Upload
hadung
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
42
BAB 4
ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN
RENCANA STRATEGI PERUSAHAAN
4.2.1 Kerangka Berfikir.
Dalam penjelasan gambar dibawah diterangkan bahwa sebelum adanya
proyek MPLS, masing-masing dari setiap cabang melakukan akses terhadap
server yang berada di Jerman melalui akses internet broadband biasa yang
berakibat akses dan konektifitas yang didapat tidak dapat maksimal. Setelah
proyek MPLS dijalankan akses mereka terhadap server aplikasi yang berada di
Jerman semakin cepat karena ada penambahan routing dan bandwith yang
tersedia karena teknologi MPLS merupakan teknologi yang berbasiskan Virtual
Private Network. Selain itu ditambahkan fungsi lainnya terhadap klien yaitu
hadirnya fasilitas intranet dimana server yang berada di Head Office yang berada
di bungur dapat terakses melalui IP Private yang melalui jalur internet. Selain itu
penambahan kamera yang berbasiskan IP address sehingga dapat diakses oleh
para manager agar dapat mengawasi pekerjaan karyawan.
44
4.2 Analisa.
4.2.1 Arahan Strategi
Arahan strategi akan diterangkan dalam bentuk Visi dan Misi perusahaan, yaitu
sebagai berikut :
• Visi Amadeus Indonesia menjadi penyedia jasa terdepan dalam solusi IT
sesuai kebutuhan industri perjalanan dan turis di Indonesia.
• Misi Amadeus Indonesia adalah kami ada untuk menyediakan dan
dengan semangat memberikan solusi terbaik agar pelanggan mencapai
kesuksesan mereka.
4.2.2 Proses Bisnis PT. Amadeus Indonesia
4.2.2.1 Proses Install baru.
Pada tahap ini seluruh departemen yang ada dan dikhususkan pada sales akan
mencari dan memprospek pengguna yang ingin memakai sistem Amadeus, dan
mulai mengumpulkan data mengenai pengguna tersebut dan kemudian diberikan
kepada bagian sales. Oleh bagian sales, pengguna yang mempunyai potensi baik
akan dimasukkan ke dalam software PC-CMS dengan level prospect. Setelah itu
akan dijadwalkan untuk site survey kepada bagian technical. Bersamaan dengan
site survey maka akan diminta pembuatan CID kepada bagian Customer
Support(CS). Berikutnya akan diberikan informasi kepada bagian training untuk
kebutuhan pelatihan. Setelah bagian training menerima permintaan dari bagian
sales, maka akan dikirimkan undangan untuk training pada pengguna tersebut.
45
Setelah pengguna selesai dilatih, maka departemen training akan
memberitahukan pada bagian technical.
Pada departemen CS, setelah dibuat CID mereka memberitahukan kepada
departemen technical untuk permintaan instalasi pada lokasi pengguna.
Technical akan melaksanakan site survey. Site survey akan ditindak-lanjuti
dengan mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan untuk implementasi. Setelah
CID selesai dalam waktu 3 hari proses pembuatan costumer support akan
memberitahukan kepada departemen technical bahwa pengguna tersebut telah
siap untuk dipasang, bersamaan dengan itu maka bagian sales akan menutup
permintaan untuk site survey.
Setelah sales menutup site survey, CID telah tersedia dan pengguna mendapat
training, technical akan melakukan instalasi dan implementasi yang dibutuhkan
untuk pengguna dapat mengakses selling platform dan dapat memesan tiket
menggunakan selling platform. Kemudian setelah selesai menginstall dan
implementasi kepada pengguna bagian technical akan memasukkan data ke
dalam PC-CMS untuk diambil oleh bagian sales dan CS. Bagian sales akan
mengubah status pengguna dari prospect menjadi costumer dan menutup
permintaan untuk install. Pada saat yang sama bagian cs akan menerima
permintaan dari technical untuk melakukan cutover. Kegiatan cutover diatas
dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana hasil dari implementasi pada
pengguna dan membantu pengguna paska training sampai pengguna dapat
mandiri dalam menjalan selling platform.
48
4.2.3 Proses Additional Installation
Pada bagian ini akan dijelaskan penambahan jumlah CID atau terminal
pengguna pada agen yang sama. Kemudian pengguna akan melaporkan
permintaan CID kepada bagian sales. Bagian sales membuat permintaan
tambahan pada PC-CMS. Kemudian direspon oleh bagian CS yang akan dilanjuti
dengan pembuatan CID tambahan. Setelah CID selesai dibuat, maka bagian
technical akan mempersiapkan kebutuhan implementasi, membuat jadwal
instalasi, melakukan instalasi dan menambah inventory pada PC-CMS. Setelah
itu akan diinformasikan kebagian sales yang akan ditindak-lanjuti oleh bagian
sales dengan penutupan permintaan.
