๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บทท 1 บทน า

การบรหารงานเอกสาร (งานสารบรรณ,ธรการ) การปฏบตงานในส านกงานของบคลากรระดบปฏบตการนน เปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจ าสวนตวพอสมควร เปนหลกส าคญในการปฏบตหนาท เพราะการท างานทเกยวของกบเอกสารนนจะเกยวกบหนงสออรากการ ทงทเปนหนงสออรากการภายในและหนงสออรากการภายนอก ซงมหลายรปแบบทตองด าเนนการ เกน การโตตอบหนงสออรากการ การรางหนงสออขอความอนเคราะห ขอความรวมมออ การรางหนงสออเกญประกมและวาระการประกม การน าเสนอ การจดเกบเอกสารเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอร ฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทดจงจะประสบความส าเรจในการบรหารงานเอกสารและเปนการกวยจ าไดอกดวย

ความส าคญและขอบขายของงานธรการ 1. ขอบขายของงานธรการ

1.1 รบ-สงหนงสออ 1.2 รางหนงสออ 1.3 พมพหนงสออ 1.4 ผลตส าเนาเอกสาร 1.5 จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ 1.6 บนทกเสนอหนงสออ 1.7 ตรวจทานหนงสออ 1.8 การท าลายหนงสออ

2. ความส าคญของงานธรการ 2.1 เปนดานหนาของหนวยงาน

2.2 เปนหนวยสนบสนน 2.3 เปนหนวยบรการ

3. บทบาทของเจาหนาทธรการ 3.1 ตองรระเบยบทเกยวของ 3.2 ตองมมนษยสมพนธ 3.3 ตองมน าใจ เกออกล 3.4 ตองมความรอบคอบ 3.5 ตองมการพฒนาอยางตอเนออง

4. ควรมความรเกยวกบงานสารบรรณ ไดแก 4.1 ความรเรอองระเบยบงานสารบรรณของส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.

2526,2548 4.2 ความรเรอองรหส อกษรยอประจ าหนวยงานตาง ๆ 4.3 ความรเรอองธรรมกาตของหนงสออรากการคออระบบการน าเสนอหนงสออ 4.4 ความรเรอองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยนหนงสออเสนอใหหนวยงานรบผดกอบได

อยางถกตอง

๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บทท 2

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2.1 ระเบยบทเกยวของ

ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2548 ซงเปนการเพมเตมค านยามเกยวกบเอกสาร “อเลกทรอนกส” และค าวา“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

2.2 ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 6 ใหความหมายของค าวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยอม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรอองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรออสออขอความ รบ บนทก จดรายงานการประกม สรป ยอเรออง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา คดตามและท าลาย ทงนตองท าเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพออประหยดเวลา แรงงาน และคาใกจาย และในป พ.ศ. 2548 มการประกาศระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยเพมค านยามของเอกสารอเลกทรอนกสของงานสารบรรณดงน “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใกวธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลอนแมเหลกไฟฟา หรออวธออนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใกวธตาง ๆเกนวานน และ“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรออหนงสออผานระบบสออสาร ดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

2.3 ความหมายของหนงสอราชการ หนงสออรากการ คออ เอกสารทเปนหลกฐานในรากการ ไดแก 1) หนงสออทมไปมาระหวางสวนรากการ 2) หนงสออทสวนรากการมไปถงหนวยงานออนทมใกรากการหรออบคคลภายนอก 3) หนงสออทหนวยงานออนทมใกสวนรากการหรออบคคลภายนอกมมาถงสวนรากการ

4) หนงสออทหนวยงานจดท าขนเพออเปนหลกฐานในรากการ 5) เอกสารททางรากการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรออ ขอบงคบ 6) ขอมลขาวสารหรออหนงสออทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพมเตม(ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 ขอ 4 ใหเพมค านยามวา “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามค าวา “หนงสออ” และสวนรากการ” ในขอ 6 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใกวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลอนแมเหลกไฟฟา หรออวธออนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใกวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรอออปกรณทเกยวของกบการประยกตใกวธตางๆ เกนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรออหนงสออผานระบบสออสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

2.4 ชนดของหนงสอหนงสอราชการ 1) หนงสอภายนอก คออหนงสออตดตอรากการทเปนแบบพธ ใกกระดาษตราครฑ - ใกตดตอระหวางสวนรากการ - สวนรากการมถงหนวยงานออน ซงมใกสวนรากการ หรออทมถงบคคลภายนอก

2) หนงสอภายใน คออ หนงสออตดตอรากการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสออภายนอก - ใกตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรออจงหวดเดยวกบ ใกกระดาษบนทกขอความ ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน

1. ไป – มา เปนทางรากการ 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใกกระดาษตราครฑ 4. สภาพหนงสออผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสออเปนแบบหนงสออลงนามเตมฉบบและแบบประทบตรา

1. ไป – มา ในเรอองรากการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 3. ใกกระดาษบนทกขอความ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใกบนทกแทน

6. ค าขนตน ประกอบดวย เรออง เรยน อางถง สงทสงมา

7. หามใกอกษรยอ ตองใกค าเตมทงกออสวนรากการ วน เดออน ป 8. ค าลงทายใกขอแสดงความนบถออหรออออน ๆ แลวแตกรณ

6. ค าขนตนใกเรยน อางถงหนงสออใสในขอความ 7. ใกค ายอของต าแหนงหรออสวนรากการ วน เดออน ป ได 8. ไมมค าลงทาย

3) หนงสอประทบตราแทนการลงชอ คออหนงสออทใกประทบตราแทนการลงกออของหวหนาสวนรากการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนรากการระดบกอง หรออผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนรากการระดบกรมขนไป เปนผรบผดกอบลงกออยอก ากบตรา ใกกระดาษครฑ ใกไดทงระหวางสวนรากการ กบสวนรากการ และระหวางสวนรากการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใกเรอองส าคญ ไดแก - การขอรายละเอยดเพมเตม - การสงส าเนาหนงสออ สงของ เอกสาร หรออบรรณสาร - การตอบรบทราบทไมเกยวกบรากการส าคญหรออการเงน - การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนรากการทเกยวของทราบ - การเตออนเรอองทคาง - เรอองซงหวหนาสวนรากการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสงใหใกหนงสออประทบตรา

4) หนงสอสงการ ใหใกตามแบบทก าหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 กนดไดแก

๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

4.1 ค าสง คออ บรรดาขอความทผบงคบบญกาสงการใหปฏบตโดยกอบดวยกฎหมาย ใกกระดาษตราครฑ

4.2 ระเบยบ คออ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรออไมกได เพออถออเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใกกระดาษครฑ

4.3 ขอบงคบ คออ บรรดาขอความทผมอ านาจก าหนดใหใก โดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใกกระดาษครฑ

5) หนงสอประชาสมพนธ ใกตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 กนด ไดแก

5.1 ประกาศ คออ บรรดาขอความททางรากการประกาศหรออแจงใหทราบ หรออแนะแนวทางปฏบต ใกกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศเปนแจงความ

5.2 แถลงการณ คออ บรรดาขอความททางรากการแถลงเพออท าความเขาใจในกจการของรากการ หรออเหตการณ หรออกรณใด ๆ ใหทราบกดเจนโดยทวกน ใกกระดาษครฑ

5.3 ขาว คออ บรรดาขอความททางรากการเหนควรเผยแพรใหทราบ

6) หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คออหนงสออททางรากการจดท าขนนอกเหนออจากทกลาวมาแลว หรออทหนวยงานออนใดซงมใกสวนรากการ หรออบคคลภายนอกมมาถงสวนรากการ และสวนรากการรบไว ม 4 กนด ไดแก

6.1 หนงสอรบรอง คออ หนงสออทสวนรากการออกใหเพออรบรองแก บคคล นตบคคล หรออหนวยงาน เพออวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจ าเพาะเจาะจง ใกกระดาษครฑ โดยลงกออค าขนตนวา “หนงสออรบรองฉบบนใหไวเพออรบรองวา.............”

6.2 รายงานการประชม คออ การบนทกความคดเหนของผมาประกม ผเขารวมประกม และมตทประกมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คออขอความทผใตบงคบบญกาเสนอตอผบงคบบญกา หรออ ผบงคบบญกา สงการแกผใตบงคบบญกา หรออขอความทเจาหนาทหรออหนวยงานระดบต ากวาสวนรากการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตรากการ ใกกระดาษบนทกขอความ

6.3 หนงสออน คออ เอกสารทเกดขนเนอองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพออเปนหลกฐานรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรออหนงสออของบคคลภายนอกทยอนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขนใก เวนแตจะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรออง เกน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสอบสวน/สอบสวน และค ารอง เปนตน 6.4หนงสอเวยน คออหนงสออทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพมพยญกนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสออสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปถงสนปปฏทน

ชนความเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสออนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได

๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

หนงสออทจดท าขนโดยปกตใหม ส าเนาคฉบบ เกบไวทตนเรออง ๑ ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ ส าเนาคฉบบ ใหผลงกออ ลงลายมออกออหรออ ลายมออกออยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจลงลายมออกออหรออลายมออกออยอไวทขอบลาง ดานขวามออของหนงสออ

ถาเปนเรอองไมส าคญมากนกการสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงอยางเดยวโดยไมตองเปนเอการยอนยนตามไปกไดตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรขอ 7 วาดวยงานสารบรรณทใหยกเลกความในขอ 29 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และใหใกความตอไปนแทน

“ขอ 29 การตดตอรากการนอกจากการจะด าเนนการโดยหนงสออท เปนเอกสารสามารถด าเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ไดในกรณทตดตอรากการดวยระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพออยอนยนวาหนงสออไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนรากการผสงไมตองจดสงหนงสออเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรอองส าคญจ าเปนตองยอนยนเปนเอกสาร ใหท าเอกสาร ยอนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครอองมออสออสาร เกน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสออสาร วทยกระจายเสยง หรออ วทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเกนเดยวกบไดรบหนงสออในกรณทจ าเปนตองยอนยนเปนหนงสออใหท าหนงสออยอนยนตามไปทนท

ชนของหนงสอลบ

1) ลบทสด ไดแก ความลบทมความส าคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรออบคคลซงหากความลบดงกลาวทงหมดหรออเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรออเปนภยนตรายตอความมนคง คงความปลอดภย หรออความสงบเรยบรอยของประเทศกาต หรออพนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความส าคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรออบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรออเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรออเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศกาตหรออพนธมตรหรออความเรยบรอยภายในรากอาณาจกรอยางรายแรง

3) ลบ ไดแก ความลบทมความส าคญเกยวกบขาวสาร วตถหรออบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรออเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายตอทางรากการหรออเกยรตภมของประเทศกาตหรออพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบโดยสงวนไวใหทราบเฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพออประโยกนในการปฏบตรากการเทานน การรบ – สงหนงสอ หนงสอรบ รบเขามาจากภายนอก

1. การรบหนงสออ จากไปรษณย และหนวยงานภายนอก ทงหนงสออทางรากการและหนงสออออน ๆ 2. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสออเพออด าเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจ

เอกสาร หากไมถกตองใหตดตอรากการเจาของเรออง หนวยงานทเกยวของ แลวจงด าเนนการตอ 3. ประทบตราหนงสออ ทมมบนดานขวา กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา 4. ลงทะเบยนรบหนงสออในทะเบยนรบหนงสออ

๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

5. จดแยกหนงสออทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานทเกยวของลงกออรบเอกสาร 6. เสนอผบงคบบญกาทราบและสงการ

แบบตรารบหนงสอ

(กออสวนรากการ) เลขทรบ............................................ วนท.................................................. เวลา................................................ ผรบ.................................................

2.๑ เลขรบใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน 2.๒ วนทใหลงวนเดออนปทรบหนงสออ 2.๓ เวลาใหลงเวลาทรบหนงสออ 2.4 ผรบ ใหลงกออผรบหนงสออ 3.ลงทะเบยนรบหนงสออในทะเบยนหนงสออรบโดยกรอกรายละเอยดดงน 3.๑ ทะเบยนหนงสออรบวนท เดออน พ.ศ. ใหลงวนเดออนปทลงทะเบยน 3.๒ เลขทะเบยนรบใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสออรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทนเลขทะเบยนของหนงสออรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสออ 3.๓ ทใหลงเลขทของหนงสออทรบเขามา 3.๔ ลงวนทใหลงวนเดออนปของหนงสออทรบเขามา 3.๕ จากใหลงต าแหนงเจาของหนงสออหรออกออสวนรากการหรออกออบคคลในกรณทไมมต าแหนง 3.๖ ถงใหลงต าแหนงของผทหนงสออนนมถงหรออกออสวนรากการหรออกออบคคลในกรณทไมมต าแหนง 3.๗ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออฉบบนนในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 3.๘ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสออฉบบนน 3.๙ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 4. จดแยกหนงสออทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนรากการทเกยวของด าเนนการโดยใหลงกออหนวยงานทรบหนงสออนนในกองการปฏบตถามกออบคคลหรออต าแหนงทเกยวของกบการรบหนงสออใหลงกออหรออต าแหนงไวดวย การสงหนงสออทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนรากการทเกยวของด าเนนการตามวรรคหนงจะสงโดยใกสมดสงหนงสออตามขอ๔๘ หรออใหผรบหนงสออลงกออและวนเดออนปทรบหนงสออไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสออกได การด าเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญกาผใดหรออไมใหเปนไปตามทหวหนาสวนรากการก าหนด ถาหนงสออรบนนจะตองด าเนนเรอองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสออไปแลวใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสออทเทาใดวนเดออนปใด 5.การรบหนงสออภายในสวนรากการเดยวกนเมออผรบไดรบหนงสออจากหนวยงานสารบรรณกลางแลวใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

กระบวนการของหนงสอเขา

Flow Chart แสดงขนตอนการรบหนงสอ

แผนการปฏบตงานสารบรรณ (Flow Chart)

ผรบผดชอบ กจกรรม ระเบยบทเกยวของ

งานรบหนงสอ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก เอกสารทวไป

เอกสารลบ จากไปรษณย และอน ๆ งานสารบรรณ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหมหนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณ

อเลคทรอนกส

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสารประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคล

เปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

จดสงไปใหฝายทเกยวของเพอด าเนนการตอไป

เสนอผเกยวของโดยตรง ด าเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

A B

ชนความเรว ชนความลบ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

หนงสอสง สงออกไปภายนอก หนงสออสงคออหนงสออทสงออกไปภายนอกใหปฏบตตามทก าหนดไว ดงน

ใหเจาของเรอองตรวจความเรยบรอยของหนงสออรวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรอองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพออสงออก เมออเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรอองแลวใหปฏบตดงน ๑. ลงทะเบยนสงหนงสออในทะเบยนหนงสออสงโดยกรอกรายละเอยดดงน ๑.๑ ทะเบยนหนงสออสงวนท เดออน พ.ศ. ใหลงวนเดออนป ทลงทะเบยน ๑.๒ เลขทะเบยนสงใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสออสงเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน ๑.๓ ทใหลงรหสตวพยญกนะและเลขประจ าของสวนรากการเจาของเรอองในหนงสออทจะสงออกถาไมมทดงกลาวกองนจะวาง ๑.๔ ลงวนทใหลงวนเดออนปทจะสงหนงสออนนออก ๑.๕ จากใหลงต าแหนงเจาของหนงสออหรออกออสวนรากการหรออกออบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๑.๖ ถงใหลงต าแหนงของผทหนงสออนนมถงหรออกออสวนรากการ หรออกออบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๑.๗ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออฉบบนนในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ ๑.๘ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสออฉบบนน ๑.๙ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) ๒. ลงเลขทและวนเดออนปในหนงสออทจะสงออกทงในตนฉบบและส าเนาคฉบบใหตรงกบเลขทะเบยนสงและวนเดออนปในทะเบยนหนงสออสง 3. กอนบรรจซองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยบรอยของหนงสออตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนงแลวปดผนก หนงสออทไมมความส าคญมากนกอาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาวกาวเยบดวยลวดหรออวธออนแทนการบรรจซอง 4. การจาหนาซองใหถกตองเรยบรอยตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ ส าหรบหนงสออทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสออทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คออ

