PROPOSAL PROYEK PERUBAHANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN IIJUDULOptimalisasi Kinerja Berbasiskan Tugas Pokok dan Fungsi, Sistematika Pelaporan Operasional TPA dalam Rangka Mewujudkan Profesionalisme dan Kompetensi Organisasi ( Suatu Pendekatan Adaftif Pola Hubungan Kerja Pengeleloaan & Pengolahan Sampah Regionah pada UPTD TePAT SaReA Dinas Cipta Karya Aceh )DISUSUN OLEH

NAMA : TEUKU ABDUL MUZAKKIR

NDH:026BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEHTAHUN 2015 Formulir 1 Kesepakatan Area Perubahan

KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV1. DESKRPSI SINGKAT TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA

Berdasarkan PERGUB Aceh No. 16 Tahun 2013, Jabatan Kepala Seksi Operasi & Pemeliharaan (pasal 21) mempunyai tugas melaksanakan operasional dan pemeliharaan, pengelolaan dan pengolahan samapah secara terpadu sesuai dengan ketentuan yang memiliki fungsi (pasal 22) antara lain sebagai berikut ;

a. Pelaksanaan Kajian & Penyusunan Bahan Petunjuk Teknis di Bidang Pengelolaan sampah Regional ;

b. Pelaksanaan Kebijakan di Bidang Pengelolaan & Pengolahan Sampah secara Terpadu;

c. Pelaksanaan Penyusunan Rencana Kebutuhan Operasional Pengelolaan dan Pengolahan Sampah;

d. Pelaksanaan Penyelenggaraan Operasional dan pemerliharaan terhadap sarana & prasarana ;

e. Pelaksanaan Penanganan Sampah yang berorientasi lingkungan;

f. Pelaksanaan Kegiatan di Bidang Pengelolaan dan Pengolahan Sampah secara Terpadu Sesuai Pedoman SOP & ketentuan lainnya ( Pembagian Tupoksi Kerja yg jelas bagi Tenaga lapangan ;

g. Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan;

h. Pelaksanaan Fasilitasi Kerjasama & Kemitraan dengan Pihak terkait, swasta dan Masyarakat di bidang Pengelolaan dan Pengolahan Sampah secara Terpadu;

2. AREA ORGANISASI YANG BERMASALAH

Sebagai institusi yang baru dilahirkan oleh Pemerintah Aceh dan operasionalnya baru dimulai akhir Januari 2015, UPTD TePAT SaReA memiliki permasalahan antara lain ;

1) Keterbatasan Anggaran Biaya Operasional dan kelengkapan Prsarana & Sarana untuk mempercepat Sampah Skala Regional ;

2) Struktur Organisasi belum terisi lengkap terutama kebutuhan personil berstatus PNS untuk mendukung kelancaran administrasi dan Operasional TPA;3) Penjabaran Tupoksi kerja secara rinci pada masing-masing Unit Kerja di bawah ornigram Seksi Operasi & Pemeliharaan belum ada sama sekali, hal ini akan menimbulkan proses koordinasi kerja di lapangan akan mengalami hambatan dalam rangka peningkatan kinerja yang mengarah kepada kompetensi & profesionalisme ;

4) Sebagai TPA skala Regional Aceh, maka Standar Operasional Prosedur (SOP) TPA sudah selayaknya dimiliki namun hingga saat ini belum ada perumusan sama sekali, hal ini akan menyulitkan unit-unit kerja yang ada untuk mewujudkan Pengelolaan dan Pengolahan Sampah Terpadu secara baik dan benar sehingga tidak menimbulkan dampak terhadap lingkungan;

5) Format, dan sistematika Pelaporan di masing-masing Unit Kerja belum semuanya memiliki Alur & Indikator Data yang sesuai dengan kebutuhan sebuah TPA yang ideal (efektifitas, akuntabilitas serta memiliki integritas kinerja dalam rangka pelayanan publik), hal ini akan berdampak terhadap pengembangan kelembagaan UPTD ke depan yang diharapkan menjadi BLUD (zero waste; waste to energy dll) 3. AREA ORGANISASI YANG MENJADI AREA PERUBAHAN

Dalam mewujudkan Area Perubahan akan dilakukan dengan melibatkan stakeholders internal (Mentor, Staf) dengan membentuk Team Leader untuk melakukan kegiat an FGD yang meliputi ;