50
4.2.4 Proses De-Installation
Pada bagian ini akan dijelaskan proses pencabutan atau penarikan. Proses ini
dimulai dengan adanya permintaan dari bagian sales yang akan dilimpahkan ke
bagian accounting untuk memeriksa apakah ada penundaan pembayaran.
Setelah itu dilanjutkan ke bagian CS untuk dilakukan penghapusan CID dan
tindakan pengambilan perangkat keras dan mengurangi persediaan barang pada
PC-CMS yang dilakukan oleh bagian technical, jika pengguna melakukan
peminjaman perangkat keras kepada Amadeus Indonesia. Setelah tugas
diselesaikan oleh bagian CS, kemudian dikembalikan kepada sales yang dilanjuti
oleh tindakan penutupan permintaan.
52
4.2.5 Jaringan Informasi dan Spesifikasi Perangkat Keras/Perangkat Lunak
Tabel 4.1 Spesifikasi Perangkat Keras
HARDWARE SPESIFIKASI JUMLAH HARGA
PC
CPU 50 Rp. 131.100.000LCD 15” 40 Rp. 44.160.000LCD 17” 10 Rp. 13.800.000
Router RouterBoard Mikrotik SS 5 Rp. 7.000.000
SOFTWARE SPESIFIKASI JUMLAH HARGA Operating System Windows XP Pro SP2 50 Rp. 64.400.000 KONEKSI LOKASI BANDWIDTH BIAYA
PASANG BIAYA TAHUNAN
MPLS
Amadeus Mega Plaza 256 Kbps Rp. 3.000.000 Rp. 82.680.000 Avia Bungur 384 Kbps Rp. 3.000.000 Rp. 78.000.000 Avia Melawai 128 Kbps Rp. 3.000.000 Rp. 55.800.000 Avia Cibubur 128 Kbps Rp. 3.000.000 Rp. 55.800.000 Avia Mall Kelapa Gading
128 Kbps Rp. 3.000.000 Rp. 55.800.000
Avia Mall Pondok Indah
128 Kpbs Rp. 3.000.000 Rp. 55.800.000
Internet Amadeus Mega Plaza 1024 Kbps Rp. 5.000.000 Rp. 46.000.000 Avia Bungur 512 Kbps Rp. 5.000.000 Rp. 26.500.000 Mall Kelapa Gading - Rp. 3.996.000 Cibubur Rp. 3.000.000 Rp. 26.400.000 Pondok Indah Mall Rp. 2.500.000 Rp. 20.400.000 Plaza Indonesia Rp. 2.500.000 Rp. 20.400.000
LAIN-LAIN LOKASI BIAYA TAHUNAN
Atap Mall Kelapa Gading Rp. 4.700.000 Mall Pondok Indah Rp. 10.400.000
53
4.2.6 Analisa SWOT
A. Kekuatan (Srength)
• Amadeus merupakan satu-satunya penyedia jasa Global Distribution System
(GDS) berbasis web.
• Amadeus memiliki jumlah perusahaan penerbangan lebih dari 775 maskapai
dengan jumlah transaksi perhari sebanyak 336.000.000.
• Amadeus mempunyai agen-agen lebih dari 83.000 yang tersebar di banyak
lokasi dengan kecepatan respon sistem kurang 0,3 detik dan uptime 99.9%.
B. Kelemahan (Weakness)
• Lebih fokus terhadap penerbangan internasional dibandingkan dengan
penerbangan domestik.
• Koneksi internet Indonesia yang lambat menyebabkan layanan Amadeus
Selling Platform menjadi tidak maksimal.
• Amadeus Indonesia adalah pemain baru dalam pasar lokal Indonesia
sehingga sulit untuk mengubah loyalitas dari pelanggan yang sudah terlanjur
menggunakan jasa kompetitor sebelum amadeus hadir di Indonesia
C. Peluang (Opportunities)
• Semakin tingginya mobilitas masyarakat indonesia yang didorong oleh
perekonomian global sehingga transportasi yang menghubungkan antar
negara sangat diperlukan untuk mendukung kepentingan bisnis.
• Letak geografis daerah-daerah di Indonesia yang dipisahkan oleh lautan
menberikan peluang bagi bisnis penerbangan.
54
D. Ancaman (Threat)
• Kompetitor yaitu penyedia sistem GDS yang lain (Abacus dan Galileo).
• Sistem yang didirikan secara mandiri oleh masing-masing perusahaan
penerbangan seperti sistem reservasi on-line yang dibuat untuk memesan
kursi di perusahaan penerbangan tersebut.
4.2.7 Strategic Intentions
Adapun beberapa Strategic Intentions yang diterapkan PT. Amadeus Indonesia
adalah :
1. Pencapaian target tahunan untuk pemesanan tiket oleh amadeus oleh klien.
2. Melengkapi sistem back office internal seperti pembelian sistem accounting yang
baru.