ดวนทสด ดวนมาก ดวน

ใหระบกนความเรวดวยตวอกษรสแดง ขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยท สง ½ ซม. ใหเหนไดกดบนหนงสออและซองตามทก าหนดไวในระเบยบวาดวยงานสารบรรณ โดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรออ ดวน แลวแตกรณ 5. การสงหนงสออโดยทางไปรษณยใหถออปฏบตตามระเบยบหรออวธการทการสออสาร แหงประเทศไทย ก าหนดดงน

๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ใหสวนรากการทจดสงหนงสออทางไปรษณย ระบกออสวนรากการ หรออ หนวยงานและสถานทตงไวบรเวณมมบนซายดานจาหนาระดบตนครฑและเหนออเลขทหนงสออ

ระบกออต าแหนงของผรบพรอมทอยหรออสงกดและรหสไปรษณยทบรเวณกลางของดานจาหนา

ในกรณทเปนการจดสง โดยมขอตกลงกบการสออสารแหงประเทศไทยขอก าระคาฝากสงเปนรายเดออน ใหมรายละเอยดบนดานจาหนาซองเพมขน ดงน

1. ระบขอความ “ก าระคาฝากสงเปนรายเดออน ใบอนญาตท/กออทท าการฝากสง” ในกรอบสเหลยมผอนผาแนวนอน ขนาด 2 x 4 ซม. ทมมขวาดานจาหนา

2. ใหเวนพอนทวางใตรหสไปรษณยถงขอบลางของซอง 20 มม. ตลอดแนวและเวนพอนทวางรมซองดานขวา-ซาย ระดบใตเลขทหนงสออ 20 มม. ตลอดแนวดวย

การสงหนงสออซงมใกเปนการสงโดยทางไปรษณยเมออสงหนงสออใหผรบแลวผสงตองใหผรบลงกออรบในสมดสงหนงสออหรออใบรบแลวแตกรณถาเปนใบรบใหน าใบรบนนมาผนกตดไวทส าเนาคฉบบ 6. หนงสออทไดลงทะเบยนสงในกรณทเปนการตอบหนงสออซงรบเขามาใหลงทะเบยนวาหนงสออนนไดตอบตามหนงสออรบทเทาใดวนเดออนปใด 7. สมดสงหนงสออใหจดท าตามแบบงานสารบรรณ โดยกรอกรายละเอยดดงน 7.๑ เลขทะเบยนใหลงเลขทะเบยนหนงสออสง 7.๒ จากใหลงต าแหนงหรออกออสวนรากการหรออกออบคคลทเปนเจาของหนงสออ 7.๓ ถงใหลงต าแหนงของผทหนงสออนนมถงหรออกออสวนรากการหรออกออบคคลในกรณทไมมต าแหนง 7.๔ หนวยรบใหลงกออสวนรากการทรบหนงสออ 7.๕ ผรบใหผรบหนงสออลงกออทสามารถอานออกได 7.๖ วนและเวลาใหผรบหนงสออลงวนเดออนปและเวลาทรบหนงสออ 7.๗ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 8. ใบรบหนงสออใหจดท าตามแบบงานสารบรรณโดยกรอกรายละเอยดดงน 8.1 ทใหลงเลขทของหนงสออฉบบนน 8.๒ ถงใหลงต าแหนงของผทหนงสออนนมถงหรออกออสวนรากการหรออกออบคคลในกรณทไมมต าแหนง 8.๓ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออฉบบนนในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 8.๔ รบวนทใหผรบหนงสออลงวนเดออนปทรบหนงสออ 8.๕ เวลาใหผรบหนงสออลงเวลาทรบหนงสออ 8.๖ ผรบใหผรบหนงสออลงกออทสามารถอานออกได 9. การสงหนงสออลบ การบรรจซอง 9.1 เอกสารกนลบทสด และกนลบมาก จะตองบรรจซอง หรออ หอทบแสง เกน ใสซองสน าตาล เอกสารดงกลาวตองบรรจอยในซองหรออซองกนในพรอมดวยใบเอกสารลบตามแบบทก าหนดไวในระเบยบ แตใบรบเอกสารลบไมตองก าหนดกนความลบใหระบเพยงทเอกสาร วน เดออน ป จ านวนและหมายเลขฉบบของเอกสารทใกเปนหลกฐานเทานน หามเขยนกออเรอองไวในใบรบเอกสารลบ ใบรบเอกสารลบนจะตองสงคอนสวนรากการผสงเอกสารลบโดยเรวทสด

๑๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บนซองหรออซองกนในใหจาหนาโดยลงเลขทเอกสาร กออหรออต าแหนงผรบและสวนรากการผสงพรอมทงท าเครอองหมาย “ลบทสด” หรออ “ลบมาก” ทงดานหนาและดานหลง สวนซองหรออหอกนนอกนนหามท าเครอองหมายแสดงกนความลบ 9.2 เอกสารกนลบ จะตองบรรจซองหรออหอสองกนอยางมนคง ซองหรออหอกนนอกตองทบแสง หากตองการใบรบเอกสารลบกใหบรรจใบรบนนไวในซองดานในรวมกบเอกสารดวย

กระบวนการหนงสอออก

๑๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

Flow Chart แสดงขนตอนการสงหนงสอ

งานสงหนงสอ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอสงทสงมาดวย

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซอง สงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย และสงหนวยงานทเกยวของ

จดสงเรองใหหนวยงานตาง ๆ

น าสงไปรษณย

ตรวจสอบใบแจงหนรายเดอนน าสงการเงนเบกจาย เกบส าเนา

ใบน าสงเขาแฟม

รวบรวมส าเนาคนเจาของเรอง

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

๑๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

กระบวนการหนงสอรบและสงออก

๑๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

การเกบรกษา ยมและท าลาย หนงสอราชการ การเกบรกษา การเกบหนงสออแบงออกเปนการเกบระหวางปฏบตการเกบเมออปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพออใกในการตรวจสอบ

๑. การเกบระหวางปฏบตคออการเกบหนงสออทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดกอบของเจาของเรอองโดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

๒. การเกบเมออปฏบตเสรจแลวคออการเกบหนงสออทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอกใหเจาหนาทของเจาของเรอองปฏบตดงน 2.๑ จดท าบญกหนงสออสงเกบตามระเบยบงานสารบรรณอยางนอยใหมตนฉบบ และส าเนาคฉบบส าหรบเจาของเรอองและหนวยเกบเกบไวอยางละฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน 2.๑.๑ ล าดบทใหลงเลขล าดบเรอองของหนงสออทเกบ 2.๑.๒ ทใหลงเลขทของหนงสออแตละฉบบ 2.๑.๓ ลงวนทใหลงวนเดออนปของหนงสออแตละฉบบ 2.๑.๔ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออแตละฉบบในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 2.๑.๕ อายการเกบหนงสออใหลงวนเดออนปทจะเกบถงในกรณใหเกบไวตลอดไปใหลงค าวาหามท าลาย 2.๑.๖ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 2.๒ สงหนงสออและเรอองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสออนนพรอมทงบญก หนงสออสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนรากการนนๆก าหนด 3. เมออไดรบเรอองจากเจาของเรอองแลวใหเจาหนาทผรบผดกอบในการเกบหนงสออปฏบตดงน 3.๑ ประทบตราก าหนดเกบหนงสออไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสออฉบบนนและลงลายมออกออยอก ากบตรา 3.๑.๑ หนงสออทตองเกบไวตลอดไปใหประทบตราค าวาหามท าลายดวยหมกสแดง 3.๑.๒ หนงสออทเกบโดยมก าหนดเวลาใหประทบตราค าวาเกบถง พ.ศ. .... ดวยหมกสน าเงน และลงเลขของปพทธศกรากทใหเกบถง 3.๒ ลงทะเบยนหนงสออเกบไวเปนหลกฐานตามแบบระเบยบงานสารบรรณโดยกรอก รายละเอยดดงน 3.๒.๑ ล าดบทใหลงเลขล าดบเรอองของหนงสออทเกบ 3.๒.๒ วนเกบใหลงวนเดออนปทน าหนงสออนนเขาทะเบยนเกบ 3.๒.๓ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสออแตละฉบบ 3.๒.๔ ทใหลงเลขทของหนงสออแตละฉบบ 3.๒.๕ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออแตละฉบบในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 3.๒.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสออ 3.๒.๗ ก าหนดเวลาเกบใหลงระยะเวลาการเกบตามทก าหนดในตราก าหนดเกบหนงสออ 3.๒.๘ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 4. การเกบไวเพออใกในการตรวจสอบคออการเกบหนงสออทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจ าเปนจะตองใกในการตรวจสอบเปนประจ าไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนรากการใหเจาของเรอองเกบ

๑๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

เปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดกอบกไดเมออหมดความจ าเปนทจะตองใกในการตรวจสอบแลวใหจดสงหนงสออนนไปยงหนวยเกบของสวนรากการโดยใหถออปฏบตตามระเบยบโดยอนโลม 5. อายการเกบหนงสออโดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนงสออดงตอไปน 5.๑ หนงสออทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรออระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงกาต 5.๒ หนงสออทเปนหลกฐานทางอรรถคดส านวนของศาลหรออของพนกงานสอบสวน หรออหนงสออออนใดทไดมกฎหมายหรออระเบยบแบบแผนก าหนดไวเปนพเศษแลวการเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน 5.๓ หนงสออทเกยวกบประวตศาสตรขนบธรรมเนยมจารตประเพณสถต หลกฐานหรออเรอองทตองใกส าหรบศกษาคนควาหรออหนงสออออนในลกษณะเดยวกนใหเกบไวเปนหลกฐานทางรากการตลอดไปหรออตามทกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรก าหนด 5.๔ หนงสออทไดปฏบตงานเสรจสนแลวและเปนคส าเนาทมตนเรอองจะคนไดจากทออนใหเกบไวไมนอยกวา๕ป 5.๕ หนงสออทเปนเรอองธรรมดาสามญซงไมมความส าคญและเปนเรอองทเกดขนเปนประจ าเมออด าเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป ในกรณหนงสออทเกยวกบการเงนซงมใกเปนเอกสารสทธหากเหนวาไมมความจ าเปนตองเกบไวถง ๑๐ ป ใหท าความตกลงกบกระทรวงการคลงเพออขอท าลายได 6. ทกปปฏทนใหสวนรากการจดสงหนงสออทมอายครบ๒๕ปนบจากวนทไดจดท าขนทเกบไว ณ สวนรากการใดพรอมทงบญกสงมอบหนงสออครบ๒๕ปใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรภายในวนท ๓๑มกราคม ของปถดไปเวนแตหนงสออดงตอไปน 6.๑ หนงสออทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรออระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงกาต 6.๒ หนงสออทมกฎหมายขอบงคบหรออระเบยบทออกใกเปนการทวไปก าหนดไวเปนอยางออน 6.๓ หนงสออทสวนรากการมความจ าเปนตองเกบไวทสวนรากการนนใหจดท าบญกหนงสออครบ๒๕ปทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากร 7. บญกสงมอบหนงสออครบ๒๕ปและบญกหนงสออครบ๒๕ปทขอเกบเองอยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบเพออใหสวนรากการผมอบและกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรผรบมอบยดถออไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ 7 .๑ บญกสงมอบหนงสออครบ๒๕ปใหจดท าตามแบบท๒๑ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 7.๑.๑ กออบญกสงมอบหนงสออครบ๒๙ปประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกรากทจดท าบญก 7.๑.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงกออสวนรากการทจดท าบญก 7.๑.๓ วนทใหลงวนเดออนปทจดท าบญก 7.๑.๔ แผนทใหลงเลขล าดบของแผนบญก 7.๑.๕ ล าดบทใหลงเลขล าดบเรอองของหนงสออทสงมอบ 7.๑.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสออ 7.๑.๗ ทใหลงเลขทของหนงสออแตละฉบบ

๑๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

7.๑.๘ ลงวนทใหลงวนเดออนปของหนงสออแตละฉบบ 7.๑.๙ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสออแตละฉบบ 7.๑.๑๐ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออแตละฉบบในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 7.๑.๑๑ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 7.๑.๑๒ ลงกออผมอบใหผมอบลงลายมออกออและวงเลบกออและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผมอบ 7.๑.๑๓ ลงกออผรบมอบใหผรบมอบลงลายมออกออและวงเลบกออและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผรบมอบ 7.๒ บญกหนงสออครบ ๒๕ ป ทขอเกบเองใหจดท าตามแบบระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 7.๒.๑ กออบญกหนงสออครบ๒๕ปทขอเกบเองประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกรากทจดท าบญก 7.๒.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงกออสวนรากการทจดท าบญก 7.๒.๓ วนทใหลงวนเดออนปทจดท าบญก 7.๒.๔ แผนทใหลงเลขล าดบของแผนบญก 7.๒.๕ ล าดบทใหลงเลขล าดบเรอองของหนงสออทขอเกบเอง 7.๒.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสออ 7.๒.๗ ทใหลงเลขทของหนงสออแตละฉบบ 7.๒.๘ ลงวนทใหลงวนเดออนปของหนงสออแตละฉบบ 7.๒.๙ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออแตละฉบบในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 7.๒.๑๐ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 8. หนงสออทยงไมถงก าหนดท าลายซงสวนรากการเหนวาเปนหนงสออทมความส าคญ และประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรเกบไวใหปฏบตดงน 8.๑ จดท าบญกฝากหนงสออตามแบบระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบ และส าเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน 8.๑.๑ กออบญกฝากหนงสออประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกรากทจดท าบญก 8.๑.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงกออสวนรากการทจดท าบญก 8.๑.๓ วนทใหลงวนเดออนปทจดท าบญก 8.๑.๔ แผนทใหลงเลขล าดบของแผนบญก 8.๑.๕ ล าดบทใหลงเลขล าดบเรอองของหนงสออ 8.๑.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสออ 8.๑.๗ ทใหลงเลขทของหนงสออแตละฉบบ 8.๑.๘ ลงวนทใหลงวนเดออนปของหนงสออแตละฉบบ 8.๑.๙ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสออแตละฉบบ 8.๑.๑๐ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออแตละฉบบในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 8.๑.๑๑ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 8.๑.๑๒ ลงกออผฝากใหผฝากลงลายมออกออและวงเลบกออและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผฝาก

๑๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

8.๑.๑๓ ลงกออผรบฝากใหผรบฝากลงลายมออกออและวงเลบกออและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผรบฝาก 8.๒ สงตนฉบบและส าเนาคฉบบบญกฝากหนงสออพรอมกบหนงสออทจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากร 8.๓ เมออกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรตรวจหนงสออและรบฝากหนงสออแลวใหลงนามในบญกฝากหนงสออแลวคอนตนฉบบใหสวนรากการผฝากเกบไวเปนหลกฐาน หนงสออทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรใหถออวาเปนหนงสออของสวนรากการผฝากหากสวนรากการผฝากตองการใกหนงสออหรออขอคอนใหท าไดโดยจดท าหลกฐานตอกนไวใหกดแจง เมออถงก าหนดการท าลายแลวใหสวนรากการผฝากด าเนนการตามระเบยบงานสารบรรณ 9. การรกษาหนงสออใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสออใหอยในสภาพใกรากการไดทกโอกาสหากก ารดเสยหายตองรบซอมใหใกรากการไดเหมออนเดมหากสญหายตองหาส าเนามาแทน ถาก ารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญกาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสออทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรออหนงสออส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธกใหด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

การยม 1. การยอมหนงสออทสงเกบแลวใหปฏบตดงน 1.๑ ผยอมจะตองแจงใหทราบวาเรอองทยอมนนจะน าไปใกในรากการใด 1.๒ ผยอมจะตองมอบหลกฐานการยอมใหเจาหนาทเกบแลวลงกออรบเรอองทยอมไวในบตรยอมหนงสออและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยอมเรยงล าดบวนเดออนปไวเพออตดตามทวงถามสวนบตรยอมหนงสออนนใหเกบไวแทนทหนงสออทถกยอมไป 1.๓ การยอมหนงสออระหวางสวนรากการผยอมและผอนญาตใหยอมตองเปนหวหนาสวนรากการระดบกองขนไปหรออผทไดรบมอบหมาย 1.๔ การยอมหนงสออภายในสวนรากการเดยวกนผยอมและผอนญาตใหยอมตองเปนหวหนาสวนรากการระดบแผนกขนไปหรออผทไดรบมอบหมาย 2. บตรยอมหนงสออใหจดท าตามแบบทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน 2.๑ รายการใหลงกออเรอองหนงสออทขอยอมไปพรอมดวยรหสของหนงสออนน 2.๒ ผยอมใหลงกออบคคลต าแหนงหรออสวนรากการทยอมหนงสออนน 2.๓ ผรบใหผรบหนงสออนนลงลายมออกออและวงเลบกออก ากบพรอมดวยต าแหนงในบรรทดถดไป 2.๔ วนยอมใหลงวนเดออนปทยอมหนงสออนน 2.๕ ก าหนดสงคอนใหลงวนเดออนปทจะสงหนงสออนนคอน 2.๖ ผสงคอนใหผสงคอนลงลายมออกออ 2.๗ วนสงคอนใหลงวนเดออนปทสงหนงสออคอน 3. การยอมหนงสออทปฏบตยงไมเสรจหรออหนงสออทเกบไวเพออใกในการตรวจสอบใหถออปฏบตโดยอนโลม 4. การใหบคคลภายนอกยอมหนงสออจะกระท ามไดเวนแตจะใหดหรออคดลอกหนงสออ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนรากการระดบกองขนไปหรออผทไดรบมอบหมายกอน

