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Aufbewahrungsfristen fr Kommunalverwaltungen

Bericht Nr. 4/2006

BERICHT

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KGSt-Bericht 4/2006 Kln, den 19.07.2006 Az.: 10 44 01

Zusammenfassung

Der vorliegende KGSt-Bericht schreibt die Empfehlungen zu den Aufbe-wahrungsfristen fort (die letzte Fassung stammt aus dem Jahre 1997). Es wird empfohlen, die aktualisierten Fristen nicht einfach zu bernehmen, sondern sich zunchst mit den Vorbemerkungen in den Kapiteln 1 - 3, ver-traut zu machen.

Ausgehend von den gebotenen Aufbewahrungspflichten und Aufbewah-rungsfristen werden darin u. a. Mglichkeiten und Grenzen des Zusam-menwirkens zwischen den aktenfhrenden Organisationseinheiten einer-seits und dem Kommunalarchiv andererseits beschrieben (Kap. 1).

In der Praxis bedeutet dies, dass die dauernde Aufbewahrung nicht Aufga-be von Registraturen und Sachbearbeitungsablagen ist, sondern den Ar-chiven obliegt, denn sptestens nach 30 Jahren sind smtliche Unterlagen gem Landesarchivgesetzen dem Archiv anzubieten. Zustzlich wird empfohlen, auch mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung, laufend im Zusammenwirken mit dem Archiv das Schriftgut fr den weiteren Umgang zu bewerten (Kap. 2).

Im Abschnitt 3 gibt es detaillierte Hinweise zu den gesammelten Stichwr-tern, den Aufbewahrungsfristen und zustzliche Bemerkungen und Hinwei-se.

Im Anhang befindet sich die Tabelle mit den aktualisierten Aufbewahrungs-fristen. Dabei gilt nach wie vor, dass die Fristen empfehlenden Charakter haben und die Verwaltungen vor Ort dafr verantwortlich sind, welche Auf-bewahrungsfrist im Einzelfall festgelegt wird, wenn es keine normativen Vorgaben gibt (was die Regel ist).

Um die Nutzung der Tabelle mit allen Aufbewahrungsfristen in der kommu-nalen Praxis zu erleichtern, ist die Tabelle als Excel-Datei unter der KIKOS-Kennung 20060803B0010 eingestellt worden und kann von dort aus herun-tergeladen werden.

4 B 4/2006 KGSt

Verteiler

Hauptamt/Steuerungsuntersttzung

Kommunales Archiv

Fachbereichsleitungen/Amtsleitungen

Kommunale Datenverarbeitung

rtlicher Datenschutzbeauftragter

Rechnungsprfung/Revision

B 4/2006 KGSt 5

Inhalt

1 Die Ausgangssituation 7

1.1 Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist 7

1.2 Aufbewahrung und Archivierung 8

2 Folgerungen fr die Praxis 10

2.1 Abbau wachsender Bestnde 10

2.2 Die Fristen 10

2.2.1 Die 30-Jahresfrist 10


2.2.3 Die dauernde Aufbewahrung 11

2.3 Entlastung durch ein Zwischenarchiv 12

3 Die aktualisierten Aufbewahrungsfristen 13

3.1 Ausschnitt aus der Tabelle 13

3.2 Erste Spalte: Stichwrter 13

3.3 Zweite Spalte: Aufbewahrungsfristen 14

3.3.1 Fehlende Fristen 14


3.3.3 Alternative Fristen 14

3.3.4 Beginn der Fristen 15

3.4 Dritte Spalte: d als Sonderfall 16

3.5 Vierte Spalte: Bemerkungen 16

4 Gutachtliches Verfahren 19

5 Literaturverzeichnis 21

6 B 4/2006 KGSt

6 Anhang 22

Anlage 1

Aufbewahrungsfristen fr Kommunalverwaltungen 22

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1 Die Ausgangssituation

1.1 Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist

ffentlich-rechtliche Verwaltungsttigkeit bedarf der Aufzeichnung und Do-kumentation, sodass Entstehung, Arbeitsablauf und aktueller Bearbei-tungsstand eines Vorganges jederzeit und nach Bedarf ersichtlich sind. Diese Pflicht leitet sich aus dem Rechtsstaatsprinzip ab. Insofern unterlie-gen alle behrdlichen, damit auch kommunalen Aufzeichnungen einer Auf-bewahrungspflicht.

Eng verbunden mit der Aufbewahrungspflicht ist die Aufbewahrungsfrist, die je Dokument, Vorgang und/oder Kommune unterschiedlich sein kann. Denn die Aufbewahrungsfristen sind nur zu einem Teil rechtlich und bun-deseinheitlich vorgegeben, beispielsweise fr bestimmte Unterlagen nach der Aufenthaltsverordnung und Belege der Gemeindekassenverordnungen. Diese Regelungen sind meistens verbunden mit dem ausdrcklichen Hin-weis, eine sichere und geordnete Aufbewahrung zu gewhrleisten.

Fr den restlichen und greren Teil des Schriftgutes gelten seit jeher Er-fahrungswerte, die deshalb auch von jeder Kommune individuell angewen-det werden knnen. Um dafr eine Hilfestellung zu geben, und damit die Kommunen mehr Entscheidungssicherheit gewinnen, hat die KGSt in den 70er Jahren damit begonnen, Aufbewahrungsfristen aus der Praxis fr die Praxis als Erfahrungswerte zu sammeln. 1973 wurde das Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen als Arbeitshilfe erstmals verffentlicht1 und seitdem laufend aktualisiert, zuletzt 1997.

Allen Fassungen, auch der vorliegenden, ist eines gemeinsam: Bis auf die aufgefhrten bundesrechtlichen Vorgaben haben die brigen Fristen nur empfehlenden Charakter, sodass vor Ort entschieden und festgelegt wer-den muss, wie lange jeweils die Unterlagen aufzubewahren sind.

Der Hinweis auf eine sichere und ordnungsgeme Aufbewahrung gilt al-lerdings fr das gesamte kommunale Schriftgut und fr alle Fristen. Eine wichtige Voraussetzung dafr ist ein langfristig angelegter und entwick-lungsfhiger Aktenplan. Die KGSt empfiehlt dafr ein System, in dem die Aktenzeichen fr Sachakten den idealtypischen Charakter individueller Kennzeichen haben, die in digitalen Ablagen auch als unverwechselbare Strichcodes verwendet werden knnen. Dies gelingt aber nur, wenn die Aktenzeichen nicht institutionellen Kriterien, sondern ausschlielich inhaltli-chen und sachlich-thematischen berlegungen folgen. Selbstverstndlich

1 Dieses Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen ist Teil des zweibndigen KGSt-Gutachtens Kom-

munales Aktenwesen (1973) mit Aktenplan und Registratur- und Archivhinweisen (Gutachten kann nicht mehr bezogen werden!).

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kann das Aktenzeichen durch entsprechende Zustze (z. B. der Organisa-tionsziffer) zu einem Geschftszeichen erweitert werden.2

Wenn sich die Verwaltungen dieser Empfehlung anschlieen, erleichtert es nicht nur die tgliche Bearbeitung, sondern auch die ordnungsgeme Aufbewahrung und Archivierung.

1.2 Aufbewahrung und Archivierung

Aufbewahrung und Archivierung sind zwei getrennte Aufgaben- und Orga-nisationsbereiche, die aber einer engen Zusammenarbeit bedrfen.

Die Aufbewahrung beginnt nach abschlieender Bearbeitung eines Vor-ganges (vgl. Kap. 3.3.4) mit dem Ziel, die Unterlagen fr eine mgliche Weiterbearbeitung im direkten Zugriff zu halten, sodass sie bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden knnen3 bzw. verfgbar sind.

Die Vorgnge werden dazu, den vorgegebenen Fristen folgend, zunchst in der Verwaltung aufbewahrt, genauer in der Schriftgutverwaltung, also

o bei zentraler Organisation in der Registratur,

o bei dezentraler Organisation meist in der Ablage der Sachbearbei-tung,

wenn es sich um Papierakten handelt. Entsprechendes gilt fr digitale Do-kumente, die ordnungsgem und rechtssicher zentral im IT-System oder dezentral im vernetzten PC am Arbeitsplatz gespeichert werden.4

Mit Blick auf die Aufbewahrungspflicht wird also generell nicht zwischen Unterlagen auf Papier oder in digitaler Form unterschieden, auch nicht zwi-schen weiteren Informationstrgern.5 Allerdings gibt es Einschrnkungen. So sind im kaufmnnischen Bereich die Erffnungsbilanzen, Jahresab-schlsse einschlielich der unmittelbar dazu gehrenden Unterlagen lang-fristig in Papierform aufzubewahren.6

2 Vgl. zu Einzelheiten KGSt-Bericht 3/2003, insb. S. 17 ff. 3 Z. B. 24 (2) 5 GmKVO Hessen, z. B. auch 147 (2) 2 Abgabenordnung. 4 Zu den vernderten Anforderungen an Ordnungsmigkeit und Rechtssicherheit, zu weiteren recht-

lichen und prozessrechtlichen Konsequenzen vgl. KGSt-Bericht 3/2002, S. 21 ff. 5 So zhlt z. B. das Archivgesetz Sachsen nicht nur Akten oder Einzelschriftstcke, sondern auch

Urkunden, Amtsbcher, Karten, Risse, Plne, Medaillen, Bilder, Filme und Tontrger, maschinell lesbare Datentrger einschlielich der fr die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Trger von Informationen dazu. Vgl. auch SGB IV 110 a Aufbewah-rungspflicht.

6 Mglicherweise wird dies auf das doppische Haushaltsrecht bertragen.

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Die Verantwortung fr die sichere und geordnete Aufbewahrung in Regist-raturen und Ablagen und die berwachung der Fristen obliegt den fr die Bearbeitung der Vorgnge zustndigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zu dieser Verantwortung gehrt auch, nach Ablauf der Fristen die nicht mehr bentigten Unterlagen (Papierakten, digitale Dokumente oder weitere Informationstrger) auszusondern, die ausgesonderten Bestnde als Nachweis fr die Ablieferung an das Archiv zu erfassen und in einem ge-ordneten Verfahren, d. h. komplett und unverzglich, dem zustndigen kommunalen Archiv zur bernahme anzubieten. Diese Anbietungspflicht7 erstreckt sich auch auf Unterlagen, die dem Datenschutz und dem Ge-heimschutz unterliegen, soweit Rechtsvorschriften nichts anderes bestim-men.8

In keinem Fall ist es mithin der Schriftgutverwaltung, also Registratur, Sachbearbeitung oder deren Leitung, nicht einmal dem rtlichen Daten-schutzbeauftragten erlaubt, abgelaufenes Schriftgut ohne Wissen des Ar-chivs zu vernichten oder zu lschen. Die nichtautorisierte Vernichtung amt-licher Unterlagen ist deshalb als Verwahrungsbruch strafbewehrt.

Realiter ist vielmehr im Einzelfall zu prfen, ob Archivgesetze, in denen die archivarischen Datenschutzfragen bereichsspezifisch behandelt sind, die Archivierung personenbezogener Daten gestatten oder sie explizit verbie-ten.9

7 Aufbewahrungsfristen sind insoweit gem den Archivgesetzen nichts andres als Anbietungspflich-

ten. 8 ThrArchivG 15 (1) Durch geeignete technische und organisatorische Manahmen ist das Archiv-

gut einschlielich der seiner Erschlieung dienenden Hilfsmittel vor unbefugter Nutzung zu sichern sowie der Schutz personenbezogener Daten oder solcher Unterlagen, die einem besonderen ge-setzlichen Geheimnisschutz unterliegen, sicherzustellen. 15 (5) Die Verknpfung personenbezogener Daten durch das ffentliche Archiv ist innerhalb der in 17 genannten Schutzfristen nur zulssig, wenn schutzwrdige Belange betroffener Personen oder Dritte nicht beeintrchtigt werden.