1) Penyusunan, penjabaran dan penerapan Tupoksi Kerja secara rinci pada masing-masing Unit Kerja Seksi Operasi & Pemeliharan guna meningkatkan kinerja karyawan/ staf yang kompeten dan professional;

2) Penyusunan, penjabaran dan penerapan Format Laporan Kerja sesuai dengan Tupoksi pada masing-masing Unit Kerja Seksi Operasi & Pemeliharan guna meningkatkan Efektifitas & Akuntabilitas Kinerja kelembagaan UPTD ;

3) Penyusunan Draft SOP Operasional TPA, sebagai langkah awal penerapan Pengelolaan & Pengolahan Sampah Terpadu demi percepatan efisiensi kinerja TPA Regional Aceh Blang Bintang menuju BLUD ;

Banda Aceh , 2015 PESERTA DIKLAT, ATASAN LANGSUNG

PESERTA DIKLAT,

(T. Abdul Muzakkir ) ( Ir. T. Zul Akhyar, MT)

Lampiran 2 FORMULIR KEGIATANPESERTA DIKLAT PIM IV PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP1. Nama Peserta : T. Abdul Muzakkir2. Instansi : UPTD TePAT SaReA Dinas Cipta Karya Aceh3. Rencana Area : Optimalisasi Kinerja Berbasiskan Tugas Pokok dan Fungsi

Perubahan dan Sistematika Pelaporan Operasional TPA dalam Rangka Mewujudkan Profesionalisme dan Kompetensi Organisasi. NoHari/TglKegiatanOutputDiinformasikan kepada Coach TanggalParaf Mentor

Banda Aceh , ..2015

Peserta Diklat PIM IV,

( T. Abdul Muzakkir )

Lampiran 3FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta : T. Abdul Muzakkir2. Instansi : UPTD TePAT SaReA Dinas Cipta Karya Aceh

3. Topik yang dijadikan proyek perubahan : Penyusunan & Penjabaran Tupoksi posisi Jabatan pada masing masing Unit Kerja pada Seksi Operasi & Pemeliharaan

Penyusunan Format & Sistematika Pelaporan ,dan Monitoring masing-masing Unit Kerja pada Seksi Operasi & Pemeliharaan

Penyusunan Draft SOP Operasional TPA ; Catatan terhadap rencana atas perubahan yang disiapkan peserta

REKOMENDASI

Banda Aceh, ............... 2015 Mentor, Ir. T. Zul Akhyar, MT

Lampiran 4 FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta : T. Abdul Muzakkir

2. Instansi : UPTD TePAT SaReA Dinas Cipta Karya Aceh3. Topik yang dijadikan proyek perubahan :

Penyusunan & Penjabaran Tupoksi posisi Jabatan pada masing masing Unit Kerja pada Seksi Operasi & Pemeliharaan

Penyusunan Format & Sistematika Pelaporan ,dan Monitoring masing-masing Unit Kerja pada Seksi Operasi & Pemeliharaan

Penyusunan Draft SOP Operasional TPA ; Catatan terhadap rencana atas perubahan yang disiapkan peserta

REKOMENDASI

Banda Aceh, ............... 2015 Coach,

Marah Halim, S.Ag, M.Ag. MH

7. FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

01 . IDENTITAS PROYEK

Judul Optimalisasi Kinerja Berbasiskan Tugas Pokok dan Fungsi, Sistematika Pelaporan Operasional TPA dalam Rangka Mewujudkan Profesionalisme dan Kompetensi Organisasi

( Suatu Pendekatan Adaftif Pola Hubungan Kerja Pengeleloaan & Pengolahan Sampah Regionah pada UPTD TePAT SaReA Dinas Cipta Karya Aceh )

Deskripsi Sebagai institusi yang baru dilahirkan oleh Pemerintah Aceh dan operasionalnya baru dimulai akhir Januari 2015, UPTD TePAT SaReA memiliki permasalahan antara lain ;

Penjabaran Tupoksi kerja secara rinci pada masing-masing Unit Kerja di bawah ornigram Seksi Operasi & Pemeliharaan belum ada sama sekali, hal ini akan menimbulkan proses koordinasi kerja di lapangan akan mengalami hambatan dalam rangka peningkatan kinerja yang mengarah kepada kompetensi & profesionalisme ;

