FMP8 Guia Del Usuario

FileMaker Pro 8

Gua del usuario

1995-2005 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 EE.UU. FileMaker es una marca comercial de FileMaker, Inc., registrada en EE.UU. y en otros pases, y ScriptMaker y el logotipo de la carpeta de archivos son marcas comerciales de FileMaker, Inc. La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias o distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida. Las personas y compaas mencionadas en los ejemplos son completamente cticias, y cualquier parecido con personas y compaas reales es pura coincidencia. Los crditos aparecen en el documento Acknowledgements que acompaa a este software. Para ms informacin, visite nuestra pgina Web en www.filemaker.com. Edicin: 01

ndicePrefacio Introduccin a FileMaker ProUso de este manual Documentacin de FileMaker Pro Ubicacin de la documentacin PDF Ayuda en lnea Plantillas, ejemplos y ms informacin Lecturas recomendadas Visin general de FileMaker Pro Crear bases de datos simples o complejas Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos Buscar, ordenar y reemplazar datos Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios Crear guiones para automatizar tareas Compartir e intercambiar datos Guardar y enviar bases de datos en otros formatos Nuevas funcionalidades Funcionalidades sobre uso compartido de informacin Mejoras de uso Garantizar exactitud de datos Funciones y pasos de guin 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 10 10 11 11 12 12 12 12 13 13 Guardar archivos Cundo guarda un archivo FileMaker Pro Modos Visualizar registros Ver registros en formato de tabla Seleccionar el registro activo Desplazarse por los registros Aadir y duplicar registros Aadir y duplicar registros relacionados Eliminar registros Introducir datos Seleccionar un campo Introducir y cambiar datos en campos Buscar registros Realizar peticiones de bsqueda Realizar bsquedas rpidas basadas en datos de un campo Buscar texto y caracteres Buscar nmeros, fechas, horas y marcas de fecha y hora Buscar rangos de informacin Buscar datos en campos relacionados Buscar campos vacos o no vacos Buscar valores duplicados Buscar registros que coincidan con varios criterios Buscar registros que no coincidan con el criterio dado Eliminar y restablecer peticiones Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos Buscar y reemplazar datos Ordenar registros 18 19 20 20 21 22 23 23 24 24 25 25 26 27 27 28 28 30 32 33 33 33 34 35 36 36 36 37 38

Captulo 1 Utilizar bases de datosAcerca de los campos y registros de la base de datos Abrir archivos Abrir varias ventanas por archivo Cerrar ventanas y archivos

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Gua del usuario de FileMaker Pro

Previsualizar e imprimir bases de datos Previsualizar datos en presentaciones Imprimir registros Imprimir guiones Imprimir informacin de campos y tablas Imprimir un grfico de relaciones Automatizar tareas con guiones Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos Configuracin de las preferencias

39 40 40 41 42 42 42 43 43

Captulo 2 Crear bases de datosPlanificar una base de datos Crear archivos de FileMaker Pro Definir campos en bases de datos Asignar nombres a los campos Seleccionar un tipo de campo Definir campos de texto, numricos, de fecha, de hora, de fecha y hora o contenedor Definir campos de clculo Definir campos de sumario Configurar opciones de campos Definir la introduccin de datos automtica Definir validaciones de campo Opciones de almacenamiento e indexacin Definir tablas en bases de datos Crear presentaciones e informes Tipos de presentacin Configurar una presentacin para imprimir registros en columnas Trabajar con objetos en presentaciones Seleccionar objetos

Trabajar con campos en presentaciones Insertar y eliminar campos en presentaciones Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin Decidir la ubicacin en que insertar los campos relacionados Campos de fusin Formatear datos de campos en presentaciones Permitir o evitar entradas en campos Trabajar con partes en presentaciones Tipos de partes de presentacin

68 69 70 71 72 72 75 76 77

45 45 49 49 50 50 52 53 54 57 57 58 59 60 61 63 65 66 67

Captulo 3 Trabajar con tablas y archivos relacionadosLas relaciones Terminologa de bases de datos relacionales El grfico de relaciones Campos de coincidencia en relaciones Tipos de relaciones Planificar bases de datos relacionales Trabajar con el grfico de relaciones Crear relaciones Cambiar relaciones Resumir datos en portales Actualizaciones Crear actualizaciones Editar actualizaciones

79 79 81 82 82 82 87 87 87 89 90 90 91 92

|Captulo 4 Compartir e intercambiar datosCompartir bases de datos en una red Activar la comparticin y el hospedaje de archivos Abrir archivos compartidos como cliente Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL Cerrar un archivo hospedado Importar y exportar datos Guardar y enviar datos en otros formatos Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos ODBC y JDBC Mtodos de importacin de datos a archivos existentes Aadir registros Actualizar registros existentes Actualizar registros coincidentes El proceso de importacin Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro El proceso de exportacin Publicar bases de datos en la Web Crear cuentas y conjuntos de privilegios Ver cuentas y conjuntos de privilegios Crear cuentas Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo Crear conjuntos de privilegios Acerca de la activacin de acceso a nivel de registro Ver privilegios ampliados

ndice 5

93 93 94 95 96 96 97 97 97 97 97 97 98 98 98 99 100 100 101

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Captulo 6 Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMakerConvertir FileMaker Pro 6 y archivos anteriores Visin general de la conversin Convertir un nico archivo Convertir varios archivos a la vez Leer el archivo Conversion.log Solucionar problemas de conversin bsicos Convertir bases de datos de FileMaker Pro 1.x y 2.x Problemas de conversin ms importantes Contraseas Conservar la informacin del diccionario de usuario Opciones de configuracin almacenadas del paso de guin Configurar impresin (Windows) Cambio de ventanas en guiones Funciones y peticiones de bsqueda booleanas Referencias de archivo

115 115 116 117 118 120 120 121 121 121 121 122 122 122 123 125

Captulo 5 Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegiosProteger bases de datos Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados Cuentas predefinidas Conjuntos de privilegios predefinidos Planificar la seguridad para un archivo Proteger un archivo con una contrasea

103 103 104 105 106 107 108

ndice alfabtico

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Prefacio Introduccin a FileMaker ProFileMaker Pro es el software lder de bases de datos para grupos de trabajo que permite crear y compartir soluciones adaptadas a sus necesidades empresariales. La eficacia de sus funciones, su amplia compatibilidad con diversas plataformas y su interfaz fcil de usar hacen de FileMaker Pro una herramienta indispensable para cualquiera que necesite supervisar y gestionar personas, proyectos e informacin.

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Personalizacin de las Soluciones iniciales: describe cmo personalizar los archivos de plantillas de base de datos incluidos para adaptarlos a sus necesidades. Instalacin de los controladores ODBC FileMaker y JDBC Client: describe cmo instalar los controladores necesarios para acceder a un origen de datos de FileMaker a travs de ODBC y JDBC Gua del desarrollador de FileMaker ODBC y JDBC: describe conceptos y detalles para ayudarle a compartir datos de FileMaker con otras aplicaciones, mediante ODBC y JDBC

Uso de este manualEsta Gua del usuario contiene una introduccin a las funciones de FileMaker Pro y ofrece instrucciones paso a paso sobre las tareas ms frecuentes de FileMaker Pro. Es posible que necesite consultar la Ayuda de FileMaker Pro para obtener informacin detallada sobre las funciones ms avanzadas del producto.

Ubicacin de la documentacin PDFLa mayora de los manuales PDF se encuentran en la carpeta en la que instal FileMaker Pro. Si instal FileMaker Pro en la carpeta predeterminada, los manuales PDF se encuentran aqu: Windows: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro 8\ Extras espaol\Documentacin electrnica Mac OS: Macintosh HD/Aplicaciones/FileMaker Pro 8/Extras espaol/Documentacin electrnica. Los manuales en PDF para ODBC y JDBC estn en el CD de FileMaker Pro, en la carpeta /xDBC/Documentacin electrnica. Para ver los archivos PDF, necesita un lector de PDF. En Mac OS X, puede utilizar la aplicacin de Vista previa incorporada o Adobe Reader. Los usuarios de Windows necesitan Adobe Reader. Si no dispone de esta aplicacin, puede descargarla en el sitio Web de Adobe: www.adobe.com. Importante Puede descargar archivos PDF de documentacin de FileMaker (y cualquier actualizacin) seleccionando el men Ayuda > Descargas y actualizaciones.

Documentacin de FileMaker ProLa documentacin de FileMaker Pro ofrece conocimientos para alcanzar una mayor productividad, instrucciones de instalacin, ayuda en lnea, etc. Se incluyen los siguientes manuales:

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Gua del usuario de FileMaker Pro (este manual): contiene conceptos clave y procedimientos bsicos. Gua de instalacin para FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced: contiene instrucciones de instalacin. Gua para la publicacin en la Web al instante: describe cmo poner bases de datos de FileMaker Pro a disposicin de los usuarios de un navegador Web a travs de una Intranet o de Internet.

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Ayuda en lneaLa ayuda de FileMaker Pro ofrece instrucciones completas y detalladas sobre las funciones de FileMaker Pro. Puede abrir la Ayuda desde el men Ayuda de FileMaker Pro. Hay tres formas de acceder a la Ayuda:

Lecturas recomendadasA continuacin, se ofrecen algunas sugerencias sobre el uso de la documentacin para que pueda aprender a realizar tareas especcas en FileMaker Pro.Tipo de usuario Usuario para la introduccin de datos Lecturas recomendadas El captulo 1 de esta gua, Utilizar bases de datos.

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Examine la tabla de contenidos de la Ayuda para buscar temas.

Busque determinados temas mediante la introduccin de palabras clave. Obtenga informacin sobre el cuadro de dilogo mostrado actualmente pulsando F1 (Windows) o 2-? (Mac OS).

