BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI

HİKMET ATEŞER EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ

BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI

HİKMET ATEŞER

EĞİTİCİ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ FORMATÖR ÖĞRETMENİ


BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI

I. BÜRO YÖNETİMİ

II. TEKNOLOJİ KULLANIMI


I. BÜRO YÖNETİMİ

BÜRO: Fransızca kelimedir. Türkçe karşılığı çalışma odası, danışma ve yazı işlerinin yürütüldüğü iş yeridir.

YÖNETİM: Önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere

ulaşabilmek için elde bulunan kaynakları (insan, bilgi, tabiat, sermaye) anlamlı bir şekilde bir araya getiren, planlayan, örgütleyen, koordine eden, yönelten ve denetleyen sürece yönetim denir.



Yönetim bir insan grubunun, planlanan bazı faaliyetlerde bulunarak saptanmış olan amaçlara yönelme ve ulaşma çabasıdır.

Yönetim sürecinde; Önceden saptanmış amaçlar Yapılacak işler İşleri yapacak bir grup insan(örgüt) Sözü edilen insan grubunun bazı işleri yapmasından doğan

faaliyetler Bu faaliyetlerde başarılı olması söz konusudur.

Başarılı çalışmanın ölçüsü, saptanmış olan amaca yönelme ve ulaşma oranı ile bağımlıdır.


Kârlılık: Amaçların birincisini kâr oluşturmaktadır. İşletmenin elde ettiği Kâr işletme sahiplerini, yöneticileri ve diğer çalışanları harekete geçiren en önemli kriterdir.

Verimlilik: Verimlilik, elde edilen toplam fiziki gelirin kullanılan fiziki gidere oranıdır. Yani belirli bir çıktının en az maliyetle üretilmesidir

Etkinlik: Uygulama sonuçları ile planlanan amaçlar arasındaki ilişkidir.

Süreklilik: Süreklilik konusu işletmelerde farklı değerlendirilebilir. Öncelikle işletmelerde mali açıdan, sermayenin sürekli olarak devamını ve artışın sağlayan çalışmalar akla gelmektedir.

YÖNETİMİN AMAÇLARI


Esneklik ve uyum: Politika, plan, program, bütçe gibi yönetim araçlarının kesin ve katı esaslara bağlanmaması, aksine şartların değişme seyri ve eğilimine uyabilmelerini sağlayacak bir esneklikte düzenlenmeleri gerekir.

Çalışma hayatının niteliğini geliştirme: Mevcut çalışma metotlarında değişiklikler yapmak, daha iyi iş ve çalışma şartları oluşturmak ve dolayısıyla hayatın niteliğini geliştirmek amacına yönelik birçok teknikten oluşmaktadır.

Sosyal sorumluluk ve iş ahlakı: Sosyal sorumluluk kavramı, dış çevreye yönelik olup işletmenin kararlarında diğer kişi, grup, örgüt ve tüm toplumun göz önünde bulundurulması ile ilgilidir. Bu açıdan sosyal sorumluluk, işletmenin ekonomik faaliyetlerinin, onunla ilgili tarafların hiçbirinin menfaatlerine zarar verilmeden yönetilmesidir.


YÖNETİCİ: Yönetime ilişkin kararlar veren kişidir. Bir insan grubunu, önceden saptanan amaçlara yöneltip ulaştırmak ve bir planı gerçekleştirmek üzere, kumanda, koordine ve kontrol eden kişidir.

Yöneticiler: Yüksek ve Orta Kademe Yöneticiler ve İlk Kademe Amirleri olarak üç gruba ayrılabilir.

Yüksek yöneticiler; amaç saptayan, politika kararları alan yönetim ilke ve standartları koyan, stratejik planlama ve örgütlerinin genel yönetimini yapan kişilerdir.

Orta Kademe yöneticiler ise; yüksek yöneticinin saptadığı amaç, politika, ilke ve standartlara uygun düşecek bir plan içinde önceden saptanan amacı gerçekleştirmek için emrindeki örgütü yöneten yöneticidir,

İlk kademe amirleri; daha çok rutin (güncel) işler yapan, birkaç kişilik insan gruplarını yöneten ilk kademe amirlerdir.



YÖNETİM FONKSİYONLARI

Hedef Saptama Politika Tayini Planlama Örgütlendirme Komuta Koordinasyon Kontrol


Yönetici yönetim görevini yaparken çeşitli kaynaklar kullanır. Bunlar;

A-Beşeri kaynak: O hizmet için gereken yer ve zamanda gerekli nitelik ve nicelikte personel (insan, insan gücü)

B-Parasal kaynak: Yönetim için gereken yer ve zamanda yeter miktarda para(ödenek)

C- Maddi kaynak: Bina, alan, makine, araç, gereç, kırtasiye D-Hukuki kaynak: Hizmet yada projenin gerçekleştirilmesi

için yetki veren anayasa, yasalar, tüzükler, yönetmelikler, genelgeler vb. mevzuat


BÜRO VE İŞ YERLERİNDE İŞLERİN PLANLANMASI

Planlamada yönetici personelin yetişmesi için tedbirler alır ve hizmet içi eğitim yaptırır.

Bir plan içinde çalışan büro yöneticisi ani olaylarla karşılaşmaz. İleride karşısına çıkabilecek her şeyi önceden düşünerek tedbirini almış, kaynaklarını sağlamış ve gerekli emirleri vermiş, yönetmelikleri hazırlamış olur. Böylece günlük ve ani olaylar büronun amacına yönelen esas çalışmalara engel olmaz.