3. Bekerjasama dengan perusahaan penerbangan untuk menentukan fare expert
yaitu harga yang ada di sistem amadeus adalah harga net fare dari penerbangan
tersebut.
4. Perbaikan produk atau upgrade Amadeus Selling Platform.
Tabel 4.2 Strategic Intention PT. Amadeus
Strategic Intention Name
Strategic Intention Goals
Strategic Intention Metric
Total Weig
ht
Mencapai target pemesanan tiket tahunan.
Mendapatkan keuntungan.
Penjualan pemesanan tiket melalui amadeus setiap bulan.
30
Mengembangkan back office system.
Mempercepat dan mempermudah kinerja operasional.
Waktu proses data menjadi informasi lebih cepat dan mudah.
35
55
Hubungan dengan perusahaan penerbangan.
Mendapatkan informasi net price / fare dari perusahaan penerbangan tersebut.
Harga net fare tahunan perusahaan penerbangan tersedia dalam Amadeus Selling Platform.
25
Perbaikan dan upgrade produk.
Memaksimalkan penyediaan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Kustomisasi produk dan penambahan fitur-fitur sesuai dengan kebutuhan pengguna.
10
4.2.8 Demand -Supply Planning
Berdasarkan arahan strategi yang sudah dibuat, maka dibuatlah Demand-Supply
Planning yang merupakan turunan dari arahan strategi yang sudah ada, sehingga
dapat dilihat dengan jelas Demand (kebutuhan) apa saja yang diminta unit bisnis
dari unit TI sehingga unit TI dapat merealisasikannya dalam bentuk Supply
(pasokan).
Tabel 4.3 Demand / Supply Planning mencapai target pemesanan tiket tahunan.
Demand Supply
Konteks strategi bisnis
Perencanaan strategi untuk penggunaan TI.
Perencanaan strategi untuk pemasok TI
Arahan strategi
Mencapai target pemesanan tiket tahunan.
Aplikasi harus berjalan dengan cepat.
Hardware dan jaringan harus yang mendukung spesifikasi minimal.
Tujuan strategi
Mendapatkan keuntungan.
Kontrol untuk pengeluaran biaya – biaya dan pendapatan di dalam perusahaan.
Sistem yang dapat memprediksi arus kas antara pemasukan dan pengeluaran.
Inisiatif strategi
Penjualan pemesanan tiket melalui Amadeus setiap bulan.
Mengetahui jumlah pemesanan tiket yang telah terjual dari agen.
Sistem yang dapat memberikan informasi mengenai hasil pemesanan tiket yang terjual.
56
Tabel 4.4 Demand / Supply Planning mengembangkan back office system.
Demand Supply
Konteks strategi bisnis
Perencanaan strategi untuk penggunaan TI.
Perencanaan strategi untuk pemasok TI
Arahan strategi
Mengembangkan back office system.
Data yang semakin banyak dan kompleksitas informasi yang dibutuhkan tidak sesuai dengan sistem yang sedang berjalan.
Pembelian sistem baru yang menunjang kebutuhan informasi perusahaan dan staf.
Tujuan strategi
Mempercepat dan mempermudah kinerja operasional.
Struktur kerja dan alur kerja yang efisien dan efektif.
Analisa proses bisnis yang telah ada secara terus menerus dan restrukturisasi bila diperlukan.
Inisiatif strategi
Waktu proses data menjadi informasi lebih cepat.
Proses data yang lebih cepat dan sistem yang dapat berjalan dengan baik dalam spesifikasi yang minimum.
Spesifikasi hardware yang mendukung kinerja sistem
Tabel 4.5 Demand / Supply Planning hubungan baik dengan perusahaan penerbangan.
Demand Supply
Konteks strategi bisnis
Perencanaan strategi untuk penggunaan TI.
Perencanaan strategi untuk pemasok TI
Arahan strategi
Hubungan dengan perusahaan penerbangan.
Kesamaan data untuk harga dan jadwal penerbangan yang sama dengan perusahaan penerbangan.
Database yang terpadu antara perusahaan penerbangan dengan Amadeus.
Tujuan strategi
Mendapatkan informasi net price / fare dari perusahaan penerbangan tersebut.
Koneksi ataupun akses untuk mengirimkan informasi dari perusahaan penerbangan ke Amadeus.
Data mining yang memungkinkan mengolah data dari perusahaan penerbangan agar bisa ditampilkan ke dalam sistem Amadeus. Penyediaan koneksi yang memadai untuk pengiriman informasi.
Inisiatif Harga net fare Real time prosesing Jaringan network yang
57
strategi tahunan perusahaan penerbangan tersedia dalam Amadeus Selling Platform.
antara database perusahaan penerbangan dengan database amadeus.
memungkinkan terjadinya real time processing misalnya dengan internet
Tabel 4.6 Demand / Supply Planning perbaikan dan upgrade produk.