๑๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

การท าลาย

1. ภายใน ๖๐ วน หลงจากวนสนปปฏทนใหเจาหนาทผรบผดกอบในการเกบหนงสออ ส ารวจหนงสออทครบก าหนดอายการเกบในปนนไมวาจะเปนหนงสออทเกบไวเองหรออทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรแลวจดท าบญกหนงสออขอท าลายเสนอหวหนาสวนรากการระดบกรมเพออพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสออ บญกหนงสออขอท าลายใหจดท าตามแบบระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน 1.๑ กออบญกหนงสออขอท าลายประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกรากทจดท าบญก 1.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงกออสวนรากการทจดท าบญก 1.๓ วนทใหลงวนเดออนปทจดท าบญก 1.๔ แผนทใหลงเลขล าดบของแผนบญก 1.๕ ล าดบทใหลงเลขล าดบเรอองของหนงสออ 1.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสออ 1.๗ ทใหลงเลขทของหนงสออแตละฉบบ 1.๘ ลงวนทใหลงวนเดออนปของหนงสออแตละฉบบ 1.๙ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสออแตละฉบบ 1.๑๐ เรอองใหลงกออเรอองของหนงสออแตละฉบบในกรณทไมมกออเรอองใหลงสรปเรอองยอ 1.๑๑ การพจารณาใหคณะกรรมการท าลายหนงสออเปนผกรอก 1.๑๒ หมายเหตใหบนทกขอความออนใด (ถาม) 2. ใหหวหนาสวนรากการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสออประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคนโดยปกตใหแตงตงจากขารากการตงแตระดบ๓หรออเทยบเทาขนไป ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมาประกมเลออกกรรมการคนหนง ท าหนาทประธาน มตของคณะกรรมการใหถออเสยงขางมากถากรรมการผใดไมเหนดวยใหท าบนทกความเหนแยงไว

3. คณะกรรมการท าลายหนงสอมหนาทดงน 3.๑ พจารณาหนงสออทจะขอท าลายตามบญกหนงสออขอท าลาย 3.๒ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสออฉบบใดไมควรท าลายและควรจะขยายเวลาการเกบไวใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมออใดในกองการพจารณาของบญกหนงสออขอท าลายแลวใหแกไขอายการเกบหนงสออในตราก าหนดเกบหนงสออโดยใหประธานกรรมการท าลายหนงสออลงลายมออกออก ากบการแกไข 3.๓ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสออเรอองใดควรใหท าลายใหกรอกเครอองหมายกากบาท (×) ลงในกองการพจารณาของบญกหนงสออขอท าลาย 3.๔ เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนรากการระดบกรมเพออพจารณาสงการ 3.๕ ควบคมการท าลายหนงสออซงผมอ านาจอนมตใหท าลายไดแลวโดยการเผา หรออวธออนใดทจะไมใหหนงสออนนอานเปนเรอองไดและเมออท าลายเรยบรอยแลวใหท าบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอ านาจอนมตทราบ

๑๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

4. เมออหวหนาสวนรากการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการดงน 4.๑ ถาเหนวาหนงสออเรอองใดยงไมควรท าลายใหสงการใหเกบหนงสออนนไวจนถงเวลาการท าลายงวดตอไป 4.๒ ถาเหนวาหนงสออเรอองใดควรท าลายใหสงบญกหนงสออขอท าลายใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรพจารณากอนเวนแตหนงสออประเภททสวนรากการนนไดขอท าความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา 5. ใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรพจารณารายการในบญกหนงสออขอท าลายแลว แจงใหสวนรากการทสงบญกหนงสออท าลายทราบดงน 5.๑ ถากองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรเหนกอบดวยใหแจงใหสวนรากการนน ด าเนนการท าลายหนงสออตอไปไดหากกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรไมแจงใหทราบอยางใด ภายในก าหนดเวลา๖๐วนนบแตวนทสวนรากการนนไดสงเรอองใหกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรใหถออวากองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรไดใหความเหนกอบแลวและใหสวนรากการท าลายหนงสออได 5.๒ ถากองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรเหนวาหนงสออฉบบใดควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรออใหเกบไวตลอดไปใหแจงใหสวนรากการนนทราบและใหสวนรากการนนๆ ท าการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรแจงมาหากหนงสออใดกองจดหมายเหตแหงกาต กรมศลปากรเหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรกใหสวนรากการนนๆ ปฏบตตาม เพออประโยกนในการนกองจดหมายเหตแหงกาตกรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสออของสวนรากการนนกได

๑๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

Flow Chart แสดงขนตอนการท าลายหนงสอ

หนวยเกบส ารวจและจดท าบญชหนงสอขอท าลาย

เสนอแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอจาก

หวหนาสวนราชการ

คณะกรรมการท าลายหนงสอ

พจารณาหนงสอตามบญชหนงสอขอท าลาย

หวหนาสวนราชการระดบกรมพจารณา

หนงสอตามรายงานของคณะกรรมการ

ท าลายหนงสอ

กองจดหมายเหตแหงชาตพจารณา

ใหความเหนตามรายงานของ

หวหนาสวนระดบกรม

- หนงสอทควรท าลายท าลายโดย

คณะกรรมการ

- รายงานผลการท าลายตอหวหนา

สวนราชการระดบ

กรม

- หนงสอทไมควรท าลายสงไปเกบ

ไวท

1.หนวยเกบ

2.ฝากเกบไวทหอ

จดหมายเหต

แหงชาต กรม

ศลปากร

๒๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

การใชตราครฑ ตราครฑมาตรฐาน ม 2 ขนาด - ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร ตรากออสวนรากการทใกเปนหนงสออประทบตรา มรปวงกลมซอนกน เสนผานศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตรลอมครฑ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คออ การควบคมใหงานสารบรรณด าเนนไปโดยเรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพออใหการปฏบตงานในเรอองนน ๆ ไดเสรจสนโดยเรว การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใด ขนอยกบการเอาใจใสควบคมของผบงคบบญกาตามล าดบขน และเพออใหงานสารบรรณด าเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญกาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญกา

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหด าเนนการดงน 1.1 เพออใหงานรากการด าเนนไปดวยความรวดเรว หนงสออรากการทงปวงทไมมปญหา ควรจะตองรบด าเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรวตามก าหนดระยะเวลาทก าหนดไว ส าหรบการปฏบตรากการของสวนรากการ นน ๆ 1.2 หนงสออรากการทงปวงทไมมปญหา เมออถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความคดเหนใหทนท ใหเสรจในวนนน หรอออยางกาในวนรงขน 1.3 งานทประทบตราค าวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบด าเนนการใหเสรจโดยทนท ส าหรบงานทมก าหนดเวลา ใหเรงด าเนนการใหแลวเสรจภายในก าหนดเวลา 1.4 ส าหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรอองทถามทราบถงปญหากนหนงกอน 2. การตรวจสอบเพออเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพออด าเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดยแบงออกเปน 3 งวด คออ ประจ าสปดาห ประจ าเดออน และประจ าป 2.1 การเรงรดประจ าสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรออไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรออหนงสออ 2.2 การเรงรดประจ าเดออน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดออนด าเนนการเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรออไม งานทคงคางตดอยทใด และไดด าเนนการไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตออนเมออเหนลากาใหเตออนเปนหนงสออ 2.3 การเรงรดประจ าป ใหปฏบตเกนเดยวกบการเรงรดประจ าเดออน แตใหพจารณาวา หนงสออทเกบไวนนจะตองไดรบการท าลายตามระเบยบทก าหนดไวหรออไมอกดวย 2.4 งานทเปนเรอองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตออนเรงรดเปนพเศษ ไมตองค านงถงเวลาทก าหนดไว

๒๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บทท 3

หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ

สวนประกอบของหนงสอราชการ

หนงสออรากการมโครงสรางส าคญ 4 สวนดงน 1. สวนหวหนงสออ 2. สวนเหตทมหนงสออไป 3. สวนจดประสงคทมหนงสออไป 4. สวนทายของหนงสออ สวนหวหนงสออ ประกอบดวย กออเรออง และค าขนตน ซงจะตองเขยนใหถกตองตามฐานะของผรบหนงสออ สวนเหตทมหนงสออไป ตองเขยนเรมตนดวยค าเหมาะสม อางเหตทมหนงสออไป ใกสรรพนามใหเหมาะสม สวนจดประสงคทมหนงสออไป ตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรอองและจดมงหมายทมหนงสออไป สวนทายหนงสออ ตองเขยนค าลงทายในหนงสออภายนอก ภายใน ใหถก และเขยนรายการออนๆในหนงสออทกกนดใหถกตอง

1.การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ

สวนหวของหนงสออมสงส าคญทตองเขยนอย 2 อยาง ไดแก “เรออง “ และ “ค าขนตน” 1. “เรอง” คออ ใหสรปใจความส าคญของหนงสออใหสนทสด แลวน ามาก าหนดเปนกออเรออง กออเรอองจงตองสอดคลองกบขอความของหนงสออถาเคยมหนงสออตดตอกนมากอนแลวใหใกกออ เรอองเดม ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณก าหนดวา กรณทเปนหนงสออตอเนออง ปกตใหลงกออเรอองของหนงสออฉบบเดม เพออเกบคนอางองไดงาย แตถาหนงสออฉบบเดม เขยนกออเรอองไมด ไมถก จะปรบปรงถอยค าใหด ถกตองกได กรณหนงสออฉบบเดมอาจเปนขออนมต ขออนญาต ขอผอนผน ขอความอนเคราะห หรออขอเงน หรออสงของใด ๆ เกน หนงสออฉบบเดม อาจใกกออเรอองวา “ขออนมต……” ถาหนงสออทตอบใกกออเรอองเดม เสมออนผตอบกลบเปนผขอไปยงผขออก ควรปรบปรงกออเรอองทตอบไป โดยเตมค าวา “การ” ลงไปขางหนาเปน “ การขออนมต...” ในกรณปฏเสธ ไมควรใกกออเรอองในลกษณะปฏเสธวา “ไมอนมต….” “ไมอนเคราะห” ใหใกค าวา “การ” น าหนา 2. ”ค าขนตน” ใกทงในหนงสออภายนอก หนงสออภายใน และหนงสออประทบตรา ตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

๒๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

2.การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป

เหตทมหนงสออไป คออ ขอความทผมหนงสออไปแจงไปยงผรบหนงสออเปนการบอกกลาววาเหตใดจงตองมหนงสออไป ซงจะเขยนยอหนาตอจากค าขนตน อาจกลาวถงเหตทมหนงสออไปเพยงตอนเดยวแลวกแจงจดประสงค หรออกลาวถงเรอองเดมท เคยตดตอกนมาตอนหน และเรอองสอบเนอองตอมาอกตอนหนงแลวกแจงจดประสงค หรออกลาวถงเรอองเดมทเคยตดตอกนมรตอนหนง เรอองสอบเนอองตอมาอกตอนหนง และผลสอบเนอองตอไป หรออเรอองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ

ค าเรมตนแจงเหตทมหนงสออไป จะเรมตนดวยค าใดค าหนง ใน 5 ค าน คออ ดวย ใกในกรณทเปนเรอองใหม ซงไมเคยตดตอหรออรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสออไปกบผรบหนงสออเกยวกบเรอองนน โดยเกรนขนมาลอย ๆ เนองจาก ใกในกรณทเปนเรอองใหม ซงไมเคยตดตอหรออรบรกนมากอน ระหวางผม หนงสออไปกบผรบหนงสออเกยวกบเรอองนน และตองการอางเปนเหตอนหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสออไป เพออใหผรบด าเนนการอยางใดอยางหนง ตามท อนสนธ ใกในกรณทเคยมเรอองตดตอหรออรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสออไปกบผรบหนงสออ ซงจะอางเรอองทเคยตดตอหรออรบรกนมากอนดงกลาวนน โดยจะตองมค าวา “นน” อยทายตอนแรก และจะตองมขอความซงเปนเหตทมหนงสออไปอกตอนหนงเปนอยางนอยเสมอ จะเขยนแจงเหตทมหนงสออไปตอนเดยวแลวเขยนจดประสงคทมหนงสออไป (ทเรมดวยค าวา “จง” ) ไมได

การเขยนเหตทมหนงสออไป อาจมท มาจากหลายทาง เกน จากผมหน งสออไป เหตจากบคคลภายนอก เหตจากเหตการณทปรากฏขน และเหตจากผรบหนงสออ

ตวอยาง ดวยองคการบรหารสวนต าบลบานไทร จะไดสงของบรจาค เพออกวยเหลออผทประสบภยจากเหตเพลงไหม

จงเรยนขอความรวมมออมาเพออโปรดรบบรจาคสงของจากผมจตศรทธา แลวสงใหงานปองกนและบรรเทาสาธารณภย ดวย จะขอบคณมาก

ดวยทานเปนผสอบแขงขนไดในการสอบแขงขนเพออเขารบรากการ ในต าแหนง เจาพนกงานธรการ และถงล าดบททจะบรรจเขารบรากการแลว

จ งขอ ให ท ราบ ไป รายงานต ว ณ อง คก ารบ รห ารส วนต าบ ล บ านไท ร ภายใน วนท........................................... หากทานมไดไปรายงานตวภายในก าหนดน ถออวาทานสละสทธในการบรรจเขารบรากการ

๒๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

3. การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป

ลกษณะของจดประสงคทมหนงสออไป จดประสงคทมหนงสออไป อาจมลกษณะและความมงหมายอยางใดอยางหนง ตอไปน

ลกษณะ ความมงหมาย

ลกษณะ ความมงหมาย ค าแจง เพออทราบ เพออใหพจารณา เพอออนมต เพออใหด าเนนการ เพออใหความ

รวมมออ เพออถออปฏบต ค าขอ เพออพจารณา เพออใหกวยเหลออ เพออใหความรวมมออเพออใหด าเนนการ ค าซกซอม เพออใหเขาใจ ค ากแจง เพออใหเขาใจ ค ายอนยน เพออใหแนใจ ค าสง เพออใหปฏบต ค าเตออน เพออไมใหลอมปฏบต ค าก ากบ เพออใหปฏบตตาม เพออใหสงวรระมดระวง ค าถาม เพออขอทราบ ค าหารออ เพออขอความเหน ตวอยาง ค าแจง จงเรยนมาเพออทราบ จงขอแจงใหทราบไวลวงหนา

ค าขอ จงเรยนมาเพออขอไดโปรดพจารณาอนมตใหดวย จงเรยนมาเพออโปรดน าเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไปดวย จงเรยนมาเพออขอไดโปรดใหความรวมมออในการนตามสมควรดวย จงเรยนมาเพออกรณาอนมตในขอ............... จงเรยนมาเพออกรณาพจารณา หากเหนสมควรกรณาอนมตในขอ..

ค าซกซอม จงขอเรยนซอมความเขาใจมาเพออถออเปนหลกปฏบตตอไป

ค ากแจง จงเรยนกแจงมาเพออทราบ จงเรยนกแจงมาเพออโปรดเขาใจตามนดวย

ค ายอนยน จงขอเรยนยอนยนมาเพออทราบ จงขอเรยนยอนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน

ค าสง จงเรยนมาเพออถออเปนหลกปฏบตตอไป จงเรยนมาเพออด าเนนการตอไป

๒๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ค าเตออน จงขอเรยนเตออนมาเพออโปรดด าเนนการเรอองนใหเสรจโดยดวนดวย

บดนลวงเลยมานานแลว ยงไมไดรบรายงานเกยวกบเรอองนแตประการใด จงขอเรยนเตออนมา บดน ถงก าหนดก าระคาธรรมเนยมแลว จงขอไดโปรดน าเงนจ านวน................. บาท ไปก าระภายในวนท........................................................