9 Vgl. KGSt-Bericht 3/2002, S. 26.

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2 Folgerungen fr die Praxis

2.1 Abbau wachsender Bestnde

Heute stoen viele Registraturen und Ablagen mit ihren Papierakten an Kapazittsgrenzen. Eine Ursache dafr mag die wachsende Brokratisie-rung sein, die zwangslufig zustzliches Schriftgut verursacht. Eine andere Ursache liegt in der zunehmenden IT-Nutzung, zentral und am Arbeitsplatz, mit dem verstndlichen oder auch nur vermeintlichen Sicherheitsbedrfnis, mglichst nach jedem Bearbeitungsschritt das Ergebnis auszudrucken, um es auf Papier aufbewahren zu knnen.10

Weniger auf die allgemein zunehmende Tendenz zur Brokratisierung, eher jedoch auf die Neigung, alle digital erfassten Dokumente zur Sicher-heit noch einmal auszudrucken, kann eine Kommune in diesem Rahmen Einfluss nehmen. Die KGSt hat 2002 dazu einen Lsungsansatz aufge-zeigt.11 Dieser dort beschriebene schriftgutorientierte Weg lsst sich als behutsamer Lsungsansatz auch mit Bordmitteln umsetzen und kann damit das Entstehen des so genannten hybriden Schriftguts (auf Papier und digi-tal) vermeiden helfen.

Der zweite Lsungsansatz beschreibt den geschftsprozessorientierten Weg hin zu einer zunehmend digital arbeitenden Kommunalverwaltung unter besonderer Bercksichtigung der Schriftgutverwaltung, d. h. des Do-kumentenmanagements, und ist insoweit radikaler.

Beide Lsungsanstze bieten die Chance fr eine transparente Schriftgut-verwaltung bzw. ein transparentes Dokumentenmanagement bei gleichzei-tiger Vermeidung berflssiger oder redundanter Aktenbestnde.

2.2 Die Fristen

2.2.1 Die 30-Jahresfrist

Neben dem nach wie vor wachsenden Papieranfall sind auch die langen Aufbewahrungsfristen urschlich fr das Massenproblem in Registraturen und Sachbearbeiterablagen. Hufig genug werden Akten zur Sicherheit aufbewahrt, weil ggf. noch mal jemand auf das eine oder andere Schrift-stck zugreifen knnte oder die Fristen werden generell bertrieben lang festgelegt, um allen Eventualitten vorzubeugen. In der Praxis treffen diese Annahmen dann aber meistens nicht ein.

10 Vgl. KGSt-Bericht 3/2002, S. 17 und S. 35. 11 Vgl. KGSt-Bericht 3/2002, S. 34 ff.

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Nach den Landesarchivgesetzen sind nach dreiig Jahren smtliche Unter-lagen dem zustndigen Archiv anzubieten. Gleichzeitig wird damit die fr die aus rechtlichen und historischen Grnden dauernd aufzubewahrenden Unterlagen eine berprfbarkeit des Verwaltungshandelns sichergestellt.

Insofern wird den Verwaltungen dringend empfohlen, das Schriftgut in Re-gistraturen und Ablagen sehr kritisch durchzusehen, alle bereits dreiig Jahre und lnger aufbewahrten Unterlagen auszusortieren und in dem be-reits geschilderten ordnungsgemen Verfahren dem zustndigen Kom-munalarchiv anzubieten.


Dreiig Jahre sind im Zeitalter der elektronischen Bearbeitung und Archi-vierung in den Verwaltungen eine Ewigkeit. So verwundert es nicht, dass im Rahmen des KBSt-Projektes DOMEA12 die Forderung erhoben wird, die Aufbewahrungsfrist solle so kurz wie mglich sein und nur in be-grndeten Ausnahmefllen zehn Jahre bersteigen.13

Auch aus diesen Grnden empfiehlt die KGSt, jedes Jahr unter Beteiligung des Archivs die bis zu diesem Zeitpunkt zehn Jahre lang aufbewahrten Unterlagen dahingehend zu berprfen, ob und inwieweit sie noch fr das Dienstgeschft bentigt werden, um sie ggf. dem Archiv anzubieten.

Letztlich geht es um das Ziel, die Aufbewahrung der Papierunterlagen von den zentralen Registraturen und Ablagen der Sachbearbeitung einerseits und die der digitalen Dokumente andererseits so bald wie mglich unter Beachtung der beschriebenen Regelungen in das Archiv zu verlagern. Vor diesem Hintergrund sollten insbesondere die mittleren und langen Fristen einschlielich die der dauerhaften Aufbewahrung d eher die Ausnahme als der Regelfall sein (unter Beachtung der normativen Regelungen).

2.2.3 Die dauernde Aufbewahrung

Existiert ein fachlich kompetent besetztes Archiv14 und verfhrt dieses ent-sprechend den vorgenannten Verfahren zur berprfung der Archivwrdig-keit des Schriftgutes, bedarf es angesichts der vorgeschriebenen maxima-len 30-Jahresfrist zur Anbietung an die Archive der Aufbewahrungsfrist d grundstzlich nicht mehr.

12 KBSt steht fr Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung fr Informationstechnik in

der Bundesverwaltung. DOMEA bedeutet Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gesttzten Geschftsgang.

13 Vgl. Bundesministerium des Innern (2004) (Hrsg.), S. 20. 14 Mit einer Aufgabenwahrnehmung entsprechend KGSt-Gutachten G 13/1985, S. 15 ff.

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Die von der Sachbearbeitung verfgten Fristen binden das Archiv nicht: So knnen beispielsweise Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 oder 20 Jahren durchaus archivwrdig sein, whrend andererseits fr eine verfgte Fristangabe d nach der archivischen Bewertung keine einschl-gigen Rechtsnormen oder sonstige Grnde existieren.

Dennoch zieht das vorliegende aktualisierte Fristenverzeichnis nicht die Konsequenz, das d aus dem Empfehlungskatalog zu lschen: Denn die Verwendung der Kategorie d soll den Bedrfnissen der Verwaltungen Rechnung tragen, in denen kein hauptamtlich besetztes Archiv die geschil-derten Aufgaben der kommunalen berlieferungssicherung wahrnimmt und in denen auch keine subsidire Betreuung durch andere Archive (Archiv-verbund mit anderen Kommunen, Kreis- oder Staatsarchive) erfolgt.

So obliegt auch diesen Verwaltungen die Verpflichtung zu einer dauernden Aufbewahrung entsprechender Unterlagen. Dabei wird unter dem Strich davon ausgegangen, dass ein Beibehalten der Frist d in Verwaltungen ohne fachlich besetztes Archiv auch das Bewusstsein fr den geordneten Umgang und die dauernde Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen schrft. Gerade kleine Kommunen schtzen hufig die Archivaufgaben als vernachlssigungswert ein konstatierte die KGSt bereits 1985.15

2.3 Entlastung durch ein Zwischenarchiv

Reichen die bisher geschilderten Manahmen nicht aus, den Aktenbestand zu reduzieren, kann ein Zwischenarchiv Entlastung bringen, wenn darin die Unterlagen vor ihrer endgltigen bernahme ins Archiv zentral ge-sammelt und berwacht werden. Insofern ist ein Zwischenarchiv fach-lich dem Archiv angegliedert.16

Ist dies nicht der Fall, handelt es sich eher um eine Art verlngerte Regist-ratur und stellt damit eine Altaktenregistratur dar. Auch dort lassen sich zustzliche Schriftgutbestnde, die nicht laufend gebraucht werden, ord-nungsgem und sicher aufbewahren. Auch fr diese Altaktenregistraturen gelten die bisher getroffenen Aussagen.

15 Vgl. KGSt-Gutachten G 13/1985, S. 14. 16 Vgl. KGSt-Gutachten G 13/1985, S. 21/22.

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3 Die aktualisierten Aufbewahrungsfristen

3.1 Ausschnitt aus der Tabelle17

Die neue Fassung der KGSt-Aufbewahrungsfristen ist jetzt gegenber den frheren Verffentlichungen vierspaltig entsprechend dem folgenden Aus-schnitt aufgebaut:

Stichwrter Fristen d als

Sonderfall

Bemerkungen

Abbruchanordnungen 30 d

Abbuchungsliste 6/10 Personenkontenfhrung

Abbuchungssperrkarten - Personenkontenfhrung

Abenteuerspielpltze 30 d

nderungsprotokoll 6/10 s. Krankenhaus

3.2 Erste Spalte: Stichwrter

Die im Laufe der Jahrzehnte zusammengetragenen Stichwrter wurden berprft. Um die Kontinuitt zu frheren Empfehlungen zu gewhrleisten, wurden bereits bestehende Stichwrter belassen, aber um zustzliche und/oder neuere Begriffe bzw. Vorschriften ergnzt.

Die Ergnzungen beziehen sich beispielsweise auf die Anwendung des doppischen Haushaltsrechts, das gegenwrtig Eingang in das Handeln der Kommunen findet. Nach und nach werden sich dann auch die dazu geh-renden behrdlichen Aufbewahrungsfristen herauskristallisieren. In der bergangsphase enthlt die vorliegende Fassung noch Anleihen bei den Fristen aus dem Handels- und Steuerrecht.

17 Um die Nutzung der Tabelle mit allen Aufbewahrungsfristen in der kommunalen Praxis zu erleich-

tern, ist die Tabelle als Excel-Datei unter der KIKOS-Kennung 20060803B0010 eingestellt worden und kann von dort aus heruntergeladen werden.

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Weitere Ergnzungen ergeben sich durch die Differenzierung bestehender Stichwrter. Damit hat sich die Zahl der Stichwrter auf rund 2.100 erhht. Werden dennoch Stichwrter vermisst, lassen sich unter Umstnden ver-gleichbare Flle heranziehen und im Analogieschluss ergnzen (z. B. fr fehlende Tankbelege das Stichwort Fahrleistungsabrechnungen).

3.3 Zweite Spalte: Aufbewahrungsfristen

3.3.1 Fehlende Fristen

Fehlen zu Stichwrtern Fristen (gekennzeichnet durch: - ), wird empfohlen, sich an den nebenstehenden Bemerkungen in Spalte 4 zu orientieren.


Da sptestens nach dreiig Jahren smtliche Unterlagen dem kommunalen Archiv anzubieten sind (vgl. Kap. 2.2.1), sind die Fristen auch auf 30 be-schrnkt, whrend das d fr dauernd in dieser Spalte entfllt.

3.3.3 Alternative Fristen

Da sich erfahrungsgem einigen Stichwrtern nicht immer eine eindeutige Frist als Empfehlung zuordnen lsst, gibt es nach wie vor alternative Emp-fehlungen, z. B. 6/10 fr sechs oder zehn Jahre.

Diese Angaben spiegeln damit wider, dass es schwierig ist und bleibt, ei-nen einheitlichen und gleichmigen Detaillierungsgrad fr jedes einzelne Stichwort zu finden und eine eindeutige Empfehlung zu geben. Dies gilt im brigen nicht nur fr die Erfahrungswerte, sondern auch fr die aus rechtli-chen Vorgaben (z. B. im Rahmen der GmKVO, des HGB, der AO). Ange-sichts berquellender Ablagen empfiehlt es sich, mglichst die krzere Frist zu whlen, wenn damit kein erhhtes Risiko eingegangen wird.

Was aber so einfach klingt, kann in der kommunalen Praxis problematisch sein, denn mitunter ergeben sich bei der inhaltlichen Zuordnung der einzel-nen Akten Unsicherheiten hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen. Obwohl kommunales Handeln bundesweit in hohem Mae aufgrund des sehr iden-tischen Handlungsspektrums vergleichbar ist, bleiben doch angesichts un-terschiedlicher Strukturen, Gren, regionaler Spezifika und sonstiger Vor-gaben fast zwangslufig auch unterschiedliche rtliche Einschtzungen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen.