Demand Supply
Konteks strategi bisnis
Perencanaan strategi untuk penggunaan TI.
Perencanaan strategi untuk pemasok TI
Arahan strategi
Perbaikan dan upgrade produk.
Menyediakan fitur – fitur tambahan pada produk
Pengembangan program yang dapat digabungkan dalam Amadeus Selling Platform
Tujuan strategi
Memaksimalkan penyediaan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Analisa kebutuhan – kebutuhan pengembangan produk baru yang dibutuhkan pengguna
Perancangan dan pembuatan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Inisiatif strategi
kustomisasi produk dan penambahan fitur-fitur sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pencarian program berdasarkan fungsinya yang cocok untuk ditambahkan kedalam sistem.
Modifikasi atau analisa kebutuhan pengguna menjadi suatu program.
4.2.9 Portfolios
Portofolio terbagi dua yaitu portofolio aplikasi yang sedang berjalan dan
portfolio proyek yang ada.
4.2.9.1 Portfolio aplikasi yang sedang berjalan.
Portfolio teknologi informasi yang berjalan adalah Amadeus Selling Platform
(Vista).
58
Tabel 4.7 Business Value Scorecard Amadeus Selling Platform
30 35 25 10
Men
capa
i tar
get P
emes
anan
tike
t ta
huna
n.
Men
gem
bang
kan
back
off
ice
sist
em.
Hub
unga
n ba
ik d
enga
n pe
rusa
haan
pe
nerb
anga
n.
Perb
aika
n da
n up
grad
e pr
oduk
.
Training Dept 5 0 3 4 Helpdesk 5 0 4 2 Total 10 0 7 6 Rata-rata 5 0 3.5 3 Score 150 0 87.5 30 267.5
Skor portfolio Amadeus Selling Platform
• Skor Portfolio Aplikasi Amadeus Selling Platform
o Kualitas terbagi atas :
1. Fungsionalitas = 4
2. Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan = 4
o Tingkat layanan terbagi atas :
1. Ketersediaan = 3
2. Kecepatan merespon = 2
Skor layanan adalah 3 + 2 dibagi 2 sama dengan = 2.5
o Tugas teknis terbagi atas :
59
1. Kesesuaian arsitektur = 4
2. Dukungan teknis = 5
3. Dukungan vendor dan kestabilan = 5
4. Ketersediaan dukungan dan layanan dalam pasar
atau industri = 5
Skor tugas teknis adalah 4 + 5 + 5 + 5 dibagi 4 sama
dengan = 4,75
o Intensitas penggunaan terbagi atas :
1. Ketergantungan pada aplikasi = 2
2. Penggunaan aplikasi = 2
Skor intensitas penggunaan adalah 2 + 2 dibagi 2 sama
dengan = 2
o Penyelarasan Strategi :
Total Skor = 267.5 : 100 = 2.675
Business Value Scorecard diatas diisi oleh pengguna yang akan menggunakan
langsung Lights-On tersebut.
Tabel 4.8 Biaya investasi Amadeus Selling Platform
No. Keterangan Biaya 1. CPU Rp. 131.100.000
2. LCD 15” Rp. 44.160.000
3 LCD 17” Rp. 13.800.000
4 Windows XP pro SP2 Rp. 64.400.000
Total Rp. 253.460.000
Tabel 4.9 Portfolio Dasar Teknologi yang sedang Berjalan
60
Basis Informasi Tingkat Layanan dan Kualitas Nilai
Aplikasi
Bia
ya
Ope
rasi
onal
pe
r ta
hun
(Rib
uan)
Fung
sion
alita
s
Kea
kura
tan
Ket
erse
dian
Kec
epat
an
Res
pon
Tug
as T
ekni
s
Peny
elar
asan
St
rate
gi
Amadeus Selling
Platform 253.460 4 4 3 2 4.75 2.675
Tabel 4.10 Portfolio Dasar Teknologi Informasi yang Berjalan
Portfolio Aplikasi
Apl
ikas
i
Uni
t Bis
nis y
ang
men
ggun
akan
Bia
ya (R
ibua
n)
Nila
i Pe
nyel
aras
an
Tin
gkat
laya
nan
Kua
litas
Inte
sint
as
Peng
guna
an
Amadeus Selling
Platform
Agen 253.460 2.675 2.5 4 Sedang
4.2.9.2 Portfolio proyek.
Proyek yang dalam tahap pengembangan, yaitu proyek Multi Protocol Label
Switching (MPLS)
61
Tabel 4.11 Business Value Scorecard MPLS
30 35 25 10
Men
capa
i tar
get P
emes
anan
tike
t ta
huna
n.
