigazgatási és/vagy az ügykezelői alapvizsgára jelentkező

- Határidő: a közigazgatási és/vagy az ügykezelői alapvizsgára jelentkezést megelőzően, az

útmutatóban meghatározott időpontig

4.2. A felkészítő konzultációk és tanfolyamok szervezése és lebonyolítása

4.2.1. A felkészítő konzultáció/tanfolyam eseményének létrehozása

A konzultációs/tanfolyami esemény létrehozása a Probono rendszerben az EMU-AV-01-01

vagy az EMU-AV-01-02 módszertani útmutató alapján történik.

- Felelős: a vizsgaszervezők

- Határidő: legkésőbb az esemény meghirdetése előtti munkanap

4.2.2. A felkészítő konzultáció/tanfolyam meghirdetése

A felkészítő konzultáció/tanfolyam a Probono rendszerben az EMU-AV-01-01 vagy az

EMU-AV-01-02 módszertani útmutatóinak megfelelően kerül véglegesítésre és

meghirdetésre.

- Felelős: a vizsgaszervezők

- Határidő: legkésőbb 30 nappal a konzultáció kezdő időpontját megelőzően

4.2.3. Képzési dokumentáció előállítása

A képzési dokumentációt a Probono rendszerből ─ a felkészítő konzultációra/tanfolyamra

jelentkezés határidejének lejártát követően az EMU-AV-01-01 vagy az EMU-AV-01-02

módszertani útmutató alapján kerül letöltésre: BA-AV-01-01 „Mappalista”, BA-AV-01-02

„Ajtólista”, BA-AV-01-03 „Jelenléti ív”, BA-AV-01-04 „Képzési program”, BA-AV-01-05

„Haladási napló” bizonylatok.

- Felelős: a vizsgaszervező

- Határidő: 5 nappal a konzultáció/tanfolyam kezdő időpontját megelőzően

4.2.4. A felkészítő konzultáción/tanfolyamon való jelenléti adatok rögzítése

A felkészítő konzultáció/tanfolyam résztvevőinek jelenléti adatai rögzítésre kerülnek a

Probono rendszerben az EMU-AV-01-01 vagy az EMU-AV-01-02 módszertani útmutatónak

megfelelően.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

10


- Határidő: a képzési esemény záró napját követő 3 munkanapon belül

4.2.5. Vizsgaszervezők önértékelése

Minden képzési- és vizsgaesemény után kitöltésre kerül a Probono rendszerben az EBA-AV-

01-07 „Vizsgaszervezői önértékelési kérdőív” bizonylat.


- Határidő: a közigazgatási, ügykezelői alapvizsga napját követő 5. munkanap

4.3. A vizsgaszervezés és lebonyolítás folyamata

4.3.1. A vizsgaesemény létrehozása

A vizsgaesemény létrehozása a Probono rendszerben az EMU-AV-01-01 a vagy az EMU-

AV-01-02 módszertani útmutatói szerint történik.


- Határidő: legkésőbb 60 nappal a vizsgaidőpontot megelőzően

4.3.2. A vizsgaesemény meghirdetése

A vizsgaesemény véglegesítését követően meghirdetésre kerül a vizsgaesemény a Probono

rendszerben az EMU-AV-01-01 vagy EMU-AV-01-02 módszertani útmutató szerint.


- Határidő: legkésőbb 60 nappal a vizsgaidőpontot megelőzően

4.3.3. A vizsgadokumentáció letöltése

A vizsgadokumentáció ─ a vizsgára jelentkezés határidejének lejártát követően ─ a Probono

rendszerből az EMU-AV-01-01 vagy az EMU-AV-01-02 módszertani útmutatónak

megfelelően kerül letöltésre: BA-AV-01-01 „Mappalista”, BA-AV-01-02 „Ajtólista”, BA-

AV-01-03 „Jelenléti ív”, valamint a BA-AV-01-06 „Vizsgajegyzőkönyv” bizonylatok.


- Határidő: 5 munkanappal a vizsga napját megelőzően



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

11

4.3.4. A vizsga jelenléti adatainak és eredményének rögzítése

A vizsga résztvevőinek jelenléti adatai és vizsgaeredményei a Probono rendszerben az EMU-

AV-01-01 vagy az EMU-AV-01-02 módszertani útmutatónak megfelelően kerülnek

rögzítésre.

- Felelős: a vizsgabiztos

- Határidő: a vizsgaesemény napján (a vizsgára vonatkozó jelenléti adatok a vizsga

megkezdése előtt, míg az eredmények a vizsga zárásakor kerülnek rögzítésre)

4.3.5. A vizsgaszervezők önértékelése

Minden képzési- és vizsgaesemény után kitöltésre kerül a Probono rendszerben az EBA-AV-

01-07 „Vizsgaszervezői önértékelési kérdőív” bizonylat.


- Határidő: a közigazgatási, ügykezelői alapvizsga napját követő 5. munkanap

5. Bizonylatok, módszertani útmutatók

Bizonylat/módszertani útmutató Kód

Mappalista BA-AV-01-01

Ajtólista BA-AV-01-02

Jelenléti ív BA-AV-01-03

Képzési program BA-AV-01-04

Haladási napló BA-AV-01-05

Vizsgajegyzőkönyv BA-AV-01-06

Vizsgaszervezői önértékelési kérdőív EBA-AV-01-07

Módszertani útmutató a Probono rendszer közigazgatási

alapvizsgára vonatkozó funkcióinak alkalmazásához

EMU-AV-01-01

Módszertani útmutató a Probono rendszer ügykezelői

alapvizsgára vonatkozó funkcióinak alkalmazásához

EMU-AV-01-02



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

12

ME-AV-02

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga rendszerében

oktatók/konzulensek biztosítása


Az eljárás meghatározza a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga rendszerében

közreműködő konzulensek, oktatók kiválasztásának, névjegyzékbe kerülésének, valamint a

konzulensek, oktatók értékelésének és fejlesztésének folyamatait.