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Diese Erfahrungswerte vereinheitlichen und auerdem den Aktenzeichen des KGSt-Aktenplans zuordnen zu wollen, ein gelegentlicher Wunsch der Praxis, wre fr die KGSt ein ergebnisloses Unterfangen.18 Deshalb muss jede Kommune fr sich zwischen einer wirtschaftlich organisierten Schrift-gutverwaltung einerseits und mglichen Risiken (z. B. spteren Anspr-chen Dritter, die mangels nicht mehr unmittelbar zugnglicher Unterlagen nur mit groem Aufwand nachvollzogen werden knnen) andererseits ab-wgen. Mit folgenden Fragen lsst sich das Risikopotenzial ausloten:

o Welche Risiken knnen sich aus einer verkrzten Aufbewahrung fr eine geordnete Sachbearbeitung ergeben?

o Gibt es schlechte Erfahrungen aus hnlichen Vorgngen und/oder aus anderen Verwaltungen?

o Wer kann an den Unterlagen aus welchen Grnden und zu wel-chem Zeitpunkt Interesse haben?

o Enthalten die Unterlagen begrndende oder vertragliche Informatio-nen, auf die Beteiligte oder Betroffene zurckgreifen mssen, um Ansprche erheben oder durchsetzen zu knnen?

o Sind die Auswirkungen neuer normativer Regelungen (z. B. Infor-mationsfreiheitsgesetz) bercksichtigt?

o In welchem Umfang sind andere Organisationseinheiten der eige-nen Verwaltung beteiligt bzw. betroffen?

o Sind die zur Disposition stehenden Unterlagen auch bei Dritten (z. B. Sozialversicherungstrgern) gespeichert? Ergibt sich aufgrund der Aufgabenstellung ggf. eine besondere Verpflichtung fr die Auf-bewahrungsfrist?

Auch durch die empfohlene engere Zusammenarbeit mit dem Archiv (z. B. durch die empfohlene Prfung nach 10 Jahren) lassen sich mgliche Risi-ken besser abschtzen und ggf. abbauen.

3.3.4 Beginn der Fristen

Sind normative Regelungen vorhanden, die auch den Beginn der Fristen regeln, sind diese anzuwenden.

18 Ein Abgleich aller Aufbewahrungsfirsten mit denen anderer Institutionen, um vielleicht eine bundes-

gebietliche Vereinheitlichung Erfahrungswerte zu erreichen, hat die KGSt nicht vorgenommen. Was auf den ersten Blick wnschenswert erscheint, lsst sich allein schon vor dem fderalen Hinter-grund nicht realisieren.

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Bei Kassen- und Rechnungsunterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen nach den Gemeindekassenverordnungen am 1. Januar des der Beschluss-fassung ber die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahrs. Gleiches schreiben 257 Abs. 4 HGB und 147 Abs. 3 AO vor.

Bei Personalakten empfiehlt die KGSt in Anlehnung an die Beamtengeset-ze, die Aufbewahrungsfristen vom Tage der letzten Zahlung der Dienst- oder Versorgungsbezge an, beginnen zu lassen.

Fr alle brigen Unterlagen, die keiner normativen Regelung unterliegen, empfiehlt die KGSt, den Beginn der Aufbewahrungsfristen in den Registra-turen und Sachablagen auf den 1. Januar des nach der Schlussverfgung (ZdA) oder der entsprechenden elektronischen Speicherung folgenden Jah-res zu legen. Dies erleichtert die berwachung des Schriftgutes generell und der jeweiligen Jahresfristen im Einzelnen.

3.4 Dritte Spalte: d als Sonderfall

Die neu eingefhrte dritte Spalte weist alle Stichwrter aus, fr die eine dauernde Aufbewahrung empfohlen wird. Das gilt allerdings nur fr den Fall, dass die archivarischen Aufgaben vor Ort, wie in Kap. 2.2.3 beschrie-ben, nicht wahrgenommen werden knnen und die Verwaltung wenigstens die dauernde Aufbewahrung bernimmt.

Insofern ist die dauernde Aufbewahrung ein Sonderfall.

3.5 Vierte Spalte: Bemerkungen

Diese Spalte enthlt erluternde und/oder verweisende Bemerkungen. Sie soll auch dazu beitragen, in Zweifelsfllen die Festlegung der richtigen Frist zu erleichtern oder dem besseren Verstndnis dienen.

Auf einige Besonderheiten wird hingewiesen:

o Bemerkung zu den langfristig aufzubewahrenden digitalen Daten.

Zu den Stichwrtern: Programme, Rechenzentrum etc. findet sich der Hinweis, die informationstechnische Infrastruktur (die eigentliche Hard- und Software) einschlielich notwendiger Protokoll-, Siche-rungs- und Verbindungsdaten mit entsprechender Verwaltungs- und Steuerungssoftware ggf. lnger fr die Erschlieung langfristig auf-zubewahrender digitaler Daten/Dokumente vorzuhalten. Das ist ein vorsorglicher Hinweis, der die Schwierigkeiten einer digitalen Lang-

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zeitaufbewahrung natrlich nicht lst, wohl aber sensibilisieren soll, um notwendige Vorbereitungen nicht zu versumen. Dabei mgen die im Verzeichnis angegebenen zehn Jahre fr diese Vorgehens-weise ggf. sogar zu kurz gewhlt sein.

Vielleicht setzen sich in Zukunft aber auch praktikablere Methoden durch. So wre alternativ die Nachahmung alter Programme auf modernen Systemen (Emulation) mglich. Als dritte Variante der Langzeitaufbewahrung bietet sich die Umwandlung der vorhande-nen digitalen Dokumente in das jeweils aktuelle Format (Migration) an.

Ziel fr alle Verfahren bleibt dabei die sichere und geordnete Auf-bewahrung.

Inzwischen wird schon in vielen Kommunen, und insbesondere in den Archiven in Verbindung mit den kommunalen IT-Bereichen und Kommunalen Datenverarbeitungszentralen, entsprechend den heu-te gestellten Anforderungen19 an zeitgemen Lsungen gearbei-tet.20 Dabei bedrfen langfristig aufzubewahrende personenbezo-gene Unterlagen und die seiner Erschlieung dienenden Hilfsmittel des besonderen Schutzes. Das gilt fr die Aufbewahrung in der ak-tenfhrenden Verwaltung und fr die kommunalen Archive glei-chermaen.

o Bemerkung zu Datenerfassungsprotokollen

Diese Bemerkung greift die vorhergehende auf und verweist am Beispiel Zugriffsprotokolle... auf die Schwierigkeit, den wachsen-den Anfall protokollierter Sicherungs- und Verbindungsdaten (z. B. bei Telekommunikationsverbindungen) angemessen ber einen lngeren Zeitraum aufzubewahren. Die im Kontext mit anderen Fristen vorgeschlagenen 2 Jahre erscheinen auf den ersten Blick schon kurz, knnten in der Praxis dennoch aus technischen Grn-den ein unberwindbares Hindernis sein. Insofern gilt es, diesem Problem zuknftig verstrkte Aufmerksamkeit zu widmen.

o Bemerkung zur IT-gesttzten Bearbeitung

Die Bemerkung fr IT-gesttzte und entsprechende konventio-nelle Bearbeitung erweitert die bisher auf ADV-Bearbeitung bezo-gene Sicht. Abgesehen von der Umbenennung der ADV durch IT,

19 Vgl. u. a. KGSt-Bericht 3/2002, S. 27 ff. Siehe auch Positionspapier der kommunalen Archive in

NRW (2004), S. 254 f.; auch 239 Abs. 4 HGB. 20 Vgl. KGSt-Bericht 3/2002, S. 42 ff. Um einen zustzlichen berblick zum heutigen Stand zu gewin-

nen, empfiehlt sich ein Blick in das Internet-Projekt: Nestor zum Aufbau eines Kompetenznetzwer-kes Langzeitarchiv (http://www.langzeitarchivierung.de).

18 B 4/2006 KGSt

ist hier die Aufbewahrung hybriden Schriftguts, das in der Praxis zunimmt, beispielhaft bercksichtigt. So empfiehlt es sich, die Auf-bewahrungsfristen um die Art der Datenhaltung zu ergnzen. Bei-spielsweise enthlt ein SAP-Verfahren ein S fr Spei-cher(buchfhrung), bei der die Datenhaltung im DV-System erfolgt und ein A fr die Archivierung.21

o Bemerkung zum Hinweis, wenn 6 Jahre zu kurz sind

Meist lautet der vollstndige Hinweis: 10, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Erfahrungen, Risiken zu kurz sind. Er verweist damit auf die Mglichkeiten, zwischen zwei Fristen zu whlen, dann aber auch die Grenzen im Sinne der o. g. Risikoabschtzung auszuloten (s. Kap. 2.2.2).

o Bemerkung zum Hinweis, wenn sich diese Frist aus den B-chern ergibt

Der Begriff Bcher meint die Aufzeichnungen in der Haushaltswirt-schaft und steht fr Verwaltungsbuchfhrung und fr die Haus-haltswirtschaft mit Doppik, nicht aber z. B. fr das Sozialgesetz-buch.

o Bemerkung zum ZuWG

Das Krzel ZuWG steht fr das neue Zuwanderungsgesetz und wird wegen seiner Auswirkung auf einzelne Stichwrter als Kurzin-formation aufgenommen.

21 Vgl. Gemeindeprfungsanstalt Baden-Wrttemberg (2004). S. 137 f.

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4 Gutachtliches Verfahren

Dieser Bericht wurde von Dirk Greskowiak, Hauptreferent der KGSt, und Peter Klander, ehemals Referent der KGSt, erarbeitet.

Durch den Hinweis in der KGSt INFO Nr. 19/2005 hat sich ein engagierter Gedanken- und Erfahrungsaustausch ergeben,

o vor allem mit Fachleuten aus den Archiven zu den Vorbemerkun-gen (Kap.1 - 3) und

o mit Fachleuten aus verschiedenen Fachbereichen der Kommunen zu den eigentlichen Aufbewahrungsfristen.

Fr diese vielfltigen Hinweise und Anregungen dankt die KGSt besonders den im Folgenden aufgefhrten Damen und Herren:

Zu den Vorbemerkungen (Kap. 1 - 3):

Raimund Bartella Hauptreferent des Deutschen Std-tetages Berlin/Kln, Bundeskonfe-renz der Kommunalarchive beim Deutschen Stdtetag

Mag. Dr. Irmgard Christa Becker Leiterin des Stadtarchivs Saarbr-cken und Mitglied der Bundeskonfe-renz der Kommunalarchive beim Deutschen Stdtetag

Dr. Albert Eer Leiter des Stadtarchivs der Stadt Bergisch Gladbach

Dr. Roland Mller Leiter des Archivs der Landeshaupt-stadt Stuttgart und Mitglied der Bun-deskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Stdtetag

Dr. Jochen Rath Leiter des Kreisarchivs Warendorf und Sprecher des Arbeitskreises der nordrhein-westflischen Kreisarchive (AKKA)

Dr. Peter Weber Rheinisches Archiv- und Museums-amt im Landschaftsverband Rhein-land, Pulheim

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Zu den Aufbewahrungsfristen: Jrgen Becker Leiter des Rechnungsprfungsamtes

und behrdlicher Datenschutzbeauf-tragter im Kommunalen Rechenzent-rum Niederrhein, Moers

Dieter Bindseil Leiter der Abteilung Auslnderange-legenheiten in der Bundesstadt Bonn

Dr. Albert Eer Leiter des Stadtarchivs Bergisch Gladbach und auerdem als An-sprechpartner fr Aufbewahrungs-fristen in der Stadtverwaltung

Jeanette Freier Sachbearbeitung Bauleitung im Tief-bauamt der Stadt Chemnitz

Gudrun Goger Stellvertretende Sachgebietsleiterin der Hauptaktei im Haupt- und Per-sonalamt der Landeshauptstadt Stuttgart

Beatrix Pusch Leiterin des Kreisarchivs Soest, Mit-glied im AKKA und auerdem An-sprechpartnerin fr Aufbewahrungs-fristen in der Kreisverwaltung

Martin Vormberg Gemeindearchivar, Standesbeamter und Sachbearbeiter der unteren Denkmalbehrde in der Gemeinde Kirchhundem

Constanze Sickfeld Fachdienstleiterin Fachdienst Bei-standschaften/Unterhaltsan-gelegenheiten im Landkreis Hildes-heim

Wolfgang Schell Datenschutzbeauftragter, Personal- und Organisationsamt in der Bun-desstadt Bonn

Die KGSt dankt auch allen brigen Kommunen, die durch Hinweise oder auch kritische Fragen zu der Neubearbeitung beigetragen haben.