ค าก ากบ จงเรยนมาเพออจดไดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครด ตอไป จงเรยนมาเพออโปรดก ากบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเกนน ขนอก

ค าถาม จงเรยนมาเพออขอทราบวา.........................................

ค าหารออ จงขอเรยนหารออมาวา............................................... จงเรยนมาเพออพจารณาวนจฉย แลวแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก

การรางหนงสอและการตรวจแกรางหนงสอ

การรางหนงสอ คออการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรอองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรออผทตองการทราบหนงสออนน กอนทจะใกจดท าเปนตนฉบบ

เหตทตองรางหนงสอ เพออใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนเสยกอน เวนแตหนงสออทเปนงานประจ าปกตอาจไมตองเสนอตรวจแกกได

หลกการรางหนงสอ คออ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะท าหนงสออนน โดยตงหวขอเกยวกบเรอองทจะรางวา อะไร เมออไหร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพออใหกดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง หรออเรอองตวอยาง ตองพยายามระบใหกดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใกถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใกค าธรรมดาทมความหมายไดหลายทาง ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใกเปนส านวนหนงสออ ไมควรใก ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสออวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสออไป หลกการรางหนงสอผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจงแยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะท าหนงสออนนโดยตงหวขอเรองทจะรางวา - อะไรเมออไรทไหนใครท าไมอยางไรเปนขอๆไว - ใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอนตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลงถามหลายขอใหแยกเปนขอๆเพออใหกดเจนและเขาใจงาย - ความใดอางถงตวบทกฎหมายกฎขอบงคบระเบยบค าสงหรออเรอองตวอยางพยายามระบใหกดเจนเพออฝายผรบหนงสออจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก - การรางควรใกถอยค าสนแตเขาใจงายพยายามใกค าธรรมดาทไมมความหมายไดหลายทาง - ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใกเปนส านวนหนงสออไมควรใก - ระวงอกขรวธตวสะกดการนตและวรรคตอนใหถกตอง - ตองระลกถงผทจะรบหนงสออวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสออไป

๒๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

- ผรางตองพจารณาดวยวาหนงสออทรางนนควรจะมถงใครบางหรออควรจะท าส าเนาใหใครทราบบางประสานงานกบหนวยงานใดบนทกไวในรางดวย - การอางถงเรอองทจะรางนตองพจารณาวาผรบหนงสออทราบมากอนหรออไมถาทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงไดหรอออางกออเรอองกพอ - การรางหนงสออใหใกถอยค าสภาพและสมกบฐานะของผรบ - ถารางหนงสออทเปนการปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

การรางหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไวผรางจะตองพจารณาดวยวา หนงสออนนควรจะถงใครบาง หรออควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรอองทจะรางนผรบหนงสออทราบมากอนหรออไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรออถาเปนการตอบหนงสออทผรบมมา ขอความเปนเหตเพยงแตอางกออเรอองกพอ การรางหนงสออไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใกถอยค าสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

การรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสออสงการตามระเบยบหรออรางเปนหนงสออรากการประเภทออน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเกนเดยวกน ใกค าตองใหร ดกมอยาเปดกองใหตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเขาใจผด และควรใกถอยทผรบค าสงสามารถปฏบตไดเพออใหค าสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยกนในการกวยแสดงเจตนารมณของการสงใหกด เพออสะดวกในการตความเอจ าเปน และท าใหผปฏบตรความหมายกด กวยใหปฏบตไดถกตองและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมออมอปสรรค กอนรางควร

พจารณาคนควาวามกฎหมายใหอ านาจสงการไดแลวประการใด ค าสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน

การรางหนงสอประชาสมพนธ เกน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมพล เพออใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรออขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใกถอยค าสภาพ สงทผรางหนงสอควรปฏบต - ผรางควรเขยนใหกดเจนอานงายเพออความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพมพ - เพออการประหยดใกกระดาษทพมพแลวหนาหนงและไมใกน าอกหนาหนงมาเปนกระดาษรางหนงสออได - เมออรางเสรจใหเสนอตวรางและเรอองประกอบทสมบรณขนไปใหผบงคบบญกาตรวจรางและพจารณาสงพมพ - เมออพมพหนงสออฉบบนนและตรวจถกตองแลวไมจ าเปนตองเกบรกษากระดาษรางไวเวนแตเรอองส าคญทผบงคบบญกาแกไขควรเกบไวประกอบเรออง เทคนคการตรวจรางหนงสอ ผตรวจรางหนงสออเปนผกลนกรองงานโดยใกความรความสามารถและวจารณญาณอยางลกซงเปนผรบผดกอบอยางเตมทในผลงานนนควรมคณสมบตดงน ๑) มความรในงานสารบรรณรระเบยบงานสารบรรณทกขนตอนเปนอยางด

๒๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

๒) มความรเรอองหนงสออรากการหรออหนงสออโตตอบ ๓) มความรในเนออหาทเกยวของกบเรอองผตรวจตองสามารถวเคราะหความถกตองเหมาะสมของเนออหาการอางองขอมลหรออขอกฎหมายการเสนอความคดเหนหรออขอพจารณาเปนตน ๔) มความรความสามารถทางภาษาการสะกดค าการใกค าประโยคและการเรยบเรยงขอความใหถกตองกดเจนและเขาใจงายรจกใกวรรคเลกวรรคใหญการตดค าระหวางบรรทดตลอดจนการยอหนาอยางเหมาะสม ๕) มความคดวจารณญาณและความคดรเรมสรางสรรคสามารถพจารณาความเหมาะสมของเรอองและผลทจะเกดขนมความคดสรางสรรคในการเสนอความคดเหนไมยดตดวธเขยนแบบเดมทเขยนตามกนมา ๖) มความรอบคอบและรบผดกอบตองเปนกางสงเกตและรอบคอบทกดาน ๗) มเหตผลทอธบายไดสามารถอธบายแกผพมพไดการอธบายจะท าใหผรางและผพมพพฒนาความรและปฏบตงานไดรวดเรวขน ๘) มความเหนอกเหนใจไมควรแกรางทงหมดหรออขดฆาทงหนาไมควรขดฆาทบค าเดมแตใกการวงรอบค าผดแลวแกไขไวขางบนค านนหรออโยงออกมาเขยนแกในทวางการแกไขควรเขยนกดเจน ใหอานงาย วธตรวจแกและเครองหมายในการตรวจแกหนงสอมวธดงน ๑) ตรวจรปแบบวาถกตองตามมาตรฐานของระเบยบงานสารบรรณหรออไมดงนนผตรวจต องแมนย าในรปแบบของหนงสออ ๒) ตรวจเนออหาพจารณาเนออหาสาระทงในหนงสออทอางถงหนงสออทเขยนไปตรวจการตงกออเรอองการสรปยอในยอหนาแรกการเสนอเนออหาในสวนเนออความการล าดบความตลอดจนการลงทายทแสดงความประสงคของหนงสออรวมทงสงทสงมาดวย ๓) ตรวจภาษาขอบกพรองสวนใหญดานภาษาเกนสะกดผดวรรคตอนผดประโยคยาวเกนไป เปนตน ๔) เครอองหมายในการตรวจแกรางมระบบทเปนสากลใกไดในตรวจสอบการเขยนหรออการพมพทวไปผตรวจกบผรางและผพมพตองรจกเครอองหมายทใกในการตรวจแกนตรงกน การเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา การเสนอหนงสอคออการน าหนงสออทด าเนนการกนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญกาเพออพจารณาบนทกสงการทราบและลงกออ การเสนอหนงสออใหเสนอไปตามสายการปฏบตงานตามล าดบชนผบงคบบญชา โด ย ป ก ต ก า รเสนอหนงสออตองใสแฟมหรออซองเรยงตามล าดบโดยแยกตามลกษณะความส าคญของเรอองแตใหจดล าดบเรอองทตองพจารณากอนไวขางหนาเรอองทไดรบมากอนตองเสนอเพออใหไดรบการปฏบตใหเสรจกอนในกรณทสวนรากการมหนงสออรากการมากควรแยกเปนประเภทและแฟมหรออซองหากสวนรากการใดมหนงสออรากการนอยอาจใกแฟมเดยวกได การจดหนงสอเสนอใหจดใหสะดวกในการพจารณาโดยมเอกสารประกอบการพจารณาใหพรอมและตองจดใหเปนระเบยบเพออใหพลกดไดทนทผรวบรวมเรอองเสนอควรมบนทกยอไววาหนงสออในแฟมมเรอองอะไรบางเมออรบแฟมคอนจะไดตรวจสอบวาเรอองใดไดรบการพจารณาสงการหรออลงกออเรอองใดถกน าออกจากแฟมไปเพออเอาไวพจารณา

๒๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ในกรณทผบงคบบญกาน าเรอองออกจากแฟมไปพจารณาจะตองเขยนบนทกสอดไวในแฟมแทนทเรอองทน าออกไปดวย การเสนอหนงสออเรอองส าคญซงมรายละเอยดจะตองพจารณามากผท าเรอองอาจขอน าเรอองเสนอดวยตนเองกไดทงนเพออเปดโอกาสใหผบงคบบญกาสอบถามเหตผลบางประการประกอบการพจารณาเมออไดรบอนมตแลวกน าเรอองไปเสนอดวยตนเอง ลกษณะการจดเรยงหนงสอเสนอ ๑) ใหเรยงล าดบขนมาโดยเมออมการบนทกขนมาใหมใหเรยงซอนไวขางหนาเปนล าดบ ๒) เมออเรอองไปถงผบงคบบญกาผบงคบบญกาจะเหนบนทกของผบนทกหลงสดกอน ๓) เพออความสะดวกแกผบงคบบญกาในการพจารณาความเหนทผานขนมาตามล าดบ จะใหหมายเลข๑, ๒, ๓โดยเขยนตวเลขอยภายในวงกลมก ากบเรอองทเสนอขนมาตามล าดบกได ๔) เรอองทเสนอมหลายแผนเพออใหเกดความเรยบรอยและปองกนการสญหายใหเยบ หรออยดตดกนใหเรยบรอยทมมบนดานซายมออถาเยบใหเยบดานซายขนานกบสนหนงสออ ในกรณทผบงคบบญชาสงการในเรองทเสนอแลวเรองตองยอนกลบผานลงมาตามล าดบสายงานเชนเดยวกนผผานเรองตองลงชอยอและวนทเดอนพ .ศ. ก ากบยกเวนเรองทเรงดวนจะตองด าเนนการปฏบตในทนทใหสงเรองนนตรงไปยงผปฏบตและใหเปนหนาทของหนวยปฏบตทจะตองเสนอใหผบงคบบญชาตามล าดบชนไดทราบการสงการนนๆดวย การท าส าเนา ส าเนา คออเอกสารทจดท าขนเหมออนกบตนฉบบไมวาจะท าจากตนฉบบส าเนาคฉบบหรออจากส าเนาอกกนหนง การท าส าเนาอาจท าไดหลายวธดงน ๑. วธคดหรออลอกจากตนฉบบค าตอค าใหถกตองกบตนฉบบเดม ๒. วธถอดหรออจดท าพรอมตนฉบบเกนพมพตนฉบบพรอมส าเนาดวยการใกกระดาษคารบอน ๓. วธถายจากตนฉบบเกนการถายดวยเครอองถายเอกสาร ๔. วธอดส าเนาดวยการท าใหหมกทกระดาษไขตนฉบบตดทกระดาษส าเนา ส าเนาแบงออกเปน๒ประเภทคอ ๑. “ส าเนาคฉบบ” เปนส าเนาทจดท าพรอมกบตนฉบบและเหมออนตนฉบบผลงลายมออกออในตนฉบบจะลงลายมออกออหรออลายมออกออยอไวและใหผรางผพมพ ผทานและผตรวจลงลายมออกออหรออลายมออกออยอไวทขางทายขอบลางของหนงสออถาเปนหนงสออภายนอกซงปจจบนพมพดวยเครอองคอมพวเตอรการท าส าเนาวธนคออใหตดครฑออกแลวจงสงพมพส าเนาเปน ๒ ฉบบส าหรบส าเนา ๒ฉบบนก าหนดใหมขนตอนของผรบผดกอบลงลายมออกออดงน

………………….................………พมพ …………………....................…….ราง ……………………………..............ทาน …………………………………......ตรวจ

๒๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

๒. “ส าเนา” เปนส าเนาทสวนรากการหรออเจาหนาทจดท าขนส าเนานอาจท าขนดวยการถายคดคดส าเนาหรออดวยวธออนใดส าเนากนดนโดยปกตตองมการรบรอง การรบรองส าเนาใหมค ารบรองวา “ส าเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ๒หรออเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรอองทท าส าเนานนลงลายมออกออรบรองพรอมทงลงกออตวบรรจงต าแหนงและวนเดออนปทรบรองและโดยปกตใหมค าวา “ส าเนา” ไวทกงกลางหนาเหนออบรรทดแรกของส าเนาหนงสออดวย

๒๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บทท 4

การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ

1. การเสนอหนงสอ

1. การเสนอหนงสอ คออการน าหนงสออรากการทเจาหนาทด าเนนการเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญกา เพออพจารณาตรวจแกไขบนทกสงการ ทราบ หรออลงนาม อยางใดอยางหนงเพออใหรากการนน ๆ ด าเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมออเจาหนาทผรวบรวมเรอองเสนอ ซงโดยปกตไดแกเจาหนาทสารบรรณ ควรแนะน าใหเจาหนาทแยกหนงสออทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพออใหสามารถจดล าดบความส าคญของหนงสออทตองด าเนนการ เกน เรอองดวน เรอองเพออทราบ เรอองสงการ เรอองพจารณา ถาสามารถท าไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรอองดงกลาว โดยเฉพาะเรอองดวน ควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนกดเจน

3.การตรวจเอกสารทจะน าเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสออจากฝายใดกตาม ควรตรวจสอบเอกสารทน ามาเสนอทกฉบบ ดงน

3.1 ความสะอาด เรยบรอย ถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ แบบธรรมเนยมททางรากการ เกน ถาเปนหนงสออรากการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสออรากการภายนอกวางรปแบบอยางไร ใกค ายอหรออค าเตม ถาเปนค าสงดแบบรปค าสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนาใหถกตอง เหมาะสม 3.2 เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรออยง 3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใด ใหแนบหลกฐานนน ๆ เสนอมาดวย 3.4 หากมการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตวหนงสออหรออตวเลขกตาม ใหตรวจสอบใหตรงกนทงสองฉบบ

4.วธการจดเขาแฟมเสนอ เพออใหงายตอการพจารณาหนงสออ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปนประเภทตาง ๆ มหลกงาย ๆ ในการจดเอกสารเขาแฟม ดงน 4.1 เรอองไมยงยาก ไมมปญหาพจารณาอยางใด ๆ เกน เพยงลงกออเทานน ควรเรยงไวขางหนา 4.2 เรอองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแก หรออมการตดสนใจตองเอาไวทหลง หรออแยกแฟมเสนอ เพราะตองใกวธพจารณาตกลงใจหรออแกไข เพออใหสามารถสงงานธรรมดาไดกอน 4.3 แยกแฟมเซนทราบ เกน ส าเนาค าสง ประกาศ แจงความ ออน ๆ ไวตางหาก 4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวน แลวรบเสนอทนทและควรใหน าเสนอไดเสมอ

2. เลขทหนงสอออก

รหสตวพยญกนะและเลขประจ าของเจาของเรอองในกอง “ท...” ของหนงสออรากการ ทงหนงสออภายนอก หนงสออภายใน และหนงสออประทบตรา ประกอบดวยรหสตวพยญกนะสองตวแลวตอดวยเลขประจ าของเจาของเรออง ซงมกฎเกณฑ ดงน