- 4.1 részfolyamat esetén: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, közigazgatási

alapvizsga konzulensei, az ügykezelői alapvizsga oktatói






A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgáról szóló 174/2011. (VIII. 31.) Korm. rendelet 3.

§ (2) bekezdés b), j) pontja és (3) bekezdés; 5. § (2) bekezdés c) pontja; 9. § (4); 16. § (3)

bekezdés - (4) bekezdés; 21. § (2) bekezdés, (3) bekezdés, (4) bekezdés, (5) bekezdés, (10)

bekezdés



- 4.1 Az oktatók/konzulensek kiválasztása

- 4.2. Az oktatók/konzulensek értékelése

- 4.3 Az oktatók/konzulensek fejlesztése



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

13

4.1. Az oktatók/konzulensek kiválasztása

4.1.1. Pályázati felhívás elkészítése, felterjesztése

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga oktatói szerepkör betöltésére készített pályázati

felhívás felterjesztésre kerül az KTK elé jóváhagyásra. A KTK jóváhagyása esetén a pályázat

kiírása a 4.1.2 részfolyamat, kifogás esetén a 4.1.1 részfolyamat szerint folytatódik.

- Felelős: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

- Határidő: tárgyév március 31-ig

4.1.2. Pályázati felhívás közzététele

A KTK által jóváhagyott pályázati felhívás közzététele megtörténik.


- Határidő: a pályázati kiírás jóváhagyásától számított 5 munkanap

4.1.3. Beérkezett pályázatok értékelése

A közzétett pályázati felhívásra beérkezett oktatói/konzulensi pályázatok értékelésre kerülnek.


- Határidő: a pályázatok beérkezésétől számított 30 munkanap

4.1.4. A pályázatok értékelésének előterjesztése döntésre

A pályázati felhívásra beérkezett oktatói/konzulensi pályázatok értékelése felterjesztésre kerül

a KTK elé a névjegyzékre kerülésről való döntésre.


- Határidő: pályázat beérkezésétől számított 30 nap

4.1.5. Pályázók értesítése, névjegyzékbe vétel

A pályázó értesítése a KTK döntéséről: a névjegyzékbe vételről vagy az elutasításról vagy az

oktatói/konzulensi továbbképzési kötelezettség előírásáról. Az oktatói/konzulensi

továbbképzési kötelezettség előírása esetén a kiválasztás a 4.3 részfolyamat szerint

folytatódik.




követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

14

- Határidő: döntéstől számított 10. munkanap

4.2. Az oktatók/konzulensek értékelése

4.2.1. Adat- és információelemzés

Az ügykezelői alapvizsga oktatóinak és a közigazgatási alapvizsga konzulenseinek munkáját

értékelő adatok bekérése és elemzése (elégedettségmérés eredménye, módszertani audit

eredménye, esetleges észrevételek, panaszok elemzése).


- Határidő: Névjegyzékbe kerüléstől számítva folyamatos, de legalább évenként

4.2.2. Előterjesztés készítése döntésre

Az adat- és információelemzés alapján előterjesztés készül az oktatókról és a konzulensekről.

Az előterjesztés az MU-AV-02-01 „Módszertani útmutató az oktatók/konzulensek

értékeléséhez” szerint: a módszertani vizsgálat alá vonás vagy a kizárás vagy az

oktatói/konzulensi továbbképzési kötelezettség.


- Határidő: Adatelemzés megkezdésétől számított 30 munkanap

4.2.3. Oktató/konzulens értesítése a döntésről

A meghozott döntésről értesítés küldése az oktatónak/konzulensnek. Kizárás esetén a

részfolyamat véget ér, módszertani vizsgálat előírása esetén a 4.3.1, oktatói/konzulensi

továbbképzésre való kötelezettség előírása esetén a 4.3.2 lépés következik.


- Határidő: döntéstől számított 5 munkanap

4.3. Az oktatók/konzulensek fejlesztése

4.3.1. Módszertani vizsgálat

A 4.2.2 lépésben meghozott döntés alapján lefolytatandó módszertani audit szervezése,

megvalósítása és értékelése az ME-AV-05 „A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga

minőségügyi ellenőrzései” eljárásban foglaltak szerint.

- Felelős: ME-AV-05 szerint



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

15

- Határidő: ME-AV-05 szerint, de legkésőbb a módszertani vizsgálat előírásáról szóló

döntést követő 60 nap

4.3.2. Oktatók/konzulensek továbbképzése

A 4.2.2 lépésben meghozott döntés alapján lefolytatandó oktatói/konzulensi továbbképzés

szervezése és megvalósítása az NKE VTKI továbbképzésekre vonatkozó belső szabályzata

alapján történik.

- Felelős: belső szabályzat szerint

- Határidő: belső szabályzat szerint, de legkésőbb az oktatói/konzulensi továbbképzés

előírásáról szóló döntést követő 60 nap



A pályázati felhívás alapvizsga konzulenseknek/oktatóknak BA-AV-02-01

A konzulensi/oktatói és vizsgáztatói névjegyzék BA-AV-02-02

Módszertani útmutató az oktatók/konzulensek értékeléséhez MU-AV-02-01



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

16

ME-AV-03

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga képzési programjának

fejlesztése és továbbfejlesztése


Az eljárás célja, hogy meghatározza a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga

kompetenciaalapú képzési program fejlesztésének és továbbfejlesztésének folyamatát, döntési

pontjait, felelőseit, az egyes lépésekkel kapcsolatos határidőket, valamint bizonylatait és

módszertani útmutatóját annak érdekében, hogy tartalmi és oktatásmódszertani szempontból

is jó minőségű, a megrendelői és felhasználói igényeknek megfelelő képzési program kerüljön

kifejlesztésre, és tartalmi megfelelősége folyamatosan biztosítva legyen.


- 4.1 részfolyamat esetén: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, az NKE VTKI

igazgatója;


igazgatója;


igazgatója;

- 4.4 részfolyamat esetén: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége;

- 4.5 részfolyamat esetén: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége;

Az eljárásban foglaltak hatálya a NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egységeire, az

NKE alkalmazottaira és az NKE-vel a fejlesztési, illetve hatályosítási folyamat révén

szerződéses jogviszonyban álló jogi és természetes személyekre terjed ki.