Ayrıca planlama aniden çıkabilecek problemler karşısında şaşkınlık, telaş ve başarısızlığa uğrama olasılığını baştan önlemiş olur.


ÖRGÜT –BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ

Örgüt;

saptanmış ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere bir araya gelmiş insanlar bulunan, mali ve maddi kaynaklar ile donatılan ve hukuksal bağlarla da hiyerarşik ilişkileri saptanan canlı, dinamik ve sosyal bir yapı, bir sistemdir.


ÖRGÜT MODELLERİ A-Fonksiyonel (Görevsel) Esasa Göre Örgütlenme Modeli: Benzer

nitelikteki görevlerin bir araya toplanmasıdır, Örn. Kamu hizmetlerinin bakanlıklar arasındaki dağılımı, bakanlıkların iç kuruluşu

B-Üretim Esasına Göre Örgüt Modeli: Kuruluşun ürettiği madde esasına dayanır. Üretilen aynı ya da benzer maddeler için bir birim kurulur. Örn. Tekstil fabrikasında yünlü, ipekli kumaş servislerinin ayrı olması

C- Coğrafi Bölge Esasına Göre Örgütlenme Modeli: Örgütü oluşturan birimler belli bir bölge halkına yada belli bir bölgedeki kuruluşlara hizmet edecek biçimde kurulmaktadır. Örn. Bakanlıkların bölge, il ve ilçe kuruluşları, bazı kuruluşların merkez örgütlerini doğu, batı, merkez bölge şeklinde kurması


ÖRGÜT MODELLERİ

D-Hizmet Edilen Kurumlar Esas Alınarak Yapılan Örgütlenme Modeli: Bu modelde her birim belli kuruluş yada gruplara hizmet edecek bir yapıya sahiptir. Örnek: Emekli Sandığı, SSK, OYAK yada ÇAYKUR’ un çay üreticilerine hizmet etmesi gibi

E- Karma Model: Bu modelde yukarıda açıklanan modellerden iki ya da üç model birlikte kullanılır. Bu modele göre kurulan bir örgütte, her alt (dikey ) kademe için değişik bir model esas alınır. Günümüzde en çok kullanılan modeldir


İŞİ BASİTLEŞTİRME VE VERİMLİLİK Gerek kamu kuruluşlarında, gerek işletmelerde işlerin insan, malzeme, kırtasiye hareketleriyle yapıldığı görülür.

Verim aşağıdaki VERİM FORMÜLÜ uygulanarak sağlanabilir.

Verim Formülü Büro ve işyerlerinde mal yada hizmet üretimi:

DAHA yada EN;

Az Sürede(Çabuk Ve Süratli)

Az Para İle(Ekonomik, Ucuz)

Az İnsan(İnsan Gücü, Emek) Kullanarak

Az Alanda(Arazide, Binada, Salonda, Odada)

Az Mesafe Katedilerek(Kısa Mesafede)

Az Yorularak -Basit Usullerle -Kaliteli Olarak -Yüksek Moralle Yapılırsa VERİM YÜKSELİR.


VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR 1. Fazla, gereksiz ve yararsız kayıtlar 2. Gerçek bir yarar sağlamayan fakat zaman, insan gücü,

malzeme, kırtasiye israfına yol açan biçimsel ve fazla tetkik ve kontroller

3. Gereken yetki devrinin yapılmamış olması 4. İşe uygun malzeme, makine, kırtasiye ile çalışılmaması 5. Makine, malzeme ve kırtasiyenin çalışanlara yakın ve uygun

yerlerde ve işin sırasına göre sıralanmaması 6. Personelin bilgi ve uzmanlık alanlarında çalıştırılmaması 7. Bazı personelin sorumluluktan kaçma çabaları


VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR 8. İşlerin görülmesi sırasında zorunluluk olmadığı halde bazı makam ve

birimlerin iş akımı zincirine katılması

9. Bir işin üretilmesine ilgi, katkı ve sorumluluğu olan birimlerin birbirinden uzak bina, kat yada odalarda çalışmakta bulunması

10. İşlemde gereksiz safhaların yer alması

11. İş basitleştirme yöntemleri hakkında yönetici ve ilk kademe amirlerinin bilgi sahibi olmamaları

12. Zaman, emek, para, makine, malzeme, çalışma yeri (alanı) gibi kaynakların israfının önemsenmemesi

13. Teftiş sisteminin yönetimi geliştirmeye ve işi basitleştirmeye elverişli ve dönük olmaması

14. Hizmet ve mal üretiminde gereken standartların yeterince saptanmamış olması.


VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR

15. Teşvik ve ödül sisteminin yokluğu yada iyi işlememesi 16. İşlerin biriktirilmesi 17. İş akımında beklemeler, duraklamalar, ters ve mükerrer gidiş

gelişler 18. Organizasyon ve metod çalışmalarına gerektiği kadar

başvurulmaması 19. Yenilikten kaçınma 20. Kötü ücret sistemi


YÖNTEM ANALİZ ANAHTARLARI ve KULLANILMASI

Gerek Büro, gerek işletmelerde hatırdan çıkarılmaması gereken çok değerli bir kılavuz vardır.

Bu anahtar takımı beş (N) bir (K) harfiyle ifade edilir. Bu anahtarlar:

NE yapılıyor ? NE yapılmalıdır ?

NİÇİN “ ? NİÇİN “ ?

NASIL “ ? NASIL “ ?

NEREDE “ ? NEREDE “ ?

NE ZAMAN “ ? NE ZAMAN “ ?