๓๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

1. รหสพยญกนะสองตว ใกแทนกออกระทรวง ทบวง หรออสวนรากการ ทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรออจงหวด การก าหนดตวพยญกนะนอกจากทก าหนดไวน ใหปลดส านกนายกรฐมนตรซงเปนผรกษาการตามระเบยบเปนผก าหนดรหสตวพยญกนะ ส าหรบจงหวดใหก าหนดโดยหารออกบกระทรวงมหาดไทย เพออมใหการก าหนดอกษรสองตวนซ าซอนกน 1.1 รหสตวพยญกนะประจ ากระทรวง ทบวง และสวนรากการท ไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวงหรออ ทบวง ใหก าหนดไวดงน 1.2 รหสตวพยญกนะประจ าจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหก าหนดไวดงน 2. เลขประจ าของสวนรากการเจาของเรออง ประกอบดวยเลขสตว ใหก าหนดดงน 2.1 ตวเลขสองตวแรก ส าหรบกระทรวงหรออทบวง หมายถง สวนรากการระดบกรม โดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบ สวนรากการตามกฎหมายวาดวยการปรบปรง กระทรวง ทบวง กรม หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนรากการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนรากการขนใหมใหใกเรยงล าดบถดไป ในกรณกระทรวงหรออทบวงใด มกรมหรออสวนรากการทเรยกกอออยางออนทมฐานะเปนกรม ตงแต 100 สวนรากการขนไป ใหใกเลขสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามล าดบส าหรบสวนรากการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง หรออทบวง ใหใกตวเลข 00 2.1.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง ส านก กอง หรออ สวนรากการทมฐานะเทยบกองโดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบสวนรากการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนรากการหากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนรากการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนรากการขนใหมใหใกเรยงล าดบถดไป ในกรณทมส านก กอง สวนรากการทมฐานะเทยบกองหรออหนวยงานระดบกอง ตงแต 100 สวนรากการขนไป ใหใกเลขไดสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามล าดบ ถามกองหรออหนวยงานระดบกองทมไดจดตงโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนรากการ ใหหวหนาสวนรากการระดบกรม เปนผก าหนดตวเลขสองตวหลง โดยใกตวเลขในล าดบตอจากกองหรออหนวยงานระดบกอง ตามกฎหมาย วาดวยการแบงสวนรากการ ตวอยางเลขทหนงสออออกของรากการสวนกลาง ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตร กองกลาง นร 1201 2.2 ส าหรบรากการสวนภมภาค 2.2.1 ตวเลขสองตวแรก หมายถง อ าเภอหรออกงอ าเภอ โดยเรมจากตวเลข 01 ซงโดยปกตใกส าหรบอ าเภอเมอองเรยงไปตามล าดบตามทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ส าหรบหนวยงานในสวนรากการสวนภมภาคทขนกบจงหวดโดยตรง ตวเลขสองตวแรกใหใกตวเลข 00 2.2.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง หนวยงานในรากการสวนภมภาคทสงกดจงหวดหรอออ าเภอตามหนงสออท นร 0105/ว9381 ลว 28 เมษายน 2546 ก าหนด 2.3 ใหมการปรบปรงเลขประจ าของเจาของเรอองใหเปนไปตามล าดบ ตามกฎหมายวาดวยการปรบปรงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนรากการทก ๆ 5 ป โดยถออเอาปพทธศกรากทลงทายดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลก 2.4 ในกรณกระทรวง ทบวง สวนรากการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรออจงหวด ประสงคจะใหรฐวสาหกจ หรออหนวยงานออนใด ทมไดเปนสวนรากการซงอยในสงกดใกรหสตวพยญกนะ

๓๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ของกระทรวง ทบวง สวนรากการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรออจงหวด แลวแตกรณใหใกตวเลขสองตวแรกเรมจาก 51 เรยงไปตามล าดบ หากกระทรวงหรออทบวงมสวนรากการระดบกรม หรออสวนรากการทเรยกกอออยางออนทมฐานะเปนกรมตงแต 100 สวนรากการขนไป การก าหนดเลขประจ าของรฐวสาหกจ หรออหนวยงานออนใดทมไดเปนสวนรากการตามวรรคหนง ใหใกตวเลขสามตว โดยเรมจาก 510 เรยงไปตามล าดบ 3. เลขประจ าของเจาของเรอองซงสวนรากการใดก าหนดขนเพมเตมจากทก าหนดใน 1 และ 2 ใหแจงใหปลดส านกนายกรฐมนตรทราบดวย 4. การก าหนดเลขทหนงสออออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญกนะและเลข ประจ าของเจาของเรออง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะก าหนดตวพยญกนะเพมขน ใหก าหนดได ไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบตอจากรหสตวพยญกนะของเจาของเรออง และรหสตวพยญกนะดงกลาวจะตองไมซ ากบรหสตวพยญกนะทก าหนดไวในภาคผนวกน แลวตอดวยเลขประจ าของเจาของเรออง 5. ส าหรบสวนรากการต ากวาระดบกรม หรออจงหวด หากจ าเปนตองออกหนงสออรากการ เอง หรออเพออประโยกนแกการปฏบตงานสารบรรณ ใหสวนรากการระดบกรมเจาสงกดหรออจงหวดก าหนดตวเลขรหสใหไมกนสามต าแหนง โดยใหใสจดหลงเลขประจ าของเจาของเรอองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหสทก าหนดขนดงกลาว การใหเลขรหสตามวรรคหนง ถาสามารถจดเรยงสวนรากการตามล าดบตวพยญกนะและสระไดกใหเรยงตามนน

3. การจาหนาซอง

การจาหนาซองจดหมายรากการใหใกตามหลกการของกรมไปรษณยโทรเลข ทใหค าแนะน าดงน “การจาหนาซองหนงสออรากการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาในประเทศเพออใหใกไดกบเครอองคดแยกจดหมาย - ใกพอนทดานหนา และดานหลงซอง ตามรายละเอยดในระเบยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 - ใหระบกออ และทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซาย ดานจาหนา บรเวณดานขางครฑและเหนออเลขทหนงสออ – จาหนาได 2 แบบ คออ จาหนาลงบนซองโดยตรง หรออจาหนาลงบนปายจาหนา แลวน ามาผนกในบรเวณพอนทส าหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง - จาหนาใหเปนแนวตรงกนทกบรรทด โดยใกตวอกษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกสด า หรออน าเงน - พมพหรออเขยนรหสไปรษณยดวยเลขอารบกในกองใสรหส ไปรษณยสแดงสม ยกเวนกรณการใกปายจาหนา ซงพมพรหสไปรษณยรวมไวในปายจาหนาแลว - ไมตองลงลายมออกออผรบผดกอบในการฝากสง ทมมลางซายดานหนาซอง - ในกรณทใกซองแบบเดม ทไมมกองใสรหสไปรษณยสแดงสมใหจาหนา ดวยการพมพหรออใกปายจาหนาเทานน โดยใหวางรหสไปรษณยได 2 ต าแหนงคออ 1. แยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา 2. ตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ

กอนน าสง

๓๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

พบสงทบรรจในซองใหเรยบเสมอกน สงทบรรจในซองตองไมแขงหรออใหญเกนควร หรออมโลหะ พลาสตก ปะปนอย ปดผนกฝาซองใหเรยบสนทมนคง ดวยกาวหรออเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนกดวยลวดเยบกระดาษ เยบดวยหมด หรออใกเกออกพนตาไก

บทท 5 การจดเกบเอกสาร

ความรทวไปเกยวกบเอกสาร

1. ความหมายและประเภทของเอกสาร เอกสาร (Documents) ตามพจนานกรมฉบบรากบณฑตยสถาน เอกสารหมายถง “หนงสออส าคญ” เอกสารคออขอความทสามารถน ามาอาน แปล ตความหรออใกเปนสงอางอง เพออการปฏบตงาน ใกเปนหลกฐานในการตดตอรากการหรออธรกจ เกน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรออขอมลทจดท าขน บนทกใบสงซออสนคา รปภาพ คมออหรออเอกสารออนใด ซงจดท าขนหรออใกโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมลหรออขาวสารทจดท าขนเปนลายลกษณอกษร มความหมายปรากฏออกมาในลกษณะของตวอกษร ตวเลข ภาพ หรออเครอองหมายออนใดทสามารถน ามาใกประโยกน และเปนหลกฐานอางองในอนาคตได การตดตอโดยเอกสารเปนการตดตอทถออวาเปนทางการ เปนทยอมรบและมหลกฐานไวใกอางองในภายหลงเพออประโยกนในการปฏบตงาน เอกสารเปรยบเหมออนหนวยความจ าของหนวยงาน ซงกวยใหการท างานคลองตวและเปนเครอองมออในการตดตอระหวางหนวยงาน ปจจบนเราใกเครอองมอออเลกทรอนกสมาพฒนาใหเหมาะสมกบงานท าใหมประสทธภาพมากยงขน เกน การจดเกบเอกสารดวยเครอองจดเกบ และคนหาเอกสารอเลกทรอนกส การใกโปรแกรมการจดการเอกสารดวยเครอองคอมพวเตอร เปนตน

ประเภทของเอกสาร เอกสารทใกในการปฏบตงานโดยทวไปแบงออกเปน 3 ประเภทคออ

1. หนงสอเขา หมายถง เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก หรออหนวยงานออนทกประเภททสงเขามายงส านกงานจากทตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรออโดยพนกงานเดนเอกสารกตาม เอกสารเหลานไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรออโทรสาร เปนตน ซงหนวยงานตองใหความส าคญกบเอกสารเหลาน และตองเกบรกษาไวเพออใกเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลานจะมสวนส าคญในการบรหารงานของหนวยงาน

2. หนงสอออก เปนเอกสารทหนวยงานจดท าขน แลวสงไปใหบคคลหรออหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรออโดยพนกงานเดนเอกสาร เพออตดตอประสานงานเปนเอกสารทจดท าขนภายในส านกงานเอง เกน ส าเนาจดหมายออก ใบแจงหน รายงานตาง ๆ งบการเงน และสญญาตาง ๆ เปนตน หนงสออเหลานท าขนโดยมส าเนาอยางนอยหนงฉบบ ตนฉบบเปนฉบบทสงไปใหแกผรบ สวนส าเนาเปนฉบบทใกเกบและใกเปนหลกฐานของหนวยงานตอไป

3. หนงสอตดตอภายใน หมายถง เอกสารทใกตดตอระหวางแผนก หรออฝาย ภายในองคกรนนเอง โดยทวไปมกจะมแบบฟอรมซงออกไวใกส าหรบกจการหนง ๆ โดยเฉพาะ หนงสออกนดนจดท าขนเพออใหการท างานของหนวยงานนนมความคลองตวมากยงขน หรอออาจจะเปนเอกสารทหนวยงานตองการแจงพนกงานใหทราบ เกน ค าสง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน สามารถใกเปนหลกฐานตอไปได หนงสออตดตอภายใน

๓๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ของรากการเปนหนงสออทใกตดตอกน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรออจงหวดเดยวกน โดยมลกษณะเปนบนทกขอความ

นอกจากนยงมการแบงประเภทเอกสารตามลกษณะความส าคญอก 4 ประเภทดงน 1.1 เอกสารส าคญมาก 1.2 เอกสารส าคญ 1.3 เอกสารทมประโยกน 1.4 เอกสารเบดเตลด

การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร

การบรหารงานเอกสารหรออการจดการเอกสาร (Records Management) หมายถง งานซงเกยวกบการเกบขอมล เพออกวยเพมความจ าในงานส านกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกร จ าเปนตองมขอมลประกอบเพออความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เปนการด าเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามล าดบขนตอน คออ การวางแผน การก าหนดหนาท โครงสราง การจดเกบเอกสาร การก าหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการท าลายเอกสาร

การบรหารงานเอกสารเปนหวใจส าคญยงของการด าเนนงาน เพราะถาสามารถบรหารงานเอกสารใหมประสทธภาพแลวกจะสามารถลดตนทนในการด าเนนงานใหต าลงได โดยควรมการก าหนดนโยบายการบรหารงานเอกสารไว และมหลกการทตองค านงถงปจจยหลายอยาง นอกจากนจะตองค านงถงปรมาณหนงสออเอกสารในปจจบนแลว ยงตองค านงถงระบบทสามารถขยายไดในอนาคตไมตองแกไข เปลยนแปลงบอย ๆ ดวย

การตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซงมวตถประสงคหรออประเภทของการประกอบการตางกน ควรตดสนใจใกระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรอองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบตองมการศกษาวาระบบใด จงจะท าใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจสรปไดวาการบรหารงานเอกสารเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทก าหนดขนเพออควบคมวงจรกวตของเอกสาร ตงแตการผลตไปจนถงการท าลายเอกสาร

วงจรเอกสาร (The Document Cycle)

ถาผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลว กจะท าใหตนทนในการจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจ าเปนอยางยงตองด าเนนการอยางมระเบยบแบบแผน อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงน าไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการท างาน

1) การผลต (Creation) เอกสารทเขามาในส านกงานจากแหลงตาง ๆ หรออการ ผลตเอกสารขนมาเอง ในการท าใหเอกสารเกดขนนถออเปนกนก าเนนของเอกสารตงแต การคด ราง เขยน แตง พมพ ท าส าเนา การอดส าเนา ถายเอกสาร เพออใกงานในส านกงานในรปจดหมายโตตอบ บนทกขอความ และงานพมพตาง ๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกร และภายในองคกร ท าใหมเอกสารมากมายหลายประเภท

๓๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

2) การใชประโยชน (Utilizations) เปนขนตอนทเอกสารไดผานการด าเนนงานใน สวนตาง ๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทก าหนดไวในแตละองคกร โดยจะตองดแลประโยกนเอกสารแตละประเภทซงมความส าคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางกนยงไมมประโยกนในการน าขอมลมาใกในโอกาสตอไป และบางกนมความจ าเปนตองเกบไวเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนคออการพฒนาระบบการเดนทางของเอกสาร ใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใกและจดสงถงทในเวลาทตองการ

3) การจดเกบ (Storage) เมออด าเนนการผลตเอกสารขนมาและด าเนนการท จ าเปนแลวส าเนาเรอองเดมหรออเอกสารทจ าเปนตองน าไปแยกเปนประเภท หรออเปนกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เอกสารตองไมก ารดเสยหาย เพออความสะดวกในการเรยกใกภายหลง โดยตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอม ค านงถงสงตาง ๆ ทเกยวของ เกน สถานทจดเกบ อปกรณส าหรบการเกบ ระบบในการจดเกบเอกสาร ขนตอนปฏบตเกยวกบเอกสาร โดยจดท าคมออไวเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน และจดใหมทเกบรกษาเอกสารอยางเพยงพอ

4.) การเรยกใชหรอการสบคน (Retrieval) งานจดเกบเอกสารมบทบาทในการด าเนนงานเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวจะท าใหการตดสนใจสามารถท าไดทนท เอกสารตาง ๆ เปนสงทมประโยกนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารจะตองถกน ามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใกหรออการสอบคน จะตองท าไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและมประสทธผล

5) การก าหนดสภาพ (Disposition) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารส าคญเอาไว เพออประโยกนในการน ามาใกไดทนททตองการ จงตองมการจดการอยางรดกม มขนตอนการก าจดเอกสารเมออมอายนานพอสมควร หรออไดจดเกบไวจนครบตามทกฎหมายหรออระเบยบขอบงคบระบไว เมออจดเกบไวจนคณคาหรออประโยกนในการอางองมนอย กจ าเปนตองด าเนนการก าจดหรออคดเลออกออกไปเพออด าเนนการท าลาย อาจมการตงคณะกรรมการในการท าลาย เพออกวยในการพจารณาคดกรองเอกสารเหลานน

๓๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บทท 6

ความรเกยวกบการจดเกบเอกสาร

ความหมายของการจดเกบเอกสาร

การเกบเอกสาร (Filing) คออกระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบ เพออใหงายตอการคนหาไดงายในทนททตองการ สะดวก รวดเรว ทนเวลา กระบวนการจดเกบประกอบดวยการจ าแนก จดเรยง รกษา คนหาและน ามาใกประโยกน มระเบยบแบบแผน เปนระบบ (System) มแหลงเกบทงาย และปลอดภย กวยใหการปฏบตงานประจ าวนของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอย ประหยดเวลาและคาใกจาย การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภท (Classifying) การจด (Arranging) และการเกบ (Keeping) เพออรวบรวมใหเอกสารอยในแหลงเดยวกน อยในแหลงทปลอดภยและสามารถคนหาเอกสารไดทนททตองการ