Plantillas, ejemplos y ms informacinFileMaker Pro incluye archivos de plantillas de bases de datos (soluciones iniciales), que puede utilizar para comenzar a trabajar rpidamente. Al empezar a crear bases de datos, compruebe la lista de plantillas para ver si alguna de las plantillas disponibles se ajusta a sus necesidades. La carpeta Extras espaol contiene referencias y ejemplos para ayudarle a utilizar funciones especcas, como la compatibilidad con XML. Puede encontrar ms informacin, sugerencias e ideas para las bases de datos en el sitio Web de FileMaker: www2.filemaker.fr/spain/.

Propietarios de El captulo 2 de esta gua, Crear bases de datos. pequeas empresas A medida que se aadan funciones a la base de o educadores que datos, consulte la Ayuda. creen una base de datos bsica para empezar, pero que la mejorarn con el tiempo Administrador de bases de datos Esta gua. La Ayuda para obtener informacin sobre temas avanzados. Gua para la publicacin en la Web al instante. Nuevo usuario de FileMaker Pro Gua de instalacin para FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced Esta gua. Usuario que actualiza de una versin anterior Gua de instalacin para FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced El captulo 6 de esta gua, Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker. Ayuda

Nota Si la base de datos se ha desarrollado mediante FileMaker Pro Advanced, puede ver mens personalizados o informacin de herramientas para objetos de presentaciones. Para obtener una visin general de estas funciones, consulte la Ayuda.

Prefacio

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Introduccin a FileMaker Pro

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Visin general de FileMaker ProA continuacin, se presenta una visin general de las funcionalidades de FileMaker Pro.

Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datosLas presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de organizar la informacin para visualizarla, imprimirla, generar un informe, realizar bsquedas en ella e introducir datos. Las presentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran. Los archivos de base de datos pueden tener un gran nmero de presentaciones diferentes, que pueden mostrar los datos de diversas formas. En un archivo de base de datos, puede disear presentaciones diferentes para introducir datos, generar informes de sumario, imprimir etiquetas de correo, publicar una base de datos en la Web, etc. Puede cambiar el diseo de la presentacin sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del archivo. Si se cambian los datos de un campo, dicho cambio se reeja en el mismo campo en todas las presentaciones de la base de datos. En una presentacin, puede elegir, organizar y modicar los campos y las etiquetas de campo, crear informes, aadir botones para iniciar guiones, aadir grcos y texto, y especicar las opciones de impresin.

Crear bases de datos simples o complejasCon FileMaker Pro, puede crear bases de datos simples, formadas por slo una tabla de base de datos, como una lista de direcciones, o puede crear una base de datos compleja con relaciones y varias tablas. Por ejemplo, puede crear una base de datos compleja que relacione dos tablas en funcin de un nico valor comn, como un nmero de serie o un nmero de identicacin.

Una base de datos de lista de direcciones compuesta por una tabla.

Una base de datos compuesta por varias tablas, con un portal que muestra registros de una tabla relacionada.

Puede crear seis tipos de presentaciones y una vista con el asistente Nueva presentacin/informe. Utilice los diferentes tipos para diversos nes, como mostrar una pantalla de introduccin de datos o imprimir un informe de totales de ventas o etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentacin ms adelante con las herramientas de diseo disponibles en el modo Presentacin.

Puede organizar las bases de datos como una nica tabla en un solo archivo, como varias tablas en un solo archivo o como varias tablas en varios archivos. FileMaker Pro ofrece plantillas de base de datos diseadas con nes empresariales, educativos y personales. Las plantillas se pueden personalizar rpidamente para adaptarlas a sus necesidades. Para obtener ms informacin sobre cmo crear bases de datos, consulte el captulo 2, Crear bases de datos.

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Steve Williams 789 Ninth Avenue Nueva York, NY 10001

Estimada Sophie, Le agradecemos que haya reservado un crucero en nuestra empresa. Valoramos su confianza y nos complace la oportunidad de atenderle. Si tiene alguna duda acerca de las reservas, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Deseamos que el crucero sea de su agrado. Atentamente, John Lee

Listn telefnico Juanita lvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234

Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones.

Para obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones, consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 61.

Puede buscar y reemplazar datos en varios campos, del mismo modo que se realiza en la mayora de los procesadores de texto. Para obtener ms informacin sobre cmo buscar, ordenar y reemplazar datos, consulte Buscar registros en la pgina 27, Ordenar registros en la pgina 38, y Buscar y reemplazar datos en la pgina 37.

Buscar, ordenar y reemplazar datosLas funciones de buscar, ordenar y reemplazar datos le permiten manipular los datos de diversas maneras. Puede buscar registros que cumplan los criterios especicados, como registros introducidos en una determinada fecha o direcciones de una ciudad especca. Puede abrir otra ventana para realizar diferentes bsquedas en los mismos datos. Puede reorganizar los registros para verlos o imprimirlos en una secuencia diferente. Puede ordenar los campos alfabticamente, numricamente, por fecha o mediante un tipo de ordenacin personalizado.

Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegiosMediante la denicin de cuentas y conjuntos de privilegios, es posible restringir lo que los usuarios pueden ver y hacer en los archivos de base de datos. Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especica un nombre de cuenta y (normalmente) una contrasea. Los usuarios que no puedan especicar la informacin vlida de la cuenta no podrn abrir ningn archivo protegido. Los conjuntos de privilegios especican el nivel de acceso a los archivos de base de datos. Cada cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta.

Prefacio

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Los privilegios ampliados determinan las opciones de comparticin de datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web. Para obtener ms informacin sobre las cuentas y los conjuntos de privilegios, consulte el captulo 5, Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios.

Compartir e intercambiar datosUna ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es que puede compartirlos con otros usuarios. Puede compartir los datos con otros usuarios de FileMaker Pro en una red, utilizar las funciones de publicacin en la Web para compartir datos en la Web o utilizar ODBC (Open Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos) y JDBC (Java Database Connectivity, Conectividad de bases de datos de Java) para compartir archivos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC y JDBC. Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro en Windows y Mac OS pueden utilizar simultneamente el mismo archivo de base de datos. La comparticin de red FileMaker Pro permite compartir archivos con un mximo de cinco usuarios simultneos. Nota Si necesita compartir archivos con ms de cinco usuarios simultneos en una red, FileMaker le recomienda que utilice FileMaker Server. Puede publicar de forma rpida y sencilla presentaciones de FileMaker Pro como pginas Web para que los usuarios con un navegador Web conectados a la Intranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro. Con las cuentas y conjuntos de privilegios de FileMaker Pro, puede proteger su base de datos Web. Con las consultas SQL (Structured Query Language, Lenguaje de consulta estructurado), puede obtener datos de archivos de FileMaker Pro para crear grcos, generar informes y analizar los datos con aplicaciones de software compatibles con ODBC y JDBC. Tambin puede utilizar FileMaker Pro como aplicacin cliente de ODBC y acceder a orgenes de datos, como las bases de datos de Microsoft Access u Oracle. Para obtener ms informacin sobre el uso y las limitaciones de uso de ODBC y JDBC con FileMaker Pro, consulte la Ayuda.

Crear guiones para automatizar tareasLos guiones pueden realizar tareas sencillas, como congurar la orientacin de la pgina, o tareas complejas, como preparar el envo de correo personalizado a clientes. Por ejemplo, puede denir un guin que cree una carta de agradecimiento para los clientes que han realizado una compra la semana pasada en la base de datos de clientes. El guin redacta una carta personalizada para cada cliente. A continuacin, el guin pasa al modo Vista Previa y entra en modo de pausa para que pueda ver la apariencia de la carta antes de imprimirla. Toda esta tarea se inicia con slo hacer clic en un botn de una presentacin. Utilice la herramienta ScriptMaker de FileMaker Pro para crear guiones seleccionando pasos en una lista de FileMaker Pro, especicando opciones y organizando los pasos en el orden correcto para realizar la tarea. Para obtener ms informacin sobre los guiones, consulte Automatizar tareas con guiones en la pgina 42.

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Para obtener ms informacin sobre cmo compartir e intercambiar datos, consulte el captulo 4, Compartir e intercambiar datos.

Mejoras de usoPara ms informacin sobre esta funcionalidad Nueva herramienta para crear y administrar controles de pestaas (paneles de pestaas) en presentaciones El nuevo cuadro de dilogo Ajuste del campo/ control facilita la creacin y edicin de juegos de casillas de verificacin y otros controles que muestran datos desde una lista de valores Nueva compatibilidad de rueda de desplazamiento para Windows y Mac OS Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 61 Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin en la pgina 70 Ayuda

Guardar y enviar bases de datos en otros formatosFileMaker Pro le permite guardar datos en distintos formatos de archivo como, por ejemplo, hojas de trabajo de Microsoft Excel y archivos Adobe PDF, de forma que pueda dar los archivos a usuarios que no disponen de FileMaker Pro. Puede enviar los archivos por correo electrnico automticamente despus de guardarlos. Para ms informacin, consulte Guardar y enviar datos en otros formatos en la pgina 97.