- A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgáról szóló 174/2011. (VIII. 31.) Korm. rendelet

3. § (2) bekezdés b) pontja;

- A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet 6.

§ e) pontja;

http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A1100174.KOR



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

17

- A közszolgálati tisztviselők továbbképzésének minőségirányítási szabályzatáról szóló

12/2013. (III. 14.) KIM-utasítás ME-TK-10 „A továbbképzésben közreműködő oktatók

oktatás-módszertani és felnőtt-oktatói felkészültsége eljárás”


Az eljárás öt részfolyamatból áll:

- 4.1 A képzési program éves fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési tervének elkészítése és

jóváhagyása

- 4.2 A képzési program fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési koncepciójának elkészítése és

jóváhagyása

- 4.3 A képzési program dokumentációjának elkészítése és jóváhagyása

- 4.4 A képzési program kifejlesztése

- 4.5 A képzési program továbbfejlesztése

4.1. A képzési program éves fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési tervének elkészítése

és jóváhagyása

4.1.1. A képzési program éves fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési tervének

elkészítése

Az NKE VTKI vezetői igényeinek, a rendszerértékelésnek, a belső auditoknak, az észrevétel-

és panaszkezelésnek, illetve az elégedettségmérés tapasztalatainak és megállapításainak

megfelelően kitöltésre kerül az EBA-AV-03-01 „Éves fejlesztési és továbbfejlesztési terv”

bizonylat az EMU-AV-03-01 „A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga képzési

programjának fejlesztési és továbbfejlesztési módszertani útmutatója” (továbbiakban: EMU-

AV-03-01) alapján.

- Felelős: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

- Határidő: tárgyév január 31.

4.1.2. A képzési program éves fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési tervének

előterjesztése

A képzési program éves fejlesztési és továbbfejlesztési tervének tervezete előterjesztésre kerül

az NKE VTKI igazgatója felé.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

18


- Határidő: az éves terv tervezetének elkészítésétől számított 10 munkanapon belül

4.1.3. Döntés a képzési program éves fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési

tervének tervezetéről

Az NKE VTKI igazgatója dönt az előterjesztésről. Jóváhagyás esetén a folyamat folytatódik,

el nem fogadás esetén az 4.1.1 lépés szerint zajlik tovább.

- Felelős: az NKE VTKI igazgatója

- Határidő: az előterjesztés benyújtásától számított 10 munkanapon belül

4.2. A képzési program fejlesztési koncepciójának elkészítése és jóváhagyása

4.2.1. A képzési program fejlesztési koncepciójának elkészítése

A képzési program jóváhagyott éves fejlesztési és továbbfejlesztési tervének megfelelően

kitöltésre kerül az EBA-AV-03-02 „Koncepció-adatlap” bizonylat az EMU-AV-03-01

alapján.


- Határidő: az igény jelzésétől számított 15 munkanapon belül

4.2.2. A képzési program fejlesztési koncepciójának formai bírálata

A képzési program fejlesztési koncepciójának formai bírálata.


- Határidő: a képzési program dokumentációtervezetének elkészítésétől számított 10

munkanapon belül

4.2.3. A képzési program fejlesztési koncepció tervezetének előterjesztése

A képzési program fejlesztési koncepció tervezete előterjesztésre kerül az NKE VTKI

igazgatója felé.


- Határidő: a koncepció tervezetének elkészítésétől számított 10 munkanapon belül



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

19

4.2.4. Döntés a képzési program fejlesztési koncepció tervezetéről

Az NKE VTKI igazgatója dönt az előterjesztésről. Jóváhagyás esetén a folyamat folytatódik,

el nem fogadás esetén a 4.2.1 lépés szerint zajlik tovább.

- Felelős: az NKE VTKI igazgatója


4.3. A képzési program dokumentációjának elkészítése és jóváhagyása

4.3.1. A képzési program dokumentációtervezetének elkészítése

Kitöltésre kerül az EBA-AV-03-03 „Programadatlap”, az EBA-AV-03-04 „Tárgyköradatlap”

bizonylat és az EBA-AV-03-05 „Almoduladatlap” bizonylat az EMU-AV-03-01 alapján.


- Határidő: a koncepció jóváhagyásától számított 20 munkanapon belül

4.3.2. A képzési program dokumentációtervezetének formai bírálata

A képzési program fejlesztéséhez szükséges dokumentációtervezet formai bírálata.


- Határidő: a képzési program dokumentációtervezetének elkészítésétől számított 10

munkanapon belül

4.3.3. A képzési program dokumentációtervezetének előterjesztése

A képzési program fejlesztéséhez szükséges dokumentációtervezet előterjesztésre kerül a

KTK felé.


- Határidő: a képzési program dokumentációtervezetének formai bírálatától számított 10

munkanapon belül

4.3.4. A KTK döntésének végrehajtása a képzési program

dokumentációtervezetéről

A KTK döntésének végrehajtása. Jóváhagyás esetén a folyamat folytatódik, el nem fogadás

esetén a 4.3.1 lépés szerint zajlik tovább.




követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

20


4.4. A képzési program kifejlesztése

A képzési program kifejlesztése a jóváhagyott fejlesztési koncepció és dokumentáció alapján.


- Határidő: a képzési program dokumentációjának jóváhagyásától számított 30 munkanapon

belül

4.5. A képzési program továbbfejlesztése

A képzési program jóváhagyott éves fejlesztési és továbbfejlesztési tervének megfelelően a

képzési program továbbfejlesztése.

Amennyiben a továbbfejlesztés:

o a 4.1.3 lépésben jóváhagyott éves fejlesztési és/vagy továbbfejlesztési terv

adattartalmát érinti, a folyamat a 4.1.1 lépés szerint;

o a 4.2.4 lépésben jóváhagyott fejlesztési koncepció adattartalmát érinti, a folyamat a

4.2.1 lépés szerint;

o a 4.3.4 lépésben jóváhagyott dokumentáció adattartalmát érinti, a folyamat a 4.3.1

lépés szerint folytatódik.


