26

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Riwayat Perusahaan

PT. Sinar Buana adalah sebuah perusahaan dagang yang bergerak dalam

bidang distribusi permesinan dan bahan kimia industri. PT. Sinar Buana didirikan

pada tanggal 7 Mei 2002 oleh Bapak Harjadi selaku Direktur utama. Perusahaan

ini berlokasi di Taman Kebon Jeruk Blok A4/25 , Jl. Raya Meruya Ilir , Kebon

Jeruk, Jakarta.

Perusahaan berfokus pada produk peralatan industri dan welding. PT.Sinar

Buana spesialis dalam menyediakan produk berkualitas tinggi ke pabrik-pabrik

mesin dan besi, kontaktor, industri kimia dan petrokimia, industri perkapalan dan

mesin pembangkit listrik. Mesin–mesin tersebut di import dari berbagai

perusahaan dari berbagai negara.

Dengan pengalaman perusahaan dan tenaga-tenaga profesional perusahaan

yang telah terlatih dan berpengetahuan dalam bidang permesinan, logam dan

bahan-bahan kimia industri, sehingga perusahaan mampu menyelesaikan

permasalahan sulit yang dihadapi pelanggan dalam mencari mesin tertentu yang

sulit diperoleh.

27

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab

dan Wewenang

3.2.1. Struktur Organisasi

Berikut adalah gambar dari Struktur Organisasi PT. Sinar Buana:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.2.2. Wewenang Dan Tanggung Jawab

1. RUPS (Rapat Umum pemegang saham)

RUPS merupakan organ perusahaan yang memegang kekuasaan tertinggi

dalam perusahaan dan memegang segala wewenang yang tidak

28

diserahkan kepada Direksi atau Komisaris. RUPS berhak memperoleh

seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan dan meminta

pertanggungjawaban Komisaris dan Direksi yang berkaitan dengan

pengelolaan Perusahaan

Tugas dan Kewenangan Rapat Umum Pemegang Saham:

1. Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris.

2. Mengangkat dan memberhentikan direktur.

2. Komisaris

Tugas dan Kewenangan Komisaris:

1. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT Sinar Buana dan

memberikan nasihat kepada direktur

2. Dalam melaksanakan tugas, direktur berdasarkan kepada kepentingan

PT Sinar Buana dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT Sinar

Buana.

3. Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat

diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas

tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan

tertentu.

3. Direktur/ General Manager

Sebagai pimpinan tertinggi dalam melaksanakan tugas dari anggota

direksi, yang secara garis besarnya bertugas merencanakan,

mengkoordinir, memimpin, dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan,

baik bersifat intern maupun ekstern untuk keperluan perusahaan.

29

Presiden Direktur bertanggung jawab kepada RUPS dan secara langsung

membawahi 4 manager yaitu Manager Sales, Manager Purchasing,

Manager Keuangan, Manager Gudang dan Human Resources

Department.

Tugas dan wewenang Direktur/ General Manager:

1. Mengawasai dan mengkoordinir semua kegiatan dari manager-

manager yang berada dibawahnya dan mengusahakan agar mereka

dapat bekerja hingga mencapai hasil yang optimal.

2. Melakukan market riset untuk mengetahui keadaan serta untuk

mengetahui kekuatan dan kelemahan pesaing dengan data-data dan

informasi dari para karyawan.

3. Melakukan kegiatan promosi produk-produk yang dijual oleh

perusahaan.

4. Melakukan evaluasi secara periodik terhadap hasil-hasil pekerjaan

yang telah dilakukan oleh karyawan dan memberikan petunjuk-

petunjuk untuk meningkatkan prestasi perusahaan dimasa mendatang.

5. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan

rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Tanggung Jawab Direktur/ General Manager:

1. Bertanggung jawab atas segala permasalahan yang timbul baik

kedalam maupun keluar perusahaan dan wajib menyelesaikan

masalah-masalah yang timbul dengan bijakasana.

30

2. Bertanggung jawab terhadap syarat-syarat penjualan baik harga,

diskon, hadiah atau bonus yang akan diberikan kepada pelanggan

atau dealer maupun syarat-syarat pembayaran yang telah

ditetapkan.

3. Bertanggung jawab dalam melakukan kebijaksanaan strategi

pemasaran.

4. Bertanggung jawab terhadap disiplin kerja karyawan baik moral,

sikap dan tindakan yang dilakukan karyawan.