Nuevas funcionalidadesFuncionalidades sobre uso compartido de informacinPara ms informacin sobre esta funcionalidad Guardar datos en formato Adobe PDF y Microsoft Excel Nuevo comando para enviar correos electrnicos Importacin de datos desde otro archivo en una tabla nueva en el archivo actual. Esto le permite consolidar datos almacenados anteriormente en bases de datos independientes. Exportacin de datos en formato Excel (.xls) Consulte Guardar y enviar datos en otros formatos en la pgina 97 Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros en la pgina 97 Mtodos de importacin de datos a archivos existentes en la pgina 97

Adicin de notas de texto a tablas en el grfico Trabajar con el grfico de de relaciones relaciones en la pgina 87 Compatibilidad con variables en rutas de archivo De forma predeterminada, los campos de la presentacin actual se muestran primero cuando se ordenan registros, se reemplaza el contenido de campos, se exportan registros o se enva correo electrnico Plantillas de base de datos mejoradas, denominadas Soluciones iniciales Publicacin en la Web al instante mejorada. Por ejemplo, crear y utilizar su propia pgina principal en lugar de la Pgina principal predeterminada de la base de datos Nuevos comandos de men para navegar por registros y presentaciones Ayuda Ayuda

La gua Personalizacin de las Soluciones iniciales Publicar bases de datos en la Web en la pgina 101

Ayuda

El proceso de exportacin en la pgina 100

Prefacio

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Para ms informacin sobre esta funcionalidad Ejecutar bsquedas en modo Visualizar mediante mens contextuales

Funciones y pasos de guinConsulte Realizar bsquedas rpidas basadas en datos de un campo en la pgina 28 e Buscar registros que coincidan con varios criterios en la pgina 34 Ayuda Para ms informacin sobre esta funcionalidad Nueva funcin para devolver un valor desde un guin Nuevas funciones de ruta para calcular la ubicacin y el nombre de un archivo Consulte Ayuda Ayuda

Nuevas herramientas para alinear objetos en modo Presentacin y en el grfico de relaciones

Definir una variable a un valor especificado en Ayuda un guin o expresin de clculo Nuevas funciones Get, lgicas, de texto y de formato de texto Consulte Introducir y cambiar datos en campos en la pgina 26 Ayuda Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin en la pgina 70 Mejoras en el paso de guin Ir al registro relacionado Exportar registros en formato de Microsoft Excel mediante el paso de guin Exportar registros Restringir las selecciones de paso de guin Ventanas a las ventanas del archivo actual Ayuda Ayuda Ayuda

Garantizar exactitud de datosPara ms informacin sobre esta funcionalidad Nueva capacidad relleno automtico para campos de texto Correccin ortogrfica visual Nuevo estilo de calendario desplegable para introduccin de datos

Ayuda

Nuevos pasos de guin Guardar registros como Ayuda Excel y Guardar registros como PDF Envo de mensajes de correo electrnico nicos y mltiples con el paso de guin Enviar correo Ayuda

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Captulo 1 Utilizar bases de datosEste captulo incluye nociones bsicas sobre cmo:

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abrir, cerrar y guardar archivos crear registros en una base de datos aadir y editar datos en campos buscar registros utilizando diferentes criterios omitir registros del conjunto encontrado buscar y reemplazar datos ordenar datos

En un archivador, debe elegir el modo de ordenacin de los datos, por ejemplo, alfabticamente, por apellidos o por regin. Mediante el almacenamiento de contactos y direcciones en FileMaker Pro, puede organizar la informacin de muchas maneras. Puede ordenarla por pas, ciudad, apellidos, o incluso por estos tres campos. Un sistema de facturacin es un ejemplo de una base de datos ms compleja, con varias tablas relacionadas, varias presentaciones y campos de clculo. Tambin puede consultar un subconjunto de los datos, como, por ejemplo, todas las facturas de un determinado mes. Una base de datos no slo almacena informacin, tambin puede utilizarla para organizar y analizar informacin y darse cuenta de su relevancia.B C Registros

imprimir datos, guiones, informacin de tablas y campos, y el grfico de relaciones utilizar guiones

Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso de FileMaker Pro.

Acerca de los campos y registros de la base de datosUna base de datos es un conjunto de informacin, o datos, que se puede organizar, actualizar, ordenar e imprimir y donde se pueden realizar bsquedas. Su propia libreta de direcciones o su archivador constituyen un ejemplo de una base de datos simple. Con estos objetos, puede almacenar informacin similar de forma organizada para recuperarla fcilmente.Michelle Cannon 123 4th St. SW Edmonton CAN N4V 1LN (717) 555-0011 Su libreta de direcciones es como una base de datos. Campos

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Los campos son el elemento principal de una tabla de base de datos. Los campos se utilizan para almacenar, calcular y presentar los datos que se han introducido en un registro. Cada parte de la informacin de un registro (como un nombre, un nmero de identicacin y un nmero de telfono) se almacena en un campo. Una tabla de base de datos contiene uno o varios registros. Cada registro contiene campos que albergan informacin similar acerca de un tema o una actividad. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes contienen informacin sobre la direccin de un cliente. Una base de datos est formada por un archivo con una tabla, que puede contener nombres, direcciones y nmeros de telfono y de fax de todos los clientes. Una base de datos tambin puede estar formada por varios archivos que contienen cada uno una o varias tablas y que todos juntos contienen toda la informacin acerca de los temas relacionados (denominados a menudo sistema de base de datos). Mediante las funciones relaciones de FileMaker Pro, puede vincular informacin entre archivos y tablas para crear una base de datos relacional. Por ejemplo, una tabla puede mostrar los clientes que compraron un determinado artculo y una tabla relacionada puede mostrar el precio de adquisicin.

Tabla ClientesID de 002 cliente Nombre Andre Telfono 818-555-1234

Tabla ProductosID del producto Producto Precio N de existencias ET3 Bolsa de viaje 29.00 34

Tabla FacturasID de cliente Nombre de cliente Telfono ID de la factura 002 Andre Common 818-555-1234 12345Precio

Prod. ID Producto

ET3 Bolsa de viaje ET4 Gua de viaje

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Para introducir datos en una tabla de base de datos, hay que crear un registro nuevo e introducir valores en los campos que pertenecen a dicho registro. Los valores pueden escribirse en el campo, importarse desde otra aplicacin o introducirse de distintas formas.

Abrir archivosPara abrir un archivo cuando no se est ejecutando FileMaker Pro, elija uno de los siguientes mtodos:

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Haga doble clic en el archivo de FileMaker Pro. Arrastre el archivo al icono de la aplicacin FileMaker Pro.

Haga doble clic en el icono de la aplicacin FileMaker Pro. En el cuadro de dilogo Nueva base de datos, seleccione Abrir un archivo existente, haga clic en Aceptar y, a continuacin, haga doble clic en el nombre de archivo.

Captulo 1

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Utilizar bases de datos

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Para abrir un archivo cuando se est ejecutando FileMaker Pro: 1. Seleccione el men Archivo > Abrir. 2. Haga doble clic en el nombre del archivo que desea abrir. Si se le solicita un nombre de cuenta y una contrasea, escrbalos en el cuadro de dilogo Contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para abrir un archivo que est siendo compartido a travs de una red: 1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto. 2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista de los anfitriones.Elija Anfitriones favoritos Anfitriones locales Anfitriones listados por LDAP Para mostrar Anfitriones aadidos anteriormente como favoritos Anfitriones de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP Anfitriones de FileMaker Pro disponibles a travs del servidor LDAP especificado

Nota Puede abrir un archivo de FileMaker Pro para Windows en Mac OS y viceversa. Si desea mover archivos entre plataformas, es recomendable incluir la extensin .fp7 en el nombre de archivo. Si aade o elimina extensiones de nombre de archivo, debe volver a especificar las referencias de archivo para los archivos relacionados y los archivos con guiones externos.

Abrir varias ventanas por archivoPuede abrir varias ventanas por archivo. De esta forma, puede ver la misma presentacin en ventanas diferentes o ver simultneamente diferentes presentaciones del mismo archivo. Puede realizar una bsqueda u ordenar operaciones de forma independiente en las diferentes ventanas. Para abrir una ventana adicional, elija el men Ventana > Ventana nueva. Aparece otra ventana. La ventana muestra inicialmente la misma presentacin, tipo de ordenacin y conjunto encontrado que la ventana activa anteriormente.

3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrin, seleccione uno. En la lista Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir. O escriba la ruta de red en el campo Ruta de archivo de red, (por ejemplo, fmnet:/DireccinIPanfitrin/ nombredearchivo). 4. Haga clic en Abrir. Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo en Windows) segn la configuracin de comparticin de red de FileMaker seleccionada por el anfitrin. Para abrir y compartir un archivo, consulte Activar la comparticin y el hospedaje de archivos en la pgina 94.

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Cerrar ventanas y archivosLa ventana de la base de datos original, en la que puede buscar en los registros.

Puede cerrar ventanas y archivos FileMaker Pro de la misma forma que en la mayora de las aplicaciones Windows y Mac OS. Para cerrar una ventana, realice una de las siguientes acciones:

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Windows: Haga doble clic en el icono del documento en la esquina superior izquierda de la ventana del documento. Windows: Haga clic en el botn de cierre en la esquina superior derecha de la ventana del documento. Mac OS: Haga clic en el botn rojo de cierre en la esquina superior izquierda de la ventana del documento.

Una segunda ventana, en la que puede realizar una bsqueda diferente en el mismo conjunto encontrado.

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Seleccione el men Archivo > Cerrar.

Para cerrar un archivo, utilice los procedimientos anteriores sobre cmo cerrar todas las ventanas abiertas de un archivo. Nota Aunque cierre un archivo, ste puede permanecer abierto como archivo oculto si la ventana de otro archivo muestra datos de ese archivo. (Por ejemplo, puede que otra ventana muestre datos relacionados del archivo que intent cerrar.) FileMaker Pro cerrar el archivo cuando cierre todas las ventanas dependientes.

Para ver una presentacin diferente en una ventana nueva, elija una presentacin del men emergente Present. del rea de estado. Tambin puede seleccionar una presentacin eligiendo el men Vista > Ir a la presentacin. Para obtener informacin sobre la bsqueda de registros, consulte Buscar registros en la pgina 27. Para obtener informacin sobre la ordenacin de registros, consulte Ordenar registros en la pgina 38. Para obtener ms informacin sobre cmo abrir varias ventanas, consulte la Ayuda.

Guardar archivosFileMaker Pro guarda los cambios que realiza en el archivo mientras trabaja. Puede guardar una copia de seguridad del archivo o un clon del archivo sin datos. Para guardar una copia de su archivo en un formato no de FileMaker, consulte Guardar y enviar datos en otros formatos en la pgina 97. No siempre se guardan algunos cambios sin importancia con el archivo. Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente, Cundo guarda un archivo FileMaker Pro.