Prof. Hans-Joachim Hilbertz

Ulrich Potthast

B 4/2006 KGSt 21

5 Literaturverzeichnis

KGSt-Berichte und Materialien

KGSt INFO 19/2005

Kommunale Schriftgutverwaltung: Aufbewahrungsfristen, S. 1

3/2003 Kommunaler Aktenplan der KGSt

3 d/2003 Kommunaler Aktenplan der KGSt; Aufbewahrungsfristen: Stand 1997 (Diskette)

3/2002 Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument

G 13/1985 Kommunales Archiv

Weitere Literatur, Fundstellen, Quellen, Datensammlungen

Bundesministerium des Innern (2004) (Hrsg.)

DOMEA Organisationskonzept 2.0 - Erweiterungsmodul zum Organisati-onskonzept 2.0. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten. In: Schriftenreihe der KBSt. Band 66. Berlin

Kommunale Archive NRW (2004) Archivische Aufgaben der Kommu-nen im digitalen Zeitalter. Positions-papier der kommunalen Archive in Nordrhein-Westfalen. In: Der Archi-var. Jg. 58. Heft 4/2005. S. 254 - 255

Gemeindeprfungsanstalt Baden-Wrttemberg (2004)

Prfung der Kennprozesse des ADV-Verfahrens IS-PS der Firma SAP AG Kommunalmaster Baden-Wrttemberg nach 114 a (Pro-grammprfung). GPA-Mitteilungen. Sonderheft 1. S. 137 f.

Internet-Links

http://www.langzeitarchivierung.de Internet-Projekt Nestor: Aufbau ei-nes Kompetenznetzwerkes Lang-zeitarchivierung

22 B 4/2006 KGSt

6 Anhang

Anlage 1

Aufbewahrungsfristen fr Kommunalverwaltungen

Stichwrter Fristen d

als Sonder-

fall Bemerkungen

A

Abbruchanordnungen 30 d

Abbuchungsliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. Personen-kontenfhrung

Abbuchungssperrkarten - s. Personenkontenfh-rung

Abenteuerspielpltze 10

Abfallbeseitigungsgebhr: fr IT-gesttzte und ent-sprechende konventio-nelle Bearbeitung

o nderungsbescheid - nach Feststellung der Jahresrechnung Mehrfer-tigung evtl. zu Veranla-gungsakten

o nderungssollliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind

o Einwohnerlisten - nach Feststellung der Jahresrechnung

o Jahressollliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind

o Personenkontennum-mern

- nach Feststellung der Jahresrechnung

o Plausibilittslisten - nach Feststellung der Jahresrechnung

B 4/2006 KGSt 23


als Sonder-

fall Bemerkungen

o Verbindungsdateien - nach Feststellung der Jahresrechnung

Abfallbeseitigung und Ver-wertung

10 Sonderabfall 30 Jahre

Abfallbeseitigungsanlagen 30 d

Abfallzweckverbnde 30 d

Abfertigungsspediteure 10 nach Erlschen der Er-laubnis

Abfindungen in Haftpflicht-sachen

5 nach fachlicher Prfung

Abfindungsvertrge in Unterhalts- und Erban-sprchen

30 d

Abgaben (Bcher, Kartei-en, Verzeichnisse)

10

Abgangslisten im Finanz-wesen - auch ADV

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind

Abgangszeugnisse 10/30 d

Abgeordnete der Wahl-kreise

30 d s. a. Kommunale Man-datstrger

Ableseliste - s. Verbrauchsabrech-nungen

Abloch-Belege ADV - s. Datenerfassungsbele-ge

Ablsungsvertrge 30 d

Abmarkungen: z. B. Lie-genschaftskataster

6/30 d

Abmeldebescheinigungen (Einwohnermeldeamt)

1

Abrechnung mit anderen Kostentrgern

- s. Sachkontenfhrung

Abrechnungsjournal 10 s. a. kaufmnnische Buchfhrung bzw. Han-delsbcher

24 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Abrechnungsprotokoll - s. Krankenhausabrech-nung stationr

Abschluss Eigenbetriebe 30 d

Absendelisten fr Versi-cherungskarten

30

Absetzungen, Beitrge, Gebhren

- s. Verbrauchsabrech-nungen

Abstimmlisten Einnah-men/Ausgaben


Abstimmungslisten 30 d

Abtretungen (Sozialversi-cherung)

5

Abwsserbeseitigung 10/30 d

Abzugslisten: z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung (auch ADV)


Adoptionen - bis zur Vollendung des 60. Lebensjahrs des adoptierten Kindes

Adressbcher 30 d

ADV (IT) Automatisierte Daten-verarbeitung, synonym: Informationstechnik

ADV-Programmierung gilt fr selbstentwickelte; ggf. auch fr erworbene Software

o nderungsauftrag mit Vorgaben

6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

o Auflistung 6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

B 4/2006 KGSt 25


als Sonder-

fall Bemerkungen

o Bedienungsanleitung 6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

o Produktion im Re-chenzentrum


o Programmauftrag nach Vorgabe


o Programmbeschrei-bung


o Programmlisten 6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

o Prfungsunterlagen 6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

o Testprotokolle 6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

o Verfahrensbeschrei-bung


ltestenrat - Zusammen-setzung

30 d

nderungsauftrag: Vorga-be fr ADV

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. ADV-Programmierung

nderungsbescheid - ADV - s. Abfallbeseitigungsge-bhr

26 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

nderung des Gemeinde- bzw. Kreisgebietes

30 d

nderungsprotokoll 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. Kranken-haus

nderungsprotokoll der Haupttabelle

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. Kranken-haus

nderungssolllisten 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. Abfallbesei-tigungsgebhr

rztliche Frsorge

(Rezepte, Verordnungen, Rechnungsduplikate)

10

Agrarplanung 30 d

Akten- und Archivordnung 10/30 d

Aktenplne 10/30 d

Aktenverzeichnisse 30 d

Alarmanlagen 10 nach Auerbetriebset-zung

Alarmplanung 10

Allgemeines Grundverm-gen

30 d s. Grundstcksakten, auch Bilanzen

Allgemeines Kapitalver-mgen

30 d s. Kapitalvermgen, auch Bilanzen

Alimente 30 d

Altenberatung 5

Altenhilfeeinrichtungen 30 d

Altersgruppen- und Ver-weildauer - Statistik

- s. Krankenhaus

B 4/2006 KGSt 27


als Sonder-

fall Bemerkungen

Altlastenkataster 30 d

Amtsrztliche

o schliche Beaufsichti-gung

3

o Untersuchungsdatei-en/-karteien

20

Amtsblatt, eigenes 30 d

Amtsgrundbuch 30 d

Amtshilfeakten 2/10 10 Jahre z. B. bei Akten fr auslndische Ju-gendmter

Amtshilfe mit Geldeinzug 10

Amtsketten 30 d

Amtspflegschaften - s. Pflegschaften (einschl. Amtspflegschaften mit Vermgensverwaltung) (Jugendamt)

Amtsverweser 30 d

Amtsvormundschaften - s. Vormundschaften (Ju-gendamt)

Anbauerhebung, landwirt-schaftliche

30 d

Anerkennungsgebhren 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind

Anerkennungsurkunden s. a. Beurkundungen

o der Amtspflegschaften 30 d

o der Amtsvormund-schaften

30 d

Anforderung von Broma-terial

2

Anfragen aus der Bevlke-rung

10/30 d generell, wenn sie nicht speziellen Akten zuzu-ordnen sind

28 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Angebote

o bercksichtigte 10 innerhalb der Bauakte

o unbercksichtigte 6 entspr. Steuer- und Han-delsrecht, bzw. rtlicher RPA-Vorgaben, gele-gentlich auch 5 Jahre nach Schlussbespre-chung

Angelegenheiten der Per-sonen nach Art. 131 GG

30 Schlagwort: 131er

Angestellte: Personalakten 5 nach Beendigung des Dienstverhltnisses bzw. Erlschen der Ansprche aus Zusatzversorgung (ggf. bernahme in Ver-sorgungsakten)

Anlagen

o Elektro, Heizung, Te-lekommunikation, Kli-ma, Sanitr

10

o Park- und Spielanla-gen

30 d

nach Auerbetriebnah-me

Anmeldebescheinigungen (Einwohnermeldeamt)

1

Anmeldung zur Ehe-schlieung

30 d bislang Aufgebote

Annahme an Kindesstatt 30 d

Anordnungsbefugnis 10

Anordnungsdatei, Jahres-saldenliste


Anschlusskostenersatz 30 Kostenerstattung fr Grundstcksanschlsse

Ansprche

o aus unerlaubter Hand-lung

10 nach Regulierung durch Dritte

o aus Vertrag 30

B 4/2006 KGSt 29


als Sonder-

fall Bemerkungen

o bei vollstreckbaren Titeln

30

Anstaltsordnung fr Schu-len

30 d s. a. Schule

Ansteckende Krankheiten 3/10 ggf. 20 Jahre oder lnger bei Umstnden entspr. Epidemien

Antennenanlagen 30 d

Anzeigenwerbung 10/30 d

Anzeigen und Beschwer-den

o allgemein 2

o ber Dienstkrfte 5/15

Apotheken 10/30 d nach Erlschen der Er-laubnis

Arbeiter, Personalakten 5 nach Beendigung des Arbeitsverhltnisses bzw. nach Erlschen der Ansprche aus Zusatz-versorgung (ggf. ber-nahme in Versorgungs-akte)

Arbeitsjubilen 5 nach Beendigung des Dienstverhltnisses

Arbeitslosengeld II - s. Sozialhilfe

Arbeitsplatzbewertung 10 mindestens solange der Arbeitsplatz besteht

Arbeitsstundenachweise und -berichte

5

Arbeitsuntersuchungen 10

Arbeitszeitregelungen 10

Archivunterlagen 30 d

Armenrechtszeugnis 30 d jetzt: Prozesskostenhilfe

30 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Asyl und Migration s. Zuwanderungsgesetz (ZuWG), das die Steue-rung und Begrenzung des Zuzugs von Ausln-dern regelt. Im ZuWG ist ab 01.01.2005 das Aus-lnderG aufgegangen, das jetzt Kernstck des Zuwanderungsgesetzes ist. Die im AufenthG ge-troffenen Manahmen, Aufenthaltsrechte etc. gelten nach Magabe der 101 ff. AufenthG fort. Aufgrund von ber-gangsvorschriften 101 ff. ist auch nach dem Inkrafttreten des Zuwan-derungsgesetzes lngere Zeit noch das AuslG an-zuwenden

Auf dieser Basis erfolgt die Zusammenarbeit zwischen dem Bundes-amt fr Migration und Flchtlinge, den zustn-digen Landesbehrden (entspr. Art 83 GG) und den rtlichen Auslnder-behrden (fr aufent-haltsrechtliche und pass-rechtliche Manahmen)

o Einzelantrge 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen rtlicher Vorga-ben oder Erfahrungen zu kurz sind

o Generalia 30 d

Aufenthaltserlaubnisse

o befristet 2

o unbefristet 5

Aufforstungen 30 d

Aufgabengliederungsplan 20/30 d

B 4/2006 KGSt 31


als Sonder-

fall Bemerkungen

Aufgebote (heute Anmel-dung zur Eheschlieung)

30 d Personenstandswesen

Auflistung genderter ADV-Programmschritte

6/10 ggf. 10 Jahre fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente s. ADV-Programmierung

Aufnahmebuch - s. Krankenhaus Abrech-nung stationr

Aufnahme- und Entlas-sungsstatistik

- s. Krankenhaus Abrech-nung stationr

Aufmabcher 5 soweit nicht in Bauakte

Aufsichts- u. Messbcher der Bauaufseher

5

Aufstiegsfortbildungsfrde-rung

o Einzelakten 5

o Generalia 30 d

o Zahlungslisten 10

Auftrge

o Auftragsvergaben 10/30 d

o Auftragszettel 10 angelehnt an 147 Ab-gabenordnung (AO)

Aufzugsanlagen 10 nach Auerbetriebset-zung

Ausbaubeitrge (KAG) 30 d

Ausbildungsakten (Beur-teilungen etc.)

