Guía de aprendizaje 5

SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCACENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUIA DE APRENDIZAJE 5Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto formativo que le permitirá conocer e incrementar sus conocimientos respecto a los libros de comercio. Es por eso que se ha desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del tema, y además elaborará unas actividades recomendadas para poner en práctica lo aprendido.Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación disciplina y responsabilidad.

Objetivos: Registrar la información contable en los libros principales y auxiliares contables. Reconocer los aspectos legales que tratan los libros contables. Registrar el comprobante de contabilidad en los libros mayores y auxiliares.

Fuentes: Contabilidad General-Hernando Díaz. Contabilidad Universitaria-Coral & Gudiño. Decreto 410 de 1971-Código de Comercio. Decreto 2649 de 1993.

1Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez.Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos


LOS LIBROS CONTABLESTodo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor-técnico, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.La información solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno. En los libros se asentará en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia en los comprobantes de contabilidad que las respalden.Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Importancia de los libros de contabilidadLos libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones de los dueños o administradores.Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros, como para las entidades de vigilancia y control del Estado.

Registro en los librosLos comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Deben registrarse previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar de su domicilio principal.



Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas.El libro es firmado por el secretario de Cámara de Comercio, como constancia de su registro.Los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Clases de librosLos siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados:

El libro de inventarios y balances. El libro diario. El libro mayor y balances. El libro de actas (para personas jurídicas). El libro de acciones o de registro de socios.

La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de empresa e información que maneje; entre los más utilizados están:

Auxiliar de caja. Auxiliar de bancos. Auxiliar de clientes. Auxiliar de proveedores. Auxilias de ingresos. Auxiliar de gastos. Auxiliar de comercio al por mayor y al por menor. Auxiliar de mercancías no fabricadas por la empresa. Auxiliar de impuesto a las ventas por pagar.

Forma de llevar los libros de contabilidadSe aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecánica o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

Libros principalesLlamados también mayores y oficiales, son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes, y en los cuales registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso determinado.De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:



Libro de Inventarios y BalancesAl iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de Inventarios y Balances, de acuerdo con las normas legales.Registro en el libro de Inventarios y Balances. Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de Inventarios y Balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

1.Cantidad. Aquí se registra la cantidad de artículos inventariados.

2.Cuentas y detalle. Aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que

conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta, únicamente el número de anexo que amplía la información; este es el caso de mercancías, en las que hay grupos y subgrupos de artículos para detallar.

3.Valor unitario. Aquí se registra el valor que corresponde al cada artículo

relacionado en la columna Cantidad.

4.Valor parcial. Normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a

las subcuentas; en el caso de las mercancías, corresponde al resultado de multiplicar el Valor unitario por la Cantidad.

5.Valor total. En esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada

cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo; grupo del Activo, grupo del Pasivo.

En este libro se refleja la ecuación patrimonial; por ello las cuentas se presentan por grupos, así; primero las cuentas del Activo, luego las cuentas del Pasivo, y por último, las cuentas del Patrimonio. Se debe recordar que si se desconoce el patrimonio, este se obtiene aplicando la ecuación patrimonial.Corrección de errores. Cuando en los registros de inventarios o balances se cometen errores, éstos pueden corregirse anulando la página y asentando los valores correctos en la página siguiente.Hoja de libro de Inventarios y Balances. En este libro se registra, en primer lugar, el inventario inicial o final y luego se procede a registrar el Balance General correspondiente.Ejemplo, para la constitución de la Empresa American Electric Ltda. Diego Bustos hace aportes de un terreno por valor de $100’000.000 según nota de contabilidad 1, la socia Paola Peña aporta $80’000.000 en efectivo según recibo de caja 1, y muebles



para la oficina por valor de $5’600.000 según factura N° 5656, la socia Deyanira Ruiz aporta mercancía por valor de $45’000.000 según factura N° 899, y $12’000.000 con cheque N° 9876543 de BanCoñac según recibo de caja 2.

El Balance General es el resumen del inventario, en el que aparecen únicamente las cuentas principales y se aplica la ecuación patrimonial.



Libro DiarioEs un libro principal, en el que se registra en orden cronológico cada comprobante de contabilidad elaborado por la empresa durante un mes.Con el fin de obtener mayor movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro Mayor en la columna de movimiento mensual.Registros en el libro Diario Columnario. Una vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta las siguientes columnas:

1.Fecha. Aquí se escribe el año, mes y día del comprobante que se está

registrando.