- Határidő: a továbbfejlesztési igény jelzésétől számított 20 munkanapon belül



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

21



Éves fejlesztési és továbbfejlesztési terv EBA-AV-03-01

Koncepció-adatlap EBA-AV-03-02

Programadatlap EBA-AV-03-03

Tárgyköradatlap EBA-AV-03-04

Almoduladatlap EBA-AV-03-05

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga képzési programjának

fejlesztési és továbbfejlesztési módszertani útmutatója

EMU-AV-03-01



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

22

ME-AV-04

Az alapvizsga rendszerében felmerülő előzetes igények és az elégedettség

mérése


Az eljárás célja, hogy rendelkezésre álljanak az alapvizsga rendszerében érintettek előzetes

igényeire és elégedettségére vonatkozó adatok, és azok alkalmasak legyenek a kapcsolódó

minőségfejlesztés megalapozására.

Az eljárás szabályozza az alapvizsgára felkészítő képzéseken résztvevők előzetes igényeinek

és elégedettségének, megismerésére irányuló mérési és értékelési folyamatot.


- 4.1 részfolyamat esetén: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, az alapvizsgára

felkészítő képzések résztvevői

- 4.2 részfolyamat esetén: az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, az alapvizsgára

felkészítő képzéseken, az alapvizsgán részt vevők


Korm. rendelet 3/A. §. (3) bekezdés d) pontja


Az eljárás két részfolyamatból áll:

- 4.1 Előzetes igényfelmérés

- 4.2 Elégedettségmérés

4.1. Előzetes igényfelmérés

4.1.1. Az alapvizsgára felkészítő képzésre jelentkezők előzetes igényfelmérése

Az alapvizsga felkészítő képzésére való jelentkezéskor a Probono rendszerben kitölthető az

EBA-AV-04-01 „Előzetes igényfelmérő kérdőív alapvizsgára felkészítő képzésre jelentkezők

számára” elnevezésű bizonylatot.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

23

- Felelős: az alapvizsgára felkészítő képzésre jelentkező tisztviselő

- Határidő: felkészítő képzést megelőző 4. nap

4.1.2. Az alapvizsgára felkészítő képzésekhez kapcsolódó előzetes igényfelmérési

adatok biztosítása a közreműködők (kivéve vizsgabiztosok és vizsgáztatók)

és a résztvevők számára

Az NKE VTKI az oktató/konzulens rendelkezésére bocsájtja a saját csoportjára vonatkozó,

előzetes igényfelmérési adatokat a Probono rendszeren keresztül - 4.1.1 lépésben

meghatározottak szerint.


- Határidő: vizsgára felkészítő képzést megelőző 3. nap

4.2. Elégedettségmérés

4.2.1. Az alapvizsgára felkészítő képzésen részt vevők elégedettségmérése

A résztvevő az alapvizsgára felkészítő képzést követően a Probono rendszerben kitöltheti az

EBA-AV-04-02 „Kérdőív az alapvizsgára felkészítő képzésen résztvevők elégedettségének

mérésére” elnevezésű kérdőívet.

- Felelős: résztvevő

- Határidő: felkészítő képzés lezárását követő 8. nap

4.2.2. Elégedettségmérési adatok biztosítása a vizsgaszervezők és az

oktatók/konzulensek részére

Az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége a Probono rendszerben a vizsgaszervező és

az oktató/konzulens rendelkezésére bocsájtja a 4.2.1 pontban felsorolt elégedettségmérő

kérdőívek összesített adatait.


- Határidő: elégedettségmérés lezárását követő nap



Előzetes igényfelmérő kérdőív alapvizsgára felkészítő képzésre EBA-AV-04-01



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

24


jelentkezők számára

Kérdőív az alapvizsgára felkészítő képzésen részt vevők

elégedettségének mérésére

EBA-AV-04-02



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

25

ME-AV-05

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségügyi ellenőrzései


Az eljárás célja az alapvizsgarendszerrel szemben a jogszabályokban és az

Eljárásgyűjteményben megfogalmazott követelmények, elvárások teljesülésének az

ellenőrzésére vonatkozó folyamatok szabályozása. Az eljárás meghatározza az éves

minőségügyi ellenőrzési terv elkészítésének és az ellenőrzések végrehajtásának lépéseit, a

képzési program hatályossági vizsgálatának, a közreműködők módszertani vizsgálatának és az

éves minőségügyi ellenőrzések értékelésének a folyamatát.


- 4.1 részfolyamat esetén: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

- 4.2 részfolyamat esetén: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, vizsgaszervező,

auditor


- 4.4 részfolyamat esetén: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, módszertani

szakértő, közreműködők, vizsgaszervező



A Korm. rendelet 2. § a), b), c) pontja; 3/A. § (9)


Az eljárás öt részfolyamatból áll:

- 4.1 Éves minőségügyi helyszíni ellenőrzések tervezése

- 4.2 Minőségügyi helyszíni ellenőrzések végrehajtása

- 4.3 A képzési program hatályossági vizsgálata

- 4.4 Oktatók/konzulensek módszertani célú vizsgálata és támogatása

- 4.5 Az éves minőségügyi ellenőrzések értékelése



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

26

4.1. Éves minőségügyi helyszíni ellenőrzések tervezése

4.1.1. Ellenőrzési terv elkészítése és felterjesztése jóváhagyásra

Két féléves ütemezéssel elkészül az éves minőségügyi ellenőrzési terv tervezete a BA-AV-05-

01 „Éves minőségügyi ellenőrzési terv” bizonylaton, és felterjesztésre kerül jóváhagyásra.

- Felelős: NKE VTKI szerinti szervezeti egysége

- Határidő: tárgyévet megelőző év december 31.

