Embed Size (px)
Citation preview
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 1/7
Página principal Segunda Clase: Documentación de la Norma Clase 3: La auditoría- ISO 19011
Cuarta clase: Fases de la auditoria Interna
Auditor Calidad ISO9000
Durante la fase de ejecucion de la Auditoria se tienen tres puntos principales: la reunión de apertura, la recolección
de evidencias y la reunión de cierre. A continuación veremos cada uno de estos pasos.
Reunión de apertura de la auditoría
Lo primero que debe hacer el equipo auditor al llegar al lugar en que se hará la auditoria es tener una reunión con
los auditados que algunas veces se llama conferencia de preauditoria o reunión de apertura de la auditoria.
De acuerdo a la ISO 19011, los propósitos de esta reunión de apertura son:
Confirmar el plan de auditoria y los canales de comunicación
Proveer un resumen de las actividades de la auditoria y responder preguntas del auditado
Confirmar los canales de comunicación
Proveer una oportunidad al auditado para expresar sus ideas sobre la auditoria
Casi siempre los temas que se tocan son los siguientes
Presentar al auditado los miembros del equipo auditor
Establecer los canales de comunicación y el rol de los guías
Comunicar al auditado el plan de auditoria, para esto:
Revisar el alcance y el propósito de la auditoria
Reafirmar los estándares que se usan como base
Describir los métodos y procedimientos a ser usados durante la auditoria
Informar al auditado cómo los resultados serán reportados
Confirmar la logística
Confirmar la hora y fecha de la reunión de cierre de la auditoria, así como las reuniones diarias breves con los
auditados
La idea general es establecer el mejor clima para desarrollar un buen trabajo durante la auditoria.
Siempre se pregunta quiénes deben asistir a esta reunión? La respuesta es que el equipo auditor completo, y por el
auditado debe estar presente un representante de gerente y personas relacionadas con el proceso a auditar y con la
logística de la auditoria. La duración de no debería pasar de 30 minutos y es dirigida por auditor Líder
En la siguiente presentación verá un instructivo que nos delinea las pautas para el desarrollo de la reunión de
apertura de la auditoria.
Buscar en este sit io
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 2/7
Slide: 1 of 2
Aquí verán un video bastante instructivo sobre esta reunión inicial. Observen la descripción que hacen sobre cómo
se llevará la auditoria. Posiblemente en la práctica usted puede dar menos explicaciones, si trabaja con personas
que ya tienen experiencia.
Reunión de apertura
Recolección y análisis de Datos
La recolección y análisis de datos es la actividad que consume más tiempo en el proceso de auditoría. La tarea del
auditor es recoger evidencia , analizar lay evaluarla contra el criterio de auditoria, sacar conclusiones de
la comparación y reportar los resultados a la gerencia.
Hay diferentes formas en la cuales se puede recoger la evidencia objetiva:a) examinando documentos y registros,
entrevistando empleados, examinando físicamente productos, o situaciones, observando el trabajo que se realiza.
Plan de recolección de datos
Se debe desarrollar un plan para recolectar evidencia especifica necesaria para verificar la conformidad del proceso
con los requerimientos. El plan contiene espacio para identificar las personas entrevistadas y para anotar los
resultados de los diferentes exámenes. El auditor debería realizar preguntas abierta que que resulten en datos
verificables.
Los datos recogidos pueden ser cuantitativos o cualitativos, pero deben ser verificables. Hay varios métodos que
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 3/7
se utilizan para la recolección de evidencia objetiva en la auditoria. A continuación veremos los principales.
a) Examen de documentos
Los documentos especifican lo que debería haberse hecho; son son instrucciones escritas o procedimientos que
establecen una practica o le dicen a la persona como hacer un trabajo. Ejemplo son las instrucciones de trabajo,
las guías procedimientos, diagramas, dibujos, formatos en blanco etc. Los registros muestran lo que se hizo.
Técnicamente un registro es un tipo de documento cuyo propósito es recolectar información acerca de la salida de
un proceso. Ejemplo de registro son los análisis de agua residuales, las facturas de consumo de energía, los
registros de accidentes, etc.