KİM yapıyor ? KİM yapmalıdır ?


VERİMLİLİĞİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER -Yönetim Türü (Klasik, Liberal, Demokratik Yönetim)

-İş Bölümü

-Uzmanlık İlişkisi

-Zaman Ve Kaynak Kayıpları

-Moral Durumu

-Eğitim Durumu

-Ücret Sistemi

-Kanun Adedinin Çok Ve Bunların Bazılarının Uygulamalarında Güçlükler Oluşu

-Fiziksel Koşullar( Işık, Havalandırma, Rutubet, Isı, Ses, Gürültü)

-Estetik Ve Dekoratif Koşullar (Bürolarda Renk. Müzik, Biblo, Tablo Vb)

-Çalışma Yöntemlerinin Eskiliği


İŞ BÖLÜMÜNÜN YARARLARI 1. Verimi artırır 2. İşler daha kısa zamanda öğrenilir. 3. Personel dar bir alanda ustalaşacağından kendilerinden daha

etkili bir şekilde yararlanılır. 4. Nitelikli (kaliteli) ürün, hizmet elde edilir. 5. Karmaşık amaçların başarılmasını daha kolaylaştırır.


İŞ BÖLÜMÜNÜN SAKINCALARI 1. Bazı örgütlerde bazı işler çok basite indirgenmiş olur. 2. Memurlar arasında can sıkkınlığı ve yorgunluk doğurabilir. 3. Personel başka bir çalışma bölümüne geçtiğinde işi

yapamayabilir.


İyi bir işbölümünün verimliliği yükselteceği gerçeğini göz önünde tutarak:

BÜRO YÖNETİCİSİ: A. Emrindeki personelin nitelik ve yetenekleri ile, uzmanlık alanlarını, öğrenim durumlarını, tecrübelerini, cinsiyetlerini, fizik yapılarını ve iş eğilimlerini, B. Yapılacak işlerin ya da üretilecek maddelerin türünü, özelliklerini, kalitesini, önem derecesini ve miktarlarını göz önüne

alarak

büro personeli arasında uygun bir İŞ BÖLÜMÜ yapmalıdır.


Büro yöneticilerinin temel görevleri Planlama ve programlama Kaynakları sağlama ve kullanma: İş düzenleme İş birliği ve eş güdüm (İlişki) sağlama Çalışma ekibi kurma İyi ilişki ve etkili iletişim kurma Resmî yazışma dosyalama ve arşivleme Büro personelini etkili ve verimli yönetme


Büro Yöneticisin Temel Özellikleri İşini ve iş yerini sevmek Kendine güvenmek İnsanları tanımak Anlayışlı olmak Objektif olmak Görev ve yetkileri adaletli dağıtmak Yerinde karar alabilmek İnisiyatif sahibi olmak Sorumluluk sahibi olmak Yeni fikirlere sahip olmak ve desteklemek Ekip kurmak ve organize edebilmek Etkin bir motivasyon sağlayabilmek Başarıyı paylaşabilmek Başarıyı ödüllendirmek- Başarısızlığı incelemek


HAREKET EKONOMİSİ TEKNİĞİ

İnsan vücudunun hareketlerini en aza indirerek enerji sarfını ve yorulmayı en düşük düzeyde tutarak, kazanılan enerjinin diğer işlere yöneltilmesi, sonuç olarak aynı sürede hizmet ve üretim miktarının artırılması yöntemidir.


Hareket ekonomisi sağlayan bazı esaslar İş yerleri ve bürolarda en çok kullanılan araç gereç ya da eşyanın en yakın, az

kullanılanların uzak yerlerde olması

Sürekli ve ahenkli çalışmayı sağlamak için yapılacak hareketlerin sırası düzenlenmelidir.

İşe başlamadan önce kullanılacak araç normal çalışma düzeni içinde dizilmelidir.

Aynı işte kullanılan gereçlerin tümü, mümkün olmazsa birkaçı bir gereçte birleştirilmelidir.

Sandalye ve koltuklar kullananın boyuna, iş yerine, yapılan işin koşuluna ve iş türüne göre yükseltilmeli, alçaltılmalıdır. Örnekler; Yürüyen merdiven ve asansör,-döner raflar -yazıcı, tarayıcı, fotokopi vb. bir arada olması


BÜROLARDA YERLEŞMENİN ÖNEMİ Bir işyerinin seçiminde aşağıdaki esaslar göz önünde tutulmalıdır.

1. Kuruluşun yaptığı işin niteliği, özelliği, iş yükü

2. Kuruluşun büyüklüğü ve yapısı

3. Kurumun diğer kurumlarla ilişkisi

4. Halkla ilişki durumu ve derecesi

5. Personel miktarı, bunun azalma yada artma durumu

6. Kurumun birimleri, büroları arasında iş akımı

7. Yerleşilecek binanın kat ve odaların inşa durumu, yönü ve fiziksel koşulları


İŞ YERİNDE FİZİKSEL KOŞULLAR

Aydınlatma Isıtma ve soğutma Havalandırma Ses ve gürültü Rutubet Mefruşat


Büro yönetimi Bürolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını sağlayan ve bunu

denetleyen, yazılı ve sözlü iletişim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur.

Büro yönetimi, büro işlerinin yanında, büro çalışanlarının verimliliği için zaman ve stres yönetimi konusunda çalışmalar yapmayı gerektirir.

Büro yönetimi bürolarda; dosyalama, arşiv, kayıt, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve diğer büro işlerinin ahenk içinde yürütülmesiyle ilgili faaliyetleri içerir.


