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AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORAS
_________________________________________________________________Asesoramiento
y Gestin-Capacitacin y Difusin
cel: 0995091304 e-mail: [email protected]
NTE INEN ISO/IEC 17025
_________________________________________________________________Asesoramiento
y Gestin-Capacitacin y Difusin
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AUDITORAS INTERNAS DE
CALIDAD
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1.OBJETIVO2.DEFINICIONES3.CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS
En funcion del sujetoEn funcin de la sistemticaEn funcin del
Objeto
4.AUDITORAS DE UN SISTEMA DE LA CALIDADObjetivos de una
auditoraEtapas de una auditora
AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
Determinar si los elementos del sistema de
gestin cumplen con requisitos
especificados.
Verificar si el sistema definido cumple con
la normativa aplicable.
Verificar el cumplimiento de los requisitos
del Organismo Acreditador.
Verificar que se cumple con los lineamientos
establecidos en el sistema de calidad de la
organizacin.
OBJETIVOS
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CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORA
proceso sistemtico, independiente y documentadopara obtener
evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva con el fin dedeterminar la
extensin en que se cumplen loscriterios de auditora. (Norma ISO
19011)
criterios de auditora conjunto depolticas, procedimientos o
requisitos.
evidencia de la auditora registros,
declaraciones de hechos o cualquier otrainformacin que son
pertinentes para loscriterios de auditora y que son
verificables.
...hay que encontrar todo lo que se hace bien, para que se
siga
haciendo bien y pueda ser mejorado.
...hay que encontrar todo lo que se hace mal, para que se
mejore.
En una Auditora...
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CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS
AUDITORAS INTERNAS
De primera parte
AUDITORIAS EXTERNAS
De segunda parte
De tercera parte
En funcin del SUJETO
CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS
AUDITORAS HORIZONTALES
Evaluacin de cada elemento del sistema de
calidad
AUDITORAS VERTICALES
Elegir un ensayo/calibracin y verificar
cada elemento asociado
En funcin de la SISTEMTICA
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CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS
AUDITORA DE GESTIN DE CALIDAD
AUDITORA DE PRODUCTO
AUDITORA DE PROCESO
AUDITORA DE SISTEMA
AUDITORA DE PROVEEDORES
En funcin del OBJETO
AUDITORAS DE UN SISTEMA DE
CALIDAD
Determinar si los elementos del SGC cumplen los requisitos
especificados
Determinar la eficacia del SGC implantado, para alcanzar los
objetivos de calidad establecidos. Esta implantado, satisface
los
requisitos especificados?
Mejorar el sistema de calidad
Cumplir con los requisitos legales, si los hubiera
Comprobar el cumplimiento de los requisitos de un cliente
Comprobar el cumplimiento de los requisitos del organismo
acreditador
Comprobar la adecuacin del sistema al entorno cambiante
Informar a la Direccin sobre la situacin, implantacin del
OBEJTIVOS DE UNA AUDITORA
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ETAPAS DE UNA AUDITORA
PLANIFICACIN
PREPARACIN
EJECUCIN
INFORME
CIERRE
PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
a) Se definir los objetivos de la auditoria;
b) Se define el alcance de auditoria,
c) Se tomar en consideracin los criterios de
auditoria y cualquier documento de referencia,
(ej., cambios en la organizacin, resultados de
auditorias precedentes, cambios del sistema);
d) la ubicacion, fechas, tiempo esperado y
duracion de las actividades de auditoria a
realizar, incluyendo reuniones con la gerencia
del auditado;
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PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
e) los metodos de auditoria a utilizar,
incluyendo el grado de muestreo requerido
para obtener suficiente evidencia de
auditoria y el diseo del plan de muestreo,
si aplica;
f) los roles y responsabilidades de los
miembros del equipo auditor, asi como de
los guas y observadores;
g) la adjudicacin de recursos apropiados
para areas cr ticas de la auditoria
PREPARACIN DE LA AUDITORIA
- Asignacin de trabajo al equipo
auditor
Se debe tomar en cuenta la independencia
y competencia de los auditores, as como
los diferentes roles y responsabilidades
de los auditores , auditores en
formacin y expertos tcnicos.
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PREPARACIN DE LA AUDITORIA
- Preparacin de documentos de trabajo
Se debe realizar reuniones para revisarla informacin asignada a
cada miembro
auditor y preparar los documentos detrabajo segn sea necesario,
los
documentos de trabajo pueden incluir:
listas de verificacin ;planes de
muestreo; formularios para registrarla informacin.