วตถประสงคของการจดเกบเอกสาร

ปจจบนมการจดท าระบบการจดเกบเอกสารใหเหมาะสมกบความตองการขององคกรไมวาจะเปนการเกบเอกสารทมาจากภายนอก ส าเนาเอกสารทผลตขนมาเอง หรออเอกสารออน ๆ ซงแตละอยางมวธการเกบทแตกตางกนออกไป ดงนนเอกสารทงหมดทจะเกบไวจะตองไดรบการปฏบตใหถกตองในเรอองการจดการ การคนหา การยอมเอกสารรวมทงการสงคอนใหถกตอง ท าใหเกดความคลองตวในการปฏบตงาน ขจดปญหาทอาจเกดขนซงเปนอปสรรคตอการด าเนนงาน ฉะนนไมวาจะเกบเอกสารดวยระบบใดกตามจะตองมวตถประสงคของการเกบ ดงน

1. เพออความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรยบเสมออนหนวยบนทกความจ าของหนวยงาน เอกสารใกเปนสงอางองเปนหลกฐานในการตอสคดความ การฟองรองในศาล ซงถาผใดมพยานหลกฐานทดกอาจจะกนะคดความนนได ดงนนจงตองเกบเอกสารใหมสภาพดใกไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทนททตองการเพราะการเกบเอกสารตองการความรวดเรว ตอเนอองทนตอเหตการณ ส านกงานจงจ าเปนตองมระบบการเกบเอกสารทสามารถคนหาไดทนทเมออตองการใกงาน

2. เปนแหลงรวมความจ าตาง ๆ ส านกงานจ าเปนตองแยกการจดเกบเอกสารออกเปนหนวยหนง เพออท าหนาทเปนสมองของหนวยงานนน ๆ ใกทบทวนความจ า ใกวางแผนแกปญหา หรออตดสนใจ ใกพจารณาความดความกอบของบคลากร ใกปรบปรงงานเอกสาร จงเปนบนทกความจ าของหนวยงาน สงทตองปฏบตหรออเคยด าเนนการเรอองใดเรอองหนงในอดตอาจใกเปน บรรทดฐานการปฏบตงานในปจจบนได ฉะนนงานการจดเกบเอกสารจะตองปฏบตตอเนอองสม าเสมอประจ าทกวน

3. เพออใหมแหลงเกบเอกสารทปลอดภยและถาวร ไมเกดการก ารดเสยหายส าหรบเอกสารทเกยวกบขอเทจจรง รายการด าเนนงานทอยในระยะทยงมความตองการเอกสารนนอย ควรมการจดเกบเอกสารใหครบถวน ไมก ารดและสญหาย หากเอกสารทตองการจะใกในภายหลงไดจดเกบไวไมครบถวนหรออสญหายยอมสงผลกระทบตอการปฏบตงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มความส าคญตอการด าเนนงานเปนอยางมาก หากไมมระบบจดเกบเอกสารทดจะกระจดกระจายและสญหายได ท าใหเกดอปสรรคในการด าเนนงาน

๓๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

4. เพออรวบรวมเอกสารทเกยวของสมพนธกนไวในแหลงเดยวกน การจดเกบเอกสาร นอกจากจะตองมระบบการจดเกบและคนหาทเปนมาตรฐาน เพออใหถกตองเปนระเบยบแลว การเกบเอกสารจ าเปนอยางยงทจะตองรวบรวมเกบไวเปนแหลงเดยวกน เพราะถาแตละหนวยงาน เปนผเกบเอกสารของตนเอง หากหนวยงานออนตองการเอกสารเพออน าไปใกกจะไมสะดวกเทาทควร ฉะนนจงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหม และจดเกบรวบรวมไวในแหลงเดยวกน

5. ท าใหมมาตรฐานเดยวกนในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารแทบทกหนวยงานมกจะเปนระบบเฉพาะตว เมออเจาหนาทผรบผดกอบไมอยหรออไมมาปฏบตงานกจะไมสามารถคนหาเอกสารทตองการได หรอออาจตองใกเวลานาน ขาดประสทธภาพ ระบบจดเกบเอกสารทดตองมการก าหนดหลกในการปฏบตไวอยางแนนอนตายตว เพออใหพนกงานทกคนมความเขาใจในเรอองการจดเกบ การคนหา และการยอมเอกสาร รวมทงการสงคอนไดถกตอง ตามขนตอนทวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏบตงานแลว ควรก าหนดมาตรฐานของเครอองมออเครอองใก วธการท างาน และมคมออทใกในการปฏบตงานดวย

6. เพออความเรยบรอยและสะอาดตา การจดเกบเอกสารจะมความครบถวนสมบรณได จะตองมความเปนระเบยบเรยบรอยและสวยงาม มระบบทไมซบซอน คนหาไดงาย รวดเรว มลกษณะยอดหยนได เพออขยายงานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนทดแกผใกบรการ

ปญหาตาง ๆ ในการจดเกบเอกสาร 1. ใกระบบการจดเกบทไมมมาตรฐาน หรออไมเหมาะสมกบงาน 2. ขาดเจาหนาทรบผดกอบในการจดเกบ คนหาหรออเจาหนาทขาดความร 3. ไมมระบบการยอมเอกสารไปใกและระบบตดตามทวงถามทเหมาะสม 4. ขาดเครอองมออเครอองใก เนออทเกบเอกสารไมเพยงพอหรออไมเหมาะสมกบงาน

5. ไมมการวางแผนและก าหนดระยะเวลาในการเกบและท าลาย 6. ผบงคบบญกาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรออเหนความส าคญของการจดเกบและการด าเนนการดานเอกสารนอยไป หรออมองขามความจ าเปน 7. การมเอกสาร “สวนตว” เกบเอาไวมากเกนความจ าเปน 8. ขาดเกณฑทแนนอนในการควบคมเอกสารในดานการท าใหบงเกดขน 9. กฎหมายเปดกองโหวสงเสรมใหผปฏบตงานในรากการไทย เกบเอกสารทก กนดเปนระยะเวลายาวนานเกนความจ าเปน หรออเกบมากกนอยางไมมมาตรฐานทจะจ ากดเอกสารเมออถงเวลาอนสมควร 10. ลกษณะนสยประจ ากาตของคนไทยซงไมกอบจ ากด หรออท าลายสงใด และเพราะ “เสยดาย” วตถทใกท าเอกสารขนมาหรออรปเลมอนสวยงาม 11. เกดจากทศนคตหรออความเกออทวา “การทมกองเอกสารวางอยเตมโตะเปนลกษณะของผทมความสามารถสง และมงานอยในความรบผดกอบมากมาย เปนลกษณะซงแสดงออกถงความเปนบคคลส าคญ นาเลออมใสแกผพบเหน โดยทวไป” 12. มสาเหตมาจากการท างานประจ าวนอยมาก จนกระทงไมมเวลาทจะปรบปรงการจดเกบเอกสารซงหมดความส าคญในการใกงานอกตอไป

๓๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

การควบคมเอกสาร การควบคมเอกสารนน หมายถง การควบคมในการผลต การจดเกบ และการก าจดหรออท าลายเอกสารเมออหมดความจ าเปนทจะตองใกอกตอไป ดงนนจงอาจแบงการควบคมเอกสารออกเปน 3 ขนตอน คออ

1. การควบคมหรออการท าลายเอกสารบงเกดขน คออ การควบคมปรมาณการพมพส าเนา การโรเนยวหนงสออ หรออเอกสาร การถายส าเนา การออกแบบฟอรม

2. การควบคมในการจดเกบ ควรจ าแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดงทไดกลาวมาแลวขางตน คออเอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงานเอกสารทโตตอบเสรจแลว เอกสารซงมความส าคญ และเอกสารซงสมควรท าลาย เอกสารประเภทท 1 และ 2 ควรเกบไวในบรเวณทท างานประจ าวน เอกสารทไมใกบอยๆ เกน เอกสารทส าคญควรสงไปเกบไว ณ หองหรออศนยเกบเอกสารกลาง เมออครบระยะเวลาทใกอางองแลวควรเสนอขออนมตท าลายโดนดวนเพออเปนการประหยดเนออทเกบเอกสาร และไมท าใหส านกงานรงรงไมเปนระเบยบ การด าเนนการควบคมการจดเกบเอกสาร มขนตอนตางๆ ดงตอไปน คออ (1) เอาเอกสารแตละแฟมหรออแตละกองออกมาส ารวจ (2) แยกประเภทเอกสารทไมไดใกงานบอย หรออ หมดคาในการใกออกจาก เอกสารทยงตองการใกเปนประจ าวน (3) จดกลมประเภทของหวเรอองการจ าแนกแฟมในตเอกสารหรออกนเสยใหม เพออใหการคนหางายเมออตองการใกภายหลง (4) วางมาตรฐานการด าเนนการจดเกบเอกสารเสยใหม ดงน ก. ถาเปนเอกสารซงยงด าเนนการไมเสรจ คอยตอบรบหรออสอบหลกฐานตองรอไปอกนาน ควรเกบเขาตเอกสารในลนกกท 1 หรออ 2 แตถาเปนเรอองทตองท าใหเสรจในวนนนหรออวนรงขน ไมจ าเปนตองเกบ อาจทงคางอยในแฟมหรออในกระบะเกบเอกสารบนโตะกได ข. ส าหรบเอกสารทไดมการตอบโตเสรจแลว แตยงมความจ าเปนท จะตองใกอางองในการตอบโตเอกสารอยบางครง แมจะไมบอยครงนก เราอาจจะเกบไวในลนกกท 3 หรออ 4 กได ค. เอกสารทมความส าคญทางกฎหมาย ประวตศาสตร หรออเกยวกบหลกฐานทางการเงน หรออเอกสารซงปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตอาจจ าเปนตองเกบไวระยะหนง แตไมควรเกบไว ณ สถานทท างาน ใหสงไปเกบไวตามศนยเกบเอกสารของกรมหรออหนวยงานนน ง. ควรจะมคณะกรรมการก าหนดการจดเกบเอกสารของกรมหรออกอง หรออมหนวยงานซงจะรบผดกอบในการก าหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ของกรมหรออหนวยงานนนๆ เพออใหเจาหนาทผปฏบตงานไดยดถออเปนหลกในการจดเกบตอไป

3. การควบคมในการก าจดเอกสารซงไมมคา การทไมมกฎเกณฑก าหนดใหมการส ารวจเอกสารเพออหาทางก าจดเอกสารซงไมมคาในการใกอางองอกตอไป ท าใหปรมาณเอกสารเพมมากขนทกท จนเกดการกองเอกสาร (Piling) อยทวไปตามหนวยงานรากการ ซงขดตอหลกการจดเกบเอกสาร (Filing) ทด เพออทจะหาทางท าลายเอกสารทไมมคณคาในการอางองตอไป จงสมควรทจะไดมการก าหนดใหเจาหนาทปฏบตงานส ารวจเอกสารเพออจ ากดอยางนอยปละครง โดยท าเปนรายการเสนอขออนมตท าลายตอผบงคบบญการะดบกอง การท าลายเอกสารจะท าไดโดย การเผา ขาย ใกเครอองท าลายเอกสารไฟฟา

๓๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

(ในกรณทเปนเอกสารลบ) การจะท าลายโดยวธใดกแลวแตคาของเอกสารแตละกนดเปนส าคญ การท าลายเอกสาร ในการท าลายเอกสารนน หลกส าคญคออจะตองมการก าหนดระยะเวลาในการ จดเกบเอกสารตางๆ ทงน เพออจะไดมการส ารวจเพออเปนการคดเลออกและเสนอขออนมตท าลายตอไปตามรายละเอยดขางตน

- เกบไว 1 ป ไดแก หนงสออเขา-ออก ตดตอระหวางหนวยงาน ซงไดมการด าเนนการตามนนเรยบรอยแลว

- เกบไว 2 ป ไดแกแบบฟอรมเกยวกบการเงนดานตางๆ รายงานและสรปผลเกยวกบการปฏบตงานเปนการภายใน

- เกบไว 7 ป ไดแกสญญารบจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซงเปนลายลกษณอกษร (ใหเกบตอไปอก 7 ป หลงจากเสรจสนลงตามสญญานนๆ แลว) บญกพสดตางๆ รวมทงบนทกเกยวกบการเปลยนแปลงพสดนนๆ

- เกบเทาทกฎหมายหรออกฎขอบงคบเฉพาะอยางไดระบเอาไวหรออเกบเอาไวในระยะเวลาอนสมควร

- เกบตลอดไป ไดแก โฉนด พนธบตร ทะเบยนยานพาหนะ ระเบยบของกรม ฯลฯ

ประเภทของเอกสาร

เอกสารประเภทตางๆ โดยทวไปอาจจะจ าแนกไดเปน 4 ประเภทใหญๆ คออ 1) เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง เอกสารโตตอบทยงปฏบตไม

เสรจรวมทงเอกสารทโตตอบเสรจแลว แตยงมความจ าเปนทจะตองใกในการอางองอยบอยๆ 2) เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว แตยงมความจ าเปนทจะตองใกในการ

อางองโตตอบเอกสารอยในบางครง 3) เอกสารซงมความส าคญ หมายถง เอกสารบางอยางทมทางประวตศาสตร ทางกฎหมาย วรรณคด หรออเกยวกบหลกฐานการเงน 4) เอกสารซงสมควรท าลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใกอางองอกตอไป หรออเอกสารซงพนระยะเวลาทควรเกบอกตอไป นอกเหนออไปจากนเราอาจจ าแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอกอยาง คออ เอกสารทวไปและเอกสารลบ การจ าแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดงกลาวขางตนจะมความสมพนธอยางใกลกดกบการควบคมในการจดเกบเอกสาร ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบการจ าแนกเอกสารระบบใดระบบหนงดงน 1) จ าแนกตามหวขอเรอง คออ กรณทเราจ าแนกเอกสารออกเปนหวขอใหญๆ ตามหนาทความรบผดกอบของหนวยงานนนๆ หรออจ าแนกตามบรการทใหแกผออน เอกสารโดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คออ 1. หมวดท 1 การเงนและงบประมาณ 2. หมวดท 3 มตคณะรฐมนตร ค าสง ระเบยบ คมออ 3. หมวดท 3 การโตตอบ

๓๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

4. หมวดท 4 การบรหารทวไป 5. หมวดท 5 การบรหารบคคล 6. หมวดท 6 เบดเตลด

7. หมวดท 7 การประกม 8. หมวดท 8 การฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน 9. หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดน และสงกอสราง 10. หมวดท 10 สถต และรายงาน เพออใหผอานสามารถเขาใจและปฏบตในการจ าแนกเอกสารโดยถกตอง จงจะขอใหค าอธบายในการคดเลออกเอกสารใหเปนหมวดหมตามหวขอ 10 หมวด พอสงเขป ดงน

หมวดท 1 การเงนงบประมาณ ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน ซงอาจแยกหวขอไดดงน

- งบประมาณ - เงนเดออน คาจาง - เงนสะสม เงนยอม - เงนกวยเหลออตางๆ เกน คาเลาเรยนบตร คารกษาพยาบาล - เงนคาใกสอย เกน คาน า คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาตอบแทน เกน คาน า คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาบ าเหนจบ านาญ - เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน

หมวดท 2 ค าสง ระเบยบ คมออ มต ครม. ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบค าสงของฝายและกอง ค าสงของหวหนา

หนวยงาน ค าสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระรากบญญต คมออและมตตางๆ

หมวดท 3 โตตอบ เรอองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอกสารทเรอองนนเกยวของอย เกน เรอองโตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ” หรออถาเปนเรอองโตตอบเกยวการแตงตงโอนยายบคคล กจดหมไวในหมวด “บรหารงานบคคล” ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด “โตตอบ” น กไดแกเอกสารโตตอบเรอองการบรจาค หรออการขอความรวมมออจากหนวยงานตางๆ การขอกมกจการ เปนตน

หมวดท 4 บรหารทวไป ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวนรากการ หนาทความรบผดกอบและเรออง หรออค าสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอ านาจหนาทใหท าหนาทแทนหรออการรกษาการในต าแหนงใดต าแหนงหนง หมวดท 5 บรหารบคคล ในหวขอนก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยนรากประวต การพจารณาความดความกอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยอมตวขารากการ การสอบเลออนขน การก าหนดต าแหนงใหม ฯลฯ

๔๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

หมวดท 6 เบดเตลด ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขาหมวดใดหมวดหนงทตงไวเปนเรอองพเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงขนเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขาในหมวดเบดเตล ดน อยางไรกตาม ไมควรจดเกบแฟมไวในหมวดนมากนก หากมเอกสารมากพอควรกใหตงหมวดใหมเพออความสะดวกในการคนหา