Büroların Fonksiyonları Bilginin alınması: Örgüte çeşitli kaynaklardan gelen bilgiyi alır. Çeşitli türde

bilgiler, siparişler, faturalar, iletişim araçları ile elde edilmektedir.

Bilginin kayıt edilmesi (dosyalama): Elde edilen her türlü bilginin dökümü yapılır ve dosyalanır. Bazı durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir. Bilgilerin istenildiği zaman kolaylıkla yeniden kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekmektedir.

Bilginin düzenlenmesi: Kullanıma sunulmadan önce bilgiler çoğaltılır, özetlenir veya başka bilgiler ile birleştirilerek düzenlenir ve mutlaka denetimden geçirilir.

Bilginin iletilmesi: Bilgiler örgüt içinde veya örgütten örgüte iletilir. Bilginin iletilmesi, kişiler tarafından veya elektronik büro makineleri ile gerçekleştirilmektedir. İletişim ne kadar etkili olursa yönetim de o kadar sağlıklı karar verebilme olanağına kavuşmaktadır.

Varlıkların korunması: Nakit, çek, büro dosyaları ve kayıtları vb. ögelerden oluşan varlıkların korunması büronun en belli başlı işlevlerinden biridir.

Bürolar, örgüt üst sisteminin alt sistemidir. Üst sisteme ait tüm işler bürolarda görülür.


BÜRO TÜRLERİ VE ŞEKİLLERİ

1. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri Uzmanlık alanlarına göre bürolar Ait oldukları kurumlara göre bürolar Kuruluş amaçlarına göre bürolar 2. Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar Açık Bürolar Özel Bürolar Melez bürolar


3. Çağdaş Büro Türleri Küçük bürolar Şube bürolar Gezici (Mobil) bürolar Ev bürolar Sanal bürolar Yaratıcı bürolar Modüler bürolar


1. Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar

Uzmanlık alanlarına göre bürolar, mesleki uzmanlık bilgilerine sahip insanlar tarafından kurulan bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre bürolar aynı zamanda özel bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre kurulan bürolar genellikle bir veya iki kişi tarafından kullanılmaktadır.

Avukatlık, noterlik, müşavirlik ve mühendislik, emlak alım satım büroları vb. bürolar bu tür bürolardır.2. Ait Oldukları Kurumlara Göre BürolarBunlar kamu kuruluşlarına ait bürolar ve özel organizasyonlara ait bürolardır. Özel organizasyonlara ait bürolar, ağırlıklı olarak üretim, ticaret ve hizmet işleriyle ilgili faaliyetlerin yerine getirildiği bürolardır.

Klasik (Geleneksel) Büro Türleri


3. Kuruluş Amaçlarına Göre Bürolar

Kuruluş amaçlarına göre büroları, hizmet üretmek amacıyla kurulan bürolar , kâr elde etmek için kurulan bürolar ve yaşam standardının ve toplumsal değerlerin korunması amacıyla oluşturulan bürolar olarak sınıflandırabiliriz.

Son saydığımız büro türleri, vakıflar, dernekler, sivil toplum örgütleri ve diğer gönüllü kuruluşlara ait bürolardır. Kamu ve özel sektöre ait bürolarda çalışanlar belli bir ücret alırken gönüllü kuruluşlara ait bürolarda çalışanlar genel olarak herhangi bir ücret almaz.

Klasik (Geleneksel) Büro Türleri


Yerleşim Biçimlerine Göre BürolarAçık Büro: özellikle rutin işler yapılan kurumlarda, geniş salonlarda toplu çalışmada tercih edilir. 5-100 personel çalışabilir. Alanları 150-3000m2 arasında olabilir.

Açık büronun yararları:

Binanın maliyeti düşer.

Isıtma, aydınlatma ucuz olur.

Daha az alanda, daha kolay ve düzenli yerleşme olanağı verir.

Kapı adedi ve koridorlar azalır.

Dekarasyon ve temizleme maliyeti düşer.

İlgililer birbirini daha rahat görebilir.

Haberleşme ve iş akımı kolaylaşır.

Makine ve gereçlerin ortak kullanım kolaylığı olur.

Daha etkin yönetim ve denetime müsaittir


Açık büronun sakıncaları:

Özellikle para ile ilgili güvenirliğin önemli olduğu işlerde gizlilik azalır.

Ziyaretçiler ve genel hareketlilik işteki dikkatin dağılmasına yol açar.

Konuşmalar sessizliği bozabilir ve aşırı uğultu ve gürültü olabilir.

Salgın hastalığın yayılmasına müsaittir. Kişisel prestijin azaldığı kanısını yaratır.

Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar


Özel Bürolar: 1-4 kişinin birlikte oturup çalıştığı küçük odalardır.

Bazı hizmetler için özel bürolar ayrılması zorunludur.

Müdür ve daha üst kademe yöneticilere, ilgililerle gizli görüşmesi gerekli olan personele özel büro ayrılmalıdır.

Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar


Hibrit (melez) bürolar: Hem açık büro hem de kapalı büro yaklaşımlarının özelliklerini kapsadığından, bu ad verilmektedir. Örneğin duvardan bölme yapan paneller ile özel bürolar anında kurulabilir ve gerektiğinde bu panellerin sökülmesiyle hızlı bir biçimde açık alana dönüştürülebilir.