4.1.2. Ellenőrzési terv jóváhagyása

Az éves minőségügyi ellenőrzési terv tervezete, amely elfogadásáról a NKE VTKI igazgatója

dönt. Elfogadás esetén a 4.2 részfolyamat, elutasítás esetén a 4.1.1 lépés szerint folytatódik az

eljárás.

- Felelős: NKE VTKI Igazgató

- Határidő: tárgyévet követő év január 31.

4.2. Minőségügyi helyszíni ellenőrzések végrehajtása

4.2.1. Auditorok felkészítése és megbízása

Az auditorok felkészítése, és részükre ─ a minőségügyi ellenőrzéshez szükséges ─ megbízó

dokumentumok elkészítése.


- Határidő: Minőségügyi ellenőrzés előtt 20 munkanappal

4.2.2. Értesítés küldése az ellenőrzésben érintett szerv részére az ellenőrzés

körülményeiről

Az ellenőrzés helyéről, időpontjáról, tárgyáról és tartalmáról értesítés küldése az

ellenőrizendő szervezetnek.

- Felelős: auditor

- Határidő: a minőségügyi ellenőrzés előtt 15 nappal

4.2.3. Felkészülés minőségügyi ellenőrzésre

Felkészülés a minőségügyi ellenőrzés lefolytatására a vizsgált időszakra vonatkozó panaszok

és az elégedettségmérő kérdőívek, a vizsgaszervező által kitöltött önértékelési kérdőívek

összesített adatainak, valamint az előző évi ellenőrzés eredményeinek elemzésével.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

27

- Felelős: auditor

- Határidő: a minőségügyi ellenőrzés előtt 5 munkanappal

4.2.4. Minőségügyi ellenőrzés lefolytatása

Az audit lefolytatása és dokumentálása a BA-AV-05-02 „Minőségügyi ellenőrzési

jegyzőkönyv” bizonylat használatával.

- Felelős: auditor

- Határidő: ellenőrzési tervben foglaltak, illetve a soron kívüli ellenőrzést elrendelő

dokumentum alapján

4.2.5. Nem megfelelőség kezelése

A megállapított nem megfelelőség alapján a szükséges helyesbítő / javító, vagy megelőző

intézkedést végrehajtása.

- Felelős: auditált

- Határidő: az utóellenőrzés időpontjáig

4.2.6. Utóellenőrzés lefolytatása

Nem megfelelőség esetén utóellenőrzésre kerül sor a 4.2 részfolyamat szerint.

- Felelős: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, auditor

- Határidő: legkésőbb a nem megfelelőség észlelésétől számított egy éven belül

4.3. A képzési program hatályossági vizsgálata

4.3.1. Hatályossági vizsgálat

A Probono rendszerben, kitöltésre kerül az EBA-AV-05-03 „A képzési program hatályossági

vizsgálata” elnevezésű bizonylat.


- Határidő: évente a tárgyév december 31., illetve alkalomszerűen: az NKE VTKI SZMR

szerinti szervezeti egysége vagy a KTK döntésének megfelelően, a határozatban megjelölt

időpontig

4.3.2. Jelentés elküldése az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egységének

A hatályossági vizsgálat eredményéről készült jelentés elküldése.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

28


- Határidő: vizsgálat lefolytatását követő 5 munkanap

4.4. Oktatók/konzulensek módszertani vizsgálata és támogatása

4.4.1. Módszertani vizsgálat tervezése

Az ME-AV-02 „A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga rendszerében

oktatók/konzulensek biztosítása” eljárás 4.2.2 lépésében született döntés alapján a

módszertani vizsgálat alá vont oktató/konzulens részére módszertani audit tervezése. Az ME-

AV-02 eljárás 4.2.1 lépésben történt adatelemzés eredményeinek továbbítása a módszertani

auditor részére.


- Határidő: döntéstől számított 60 nap

4.4.2. Módszertani vizsgálatban és támogatásban érintettek értesítése az eljárás

megindításáról

Az audit alá vont oktatók/konzulensek értesítése a vizsgálati eljárás megindításáról.


- Határidő: a szervezés elindítását követő 5. munkanap

4.4.3. Az oktató/konzulens értesítése

Az érintett oktatók/konzulensek értesítése a vizsgálat időpontjáról és helyszínéről, illetve

tájékoztatása az online módszertani önértékelési kérdőív kitöltésének kötelezettségéről, annak

módjáról, elérhetőségéről, kitöltésének határidejéről.


- Határidő: vizsgálatot megelőző 30. naptári nap

4.4.4. Önértékelési kérdőív adatainak feldolgozása

A módszertani vizsgálat előtt a vizsgálat alá vont oktató/konzulens által kitöltött EBA-AV-

05-04 „Konzulensi/oktatói/vizsgáztatói önértékelési kérdőív” bizonylat adatainak értékelése.

- Felelős: Módszertani auditor

- Határidő: módszertani vizsgálat lefolytatása előtt 10 nappal



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

29

4.4.5. Módszertani vizsgálat lefolytatása

A módszertani vizsgálat eredménye a kitöltött BA-AV-05-05 „Módszertani vizsgálati

jegyzőkönyv” bizonylaton rögzítésre kerül. Helyszíni vizsgálat esetén a BA-AV-05-05

bizonylat részeként látogatási jegyzőkönyv is készül.

- Felelős: módszertani auditor

- Határidő: a vizsgálat napja

4.4.6. Eredmények értékelése, ajánlás készítése

A vizsgálati eredmények összegzése, és ajánlás készítése a BA-AV-05-05 „Módszertani

vizsgálati jegyzőkönyv” című bizonylaton.

- Felelős: módszertani auditor

- Határidő: vizsgálat lefolytatását követő 15 munkanap

4.5. Az éves minőségügyi helyszíni ellenőrzések értékelése

4.5.1. Az éves minőségügyi helyszíni ellenőrzések eredményei alapján

összefoglaló jelentés elkészítése

Összefoglaló-értékelő jelentés készítése az alapvizsgával kapcsolatos tárgyévi minőségügyi

ellenőrzések eredményeiről, tapasztalatairól és a fejlesztési javaslatokról.