Captulo 1

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Importante Guarde siempre una copia antes de realizar un gran nmero de cambios. No puede restablecer los datos despus de eliminar un campo en el cuadro de dilogo Definir base de datos o borrar registros mediante los comandos Eliminar registro o Eliminar todos. Para guardar una copia del archivo: 1. Seleccione el archivo que desea guardar para que sea el archivo activo y elija el men Archivo > Guardar una copia como. 2. Desplcese a la ubicacin del disco duro en la que desea guardar el archivo. 3. Escriba un nombre de archivo en Nombre (Windows) o en Guardar como (Mac OS). 4. En Tipo, seleccione Archivos FileMaker (slo en Windows). 5. En Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), seleccione una de las siguientes opciones:Elija Copia del archivo actual Para Duplicar todo el archivo, incluyendo las tablas, las definiciones de campos, las presentaciones, las opciones de ajuste de pgina y los datos. La duplicacin de un archivo puede resultar til si va a realizar un gran nmero de cambios. Compactar todo el archivo para ocupar menos espacio en disco, empleando el espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia compactada puede resultar til si edita muchos registros frecuentemente. Guardar las tablas, las definiciones de campos, las presentaciones, los guiones, las opciones de ajuste de pgina de un archivo, pero sin los datos. Realice un clon cuando desee tener una plantilla del archivo.

Cundo guarda un archivo FileMaker ProEn FileMaker Pro, las siguientes acciones no provocan que un archivo se guarde:

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Mostrar un registro o presentacin diferente Ordenar registros o modificar el tipo de ordenacin

Realizar operaciones de bsqueda como Buscar, Mostrar todos los registros, Omitir registro o modificar una peticin de bsqueda Cambiar la posicin y el tamao de las ventanas o mostrar/ocultar el rea de estado Cambiar la configuracin predeterminada de los objetos de presentacin Cambiar la configuracin de visualizacin de la regla

Si realiza una de las acciones anteriores sin realizar tambin una accin que haga que el archivo se guarde (como la modicacin de datos), no se guardarn los cambios al cerrar el archivo. FileMaker Pro considera que las acciones anteriores son cambios sin importancia y no los guardar con el archivo a menos que se modique de forma ms signicativa. Por ejemplo, si abre un archivo, realiza una bsqueda y, a continuacin, cierra el archivo, FileMaker Pro no guardar el conjunto encontrado con el archivo. Sin embargo, si abre el archivo, aade un nuevo registro, realiza una bsqueda y, a continuacin, cierra el archivo, FileMaker Pro guardar el conjunto encontrado y el nuevo registro con el archivo. Para obtener ms informacin sobre cmo guardar archivos, consulte la Ayuda.

Copia compactada (ms reducida)

Clon (copia sin registros)

6. Haga clic en Guardar.

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ModosPuede trabajar con datos en FileMaker Pro en el modo Visualizar, Buscar, Presentacin o Vista previa. Puede seleccionar un modo en el men Vista, en las pestaas de modo del rea de estado o en el men emergente de modo ubicado en la parte inferior de la ventana del documento.Pestaas de modo

Utilice este modo Modo Presentacin

Para Determinar la forma en que se presenta la informacin en la pantalla o en los informes, etiquetas y formularios impresos. Disee presentaciones para tareas especficas, como la introduccin de datos o la impresin de facturas o sobres. Seleccione y organice los campos y dems objetos para modificar una presentacin existente o crear nuevas presentaciones. Ver la apariencia de los datos en los formularios o informes antes de imprimirlos. El modo Vista previa es especialmente til para ver las presentaciones con varias columnas (como las etiquetas de correo) y los informes con sumarios.

Modo Vista previa

rea de estado

Visualizar registrosFileMaker Pro ofrece tres vistas de cada presentacin: formulario, lista y tabla. Al cambiar las vistas, cambia temporalmente la forma en que se visualizan o imprimen los registros.Para visualizar registros Men emergente de modo Individualmente En una lista En una tabla, del mismo modo que en una hoja de clculo Realice lo siguiente en los modos Visualizar o Buscar Elija el men Vista > Ver como formulario. Elija el men Vista > Ver como lista. Elija el men Vista > Ver como tabla.

Utilice este modo

Para

Modo Visualizar Trabajar con los datos de un archivo. Puede aadir, ver, cambiar, ordenar, omitir (ocultar) y eliminar registros. En el modo Visualizar realizar la mayora de las tareas como, por ejemplo, la introduccin de datos. Modo Buscar Buscar registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuacin, puede trabajar con este subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado. Despus de buscar un grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar para que pueda comenzar a trabajar con ellos.

Captulo 1

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La siguiente ilustracin muestra la misma presentacin en las tres vistas.Ver como formulario Etiquetas de campo Un registro

Ver registros en formato de tablaAl ver registros en formato de tabla, puede realizar uno o varios de los siguientes cambios en las columnas y los registros:Para Ordenar de nuevo las columnas Haga lo siguiente Haga clic en la cabecera de columna y arrstrela a la nueva ubicacin.

Cambiar el tamao Mueva el puntero al extremo de la cabecera de columna. de una columna Cuando el puntero cambie a flecha doble ( ), arrstrela hasta alcanzar el tamao deseado. Ver como lista Establecer una anchura de columna precisa Un registro Ordenar registros Seleccione una o varias columnas y haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS). Elija Establecer anchura de columna en el men contextual. En el cuadro de dilogo, introduzca una anchura y seleccione una unidad de la lista y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

1 1

Haga clic en una cabecera de columna. Seleccione una o varias columnas y haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS) y, a continuacin, elija un tipo de ordenacin en el men contextual. Si selecciona varias columnas, el orden de las columnas (de izquierda a derecha) determina el tipo de ordenacin.

Ver como tabla Un registro

Nota Debe seleccionar antes Ordenar datos al seleccionar columna en el cuadro de dilogo Propiedades de la vista Tabla. (En el modo Presentacin, para seleccionar esta opcin, haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS) y seleccione Ajustar presentacin en el men contextual. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, haga clic en la pestaa Vistas y, a continuacin, en Propiedades).

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Cabeceras de columna. Cada columna muestra un campo de la presentacin actual. Si ha aadido un control de pestaas, se muestran campos de todos los paneles. Registro actual en Ver como lista

Ver como tabla

Seleccionar el registro activoEn el modo Visualizar, una tabla tiene un registro activo (seleccionado) a la vez para cada ventana. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con varias ventanas, consulte Abrir varias ventanas por archivo en la pgina 17.En esta vista Ver como formulario Ver como lista o Ver como tabla El registro activo es El registro que est viendo. El registro que est marcado con una barra gruesa a la izquierda. Para trabajar con otro registro, haga clic en l para convertirlo en el registro activo.

Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la la del portal (haga clic dentro de la la, pero fuera de cualquier campo de la la). Para obtener informacin sobre los registros relacionados y los portales, consulte el captulo 3, Trabajar con tablas y archivos relacionados.

Portal

Haga clic dentro de la fila del portal para seleccionar un registro relacionado.

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Desplazarse por los registrosPara pasar de un registro a otro, utilice el icono de libro del rea de estado.

Para obtener ms informacin sobre la visualizacin de los registros, consulte la Ayuda.

Aadir y duplicar registrosIcono de libro Barra de desplazamiento Nmero del registro actual

Al aadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena nuevos registros al final de la tabla actual. En modo Visualizar, el nuevo registro aparece detrs del registro actual o detrs del ltimo registro del conjunto encontrado (el conjunto de registros activos debido a una peticin de bsqueda).

Nmero de registros de la base de datos Para desplazarse Haga lo siguiente

1 1

Si los registros estn ordenados, el nuevo registro aparece justo despus del registro actual. Si los registros no estn ordenados, el nuevo registro aparece despus del ltimo registro del conjunto encontrado. Para obtener ms informacin, consulte Ordenar registros en la pgina 38.Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar

Al registro siguiente de Haga clic en la pgina derecha del icono de libro o la tabla actual seleccione el men Registros > Ir a registro > Siguiente. Al registro anterior de la tabla actual Rpidamente a un registro especfico Haga clic en la pgina izquierda del icono de libro o seleccione el men Registros > Ir a registro > Anterior.

1 1 1

Haga clic en el nmero de registro actual, escriba el nmero de registro que desee y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). Pulse Esc, escriba el nmero de registro y, a continuacin, pulse Intro o Retorno. Seleccione el Registros > Ir a registro > Especificar, a continuacin escriba el nmero del registro.

Aadir un nuevo registro Elija el men Registros > Nuevo registro. Aparecer en blanco un registro en blanco con un campo seleccionado. Aadir rpidamente un registro con los mismos datos o similares que un registro existente Aadir o duplicar registros relacionados Seleccione el registro que desea duplicar. A continuacin, elija el men Registros > Duplicar registro. (Consulte Seleccionar el registro activo en la pgina 22.) Consulte la seccin siguiente.

Rpidamente por los registros

Arrastre la barra de desplazamiento a derecha o a izquierda para desplazarse hacia delante o hacia atrs.

Por los registros en Ver Utilice la barra de desplazamiento ubicada en el lado como lista o Ver como derecho de la ventana. tabla A un registro con un valor nico conocido Consulte Buscar registros en la pgina 27.

Nota Si un archivo est bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no aadir ni duplicar registros. Si el campo est denido para introducir valores de campo automticamente, ver slo aquellos valores introducidos en el nuevo registro. Consulte Denir la introduccin de datos automtica en la pgina 57.

Tambin puede usar la rueda de desplazamiento del ratn para desplazarse por los registros. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.

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Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte Introducir y cambiar datos en campos en la pgina 26.