Las razones para examinar los documentos y los registros son:
Asegurar que los documentos logran adecuadamente los requerimientos de mas alto nivel
como políticas, códigos y estándares
Asegurar que los registros provean evidencia objetiva para demostrar la aceptabilidad del producto y la
implementación apropiada de los controles
Proveer al auditor con un entendimiento del proceso bajo investigación.
El examen de estos documentos puede revelar evidencia objetiva acerca de documentación incompleta, conflictiva o
incorrecta, así como la debida implementación del SGA
Los documentos deben estar al día y disponible para las personas que lo necesitan. Algunas veces un auditor
observa que un documento no concuerda con la realidad debido a que ha sido cambiado el proceso y no la
documentación, que ha quedado desactualizada. El procedimiento de control de documentos ha sido violentado.El
acceso a los registros debe ser controlado a fin de que solo las personas autorizadas puedan acceder a estos.
Normalmente el auditor lee un procedimiento y entonces observa la realidad para ver si se cumple lo escrito en el
documento. También puede comprobar lo que dicen los registros, por ejemplo, si un registro establece que entrenó
al personal, el puede preguntarle a uno o varios de los que tomaron el entrenamiento, para comprar la veracidad del
registro.
b) Examen físico
El auditor puede tomar medidas por el mismo para verificar que se cumplen los puntos del sistema de Gestión
Ambiental. Por ejemplo, puede el mismo realizar un análisis de las aguas residuales a ver si lo que obtiene cumple
con la meta que se ha impuesto al proceso. Tiene que tener cuidado con el uso de esta posibilidad de recopilar
información, ya que debe conocer como se realizan los análisis que trata de ejecutar. En caso de que no tenga
experiencia debe pedir a un experto que haga el análisis para tener la evidencia objetiva.
c) Observaciones de Actividades de trabajo
Un auditor observa el trabajo en proceso para ver si cumple con los requerimientos. Observación significa mirar o
estar presente sin participar activamente. La presencia del auditor puede distraer a la persona que esta haciendo el
trabajo o hacer que este cambie su forma habitual de actuar, por lo que el auditor necesita minimizar cualquier
interferencia o intromisión directa en el trabajo.
Al observar debe tener en cuenta:
Ver la entrada y la salida del proceso para juzgar su efectividad
Cuando revisa documentos debe verificar contenido, tipo, alcance, formado, que sea legible, y actualizado.
Cómo el documento ha sido llenado y distribuido y el método pro el cual las modificaciones han sido realizadas.
Se debe verificar que los empleados estén familiarizados con las políticas y procedimientos, que sepan su
responsabilidades y roles, y que han sido entrenado adecuadamente.
Al verificar equipos, debe anotar, el tipo, condición uso y cualquier identificación o numero. Debería establecer
que el equipo trabaja apropiadamente y ha sido calibrado (si esto aplica)
El auditor debería ver si el proceso se realiza de acuerdo a un procedimiento documentado por individuo
autorizados para realizar el trabajo.
d) Patrones y tendencias de datos
Durante la auditoria se reúne información que puede revelar una tendencia o patrón de comportamiento que lleva al
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 4/7
auditor a determinar si se debe a hechos aislados o si es un comportamiento sistemático. Por ejemplo, cuando se
ha reunido la información se observa que hay copias viejas y nuevas de diez procedimientos en el proceso. Esto
muestra un patrón que nos dice que no se recogen las copias desactualizadas y quedan en la planta. Determinar el
patrón es importante porque permite saber si estamos ante un hecho aislado o un comportamiento sistémico que
debe ser tratado a nivel general.
d) Entrevistas
Mucha información se obtiene a través de entrevistas, las cuales se realizan por medio a la formulación de
preguntas. Los resultados que se obtienen depende de la calidad con que se formulen las preguntas. El auditor debe
evitar preguntas cerradas, que se puedan contestar con un si o un no y debe plantear preguntas abiertas que
obligan al entrevistado a ampliar su respuesta y por tanto a ofrecer mayor información. Por ejemplo, si un auditor
observa que una parte del procedimiento de purga de caldera no se cumple y le pregunta al entrevistado. El
procedimiento XXXX se cumple??? él respondería si o no. Pero si el auditor Preguntara, Dígame las dificultades que
usted ve en la aplicación de tal parte del procedimiento, el entrevistado ampliará la información que ofrece.