- Határidő: a tárgyévet követő január 31-ig

4.5.2. Az éves minőségügyi helyszíni ellenőrzésekről készült jelentés

felterjesztése miniszteri jóváhagyásra

Az éves minőségügyi helyszíni ellenőrzésekről készült jelentés megküldése a miniszternek

jóváhagyásra. A miniszter jóváhagyása esetén a folyamat lezárul, elutasítás esetén a 4.5.1

lépés szerint folytatódik az eljárás.


- Határidő: a tárgyévet követő március 31-ig



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

30



Éves minőségügyi ellenőrzési terv BA-AV-05-01

Minőségügyi ellenőrzési jegyzőkönyv BA-AV-05-02

A képzési program hatályossági vizsgálata EBA-AV-05-03

Konzulensi/ oktatói/ vizsgáztatói módszertani önértékelési kérdőív EBA-AV-05-04

Módszertani vizsgálati jegyzőkönyv BA-AV-05-05

Éves ellenőrzési jelentés kötelező tartalmi elemei MU-AV-05-01



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

31

ME-AV-06

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségügyi dokumentumainak

kezelése


Az eljárás célja a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga minőségirányítási rendszeréhez

tartozó dokumentáció kezelésének szabályozása annak érdekében, hogy megfelelő tartalmú, a

résztvevők elvárásait kielégítő dokumentumok keletkezzenek, ezáltal a tevékenységek

elvégzéséhez szükséges adatok rendelkezésre álljanak, illetve ezen dokumentumok a

felhasználók részére érvényes verzióban elérhetőek legyenek.

Az eljárás bemutatja az Eljárásgyűjteményben alkalmazott dokumentumok (bizonylatok,

elektronikus bizonylatok, útmutatók) elkészítésének, felülvizsgálatának, módosításának és

közzétételének folyamatát.



- 4.2 részfolyamat esetén: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, minden érintett

fél

3. Vonatkozó szabályozás

Korm. rendelet 2. § e) pontja; 3/A. § (3) bekezdés


Az eljárás két részfolyamatból áll:

- 4.1 Az Eljárásgyűjtemény módosítása és kiadása

- 4.2 Bizonylatok, elektronikus bizonylatok, módszertani útmutatók felülvizsgálata,

módosítása és kiadása



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

32

4.1. Az Eljárásgyűjtemény módosítása és kiadása

4.1.1. Az Eljárásgyűjtemény felülvizsgálata

Az Eljárásgyűjteménnyel kapcsolatos módosítási igényeket az ME-AV-08 „A közigazgatási

és az ügykezelői alapvizsga értékelése” eljárás keretében minden évben megvizsgálja és

értékeli, szükség esetén javaslatot készít az Eljárásgyűjtemény módosítására.


- Határidő: tárgyév március 31.

4.1.2. Döntés a módosítási javaslat jóváhagyásáról

Az Eljárásgyűjtemény módosítási javaslatának elfogadása. Amennyiben a módosítási javaslat

jóváhagyásra kerül, a folyamat a 4.1.3 lépés szerint, amennyiben nem, a 4.1.1 lépés szerint

folytatódik.

- Felelős: NKE VTKI igazgató

- Határidő: kézhezvételtől számított 15 nap

4.1.3. Eljárásgyűjtemény módosítástervezetének elkészítése

A jóváhagyott módosítási javaslatok alapján az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

elkészíti az Eljárásgyűjtemény módosításának a tervezetét.


- Határidő: 4.1.2 + 10 munkanap

4.1.4. A módosított eljárásgyűjtemény elküldése a miniszternek jóváhagyásra

Az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége felterjeszti a miniszter részére a módosított

Eljárásgyűjtemény-tervezetet. Amennyiben a tervezet jóváhagyásra kerül, a 4.1.5 pont szerint,

amennyiben nem a 4.1.3 pont szerint folytatódik az eljárás.


- Határidő: kézhezvételtől számított 30 nap

4.1.5. Az Eljárásgyűjtemény kiadása

Az NKE VTKI Igazgatója kiadja a miniszter által jóváhagyott Eljárásgyűjteményt.

- Felelős: NKE VTKI igazgató



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

33

- Határidő: jóváhagyásról való értesítéstől számított 10 munkanap

4.1.6. Az Eljárásgyűjtemény közzététele

A kiadott Eljárásgyűjtemény közzététele a Probono rendszerben, valamint a hatályon kívül

helyezett Eljárásgyűjtemény archiválása.


- Határidő: kiadástól számított 5 munkanap

4.2. Bizonylatok, elektronikus bizonylatok, módszertani útmutatók felülvizsgálata,

módosítása és kiadása

Az Eljárásgyűjteményhez kapcsolódó bizonylatok, elektronikus bizonylatok, módszertani

útmutatók felülvizsgálata, módosítása és kiadása.

4.2.1. Bizonylatok, elektronikus bizonylatok, módszertani útmutatók

felülvizsgálata és módosítása

Az ME-AV-08 „A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga értékelése” eljárás keretében,

vagy jelzés esetén a bizonylatok és módszertani útmutatók módosítása, vagy új

dokumentumok kialakítása. A módosítások indoka, időpontja, felelőse a BA-AV-06-01

„Bizonylatkövető lap” bizonylaton kerül rögzítésre.


- Határidő: tárgyév március 31. - jelzés esetén a jelzéstől számított 30 nap

4.2.2. Bizonylatok, elektronikus bizonylatok, módszertani útmutató közzététele

A módosított bizonylat, elektronikus bizonylat vagy módszertani útmutató közzététele az

NKE honlapján és a Probono rendszerben, valamint a hatályon kívül helyezett bizonylat,

elektronikus bizonylat vagy módszertani útmutató archiválása.


