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Cours Informatique Documentaire

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Plan

Notions de documents

Structure et formats normalisés de documents structurés (SGML, HTML, XML)

Indexation et recherche d’information

Gestion Électronique de Documents

Le document au centre des systèmes Workflow

La nouvelle ère : Le Knowledge Management

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Le document au centre des

systèmes WORKFLOW

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Plan : Le document au centre des systèmes Workflow

Définitions et Objectifs Technologies Groupware Notion de Workflow

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Définitions et Objectifs

Groupware Le groupware est l’ensemble des technologies et méthodes

supportant le travail de groupe

Par l’intermédiaire de la communication électronique diffusion de l’information partage de l’information

Permet l’évolution vers la décentralisation le travail en équipe (virtuelles)

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Technologies du Groupware

Groupware

Réunion électronique

IntranetForums de discussion

Messagerie électronique

Agendas partagés

Workflow

Ecriture collective

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Processus du travail en équipe

Coordination

Coopération

Communication

CoordinationCombinaisons, agencements permettant d'atteindre le résultat commun souhaité

CoopérationAgir, travailler ensemble

CommunicationTransmission des données et informations

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Les trois composantes du Groupware

Coopération

Communication Coordination

ERP

Workflow

AgendaspartagésVisio

Conf.

VidéoConf.

Ecriturecollective

E-mail

Intranet

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Cadre de la communication

Em

ette

ur(

s)

Récepteur(s)

1 N

1

N

1 - 1

N - NN - 1

1 - N

• Lieux• Temps

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Outils

Outil le plus utilisé

Communication 1-1 ou 1-N

Possibilité de génération automatique

e-mail

asynchrone

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Outils

Planification (séances, management de projet)

Risques respect de la sphère privée Gestion de conflit Fonctionnement limité

Agendas partagés

asynchrone

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Outils

Suivi des modifications sur les documents

Elaboration commune de documents renforcement de l’adhésion au résultat

Ecriture collective

asynchrone

synchrone

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Outils

Visioconférence Son et image Approche « téléphone » Ne permet pas l’échange de fichiers

Vidéoconférence Son et image Approche « Ordinateur » Partage de documents et d’applications

Réunion électronique

synchrone

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Mise en œuvre Groupware

Economie de réseau Utilité du système corrélé au nombre d’utilisateurs

=> nécessité d’atteindre rapidement une masse critique

Atteinte d’une masse critique compatibilité des systèmes Intérêt individuel vs collectif => dilemme du prisonnier

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Plan : Le document au centre des systèmes Workflow

Définitions et Objectifs Technologies Groupware Notion de Workflow

Définition et objectifs Les types de workflow Les outils de workflow

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Introduction

Un workflow (anglicisme) ou processus d'affaires en français, est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme la

transmission automatique de documents entre des personnes. Nomenclature

Processus affaire, « flux de travaux », « automatisation des processus » ou « flux opérationnel »

C’est la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier.

Pratiquement, le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

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Définitions et Objectifs

Le Workflow est une séquence, structurée ou semi structurée, de tâches réalisées en série ou en parallèle, par plusieurs individus, afin d'atteindre un objectif commun.

Séquence Succession, suite ordonnée des différentes tâches

Structurée ou semi structurée Il existe une logique de liaison entre les tâches

Série ou parallèle basé sur la logique de description des processus

Objectif commun le workflow est focalisé sur l'atteinte d'un résultat.

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Définitions et Objectifs

Un workflow peut être défini comme un modèle informatique pour représenter un

processus de travail. Plusieurs aspects au sein de cette notion de workflow :

informellement, c’est un travail coopératif impliquant un nombre limité de personnes devant accomplir, en un temps limité, des tâches articulées autour d'une procédure définie et ayant un objectif global.

Pouvant être décrit par un langage descriptif dans un fichier informatique, qu’une application adaptée (« workflowengine ») peut alors interpréter et exécuter. Automatisée par : Envoi et réception de fiches électroniques à remplir par les différents

intervenants humains, chaque fiche remplie provoquera l’envoi de nouvelles fiches à d’autres personnes, en suivant un processus organisationnel défini.

Démarrage conditionnel de processus de traitement informatique, comme des requêtes dans les bases de données d’information d’une entreprise (dossiers clients, comptabilité interne...).