Algunas recomendaciones para la realización de entrevistas son:
Haga sentir cómodo al entrevistado, como si el fuera parte del proceso de auditoria
Explicar el propósito de su presencia, Demostrar conocimiento, competencia y dominio del tema dela auditoria, sin
mostrarse un sabelotodo
Utilizar Preguntas abiertas, la técnica de los cinco porqué
Investigue los que le ha dicho. Establezca sus conclusiones dejando saber al entrevistado lo que ha concluido. Pero
nunca discuta con el entrevistado. ( hay tres formar de corroborar la información recibida: Otra persona dice lo
mismo, otro miembro del equipo auditor oye lo mismo, un documento o registro verifica los que se ha dicho)
Explíquele su siguiente paso y despídase cordialmente.
Una vez concluida la fase de recolección de información se procede a organizar la información a fin de plantear las
conclusiones de la auditoria, para esto se necesita recopilar la evidencia objetiva, que será el soporte para las
conclusiones. Esta evidencia puede ser confirmada por: 1) registros y documentos, 2) afirmaciones verbales, 3)
observaciones repetidas, 4) mediciones y pruebas, y 5) por simulación.
En este video verá cómo se llevan a cabo las entrevistas en un plan de auditoria interna, luego le pedimos como
asignación que escriba sus impresiones sobre la forma en que condujo el auditor interno las entrevistas, que
cambiaría, que cree que él hizo bien.
ejemplo de entrevistas auditoria
Los hallazgos que encuentra el auditor deben ser clasificados en función de su gravedad, su frecuencia y el riesgo
asociado con el hallazgo. Se pueden determinar como no conformidades aquellas cosas que violan alguna clausula
de la norma; como observaciones aquellas cosas que deben ser tomadas en cuentas y aquellas que están de
acuerdo con la norma se establecen como conformes.
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 5/7
Ejemplos de no conformidades en un sistema de Gestión de Calidad:
1º Un indicador que no cumple con el objetivo.
2º En documento que debiendo estár firmado correctamente, no lo está. Puede ser desde una entrada en almacénfirmada por algún operario que no tiene esa potestad, a la omisión de la firma de un registro.
3º Un registro fuera de fecha. Un procedimiento de calidad dice que hay que medir la temperatura de unadeterminada máquina, diariamente a las 12:00 h., si un día la temperatura no se mide o se mide a las 15 h. estadesviaciones suponen No Conformidades.
4º La revisión de la dirección no se realiza en la fecha programada. Es una No Conformidad.
5º No cumplir con el plazo de respuesta a los clientes, fijado en la el SGC.
6º Atender verbalmente la reclamación de un cliente, si en el SGC se determina que todas las contestaciones a lasreclamaciones deberan hacerse por escrito.
7º El equipo de telemando tiene que registrar diariamente una serie de datos a las 14:00 y resulta que el domingono los tomó.
8º Un accidente laboral, es un no conformidad en el sistema de prevención de riesgos laborales.
En este video puede ver como se tratan las no conformidades
No conformidades
Le mostramos las no conformidades más frecuentes que aparecen en la norma
noconformidadesfrecuentes
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 6/7
Reunión de cierre
La reunión de cierre,también llamada conferencia post auditoria, concluye la fase de ejecución in situ de la
auditoria. En esta el auditor líder, presenta un borrador de lo que será el reporte final de la auditoria.
El equipo auditor debe mantener como registro: las personas que acudieron a esta reunión, la agenda tratada y la
minuta de lo que se discutió. Una agenda común para este tipo de reuniones es:
El propósito y alcance de la auditoria
Información de soporte
categorización y prioridad de los resultados
limitaciones del muestreo
Detalles de los hallazgos
Actividades de seguimiento
Fecha para entrega del reporte final
24/04/13 Fase de Ejecución de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000
https://sites.google.com/site/auditorcalidadiso9000/cuarta-clase-fases-de-la-auditoria-interna/fase-de-ejecucion-de-la-auditoria-interna 7/7
Slide: 1 of 2
Iniciar sesión | Informar de uso inadecuado | Imprimir página | Eliminar acceso | Con la tecnología de Google Sites