Men
gem
bang
kan
back
off
ice
sist
em.
Hub
unga
n ba
ik d
enga
n pe
rusa
haan
pe
nerb
anga
n.
Perb
aika
n da
n up
grad
e pr
oduk
.
Product Dept. 3 0 0 5 IT Dept. 4 0 0 3 Total 7 Rata-rata 3.5 0 0 4 Score 105 0 0 40 145
Menggambarkan portfolio proyek dengan menganalisa dampak dan nilai resiko.
Skor portfolio MPLS
a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 145
b. Nilai resiko terdiri atas :
o Resiko proyek atau organisasi = 9
o Ketidakpastian pendefinisian = 5
o Ketidakpastian teknis = 1
o Resiko infrastruktur Sistem Informasi = 9
o Resiko teknis TI = 5
o Resiko investasi = 5
o Resiko manajemen proyek = 9
62
Jumlah nilai resiko 9 + 5 + 1 + 9 + 5 + 5 + 9 = 43
c. Biaya investasi = Rp 585.676.000
Tabel 4.12 Biaya investasi MPLS
No. Keterangan Biaya 1. Biaya pasang MPLS Rp. 18.000.000
2. Biaya tahunan MPLS Rp. 383.880.000
3 Biaya install Internet Rp. 18.000.000
4 Biaya tahunan internet Rp. 143.696.000
5 Router Rp. 7.000.000
6 Sewa atap Rp. 15.100.000
Total Rp. 585.676.000
Tabel 4.13 Portfolio proyek MPLS
Nama Proyek
Proses bisnis atau kerja
yang didukung D
ampa
k
Res
iko
Ket
erga
ntun
gan
Bia
ya ta
huna
n (r
ibua
n)
Port
folio
MPLS
Pembuatan jaringan VPN dan intranet
dengan menggunakan
teknologi MPLS
145
43
5 585.676 Operasional
63
4.3 Management Agenda
Manajemen agenda adalah pertanyaan yang diajukan kepada pihak manajemen
peruahaan untuk mengetahui kekurangan manajemen dalam mengakomodir kebutuhan
perusahaan.
I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari
keputusan yang tepat/hasil yang tepat :
Tabel 4.14 Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan
dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat :
Pertanyaan Manajemen Ya atau tidak Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya
Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan ?
Ya
Apakah inovasi yang dimungkinkan TI berdampak pada perencanaan bisnis dan menawarkan strategi bisnis baru?
Ya
Apakah prioritas investasi TI menyesuaikan dengan strategi bisnis?
Ya
Apakah keseluruhan pengeluaran TI yang mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan strategi bisnis?
Ya
Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor?
Ya
Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melakukan proses manajemen yang meningkatkan kontribusi TI dengan performa bottom-line?
Tidak Tim bisnis dan manajemen TI harus melakukan proses bisnis secara konsisten untuk meningkatkan kontribusi TI dengan performa bottom line
Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik investasi baru maupun TI yang sudah ada?
Ya
64
Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?
Ya
II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan
praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan
yang tepat :
Tabel 4.15 Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line
dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan
yang tepat.
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Apakah anda berinvestasi pada sumber daya yang tepat?
Ya
Apakah anda mengetahui apa saja yang dapat anda biayai?
Ya
Dapatkah anda mengurangi biaya TI yang tidak perlu?
Ya
Dapatkah anda menggunakan kembali sumber daya untuk mendukung proyek yang dibutuhkan?
Ya
Apakah anda dapat mengurangi biaya dari aktivitas yang kinerjanya kurang?
Ya
Apakah anda dapat dapat menterjemahkan strategi bisnis anda kedalam tindakan TI yang akan membuat hasil yang tepat?
Ya
Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang sesuai dari semua sumber daya TI yang anda miliki?
Tidak Melakukan pengukuran baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap keuntungan perusahaan
Apakah anda mampu untuk mengontrol biaya TI secara efektif?
Tidak Melakukan monitoring pengeluaran yang dilakukan departemen TI
65
III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-
line :
Tabel 4.16 Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada
bottom-line
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Apakah anda mengetahui tujuan strategi anda?
Ya
Apakah TI dapat dibuktikan mendukung tujuan strategi?
Ya
Apakah prioritas investasi TI menyesuaikan dengan tujuan strategi?
Ya
Apakah seluruh pengeluaran TI mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan tujuan strategi?
Ya
Dapatkah TI mengurangi pengeluaran yang tidak perlu?
Ya
Apakah anda mengevaluasi anggaran TI yang sudah ada berlawanan dengan tujuan strategi?
Ya
Apakah manajer TI dan manajer bisnis berpartisipasi secara efektif dalam proses manajemen ini?
Ya
66
IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portofolio :
Tabel 4.17 Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portofolio
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Apakah anda mengelola proyek pengembangan dan proyek peningkatan sebagai portofolio proyek?