Aadir y duplicar registros relacionadosSi trabaja con registros en tablas relacionadas, puede aadir registros a la tabla relacionada al introducir datos en un registro de la tabla actual. Nota Slo puede aadir registros relacionados de la tabla actual si la relacin est definida para permitir la creacin de registros relacionados. Si una tabla relacionada est en un archivo protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no aadir ni duplicar registros. (Consulte Crear relaciones en la pgina 87.)Para Aadir un registro a una tabla relacionada Haga lo siguiente en el modo Visualizar

Portal con registros relacionados de la tabla Elementos de lnea.

Escriba en la ltima fila del portal para aadir un registro relacionado a la tabla Elementos de lnea.

1 1

Si el campo relacionado est en un portal, introduzca los datos en el campo de la ltima fila (vaca) del portal y, a continuacin, pulse Intro. Si el campo relacionado no se encuentra en un portal, introduzca los datos en el campo y pulse Intro.

Para obtener ms informacin sobre cmo aadir y duplicar registros, consulte la Ayuda.

Eliminar registrosAl eliminar un registro, descarta permanentemente los datos de todos los campos de ese registro. Importante No es posible recuperar los datos eliminados ni deshacer la accin de eliminacin de registros. Antes de eliminar registros, realice una copia de seguridad del archivo.

Duplicar un registro Asegrese de que no hay ningn registro seleccionado en que muestra datos el portal y elija el men Registros > Duplicar registro. relacionados Duplicar un registro Seleccione el registro en el portal y, a continuacin, elija relacionado en un el men Registros > Duplicar registro. portal

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Si trabaja con una base de datos relacional y est seleccionada la opcin de eliminar registros relacionados en el cuadro de dilogo Editar relacin, FileMaker Pro eliminar los registros relacionados al eliminar un registro.Para eliminar Un registro Haga lo siguiente en el modo Visualizar Seleccione el registro que desea eliminar. Elija el men Registros > Eliminar registro y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Seleccione una fila del portal en la tabla actual haciendo clic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campo de la fila. Elija el men Registros > Eliminar registro y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Nota Para eliminar registros relacionados, debe estar seleccionada la opcin Permitir el borrado de registros del portal en el cuadro de dilogo Ajustar portal. Un grupo de registros Asegrese de que el conjunto encontrado contiene slo los registros que desea eliminar. (Consulte Buscar registros en la pgina 27.) Elija el men Registros > Eliminar registros hallados y, a continuacin, haga clic en Eliminar.

Seleccionar un campoPara Realice lo siguiente en el modo Visualizar o Buscar

Seleccionar un campo Haga clic en el campo. Seleccionar el contenido de un campo Seleccione el campo y, a continuacin, elija el men Edicin > Seleccionar todo.

Un registro relacionado

Desplazarse al campo Pulse el tabulador. siguiente en el orden Nota Para definir las teclas Retorno o Intro para de pestaas desplazarse al campo siguiente, en el modo Presentacin, seleccione los campos y, a continuacin, elija el men Formato > Campo/Control > Comportamiento. En el orden de pestaas se pueden incluir botones y controles de pestaas. Se omiten los campos de paneles de pestaas que no estn delante. Desplazarse al campo Pulse Mays-Tab, (o Mays-Retorno o Mays-Intro, anterior en el orden de si estn habilitadas). pestaa Desplazarse a los Pulse las teclas de direccin. elementos de una lista de valores

Todos los registros Elija el men Registros > Mostrar todos los registros y, de una base de datos a continuacin, seleccione el men Registros > Eliminar todos los registros.

Introducir datosNota Si un archivo est bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para editar determinados registros o campos, no podr modificar los datos.

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Introducir y cambiar datos en camposPuede introducir o importar datos hasta el lmite de caracteres para el tipo de campo. Puede ver e imprimir slo los datos que caben en los cuadros de campo.Para Introducir datos en un campo de texto Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin, Escriba el texto (hasta 1.000 millones de caracteres). Nota En un campo configurado con autocompletar, se ven sugerencias basadas en lo que escriba. Introducir datos en un campo numrico Introducir datos en un campo de fecha Escriba los valores (de 10400 a 10-400). Escriba una fecha en una lnea del campo. Escriba el da, el mes y el ao en formato numrico (por ejemplo, 3/3/2005), separados por un carcter no numrico como (signo menos) o / (barra diagonal). Nota No puede utilizar : (dos puntos) como separador de fechas. Importante Si introduce fechas con aos de dos dgitos, FileMaker Pro las convertir en fechas con aos de cuatro dgitos utilizando un mtodo de conversin descrito en la Ayuda. Para evitar interpretaciones errneas durante la conversin, utilice siempre el formato de cuatro dgitos para los aos. Introducir la fecha actual en un Elija el men Insertar > Fecha actual. campo de texto, numrico o de Seleccione la fecha mediante el calendario fecha desplegable, si est disponible. Para Introducir datos en un campo de hora

Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin, Escriba la hora del da (o duracin) como:

1 1 1 1

horas horas y minutos horas, minutos y segundos horas, minutos, segundos y fracciones de segundos

Horas, minutos y segundos separados por un carcter no alfanumrico como : (dos puntos). Segundos fraccionados separados por . (un punto). Escriba la hora del da en formato de 12 24 horas, con o sin AM o PM. (AM corresponde a una hora anterior a las 12:00). Introducir la hora actual en un Elija el men Insertar > Hora actual. campo de texto, numrico o de hora Introducir datos en un campo de fecha y hora Escriba la fecha y la hora (por ejemplo, 15/10/2005 3:15:05 PM). Escriba el da, el mes y el ao de cuatro dgitos en formato numrico, separados por un carcter no numrico como (signo menos) o / (barra diagonal). Nota No puede utilizar : (dos puntos) como separador de fechas. A continuacin, escriba la hora del da como:

1 1 1 1

horas y minutos horas, minutos y segundos horas, minutos, segundos y fracciones de segundos Escriba AM o PM si no utiliza un formato de 24 horas

Horas, minutos y segundos separados por un carcter no alfanumrico como : (dos puntos).

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Para Introducir la fecha y hora actuales en un campo de fecha y hora Insertar un caracter de pestaas en un campo Eliminar datos de un campo Aadir datos a un campo contenedor Insertar un archivo en un campo contenedor Aadir datos a listas de valores (campos formateados como botones de opcin o circulares, casillas de verificacin, listas o mens) Editar o formatear un texto, o comprobar su ortografa o editar los diccionarios

Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin, Elija el men Insertar > Hora actual. Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si est disponible. Haga clic en la ubicacin en la que desea insertar la pestaas. Pulse Ctrl+Tab (Windows) u Opcin-Tab (Mac OS). Seleccione los datos y pulse la tecla Retroceso o Supr. Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Para ms informacin, consulte Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin en la pgina 70. Para obtener informacin, consulte la Ayuda.

Puede trabajar slo con los registros del conjunto encontrado. Por ejemplo, puede ver, editar, ordenar, imprimir, eliminar, exportar o reemplazar datos de estos registros, o calcular sumarios para ellos. Tambin puede abrir una nueva ventana para realizar diferentes peticiones de bsqueda en los mismos datos. No puede realizar una bsqueda en campos sumario, campos contenedor o campos denidos con la opcin de almacenamiento global.

Realizar peticiones de bsquedaPara realizar una peticin de bsqueda: 1. Vaya a la presentacin que contiene los campos en los que desea introducir criterios. Puede cambiar de presentacin e introducir los criterios en ms de una. 2. Elija el men Vista > modo Buscar. 3. En la peticin de bsqueda, seleccione un campo de texto, numrico, fecha, hora, de fecha y hora o de clculo para usarlo en la bsqueda y, a continuacin, escriba un valor en el campo. Puede utilizar el men emergente Smbolos para ayudarle a introducir criterios que incluyan operadores.

Buscar registrosPara buscar registros, trabaje en el modo Buscar. Escriba criterios (el valor o valores que desea buscar) en los campos de una peticin de bsqueda, que tiene la apariencia de un registro en blanco. Al realizar una bsqueda, FileMaker Pro examina todos los registros de una tabla, comparando los criterios especicados con los datos de la tabla. Los registros con datos que coinciden con los criterios se convierten en el conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros que se est visualizando. Los registros no coincidentes se omiten. Puede restringir (delimitar) o extender (ampliar) el conjunto encontrado.

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Para Elija la presentacin con los campos en los que desea realizar la bsqueda. Escriba los criterios de bsqueda en los campos. Haga clic en la flecha para ver los operadores. Haga clic aqu para comenzar la bsqueda. Abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones de bsqueda en los mismos datos

Haga lo siguiente

Mostrar todos los registros de nuevo En el modo Visualizar, elija el men Registros > Mostrar todos los registros. En el modo Buscar, elija el men Peticiones > Mostrar todos los registros. No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de realizar bsquedas. FileMaker Pro busca siempre en todos los registros de las tablas especificadas a menos que haya delimitado el conjunto encontrado existente. Elija el men Ventana > Ventana nueva.

Realizar bsquedas rpidas basadas en datos de un campoPuede realizar bsquedas rpidas basadas en los datos de campo sin tener que ir al modo Buscar. Puede realizar una bsqueda basada en un campo completo o una seleccin de texto en un campo. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda. 1. En modo Visualizar, seleccione el texto en el campo que desee utilizar para la bsqueda. 2. Haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse la tecla Control mientras hace clic (Mac OS) en el texto seleccionado. En el men contextual, elija Buscar registros coincidentes.

4. Haga clic en Buscar en el rea de estado o seleccione el men Peticiones > Ejecutar bsqueda. Puede realizar una o varias de las siguientes tareas durante o despus de realizar la peticin de bsqueda:Para Haga lo siguiente

Cancelar una operacin de bsqueda Pulse Esc (Windows) o 2-punto antes de que termine y no modificar (Mac OS). el conjunto encontrado anterior Cambiar o refinar los criterios despus de realizar una peticin de bsqueda Delimitar un conjunto encontrado existente Ampliar un conjunto encontrado existente Consulte Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda en la pgina 36. Consulte Restringir (delimitar) un conjunto encontrado en la pgina 34. Consulte Extender (ampliar) un conjunto encontrado en la pgina 35.