Çağdaş Büro Türleri

Otomasyon öncesi dönemdeki örgüt yönetiminde örgütün başarısına doğrudan doğruya etki eden “örgütte çalışan personel sayısı” idi. Otomasyon çağında ise örgütün başarısı, çalışanların verimliliğinin arttırılmasına yönelik yapılan faaliyetlerdir. Bu verimlilik arttırma çalışmaları ise mekan açısından merkeziyetçi bir yoldan çıkmış ve küçük ama fonksiyonel bir örgüte yerini bırakmıştır. İşte bu örgütlerin fonksiyonel olma özelliği de “otomasyon” sayesinde gerçekleşmektedir. Bu nedenle otomasyon açısından bürolar 4 gruba ayrılmaktadır.


1-Küçük Bürolar

Bünyesinde 3-12 arasında eleman çalışan bağımsız işletme büroları ileri teknoloji kullanarak daha büyük işletmelerle rekabet edebilir duruma gelmiştir. ‘Dinamizm’ ve ‘esneklik’ gibi nedenler bu tür büroların büyük bürolarla aynı kulvarda yarışmalarını sağlamıştır.

Küçük bürolar büyük bürolara göre kapsamlı bir otomasyon sistemi kurmadıklarından yeni gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerine ayak uydurması daha kolay ve hızlıdır. Bu da küçük büroların en önemli özelliklerinden bir tanesidir.


2-Şube Bürolar

Büyük örgütlerin bir bölümü olarak tasarlanan şube bürolar, genellikle örgüt merkezinden uzaktadır ve ana bürodaki benzer otomasyona sahiptirler. Şube bürolar önce merkezlerindeki ana bilgisayara, oradan da örgütün ana bilgisayarlarına bağlı bir ağ yapısı ile donatılmaktadırlar. Şube büroların en önemli özelliği, ürettikleri bilgiden daha fazlasına erişebilir olmaları ve örgütün diğer şubeleri ile yoğun bağlantı kurmalarıdır. Örnekler, ...


3-Gezici Bürolar

Özellikle satış elemanları, ürün tanıtıcılar gibi gezici elemanlar, sahip oldukları diz üstü bilgisayar ile bir sabit büroda bulunabilecekleri olanakları elde etmektedirler.

Taşınabilir bilgisayarları ile uzaktan, büronun bilgisayarlarına bağlanarak elde ettikleri bilgileri büro otomasyonunun alt sistemleri sayesinde iletebilirler.


Gezici (Mobil) BürolarMobil büro uygulaması özellikle pazarlama, reklam, piyasa araştırması, kamuoyu yoklamaları gibi bir iş yerine bağlı olmadan yürütülebilecek faaliyetler, gelişmiş teknoloji ürünleri olan taşınabilir özellikteki “diz üstü” bilgisayarlar yardımıyla herhangi bir iş yerine gerek kalmadan yerine getirilebilmektedir.


4-Ev-Bürolar

Tipik bir ev-bürosu için, bir kişisel bilgisayar, ona bağlı bir yazıcı ve İnternet bağlantısı gerekli otomasyonu sağlamaya yetecek büro araçlardır. Kullanıcı İnternet bağlantısı sayesinde (modem) merkez büroya bağlanarak yapılacak işin listesini ve konuyla ilgili kaynakları kendi bilgisayarına aktarabilir.

Günümüzde iletişim hatlarının hızı nedeni ile evdeki bilgisayara bağlı bir kamera ile de interaktif bir iletişim kurulabilir ve görüntülü olarak yüz yüze iletişim kurulabilir.


Ev Bürolar: Çalışma yerine esnekliği getiren ev ofis uygulamaları, aynı zamanda çalışma saatlerinde de bir esnekliği getirmektedir. Çalışma saatlerinin çalışanlar tarafından belirlenmesi ve üretecekleri işin kendi inisiyatiflerine bırakılması, bu çalışma şekline bir ayrıcalık kazandırmaktadır. Böylece kişiler kendilerini en çok verimli, daha enerjik ve dinç hissettikleri zamanlarda işlerini yapmaktadırlar.


Sanal Bürolar: Sanal büro kavramı, bilgi ve iletişim teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekâna bağımlı olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir. Sanal ofisler, sanal çalışan grubun, ortak kullanımına sunulmuş bir web sitesi üzerinden faaliyetlerin yürütüldüğü ofislerdir. Sanal ofiste görülen işler, sanal işlerdir.


Yaratıcı Bürolar: Kültürel değişim, fiziksel mekânın değişimiyle doğrudan ilişkilidir. İnsanların davranışlarını değiştirmek için onları değişik bir çevreye sokmanın en etkili yol olduğu genel olarak kabul edilmektedir. Hiyerarşiyi (makam sırası) ortadan kaldırmak, piramidi düzleştirmek ve böylelikle hem keyifli hem de verimli bir çalışma ortamı elde etmek, çağdaş ofis kavramının ana amacını oluşturmaktadır.

Ofis ortamını daha özgür ve yaratıcı hâle getirmek, mekân değerlendirme ve yerleştirme ile ilgili eski kuralları bir kenara bırakmayı gerektirmektedir.


Modüler Bürolar: Büro mobilyalarının etkili şekilde dizaynıdır; yani değişik büro mobilya parçalarının (masa, dolap, kitaplık vb. ) kullanımını kolaylaştırmak ve bu parçaların değişik şekilde yerleştirilmesine olanak verecek şekilde dizayn etmektir.

Bir modüler ünite müşteriye göre dizayn edilmiş olup masa, çalışma alanı, depolama alanı, dosya dolapları ve kitaplıklardan oluşur. Modüler dizayn, çalışma ortamındaki hızlı değişime ve çalışanların sürekli yer değiştirmesine imkân sunmaktadır.