Sebagai TPA skala Regional Aceh, maka Standar Operasional Prosedur (SOP) TPA sudah selayaknya dimiliki namun hingga saat ini belum ada perumusan sama sekali, hal ini akan menyulitkan unit-unit kerja yang ada untuk mewujudkan Pengelolaan dan Pengolahan Sampah Terpadu secara baik dan benar sehingga tidak menimbulkan dampak terhadap lingkungan; Format, dan sistematika Pelaporan di masing-masing Unit Kerja belum semuanya memiliki Alur & Indikator Data yang sesuai dengan kebutuhan sebuah TPA yang ideal (efektifitas, akuntabilitas serta memiliki integritas kinerja dalam rangka pelayanan publik), hal ini akan berdampak terhadap pengembangan kelembagaan UPTD ke depan yang diharapkan menjadi BLUD (zero waste; waste to energy dll) Untuk mengatasi permasalahan di atas dibutuhakan suatu Area Perubahan akan dilakukan dengan melibatkan stakeholders internal (Mentor, Staf) dengan membentuk Team Leader untuk melakukan kegiatan FGD yang meliputi ;

1) Penyusunan, penjabaran dan penerapan Tupoksi Kerja secara rinci pada masing-masing Unit Kerja Seksi Operasi & Pemeliharan guna meningkatkan kinerja karyawan/ staf yang kompeten dan professional;

2) Penyusunan, penjabaran dan penerapan Format Laporan Kerja sesuai dengan Tupoksi pada masing-masing Unit Kerja Seksi Operasi & Pemeliharan guna meningkatkan Efektifitas & Akuntabilitas Kinerja kelembagaan UPTD ;

3) Penyusunan Draft SOP Operasional TPA, sebagai langkah awal penerapan Pengelolaan & Pengolahan Sampah Terpadu demi percepatan efisiensi kinerja TPA Regional Aceh Blang Bintang menuju BLUD ;

Sponsor Kepala UPTD TePAT SaReA ; Ir. T. Zul Akhyar, MT

Project Leader Kasi Operasi & Pemeliharaan; T. Abdul Muzakkir

Sumber Daya Tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan; Keberadaan Tim yang akan menjalankan Projek Perubahan adalah Tim Internal para karyawan / staf di lapangan yang dibagi dalam dua Pokja dan akan di bentuk dalam sebuah SK Kepala UPTD Tim akan dibentuk dibagi dalam 2 Pokja (Green & Orange ) ; Setiap Pokja Terdiri dari 6 personil dgn struktur Tim ;1 org ketua; 1 org Sekretaris dan 4 org Anggota Masing masing Pokja memiliki Tugas yg berbeda namun dalam menjalan tugasnya akan saling mengisi , mengkritisi dalam kegiatan FGD, perumusan Output Proyek Perubahan , dll

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan. Keberadaan Prasarana dan Sarana TPA Regional Aceh Blang Bintang merupakan sebuah harapan, impian sekaligus tantangan bagi Pemerintah Aceh, karena TPA ini memiliki keunggulan dari sisi teknis di banding TPA lainnya di Indonesia. Secara geografis letak lokasinya yang strategis dan memiliki lahan yang luas ( 200 Ha) sangat memungkinkan TPA ini dikembangkan sebagai salah satu TPA percontohan (pilot project) nasional, hal ini sering pula dikemukakan oleh pihak Kementerian Pekerjaan Umum RI di Jakarta .

Perubahan paradigma Sampah Sumber Masalah menjadi Sampah sumber berkah yang bernilai ekonomis bukanlah suatu impian bila keberadaan TPA dengan berbagai fasilitas pengelolaan dan pengolahan persampahan akan dapat diwujudkan bila semuanya dimulai dengan membangun pola dan hubungan antar unit kerja secara harmoni, dengan memilki komitmen dan integritas tim yang tangguh dan kuat.