Buscar texto y caracteresBusque texto en campos de texto o en campos de clculo que devuelvan un resultado de texto.

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A menos que busque frases y coincidencias exactas, el campo puede contener otros valores, adems de los que ha especicado y estos valores pueden estar en cualquier orden. Por ejemplo, si escribe hotel en un campo denominado Alojamiento, se buscan registros para Hotel, Hotel con descuentos y Hotel, De lujo.Escriba lo siguiente en el campo Los caracteres.

Para buscar Caracteres no vlidos

Escriba lo siguiente en el campo ?

Ejemplos Los caracteres no vlidos se muestran como caracteres en blanco Nota Para encontrar el carcter ?, busque ?

Para buscar Palabras que empiecen por caracteres especficos (vlido para campos en todos los idiomas, excepto japons)

Ejemplos Chris Smith busca Chris Smith, Smith Chris, Chris Smithson y Smith Christenson Palabras con ningn carcter o varios caracteres de texto desconocidos o variables en fila , Dgitos en un campo de texto * para todos los caracteres desconocidos.

Jo*n busca Jon y John J*r busca Jr. y Junior *phan* busca Phan y Stephanie # busca 3, pero no 30 ## busca 30, pero no 3 ni 300 @ busca @ (o, por ejemplo, una direccin de correo electrnico) , busca registros que contengan una coma " " busca tres espacios en blanco seguidos

Palabras que comiencen por Los caracteres caracteres especficos (slo entre = y *. para campos en japons)

1 1

=

* busca y

Un carcter # para cada dgito.

=Chris* =Smith* busca Chris Smith, Smith Chris, y Smith busca y ,

Palabras que contengan Los caracteres. caracteres especficos en un campo en japons Una frase o una secuencia de caracteres El texto, incluidos los espacios en blanco y la puntuacin, entre comillas dobles (").

Smbolos u otros caracteres no alfanumricos, como signos de puntuacin o espacios

Los caracteres, incluidos los espacios en blanco y la puntuacin, entre comillas dobles (").

"Decoradores Marten y Jones" busca Decoradores Marten y Jones, pero no Decoradores Jones y Marten ", S.A." busca todas las compaas con , S.A. en el nombre, pero no aquellas que no llevan la coma.

Palabras con caracteres acentuados

El texto, incluidos los espacios en blanco y la puntuacin, entre comillas dobles (").

pera busca pera, pero no opera (pera sin comillas busca tanto pera como opera) *"son & Phillips" busca Johnson & Phillips y Paulson & Phillips

Palabras con uno o varios caracteres desconocidos o variables

Un carcter comodn H@ja busca Hija y Hoja (@) para cada @on busca Don y Ron, carcter desconocido. pero no Bron

Frases parciales (una secuencia de palabras o caracteres)

Los caracteres, la puntuacin y los espacios en blanco entre comillas (""). Utilice * para buscar este texto en medio de una cadena de texto ms larga.

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Para buscar Texto con distincin entre maysculas y minsculas

Escriba lo siguiente en el campo Cambie el idioma predeterminado para indexar el campo a Unicode. Nota Este procedimiento cambiar el tipo de ordenacin de los registros. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.

Ejemplos fred busca fred, pero no Fred

Para buscar Coincidencias exactas de palabras completas especificadas

Escriba lo siguiente en el campo =

Ejemplos =mercado busca mercado, Servicios de mercado e Investigacin continua del mercado, pero no mercadotecnia ni Supermercado =Chris =Smith busca Chris Smith o Smith Chris, pero no Chris ni Christopher Smithson

Rangos de informacin ~ busca y , , , ,

Los caracteres japoneses usan un mtodo de bsqueda relajado que no diferencia entre Hiragana/ Katakana, Kana sonoro/ semisonoro/sordo, Kana pequeo/regular y las marcas Kana de iteracin sorda/sonora (Disponible slo para campos indexados en japons). Un carcter con un significado especial, como la sintaxis de base de datos reconocida por FileMaker Pro: @, *, #, ?, !, =, , Coincidencias exactas del texto especificado

~ (tilde) seguido por el carcter.

Consulte Buscar rangos de informacin en la pgina 32.

Buscar nmeros, fechas, horas y marcas de fecha y horaLos nmeros, las fechas, las horas y las marcas de fecha y hora deben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en los campos de clculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar su correcto comportamiento durante la bsqueda. Consulte Seleccionar un tipo de campo en la pgina 50.\ seguido por un carcter especial. \Joey\ busca Joeyjoe\@abc.net busca la direccin de correo electrnico [email protected]

== (dos signos igual) ==John busca John, pero no John Smith ==John Smith busca John Smith, pero no Smith, John o John Smithers

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Importante Para evitar confusiones al trabajar con fechas, utilice siempre el formato de cuatro dgitos para los aos. Para obtener ms informacin, consulte el tema de la Ayuda, Conversin de fechas con aos de dos dgitos.Para buscar Un nmero en un campo numrico o en un campo de clculo que genere un resultado numrico Escriba lo siguiente en el campo Ejemplos

Para buscar Una marca de fecha y hora en un campo de fecha y hora o en un campo de clculo que genere un resultado de fecha y hora

Escriba lo siguiente en el campo

Ejemplos

El nmero con el .50 busca 0,5, 0,50 y formato utilizado cuando 0,50 se cre el archivo (a menos que est seleccionada la opcin Usar formato del sistema) 1 busca 1

La fecha en forma de 3/3/2005 12:53:09 dgitos, separados por un PM busca 3/3/2005 carcter no numrico, y, 12:53:09 PM a continuacin, la hora en forma de dgitos, separados por dos puntos, con el formato utilizado cuando se cre el archivo (a menos que est seleccionada la opcin Usar formato del sistema) ? ? busca: Martes prximo o 2/33/2005 en un campo de fecha, o medianoche en un campo de hora ? busca: doce, pero no 12 ni doce30

Un nmero booleano en 1 para buscar valores un campo numrico o en True un campo de clculo que 0 para buscar valores genere un resultado False booleano Una fecha en un campo de fecha o en un campo de clculo que genere un resultado de fecha La fecha en forma de dgitos, separados por un carcter no numrico, con el formato utilizado cuando se cre el archivo (a menos que est seleccionada la opcin Usar formato del sistema) //

0 busca 0

Fechas, horas, marcas de fecha y hora, o resultados de fecha y hora calculados no vlidos

3/3/2005 busca 3/3/2005, 3 de marzo de 2005 y 3-3-2005

Datos no vlidos ? (campos que no contienen nmeros) en un campo numrico o en un campo de clculo que genere un resultado numrico Fechas en un da de la semana en un campo de fecha o de fecha y hora El da de la semana Nota Se aceptan nombres de das completos o abreviados (por ejemplo, Viernes o Vie) en bsquedas de da de la semana

La fecha de hoy en un campo de fecha o en un campo de clculo que genere un resultado de fecha Una hora en un campo de hora o en un campo de clculo que genere un resultado de hora

// busca 4 de abril de 2005 (cuando la fecha actual es 4/4/2005)

Martes busca todas las

fechas que se producen en martes=Jue busca todas las

La hora en forma de 12:53:09 busca dgitos, separados por 12:53:09 dos puntos, con el formato utilizado cuando se cre el archivo (a menos que est seleccionada la opcin Usar formato del sistema)

fechas que se producen en jueves

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Para buscar Cualquier valor vlido para un componente de fecha o de hora en un campo de fecha, hora o fecha y hora

Escriba lo siguiente en el campo * o deje un componente sin especificar, mientras especifica los dems componentes que desea buscar

Ejemplos3/3/* busca el 3 de

Para encontrar valores que sean Mayores o iguales que el valor especificado

Utilice este operador >= o (Mac OS)

Ejemplos >=100 >=9/7/2005 8:00 M

marzo de cualquier ao*:15 busca horas en las

que pasan 15 minutos de cualquier hora1/1/* 7 PM busca

marcas de fecha y hora a las 7 de la tarde del 1 de enero de cualquier ao Nota Cuando no se especifica el ao, se supone que es el ao actual. 3/3 busca el 3 de marzo del ao actual Rangos de informacin Consulte la seccin siguiente.

En el rango que especifique. Un rango puede ser diferente segn el tipo de dato:

.. o ... (dos o tres puntos)

1 1 1

Nmeros: de menor a mayor Fechas y horas: de la ms antigua a la ms reciente Texto: de la primera a la ltima palabra, en funcin del orden de ndice de las palabras (no segn su ordenacin)

12:30...17:30 1/1/2005..6/6/ 2005 A...M

Buscar rangos de informacinPara encontrar valores que sean Utilice este operador Ejemplos Aadir nueva peticin. Introduzca el segundo conjunto de criterios. Contine aadiendo peticiones para cada conjunto de criterios y haga clic en Buscar. Puede navegar entre varias peticiones mediante Ir a la peticin en el men Peticiones o mediante el icono de libro en modo Buscar. Ejemplos:

Buscar registros que coincidan con varios criteriosPuede ampliar o delimitar la bsqueda utilizando ms de un criterio.

Registros que coinciden con todos los criterios especificados (bsqueda lgica AND )Para delimitar la bsqueda, introduzca criterios en tantos campos como sea necesario para concretar la peticin y, a continuacin, haga clic en Buscar. Puede delimitar los resultados de bsqueda de forma incremental, buscando cada vez informacin ms especca a medida que realiza bsquedas en la base de datos. Consulte la seccin siguiente.

1

Para incluir clientes de Nueva York y clientes de Pars en el conjunto encontrado, escriba Nueva York en el campo Ciudad de la primera peticin y, a continuacin, escriba Pars en el campo Ciudad de la segunda peticin.