5 6 Jahre, wenn 5 Jahre wegen rtlicher Erfah-rungen zu kurz sind

Ausbildungsfrderung

o Einzelakten, Ableh-nung

4

o Einzelakten, Zuschs-se und Darlehen

6

o Generalia 30 d

32 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

o NDF (Nothelferge-meinschaft) - Listen

3

o Zahlungslisten 10

Ausgemeindung 30 d

Ausgleichsabgabe 10/30 d

Ausgleichsbetrge im Sa-nierungsrecht

s. 154 ff. Baugesetz-buch

Ausgleichsstock, Kassen-, Rechnungs-, Prfunterla-gen

10/30 d

Aushilfskrfte, Personalak-ten

2

Auskreisung 30 d

Ausknfte

o allgemeine 2

o bedeutsame 10/30 d

Auslnderangelegenheiten entspr. Aufenthaltsver-ordnung. Nach 62 Auf-enthV fhren Auslnder-behrden zwei Dateien

o In der Auslnderdatei A sind zu lschen*) und in die Auslnder-datei B zu berneh-men

sofort nach 64 Abs. 1 und 67, 1 Aufenthaltsverord-nung (AufenthV)

*) lschen beinhaltet die Beachtung der archivari-schen Anbietungs- und bergabepflicht

o dto. sofort bei Todesfall

o dto. sofort bei Fortzug aus dem Bezirk der Auslnderbe-hrde

o dto. 5 bei Erwerb der Rechts-stellung eines Deutschen (gem. Art. 116 GG)

B 4/2006 KGSt 33


als Sonder-

fall Bemerkungen

o dto. 2 Visazustimmungsflle, wenn der Auslnder nicht innerhalb von 2 Jahren nach Fristablauf eingereist ist

o in der Auslnderdatei B sind zu lschen

10 bei Ausweisung und Ab-schiebung nach Ablauf der Befristung ( 91,1 AufenthG)

10 Auslnderakten nach bernahme in die B-Datei einschlielich des allgemeinen Schriftver-kehrs

o Einbrgerungen 30 nach Wirksamwerden der Einbrgerung

o Staatsangehrigkeits-verfahren

30 nach wirksamer Ausstel-lung des Staatsangeh-rigkeitsausweises

Anm.: Ab 01.01.2005 ist das AuslnderG im ZuWG aufgegangen, das jetzt Kernstck des Zu-wanderungsgesetzes ist. Die im AufenthG getrof-fenen Manahmen, Auf-enthaltsrechte etc. gelten nach Magabe der 101 ff. AufenthG fort. Auf Grund von bergangs-vorschriften 101 ff. ist auch nach dem Inkraft-treten des Zuwande-rungsgesetzes lngere Zeit noch das AuslG an-zuwenden.

Auslnderausschsse, -beirte

30 d

Auslandsbeziehungen 30 d

Auslandsfleischbeschau 3

34 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Ausschreibungsunterla-gen, soweit nicht Hauptak-te

5 10 Jahre, wenn fr die Kassenanordnung be-grndend

Ausschsse des Gemein-derates/Kreistages

30 d

Ausschuss-Sitzungen der Rte und Kreistage

30 d

Aussiedlung landwirt-schaftlicher Betriebe

30 d

Ausstellungen 20/30 d

Ausstellungsbauten 30 d

Auer- und berplanm-ige Ausgaben

10

Ausweis 10

Auszahlungsliste 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. Sachkonten-fhrung

Auszeichnungen 30 d

Automatisierte Datenver-arbeitung

s. ADV, Informations-technik

B

Badeanstalten 30 d

Bahnhfe und Bahnanla-gen

30 d

Bakteriologische Untersu-chungen, Niederschriften

3

Bankauszge 10 147 GO

Bankenlisten 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind

Banknoten und Mnzen 10

B 4/2006 KGSt 35


als Sonder-

fall Bemerkungen

Bauabrechnung

o Abschlagsauszah-lungsbcher

10

o Bauausgabebcher 10

o Baugenehmigungen 5 ggf. lnger, wenn Lang-zeitverhalten noch unge-klrt ist; ggf. dauernd (in Absprache mit dem Ar-chiv)

o Bautagebuch 10

o Bauunterlagen fr Grundstcksakten

30 d

o Begleitbogen bei neu-en Bauinvestitionen

5

o Einzelvorgnge 5 ggf. lnger, wenn Lang-zeitverhalten noch unge-klrt ist

o Entwrfe, Bauabrech-nungen, Ausfhrungs-plne

30 d

o Haushaltsberwa-chungslisten

10

o Kostenbersichten 10

o Kostenzusammenstel-lungen

10

o Liste der Auftragneh-mer (Vertragsver-zeichnis)

5

o Rechnungsbelege 5 6 bzw. 10 Jahre, wenn 5 Jahre wegen Vorschrif-ten, Erfahrungen, Risi-ken zu kurz sind

o Rechnungslegungsb-cher

10

o Rechnungslegungsb-cher

10

o Statische Berechnun-gen

30 d

36 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

o Unterlagen ber Grundstcksrechte, Verbindlichkeiten

30 d

o Unterlagen zum Be-trieb (bau)technischer Anlagen

30 d

o Unterlagen zur Bauun-terhaltung

30 d

o Unterlagen zur Beur-teilung der Bauma-nahmen

5

o Urkunden ber Grundstcke und La-geplne

30 d

o Zeichnungen, Bauab-rechnung etc. fr klei-ne Bauten

5 ggf. lnger, wenn Lang-zeitverhalten noch unge-klrt ist

Bauantrge, allgemeine 5 soweit nicht Teil der Hausakten

Bauarten, Zulassung neu-er

30

Bauaufsichtsakten, -genehmigungen

30 d

Baudenkmler 30 d s. a. Denkmler, beweg-liche Denkmler

Baugerste, Genehmi-gung zur Aufstellung

5

Baugesetzbuch

o Bescheinigung nach 24 - 28

10

o Verzicht auf Vorkaufs-recht

10/30 d

o Zeugnis nach 23 10

Baugewerbliche Anlagen 30

Bauherrendatei/-kartei 30

Baukostenzuschsse des Anschlussnehmers

30

B 4/2006 KGSt 37


als Sonder-

fall Bemerkungen

Baulastenverzeichnis 30 d

Bauleitplanung, -erschlieung

30 d

Baumbestandsverzeich-nisse

30 d

Baustatik 10/30 d

Baustoffprfungen 10

Bautagebcher des Hoch-bauamtes/ Hochbaubereichs

5

Bauten, Schlussrechnung s. Bauabrechnung

Bauunterhaltung 5 Instandsetzung ohne Architekten- und Ingeni-eurleistungen

Bauvoranfragen (einschl. Ablehnung)

5

Bauzune: Genehmigung 5

Beamte

o Personalakten 5 nach Abschluss des Dienstverhltnisses bzw. nach Erlschen der Ver-sorgungsansprche ein-schlielich der der Hin-terbliebenen (ggf. ber-nahme in Versorgungs-akten)

o Versorgung 10/30

Beaufsichtigung der Kran-kenkassen/ Versicherungen

10/30

Bebauungsplne 30 d

Bedarfsnachweise 10

Bedienungsanleitung: ADV-Programme

6/10 ggf. lnger fr die Er-schlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente s. a. ADV-Programmierung

38 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Beerdigungsverzeichnisse 30 d

Befreiung von der Versi-cherungspflicht

20

Begrbnisregister 30 d

Behandlung mit radioakti-ven Stoffen

30

Behrdenselbstschutz 5/30 d

Beigeordnete 30 d

Beihilfe

o Einzelflle Angestellte 3 nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde

o Einzelflle Beamte 5 nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde

o Allgemeines (Genera-lia)

30

Beistandschaft bisher Amtspflegschaft (s. a. Kindschaftsrecht)

o Generell 10/20 20 Jahre generell, fr 10 Jahre entspr. weitere Pflegschaftsakten

o Einzelakten 10/20 20 Jahre generell, fr 10 Jahre entspr. weitere Pflegschaftsakten

Bei Anwendung der kr-zeren Fristen gilt es, mgliche Risiken vor Ort abzuschtzen

o Mndelgeldabrech-nungen

10

o Prozessakten 30

o Volljhrigkeit 30

Bekanntmachungen, ffentliche

10/30 d

Beilagen zur Jahresrech-nung

30 d

B 4/2006 KGSt 39


als Sonder-

fall Bemerkungen

Belege

o Belege der Jahres-rechnung

6 gelegentlich 5 Jahre, wenn nach GemKVO bzw. Handelsrecht mg-lich

o Belege der Kasse (au-er fr Zahlungen nach dem Lastenaus-gleichgesetz)

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind (nach GemK-VO)

o Belege fr kleine Ver-sicherungsvereine

10

o Belege zu den Werte-sachbchern

30

Benennung von Straen 30 d

Benutzungsgebhrenord-nung

30 d

Beratende Ausschsse, Mitglieder

30 d

Beratende Ausschsse, Niederschriften

5/30 d

Beratungsdienste 5/30 d darunter fallen die unter-schiedlichen Aufgaben einzelner Sozialdienste (z. B. Beratungen i. S. eines Verwaltungsver-fahrens bei Erziehungs-problemen) mit unter-schiedlichen Aufbewah-rungsfristen

Bereitstellung von Woh-nungsbaumitteln

30 d

Berichte, Kassen-, Rechnungs-, Lagerberich-te

10

Berufliche Schulen 10/30 d s. a. Schulen

Berufsfeuerwehr 30 d

Berufsgenossenschaften, Unfalluntersuchung

10/30

40 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Berufszhlungen 30 d

Besatzungszeit 30 d

Beschftigte s. Angestellte, Arbeiter, Beamte bzw. Personal-akten

Beschftigungsnachweis 6

Beschlsse kommunaler Gremien (Bekanntgabe)

30 d

Beschwerden und Anzei-gen

o Allgemeines 2

o Beschwerde gegen-ber Dienstkrften

10/30 d

o Beschwerde gegen-ber der Verwaltung

10/30 d

o Beschwerden im Woh-nungswesen

10

Besoldungsakten 5 nach letzter Zahlung, bei vorzeitigem Ausscheiden nach Abschluss, d. h. nach Erlschen der Ver-sorgungsansprche einschl. der der Hinter-bliebenen (ggf. ber-nahme in Versorgungs-akten)

