Hoş geldiniz

Protokol Becerilerini Geliştirme Semineri

Acar Acartürk

Uygulama alanı olarak protokoller UluslararasıDiplomatik

Saray Devlet Siyasi Askeri Mülki Kamusal (sivil)

Adli AkademikDini Spor

Protokol;

Kurumsal yaşam ve alanlarda; ‘makamda,toplantılarda, kabul ve

ziyaretlerde,davet ve törenlerde’ resmi ilişkilere ve görüşmelere yönelik yöntem ve biçim yönünden uyulması ve

uygulanması gereken kurallar bütünüdür.

Protokolde önemli kişiler

Yöneticiler, yöneticilik yapmış olanlarKonuklar (davet edilen, kabul edilen)Hanımlar (her durum ve şartta)

AYRICA; komutanlar diplomatlar politikacılar

hakim ve savcılar bilim adamları

tanınmış sanatçı,gazeteci, yazar,sporcular iş adamları

din adamları sivil toplum kuruluş başkanları

Kamusal ve toplumsal yaşamda;saygı ve nezaket kuralları, ulusal protokolün

sosyal yönünü oluşturur

Mesleki iletişimde Protokol kuralları; ‘saygı, ilgi ve özen göstermenin resmi adap

kullanılarak yapılması’ olarak özetlenebilir…

Protokol bu anlamda nerelerde işler

Makam odaları Makam otomobilleri Toplantılar Törenler Resmi davet ve ziyaretler

Türk yöneticisi tarzı konuk etme

Görüşmenin hemen başında çay veya kahve Zamanın oldukça esnek kullanımı Karar verme süresinin uzunluğu Sertlikten ve söz kesilmesinden asla hoşlanmamak ama

kendi kullanmak Randevularda bekleme, bekletme ve gecikmeler Görüşmelerde hanımlar daha etkilidir Resmi giyime ve şık olmaya önem verilir, erkeklerde

kravat,ceket; hanımlarda resmi giyim önemlidir

Makam odalarında davranış modelleri .1. -Yöneticiye vekalet eden kişi makamda oturmamalıdır.

(resmi kabul ve toplantılar hariç) -Makam sahibi, üst makamım ziyaretinde koltuğunu teklif

eder -Protokol listelerinde makam sahibinden önce

gelenler ve denk olanlar kapıda karşılanır. -Randevusuz, habersiz, davetsiz gelen üst/eş düzey

konuk; makamdan kalkıp yaklaşılarak makam

ortasında karşılanır -Ast ziyaretçi, iş sahibi, müşteri, vb. makam

masasından ayrılmadan koltuğa davet edilir

Makam odalarında davranış modelleri .2. -Konuk üst, yaşça, kıdem olarak büyük, ünlü, önemli bir

kişi ise makam sahibi, makamdan kalkarak karşısına

oturur ve kişiyi ast durumundan kurtarır. -Makam sahibi, konuklarını; eğer varsa konuk ağırlama

bölümünde misafir etmelidir. -Makam odasına iş, görüşme, ziyaret için gelen

kişilerin ayakta tutulması doğru değildir.Makam sahibi tarafından şeklende olsa koltuklara davet

edilmelidir. -Makamda oturan yönetici odaya bir üstü,eşiti yada astı

harici bir bayan girdiği zaman muhakkak ayağa

kalkmalıdır.

Makam odalarında davranış modelleri .3. -Üst veya konukla görüşme esnasında içeriye ziyaretçi

kabul edilmez. -Telefon görüşmesi alınmaz,evrak imzalanmaz. Çok zaruri

durumlarda nezaketen özür dilenir.

-Makam sahibi makamda, özel iletişimi olan ast, arkadaş,aile yakını,müşterilere üçüncü kişilerin

yanında resmi hitapta bulunmalıdır.

-İkram her konuğa yapılır,eşit ve astlara, müşterilere bizzat sorulabilir, üst ve özellikli konuklara servis

elemanı aracı kullanılır.

İl ve İlçe Protokolü

1. Vali 2. T.B.M.M. Üyeleri

(Varsa; Orgeneral ve Oramiraller önce gelir) 3. Mahallin en byk. Komutanı, generaller,

Amiraller, Garnizon Komutanı 4. Belediye Bşk. İlçelerde; ilçe bld. Bşk.

5. Adli Yüksek Makamlar (Örnk. Cumhuriyet Baş Savcısı)

19. Özel Banka Müdürleri

Türkiye Cumhuriyeti Devlet Protokolü Cumhur Başkanı

T.B.M.M. Başkanı Başbakan

Genel Kurmay Başkanı Ana Muhalefet Partisi Başkanı

Eski Cumhur Başkanları Anayasa Mahkemesi Başkanı

Yargıtay 1. Başkanı

Danıştay Başkanı

Bakanlar Kurulu Üyeleri

Kuvvet Komutanları (Dnz. Kr. Hv. Jndrm.)