Permasalahan yang dimliki TPA Regional Aceh Blang Bintang saat ini, disamping fasilitas pengelolaan & pengolahan Sampah yang masih terbatas juga belum memilki Penjabaran Tupoksi yang rinci di semua Unit Kerja sesuai dengan kondisi dan kebutuhan operasional ideal TPA ; Format & Sistematika Pelaporan sesuai Alur dan berpedoman kepada SOP dalam penerapan kinerja & Operasional yang belum dimiliki akan membuat terhambatnya peningkatan kinerja TPA dalam hal meningkatkan pelayanan publik di sektor pengelolaan & pengolahan persampahan. Berdasarklan kajian permasalahan diatas maka sangat dibutuhkan pula area ini untuk Proyek Perubahan.

03. TUJUAN

Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai; a) Jangka Pendek : Tersusunnya Tupoksi secara rinci dan jelas pada masing-masing posisi dan jabatan personil di masing masing Unit Kerja seksi Operasi & Pemeliharaan

Tersusunnya Format, dan sistematika Pelaporan di masing-masing Unit Kerja Tersususunya Draft SOP Operasional TPA

b) Jangka Menengah : Terciptanya peningkatan kompetensi dan professional kerja bagi Karyawan

Terbentuknya alur & sistematika Laporan Kerja karyawan yang memiliki integritas, efektif dan akuntabilitas

Mewujudkan lembaga TPA yang memilki SOP dalam rangka meningkatkan pelayanan publik di sektor pengelolaan & pengolahan persampahan terpadu

04. MANFAAT

Dengan adanya Tupoksi, maka setiap posisi/ jabatan dalam melakukan akan terarah dan tidak tumpang tindih satu dengan lainnya/ terbagi habis. Panduan bentuk format & sistematika laporan akan memberikan akuntabilitas, efektifitas data dan informasi yang sangat dibutuhakan untuk perencanaan dan pengembangan TPA

Dalam operasional fasilitas TPA, Standar Operasional Prosedur (SOP) akan sangat bermanfaat untuk mengurangi resiko kecelakaan kerja sekaligus meningkatkan keselamatan kerja dalam rangka mwujudkan pengelolaan dan pengolahan sampah yang berorientasi lingkungan

05. RUANG LINGKUP

Kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan, rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan tujuan pada bagian 03. Jangka Pendek : Identifikasi Jabatan / posisi yang akan diisi oleh karyawan/staf di Seksi Operasi & Pemeliharaan

Mencari bentuk format, literature dan berbagai referensi cetak maupun on line yang berkaitan dengan Penjabaran Tupoksi, Format, Alur Sistematika Pelaporan serta konsep SOP yang berkaitan dengan kelembagaan TPA Persampahan

Membentuk Tim Pokja yang akan melakukan FGD serta merumuskan hal hal sebagaimana tersebut di atas

Menghasilkan Rumusan Final sebagaimana yang dituangkan dalam kerangka tujuan area perubahan untuk diterapkan dalam implementasi kegiatan rutin pada masing masing Unit Kerja seksi Operasi & Pemeliharaan

Jangka Menengah : Pembinaan dan peningkatan SDM personil/ karyawan dalam rangka peningkatan kompetensi dan professional kerja

Pelaksanaan Monitoringdan Evaluasi secara berkala/ regular terhadap penerapan isian alur & sistematika Laporan Kerja karyawan untuk mewujudkan peningkatan kinerja yang ber integritas, efektif dan akuntabilitas

Penerapan SOP Operasional TPA dalam rangka meningkatkan pelayanan publik di sektor pengelolaan & pengolahan persampahan terpadu

06.OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

NamaDeskripsi

Nama output kunci yang akan dihasilkan.Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka menengah. Dokumen Tupoksi Kerja pada setiap posisi/ jabatan masing-masing Unit Kerja Seksi Operasi & Pemeliharan

Form & Alur Sistematika Laporan sesuai Tupoksi Kerja pada setiap posisi/ jabatan masing-masing Unit Kerja Seksi Operasi & Pemeliharan

Dokumen Draft Standar Operasional Prosedur (SOP) Operasional TPA

Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan ; menuju Outcome, impact, & benefitDokumen yang dihasilkan dengan kajian dan perumusan konsensus bersama akan membangun pola hubungan kerja yang memiliki integritas, efektifitas sehingga akan mewujudkan kompetensi dan professionalism dalam pelayanan publik di sektor pengelolaan & pengolahan persampahan

07. PENTAHAPAN (MILESTONES)

NoTAHAP UTAMAWAKTU

1.2

3

4567.