Bestandsdateien - Ausz-ge


Bestandsverzeichnisse 3

Bestattungen

o Bestattungen Unbe-kannter

10

o Bestattungsgebhren 10

o Bestattungsgenehmi-gungen

10

o Bestattungsregister 30 d

B 4/2006 KGSt 41


als Sonder-

fall Bemerkungen

Bestellbcher, Bestell-scheine


Besuchererlaubnisse 1

Beteiligungen 10/30 d

Betreuung nach dem Betreuungsgesetz

10/30 lngstens 10 Jahre nach dem Tod

Betriebsabrechnungsb-gen

10

Betriebsabschlsse 30 d s. a. kaufm. Buchfh-rung, Bilanzen

Betriebskrankenkassen-aufsicht

10/30 d

Betriebsplne im Gemein-dewald

30 d

Betriebszhlungen 30 d

Beurkundungen

o Beurkundungsentwr-fe

10

o Beurkundungsver-zeichnisse

30 d

o Urkunden (Vater-schaft, Unterhalt, Sor-geerklrung)

30 d

Bevlkerungsschutz 20/30 d

Bevlkerungsstatistik 30 d

Bewegliche Denkmler 30 d

Bewerbungen

o Bewerbungen um lei-tende Stellungen

10/30 d

o Sonstige Bewerbun-gen

1

Bewilligung von ber- u. auerplanmigen Aus-gaben


Bewirtschaftungsbefugnis 6/30 d

42 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Bewirtschaftungsplne, Fischerei und Gewsser

10/30 d

Bewohnerinnen Frauen-haus bzw. Mtterwohn-heim

5

Beziehungen zum Ausland 30 d

Bezirksbeirte 30 d

Bezirkssparkasse, allge-mein

30 d

Bezirksvorsteher 30 d

Bibliotheksangelegenhei-ten

30 d s. Bchereien

Bilanzen 30 d ggf. in ausgedruckter Form entspr. GemHWO bzw. GemKVO; s. kaufm. Buchfhrung, auch Krankenhaus, Sachkon-ten etc.

Bilddokumentation 30 d

Bildung und nderung des Gemeinde-/Kreisgebietes

30 d

Blumenschmuckwettbe-werbe

20/30 d

Blutspendeunterlagen 30

Bodendenkmler 30 d

Bodenmerkmale 30 d

Bodenordnung 30 d

Bodenreform 30 d

Bodenverbnde 30 d

Bodenverkehr

o Genehmigung und Versagung von Grundstcksteilungen und Antrgen nach 144 BauGB

10

B 4/2006 KGSt 43


als Sonder-

fall Bemerkungen

o Ausbung des Vor-kaufsrechtes

10

o alle sonstigen Vorgn-ge zu den gesetzlichen Vorkaufsrechten

3

Bonussystem, Bonuscard 6

Botendienst 5

Brand

o Brandbekmpfungs-vorsorge

20/30 d

o Brandflle 30 d

o Brandschutz 10

o Brandverhtungs-schau

30

o Sicherheitsfragen 30 d

Brauchtumspflege 30 d

Brcken: Hydraulische und statische Berechnun-gen

30 d

Brunnen, ffentliche 30 d

Brutto-Nettolisten 6 fr IT-gesttzte und ent-sprechende konventio-nelle Bearbeitung

Buchhaltungskonten 10

Buchungslisten (auch ADV)

6

Bcher als Buchungsun-terlagen

- s. GemKVO/kaufm. Buchfhrung/Sachkonten etc.

Bchereien

o allgemeines 30 d

o Bcherbestnde, Re-visionsunterlagen dar-ber

5 10 Jahre, wenn fr die Kassenanordnungen begrndend

44 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

o Bcherkufe und B-chergeschenke

5

o Bcherverluste durch Bibliotheksbenutzer

5

Bhnennormalvertrag, Gagenvergtungsnach-weis

20/30 d

Brgeranfragen 10/30 d generell, wenn sie nicht speziellen Akten zuzu-ordnen sind

Brgerantrag 10/30 d

Brgerinitiativen 20/30 d

Brgerlisten, Brgerrech-te, Brgerversammlungen

5/30 d

Brgermeister 30 d

Brgernutzung 30 d

Brgersteigabrechnungen 10

Brgschaften 30

Bundesbaugesetz

o Bescheinigung 24 3

o Verzicht auf das Vor-kaufsrecht

5/30 d

o Zeugnis nach 23 3

Bundesgesetzblatt - nach Bedarf, aber in Ab-sprache mit dem Archiv

Bundesstraen 30 d

Bundeswahlen

o Ergebnisse 30 d

o Niederschriften 30 d

Bunker 30 d

Bugelder

o bis einschl 100,-- Euro 3

o ber 100,-- Euro 5

B 4/2006 KGSt 45


als Sonder-

fall Bemerkungen

o Bugeldbescheide 6

C

Campingpltze 30 d

Chemisch-technische Untersuchungen

o Arbeitsjournale 10

o Niederschriften 3

Chre 30 d

Chroniken 30 d

Controlling - Controlling bedarf der Aufzeichnung und Do-kumentation. Die entste-henden Vorgnge wer-den jeweils nach Akten-plan abgelegt und den jeweiligen Fristen fol-gend aufbewahrt. Dies gilt fr Papierunterlagen wie auch fr digitale Do-kumente

Langfristig aufzubewah-rende digitale Daten be-drfen allerdings der Vorhaltung der notwen-digen IT-Infrastruktur zur spteren Erschlieung (s. a. Ziff. 3.4 dieses Be-richtes)

D

Darlehen 30 Empfehlung: 10 Jahre nach Tilgung

Darlehen zur Wohnraum-beschaffung fr Bediens-tete

10/30

Datenerfassungsbelege

o als Kassenbelege 6

o als Sachbearbeitungs-akten

- nach Feststellung des Jahresabschlusses

46 B 4/2006 KGSt


als Sonder-

fall Bemerkungen

Datenerfassungsprotokolle

o als Hilfsbuch zum Zeit-buch

10 ggf. auch lnger fr die Erschlieung langfristig aufzubewahrender digi-taler Daten/Dokumente

o als Sachbearbeitungs-akten

- nach Abschluss der fach-lichen Prfung/ Rechnungsprfung

o als Zugriffsprotokolle der Telekommunikati-onsverbindungen (einschl. Internetaktivi-tten)

2 lnger, wenn 2 Jahre zu kurz sind; aber ange-sichts der Datenflle eher krzer in Abstim-mung mit dem Archiv

Datensammelsystem 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. Rechen-zentrum

Datenschutzuntersu-chungsberichte

6/10

Datenverarbeitungszentra-le

- s. Rechenzentrum

Dauerlasten 30 d

Deckungsreserven, De-ckungsvermerke


Deichverbnde, Angelegenheiten der ...

30 d

Denkmler 30 d einschl. Baudenkmler, bewegliche Denkmler, Bodendenkmler

Denkmalschutz 30 d

Deponien 30 d nach Schlieung bzw. Rekultivierung; wenn Langzeitverhalten noch ungeklrt dauernd (in Absprache mit dem Ar-chiv)

Depotbescheinigungen 30

Diebstahl, Schadensakten 10/30 d nach Abwicklung

B 4/2006 KGSt 47

d als

Sonder-fall

Stichwrter Fristen Bemerkungen

Dienstanweisungen/ Geschftsanweisungen

10/30 d nach Aufhebung

Dienstaufsichtsbeschwer-den

15/30 d nach Erledigung

Dienstausweise 5/30 d

Dienstbesprechungen, Niederschriften

5

Dienstfahrkarten, Liste fr ...

5

Dienstfahrzeuge 5 nach Stilllegung

Dienstgebude 10/30 d

Dienstjubilen 5 nach Beendigung des Dienstverhltnisses

Dienstkleidung 10/30 d

Dienstrume 10

Dienstreisen, Dienstgnge 5/30 d

Dienstsiegel, Allgemeines und Fhrung

30 d

Dienstvertrge angestell-ter rzte

5 nach Beendigung des Dienstverhltnisses

Dienstwohnungen

o Einzelakten 5


30 d

Dispositionslisten - nach Feststellung der Jahresrechnung (s. a. Sachkonten)

Doppik - s. u. a. GemKVO, GemHVO, kaufm. Buch-fhrung etc.

Dorfentwicklungsplan 30 d

Drogerien 10 nach Erlschen der Er-laubnis

Droschkenerlaubnisse (bzw. Taxenerlaubnisse)

10 nach Erlschen der Er-laubnis

48 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Druck- und Vervielflti-gungsgerte

10 nach Abbau

Durchfhrungsplne 30

Durchschlge von Rech-nungen

1

E

EDV s. ADV, IT, Rechenzent-rum etc.

E-Government - hier gemeint im Sinne des Teilaspektes der elektronischen Schnitt-stelle zwischen Verwal-tung einerseits und Br-gern/Unternehmen ande-rerseits: Insofern die Aufbewahrung entspre-chend der beim Internet-angebot/Internetseiten (s. dort)

Ehe- und Familienrecht


30 d

o brige Unterlagen 10 wenn keine rechtlichen Vorgaben

Ehrenamtliche Ttigkeit - Entschdigung


30 d

o Abrechnungen fr Mandatstrger

12

Ehrenanlagen 30 d auch Denkmler einschl. Baudenkmler, bewegli-che Denkmler

Ehrenbegrbnisse 30 d

Ehrenbrger 30 d

Ehrengaben 30 d

Ehrensold 30 d

B 4/2006 KGSt 49

d als

Sonder-fall


Ehrenzeichen und Orden 30 d

Eichwesen 5

Eidesstattliche Erklrun-gen

30 d

Eigenbetriebe, Eigenge-sellschaften

o Abschlsse 30 d s. dazu Bilanzen, kauf-mnnische Buchfhrung, auch Krankenhaus

Eigenbrunnenanlagen 10

Eigenunfallversicherung 10/30 nach Beendigung des Versicherungsfalls

Einscherungsverzeich-nisse

30 d

Einbrgerungen 30 s. a. Auslnderangele-genheiten

Eingabeprotokolle fr die Datenbanksysteme

6/10 s. Rechenzentrum

Eingemeindungen 30 d

Eingliederungsbeihilfen fr Behinderte

5

Eingliederungshilfe fr seelisch Behinderte

10

Einheitsbewertung 30 d

Einleitungsgenehmigun-gen

30 d

Einnahmen - Solllisten - s. Personenkontenfh-rung

Einrichtungen der Ju-gendhilfe

30 d

Einrichtungen der Sozial-hilfe

30 d

Einwohnermeldeamt

o Abmeldebescheini-gungen

1

50 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


o Anmeldebescheini-gungen

1

o Einwohnerlisten - s. Abfallbeseitigungsge-bhr

o Einwohnermeldedatei, -kartei

30 d

o Einwohnerverzeichnis-se

30 d

Einzelhandelserlaubnisse 5 nach Erlschen der Er-laubnis

Einzugslisten - s. Verbrauchsabrech-nung

Einzugsverfahren kommu-naler Abgaben

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. a. Verbrauchsabrechnung

Eisbahnen, Einrichtung 30 d

Eisgang und Hochwasser 30 d

Elektrizittsversorgung 30 d

Elektroanlagen 10 nach Auerbetriebnah-me

Elektronische Verwaltung - s. E-Government

Elektronische Post - als schriftliche Kommu-nikation per Internet s. Internetangebot

Elementarschadensversi-cherung

30 d

E-Mail - als schriftliche Kommu-nikation per Internet s. Internetangebot

Emissionen 10

Enteignungen 30 d

Entmndigung 10 nach dem Tode; s. a. Betreuung

B 4/2006 KGSt 51

d als

Sonder-fall


Entschdigung ehrenamt-licher Ttigkeit


30

o Abrechnung fr Man-datstrger

12

Entwsserungsbeitrge und -gebhren

30 d

Entwicklungsplan 30 d

Epidemien 10/30 d

Erbbaurechtsvertrge 10 d nach Erlschen der Er-laubnis

Erdbeben, allgemeines 30 d

Erddeponien 10/30 d nach Schlieung bzw. Rekultivierung; wenn Langzeitverhalten noch ungeklrt dauernd (in Absprache mit kommu-nalem Archiv)

Erfahrungsaustausch, interkommunal

5 ggf. bernommen in die einzelnen Fachakten

Erfassung Wehrpflichtiger 10 bzw. bis zur Vollendung des 32. Lebensjahres

Erfassungsbelege, manu-ell und digital

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind; s. a. Kranken-haus

Erhaltungssatzung

o nach Erteilung des Einvernehmens

10

o nach Feststellung nichtgenehmigungs-pflichtiger Verfahren

5

o nach Rechtskraft der Genehmigung

20

Erhebungen, statistische 30 d

52 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Erholungsfrsorge 3

Erlass von Ortssatzungen, Gebhrenordnungen, Po-lizeiverordnungen, ord-nungsbehrdlichen Ver-ordnungen

30 d

Erlasslisten fr kommuna-le Abgaben (mit Unterla-gen)

6/10 6 Jahre entspr. GemK-VO, nach Aufhebung 10 Jahre, wenn sich diese Frist aus den Bchern ergibt

Erlaubnis nach dem Gast-stttenrecht


Erlaubnisscheine der Wasser- und Schifffahrts-direktion


Ermchtigungen 5

Erffnungsbilanzen 30 d ggf. in ausgedruckter Form entspr. GemHVO bzw. GemKVO; s. a. kaufm. Buchfhrung, Krankenhaus, Sachkon-ten etc.

