7/21/2019 Caja Chica y Caja de Cambio

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Pregntate si lo que estas haciendo

hoy, te llevara donde quieres estarmaana

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En la mayora de los negocios, resulta poco prctico

utilizar cheques para las operaciones de pequea cuanta,por lo que se acostumbra establecer un fondo de cajamenuda como un medio para hacer pagos en efectivocuando los cheques no resultan prcticos.

Como su nombre lo indica, un fondo de caja menuda esaquel que se establece para el pago de pequeas sumas dedinero. En algunas empresas se emplea el fondo de cajamenuda slo para el pago de todas las cuentas de menosde cierta cantidad, por ejemplo !"#.$$. %tras empresasespecifican que todos los desembolsos por timbres

postales, telegramas, ta&is, gastos ocasionales de oficina,etc., sean pagados del fondo de caja menuda.

INTRODUCCIN

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CONCEPTO Y ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DECAJA CHICA O CAJA MENUDA.

Definicin de Caja Cica ! Caja Men"da. Esta cuenta sedefine como el fondo fijo que se establece para hacerle frente a

pequeos desembolsos de efectivo para gastos menores o de

urgencia, cuyo pago mediante cheque resultara poco prctico.E#$a%&eci'ien$! de& f!nd! de caja 'en"da' (l establecer unfondo de caja menuda se encarga a una persona el manejo del

dinero y se responsabiliza del mismo. El dinero se guardacom)nmente en una caja porttil o en una gaveta,separadamente de cualquier otro dinero.

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CONCEPTO Y ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DECAJA CHICA O CAJA MENUDA.

El monto del fondo de caja menuda que debe mantenerse ene&istencia vara seg)n las necesidades de la empresa. *uedeser !".#$.$$, !".+#.$$, etc.

*ara establecer el fondo de caja menuda se e&pide un chequea favor de caja menuda, el cual se cambia en el !anco. *orejemplo, la Ca. oderna establece el fondo de caja menuda

por !".#$.$$ cheque -o.$$. /e cambia el cheque y el

efectivo se deposita en la caja o gaveta.

En los libros se hace el siguiente registro'Caja menuda !". #$.$$

!anco #$.$$Cheque -o.$$

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P(!cedi'ien$! )"e #e #i*"e a& ace( "n +a*! de& f!nd!de caja 'en"da.

Cuando se hace un pago del fondo de caja menuda sellena un comprobante 0formulario que provee laconstancia escrita de una transaccin1En todo momento, el total de desembolsos 0seg)ncomprobantes1 ms el efectivo en caja debe ser igual a la

suma original que se separ para la caja menuda2 elprocedimiento para hacer la comprobacin se denominaarqueo de caja menuda.

Ree'%!! de& f!nd! de caja 'en"da.Cuando el fondo desciende a cierta cantidad 0por ejemplo!".#.$$1.(l final del perodo fiscal 0para anotar todos los gastos del

perodo1.

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Pa#!# )"e #e #i*"en +a(a (ee'%!a( e& f!nd! de caja'en"da.

/e suman los comprobantes./e verifica el fondo. El total de comprobantes ms eldinero que queda debe ser igual al fondo original.

/e e&tiende un cheque por el total de los comprobantes./e cancelan los comprobantes para evitar que se puedanutilizar de nuevo./e cambia el cheque y se deposita el dinero en el fondo

de caja menuda.

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,ENERALIDADES DE LAS CAJAS MENUDASAPLICADAS EN EL SECTOR ,OBIERNO.

A. Concepto de Caja Menuda.

/on sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas aoficinas p)blicas a solicitud de 3stas. /e reembolsan defondos bancarios institucionales.

B. Objetivo de la Caja Menuda

4acilitar la gestin administrativa y financiera de lasoficinas p)blicas, permitiendo la atencin de manera

inmediata de las necesidades imprevistas y ocasionales 0dedifcil anticipacin o programacin1, que surjan deldesarrollo de las actividades inherentes al funcionamientode la oficina correspondiente.

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GENERALIDADES DE LAS CAJAS MENUDAS

APLICADAS EN EL SECTOR GOBIERNO.

C. Objetivo del Procedimiento

Establecer las pautas para regular laadministracin del 4ondo de Caja enuda,dentro de un adecuado ambiente de control

que asegure una gestin oportuna, eficiente,econmica y transparente de los recursosautorizados.

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MEDIDAS DE CONTROL INTERNOA. Objetivo

5as normas y requerimientos desarrollados eneste punto, tienen el propsito de brindar

seguridad razonable sobre el buen manejo de losfondos provistos a trav3s de las cajas menudas, demanera que ese manejo se realice con correccin

y conforme a las disposiciones legales vigentes.