Ya
Apakah anda menganalisa pengeluaran TI yang ada dari sudut pandang portfolio?
Tidak Menganalisa pengeluaran TI dari sudut pandang portfolio
Apakah anda memeriksa aktivitas TI yang ada dari penyelarasan strategi?
Ya
Apakah anda memeriksa aktivitas TI yang ada dengan tingkat kualitas dan pelayanan?
Ya
Apakah anda mengetahui seberapa besar pengeluaran anda untuk jasa TI? Untuk manajemen TI?
Ya
Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran TI yang anda miliki?
Ya
Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada?
Ya
Apabila anda melakukan portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?
Ya
67
V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat :
Tabel 4.18 Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Apakah perencanaan perusahaan dan proses manajemen menghasilkan tujuan strategi yang eksplisit dan dapat ditindak lanjuti?
Ya
Apakah semua tindakan dan pengeluaran TI dijalankan oleh tujuan strategi bisnis
Ya
Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan dan kontribusinya dengan hasil (outcome) bisnis?
Ya
Apakah sumber daya, baik pengeluaran yang berjalan maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisit dengan tujuan strategi?
Ya
Apakah peranan manajer secara jelas didefinisikan untuk meyakinkan partisipasinya dan mencegah terputusnya hubungan yang diciptakan budaya organisasi ?
Ya
Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya ?
Ya
Apakah perencanaan, prioritas, dan pengukuran mengkombinasikan “strategi kedalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan bisnis?
Ya
68
VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait
dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat:
Tabel 4.19 Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif
yang terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Perencanaan kebutuhan / pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya?
Ya
Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?
Ya
Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi?
Ya
Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya?
Ya
Pengukuran kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?
Ya
Pengelolaan budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?
Ya
Manajemen portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis
Ya
Pengelolaan dampak TI – Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?
Ya
69
VII. Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum
terjadi pada praktek:
Tabel 4.20 Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang
umum terjadi pada praktek
Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Apakah terdapat masalah umum dari ketiadaan hubungan dari proses? Ya
Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong?
Ya
Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerjasama?
Ya
Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti menganggarkan?
Ya
Apakah manajer mengharapkan sesuatu salah berjalan? Tidak Selalu berharap dan bertindak
dengan harapan yang baik. Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan?
Ya
Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka?
Ya
70
4.4 Pembahasan
Rencana strategi bisnis merupakan hasil dari pembahasan arahan strategi PT.
Amadeus Indonesia, berikut beberapa rencana strategi bisnis yang ada pada PT.
Amadeus Indonesia, dalam mencapai tujuan antara lain :
Pencapaian target tahunan untuk pemesanan tiket oleh Amadeus melalui
agen-agennya.
Melengkapi back office system internal seperti pembelian sistem accounting
yang baru.
Bekerjasama dengan perusahaan penerbangan untuk menentukan fare expert
yaitu harga yang ada di sistem amadeus adalah harga net fare dari perusahaan
penerbangan tersebut.
Perbaikan produk atau upgrade Amadeus Selling Platform.
Keempat strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan, mudah
dan mampu dipahami serta dilaksanakan oleh seluruh karyawan yang ada dalam
perusahaan PT. Amadeus Indonesia, karena dilakukan dan dikembangkan sesuai
dengan kapabilitas sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga diharapkan
dalam kurun waktu empat atau lima tahun kedepan dapat direalisasikan dan dapat
terwujud sesuai dengan maksud dan tujuan yang telah ditetapkan dari awal serta
dapat meningkatkan performa pada bottom-line.
Dengan arahan strategi yang telah ditentukan, Investasi TI yang tepat sesuai
dengan pemenuhan arahan stategi perusahaan akan mendorong tindakan dan
71
menghasilkan dampak yang baik pada bottom-line dengan melihat dari segi kualitas,
ketergantungan dan penyelarasan pada aplikasi, infrastruktur, layanan dan
manajemen TI. Agar target arahan strategi tercapai maka rencana strategis yang
diterapkan dengan melakukan keseimbangan investasi antara strategis maupun
operasional. Dengan demikian perolehan dari investasi yang dilakukan perusahaan
adalah efektifitas dan efisiensi dari segi waktu, biaya, data, informasi, tenaga dan
proses bisnis.
4.4.1 Total IT Cost
Menggambarkan secara keseluruhan pengeluaran TI dan alokasi sumber daya
keuangan yang dikeluarkan.
Persentase total IT Cost
Gambar 4.6 Total IT Cost
Berdasarkan gambar 4.6 diketahui bahwa biaya yang dikeluarkan selama 1 tahun
untuk Lights-On lebih besar dibandingkan biaya untuk proyek atau investasi baru.