Sosyal Davranış Protokolü

Hitap; Üst düzey yöneticilere her türlü takdim ve hitapta, sadece

resmi unvanlarıyla hitap edilir. İsim kullanılmaz Sosyal ortamlarda, birebir ilişkilerde sayın…

mız/miz kullanılır.

Örnek …‘Sayın Maliye Bakanı’

‘Sayın Bakanımız’

Sosyal Davranış Protokolü

Hitap; Astlara resmi ortamlarda unvanlarıyla (sayın personel müdürü), yarı resmi ortamlarda bey hanım ekleyerek

(Ayşe hanım/sn. Ayşe Çolak) hitap edilir

Abi,canım,abla,amca ,sadece isimle yapılan

hitaplar uygun değildir.

Sosyal Davranış Protokolü

Yazılı Hitap;

Önce sayın sözcüğü, sonra kişi adı, en son alta unvan

yazılır

…Örnek…Sayın Ahmet ERGUN

Prof. Dr.

Tübitak Eğtm. Dairesi Bşk.

Hitap;

Sayın sözcüğü sadece ad ile kullanılmaz(Sayın Ahmet, Gelebilir misiniz-yanlış-)

(sayın Ahmet bey –yanlış-)

Sosyal ortamlarda, birebir ilişkilerde sayın…

mız/miz kullanılır.

Sayın müdire -yanlış-

Görevden ayrılmış/emekli olmuş kişiler için hitap;

Son resmi görev unvanı ile hitap etmek protokol nezaketidir. Ancak resmi ortam yada yazılarda

eski ifadesi kullanılır;

sn. maliye eski bakanı/bakanımız

‘Eski’ kelimesi kurumun yada unvanın önüne konmaz, isimin önüne konulur

-sn. eski genel kurmay başkanı -yanlış-

-genel kurmay eski başkanı sn...... - doğru-

-sn. prof. Dr Ahmet HATİPOĞLU-yanlış-

-prof. Dr. Sn. Ahmet HATİPOĞLU-doğru-

Resmi yazılarda ‘arz-rica’ Alt ve ast kuruluşlara, birimlere,kişilere ‘rica’

edilirÜst makamlara, üst kuruluşlara ve üst kişilere

‘arz’ edilirAynı,eşit düzeyde olan kuruluşlara birimlere ve

kişilere ‘arz’ edilirast ve üst olan kişi kuruluş yada birimlere birlikte

gönderilecek yazılarda ‘arz ve rica ederim’ birlikte kullanılır.

Bağlı bulunulan üst makam adına o makamın altındaki her türlü birime gönderilen yazıda ‘rica’

edilir

Resmi yazılarda imza

Asıl;örnek(imza)

Ahmet HAYDAR

Eğitim Dairesi Bşkn. Vkl. Adına ;(imza)

Ahmet HAYDAREğitim Dairesi Başkanı a.

Telefonda Görüşme Protokolü

Telefonun iki defadan fazla çaldırılmadan

açılması Önce merhaba,sonra kim olduğumuz ve nereden

aradığımızı belirtmek ve kiminle görüşmek istediğimizi

söylemek

Görüşülecek konuyu önceden not edip hazırlıklı

aramak

Konuşurken önemli noktaları not etmek’

Telefonda Görüşme Protokolü Üstlere saygılar sunarak, eş değer ve astlara iyi

günler dileyerek konuşmaya başlamak ve

kapatmak Yöneticiler dış hatları mümkün olduğunca kendileri

aramamalı nasıl tanıtıldığını bilmeli ve tekrara düşmemeliArayan kişilere;

‘Orası neresi’ yerine ‘falan yer mi’ ‘kimsiniz’ yerine ‘kiminle görüşüyorum’ ifadeleri

kullanılmalı

‘Alo’ ifadesi kesinlikle kullanılmamalı, ‘efendim’ yada üstlere ‘buyurun efendim’ şeklinde telefon

açılmalı

Telefonda Görüşme Protokolü Resmi görüşmelerde ast üste telefon etmiş olsa bile telefonu kapatma önceliği sadece üst amire

aittir Üst amir telefonla konuşurken içeri girilmez, içerideyken

gelirse izin istenip dışarı çıkılır

Herhangi bir üst arandığında eğer müsait olmadığı,konuğu olduğu hissedilirse kısada olsa

konuşulmamalı

Telefonda söylenen önemli isimler, rakamlar vb.

kodlanarak tekrar edilmeli

Telefonda Görüşme Protokolü

Yüzyüze görüşülebilecek konular özellikle amirlere telefon tercih edilerek aktarılmamalı,

telefonda ‘beni görmek istemişsiniz’ vb. tabirler

kullanılmaz

Üst arandığında yerine başkası açtıysa ast tarafından ‘beni arayabilir mi’ mesajı bırakılamaz

Telefonla aramalarda, özellikle Cep telefonu aramalarında karşıdaki kişiye önce müsait olup

olmadığı sorulmalı