Ersatzansprche auswr-tiger Sozialhilfetrger

5

Erschlieung von Bauge-bieten

30 d

Erschlieungsbeitrge 30 d

Erschlieungsvertrge 30 d

Erstattungsansprche, ffentlich-rechtliche

10 nach Flligkeit

Erstbcher im Personen-standswesen

30 d

Erziehung s. a. Jugendhilfe bzw. Jugendschutz

o Erziehungs- und Aus-bildungsbeihilfeakten

5

o Elterngeld 5

B 4/2006 KGSt 53

d als

Sonder-fall


o Erziehungsberatung: Hilfe - und Beratungs-unterlagen

1/10 nach Auskunft Kreisju-gendamt

o Erziehungsbeistand-schaften

1/10 nach Beendigung; wobei in der Praxis zwischen 1 und 10 Jahren

o Erziehungsbeihilfe, freiwillige

- nach Beendigung

o Erziehungsgeld 5

o Hilfe zur Erziehung 10

Evakuierung bis auf weiteres

Evangelische Kirchen 30 d s. a. Kirchen

F

Fachbcher und Fachzeit-schriften

- nach Bedarf

Fhren 20/30 d

Flligkeitsanzeige - nach Feststellung der Jahresrechnung; s. a. Personenkontenfhrung

Flligkeitsnachweisungen, Holzeinschlag

10/30 d

Fahnen, Flaggen 30 d

Fahrerlaubnis als Genehmigung der zustndigen Fahrerlaub-nisbehrde

o Fahrerlaubnisakten 10 soweit nicht eine lngere Frist aufgrund der Ein-tragungen im Verkehrs-zentralregister oder im Zentralen Fahrerlaubnis-register

o dauernde Entziehung - nach dem Tode oder nach dem 85. Lebens-jahr

o zeitliche Entziehung 15 vom Tage der Rechts-kraft an

54 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


o erledigte Fahrerlaub-nisanfragen

3

Fahrlehrer, Fahrschulen

o Generalia 2 nach Beendigung der Zulassung

o Versagung/Widerruf der Fahrlehrererlaub-nis

10 nach Eintritt der Unan-fechtbarkeit

o Erlschen/Verzicht auf Fahrlehrererlaubnis

5 nach Erlschen oder Beendigung sonstiger Aktivitten

o Erlschen/Verzicht der Zweigstellenerlaubnis

5 nach Erlschen oder sonstiger Beendigung der Aktivitten

Fahrleistungsabrechnun-gen


Fahrtenbcher stdtischer Bediensteter

5

Fahrtenschreiberdia-gramme

1

Fahrzeugbrief - Vordruck (Briefverwendungsnach-weis)

15

Fallstatistik - s. Personenkontenfh-rung

Familie

o Familienkarte (family card)

6

o Familiengericht: Mit-wirkung im Verfahren

10 Empfehlung: 10 Jahre nach Tilgung

o Familienheimfrderung 30

o Familienrechtsverfah-ren: Mitwirkung

1 nach Abschluss s. a. Erziehung

o Familienstatistik 30 d

B 4/2006 KGSt 55

d als

Sonder-fall


o Frderung der Erzie-hung

10

Fehlerlisten bei IT-Bearbeitung

- nach Abschluss der fach-lichen Prfung/ Rechnungsprfung

Fehlbelegungsabgabe 5/10

Fehlgeburtenmeldungen 5/30 d

Feldkreuze 30 d s. a. Denkmler

Feldschutz landwirtschaft-licher Kulturen: Vorflle

10/30 d

Feldwegebau 30 d

Fernmeldeanlagen 10 nach Auerbetriebset-zung

Fernsprech-, Fernseh-, Fernschreibgebhren

6/10 Belege entspr. 35 Abs. 2 GemKVO, bzw. 10 Jahre, wenn anderweiti-ge Erfahrungen oder Risken dem entgegen-stehen

Feste und Feiern von Be-deutung

30 d

Festschriften 30 d

Feuchtbiotope 30 d

Feuerbestattungsregister 30 d

Feuerlschwesen, Beihil-fen

6/30 d

Feuerschau 30

Feuerschutz 10 s. a. Brandschutz

Feuerversicherung 30 d

Feuerwehrabgabe

o Bescheide - nach Feststellung der Jahresrechnung evtl. zu den Veranlagungsakten

o Jahressoll-Liste 6

56 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


o Kontroll-Listen (manu-ell/digital)


o Veranlagung 10

Feuerwehrangehrige 30 d

Feuerwehren: Freiwillige Feuerwehr, Berufsfeuer-wehr

30 d

Filmtheater 10/30 d

Finanzaufsicht 30 d

Finanzausgleich 30 d

Finanzierung von Ver-tragsstrafen

10

Finanzplanung 10/30

Finanzstatistik 3/30 d

Fischerei

o Fischereischeine 5

o Fischereiwesen 15

Fischzuchtbetriebe, Fisch-zuchtteiche

2 nach Betriebsaufgabe

Flchennutzungsplne 30 d

Flaggen, Fahnen 30 d

Fleischbeschaubezirke 30 d

Fleischbeschaugebhren

o Abrechnungsbelege 5

o Statistik 3 nach Feststellung der Jahresrechnung

o Tagebcher 3 nach Feststellung der Jahresrechnung

Fluchtlinienfeststellungen 30 d

Flchtlinge - s. Auslnderangelegen-heiten, bzw. Zuwande-rung, auch Asyl etc.

Flughafenangelegenheiten 30 d

B 4/2006 KGSt 57

d als

Sonder-fall


Flurbereinigungen 30 d

Flurkarten 30 d

Frderrichtlinien 30 d

Folgelastenvertrge 30 d

Forstangelegenheiten

o Forsteinrichtungswer-ke

30 d

o Forstschutz 10

o Forststatistik 30 d

Frachtenbltter 10

Fraktionen der kommuna-len Vertretungsgremien

30 d

Frauenhaus 5

Freibder 30 d

Freiwillige Feuerwehr 30 d

Fremdenverkehrsangele-genheiten

10/30 d

Fremdes Vermgen, Ver-waltung

30

Friedhfe 30 d

Frhgeschichtliche Funde, Sammlungen

30 d

Fhrerscheinakten Fhrerschein als amtli-che Bescheinigung zum Nachweis

o ohne belastende Tat-sachen

5

o mit belastenden Tat-sachen

- nach dem Tode oder nach dem 85. Lebens-jahr

o Fhrerscheinantrge (zurckgezogene An-trge, nicht abgelegte Fahrprfung, internati-onale Fhrerscheine)

2

58 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Fhrungszeugnisse 10/30 d

Frsorge, rztliche ... 5

Fundanzeigen und Ver-lustmeldungen

10

Fundlisten 4

Funktionalreform 30 d

G

Garagen, Betriebserlaub-nis

1 nach Betriebsende

Gartenhausgebiete 30 d

Gaskonzessionsvertrge 30 d

Gasliefervertrge 30 d

Gaststttenerlaubnisse 10 nach Erlschen der Er-laubnis

Gasversorgung 30 d

Gebudebrandversiche-rung

30

Gebudereinigung 10

Gebietsnderung der Ge-meinde bzw. des Kreises

30 d

Gebietsentwicklung 30 d

Gebietsreform 30 d

Gebhren

o Nachweise 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind entspr. GemK-VO

o Ordnungen 30 d

o Verzeichnisse 6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind entspr. GemK-VO

B 4/2006 KGSt 59

d als

Sonder-fall


Geburten

o Buch 30 d

o Statistik 10/30 d

Gedenk- und Erinnerungs-tafeln

30 d s. a. Denkmler

Gefhrliche Krankheiten 3/10 ggf. lnger unter be-stimmten Umstnden entspr. Epidemien

Gehaltskonten 5 nach letzter Zahlung bei Beendigung des Dienst-verhltnisses

Bei vorzeitigem Aus-scheiden nach Erlschen der Ansprche aus Zu-satzversorgung (ggf. bernahme in Versor-gungsakte)

Gehalt

o Gehaltsnachweise 2 ggf. 5 Jahre, wenn 2 Jahre wegen rtlicher Erfahrungen zu kurz sind

o Gehaltslisten 10 angelehnt an 147 Ab-gabenordnung (AO)

Geheimhaltungsbeirat 30 d

Gehwegabrechnungen 10

Geistes- und Gemtskran-ke

10 nach dem Tode (wenn Sterbedatum unbekannt, dann 100 Jahre nach der Geburt)

Geldbestandszettel 3

Gelbnis - Niederschriften 30 d

Gemarkungsplne und -karten

30 d

Gemeinde - Adressbcher 30 d

Gemeindearchiv 30 d

60 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Gemeindeanteil an der Einkommensteuer

10/30 d

Gemeindebeschreibungen 30 d

Gemeindefinanzstatistik 3/30 d

Gemeindegebiet 30 d

Gemeindehaushaltsver-ordnung

30 d Erffnungsbilanz und Jahresabschlsse ggf. ausgedruckt; s. auer-dem Bcher, Belege, kaufm. Buchfhrung

Gemeindekassenverord-nung

30 d Erffnungsbilanz und Jahresabschlsse ggf. ausgedruckt; s. auer-dem Bcher, Belege, kaufm. Buchfhrung

Gemeindeprospekte 30 d

Gemeinderte 30 d

Gemeindereform 30 d

Gemeindeverbindungs-straen

30 d

Gemeindeverwaltungsver-bnde

30 d

Gemeindeverzeichnis 30 d

Gemeingebrauch 10/30 d

Gemeinsamer Ausschuss Verwaltungsgemeinschaft

30 d

Generalverkehrsplan 30 d

Gerteverzeichnisse 3 nach Aussonderung der Gerte

Geruschbelstigungen 10

Gerichtliche Vergleiche 10/20 d

Geruchsbelstigungen bzw. -bekmpfung

10

Geschftsanweisun-gen/Dienstanweisungen

10/30 d nach Aufhebung bzw. Neufassung

B 4/2006 KGSt 61

d als

Sonder-fall


Geschftsbelege kleiner Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit

10

Geschftsberichte, eigene 20/30 d Archivierung: mindestens 1 Exemplar

Geschftsberichte der Krankenversicherung

20

Geschftsbcher der Krankenhuser

- s. Krankenhaus: Kauf-mnnische Buchfhrung

Geschftsmige Unterla-gen (Versicherungswesen)