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*6%CE/%/ 7E (*E6896(, (9E-8%,7:/:-9C:;-, 86(/*(/% < C:E66E 7E5

4%-7%.A. P(!ce#! de A+e($"(a

. El /uperior =errquico del inisterio,

Entidad (utnoma, /emiautnoma ounicipio interesado en contar conestos recursos, remitir a trav3s de la%ficina de 4iscalizacin >eneral nota al

7espacho del Contralor o /ubcontratosolicitando la apertura.

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Tarjeta de Control de Moviiento del E!e"tivo

de Caja Men#da$

B. -a(iaci!ne# de &a Caja Men"da

B.. A"'en$!

*ara solicitar incrementos a los 4ondos se deben cumplir losmismos requisitos que para la (pertura.

B./. Di#'in"cin

Estos casos se notificarn de manera previa a la oficinainstitucional de 4iscalizacin, indicndole el motivo de laoperacin. 9na vez se coordine la operacin correspondiente, sefiscaliza el arqueo y comprobacin de documentos, respectiva. /eadjunta al e&pediente, copia de la boleta de depsito 0reintegro1 alfondo que origin los recursos, por el monto de la rebaja.

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Tarjeta de Control de Moviiento del E!e"tivo

de Caja Men#da$

B.0. T(a#+a#!# Es la accin mediante el cual se transfiere la

responsabilidad de autorizacin o custodia de un4ondo. Este proceso se da mediante la participacin

de un funcionario de la %ficina de 4iscalizacin dela Contralora o la 9nidad de (uditora :nterna de la:nstitucin, para que procedan al arqueo del fondo yel acta de traspaso respectiva.

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Tarjeta de Control de Moviiento del E!e"tivo de

Caja Men#da$

B.1. Cie((e

Cuando la 7ireccin (dministrativa de la entidadlo determine, solicitar el cierre del 4ondo a la

respectiva %ficina de 4iscalizacin la que, encoordinacin con la %ficina de (uditora :nterna dela entidad, formalizarn el cierre a trav3s de lacorrespondiente ?(cta de Cierre 4inal?, documento

que debe ser firmado por el custodio y refrendadopor el fiscalizador y auditor interno.

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CONCLUSIONES

En conclusin, la caracterstica principal de la Caja enuda,

sea 3sta utilizada en la Empresa *rivada como en una:nstitucin >ubernamental, es que se identifica como unasuma de dinero en efectivo, provista para satisfacer demanera inmediata necesidades imprevistas y ocasionales,surgidas del desarrollo cotidiano de las actividades

inherentes a las oficinas. El monto asignado va a dependerde las necesidades de la empresa o entidad p)blica.*ara el caso de las entidades del gobierno, el uso y manejode las cajas menudas debe cumplir con las normas y

requerimientos desarrollados para este fin, tienen elpropsito de brindar seguridad razonable sobre el buenmanejo de los fondos provistos a trav3s de las cajasmenudas, de manera que ese manejo se realice concorreccin y conforme a las disposiciones legales vigentes.

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CONCLUSIONES

En las empresas privadas, el control de este fondo,

se darn seg)n su poltica, adoptar el sistema y"oforma de manejar el fondo de caja chica. El personalresponsable de manejar el fondo de caja menuda o

caja chica deber utilizar el efectivo bajo su custodiapara los fines correspondientes a dicho fondo, y nopara uso personal u otros usos no autorizados.

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,LOSARIO

4ondo de Caja enuda' /on sumas de dinero fijas, enefectivo, provistas a oficinas p)blicas a solicitud de3stas. /e reembolsan de fondos bancariosinstitucionales.

Custodio. 4uncionario responsable directo del manejode los fondos.

(utorizante. 4uncionario encargado de autorizar el usode los recursos del fondo, responsable conjuntamentecon el custodio en la administracin de los mismos.

4irma autorizada. 4irma que coloca en el@Comprobante de Caja enudaA, el funcionarioasignado para ordenar pagos de este fondo.

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,LOSARIO

(delantos de Caja. Cantidad de dinero entregado a unfuncionario para tramitar la compra de un bien oservicio, cuyo valor definitivo se desconoce.Comprobante de Caja. 7ocumento contentivo de todos

los detalles, incidencias y responsabilidades inherentesa un pago o desembolsos.Comprobante en Cartera. 7ocumentos sustentadores

de pagos o desembolsos de dinero, que se encuentran

en poder del custodio, pendientes de reembolsos.6eembolso en 8rmite. >rupo de documentos

sustentadores de pagos o desembolsos de dinero enproceso de reembolso.