4. Manager Operasional

Sebagai pimpinan unit penjualan dan bertanggungjawab atas kinerja unit

penjualannya secara keseluruhan.

Tugas dan wewenang Sales Manager:

1. Menerima laporan penjualan secara rutin.

2. Membuat rencana strategi unit penjualan,

3. Mengkoordinir dan mengatur kegiatan per kegiatan yang terdapat di

dalam armada penjualan.

4. Mengevaluasi kinerja unit penjualan kantor secara keseluruhan dan

melakukan tindakan korektif apabila diperlukan.

5. Memberikan solusi kepada karyawan yang mengalami kesulitan

6. Membina hubungan baik dengan semua customer-nya

31

5. Staff Sales:

Tugas dan wewenang Staff Sales:

1. Mengadakan transaksi penjualan kepada pelanggan agar dapat

mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Berusaha mencari pelanggan baru dan bertanggung jawab penuh atas

hasil penjualan terhadap perusahaan

3. Membuat laporan kerja atas pekerjaan yang telah dilakukan selama 1

bulan dan bertanggung jawab penuh terhadap isi laporan tersebut.

6. Manager Purchasing

Tugas dan wewenang Manager Purchasing:

1. Menjalin kerja sama dengan supplier, agar bisa mendapatkan harga

pokok produk yang paling kompetitif agar dapat bersaing dengan

perusahaan lain.

2. Menetapkan anggaran pembelian, untuk meminimumkan pengeluaran

kas perusahaan.

7. Staff Purchasing

Tanggung Jawab Staff Purchasing:

1. Bagian ini memiliki kewajiban untuk melakukan pembelian

bahan/barang yang diperlukan untuk operasionalisasi perusahaan.

2. Melakukan seleksi supplier, melakukan negosiasi harga dan

permintaan pengiriman.

32

3. Membuat Purchase Order, dan mendapat persetujuan Purchase Order

dari Manager Purchasing.

4. Membuat Laporan pembelian secara rinci dan akurat.

8. Manager Keuangan

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan

akuntansi perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara

komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses

pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial

perusahaan. Bertanggung jawab atas hasil laporan kerjanya kepada

General Manager/ Direktur.

Tugas dan Wewenang Manager Keuangan:

1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi

keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan

perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan

pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat

waktu dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas

perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang,

sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional

perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

33

4. Merencanakan, mengkoordinasikan penyusunan anggaran

perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk

memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam

menunjang kegiatan operasional perusahaan.

5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan

prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya

untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan

dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan.

6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa

keuangan untuk dapat memberikan masukkan dari sisi keuangan

bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik

untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi

keuangan lainnya.

7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh

perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan

terhadap peraturan perpajakan.

8. Bertanggung jawab atas semua pencatatan dan pembukuan serta

pelaksanaan proses akuntansi.

9. Melakukan pembukuan terhadap semua transaksi yang terjadi.

10. Membuat dan menyampaikan laporan keuangan kepada Direktur.

9. Staff Administrasi

34

Tugas dan wewenang staff administrasi:

1. Membuat budget keuangan per-bulan, per-kwartal dan per-tahun

2. Menyajikan laporan keuangan dan membuat analisa keuangan

perusahaan

3. Berwenang untuk membuat surat jalan untuk diberikan kepada kepala

gudang sebagai rekomendasi pengiriman barang

4. Berwenang untuk membuat tagihan yang telah jatuh tempo dan

membuat faktur.

5. Mengelola segala aspek keuangan yang berhubungan dengan bank,

perpajakan, dan sebagainya secara efektif.

6. Mengadakan pembukuan secara baik, sehingga transaksi yang terjadi

dapat terkontrol dan informasi-informasi yang dibutuhkan dapat

disajikan tepat waktu.

10. Staff Akuntansi

Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal entry

sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan

dan ketertiban administrasi keuangan.

Tugas dan wewenang Staff akuntansi:

1. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan

AP/AR untuk memastikan status AP/AR

35

2. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan

tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu

3. Memeriksa rangkuman kas kecil yang efektif

4. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran

ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan

ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran

5. Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput

dengan benar.

6. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban

administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.

7. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat

ada/tidaknya selisih jumlah barang digudang dan catatan di keuangan.

11. Staff Pajak

Membuat laporan pajak, daftar pembayaran gaji karyawan, slip gaji serta

mentransfer ke rekening masing-masing karyawan, agar hak karyawan

dipenuhi sesuai dengan yang ditetapkan dan pada waktunya.