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Mise en place

L’approche du Business ProcessReengineering : Effectuer un audit dans l’entreprise :

interroger toutes les personnes impliquées, pour définir (leur rôle dans un processus, les facteurs intervenant dans l’exécution de leurs tâches, le temps qu’il leur faut pour les accomplir, les autres personnes avec qui ils sont en communication directe: structure générale du processus

Inventorier les ressources (humains, machines) et les tâches effectuées, ainsi que les contraintes qui portent sur ces tâches (temps, facteurs externes).

Effectuer un découpage des tâches impliqués dans le processus global (Hiérarchisation).

Modéliser le workflow à l’aide d’un outil d’édition ; une vue graphique peut alors mettre en évidence certains dysfonctionnements simples.

Mettre en place le workflow, application qui s’exécutera sur une machine serveur reliée à toutes les cellules de l’entreprise.

Après exécution d’un certain nombres de cycles du processus de travail, observer un échantillon caractéristique de résultats réels (les temps effectifs, les blocages éventuels).

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Modélisation

Modèle de représentation interne d’un workflow est spécifié par un ensemble d’objets (les tâches) et de règles (les relations

entre les tâches). est soit une tâche atomique,(élémentaire), soit un sous-workflow

(imbrication) : tâche composite (ou composant).

Définition d’une tâche élémentaire. Une tâche élémentaire est décrite par un nom, les ressources impliquées (intervenants humains/informatiques), une durée,

et éventuellement des contraintes temporelles. Les contraintes temporelles propres à une tâche élémentaire portent sur sa

date de début ou de fin, (contraintes de type ‘au plus tôt le’ et ‘au plus tard le’. C’est ce que nous définirons comme les relations unaires sur la tâche.

Chaque tâche disposera donc d’un couple (I start, I finish) où I start et I finish sont les intervalles de temps acceptés pour les instants start et finish. Si la tâche n’a pas de contrainte, sa relation unaire est donc ([-∞,+∞],[-∞,+∞]).

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Modélisation

Cet arbre ne permet pas de représenter le workflow mais seulement son squelette général. L’orientation dans le temps des tâches de chaque composant est explicitée par l’ajout de relations temporelles entres ces tâches.

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Modélisation

Modéliser l’agencement temporel des tâches

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Domaines d’application

Multiples applications dans le monde: Il répond a un besoin d’optimisation des processus de travail en

termes d’utilisation des ressources et de temps effectif. Le workflow est amené a jouer un rôle important dans les

entreprises du monde financier comme les systèmes bancaires, les assurances (délivrer un prêt, opérer un remboursement...).

Peut être étendu a tout processus de travail cyclique dans le monde de l’entreprise.

Utilisé dans le monde informatique, comme le processus de développement d’un logiciel ; En intégrant l’aspect travail coopératif au sein du workflow,

Le chef de projet dispose ainsi d’un outil de contrôle sur l’avancement du projet et la cohérence du système en terme de délais.

utilisés dans des organisations autres que l’entreprise, comme dans le monde médical : suivi du dossier médical d’un patient.

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Types de WorkFlow

Workflow de Production

Caractéristique du workflow le workflow est la tâche principale des participants (analogie avec les

employés de production d'une usine)

Caractéristiques des applications Haute vitesse de transfert (travail principal => perte de temps très

improductive) Haut débit (transfert d'un gros volume d'information ou d'images) Moins d'importance à la flexibilité de l'outil (une fois défini, le

processus est maintenu pour une longue durée)

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Types de WorkFlow

Workflow de Collaboration

Caractéristique du workflow le workflow comprend des processus structurés ou semi-structurés

qui permettent aux personnes de travailler en équipe. Exemples : design en architecture ou ingénierie, création de

rapports, rédaction d'un mode d'emploi. Caractéristiques des applications

Le document et le processus sont la clé du workflow Doit laisser la place à la créativité Flexible (le chemin que suivra le document n'est pas prévisible)

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Types de WorkFlow

Workflow Administratif Caractéristique du workflow

le workflow soutient les processus administratifs de l'organisation. Exemples : demandes d'achat, report des heures, reports des frais.

Caractéristiques des applications Doit pouvoir supporter un grand nombre de processus (il existe

plusieurs processus administratifs...) Destiné à l'ensemble des collaborateurs => distribuable dans toute

l'entreprise Vitesse de transfert n'est pas un facteur déterminant (le wokflow

n'est pas la tâche principale) Facilité de modification du design du processus (les processus

administratif changent fréquemment)