EJECUCIN DE LA AUDITORIA
- Reunin de apertura: finalidad
a. presentar al equipo auditor;
b. confirmar que todas las partes estn de acuerdo con el plan de
auditoria (auditado, equipo auditor);
c. explicar al grupo auditor la forma de proceder y eldesarrollo
de la auditora;
d. dar a conocer y confirmar el plan de auditora
e. Describir las funciones de cada auditor y asignargrupos de
trabajo.
f. Definir lugar de reunin para los auditores
g. Enfatizar temas de confidencialidad, quejas,categorizacin de
hallazgos, otros.
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EJECUCIN DE LA AUDITORIA
- DesarrolloObservacin en sitio del funcionamiento del
organismo
evaluador de la conformidad (laboratorio, organismo de
inspeccin)
Verificar la Verificar la informacin obtenida a travs
de la documentacin u otras fuentes.
- Actividades: Visitar las instalaciones relacionadas con
las
actividades a auditar.
Examinar documentos y Registros
Se evaluar nicamente evidencias objetivas
EJECUCIN DE LA AUDITORIA
- Actividades: Se utilizar como base lista de
verificacin, cuestionarios.
Se observarn las actividades planificadas
(ensayos, calibraciones, inspecciones)
Todas las evidencias se anotaran en el
cuestionario, y necesariamente debern ser
confirmadas
Se realizar reuniones de coordinacin con
los miembros del equipo auditor.
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EJECUCIN DE LA AUDITORIA
GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA
Documentar todas los hallazgos, con los
registros que los evidencian, para poder
evaluarlas cuando se considere oportuno.
Las no conformidades deben definirse de
forma clara, precisa y que no presente
dudas
Tanto las no conformidades como los
comentarios y observaciones deben quedar
referenciadas a las normas y/o documentos
a los que afectan.
FIN DE LA ETAPA DE DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Reunin final del equipo auditor
Resumen de cada auditor de sus
hallazgos detectados
Analizar los hallazgos detectados
para su definicin o categorizacin.
Firma de cada auditor de su
cuestionario
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FIN DE LA ETAPA DE DESARROLLO DE LA AUDITORIA
- Realizacin de la reunin decierre
prevenir respecto a que la evidencia de auditoria recolectada
esta basada en una muestra de la informacion disponible;
el metodo de reporte; el proceso de manejo de hallazgos de
auditoria y
las posibles consecuencias; presentacion de los hallazgos y
conclusiones de
auditoria de manera tal que sean comprendidas yreconocidas por
la gerencia del auditado;
cualquier actividad post-auditoria relacionada (ej.
implementacion de acciones correctivas, manejo de quejas de
auditoria, proceso de apelacion).
ELABORACIN DEL INFORME DE
AUDITORIA El informe de auditora debe ser unregistro completo,
preciso, conciso yclaro de la auditora, y debe contener:
El objetivo y alcance de la auditora
No debe contener Juicios, recomendaciones. Debe contener la
identificacin de losmiembros del equipo auditor y personas
queintervinieron como parte del auditado.
Fechas de la auditora y reas auditadas
Observaciones y no conformidades
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ELABORACIN DEL INFORME DE
AUDITORIA
Las Desviaciones deben ser trazablesexcluyendo Opiniones,
criticas, y puntos devista personales.
El informe y las no conformidades debenestar codificadas
No se debe emplear las frases: Me parece que; En mi opinin; Es
probableque
No hacer ninguna afirmacin que no esterespaldada por un hecho
real encontradodurante la auditora
Aspectos positivos de la auditora
El informo debe ser firmado por el auditorlder y un
representante con autoridad por
DISTRIBUCIN DEL INFORME DE
AUDITORIA
Debe ser distribuido a los receptores designados en los
procedimientos o plan de auditoria
CIERRRE DE AUDITORIA La Auditora finaliza con el envo del
informe
al auditado
El Auditado es responsable de ejecutar lasacciones correctivas
derivadas de la auditora
Se verificar la implantacin de las acciones
correctivas en contenido y plazo.
Una vez cerradas las no conformidades searchivar el expediente
completo de acuerdo con
lo especificado en los documentos del sistema.