Restringir (delimitar) un conjunto encontradoPor ejemplo, despus de buscar todos los empleados que trabajan en Ventas, puede delimitar la bsqueda para que slo se encuentren aquellos empleados de Ventas con el apellido lvarez: 1. En el modo Buscar, realice una bsqueda para encontrar todos los empleados que trabajan en Ventas. FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar. 2. Vuelva al modo Buscar y escriba el criterio para delimitar la bsqueda (escriba lvarez en el campo Apellidos). 3. Elija el men Peticiones > Restringir conjunto encontrado. El conjunto encontrado consta ahora de empleados de Ventas llamados lvarez. Nota Para restringir rpidamente el juego encontrado en modo Visualizar, utilice el men contextual. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuacin, haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS) y seleccione Restringir conjunto encontrado.

1

Para incluir compaas con ms de 100 empleados y compaas con ms de 100 millones de euros en activos, escriba >100 en el campo Nmero de empleados de la primera peticin y, a continuacin, escriba >100.000.000 en el campo Capitalizacin de la segunda peticin.

1

Para incluir estudiantes de 6 curso que asisten a lgebra y estudiantes de 7 curso que asisten a Geometra, escriba 6 en Nivel y lgebra en Asignatura en la primera peticin y, a continuacin, escriba 7 en Nivel y Geometra en Asignatura en la segunda peticin. Puede ampliar un conjunto encontrado para que la bsqueda incluya registros aplicables adicionales sin necesidad de iniciarla de nuevo. Consulte la seccin siguiente.

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Extender (ampliar) un conjunto encontradoPor ejemplo, despus de buscar clientes de Nueva York, puede ampliar la bsqueda para que tambin incluya clientes de Hong Kong: 1. En el modo Buscar, realice una bsqueda para encontrar clientes de Nueva York. FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar. 2. Vuelva al modo Buscar y escriba los criterios para ampliar la bsqueda (escriba Hong Kong en el campo Ciudad). 3. Elija el men Peticiones > Ampliar conjunto encontrado. El conjunto encontrado consta ahora de clientes de Nueva York y Hong Kong. Nota Para ampliar rpidamente el juego encontrado en modo Visualizar, utilice el men contextual. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuacin, haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS) y seleccione Extender conjunto encontrado.

Para buscar registros que no coincidan con los criteriosPor ejemplo, para buscar todos los registros de ventas, excepto los de la ciudad de Londres: 1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que desea omitir. 2. Seleccione Omitir en el rea de estado.

Seleccione Omitir para excluir los registros que coincidan con los criterios.

3. Haga clic en Buscar.

Registros que coinciden con un conjunto de criterios, pero no con otroPara delimitar la bsqueda excluyendo los registros que cumplan los criterios especicados (por ejemplo, para buscar proveedores del estado de Nueva York que no residan en la ciudad de Nueva York), consulte Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros en la pgina 35.

Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otrosPor ejemplo, para buscar todos los proveedores de Nueva York, excepto los de la ciudad de Nueva York: 1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que busca (escriba Nueva York en el campo Estado). 2. Elija el men Peticiones > Aadir nueva peticin.

Buscar registros que no coincidan con el criterio dadoPuede excluir (omitir) registros al realizar una bsqueda. Es decir, puede buscar informacin en la base de datos que no sea igual a los criterios especicados. Por ejemplo, puede buscar todas las facturas, excepto aquellas creadas en los ltimos 30 das.

3. Escriba los criterios de los registros que se excluyen (escriba Nueva York en el campo Ciudad). 4. Seleccione Omitir. 5. Haga clic en Buscar.

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Tenga en cuenta lo siguiente:

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Puede tener criterios Omitir en varias peticiones.

FileMaker Pro realiza las peticiones en el orden en que se crean. Por ejemplo, en una base de datos de clientes de EE.UU. y de Francia:

1

Para restablecer una peticin al estado anterior a su ltima consignacin, elija el men Peticiones > Restablecer peticin. Las peticiones se consignan, por ejemplo, al hacer clic fuera de los campos, al ir a una presentacin o peticin diferente o al realizar una bsqueda.

Si la primera peticin busca todos los clientes de Pars y la segunda omite todos los clientes de EE.UU., el conjunto encontrado incluir todos los clientes de Pars (Francia), pero ninguno de los de Pars (Texas) o de ningn otro lugar de EE.UU. Si se invierte el orden de las peticiones (la primera peticin omite todos los clientes de EE.UU. y la segunda busca todos los clientes de Pars), el conjunto encontrado incluir todos los clientes de Pars (Francia) y de Pars (Texas), pero no los registros de los clientes de las restantes localidades de EE.UU.

Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsquedaPara ver los criterios de bsqueda ms recientes, elija el men Registros > Cambiar bsqueda anterior. A continuacin, para volver al conjunto encontrado, elija el men Vista > Modo Visualizar. Para repetir la bsqueda, haga clic en Buscar. Tambin puede modicar los criterios de bsqueda y, a continuacin, hacer clic en Buscar.

1

1

Para omitir un registro relacionado de una fila del portal (o un conjunto de registros relacionados), debe cambiar la relacin o el valor en, al menos, uno de los campos de coincidencia para que el registro deje de estar relacionado. Para obtener ms informacin sobre los campos relacionados, consulte el captulo 3, Trabajar con tablas y archivos relacionados.

Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultosTodos los registros que no se muestran en el conjunto encontrado se han omitido u ocultado. Puede omitir registros adicionales del conjunto encontrado sin necesidad de realizar una nueva bsqueda. Importante Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto encontrado, aunque todava existen en la base de datos.Para Omitir un registro especfico Omitir una serie de registros Haga lo siguiente Muestre o seleccione el registro que desea omitir y elija el men Registros > Omitir registro. Muestre o seleccione el primero de una serie de registros consecutivos que desea omitir y elija el men Registros > Omitir mltiples. En el cuadro de dilogo Omitir mltiples, escriba el nmero de registros que desea omitir y haga clic en Omitir. Elija el men Registros > Mostrar slo omitidos.

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Puede abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones de bsqueda en los mismos datos. Consulte Abrir varias ventanas por archivo en la pgina 17. Para omitir registros de un conjunto encontrado despus de realizar una bsqueda, consulte Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos en la pgina 36.

Eliminar y restablecer peticionesPara eliminar una peticin, desplcese a la peticin que desea eliminar y, a continuacin, elija el men Peticiones > Eliminar peticin.Ver el conjunto omitido

Volver a mostrar todos los Elija el men Registros (modo Visualizar) o el registros del archivo men Peticiones (modo Buscar) > Mostrar todos los registros.

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Buscar y reemplazar datosAl igual que en un procesador de texto, se pueden buscar y reemplazar datos a travs de varios campos (incluidos campos relacionados) en un registro o en una solicitud de bsqueda, a travs de un conjunto de registros o de solicitudes de bsqueda, o a travs de objetos de texto en una presentacin. Puede buscar datos en cualquier tipo de campo, excepto en campos contenedores y en campos que no sean modicables. Si ha aadido un control de pestaas a una presentacin, cuando se buscan y reemplazan datos en modo Visualizar y Buscar, FileMaker Pro slo busca y reemplaza los datos del panel de pestaas que est delante. En modo Presentacin, FileMaker Pro busca y reemplaza los datos en todos los paneles de pestaas. 1. En el modo Visualizar, Buscar o Presentacin, elija el men Edicin > Buscar/reemplazar > Buscar/reemplazar. 2. En el cuadro Buscar, escriba los datos que desea buscar. En el cuadro Reemplazar con, escriba los datos que van a reemplazar a los actuales. No se pueden reemplazar datos en campos formateados como mens emergentes, botones de opcin o casillas de verificacin. Estos campos se contarn como omitidos y as aparecern en los informes al final de una operacin Reemplazar todo.

3. Configure las opciones de bsqueda que desea utilizar.Seleccione Una opcin de la lista Direccin Coincidir maysculas y minsculas Para Elegir la direccin de bsqueda: Adelante, Atrs o Todo. Buscar slo aquellas apariciones en las que las maysculas y minsculas coinciden con lo especificado en el cuadro Buscar. Nota En los archivos con datos en japons, una bsqueda con la opcin Coincidir maysculas y minsculas sin seleccionar no busca simultneamente la versin de anchura media y completa del mismo carcter. Para buscar y reemplazar de forma exhaustiva los caracteres de ambos tipos, asegrese de que realiza una bsqueda para el carcter de anchura media y otra para el de anchura completa. Slo palabras completas Una opcin en Buscar a travs de Buscar slo aquellas apariciones que coinciden con las palabras completas o que estn delimitadas por espacios en blanco y/o caracteres de puntuacin. En modo Visualizar, buscar a travs de todos los registros en la presentacin actual o slo en el registro actual. En modo Buscar, buscar a travs de todas las peticiones de bsqueda en la presentacin actual o slo en la peticin de bsqueda actual. Nota En modo Presentacin, FileMaker Pro busca slo en la presentacin actual. Una opcin en Buscar en En modo Visualizar y Buscar, buscar en todos los campos de la presentacin actual o slo en el campo actual.

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4. Haga clic en uno de los botones para ejecutar el tipo de operacin buscar/reemplazar que desee.Haga clic en Buscar siguiente Para Buscar y seleccionar la siguiente aparicin de los datos de la opcin Buscar.

Los registros permanecern ordenados hasta que realice una bsqueda, aada nuevos registros o vuelva a ordenarlos. Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual: 1. En el modo Visualizar, elija el men Registros > Ordenar registros. 2. En el cuadro de dilogo Ordenar registros, elija los campos para la ordenacin, en el orden en que desea que se realice y las opciones de ordenacin. Para elegir un campo de ordenacin visible en la presentacin actual, no importa la tabla en la que se encuentra, seleccione Presentacin actual (NombrePresentacin) en la lista de tablas y, a continuacin, haga doble clic en un campo de la lista. Para elegir un campo de ordenacin en la presentacin actual, tanto si est en la presentacin actual como si no, seleccione Tabla actual (NombreTabla) en la lista de tablas y, a continuacin, haga doble clic en un campo de la lista. Para obtener ms informacin sobre las opciones de ordenacin, consulte la Ayuda. 3. Haga clic en Ordenar.