- Határidő: a jóváhagyást követő nap



Bizonylatkövető lap BA-AV-06-01



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

34

ME-AV-07

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga során felmerült észrevételek,

panaszok kezelése


Az eljárás célja, hogy szabályozza a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgarendszerrel

kapcsolatos észrevételek Probono rendszerben történő bejelentését, besorolását, intézését, és

biztosítsa az érdeksérelmet jelentő panaszok kivizsgálását, a problémák megoldását, valamint

az érdeksérelmet nem jelentő észrevételek megfelelő kezelését.


- 4.1 részfolyamat esetén: bejelentő, vizsgaszervező

- 4.2 részfolyamat esetén: vizsgáztató, vizsgabiztos, vizsgázó, vizsgaszervező

- 4.3 részfolyamat esetén: bejelentő, NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége


Korm. rendelet 3/A § (3) bekezdés h), i) pontja; 9. § (3) bekezdés; 17. § (2) bekezdés; 21. §

(8) bekezdés



- 4.1 Észrevételek bejelentése és besorolása

- 4.2 Besorolt észrevételek kezelése

- 4.3 Panaszkezelés

4.1. Észrevételek bejelentése és besorolása

4.1.1. Bejelentés megtétele

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga során felmerült probléma bejelentése a Probono

rendszerben, az EBA-AV-07-01 „A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgával kapcsolatos

észrevétel/ panasz bejelentése” bizonylaton.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

35

- Felelős: bejelentő

- Határidő: általános esetben 15 munkanapon belül, illetve a vizsga lebonyolításával

kapcsolatban a panaszra okot adó esemény vagy cselekmény bekövetkeztéről való

tudomásszerzéstől számított 5 munkanap vagy a vizsga felfüggesztésére vonatkozó

döntéstől számított 3 munkanap

4.1.2. Bejelentés besorolása

A Probono rendszerben, az EBA-AV-07-01 „A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgával

kapcsolatos észrevétel/ panasz bejelentése” bizonylaton a bejelentések besorolásra kerülnek

tartalmuk alapján az alábbi kategóriák valamelyikébe: nyugtázandó észrevétel, érdemi

ügyintézést igénylő észrevétel, panasz.

Nyugtázandó észrevétel esetén a folyamat a 4.2.1 lépés szerint folytatódik, az

észrevételt az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége vagy a

vizsgaszervező kezeli.

Érdemi ügyintézést igénylő észrevétel esetén a folyamat a 4.2.2 lépés szerint

folytatódik, az észrevételt az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége kezeli.

Panasz esetén az észrevételek besorolása a 4.3 részfolyamat szerint folytatódik.

- Felelős: vizsgaszervező

- Határidő: az észrevétel bejelentésétől számított 1 munkanap

4.2. Besorolt bejelentések kezelése

4.2.1. A nyugtázandó (érdemi ügyintézést nem igénylő) észrevétel kezelése

Érdemi ügyintézést nem igénylőnek besorolt észrevétel esetén a Probono rendszerben

automatikus válaszlevél kerül kiküldésre a bejelentő részére az észrevétel nyugtázásáról, ezzel

a folyamat lezárul. Az észrevétel a besoroláskor nyilvántartásba kerül.

- Felelős: vizsgaszervező, NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

- Határidő: besorolás napja

4.2.2. Érdemi ügyintézést igénylő észrevétel kezelése

Érdemi ügyintézést igénylőnek besorolt észrevétel esetén a vizsgaszervező (helyszínen

intézhető a képzés-, és vizsgaszervezést érintő ügyek esetében) vagy az NKE VTKI SZMR

szerinti szervezeti egysége (helyszínen nem intézhető ügyek esetében) a Probono rendszerben



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

36

gondoskodik az észrevétel kezeléséről, valamint tájékoztatja a bejelentőt az észrevétel

kivizsgálásáról. A Probono felületen az EBA-AV-07-03 „Nem megfelelőségi jelentés”

bizonylaton rögzíti a megtett intézkedést.


- Határidő: 3 munkanap

4.3. Panaszkezelés

4.3.1. Panasz delegálása (kezelői illetékesség megállapítása)

A Probono rendszerben vizsgaszervezői döntés arról, hogy a panaszt a vizsgaszervező saját

hatáskörében kezelheti, vagy annak kezelésére az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti

egysége jogosult.

- Felelős: vizsgaszervező

- Határidő: besorolást követő nap

4.3.2. Panasz kezelése

A delegált panaszt a vizsgaszervező vagy az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége

kezeli.


- Határidő: általános esetben 20 munkanap, vizsga lebonyolításával vagy felfüggesztésével

kapcsolatos panasz esetén 15 naptári napon belül

4.3.3. Bejelentő értesítése

Elektronikus úton értesítés küldése a bejelentő részére a panasz elutasításáról vagy

elfogadásáról a BA-AV-07-02 „Jelentés panasz kivizsgálásáról” bizonylaton, ezzel a folyamat

lezárul.


- Határidő: 3 munkanap

4.3.4. Kivizsgált panasszal kapcsolatos jogorvoslati lehetőség

A kivizsgált panasszal kapcsolatban, a BA-AV-07-02 „Jelentés panasz kivizsgálásáról”

bizonylat alapján az érintett fellebbezést nyújthat be jogorvoslatra. A helyszínen intézett

panasz esetén a vizsgaszervező vezetőjéhez, az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

37

által intézett panasz esetén az NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége illetékes

vezetőjéhez kell benyújtani a fellebbezést. A vizsgaszervező vezetője által, a felfüggesztés

ügyében hozott döntés ellen további jogorvoslatnak nincs helye.

- Felelős: bejelentő

- Határidő: az elbírált panasz kézhezvételétől számított 5 munkanap



A közigazgatási vagy az ügykezelői alapvizsgával kapcsolatos

észrevétel/ panasz bejelentése

EBA-AV-07-01

Jelentés panasz kivizsgálásáról BA-AV-07-02

Nem megfelelőségi jelentés EBA-AV-07-03



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

38

ME-AV-08

A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga értékelése


Az eljárás célja, hogy szabályozza az alapvizsgarendszerrel kapcsolatos statisztikai céllal

gyűjtött mérési adatok összesítésének és az összefoglaló-értékelő beszámoló készítésének a

folyamatát.