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AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
ASPECTOS HUMANOS EN LAS AUDITORIAS
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y Gestin-Capacitacin y Difusin
cel: 0995091304 e-mail: [email protected]
DEFINICIN DE AUDITOR
AUDITORPersona con la competencia para llevar a cabouna
auditora
competenciaatributos personales y aptitud demostrada paraaplicar
conocimientos y habilidades
EXPERTO TCNICO
Persona que aporta experiencia o conocimientosespecficos con
respecto al tema a auditar.
La experiencia o conocimientos tcnicos se refiere
a procesos o actividades a ser auditadas.
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REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
Generalidades
Los Auditores deben estar calificados para el tipo de auditora
que
realizan
Demostrar imparcialidad en el tema que auditan
Contar con formacin adecuada (para temas especficos)
Conocimientos amplios en el tema auditar (calidad tcnica)
Conocer los fines de la auditora
interna
REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
Generalidades Dominio de las tcnicas para la obtencin de
EVIDENCIAS OBJETIVAS.
Conocer los documentos internos de gestin de auditora
Dominio de los trminos de la calidad (auditor lder,
hallazgos)
Dominio de las tcnicas de coordinar
reuniones (Auditores, Auditados)
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REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
Generalidades
Dominio de la sistemtica para la
elaboracin de informes.
Dominio de la tcnica de redaccin de
no conformidades
Conocer y poder definir los
documentos necesarios para la
preparacin y realizacin de
auditoras
REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
Generalidades
Educado; (Al inicio de una
entrevista, es conveniente saludar
gentilmente y presentarse).
Saber escuchar, sin interrumpir al
auditado
Buena capacidad de comunicacin
Buena capacidad de planificacin
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REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
Generalidades
Capacidad para tomar decisiones
Capacidad par cooperar
Capacidad para realizar la auditora
de forma independiente
Inteligente, Razonador, Alerta
REQUISITOS PARA LOS AUDITORES
Generalidades
Sosegado, Estable emocionalmente
Curioso, Imparcial
Tenaz no testarudo
Buena apariencia
Puntual
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HABILIDADES NO VERBALES:
Mantenerse relajado (buena postura). Contacto visual (al menos 3
segundos). Acciones (movimiento de las manos). Sonrisa (no de
burla, sino de amabilidad). Apertura (abierto a escuchar y ver
opciones). Evitar cabeceo (atento, no dormitar ni mover la
cabeza).
HABILIDADES VERBALES:
Silencio (dar oportunidad a contestar al evaluado). Tono y
volumen de voz. Reacciones (preocupacin, inters). Hacer preguntas.
Clarificar (entendimiento de la informacin).
HABILIDADES DE COMUNICACIN
CRITERIOS PARA LA SELECCIN
DE AUDITORES
Campo de aplicacin de la auditora (Tipo de
productos o servicios)
Tema especfico a auditar por el Auditor
Calificacin y experiencia de los Auditores
(Trabajos similares y auditoras)
Cualidades para trabajar con personas
(Capacidad de comunicacin)
Ausencia de conflictos de inters
Titulacin
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CALIFICACIN DE AUDITORES
Formarse sobre los objetivos de las auditoras
Conocimientos sobre el sistema de la calidad de la empresa/Lab.
OI.
Dotar al futuro auditor de los conocimientos de calidad y
tcnicas de auditora
Preparativos
Desarrollo
Evaluacin
Informe
CALIFICACIN DE AUDITORES
Dotar al auditor de los conocimientos
sobre los requisitos aplicables y
exigibles
Acompaar en calidad de observador a
un auditor con experiencia demostrada
Realizar Auditorias bajo la
supervisin de un Auditor experto
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CALIFICACIN DE AUDITORES
La Direccin debe evaluar regularmente las
necesidades de formacin de los auditores
La Direccin debe evaluar permanentemente las
actuaciones de los auditores
La Direccin debe promover reuniones
peridicas de homogenizacin de criterios
El auditor debe realizar auditoras de forma
regular
Recalificacin de auditores
Determinar un nmero mnimo de auditoras
anuales
TENEMOS DOS OREJAS Y UNA BOCA POR UNA RAZON:
DEBERAMOS ESCUCHAR EL DOBLE DE LO QUE HABLAMOS
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ASPECTOS HUMANOS DE UNA AUDITORA
CLIMA DE LA AUDITORA
Es favorable para facilitar la auditora (ms
favorable = ms eficaz)
El auditor no debe dejarse afectar por un clima
NEGATIVO, hay que mantener una ACTITUD POSITIVA.