72
Untuk Lights-On biaya yang dikeluarkan sebesar 77 % atau Rp 217.000.000 yang
didapat dari seluruh biaya operasional yang dikeluarkan dan proyek sebesar 23 %
atau Rp 65.000.000 yang didapat dari biaya yang diperlukan untuk proyek yang
ingin dikembangkan. Dengan adanya persentase ini, manajemen dapat melihat
perbandingan biaya antara Lights-On (sistem aplikasi yang sedang berjalan) dengan
proyek.
4.4.2 Hasil analisis Portfolio
Hubungan Kualitas Dengan Nilai Penyelarasan Strategis
Gambar 4.7 Hubungan Kualitas dengan Penyelarasan terhadap Biaya Aplikasi
73
Berdasarkan Gambar 4.7 dapat dijelaskan tentang hubungan kualitas dengan nilai
penyelarasan terhadap biaya aplikasi, dengan rincian sebagai berikut :
o Amadeus Selling Platform memliliki nilai kualitas sebesar 4 dan nilai
penyelarasan sebesar 2.675 maka Lights-On ini termasuk dalam kategori
sedang (non-critical, stabilize) namun harus dapat ditingkatkan kinerjanya.
Jadi strategi investasi berdasarkan hubungan kualitas dengan penyelarasan
strategi untuk Lights-On aplikasi adalah sebagai berikut :
o Strategi investasi pada aplikasi Amadeus Selling Platform adalah merupakan
sebuah aplikasi yang memerlukan perawatan dan peningkatan yang sedikit,
memiliki nilai penyelarasan sedang dengan kualitas tinggi, dan sudah
mendukung arahan strategi bisnis.
Hubungan Ketergantungan Dengan Kualitas
Gambar 4.8 Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap MPLS
74
Berdasarkan Gambar 4.8 dapat dijelaskan tentang hubungan ketergantungan
dengan kualitas terhadap MPLS, dengan rincian sebagai berikut :
o MPLS memliliki nilai ketergantungan sebesar 5 dan nilai kualitas sebesar 4.
Gambar 4.9 Total biaya (Rp ribuan) Lights-on berdasarkan biaya dan kategori
Berdasarkan Gambar 4.9 dapat dijelaskan tentang hubungan total biaya Lights-
On berdasarkan biaya dan kategori, dengan rincian sebagai berikut :
o Lights-On memliliki total biaya sebesar Rp. 253.460.000 dengan kategori
stabil.
4.4.3 Hasil Analisis Demand/Supply Planning
4.4.3.1 Strategic IT Agenda
Agenda strategi yang akan dilakukan oleh departemen TI.
75
Tabel 4.21 Strategic IT Agenda
Arahan Strategi Tujuan Strategi Inisiatif Strategi Mengoptimalkan penggunaan alur proses bisnis
Meningkatkan alur proses administrasi, dan operasional
Melakukan enhancement dan integrasi terhadap aplikasi yang telah berjalan dengan menggunakan aplikasi PC-CMS
Komunikasi suara antar cabang di Indonesia dengan biaya yang terjangkau
Mengurangi penggunaan jaringan interlokal Telkom
Mengimplementasikan jaringan Voice Over Internet Protocol (VOIP)
Direct report dan penggunakan Knowledge Management
Dokumentasi pekerjaan serta pengukuran key performance indicator karyawan
Menggunakan Siebel CRM Yang merupakan aplikasi berbasis web
4.4.3.2 Strategic IT Plan
Perencanaan strategis TI untuk mendukung kebutuhan TI adalah sebagai
berikut:
- Pengadaan infrastruktur, sarana dan prasarana, staf pendukung, dan serta
penyelarasan proses bisnis sesuai dengan Standard Operating Procedure.
- Menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat dalam mendukung
jalannya operasional perusahaan.
- Meningkatkan efisiensi biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi
yang tepat atas masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi atau
menekan kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut serta dengan
mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang telah
ditetapkan.
- Meningkatkan keberadaan departemen TI sebagai penyedia dukungan TI
pilihan dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI yang berkualitas
76
kepada perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan
untuk kebutuhan perusahaan
- Menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat diandalkan
dalam bidang TI.
4.4.3.3 Strategic IT Requirement
Proses demand/supply ini digunakan untuk memecahkan masalah
ketiadaan hubungan antara bussiness plan dan IT plan. Hasilnya adalah :
Tabel 4.22 Strategic IT Requirement
Tahun Perencanaan Penggunaan TI 1 IP Telephony 2 Apply kontrak dengan vendor (H/W) 3 Remote Solving 4 Local Content 5 Private Connection for big agents
4.4.4 Innovation
Innovation yaitu merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru, dan cara
untuk TI mendukung arahan strategi yang sudah ada.