A Korm. rendelet 3.§ (2) bekezdés g) pontja; 3/A. § (3) bekezdés d) pontja; és 5. § (2)

bekezdés h) pontja


- 4.1 folyamat esetén: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége


- 4.3 folyamat esetén: NKE VTKI SZMR szerinti szervezeti egysége, közreműködők,

vizsgaszervezők



Az eljárás négy részfolyamatból áll:

- 4.1 Mérési eredmények összegzése, értékelése

- 4.2 Statisztikai adatok összegzése

- 4.3 Adatgyűjtés fókuszcsoportos interjúval

- 4.4 Összefoglaló-értékelő beszámoló elkészítése és felterjesztése jóváhagyásra

4.1. Mérési eredmények összegzése, értékelése

Összegzés készítése az alapvizsgarendszerről a rendelkezésre álló adatok alapján.


- Határidő: tárgyév december 31.



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

39

4.2. Statisztikai adatok összegzése

Statisztikai célú összegzés készítése a Probono rendszerben rögzített adatai alapján.


- Határidő: tárgyévet követő év február 1.

4.3. Adatgyűjtés fókuszcsoportos interjúval

4.3.1. Közreműködői fókuszcsoportos interjú

Fókuszcsoportos interjú szervezése közreműködők részére.


- Határidő: tárgyévet követő év február 28.

4.4. Összefoglaló-értékelő beszámoló készítése és felterjesztése jóváhagyásra

4.4.1. Összefoglaló-értékelő beszámoló készítése

Összefoglaló-értékelő beszámoló készítése.


- Határidő: tárgyévet követő év március 31.

4.4.2. Összefoglaló-értékelő beszámoló felterjesztése jóváhagyásra

A tárgyévi összefoglaló-értékelő beszámoló felterjesztése az NKE VTKI igazgatónak

jóváhagyásra. Az igazgatói jóváhagyása esetén a folyamat lezárul, el nem fogadás esetén a

4.4.1 lépés szerint zajlik tovább.


- Határidő: miniszteri döntéstől függő



Útmutató a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsga értékeléséhez MU-AV-08-01



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

40

1. sz. melléklet. Bizonylatok és módszertani útmutatók

Eljárás azonosító száma,

neve

Bizonylat,

módszertani

útmutató száma

Bizonylat, módszertani útmutató neve

ME-AV-01

A közigazgatási és az

ügykezelői alapvizsga

regisztrációja, felkészítő

konzultáció/tanfolyam és

vizsgaszervezése

BA-AV-01-01 Mappalista

BA-AV-01-02 Ajtólista

BA-AV-01-03 Jelenléti ív

BA-AV-01-04 Képzési program

BA-AV-01-05 Haladási napló

BA-AV-01-06 Vizsgajegyzőkönyv

EBA-AV-01-07 Vizsgaszervezői önértékelési kérdőív

EMU-AV-01-01 Módszertani útmutató a Probono rendszer

közigazgatási alapvizsgára vonatkozó

funkcióinak alkalmazásához

EMU-AV-01-02 Módszertani útmutató a Probono rendszer

ügykezelői alapvizsgára vonatkozó

funkcióinak alkalmazásához

ME-AV-02



rendszerében

oktatók/konzulensek

biztosítása

BA-AV-02-01 A pályázati felhívás alapvizsga

konzulenseknek/oktatóknak

BA-AV-02-02 A konzulensi/oktatói névjegyzék

MU-AV-02-01 Módszertani útmutató az

oktatók/konzulensek értékeléséhez

ME-AV-03



képzési programjának

fejlesztése és

EBA-AV-03-01 Éves fejlesztési és továbbfejlesztési terv

EBA-AV-03-02 Koncepció-adatlap

EBA-AV-03-03 Programadatlap

EBA-AV-03-04 Tárgyköradatlap



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

41


neve

Bizonylat,

módszertani

útmutató száma


továbbfejlesztése

EBA-AV-03-05 Almoduladatlap

EMU-AV-03-01


alapvizsga képzési programjának

fejlesztési és továbbfejlesztési módszertani

útmutatója

ME-AV-04

Az alapvizsga rendszerében

felmerülő előzetes igények

és az elégedettség mérése

EBA-AV-04-01 Előzetes igényfelmérő kérdőív

alapvizsgára felkészítő képzésre

jelentkezők számára

EBA-AV-04-02 Kérdőív az alapvizsgára felkészítő

képzésen résztvevők elégedettségének

mérésére

ME-AV-05



minőségügyi ellenőrzései

BA-AV-05-01 Éves minőségügyi ellenőrzési terv

BA-AV-05-02 Minőségügyi ellenőrzési jegyzőkönyv

EBA-AV-05-03 A képzési program hatályossági vizsgálata

EBA-AV-05-04 Konzulensi/ oktatói/ vizsgáztatói

önértékelési kérdőív

BA-AV-05-05 Módszertani vizsgálati jegyzőkönyv

MU-AV-05-01 Éves ellenőrzési jelentés kötelező tartalmi

elemei

ME-AV-06



minőségügyi

dokumentumainak kezelése

BA-AV-06-01 Bizonylatkövető lap

ME-AV-07

A közigazgatási és az EBA-AV-07-01


alapvizsgával kapcsolatos észrevétel/

panasz bejelentése



követelményei


7. kiadás:


visszavonásig

42


neve

Bizonylat,

módszertani

útmutató száma



során felmerült

észrevételekés panaszok

kezelése

BA-AV-07-02 Jelentés panasz kivizsgálásáról

EBA-AV-07-03 Nem megfelelőségi jelentés

ME-AV-08



értékelése

MU-AV-08-01 Útmutató a közigazgatási és az ügykezelői

alapvizsga értékeléséhez

Documents

A közigazgatási alapvizsga minőségügyi követelményei · az ügykezelői alapvizsga tananyagának elsajátítását támogató esemény. Lényege a vizsga körülhatárolt ismeretrendszerének