No dejarse influir por presiones, comentarios,
comparaciones, etc.
Convencer de la bsqueda de lo que se hace y no
de quien lo hace.
ASPECTOS HUMANOS
PREPARACIN DE LA AUDITORA
CONOCER EL TIPO DE ACTIVIDAD DEL REA AUDITADA
ANALIZAR BIEN LA DOCUMENTACIN APLICABLE.
El xito de una auditora es el trabajo previo a
esta.Un trabajo a conciencia conlleva a un 50% del trabajo
realizado y muchos problemas resueltos
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ASPECTOS HUMANOS DESARROLLO
PREGUNTAS
Preguntas Flexibles y Abiertas
Podr explicarme el procedimiento que sigue para..?
Por favor enseme..
Por favor, Puede explicarme lo que esta
haciendo?cmo?
por qu?
Cundo?
Dnde?
Quin?
Qu documento?
Con qu equipo?
Nos gua para formular
nuevas preguntas ms
concretas
ASPECTOS HUMANOS DESARROLLO
PREGUNTAS
El auditor no debe quedarse con dudas
-Lo siento pero no le entiendo
Podra repetirlo de nuevo?
Que ocurrira si?
No hacer mas de una pregunta a la vez
Hacer las preguntas aunque parezcan
obvias
No tener miedo de esperar hasta
obtener una pregunta
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ASPECTOS HUMANOS DESARROLLO
PREGUNTAS
Hacer preguntas sencillas
Una vez comenzado un tema seguirlo
hasta obtener respuestas claras
Hablar de forma clara y sencilla
Mirar a la persona con la que se
habla
Preguntar si es posible, a la persona
que realiza el trabajo
ASPECTOS HUMANOS DESARROLLO
PREGUNTAS
Saber escuchar no limitarse a or
Transmitir confianza al entrevistado,
ser amable
No hablar con altivez
Repetir la pregunta de otra forma si no
ha sido entendida
Emplear un lenguaje acorde con el nivel
del interlocutor
Ser imparcial poco emotivo
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ASPECTOS HUMANOS DESARROLLO
PREGUNTAS
Disculparse con el personal por
interrumpir su actividad normal
Evitar consejos, evitar hacer crticas dar
soluciones
Verificar por otros medios la informacin
obtenida verbalmente
Al final de una entrevista dar las
gracias al entrevistado y despedirse.
ASPECTOS HUMANOS DESARROLLO
PREGUNTAS
No Discutir
Mantener actitud positiva durante el
proceso de auditora
Tomar nota de la informacin durante el
proceso de auditora, y anotar la
informacin que se encuentra pendiente de
revisin.
Ser abierto mientras se toma notas, no
tratar de ocultar lo que se anota.
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ASPECTOS HUMANOS REUNIN FINAL
ES NECEARIO UNA REUNIN FORMAL AL FINAL DE
UNA AUDITORA
El auditado debe estar consciente de lo
que va a escuchar
Los hallazgos deben ser claros, entendidos
y aceptados por el auditado
Se debe manejar trminos que no generen
malestar al auditado
ASPECTOS HUMANOS REUNIN FINAL
REUNIN DE CIERRE
Se debe requerir si es posible la
presencia de la mxima autoridad de la
organizacin.
Volver a presentar al equipo auditor si
existe algn miembro nuevo en la reunin
de cierre.
No se debe realizar criticas a la
organizacin o a cualquier miembro de
ella.
No comparar con otras empresas/ reas o
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ASPECTOS HUMANOS REUNIN FINAL
REUNIN DE CIERRE
Agradecer a la empresa por la
colaboracin, haciendo referencia a
personas individuales si es necesario.
Explicar de que se trata la reunin de
cierre
Explicar los hallazgos detectados y su
categorizacin
Dar a conocer a la empresa que pueden
solicitar aclaraciones a los hallazgos
detectados con la finalidad de que no
ASPECTOS HUMANOS REUNIN FINAL
PORSTURA DEL EQUIPO AUDITOR
Los Auditores, deben mantener una
apariencia de tranquilidad y serenidad por
muy desagradable que pueda ser la reunin
Siempre enfatizar que la auditora es una
muestra de lo que se puedo encontrar.
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Dalila E. Chiliquinga B.
Asesoramiento y Gestin - Capacitacin y Difusin
Cel: 099 509 1304
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