Tugas dan wewenang Staff Pajak:

1. Menerima daftar rekapitulasi absensi karyawan, berikut potongan-

potongan gaji dari HRD, untuk memastikan perhitungan gaji bulanan

dilakukan secara benar dan akurat.

36

2. Membuat daftar gaji, slip gaji, laporan transfer dan mentransfer ke

rekening masing-masing karyawan, agar pemenuhan hak karyawan

dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan tepat waktu.

3. Membuat SSP, faktur pajak, bukti potong pajak serta perhitungan

pengkreditan PPN, agar kewajiban pajak perusahaan dapat dipenuhi

dengan baik sesuai aturan yang berlaku.

4. Melakukan pembayaran pajak kurang bayar ke Bank/ Kantor Pos

dan melaporkan setiap SPT Masa PPN dan SPT PPH Badan ke KPP

terdaftar, dan koordinasi dengan bank agar kewajiban perusahaan

dalam hal pajak dipenuhi dengan baik

12.Manager Warehouse

Tugas dan wewenang dari Manager Gudang:

1. Membuat laporan tentang keluar masuknya barang.

2. Mempersiapkan barang yang telah dipesan pelanggan

3. Membuat laporan barang retur.

4. Mengatur letak barang agar mempermudah karyawan dalam

mempersiapkan barang.

5. Mengecek barang yang akan masuk gudang.

6. Melaporkan kondisi stok barang yang ada di gudang kepada General

Manager/ Direktur.

37

7. Mengawasi staff gudang.

13. Staff Gudang

Tugas dan wewenang dari Staff Gudang:

1. Mencatat barang yang masuk atau keluar.

2. Membuat laporan tentang stok barang kepada warehouse manager.

3. Membantu warehouse manager dalam penataan gudang.

4. Bertanggung jawab kepada warehouse manager.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kelancaran masuknya barang.

2. Memberikan informasi kepada pihak yang berkepentingan atas

persediaan barang.

3. Mengontrol serta memonitor persediaan barang setiap hari dengan

jalan melakukan pecatatan kartu stok.

4. Membuat bukti penerimaan barang.

5. Membuat bukti retur penjualan maupun pembelian.

6. Bertanggung jawab atas penerima barang dari pusat.

14. Staff Delivery:

1. Bertugas untuk mengantar produk sampai tujuan.

38

2. Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kelengkapan barang

sampai tujuan.

15. Bagian Personalia dan umum

Bertanggung-jawab untuk mencari, mendapatkan,mempertahankan dan

memotivasi SDM yang diperlukan dan yang ada sehingga perusahaan

dapat mencapai tujuannya.

Tugas dan Tanggung Jawab:

1. Melakukan perekrutan karyawan berdasarkan permintaan dari bagian

lain

2. Melakukan pemasangan iklan di Koran

3. Melakukan penyaringan atau test dan interview

4. Memantau semua karyawan dilihat dari kedisiplinan, kerajinan,

kebersihan, kerapian, dan keterampilan

Bagian Umum mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal

pengurusan instansi-instansi seperti: Pemerintah Daerah, PLN, juga

termasuk maintenance bangungan dan kendaraan.

3.3. Prosedur Yang Sedang Berjalan

3.3.1. Prosedur Pembelian

Proses pembelian bermula ketika terdapat permintaan persediaan

barang dari bagian gudang. Permintaan diajukan kepada bagian

39

pembelian yang kemudian akan membuat daftar permintaan barang

untuk diserahkan kepada pemasok. Pemasok akan segera memberikan

daftar harga barang yang diminta. Manager Pembelian akan memberikan

persetujuan terhadap harga barang yang ditawarkan. Jika terdapat ketidak

cocokan harga, maka bagian pembelian akan melakukan negosiasi harga

dengan pihak Pemasok. Setelah mendapatkan kesepakatan harga, maka

bagian pembelian akan segera membuat pesanan pembelian. Pesanan

pembelian terdiri dari 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan

kepada pemasok dan rangkap kedua akan disimpan oleh bagian

pembelian untuk dijadikan arsip. Setelah mendapat tanda tangan otorisasi

dari manager pembelian, bagian pembelian akan memberikan Pesanan

pembelian kepada pemasok. Pemasok akan mempersiapkan barang yang

dipesan.