Reemplazar y buscar Si hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con, y buscar y seleccionar la siguiente aparicin. Si no hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Buscar y seleccionar la primera aparicin de los datos del campo Buscar. Reemplazar Reemplazar todo Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con. Reemplazar todas las apariciones de los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con. Al final de la operacin Reemplazar todo, aparecer un resumen del nmero de apariciones encontradas y reemplazadas.

Para obtener ms informacin sobre cmo buscar y reemplazar datos, consulte la Ayuda.

Para cancelar la ordenacin antes de que finalice, pulse Esc (Windows) o 2-punto (Mac OS). Nota Puede ordenar los registros de un campo sin abrir el cuadro de dilogo Ordenar registros mediante el men contextual del campo. Para obtener ms informacin sobre cmo ordenar los registros, consulte la Ayuda.

Ordenar registrosFileMaker Pro almacena los registros en el orden en el que se aadieron al archivo. La ordenacin reorganiza temporalmente los registros para poder verlos, actualizarlos o imprimirlos en una secuencia diferente. Puede elegir los campos por cuyo contenido desea ordenar. El primer campo de ordenacin organiza los registros en funcin del contenido del campo. El segundo campo de ordenacin organiza los registros cuando dos o ms registros tiene el mismo valor en el primer campo de ordenacin, y as sucesivamente. Puede ordenar los registros en orden ascendente, descendente o en un orden personalizado.

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Previsualizar e imprimir bases de datosCon FileMaker Pro, puede imprimir:

Puede imprimir datos basados en la presentacin actual o informacin sobre la estructura de la base de datos.

1 1 1 1

todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros o slo el registro actual un registro en blanco para crear un formulario en papelPresentacin actualListn telefnico

definiciones de guiones, campos, tablas y relaciones para ver la estructura de la base de datos datos guardados como archivo PDF

Nombre

Telfono

FileMaker Pro imprime los registros utilizando la presentacin actual. Puede crear presentaciones para imprimir los mismos datos de formas diferentes. Por ejemplo, puede imprimir registros uno a uno, en una lista en columnas o en un informe complejo ordenado con totales, cabeceras y pies de pgina. Tambin puede crear presentaciones para etiquetas de correo o sobres. El asistente Nueva presentacin/informe (en modo Presentacin) le facilita la creacin de estos elementos. Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 61.

Juanita lvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson

408-555-1234 213-555-2345 714-555-3456 619-555-4567 408-555-5678 408-555-6789

Listn telefnicoNombre Telfono

Juanita lvarez

408-555-1234Nombre

Listn telefnico

Telfono

Registros visualizados Registro actual Registro en blancoImprimir Listn telefnico Ir a presentacin[Listn telefnico] Ordenar [Tipo de ordenacin: Apellidos (Ascendente)] [Restaurar tipo de ordenacin, Sin dilogo] Modo Vista previa [Pausa] Imprimir [sin dilogo] Modo Visualizar Nombre de campoTipo de campo Opciones de frmula/entrada Nombre Apellidos Direccin1 Direccin 2 Ciudad Estado Cdigo postal Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numrico

Guin Definiciones de tablas y campos

Grfico de relaciones

Puede controlar los mrgenes de pgina, eliminar espacios en blanco e impedir que se impriman objetos especcos.

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Previsualizar datos en presentacionesAl cambiar al modo Vista previa, podr ver la presentacin tal y como aparecer en la pgina impresa. No puede introducir o editar informacin en los campos en el modo Vista previa. En el modo Vista previa, podr ver:

Imprimir registrosPuede imprimir informacin de la base de datos o un registro en blanco para obtener un formulario en blanco. Para imprimir registros: 1. Si dispone de ms de una impresora, especifique la que desea utilizar. 2. Para confirmar las opciones de impresin, elija el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o el men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS) y, a continuacin, haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS). Para obtener ms informacin sobre las opciones de impresin, consulte la documentacin del sistema y de la impresora. 3. Utilice el men emergente Present. para pasar a la presentacin que desea utilizar. 4. Asegrese de que el conjunto encontrado se encuentra en la forma que desea:

1 1 1 1 1 1 1 1

cuntos registros caben en una pgina impresa

de que forma afecta la configuracin de la paginacin a los saltos de pgina partes de subsumario con campos de sumario calculados

informacin variable proporcionada por FileMaker Pro, como los nmeros de pgina, la fecha actual, etc. los mrgenes de pgina definidos

cmo los campos definidos con opciones de deslizamiento eliminan los espacios en blanco los registros organizados en columnas si se ha definido esta disposicin en Ajustar presentacin el panel de pestaas delante si la pgina contiene paneles de pestaas Para previsualizar datos en una presentacin, siga los mismos pasos preliminares que realiza al imprimir, incluidas la especicacin de una impresora y de las opciones de impresin y la vericacin de que el conjunto encontrado contiene los registros que desea previsualizar (consulte los pasos 1 a 4 de la seccin siguiente, Imprimir registros). A continuacin, elija el men Vista > Modo Vista previa.

1 utilizando el modo Buscar y los comandos del men Registros para cambiar el conjunto encontrado 1ordenando los registros 5. Elija el men Vista > Modo Vista previa para ver la apariencia exacta de la copia en papel. Algunos elementos como los campos de sumario, las partes de subsumario, los objetos de deslizamiento, los registros organizados en columnas y la informacin variable, como los nmeros de pgina, slo aparecen correctamente en el modo Vista previa. Si un registro contiene controles de pestaas, slo se imprime el panel de pestaas que est delante. 6. Seleccione el men Archivo > Imprimir.

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7. En el cuadro de dilogo Imprimir, seleccione una opcin de la lista Imprimir (Windows) o seleccione FileMaker en el men emergente (Mac OS).Para imprimir Todos los registros (o slo los registros del conjunto encontrado) Slo el registro seleccionado actualmente en el modo Visualizar Un registro en blanco utilizando la presentacin actual (utilice esta opcin para imprimir un formulario en blanco) Elija Registros visualizados Registro actual Registro en blanco, mostrando los campos y, a continuacin, seleccione una opcin de formato

Elija FileMaker en la lista.

Elija los datos que desea imprimir. Haga clic para cambiar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal), la escala y otras opciones de impresin. Elija los datos que desea imprimir. Cuadro de dilogo Imprimir (Mac OS)

8. Seleccione el rango de impresin, el nmero de copias y otras opciones de impresin, y haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).

Imprimir guionesPuede imprimir una lista de todos los pasos de uno o varios guiones de un archivo. Para imprimir guiones: 1. Elija el men Guiones > ScriptMaker.Seleccione esta opcin para actualizar todos los objetos OLE enlazados antes de imprimir. Cuadro de dilogo Imprimir (Windows)

2. En el cuadro de dilogo Definir guiones, seleccione el guin o guiones que desea imprimir. Para seleccionar varios guiones contiguos en la lista, pulse Mays. mientras hace clic en los guiones. Para seleccionar varios guiones no contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS) en los guiones.

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3. Haga clic en Imprimir. 4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS) o en Imprimir (Mac OS). Se imprimirn los pasos y las opciones de guin seleccionadas.

5. En el cuadro de dilogo Opciones de impresin, elija una opcin.

1

Seleccione Imprimir grfico en varias pginas para que el grfico se imprima en varias pginas.

Imprimir informacin de campos y tablasPara imprimir informacin de campos y tablas: 1. Elija el men Archivo > Definir > Base de datos y, a continuacin, haga clic en la pestaa Tablas o Campos. 2. Seleccione las tablas o los campos que desea imprimir. Para seleccionar varios campos o tablas contiguos de la lista, pulse Mays mientras hace clic en los campos o en las tablas. Para seleccionar varios campos o tablas no contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS) en los campos o en las tablas. 3. Haga clic en Imprimir. 4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS). Se imprimen los nombres y tipos de campo, las frmulas o las opciones de entrada de datos para cada tabla seleccionada.

1 Seleccione Imprimir grfico en una pgina para ajustar el tamao del grfico a una nica pgina.6. Haga clic en Continuar. 7. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS). Para obtener ms informacin sobre cmo previsualizar e imprimir bases de datos, consulte la Ayuda.

Automatizar tareas con guionesLos guiones pueden realizar tareas sencillas, como congurar la orientacin de la pgina, o tareas complejas, como preparar el envo de correo personalizado a clientes. Los guiones pueden incorporar decisiones condicionales (secuencias if-else) y realizar tareas repetitivas (secuencias de bucle). Utilice la herramienta ScriptMaker de FileMaker Pro para crear guiones seleccionando pasos en una lista de FileMaker Pro, especicando opciones y organizando los pasos en el orden correcto para realizar la tarea. Utilice los guiones para combinar y automatizar tareas como:

Imprimir un grco de relacionesPuede imprimir una representacin grca de la base de datos en forma de grco de relaciones. 1. Elija el men Archivo > Definir > Base de datos y haga clic en la pestaa Relaciones. 2. Haga clic en de relaciones. para mostrar los saltos de pgina del grfico

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pasar de una presentacin o modo a otro buscar, ordenar e imprimir registros importar datos del mismo origen

3. Haga clic en para mostrar los cuadros de dilogo Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS). 4. Haga clic en Imprimir.

En la Ayuda estn disponibles los procedimientos para crear guiones y una referencia a los pasos de guin de FileMaker Pro (ordenados alfabticamente o por categora).

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Realizar copias de seguridad de archivos de base de datosLa realizacin habitual de copias de seguridad debe ser obligatoria para cualquier documento almacenado en un equipo. Es ms fcil restablecer una copia de seguridad de una base de datos que volver a crearla. La frecuencia con la que debe realiza

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