Büro Çalışanları

Bürolarda planlama, örgütleme, kadrolama, koordinasyon, yöneltme, denetim, iletişim ve halkla ilişkiler gibi yönetsel fonksiyonların yanında, araştırma-geliştirme (AR-GE), kademe azaltma ve değişim gibi görev ve işlevler yerine getirilir. Söz konusu görev ve işlevler çeşitli kademelerde farklı unvan ve pozisyonlarda çalışan kişiler tarafından yerine getirilir.

Yönetici: Büro kaynaklarını (fizikseli mali, beşeri) kullanma yetkisine ve sorumluluğuna sahip olan kişilerdir.

Uzman (danışman): Bir konuda bilgi, uygulama ve deneyim yoluyla geniş bilgi, beceri kazanmış ve ustalaşmış kişilerdir. Bu kişiler emir komuta zincirinde yer almazlar. Büronun kurmay elemanlarıdır. Görevleri yöneticiye ilgili oldukları konuda danışmanlık yapmaktır. Hesap uzmanı, bilgi işlemci, hukuk müşaviri, istatistikçi gibi kişiler genellikle büro ortamında çalışan uzmanlardır.

Memur: Memur sözcüğü resmi bir anlamı ifade eder. Kamu kurumlarında devletin asli ve sürekli görevlerini yerine getiren ve aylıkla çalışan kişilerdir.

Yönetici sekreter: Büro yönetimi konusunda birikimli, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen yetki sınırları içinde kararlar verebilen, yönetim kadrosu içinde yeri bulunan bir büro görevlisidir.

Yardımcı hizmet personeli: Büronun temizliği, bakımı, onarımı, ulaşımı vb. destek görevlerini üstlenen kişilerdir.


Büro Çalışanının Genel Özellikleri Bürolarda işlerin aksamadan yürüyebilmesi için

çalışanların bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bu özellikler;

Görev paylaşımına açık olma Organizasyonu ve yönetimi temsil etme Bilgi akışını sağlama konusunda dikkatli olma Hiyerarşik (makam sırası) yapıya saygı duyma Görev ve sorumluluktan kaçınmama Üstlerin görevlerini kolaylaştırma


BÜROLARDA YERLEŞME İLKELERİ 1.Birbiriyle ilgili iş görenler yan yana masa ya da odalarda

oturmalıdır. Örn. müdürle yardımcısı, başkanla sekreteri gibi 2.Halkla iç içe olanlar giriş katında ve kapıya yakın

bulunmalıdırlar. 3.Yerleşme görüş ve denetimi kolaylaştırmalıdır. 4. Açık bürolarda amirler personelini görecek yerlerde (özellikle

köşelerde) ve camlı odalarda oturmalıdır. 5.Herkesin kullandığı gereçler kendisine yakın yerde bulunmalı,

bunlara elini uzatarak yada 1-2 adım atarak ulaşabilmelidir.


BÜROLARDA YERLEŞME İLKELERİ 6. Bürolardaki mefruşat ve gereçler görülen işe uygun, standart

ve rahat olmalıdır. Lüks ve fazla gösterişli mefruşattan kaçınmalıdır.

7. Yararlanılmayan alan en aza düşürülmelidir. 8. Herkesin rahat gelip geçmesi için yeter genişlikte geçitler

bırakılmalıdır. 9.Yangına, kazalara ve kaymalara karşı iş güvenliği

sağlanmalıdır. 10.Bürolardaki kullanılmayan eşyalar büro ve iş yerinde

tutulmamalıdır. Bürolar depo değildir. Fazla eşyalar toplanarak hepsi bir depoda saklanmalıdır.

11.Elektrik ve telefon prizleri inşaat sırasında yada binaya taşınmadan önce salon ve odalarda 3-4 metrede bir olacak sıklıkta olmalıdır.


BÜRO OTOMASYONU

• Büro Otomasyonu KavramıBüro Otomasyonunun Amacı

• Büro Otomasyonunun Alt Sistemleria. Kelime İşleme Sistemlerib. Elektronik Posta Sistemleric. Veri Tabanı Yönetimi Sistemlerid. Elektronik Dosyalama Sistemlerie. Sesli Cevaplama Sistemlerif. Görüntülü İletişim Sistemleri

a. Videokonferansb. Teletekstc. Videotekst


Büro Otomasyonu Kavramı

Günümüzde büroların üstlendiği yeni görevler, işlerin hızlı, kolay ve ekonomik bir şekilde yapılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu zorunluluk teknolojinin bürolara girmesi ile işlerin daha hızlı, ekonomik, akla dayalı yapılmasını sağlamış; yenilikleri takipçi ve değişen şartlara ayak uydurabilecek karakterde büroları oluşturmuştur. Büro içi güncel faaliyetler günümüze kadar yönetici, sekreter ve memurlar arasında posta ve dosyaların gidip gelmesi, gerekli raporların aranıp bulunması, telefon mesajları, çok sayıda kağıt tüketimi, günlük kararların alınması ve bunların zaman kayıpları yüzünden gecikmesi şeklinde idi. Gelişen teknolojik şartlardan etkilenen üst düzey yöneticilerin, ihtiyaç duydukları doküman ve bilgilere en kısa zamanda ve en kolay yoldan erişme arzuları, teknolojik faaliyetlerin bürolara girmesini zorunlu kılmıştır. Gerek iletişim gerekse bilgi teknolojilerinin her geçen yıl ikiye katlanarak büyümesi örgütlerin bu teknolojiden istifade etme ihtiyacını doğurmuş ve böylelikle “otomasyon” kavramı gündeme gelmiştir.