3.3.2. Prosedur Penjualan

Bagian penjualan akan terlebih dahulu membuat perjanjian

penjualan dan kesepakatan harga dengan pelanggan. Setelah mencapai

kesepakatan pelanggan akan mengirimkan Pesanan penjualan kepada

bagian penjualan. Bagian penjualan akan membuat Pesanan Pembelian

dan diberikan kepada pelanggan. Bagian administrasi akan segera

memberikan perintah keluar barang dan membuat surat jalan pengiriman

berdasarkan Pesanan penjualan. Surat jalan tersebut akan diberikan

kepada bagian gudang untuk persiapan pengiriman barang.

40

3.3.3. Prosedur Persediaan

Bagian Gudang akan menerima barang kiriman dari pemasok dan

memeriksa barang berdasarkan surat jalan yang terlampir. Setelah

memastikan bahwa barang yang dikirim telah sesuai dengan permintaan,

staff gudang akan menyerahkan surat jalan kepada bagian pembelian

untuk disimpan kedalam arsip surat jalan.

Ketika mendapat perintah keluar barang yang dilampirkan bersama

surat jalan penjualan bagian gudang akan mempersiapkan barang-barang

yang hendak dikirim. Setelah barang siap, staff pengiriman akan

mengirimkan barang pesanan tersebut beserta dengan surat jalan. Surat

jalan tersebut akan diotorisasi oleh pelanggan sebagai bukti bahwa

barang telah diterima.

3.3.4. Prosedur Penagihan oleh Pemasok

Ketika mendekati batas jatuh tempo pembayaran yang telah

disepakati dengan pemasok, pihak pemasok akan mengirimkan faktur

dan surat jalan pengiriman barang. Bagian keuangan akan membuat

tanda terima faktur dan diberikan kepada pemasok.

3.3.5. Prosedur Penagihan Kepada Customer

Surat jalan yang telah diotorisasi oleh pelanggan akan diberikan

kepada staff administrasi sebagai data untuk tagihan faktur . Kemudian

staff administrasi akan mengirimkan faktur tagihan kepada pelanggan.

41

3.3.6. Prosedur Retur Pembelian

Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan

permintaan atau terdapat kerusakan pada barang, Bagian gudang akan

mengajukan retur barang kepada bagian pembelian. Bagian pembelian

akan mengkonfirmasikan retur barang kepada pemasok. Setelah

mendapat kesepakatan retur, staff administrasi akan membuat surat retur

pembelian dan diberikan kepada staff pengiriman .

3.3.7. Prosedur Retur Penjualan

Ketika terjadi kekeliruan atau kerusakan pada barang yang dikirim

kepada pelanggan, pelanggan akan mengajukan retur atas kesalahan

pengiriman barang tersebut. Pelanggan akan memberikan surat retur

barang dan melakukan pengembalian barang. Surat retur pelanggan akan

dicocokan dengan data surat jalan pengiriman barang dan dicatat ke

dalam retur penjualan.

42

3.4. Diagram Alir Data

3.4.1. Flow Chart

43

Gambar 3.2 Flowchart

44

3.4.2. Diagram Konteks

Gambar 3.3 Diagram konteks

45

3.4.3. Diagram Nol

Gambar 3.4 Diagram Nol

46

3.5. Permasalahan Yang Dihadapi

1. Data barang dan data pencatatan retur tidak terintegrasi dengan baik,

dikarenakan pencatatan retur masih dilakukan secara manual, sehingga

menyebabkan selisih jumlah barang dalam database dengan jumlah barang

yang ada.

2. Terjadi kesalahan dalam pengaksesan informasi tagihan pembayaran. Informasi

mengenai tagihan pembayaran barang yang didapat tidak sesuai dengan

pesanan pelanggan.

3. Banyak terdapat redudansi data sehingga data menjadi sulit untuk diatur dan

dicari.

3.6. Alternatif Pemecahan Masalah

1. Pencatatan retur akan diaplikasikan kedalam sistem database perusahaan. Data

retur akan diintegrasikan dengan data barang sehingga sistem dapat otomatis

mengupdate data transaksi terbaru.

2. Kesalahan informasi tagihan pembayaran akan diselesaikan dengan membuat

form pesanan penjualan . Daftar pesanan penjualan menginformasikan kembali

kepada pelanggan daftar barang-barang yang tersedia dari permintaan beserta

harganya. Tagihan akan diintegrasikan dengan form pesanan penjualan

tersebut.

3. Database akan dirancang lebih baik untuk mengurangi redudansi data yang

ada sehingga lebih mudah untuk dicari dan diatur.