20

Geschftsjubilen 10/30 d

Geschftsordnungen 20/30 d

Geschftsverteilungsplne 20/30 d

Geschichte, eigene 30 d s. Archivunterlagen

Gestattungsvertrge 10 nach Ablauf

Gesundheitsangelegen-heiten Einzelakten

10 s. Krankenhaus

Gesundheitswesen: Ab-rechnung

- s. Krankenhaus: Abrech-nung

Gewhrleistungsverzeich-nisse

30

Gewsser, ffentliche 10/30 d

Gewsserausbau u. -unterhaltung

10/30 d

Gewssernutzung 10/30

Gewerbe

o Gewerbeanmeldung (Gewerbemeldekarten)

20/30 d

o Gewerbeabmeldungen 1 nach Abmeldung des Gewerbebetriebes

o Gewerbe - Einzelakten 10 entspr. HGB fr Inventa-re, Erffnungsbilanzen, Jahresabschlsse, La-geberichte

62 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


o Gewerbesteuer - Ver-anlagungsakten

10

o Gewerbesteuer - Liste der groen Zahler


o Gewerbesteuer - Liste gelschter Objekte

6 zum Nachweis der ord-nungsgemen L-schung

o Gewerbesteuer - Quartals-Soll-Listen


o Gewerbesteuer Zu- und Abgangslisten

6 10 Jahre, wenn sich die-se Frist aus den Bchern ergibt (auch entspr. HGB)

o Gewerbesteuerbe-scheide

- nach Feststellung der Jahresrechnung/ Einzelbescheide evtl. zu Veranlagungsakten

o Gewerbesteuerkonto-blatt

- nach Abschluss der Rechnungsprfung

o Gewerbesteuermah-nung

- IT-gesttzt oder manuell nach Feststellung der Jahresrechnung

Gewerbetreibende: Melde-register

10/30 in der Praxis gelegentlich sehr viel krzer (1 Jahr) nach Abmeldung des Gewerbebetriebes

Gewerbliche Anlagen 30

Gewerbliche Entwsse-rung

30

Gewinn- und Verlustrech-nung der Eigenbetriebe

15/30 d s. dazu Bilanzen, kauf-mnnische Buchfhrung, auch Krankenhaus

Globalrechnung 30 d

Glockenunterhaltung 30 d

Glckwnsche seitens der Gemeinde

5 10 Jahre, wenn 5 Jahre wegen rtlicher Erfah-rungen zu kurz sind

Goldene Hochzeiten 30 d

B 4/2006 KGSt 63

d als

Sonder-fall


Goldenes Buch 30 d

Grabkaufregister 30 d

Grabmler 2 nach Ablauf des Nut-zungsrechts

Grabunterhaltungsakten 10

Grabungen 30 d

Grberverzeichnisse 30 d

Grenzregelungen 30 d

Grillpltze, ffentlich 10 nach Auerbetriebset-zung

Groraum-/ Schwertransporte, Ge-nehmigungen

5

Grnanlagen, Grnbe-stnde

30 d

Grundblatt (Personal-Stammkarte einschl. Schlsselverzeichnis)

10 nach letzter Zahlung. Bei vorzeitigem Ausscheiden 100 Jahre nach der Ge-burt

Grundbuch i. S. der kaufm. Buchfhrung

10 als Aufzeichnung der tglichen Buchungen (auch Journal etc.)

Grunderwerb 30 d

Grunderwerbsteuer 10

Grundsteuer

o Bescheide - nach Feststellung der Jahresrechnung, Einzel-bescheide evtl. zu den Veranlagungsakten

o Mahnungen - nach Feststellung der Jahresrechnung

o Liste gelschter Objek-te

6 zum Nachweis der ord-nungsgemen L-schung

o Veranlagungsakten 10

64 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


o Vergnstigungen als Liste


Grundstcke

o Akten 10/30

o Grundbuch 30 d wenn staatliche Grund-buchmter bei den Ge-meinden

o Dateien/Karteien 10/20 d

o Nummerierung 30

Grundstcksteilungen - s. Bodenverkehr

o Genehmigungen 10

o Versagungen 30 d

Grundstcksverkehr 5

Grund- und Hauptschulen 10/30 d s. Schulen

Grnflchen

o Anlage von 30 d

o Unterhaltung von 20

Gterverkehrserlaubnisse 10 nach Ablauf der Erlaub-nisse

Gutachten - je nach Art und Bedeu-tung, mindestens 10 Jah-re oder lnger

Gutachten, rztliche - je nach Bedeutung, min-destens 10 Jahre oder lnger

Gutachterausschuss 30 d Grundstckswertermitt-lung

Gutscheine bei Lernmittel-freiheit

1

Gutschriften 7/10 GemKVO, kaufmnni-sche Buchfhrung, auch Krankenhaus

Gymnasien 10/30 d s. Schulen

B 4/2006 KGSt 65

d als

Sonder-fall


H

Hftlingshilfe bis auf weiteres

Hafen- und Werftbau 30 d

Haftpflicht

o Haftpflichtansprche, abgelehnte Anspr-che, Abfindungen

5

o Haftpflichtscha-densausgleich

10

o Haftpflichtschden 10

Hallenbad 30 d

Haltestellen fr Linienver-kehr

20/30 d

Halteverbot: Anordnung 5 10 Jahre, wenn Vor-schriften, Erfahrungen, Risiken dem entgegen-stehen

Handakten der Fhrungs-krfte

10/30 d

Handelsbcher, Inventare, Bilanzen, Handelsbriefe

Beispiel einer Auswahl handelsrechtlicher Vor-schriften als Diskussi-onsgrundlage mit Blick auf das doppische Haushaltsrecht und ent-sprechender Fristendis-kussion:

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgen-den Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbcher, Inven-tare, Erffnungsbilanzen, Jahresabschlsse, Ein-zelabschlsse nach 325 Abs. 2 a, Lagebe-richte, Konzernabschls-se, Konzernlageberichte und die zu ihrem Ver-stndnis erforderlichen

66 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisati-onsunterlagen.

2. Die empfangenen Handelsbriefe.

3. Wiedergaben der ab-gesandten Handelsbrie-fe.

4. Belege fr Buchungen in den von ihm nach 238 Abs. 1 zu fhrenden Bchern (Buchungsbele-ge).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstcke, die ein Handelsgeschft betref-fen.

(3) Mit Ausnahme der Erffnungsbilanzen und Abschlsse knnen die in Absatz 1 aufgefhrten Unterlagen auch als Wie-dergabe auf einem Bild-trger oder auf anderen Datentrgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundstzen ordnungs-miger Buchfhrung entspricht und sicherge-stellt ist, dass die Wie-dergabe oder die Daten.

1. Mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bild-lich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich bereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wer-den.

2. Whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfgbar sind und je-derzeit innerhalb ange-messener Frist lesbar

B 4/2006 KGSt 67

d als

Sonder-fall

Bemerkungen Stichwrter Fristen

gemacht werden knnen.

Sind Unterlagen auf Grund des 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datentrgern hergestellt worden, kn-nen statt des Datentr-gers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruck-ten Unterlagen knnen auch nach Satz 1 aufbe-wahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgefhrten Un-terlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgefhrten Unterlagen sechs Jahre aufzube-wahren.

(5) Die Aufbewahrungs-frist beginnt mit dem Schluss des Kalender-jahrs, in dem die letzte Eintragung in das Han-delsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Erffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzel-abschluss nach 325 Abs. 2 a oder der Kon-zernabschluss aufge-stellt, der Handelsbrief empfangen oder abge-sandt worden oder der Buchungsbeleg entstan-den ist.

Hand- und Spanndienste 30 d

Hartz IV - volkstmlich fr Arbeits-losengeld II

Hauptbcher zu den Jah-resrechnungen

10/30 d

68 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Hauptbuch fr Sonderkas-sen

- nach Feststellung der Jahresrechnung (s. Sachkontenfhrung)

Hauptsatzung 30 d

Hauptverwaltungsbeam-tenkonferenz

5/30 d s. a. Niederschriften

Hausakten 30 d

Hausbcher der Melde-stellen

30 d

Haushalt (kamerales Haushaltsrecht)

soweit doppisches Haus-haltsrecht sonst s. kaufm. Buchfhrung etc.

o Haushaltserlasse 7

o Haushaltsplne mit Anlagen

30 d

o Haushaltsreste-Liste - s. Sachkontenfhrung: Nach Feststellung der Jahresrechnung

o Haushaltssatzungen 30 d

o Haushaltsstellen - Soll-, Ist-Resteliste

- s. Personenkontenfh-rung

o Haushaltsberwa-chungslisten

10

o Haushalts- und Ver-mgensrechnungen

30 d

o Haushaltsvoranschl-ge der gesetzlichen Krankenkassen

30

Haushaltswesen - Verbrauchsabrechnungen

- s. Verbrauchsabrech-nungen

Hausklranlagen 5/30 d

Hausmeistergeschfte: bertragung

10

Hausmitteilungen 10/30 d

Hausnummern 30 d

B 4/2006 KGSt 69

d als

Sonder-fall


Haus- bzw. Benutzerord-nung

10/30 d

Hebammentagebcher 5/30 d

Hebelisten (z. B. der Ge-meindekasse)

6 10 Jahre, wenn 6 Jahre wegen Vorschriften, Er-fahrungen, Risiken zu kurz sind entspr. GemK-VO

Heilbder 30 d

Heilpraktiker 30 d

Heil- und Erholungsfrsor-ge

5

Heimatbcher 30 d

Heimatfeste 30 d

Heimatfilme 30 d

Heimatforscher 30 d

Heimatgeschichte 30 d

Heimatmuseum 30 d

Heimatscheine (im Rah-men des Heimatrechts)

30

Heimkehrerrecht 10

Heimplatzvermittlung 5

Heiratsbuch 30 d

Heizkostenzuschsse 6

Heizungsanlagen 10 nach Auerbetriebset-zung

Hilfe fr junge Volljhrige 10

Hilfe zur Erziehung 10

Hinterlegungsakten 10

Hinweisschilder 5

Historische Ausstellungen 30 d

70 B 4/2006 KGSt

d als

Sonder-fall


Hochbauten

o Investitionsvorhaben 30 d

o Kommunale Hochbau-ten

30 d

Hochwassermeldedienst 30 d

Hochwasserschutz 30 d

Hochzeitsjubilen 10/30 d

Hoheitszeichen 30 d

Holznutzungsrechte 30 d

Honorarabrechnung 6/10 soweit doppisches Haus-haltsrecht (s. kaufm. Buchfhrung etc.)

Hundehaltung, Probleme 10

Hundesteuer fr IT-gesttzte und ent-sprechende konventio-nelle Bearbeitung

o Bescheide - nach Feststellung der Jahresrechnung; Einzel-bescheide evtl. zu den Veranlagungsakten

o Ermigungsbegleitlis-te


o Solllisten, Listen ge-lschter Konten

6 10 Jahre, wenn Vor-schriften, Erfahrungen, Risiken dem entgegen-stehen

o Veranlagungsakten 10

o Zu- und Abgangslisten 6 10 Jahre, wenn Vor-schriften, Erfahrungen, Risiken dem entgegen-stehen

Hydraulische und stati-sche Berechnungen von Kanalbauten und Brcken

30 d

Hygiene 3

Hypothekenakten 10/30 d

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Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungenheidesee-online.de/formular/aufbewahrungsfristen stand 2006.pdf · In der Praxis bedeutet dies, dass die dauernde Aufbewahrung nicht