หมวดท 7 ประกม ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเรอองราวเกยวกบการประกมทวๆ ไป แตถาเปนการประกมเกยวกบเรอองใดเรอองหนงในหวขอทก าหนดไว กใหน ามารวมไวในหวขอนนๆ เกน การประกมเกยวกบการพจารณาโทษขารากการทผดวนยทตองน าไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล ดงน เปนตน

หมวดท 8 ฝกอบรม บรรยาย และดงาน ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรออบรรยายเกยวก บเรอองใดเรอองหนง ขารากการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรออไดรบทนดงานทเกบไวในหมวดน เกน การฝกอบรมขารากการ เปนตน

หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง ใหจดเกบเอกสารประเภทซออและจดหาพสดครภณฑส านกงานตางๆ แบบแปลนสงกอสราง ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมากอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน

หมวดท 10 สถตและรายงาน ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ เกน รายงานการตรวจอาคาร รายงานปเกด-ตาย รายงานการใกน ามนเกออเพลง สถตประกากร ฯลฯ เปนตน ส าหรบหนวยงานทมลกษณะงานพเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจดเขาในหมวดตางๆ เหลาน และมเอกสารมากพอสมควรกใหตงเพมเตมเปนหมวดท 11-12 หรออ 13 ตามล าดบ

2) จ าแนกตามรายชอของหนวยงานหรอบคคลซงเกยวของดวย เกน อาจจ าแนกเปนหนงสออจากหนวยงาน หรออบคคล เกน นายสวสด เปนตน

3) จ าแนกตามสถานทตงของหนวยงาน ซงอาจตงอยในเขตทตางกน เกน ส านกงานทองถนอ าเภอปราสาท เขตการพอนทการศกษา หรออผแทนจ าหนายฯ สาขา สรนทร ซงอาจเปนหวขอใหญและจากหวขอนหากมหนวยยอยในการด าเนนงานเลกลงไปกวานอก และเปนเรอองทส าคญ เรากอาจจ าแนกยอยลงไปไดอก เกน

ส านกงานปองกนฯ เขต 5 1 ส านกงานปองกนฯ จงหวดสรนทร 2 งานปองกนฯ อบต.บานไทร ผแทนฝายตางในเขตพอนท เกน 1 สรนทร 2 บรรมย 3 ศรสะเกษ

๔๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

4) จ าแนกโดยใชเลขรหสแทนเรองหนงๆ เกน แฟมประเภทท 01 เปนเรออง เกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรอองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซงจ าเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และท าคมออประกอบเพออความสะดวกแกการจดเกบและคนหาดวย การจะใกระบบใดระบบหนงจ าแนกเอกสารเพออการจดเกบหรอออาจใกหลายระบบผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนงๆ เปนส าคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอกหนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใกระบบการจ าแนกเอกสารซงเปนมาตรฐานเดยวกน โดยพยายามใกระบบอ านวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผจดเกบหรออคนหาเอกสารเขาใจไดด โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใกระบบการจ าแนกเอกสารระบบท 1 มากทสด ทงหนวยงานของรากการและเอกกน

ขอคดเกยวกบการจ าแนกเรออง 1. ก าหนดหวขอเรอองทสน กะทดรดแตคลมใจความทงหมด 2. หวขอเรอองแตละเรอองไมควรซ าซอนหรออใกลเคยงกน 3. หวขอเรอองแตละเรอองควรมความหมายเดนกด ตความหมายไดเปน อยางเดยว 4. ควรใกภาษางายๆ ทรจกกนโดยทวไป

องคประกอบในการจดเกบเอกสารทด 1. เปนระบบทสามารถรบการขยายตวของหนวยงานในอนาคตได 2. ผเกยวกาญดานเกบเอกสารจะเปนผก าหนดระบบการเกบเอกสารทด 3. เปนระบบทถกก าหนดขนโดยค านงถงการประหยดเวลาและคาใกจายดวย 4. เปนระบบซงท าใหการคนหาเอกสารเปนไปไดอยางรวดเรว 5. เปนระบบซงท าใหการจดเกบเอกสารเรยงล าดบตามความส าคญและล าดบ กอนหลงของเอกสารในกลมแฟมกลมหนง หรออเอกสารพวกหนง 6. เปนระบบทงายตอการเขาใจของผปฏบตงาน 7. เปนระบบทเหมาะสมกบการด าเนนงานของหนวยงานนน

วธการจดเกบเอกสารทด 1. จ าแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอ านวยประโยกนใหแก การปฏบตงานของหนวยงานนน 2. ก าหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในตเอกสารตางๆโดย - เกบเอกสารทใกเสมอในตลนกกหรออลนกกในระดบสายตา ( โดยเฉพาะ ตเหลกสลนกก) - เกบเอกสารทจะใกอางองนานๆครง ไวในตทบหรออตไมครงกระจก 3. การจ าแนกแฟมเอกสารทเกบไวในลนกกควรใกระบบการอานหนงสออ คออ เรยงจากซายไปขวา

๔๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

4. ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรอองในแฟมเดยวกน 5. ไมควรเกบเอกสารมากกวาเกนไปในแฟมหนง ( ไมควรเกน 50-60 แผน ) 6. ไมควรเกบหนงสออปนกบแฟมเอกสาร 7. ควรมการควบคมการจดเกบและคนหาเอกสารโดยเครงครด 8. เมออคนเอกสารและน าออกมาใกเสรจแลว ควรรบน าไปเกบทเดม 9. ถายอมเอกสารหรออแฟมไปใกงาน จะตองใส “บตรยอม”หรออ “แฟมยอม” ไวแทนจนกวาจะน าเอาเอกสารหรออแฟมทยอมไปมาคอน

10. เอกสารทใกแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใกอางองบอยควรเกบไว ณ กนลางสดของตหรออกนเกบเอกสาร

11. ควรยาย/แยกเอกสารไปเกบไวทกป และอยาเคลออนยายเอกสารทยงไมได แยกใสแฟมไปเกบ 12. ไมควรซออตเอกสารเพมโดยไมจ าเปน เพราะจะท าใหเกดปญหาความไม พอเพยงของพอนทปฏบตงาน ควรพยายามใกต กน และเครอองเกบเอกสารท มอยเดมโดยปรบใหไดมาตรฐาน

หมวดหมเอกสารตามหวขอเรองของกลมงานในสงกด

รหสหมวดใหญ หมวด 1 การเงน งบประมาณ รหสหมวดยอย 1.1 ระเบยบการเงน รหส 1.1.1................................................................. 1.1.2................................................................. 1.1.3................................................................. 1.2 เงนเดออน คาจางประจ า 1.2.1................................................................. 1.2.2................................................................. 1.2.3................................................................. 1.3 คาจางกวคราว 1.3.1................................................................. 1.3.2................................................................. 1.3.3................................................................. 1.4 คาตอบแทน ใกสอยและวสด

1.4.1................................................................. 1.4.2................................................................. 1.4.3................................................................. 1.5 คาสาธารณปโภค

1.5.1................................................................. 1.5.2................................................................. 1.5.3.................................................................

๔๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

1.6 คาครภณฑทดนและสงกอสราง 1.6.1.................................................................

1.6.2................................................................. 1.6.3................................................................. 1.7 เงนอดหนน

1.7.1................................................................. 1.7.2................................................................. 1.7.3................................................................. 1.8 รายจายออนๆ

1.8.1................................................................. 1.8.2................................................................. 1.8.3................................................................. 1.9 งบกลาง

1.9.1................................................................. 1.9.2................................................................. 1.9.3................................................................. 1.10 การเงนทวไป

1.10.1............................................................... 1.10.2............................................................... 1.10.3............................................................... 1.11 รายได

1.11.1............................................................... 1.11.2............................................................... 1.11.3............................................................... 1.12 บญกและการตรวจสอบ

1.1.1................................................................. 1.1.2................................................................. 1.1.3................................................................. 1.13 การมอบอ านาจในการอนมตเงน 1.13.1ผมอ านาจในการเกบรกษาเงน เบก-จาย 1.13.2.............................................................. 1.13.3.............................................................. 1.14 ระเบยบหลกเกณฑการจดท างบประมาณ

1.14.1ระเบยบการจดท างบประมาณ 1.14.2.............................................................. 1.14.3..............................................................

๔๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

1.15 งบประมาณ 1.15.1งบประมาณ

1.15.2.............................................................. 1.15.3.............................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 2 ค าสง มต ครม. ประกาศ ระเบยบ พ.ร.บ. พรก. พรฎ. คมอ รหสหมวดยอย 2.1 ค าสง ( มหาวทยาลย กระทรวง ทบวง กรม กอง ) รหส 2.1.1................................................................. 2.1.2................................................................. 2.1.3.................................................................

2.2 ระเบยบ ประกาศ ( มหาวทยาลย กระทรวง กรม กอง ) 2 .2 .1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2.2................................................................. 2.2.3.................................................................

2.3 มต ครม. 2.3.1.................................................................

2.3.2................................................................. 2.3.3................................................................. 2.4 พ.ร.บ. พรก. 2.4.1.................................................................

2.4.2................................................................. 2.4.3................................................................. 2.5 คมออ 2.5.1.................................................................

2.5.2................................................................. 2.5.3................................................................ หมายเหต ถามแฟมด าเนนการกอนทออกเปน ค าสง ระเบยบ ประกาศ ใหเกบในหมวด 2 รหสหมวดใหญ หมวด 3 โตตอบทวไป ขอความรวมมอ ประชาสมพนธ หนงสอเวยน รหสหมวดยอย 3.1 โตตอบทวไป รหส 3.1.1 ตอบขอบคณการรบบรจาคหนงสออ – วารสาร 3.1.2................................................................. 3.1.3................................................................. 3.2 ขอความรวมมออ 3.2.1 ขอความรวมมออหนวยงานภายใน 3.2.2 ขอความรวมมออหนวยงานภายนอก

๔๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

3.3 ขาวสารประกาสมพนธ 3.3.1................................................................. 3.3.2................................................................. 3.4 เวยนภายในเพออทราบ 3.5 เวยนภายนอกเพออทราบ ( เกน ค าสง มตครม. ระเบยบ

ประกาศ ของหนวยงานออน) รหสหมวดใหญ หมวด 4 บรหารทวไป รหสหมวดยอย 4.1 การจดแบงสวนรากการ หนาทความรบผดกอบ

รหส 4.1.1................................................................. 4.1.2.................................................................

4.1.3................................................................. 4.2 มอบหมาย ปฏบตรากการแทน รกษารากการแทน

4.2.1................................................................. 4.2.2.................................................................

4.2.3................................................................. 4.3 กรรมการตางๆ

4.3.1................................................................. 4.3.2.................................................................

4.3.3................................................................. 4.4 หลกและการปฏบตรากการ

4.4.1 หลกการปฏบตภายใน 4.4.2 หลกการปฏบตทวไป 4.4.3 การเดนทางไปปฏบตรากการ 4.4.4 เวร-ยาม การดแลสถานทรากการ 4.4.5................................................................. 4.5 สถานทตงรากการ 4.6 สมาคม กมรม มลนธ สโมสร ขารากการ รหสหมวดใหญ หมวด 5 บรหารบคคล รหสหมวดยอย 5.1 ระเบยบบรหารบคคล

รหส 5.1.1 ระเบยบการลา 5.1.2................................................................. 5.2 การสมคร 5.2.1................................................................. 5.2.2.................................................................

๔๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

5.3 สอบบรรจ แขงขน คดเลออก 5.3.1................................................................. 5.3.2................................................................. 5.4 ก าหนดต าแหนง อตราเงนเดออน อตราก าลง 5.4.1................................................................. 5.4.2.................................................................

5.5 บรรจ แตงตง เลออนขน เลออนระดบ เลออนเงนเดออน ปรบวฒ คณวฒ

5.5.1................................................................. 5.5.2................................................................. 5.6 โอน ยาย ยอมตว การลาตางๆ

5.6.1................................................................. 5.6.2................................................................. 5.7 เครอองรากอสรยาภรณ เกยรตคณ

5.7.1................................................................. 5.7.2................................................................. 5.8 วนย สอบสวน

5.8.1................................................................. 5.8.2................................................................. 5.9 ทะเบยน ประวต

5.9.1................................................................. 5.9.2................................................................. 5.10 ลกจาง

5.10.1............................................................... 5.10.2...............................................................

5.11 เกษยณ 5.11.1...............................................................

5.11.2............................................................... 5.12 สวสดการ การตอหนงสอออายเดนทาง

5.12.1............................................................... 5.12.2...............................................................

5.13 บ าเหนจ บ านาญ 5.13.1...............................................................

5.13.2............................................................... รหสหมวดใหญ หมวด 6 ประชม รหสหมวดยอย 6.1 ประกม ( สภา อบต. ประกมผบรหาร ประกมสวนรากการ ฯลฯ)

รหส 6.1.1................................................................. 6.1.2.................................................................

๔๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

6.2 ประกมคณะกรรมการ 6.2.1.................................................................

6.2.2................................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 7 การพฒนาบคลากร (ทนฝกอบรม ดงาน บรรยาย) รหสหมวดยอย 7.1 ทนฝกอบรมภายในประเทศ

รหส 7.1.1................................................................. 7.1.2................................................................. 7.2 ทนฝกอบรมตางประเทศ 7.2.1................................................................. 7.2.2................................................................. 7.3 ดงานภายในประเทศ 7.3.1................................................................. 7.3.2.................................................................

7.4 ดงานตางประเทศ 7.4.1.................................................................

7.4.2................................................................. 7.5 อบรม บรรยาย วทยากร

7.5.1................................................................. 7.5.2................................................................. รหสหมวดใหญ หมวด 8 วสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง รหสหมวดยอย 8.1 ระเบยบเกยวกบพสด

รหส 8.1.1................................................................. 8.1.2................................................................. 8.2 วสด 8.2.1................................................................. 8.2.2................................................................. 8.3 ครภณฑ 8.3.1................................................................. 8.3.2................................................................. 8.4 ทดน สงกอสราง 8.4.1................................................................. 8.4.2................................................................. 8.5 การจางเหมาบรการ 8.5.1................................................................. 8.5.2.................................................................

๔๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

รหสหมวดใหญ หมวด 9 รายงาน สถต และแบบสอบถาม รหสหมวดยอย 9.1 รายงาน

รหส 9.1.1............................................................... 9.1.2............................................................... 9.2 สถต

9.2.1............................................................... 9.2.2............................................................... 9.3 แบบสอบถาม 9.3.1............................................................... 9.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 10 โครงการ แผนงาน วจย รหสหมวดยอย 10.1 โครงการ

รหส 10.1.1............................................................... 10.1.2............................................................... 10.2 แผนงาน 10.2.1............................................................... 10.2.2............................................................... 10.3 วจย 10.3.1............................................................... 10.3.2...............................................................

หมายเหต ถามเรอองด าเนนการทงหมดเกยวกบโครงการ แผนงาน ใหใสหมวด 10 เกน การเงน

การประกม

๔๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ภาคผนวกภาคผนวก

๕๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ในหนงสอราชการ และค าทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจาหนา

ซอง 1.พระรากวงศ 1.1พระบาทสมเดจ พระเจาอยหว

ขอเดกะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกกออเจาของหนงสออ) ขอพระรากทาน พระบรมรากวโรกาส กราบบงคมทลพระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเ ก ล า โ ป ร ดกระหมอม ขอเดกะ ขาพระพทธเจา (ลงกออ) (หรออจะเอาค าวา ขอเดกะมาไวทายกออเจาของหนงสออ)

ขอพระรากทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดกะ

1.2 สมเดจพระบรมรากนนาถ

ขอเดกะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกกออเจาของหนงสออ) ขอพระรากทาน พระบรมรากวโรกาส กราบบงคมทลพระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดกะ ขาพระพทธเจา (ลงกออ) (หรออจะเอาค าวา ขอเดกะมาไวทายกออเจาของหนงสออ)

ขอพระรากทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดกะ

1.3 สมเดจพระบรมรากน สมเดจพระบรมรากกนน สมเดจ พระยพราก (สยามมกฎรากกมาร) สมเดจพระบรมรากกมาร

ข อ พ ร ะ ร า ก ท า นกราบบงคมทล (ออกพ ร ะ น า ม ) ท ร า บ ฝ า ล ะ อ อ ง พระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดกะ ขาพระพทธเจา (ลงกออ)

ขอพระรากทานทลเกลาทลกระหมอมถวายขอเดกะ

๕๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ในหนงสอราชการ และค าทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจา

หนาซอง 1.4 สมเดจเจาฟา ขอพระรากทาน

กราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝา พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงกออ) ควรมควรแลวแตจะโปรด

ขอพระรากทานกราบบงคมทล (ระบพระนาม)

1.5 พระบรมวงศ กนพระองคเจา

ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงกออ)

ขอพระรากทานกราบบงคมทล (ระบพระนาม)

1.6 พระเจาวรวงศเธอ(ทมไดทรงกรม) พระอนวงศ กนพระวรวงศเธอ (ททรงกรม)

กราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (กาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล (ระบพระนาม)

1.7 พระอนวงศ กนพระวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม)

ทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (กาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนาม)

1.8 กนอนวงศ กนหมอมเจา

ทล (ออกพระนาม) ฝาพระบาท (กาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

แลวแตจะโปรด ทล (ระบพระนาม)

2.พระภกษ 2.1สมเดจพระสงฆรากเจา

ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม)

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม

ขอประทานกราบทล

2.2สมเดจพระสงฆราก

กราบทบ ฝาพระบาท (กาย) เกลากระหมอม (หญง) เกลาระหมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล(ระบพระนาม)

๕๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจา

หนาซอง 2.3 สมเดจพระรากาคณะ รองสมเดจพระรากาคณะ

นมสการ พระคณเจา กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพอยางยง

นมสการ

2.4 พระรากาคณะ นมสการ พระคณทาน กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพอยางสง

นมสการ

2.5 พระภกษสงฆทวไป

นมสการ ทาน ผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพ

นมสการ

3.บคคลธรรมกา 3.1 ประธานองคมนตร

กราบเรยน

ขาพเจา กระผม – ผม ดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถอออยางยง

กราบเรยน

นายกรฐมนตร

กราบเรยน ขาพเจา

กระผม – ผม ดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถอออยางยง

กราบเรยน

ประธานรฐสภา ประธานสภา ผแทนราษฎร ประธานวฒสภา ประธานศาลฎกา ประธานศาลรฐธรรมนญ ประธานศาลปกครองสงสด ประธานกรรมการการเลออกตง ประธานกรรมการสทธ มนษยกนแหงกาต ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงกาต 3.3 บคลธรรมดา นอกจาก 3.1

เรยน ขาพเจา – กระผม –ผม ดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถออ เรยน

๕๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

รหสพยญชนะ รหสพยญกนะประจ ากระทรวง ทบวง และสวนรากการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง หรออ ทบวง ให

ก าหนดไว ดงน สวนราชการ รหสพยญชนะ

ส านกนายกรฐมนตร นร กระทรวงกลาโหม กห กระทรวงการคลง กค กระทรวงการตางประเทศ กต กระทรวงการทองเทยวและกฬา กก กระทรวงการพฒนาสงคมและความมนคงของมนษย พม กระทรวงเกษตรและสหกรณ กษ กระทรวงคมนาคม คค กระทรวงทรพยากรธรรมกาตและสงแวดลอม ทส กระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสออสาร ทก กระทรวงพลงงาน พน กระทรวงพาณกย พณ กระทรวงมหาดไทย มท กระทรวงยตธรรม ยธ กระทรวงแรงงาน รง กระทรวงวฒนธรรม วธ กระทรวงวทยาศาสตรและเทคโนโลย วท กระทรวงศกษาธการ ศธ กระทรวงสาธารณสข สธ กระทรวงอตสาหกรรม อก ส านกรากเลขาธการ รล ส านกพระรากวง พว ส านกงานพระพทธศาสนาแหงกาต พศ ส านกงานคณะกรรมการพเศษเพออประสานงานโครงการอนเนอองมาจากพระรากด าร กร ส านกงานคณะกรรมการรวจยแหงกาต วก รากบณฑตยสถาน รถ ส านกงานต ารวจแหงกาต ตก ส านกงานอยการสงสง อส ส านกงานตรวจเงนแผนดน ตผ ส านกงานรากเลขาธการสภาผแทนราษฎร สผ ส านกงานเลขาธการวฒสภา สว

๕๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

รหสตวพยญชนะประจ าจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหก าหนดไวดงน จงหวด รหสพยญชนะ จงหวด รหสพยญชนะ

กระบ กบ พะเยา พย กรงเทพมหานคร กท พระนครศรอยธยา อย กาญจนบร กจ พงงา พง ก าแพงเพกร กส พทลง พท ขอนแกน ขก พจตร พจ จนทบร จบ พษณโลก พล ฉะเกงเทรา ฉก เพกรบร พบ กลบร กบ เพกรบรณ พก กยนาท กน แพร พร กยภม กย ภเกต ภก กมพร กพ มหาสารคาม มค เกยงราย กร มกดาหาร มห เกยงใหม กม แมฮองสอน มส ตรง ตร ยโสธร ยส ตราด ตง ยะลา ยล ตาก ตก รอยเอด รอ นครนายก นย ระนอง รน นครปฐม นฐ ระยอง รย นครพนม นพ รากบร รบ นครรากสมา นม ลพบร ลบ นครศรธรรมราก นศ ล าปาง ลป นครสวรรค นว ล าพน ลพ นนทบร นบ เลย ลย นราธวาส นธ ศรสะเกษ ศก นาน นน สกลนคร สน บรรมย บร สงขลา สข ปทมธาน ปท สตล สต ปราจนบร ปจ สมทรปราการ สป ปตตาน ปน สมทรสงคราม สส สมทรสาคร สค หนองคาย นค สระแกว สก หนองบวล าภ นภ สระบร สบ อางทอง อท สงหบร สห อ านาจเจรญ อจ สโขทย สท อดรธาน อด สพรรณบร สพ อตรดตถ อต สราษฎรธาน สฎ อทยธาน อน สรนทร สร อบลรากธาน อบ

๕๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบหนงสอภายนอก กนความลบ (ถาม) ( ตามระเบยบขอ ๑๑ )

ชนความเรว (ถาม) ท สร 80701/ …….. ทท าการองคการบรหารสวนต าบลบานไทร ต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จ.สรนทร 32140

(วน เดออน ป)

เรออง…………………………………………………………….

(ค าขนตน)

อางถง (ถาม)

สงทสงมาดวย (ถาม)

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ( ค าลงทาย )

( ลงกออ )

( พมพกออเตม ) (ต าแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. 044 –558995 โทรสาร. 044 –558995

กนความลบ (ถาม)

๕๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

กนความลบ (ถาม) แบบหนงสอภายใน (ตามระเบยบขอ ๑๒)

ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความ สวนราชการ โทร. 044 –558995 ท สร 80701/...................................................... วนท............................................................... เรอง ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(ค าขนตน)

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………..

( ลงกออ )

( พมพกออเตม ) (ต าแหนง)

๕๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบหนงสอรบรอง กนความลบ (ถาม)( ตามระเบยบขอ ๒๔ )

ท สร 80701/ …….. ทท าการองคการบรหารสวนต าบลบานไทร หมท 2 ต.บานไทร อ.ปราสาท จ.สรนทร 32140

(ขอความ)หนงสออฉบบนใหไวเพออรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานทจะใหการรบรองพรอมทงลงต าแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ใหไว ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( สวนนใกส าหรบเรอองส าคญ ) ( ลงกออ )

( พมพกออเตม ) (ต าแหนง)

( ประทบตรากออสวนรากการ )

(ลงกออผไดรบการรบรอง) (พมพกออเตม)

รปถาย

(ถาม)

๕๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบหนงสอประทบตรา กนความลบ (ถาม)

( ตามระเบยบขอ ๑๔ )

ชนความเรว (ถาม) ท สร 80701/ ……..

ถง………………………………………………………………..

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………….....…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………..

( ลงชอสวนราชการทออกหนงสอ )

( ตราชอสวนราชการ ) (วน เดอน ป ) (ลงชอยอก ากบตรา) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. 044 –558995 โทรสาร. 044 –558995

๕๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบค าสง

กนความลบ (ถาม) ( ตามระเบยบขอ ๑๖ )

ค าสง องคการบรหารสวนต าบลบานไทร ท…………/ (เลขปพทธศกราชทออกค าสง)

เรออง…………………………………………………………………... …………………………………………………………….

(ขอความ)………………………………………………………………………………………………………………………………….....……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ทงน ตงแต …………………………………………………..

สง ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงกออ )

( พมพกออเตม ) (ต าแหนง)

๖๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบระเบยบ ( ตามระเบยบขอ ๑๗ )

ระเบยบองคการบรหารสวนต าบลบานไทร

วาดวย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถามเรอองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ ) พ…ศ………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)ใหอางเหตผลโดยยอเพออแสดงถงความมงหมายทตองการออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ(ถา)……………………………………………………………………………………………… ขอ ๑. ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ……………………………………………………. พ.ศ…………………………….” ขอ ๒. ระเบยบนใหใกบงคบตงแต……………………………………………………………………………..เปนตนไป …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการตามระเบยบไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงกออ )

( พมพกออเตม ) (ต าแหนง)

๖๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบขอบงคบ ( ตามระเบยบขอ ๑๘ )

ขอบงคบ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร

วาดวย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถามเรอองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ ) พ…ศ………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)ใหอางเหตผลโดยยอเพออแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ(ถา)……………………………………………………………………………………………… ขอ ๑. ขอบงคบนเรยกวา “ขอบงคบ……………………………………………พ. ศ………………………….” ขอ ๒. ขอบงคบนใหใกบงคบตงแต……………………………………………………………………เปนตนไป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงกออ )

( พมพกออเตม ) (ต าแหนง)

๖๒

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบประกาศ ( ตามระเบยบขอ ๒๐ )

ประกาศ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร

เรอง…………………………………………………………. …………………………………………………….

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ประกาศ ณ วนท…………………………………………….พ.ศ………………………………….

(ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ต าแหนง)

๖๓

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบขาว ( ตามระเบยบขอ ๒๒ )

ขาว องคการบรหารสวนต าบลบานไทร

เรอง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถาม) …………………………………………………

(ขอความ)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(สวนราชการทออกขาว)

(วน เดอน ป)

๖๔

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบแถลงการณ ( ตามระเบยบขอ ๒๑ )

แถลงการณองคการบรหารสวนต าบลบานไทร

เรอง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถาม) …………………………………………………….

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(สวนราชการทออกแถลงการณ)

(วน เดอน ป)

(ต าแหนง)

๖๕

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบรายงานการประชม ( ตามระเบยบขอ ๒๕ )

รายงานการประกม………………………

ครงท………………. เมอ……………………………..

ณ ………………………………………………………. …………………………………………………

ผมาประชม ๑. ๒. ๓.

ผไมมาประกม (ถาม) ๑. ๒. ๓. ผเขารวมประกม (ถาม) ๑. ๒.

เรมประชมเวลา

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

เลกประชมเวลา

………………………………………………….. ผจดรายงานการประกม

๖๖

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

แบบตรารบหนงสอ (ตามระเบยบขอ ๓๗)

ครฑ ขนาด 3 เซนตเมตร ครฑ ขนาด 1.5 เซนตเมตร

(ชอสวนราชการ)

เลขรบ……………………………………..

วนท………………………………………..

เวลา………………………………………..

๖๗

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

งานธรการไดก าหนดแนวทางปฏบตในการพมพหนงสออรากการ ดวย เครอองคอมพวเตอร ตามแบบฟอรมทแนบ เนอองจากปจจบนไดมการน าเครอองคอมพวเตอร มาใกในการพมพหนงสออรากการแทนเครอองพมพดดธรรมดามากขน เนอองจากสามารถเกบขอมลและแกไขเปลยนแปลงขอความไดรวดเรว ท าใหหนงสออรากการมความสะอาดสวยงามและสนเปลอองเวลานอย แตปญหาทพบอยเสมอวา หนงสออทพมพดวยเครอองคอมพวเตอรมปญหาเกยวกบการตงระยะบรรทดในการพมพ ซงตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะบรรทดในการพมพดวยเครอองพมพ ดดธรรมดา และผพมพมกเขาใจผดวาเครอองคอมพวเตอรไมสามารถปรบระยะบรรทดพมพไดเหมออนกบเครอองพมพดดธรรมดา ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะบรรทดในการพมพหนงสออรากการดวยเครอองพมพดดธรรมดาไว ๓ ระยะดวยกน ดงน ๑. ระยะ ก = ระยะ ปด ๑ ๒. ระยะ ข = ระยะ ปด ๑ บดขน ๒ ๓. ระยะ ค = ระยะ ปด ๒ จากระยะบรรทดขางตน สามารถน ามาเทยบเคยงเพออก าหนดระยะบรรทดส าหรบใกในการพมพหนงสออรากการดวยเครอองคอมพวเตอรไดดงน ๑. วธทหนง เคาะปม Enter เพออพมพขอความบรรทดตอไป (ระยะ ก) เลออนเคอรเซอรไปในต าแหนงทายสดของบรรทดกอน เคาะปม Enter ๑ ครง ระยะบรรทดทพมพไวเมออครจะกลายเปนระยะ ค ถาตองการปรบระยะบรรทดใหเปนระยะ ข ใหปรบขนาดตดอกษรใหลดลงจากทพ มพงานอย จากทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรออ Angsana UPC ขนาดตวอกษร ๑๖ กปรบลดเหลออ ๘ ระยะบรรทดจะปรบเปนระยะ ข ๒. วธทสอง คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลออกใกรายการ “ระยะหาง” โดยก าหนดคากอนหนาและหลงจากเปน ๖ พ. ซงเทากบ ระยะ ข ถาก าหนดคาเปน ๑๒ พ. จะเทากบ ระยะ ค ๓. วธท๓ คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลออกใกรายการ “ระยะหางบรรทด” ดงน ๓.๑ หนงเทา = ระยะ ก ๓.๒. ๑.๕ บรรทด = ระยะ ข ๓.๓ สองเทา = ระยะ ค

๖๘

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

-๒-

๔. นอกจากเรอองการก าหนดคาระยะบรรทดในการพมพหนงสออรากการแลว ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะเคาะยอหนาไว ๑๐ จงหวะเคาะ เมออน ามาใกกบเครอองคอมพวเตอรทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรออ Angsana UPC ตวอกษรขนาด ๑๖ ใหตงคา แทบ ทระยะ ๒ เซนตเมตร ระยะเคาะของยอหนาจะใกลเคยงกบ ๑๐ จงหวะเคาะ

และขอความรวมมออจากทกงาน / ฝาย ในการใกตวเลขไทย พมพหนงสออรากการ

เทคนคอกเทคนคหนงของ การพมพระหวางบรรทดคออใหเอา curser ไปวางไวตรงตวสดทายของบรรทดแลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ 1 ½ บรรทด

๖๙

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ท สร 80701/ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร หม 2 ต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร 32140

(วน เดออน ป)

เรออง ………………………………………………

เรยน ………………………………………………..

อางถง (ถาม)…………………………………………..

สงทสงมาดวย (ถาม)………………………………….

............................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอแสดงความนบถออ

(.............................................)

นายกองคการบรหารสวนต าบลบานไทร งานธรการ โทร. ๐ 445 58995 โทรสาร ๐ 445 58995

เทคนคการพมพระหวางบรรทดคออ ใหเอา curser ไปวางไวตรงตวสดทายของบรรทด แลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ 1 ½ บรรทด

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

๗๐

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

บนทกขอความ สวนราชการ งานธรการ โทร. ๐ 4455 8995 ท สร 80701/ วนท ....................................................................... เรออง ..........................................................................................................

เรยน .......................................................................................................

๑. เรอองเดม ............................................................................................................................. ........

.................................................................................................................................................................

............................................................................................................................. ....................................

๒. ขอเทจจรง ............................................................................................................................. ........

.................................................................................................. ...............................................................

............................................................................................................................. ....................................

๓. ขอพจารณา

..................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................... ............................................................................................................................. ....................................

๗๑

คมอการปฏบตงาน งานธรการและสารบรรณ องคการบรหารสวนต าบลบานไทร อ าเภอปราสาท จงหวดสรนทร

ค าสง......................................... ท...................../………….

เรออง ............................................................................................. ……………………..

...................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงนตงแต.....................................................................

สง ณ วนท...................เดออน........................ พ.ศ.

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)