2.Detalle o Descripción. En esta columna se escribe el nombre y el número del

comprobante.

3.Una serie de columnas con Debe y Haber. Cada columna doble corresponde al

nombre de una cuenta; las dos últimas, se utilizan para Cuentas varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos débitos y créditos.

Procedimientos. Se inicia el Diario Columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que

corresponde al Inventario General Inicial y se traslada esta información al libro Mayor y Balances.

Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de contabilidad correspondientes a un mes.

Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.

Al finalizar el período contable, se registran, en igual forma que el comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta información se traslada al libro Mayor y Balances.

Corrección de errores. Cuando se escribe en alguna cuenta valores incorrectos, se anula el folio con la explicación correspondiente y la firma del contador.



Valores expresados en miles de pesos

Libro Mayor y BalancesEs un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética; la información se toma del libro Diario Columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.Registro en el libro Mayor y Balances. Se inicia con los saldos de apertura y se continúa con los movimientos mensuales registrados en las siguientes columnas:

1.Cuentas. Aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.

2.Código. Se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el

catálogo de cuentas de la empresa, tomando el PUC.

3.Saldo anterior. Se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta

correspondiente al período anterior.

4.Movimiento del mes. En esta columna se registra el movimiento débito y crédito

mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro Diario Columnario.

5.Saldos. En esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los

datos de las columnas Saldos anteriores y Movimiento, así; movimientos iguales se suman y movimientos contrarios se restan.

Cuadro de movimiento de saldos:



Los saldos de las cuentas del Activo, generalmente, son débitos, aunque puede darse el caso, como Bancos, que resulte saldo crédito, cuando está en sobregiro. Las cuentas de Costos y Gastos tienen saldo débito, y las cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingreso tienen saldo crédito.Procedimientos.

Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos Anteriores. Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al

Movimiento. Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituyen

los saldos anteriores del mes siguiente. Al finalizar el período contable, en la columna Movimiento se registra el

comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados financieros.

Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al Balance General.

Corrección de errores. Cuando se cometen errores en este libro, pueden corregirse así:

Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.



Libros AuxiliaresSon los libros de contabilidad en los que se registra en forma detallada, los valores e información registrados en los libros principales; no requieren registro en la Cámara de Comercio.Cada empresa determina el número de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje.

Registro en los libros auxiliares. Se traslada a los libros auxiliares la información presentada en las columnas parciales de comprobante de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar, o tomando la información directamente de los soportes codificados para el registro contable.

1.Fecha. Cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de

diario correspondiente.

2.Detalle. Se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.

3.Número de comprobante de contabilidad. Se registran en orden consecutivo.

4.Débitos y Créditos. Se registra el movimiento dl valor débito o crédito de cada

subcuenta, tomado de la columna parciales del comprobante de contabilidad.

5.Saldos. Aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento débito o

crédito de acuerdo con las siguientes reglas:a. En las cuentas del Activo, Costos y Gastos, por tener saldo débito, la

columna Saldos aumenta con los valores registrados en el Debe y disminuye con los valores registrados en el Haber.



b. En las cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingresos, por tener saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el Haber y disminuye con los valores registrados en el Debe.

Corrección de errores. Pueden presentarse vario casos: Omisión de uno varios asientos contables. Se registran en la fecha en

que se advierten, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de omisión en el detalle.

Error en el registro de la cantidad. Cualquier error en los asiento se registra con un nuevo asiento. Para anular el asiento errado, contabilizar la misma cantidad en la columna contraria y registrar el asiento correcto.

Registro en otra cuenta. En este caso se anula el registro en la cuenta equivocada, por medio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda.

Error en la fecha. En este caso, como no puede alterarse el orden cronológico, se anula el asiento con la explicación correspondiente y se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.



Trabajo a entregar.¿Qué situaciones se prohíben en los libros de comercio?¿Cuándo se aplicará sanción en cuanto a libros de contabilidad se refiere?Mencione y explique otros tipos de auxiliares.Explique el Libro de actas y Registro de Socios.Explique el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias.Explique el Libro Fiscal de Registro de Facturación.Explique el Registro Consolidado de Facturación.


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