Büro Otomasyonu Nedir?

Yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin kısaca büro ortamında çalışan kişilerin bürolardaki faaliyetlerinin verimliliğini arttırmak amacı ile bilgi işlem sistemlerine bağlı iş istasyonlarını kullanmalarına “büro otomasyonu” denir.


Büro Otomasyonunun Amacı

İş görenlerin çalışmalarına yardımcı olmak sureti ile maliyeti arttırmaksızın verimliliğin yükseltilmesi amacına yöneliktir.

Bürolardaki mevcut bilgilerin daha ucuz ve daha kolay depolanmasını, verilerin bir yerden bir yere daha hızlı ve kayba uğramadan transferini, karar verenlerin zaman kaybının önlenmesi ve iş görenler arasında iletişimi kolaylaştırarak verimli olarak çalışmalarının sağlanmasıdır.

Büro içindeki tüm fonksiyonların gerek sosyal gerekse teknik yönlerini bütünleştirmeyi amaçlamaktadır.


Büro Otomasyonunun Alt Sistemleri

Büro otomasyonunun alt sistemlerinde özel donanımlar kullanılır ve bunlar güçlü donanımlarla desteklenirler. Büro otomasyonu, çalışanlara iş üretiminde ve yönetimde yardımcı olan, tümüyle bilgisayar teknolojisi ile hazırlanmış araçlardır. Bir büro otomasyonu 7 alt sistemden oluşmaktadır. Büro otomasyonunun başarılı bir şekilde yürütülmesi, bu alt sistemlerin bütünleşik çalışmaları sayesinde mümkündür.


1.Kelime İşleme Sistemleri

Kelime işleme, belgelerin üretiminde, yazışmaların, form ve metinlerin hazırlanmasında, düzeltilmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik bir sistemdir. Bu alt sistem günümüz bürolarına şu katkıları sağlamaktadır:

Belgeleri sisteme girmek Metin üzerinde değişiklik yaparak yeni belgeler üretip

çoğaltabilmek Üretilen belgelerdeki dilbilgisi yanlışlıklarını otomatik olarak

bulup düzeltebilmek Üretilen metnin birden fazla adrese otomatik olarak

yazdırılması Belgeyi iptal etmek Değişik kütüklerdeki bilgileri metin içerisinde kullanabilmek Metin içi bilgi sıralamak Üretilen belgeleri saklamak


1.Kelime İşleme Sistemleri

Metin içersinde verilen adresleri yerleştirebilmek Baskı öncesi metnin son halini görebilmek Üretilen belgenin içerdiği konulara göre anahtar kelimeler

tanımlamak ve bunlardan bir tanesine göre metne yeniden erişebilmek (Standart konu başlıkları yaratmak...)

Satır altı çizdirmek, koyu renk yazdırmak, yazıların boyutunda oynama yapabilmek

Belgeleri anahtar kelimelere göre alfabetik veya nümerik olarak dizmek

Metni sayfalara bölmek Kelime işlemci içerisinde gönüllü bir hesaplayıcı ile günlük

hesapları yapabilmek Birçok terminalden aynı anda kelime işlemciyi kullanabilmek.


2.Elektronik Posta Sistemleri

Süratli, doğru ve güvenli bir haberleşme imkanı sağlayan e-posta sistemleri; yazılı, rakamsal veya grafiksel bilginin elektronik ve manyetik nakil ortamlarında, teleks, faksimile, haberleşen kelime işlemciler, kamu kamu posta hizmetleri ve bilgisayar tabanlı mesaj sistemleridir. Bu yolla iletilip alınan bilgiler, güvenli, hızlı ve ucuz olarak alıcının eline ulaşır.

Avantajları:

1. Bir ileti aynı anda birden çok kullanıcıya ulaşabilir.

2. Başkalarının iletiyi okumasını önleyecek şifreleme yapılabilir.

3. İletinin kullanıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve kullanıcının iletiye bakıp bakmadığı öğrenilebilir.


3.Veri Tabanı Yönetim Sistemleri Büronun yönetiminin kusursuz gerçekleşmesi ve hızlı kararların

alınabilmesi için gerekli,

mantıksal olarak birbirleri ile ilişkili tüm bilgileri, belli bir formatla ve belli bir yapıda bilgisayar hafızasında tutan

İhtiyaç duyulduğunda üst düzey bir programlama dili ihtiyaç duymaksızın kullanıcıların istifadesine sunulabilen yazılımlardan oluşan sistemlerdir.

Veritabanı yönetim sistemlerinin yazılım paketleri, genellikle bir sorgu dili şeklinde olup programlama bilmeyen kullanıcılar tarafından da kolaylıkla kullanılabilmektedir.

Avantajları:

1. Çok sayıda veri ve bilgiyi bir arada bulundurabilir.

2. Değerini yitiren bilgi ve veriler istendiği takdirde ayıklanabilir.

3. Bilgi ve veriler güncellendirilebilir.

4. Farklı programlama dillerinde yazılmış uygulama programlarının kullanılabilmesine imkan verir.

5. Uygulama programını değiştirmeye gerek kalmadan veri tabanı üzerinde değişiklik yapılabilir.

6. Yardımcı programlar aracılığı ile veri transferi gerçekleştirilebilir.

7. Bilgi ve veriler üzerinde değişiklik yapılabilir.


4.Elektronik Dosyalama SistemleriBelgelerin manuel ortamda dosyalanması ve arşivlenmesi, hem bakımını

zorlaştırmakta hem de bu belgelerin arşivlenmesi sonucu konulacak önemli bir alan tahsisini zorunlu kılmaktadır.

