การวเคราะหและออกแบบระบบ

: การศกษาขอมลระบบ

โดย อ.สมวรร ธนศรพนชชย

1

สรปขนตอนท 2 : การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

หนาท : ก าหนดปญหา และศกษาวาเปนไปไดหรอไมทจะเปลยนแปลงระบบ

ผลลพธ : รายงานความเปนไปได

เครองมอ : เกบรวบรวมขอมลของระบบและคาดคะเนความตองการของระบบ

บคลากรและหนาทความรบผดชอบ :

1. SA จะเกบรวบรวมขอมลทงหมดทจ าเปนทงหมดเกยวกบปญหา

2. SA คาดคะเนความตองการของระบบและแนวทางการแกปญหา

3. SA ก าหนดความตองการทแนชดซงจะใชส าหรบขนตอนการวเคราะหตอไป

4. ผบรหารตดสนใจวาจะด าเนนโครงการตอไปหรอไม

2

การส ารวจระบบ

หลงจากโครงการไดรบอนมตแลว ขนตอนทตองท าตอไปคอการศกษาขอมลของระบบโดยละเอยด เพอน าขอมลไปใชในการวเคราะหและออกแบบระบบตอไป โดยมเรองทตองศกษาหลกๆ 2 เรองดงน

1. ขอบเขตของขอมล

2. วธรวบรวมขอมล

3

ขอบเขตของขอมล

เปนการก าหนดขอบเขตของขอมลทตองศกษาและรวบรวมขอมลเพอน าไปใชในการวเคราะหความตองการของระบบงานใหม รวมถงใชในการออกแบบระบบงานใหมดวย

ขอมลทตองศกษาและรวบรวมแบงเปน 4 กลม คอ

1. ขอมลเกยวกบองคกร

2. ขอมลเกยวกบบคลากร

3. ขอมลเกยวกบงาน

4. ขอมลเกยวกบสภาพแวดลอม

4

ขอมลเกยวกบองคกร

1. เปาหมายขององคกร (Goals of the Company)

2. โครงสรางขององคกร (Organizational Structre)

3. วตถประสงค (Objectives and Purposes)

4. นโยบาย (Policies)

5

เปาหมายขององคกรคอ เปาหมายระยะยาวและแผนการกลยทธทก าหนดไว ซงเปนตวบอกใหรถงจดมงหมายใน 5 ถง 7 ป ขางหนา วตถประสงคในการศกษา ถงเปาหมายขององคกร เพอก าหนดทศทางและขอบเขตการวเคราะหระบบ

โครงสรางขององคกรคอ การศกษาถงโครงสรางองคกรนน เพอตองการใหทราบถงหลกการการบรหารงาน และทศทางขององคกร นอกจากจะไดทราบวาใครเปนใคร ท าหนาทอะไร จะไดน าเสนอขอมลตาม ทแตระบบตองการ

6

วตถประสงค คอในองคกรแบงเปนแผนกหรอหนวยงานยอย ๆ ซงในแตละแผนก แตละหนวยงาน กมวตถประสงคของตนเองโดยตองสอดคลองกนและสนบสนนเปาหมายขององคกร วตถประสงคของการศกษาวตถประสงคของแตละแผนก คอ เพอเปนแนวทางใหรทศทางของการไหล (รบ/สง) ของขอมล

นโยบาย เปนกฏในการด าเนนงานขององคกร ซงตองท าใหบรรลเปาหมายขององคกร การศกษาถงนโยบายขององคกรนน เพอใหทราบถงความตองการระบบสารสนเทศขององคกร

7

ขอมลเกยวกบบคลากร

1. อ านาจหนาทความรบผดชอบ (Authority and Responsibility Relationships)

2. หนาท (Job duties)

3. ความสมพนธ (Interpersonal relationships)

4. ความตองการสารสนเทศ(Information needs)

8

อ านาจหนาทความรบผดชอบ วตถประสงคของการศกษาขอมลน เพอใหใหทราบถงการปฏบตงานจรง ๆ ของบคลากรแตละระดบ และทราบวา ใครมหนาท มอ านาจในการตดสนใจดานใดบางตามทปฏบตอย

หนาท ศกษาการปฏบตงาน หนาทการงานขององคแตละต าแหนงในองคกร โดยการศกษา จากเอกสารตาง ๆ รวมทงคมอทเกดขนในระบบ เพอใหทราบความเปนไปของการด าเนนงาน

9

ความสมพนธ ในโครงสรางขององคกร SAระบบ จ าเปนตองหาขอมลจากเหตการณทเกดขนจรง ๆ มากกวาทจะศกษาจากขอความในเอกสารทเขยนไววา การท างานควรจะเปนอยางไร วตถประสงคของการศกษาความสมพนธของบคลากรนน

ความตองการสารสนเทศ เพอใหทราบวาสารสนเทศทใชในระบบปจจบน เปนสารสนเทศทไดตรงตามความตองการมากแคไหน และทราบถงความตองการสารสนเทศจรง ๆ ของผบรหารแตละระดบ SA ตองท าการเปรยบเทยบความตองการของสารสนเทศทไดรบ เพอชวยในการประเมนความสมดลยของการไหลของขอมลภายในระบบได

10

ขอมลเกยวกบงาน

1. การไหลของขอมล (Task and Work flows)

2. วธการและกระบวนการท างาน (Methods and procedures)

3. ตารางการท างานและปรมาณงาน (Work schedules Volumes)

4. มาตรการปฏบตงาน (Performance criteria)

5. เครองมอทใชควบคม (Contorl Mechanisms)

11

การไหลของขอมล วตถประสงคในการศกษาการท างานและระบบงานคอ เพอทราบวาการไหล หรอการรบ/การสงขอมลภายในระบบ และการแปลงขอมลโดยหนาทภายในระบบ ท าไดโดยการรวบรวมเอกสาร แบบฟอรมตางๆ ทเกดขนภายในระบบงานปจจบนในแตละกระบวนการ

วธการและกระบวนการท างาน เปนการศกษาทกระบวนการจรงๆ โดยมงเนนจดศนยกลางของงานโดยศกษาวางานอะไร โดยใคร ดวยเครองมออะไร มตารางการท างานอยางไร ภายใตกฏเกณฑใด ซงแตกตางจากการศกษาการท างานและระบบงาน การศกษาขอมลดงกลาวนเนนทการกระท าและกระบวนการ

12

ตารางการท างานและปรมาณงาน ศกษาจ านวนงานทตองการใหเสรจในระยะเวลาทก าหนด ซงจะท าใหรวาควรน าเอาระบบคอมพวเตอรมาชวยในการพฒนาระบบใหมหรอไม

มาตรการปฏบตงาน เพอวดและประเมนผลงาน ซงในการวดและประเมนงานนนไมเพยงแตดทตารางการท างาน ปรมาณ แตดทคณภาพ ความถกตอง ความเชอถอได และการยอมรบ สารสนเทศของงานดวย วตถประสงคของการศกษาน คอเปรยบเทยบการท างานจรงๆ และมาตรฐานของงานวาเปนไป ตามทก าหนดหรอไม เพอทราบถงคณภาพของระบบงาน ความบกพรองของปจจยทเกดความบกพรอง

เครองมอทใชควบคม ศกษาวาอะไรเปนตวควบคมระบบการท างาน

13

ขอมลเกยวกบสภาพแวดลอม

1. การก าหนดขอบเขตงาน (Resources avaible)

วตถประสงคของการศกษาเกยวกบทรพยากรทมอยนน คอ ตองการทราบวา ทรพยากรทองคกรมอยนนมอะไรบาง จดสรรอยางไร ใชอยางคมคาหรอไม และถาตองการมการออกแบบใหมตองซอปกรณใดเพม สามารถน าทรพยากรเกามาใชกบระบบงานใหม ไดหรอไม ทรพยากรในทน รวมถงบคคลากรในองคกรดวย เพอเพมฐานความรของบคลากร

14

วธรวบรวมขอมล

วธการรวบรวมขอมลขนอยกบชนดขอมลทเราตองการ

แยกไดดงตอไปน

1. การรวบรวมจากเอกสาร (Documents)

2. แบบสอบถาม (Questionnaire)

3. การสมภาษณ (Interview)

4. การสงเกต (Observation)

15

การรวบรวมจากเอกสาร (Documents)

โครงสรางขององคกร (Organization Charts) , นโยบาย (Policy Manuals)

คมอวธการปฏบตงาน (Methods and Prodeures Manuals)

หนาทความรบผดชอบ (Job Descriptions) แบบฟอรมรายงานตาง ๆ (Forms and Reports) การรบ/สงเอกสารและกระบวนการท างาน

(Document Flow and Work Flow Diagrams) ระบบงาน (System Flowchats)

16

กรณทองคกรมระบบงานคอมพวเตอรอยแลว เอกสารทตองศกษาเพมเตมคอ

เอกสารเกยวกบโปรแกรมคอมพวเตอร (Computer Program Documentation)

ค าอธบายขอมล (Data Dictionary listing)

คมอการใชระบบงานคอมพวเตอร (Computer Operations Manuals)

17

แบบสอบถาม (Questionnaire)

คณสมบตของแบบสอบถาม

1. แบบสอบถามทตรงประเดน (Validity)

2. มความเชอถอได (Reliability)

3. มเหตมผล (Face validity)

18

การวางแผนส าหรบการใชแบบสอบถาม

1. ก าหนดวตถประสงคทแนนอนส าหรบการรวบรวมขอมลทตองการ แบบสอบถามทไดนนตองก าหนดทางเลอกขอคดเหน เปนทงค าถามปดและค าถามเปดเพอ ขอความคดเหนจากผตอบ

2. ก าหนดผตอบแบบสอบถาม ถามจ านวนผตอบมากกวาควรใชการสม

3. ก าหนดแบบสอบถามเพอใหผตอบยอมรบแบบสอบถามนน

4. ก าหนดรปแบบ (Forms) ของแบบสอบถามและวธการประเมนผล

19

ชนดของค าถาม

1. ค าถามปลายเปด (Open-ended questions)

2. ค าถามปลายปด (Closed-ended questions)

20

ชนดของค าถาม

1. ค าถามปลายเปด (Open-ended questions) เปนแบบสอบถามทไมมทางเลอกใหเลอกตอบ แตใหผตอบแบบสอบถาม แสดงความคดเหนของตนเองไดอยางอสระ

2. ค าถามปลายปด (Closed-ended questions) เปนค าถามทมค าตอบใหผตอบแบบสอบถาม โดยการ เลอกค าตอบตามความคดเหน Multiple – choice เปนตวเลอกใหเลอกตอบ Rating – Scale เปนค าถามทใหตอบค าถามทเปนอตราในการตอบค าถาม

Ranking – Scale เปนค าถามทผตอบแบบสอบถามตองเลอกค าตอบระดบความคดเหน เรยงล าดบความส าคญ

21

หลกการเขยนแบบสอบถาม

1. ค าถามควรเปนค าถามในเพยงหวขอเดยว 2. ค าถามควรเหมาะสมกบผตอบทจะตอบได 3. เรยงค าถามใหตอเนองสมพนธกน 4. ค าถามควรออกแบบส าหรบคะเนทงายใน

การวเคราะห 5. ค าถามควรเปนค าถามทชดเจน กะทดรด

เขาใจงาย มขอความ

22

ขอดของแบบสอบถาม

1. ประหยดเวลา

2. งาย สะดวก และรวดเรว

ขอเสยของแบบสอบถาม

1. การท าแบบสอบถามทไดผลตามความตองนนยาก

2. มขอจ ากดในการไดขอมลตามความตองการ

23

การสมภาษณ (Interview)

การเกบรวบรวมขอมลโดยการพดคยซกถามบคลากร

ควรศกษาขอมลเกยวกบองคกรบางสวนเพอเตรยมค าถามในการสมภาษณ

ผใหสมภาษณอาจเปนผบรหารระดบสง ระดบกลาง ระดบลาง จนถงพนกงาน

สงทควรค านงถงการสมภาษณคอ ควรท าใหผถกสมภาษณรสกวาเปนการสนทนากนตามปกต โดยมใหเขามความรสกวาเขาจะถกแยงงาน และพยายามเปดโอกาสใหเขาออกความคดเหนและมสวนรวมในการออกแบบระบบ เพอใหเขา มความรสกทดตอระบบใหมทก าลงพฒนาขน

24

สงทควรหลกเลยงในการสมภาษณ

1. การตงค าถามน า (Beware of Leading questions)

2. หลกเลยงการน าเพอสรป (Avoid premature conclusion)

3. ไมควรทจะคลอยตาม 4. อยาถกจงใจโดยใคร

25

ขอดของการสมภาษณ

1. ขอมลทไดเปนขอมลทมคณภาพ

2. SAไดความคดเหนและค าแนะน าในการออกแบบระบบ ท าใหผถกสมภาษณมสวนรวมในการออกแบบ ซงท าใหลดการตอตานระบบใหม

ขอเสยของการสมภาษณ

1. เสยเวลามาก

2. SAอาจคลอยตามความคดเหนทเปนอคต (Bias) ของผถกสมภาษณ

26

การสงเกต (Observation)

เปนการรวบรวมขอมล โดยการดกระบวนการท างานจรง ๆ ของระบบอยางเดยว โดยตองรวา จะสงเกตอะไร และตองท าการบนทกขอมลเกยวกบการปฏบตงานในขณะสงเกต สรปการสงเกต

ขอมลทไดจะถกตองแมนย าเพยงใด ขนอยกบความสามารถของผสงเกตการณ ซงผสงเกตการณ ตองมความละเอยดรอบคอบมไหวพรบและความยตธรรม

การสงเกตการปฏบตการในองคการ อาจกระท าโดยใหผสงเกตรตว หรอสงเกต โดยไมใหผถกสงเกตรตวกได

27

ขอดของการสงเกต

1. ขอมลทไดจากเหตการณจรง ๆ (System-related tasks) ซงเปนขอมลทเชอถอได

2. ขอมลทไดจากการเกบขอมล จากการสงเกตโดย ไมมการเตรยมตว เหมอนการท าแบบสอบถาม หรอการสมภาษณ

3. ขอมลทไดเปนขอมลทนาเชอมาก เนองจากผสงเกตการณเปนผเหนเหตการณจรงๆ ดวยตา

28

ขอเสยของการสงเกต

1. ไมสะดวก กรณทกระบวนการเกดขนไมบอยกตองใชเวลา

2. กรณทบคลากรรวามคนสงเกตการท างานของเขา เขาอาจจะไมไดท าเหมอนปกต ทเคยท า ท าใหไดขอมลทไมตรงกบความจรง

3. ตองใชคนทมความสามารถสงในการสงเกต

29

การสม (Sampling)

การสมใชกบการหาขอมลทมบคลากรจ านวนมาก เหตการณมากและ มการเปลยนแปลง

การท างานมากไมสามารศกษาจากทกกลม ทกกระบวนการได ซงท าใหเสยเวลา และคาใชจายมาก

น าเอาวธทางสถต มาชวยโดยการใชการสมเอาขอมลบางสวน

30

???

31