4.4.4.1 Perencanaan Innovation
Perencanaan Innovation NIE terdiri dari 4 komponen yaitu :
1. Business and Technology Monitoring
Merupakan sebuah review untuk teknologi informasi dan manajemen
bisnis terhadap kegiatan bisnis dan teknologi informasi yang dapat berdampak
pada bisnis perusahaan. Proses ini menghasilkan sebuah teknologi informasi dan
77
laporan status bisnis dan penggunaan sumber daya di luar perusahaan yang
berjalan pada PT. Amadeus.
Pada bagian ini lebih berfokus pada perubahan apa yang dapat
mempengaruhi proses bisnis, diantaranya :
SOP yang baik sehinggga alur kerja seluruh departemen yang ada semakin
teratur dan memberikan hasil yang maksimal.
Pemakaian sistem PC-CMS yang menjadi jembatan komunikasi antar
departemen.
2. Innovation Visioning
Pada tahap ini akan dikembangkan beberapa alternatif yang dapat
memberikan arah yang jelas pada perusahaan untuk menjawab perubahan yang
terjadi. Tahap ini berfokus pada apa yang telah dilakukan PT. Amadeus, untuk
mengembangkan bisnisnya sesuai investasi yang telah dilakukan dengan strategi
bisnis yang telah ditetapkan
Alternatif yang dapat mendukung strategi bisnis baru adalah sebagai
berikut :
Mengembangkan business intelligence untuk menangkap semua informasi
mengenai kondisi pasar industri, area perluasan pangsa pasar, area yang
berpotensial menjadi tempat pemasaran produk, data tentang pesaing,
pelanggan, dan supplier sehingga diharapkan perusahaan dapat mengetahui
kelemahan dan kelebihan atau tindakan yang diambil dari pesaing,
mengetahui area pemasaran produk yang dibutuhkan oleh pelanggan.
78
3. Innovation Business Choice
Hal-hal yang harus dilakukan adalah :
Melakukan data cleansing agar terdapat kesinambungan data antara
program CRM dengan PC-CMS.
Menyediakan infrastruktur, sarana dan prasarana serta semua sumber
daya yang ada dalam perusahaan, yang mendukung dalam proses
pembuatan business intelligence.
4. Actionable Innovation
Hal-hal yang akan dilakukan adalah :
Meningkatkan kemampuan seluruh aplikasi – aplikasi yang telah
diimplementasikan untuk mendukung dan mengoptimalkan fungsi-fungsi
departemen dalam proses bisnis.
Mengimplementasikan dan melakukan penelitian mengenai proyek yang
akan diterapkan sesuai dengan Strategic IT Recruitment.
4.4.5 Hasil Analisis Portfolio Proyek
Analisa portfolio proyek berdasarkan data dari portfolio terdapat beberapa
hubungan yang mendukung pembuatan keputusan, dengan hasil analisa tersebut
maka dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan tentang proyek.
79
4.4.5.1 Persentase biaya portfolio proyek
Gambar 4.10 Persentase biaya proyek
Berdasarkan Gambar 4.10 dapat dijelaskan tentang persentase biaya proyek,
dengan rincian sebagai berikut :
o Lights-On memliliki total biaya sebesar Rp. 253.460.000 (30%) dan
proyek memiliki total biaya sebesar Rp 585.676.00 (70%).
80
4.4.5.2 Prioritization
Melakukan prioritasasi berdasarkan analisa dampak dan resiko.
Gambar 4.11 Analisa dampak dan resiko terhadap biaya
Berdasarkan Gambar 4.11 dapat dijelaskan tentang analisa dampak dan resiko
terhadap biaya, dengan rincian sebagai berikut :
o MPLS memliliki nilai resiko sebesar 43 dengan dampak sebesar 145.
4.4.6 Hasil Manajemen Agenda
Dari wawancara terhadap manajer TI dan bisnis mengenai managemen
agenda dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu :
o Keputusan yang tepat/hasil yang tetap selama ini belum dijalankan secara
konsisten dan sinkron antara manajer TI dan manajer bisnis. Untuk itu
diperlukan konsistensi untuk mencapai Critical Success factor agar
keputusan yang tepat/hasil yang tepat tidak sia-sia dan tercapai segala tujuan
yang telah diputuskan.
81
o Harus ada agenda tentang pengeluaran TI secara efektif agar segala sumber
daya yang telah dikeluarkan oleh TI sesuai dengan apa yang diharapkan.
o Monitoring pengeluaran TI sangat dibutuhkan untuk menekan pengeluaran
TI yang tidak perlu sehingga diperlukan suatu agenda yang bisa
mengevaluasi pengeluaran TI yang tidak perlu
o Dalam merancang suatu agenda manajemen PT. Amadeus Indonesia,
diharapkan membuat portfolio untuk memetakan segala aktivitas,
pengeluaran biaya dan strategi kebijakan yang ingin diterapkan untuk
mendukung rencana strategis pencapaian perusahaan.