Pembuatan SK tentang Pembentukan Pokja yang akan Tim pendukung Project PerubahanSosialisasi kepada Pokja tentang Program Tujuan / Project Perubahan dan membuat Kesepakatan Bersama menuju Project ChapterPersiapan, Pengumpulan Dokumen, Literatur, Reference format, literature dan berbagai referensi cetak maupun on line yang berkaitan dengan Penjabaran Tupoksi, Format, Alur Sistematika Pelaporan serta konsep SOP yang berkaitan dengan kelembagaan TPA Persampahan Pelaksanaan Focus Discussion Group (FGD) masing masing Pokja melakukan kajian dan perumusan sesuai Tugas Tim (TAHAP I)

Pelaksanaan Focus Discussion Group (FGD) masing masing Pokja melakukan kajian dan perumusan sesuai Tugas Tim (TAHAP II sekaligus evaluasi FGD Tahap I) Perumusan Presentasi final hasil tugas Pokja dan Pengesahan Dokumen oleh Kepala UPTD (Sponsor) Sosialisasi dan penerapan Dokumen hasil Pokja secara dalam melaksanakan tugas rutinitas dengan membangun pola kerja masing-masing Unit Kerja dengan semangat perubahan dalam rangka mewujudkan integritas, efektifas, akuntabilitas kinerja; Jangka Pendek Minggu 1Jangka Pendek Minggu1 & 2Jangka Pendek Minggu 2 & 3Jangka Pendek Minggu 3 & 4Jangka Pendek Minggu 4 & 5Jangka Pendek Minggu 5 & 6Jangka Menengah

(Minggu 7 dst s/d akhir tahun)

08 TATA KELOLA PROYEK

STRUKTURDeskripsi (Penjelasan peran masing masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan)

Sponsor

Coach Leader

Sponsor .........

Project leader.......

Pokja ......

Coach ...........

09. ANGGARAN

JUMLAHDeskripsi

Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Rp. 2.750.000,-.

Penjelasan peruntukan ;1. Pembelian kebutuhan ATK untuk FGD Pokja

2. Biaya Komsumsi Minum + Snack Pokja FGD3. Biaya Foto Copy dan Penggandaan Form/ Dokumen

4. Biaya Transportasi / Stakeholders (eksternal)

5. .6.

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

No

Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.

11. PERSETUJUAN

Project Sponsor:/Atasan PesertaKepala UPTD TePAT SaReA(Ir. T. Zul Akhyar, MT)

Persiapan ke Breaktrough II8. FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Sama dengan proposal proyek perubahan namun ditambahkan unsur unsur sebagai berikut :

12. Pembentukan tim efektif

1. Penjelasan tugas dan wewenang masing- masing anggota tim kerja

2. Penjelasan masa berlaku Ti m kerja serta etika dan mekanisme tim kerja

13. IDENTIFIKASI/POTENSI/KENDALA/MASALAH

Deskripsi

1. Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan

2. Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai waktu yang ditetapkan

3. Penjelasan strategi mengatasi kendala/masalah

14. Kriteria dan faktor kunci keberhasilan

1. Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan presentase capaian, norma waktu, uang, dsb

15. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

1. Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan2. Penjelasan tentang rencana evaluasi dan monitoring serta evaluasi kegiatan3. Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim

16. PERSETUJUAN

Project sponsor : atasan peserta diklat ( Tanda Tangan)Tanggal : (tempat tanggal dan tahun)

LOGO

LAPORAN AKHIR

( LABORATORIUM KEPEMIMPINAN)

PROYEK PERUBAHANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN........JUDUL..

DISUSUN OLEH NAMA

NDHBADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEHTAHUN 2015Lampiran 5

FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT PIM IV

PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

1. Nama Peserta : ..

2. Instansi : ..

3. Rencana Area : .

Perubahan

No Hari/Tgl Kegiatan Output Diinfokan ke Coach Tanggal Paraf Mentor

.., ..2015 Peserta Diklatpim tingkat IV,

(.)

Catatan terhadap rencana atas perubahan yang disiapkan peserta

.......................................................................................................................................................................................................................dst

REKOMENDASI

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Banda Aceh,............... Mentor ( )

Lampiran 6

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

1. Nama Peserta : ..

2. Instansi : ..

3. Judul proyek: . perubahan

NoHari/TglKegiatan yang dilakukanOutputParaf Mentor

.., ..2015

Peserta Diklatpim tingkat IV,

(.)

7. FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

01 . IDENTITAS PROYEK

Judul Judul proyek perubahan yang akan dilakukan

Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan

Sponsor Atasan/pejabat yg ditunjuk oleh pimpinan instansi yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan

Project Leader Penanggung jawab proyek perubahan

Sumber daya tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan Penjelasan singkat Penjelasan singkat Penjelasan singkat

02. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.

03. TUJUAN

tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik jk pjg , menengah dan jk pendek dan pada kolom ini anya diisi jak pendek dan jk menengah

04. Manfaat

Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya

05. Ruang lingkup

Kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan, rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan tujuan pada bagian 03.

06.Outpu Kunsi ( key project deliverables)

Nama Deskripsi

Nama output kunci yang akan dihasilkan.Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka menengah. Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan

07. PENTAHAPAN (MILESTONES)

No TAHAP UTAMA Waktu

Urutan Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough 2 Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)

08 TATA KELOLA PROYEK

STRUKTURDeskripsi (Penjelasan peran masing masing dalam penyelenggaraan proye perubahan)

Gambarkan struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proye perubahanContoh : sponsor

Coach.... Pokja leaderPokja. pokja Sponsor .........

Project leader.......

Pokja ......

Coach ...........

09. ANGGARAN

JUMLAHDeskripsi

Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

NO Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.

11. PERSETUJUAN

Project Sponsor:/Atasan peserta (tandatangan)

8. FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Sama dengan proposal proyek perubahan namun ditambahkan unsur unsur sebagai berikut :

12. Pembentukan tim efektif

1. Penjelasan tugas dan wewenang masing- masing anggota tim kerja

2. Penjelasan masa berlaku Ti m kerja serta etika dan mekanisme tim kerja

13. IDENTIFIKASI/POTENSI/KENDALA/MASALAH

Deskripsi

1. Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan

2. Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai waktu yang ditetapkan

3. Penjelasan strategi mengatasi kendala/masalah

14. Kriteria dan faktor kunci keberhasilan

1. Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan presentase capaian, norma waktu, uang, dsb

15. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

1. Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan2. Penjelasan tentang rencana evaluasi dan monitoring serta evaluasi kegiatan3. Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim

16. PERSETUJUAN

Project sponsor : atasan peserta diklat ( Tanda Tangan)Tanggal : (tempat tanggal dan tahun)

9. Laampiran Format Laporan Proyek Perubahan

BAB I : PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

B. AREA PROYEK PERUBAHAN

C. RUANG LINGKUP

D. KRITERIA KEBERHASILAN

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. ROADMAP/MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

B. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN

C. STRATEGI KOMUNIKASI

BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHANA. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

B. KENDALA INTERNAL DAN EKSTERNAL

C. STRATEGI MENGATASI KENDALA BAB IV : PENUTUP

A. KESIMPULAN

B. REKOMENDASI Lampiran-lampiran pendukung

Project Charter (termasuk persetujuan atas terhadap area perubahan), Foto kegiatan, notulen rapat, SK, Nota Dinas, Memo dll.Format Proposal Proyek Perubahan

BAB I : PENDAHULUAN

B. LATAR BELAKANG

B. AREA PROYEK PERUBAHAN

C. RUANG LINGKUP

D. KRITERIA KEBERHASILAN

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

D. ROADMAP/MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

E. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN

F. STRATEGI KOMUNIKASI

BAB III : PENUTUP

Lampiran-lampiran pendukung

Project Charter (termasuk persetujuan atas terhadap area perubahan), Foto kegiatan, notulen rapat, SK, Nota Dinas, Memo dll.selama BT I

T. Abdul Muzakkir

Ir. T. Zul Akyar, MT

Marah Halim, S.Ag, M.Ag, MH

POKJA ORANGE

T.Arifin

Tony Kurniawan,

Lisa Rahmi, SE

Yofan Alfanda

Ulfa Miranda

POKJA GREEN

1. Drs. SyafiI M. Ali

2. Basyari, M, S.Pd

3. Aris Munandar, S.TP

4. Nani Rahmatillah

5. Muhd. Anshar, A.Md

6.