Elektronik dosyalama sisteminde bilgi ve belgeler, bilgisayar ana bellekleri ya da disk ve teyp gibi ayrıca arşivlenebilen ortamlarda depolanır. Gerektiğinde birden fazla kullanıcının aynı anda kullandığı ve zaman kaybının sınırlandırıldığı bu sistemde, her kullanıcının yapacağı göreve ilişkin bölümler vardır ve bu bölümlere giriş izinler sayesinde mümkündür.

Avantajlar:

1. Birden çok kişi aynı bilgi ve belgeyi eşzamanlı olarak kullanabilir.

2. Bilgi ve belgelerin kaybolma olasılığı manuel ortamda arşivlenen bir belgeye göre çok daha azdır.

3. Ham verilerin süratle işlenmesi, depolanması, geri çağrılması ve dağıtılması mümkün olduğundan örgütü dinamik tutar.

4. Elektronik ortamda olan bu belgelere kolaylıkla yeni konu başlığı yaratılabilir.

5. Kırtasiye masraflarından feragat edilir.

6. Dosyalanan/Arşivlenen bir belgeye çok yönlü olarak herhangi bir erişim ucu sayesinde ulaşılabilir. (Belge Adı, Konusu, Belgenin Tarihi, Anahtar Kelime vb. gibi)


5.Sesli Cevaplama Sistemleri

Bu sistem e-postanın yeni bir şeklidir. Mesajlar dijital devreler sayesinde “ses halinde” iletilir. İletişim ve dağıtım zamandan bağımsızdır. Sistem e-postanın teknik imkanlarını kullanır ancak bu iletişim için klavyeye gereksinim duyulmaz.

Bu sistemin bir diğer türü de sesle ifade edilen kelimelerin harflere dökülmesini gerçekleştiren devrelerdir.

Sesli cevaplama sistemleri sayesinde, telefona bilgisayar cevap veriyor, sizi istenen dahili numaraya bağlıyor veya kişi yerinde yoksa sizin mesajınızı kaydedebiliyor.


6.Görüntülü İletişim Sistemleri

Elektronik ortamdaki gelişmeler iletişim teknolojilerinin gelişmesine paralel olarak uydu sistemlerinin de uygulamada çeşitliliğini arttırmıştır. Büro otomasyonları da bu çeşitlenmeden gereken nasibini almıştır.

Videokonferans: İletişim hatları yoluyla konferans vermenin geliştirilmiş şeklidir. Videokonferans ayrı mekanlarda toplanan gruplar arasında belirli bir mesafeye bağlı kalmaksızın birbirini görerek, konuşarak, şekiller çizerek ve doküman alışverişi yaparak toplantı yapmayı sağlayan gelişmiş uygu teknolojilerinin kullanıldığı konferans türüdür. Bu sistem ülkemize 1987 yılında gelmiş ve halen çeşitli kurumlarda tercih edilmektedir.

7.Tablolama ve Hesaplama Sistemleri


YARARLANILAN KAYNAKLAR

YARDIMCI KAYNAKLAR:

Ar, Fikret. Büro Yönetimi Teknikleri, Ankara: Yargı yayınevi, 1999.

Can, Halil; Doğan, Tuncer; Yaşar, Ayhan. Genel İşletmecilik Bilgileri (1. bölüm), Ankara: Siyasal Kitabevi, 1998.

Cemalcılar, İlhan...[ve başkl.]. İşletmecilik Bilgisi, Eskişehir: İşitme Özürlü Çocuklar Eğitim ve Araştırma Vakfı, 1985.

Göral, Gülbin. Büro Yöneticiliği ve Sekreterlik, İstanbul: İletişim yayınları, 1995.

Karacan Açıköğretim. Büro Yönetimi: 9. Dersin Tamamı 2 Yıllık Önlisans, Ankara: Karacan yayınları, [19??].

Özkul, Ali Ekrem ve A. Sermet Anagün ve Serap Benligiray. Büro Sistemleri Tasarımı, Eskişehir: Anadolu Üniversitesi yayını, 1994.

Tutar, Hasan. Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Büro Yönetimi Teknikleri, İstanbul: Aktif Yayınevi, 2000.

Tutar, Hasan ve Altınöz, Mehmet. Sekreterlik Bilgisi, Anakara: Nobel, 2002.

Ediz, Abdülaziz ve Altınöz, Mehmet. Büro ve Yönetimi-I, Ankara: [yayl.y.], 1993.

Aytürk, Nihat. Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik: Örgütlerde Başarılı Müdürlük, Şeflik ve Sekreterlik Teknikleri, Ankara: Yargı yayınevi, 2001.

Temel Kaynaklar:•Topaloğlu, Melih ve Koç, Hakan. Büro Yönetimi: Kavramlar ve İlkeler, Ankara: Seçkin Kitapevi, 2002.•Sağsan, Mustafa ve Öztürk, Sinan. “Adı Yok İşlevi Çok Bir Hizmet Anlayışı: Yönetim Bilgi Sistemi” Stratejik Analiz Dergisi, Sayı: 26, Haziran 2002, ss.94-100.•Binark, İsmet. Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri. Ankara: Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı, 1980.(I. Ve IV. Bölümler)

Documents

BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI