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Kelyan, specializzata in soluzioni che miglioranol’efficienza e il costo dei processi aziendali
presenta
Soluzione Cloud completa e modulare per la gestione e la dematerializzazione dei documenti.
ERP
I processi rappresentano quello che realmente viene fatto in un’azienda. Innovarli, quindi, è la strada giusta per incrementare la competitività.
Utilizzando tecnologie proprie e di terze parti, Kelyan ha sviluppato una serie di già pronti ad innovare ed“Servizi Atomici” in Cloud integrare i processi nei vari ambiti aziendali e anche in mobilità.
La gestione documentale entra in questa strategia globale.E così Kelyan ha creato , una soluzione che raggruppaK-Filestutti i Servici Atomici che servono a soddisfare le esigenze di . trasporto, archiviazione e ciclo di vita dei documenti
Il focus sui processi aziendali e la loro integrazione
ONE VISION Kelyan
K-Files
La soluzione completa per la gestione e la dematerializzazione dei documenti
K-Files è una suite modulare di servizi: il cliente può avvalersi di ogni singolo servizio in modo autonomo e indipendente rispetto al completo flusso documentale. Ad esempio:
basta accendere alcuni servizi relativi al per ridurre sensibilmente le risorse necessarie in contabilità fornitoriciclo passivo o accendere l’app per gli per autorizzare e firmare documenti fuori ufficio utenti in mobilità o ancora accendere i servizi di per liberare spazio Conservazione Sostitutiva dagli archivi cartacei, in piena conformità alle normative vigenti.
Nel tempo, il cliente può decidere dieffettuare integrazioni o modificare la tipologia di servizio.
PROCESSI DI FIRMA
UTENTI IN MOBILITÀ
K-Files Portable Libro Firma
CICLO ATTIVO
PortaleDocumen�
Mail Fax PECPostaIbridaScansione Barcode
ScrivaniaDigitale
CICLO PASSIVO
Il cuore di K-Files
Document Management System Motore a Regole
DocumentoInforma�co
Portale Ges�one Servizi
Web ServicesServizio
Conteggio PagineERP
BUSINESS PROCESSMODELING (BPM)
K-Flow
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
K-Sost
Qualificata Massiva
Remota
Il modello di business proposto da Kelyan va incontro alle nuove esigenze degli imprenditori anche dove è necessario automatizzare i flussi dei documenti. L’architettura di K-Files permette di archiviare digitalmente, in piena sicurezza, grandi quantità di documenti, . senza dover investire in costose infrastruttureInoltre, K-Files è erogato in modalità On Demand, il che permette di: i servizi che servono alla riduzione dei costi dei processiattivare subito in base ai documenti effettivamente archiviati.pagare a consumo
Il concetto On Demand anche in K-Files
Bassi investimenti iniziali e costi proporzionali ai benefici
K-Files Le funzionalità di base
Integrabile con i principali sistemi gestionali presenti sul mercato, sfrutta le migliori tecnologie per permettere:K-Files di preparare, normalizzare, elaborare, indicizzare documenti prima della loro archiviazione di creare classificazioni dinamiche e pratiche organizzate in base alle esigenze dell’utente che avrà necessità di consultarle di trovare i documenti in modo veloce e a seconda delle profilazioni e filtri stabiliti attraverso diverse possibilità di ricerca di creare regole specifiche attraverso l’analisi dei documenti stessi per distribuirli all’interno o all’esterno dell’azienda.
Motore a Regole
DISTRIBUZIONE
Web Services
Fax
PEC
PostaIbrida
Scansione
ACQUISIZIONE
Fax
PEC
PostaIbrida
ERP/CRM, altri Data Base
Document Management System
Full Text o per Chiavi
RICERCA
Applicazioni legacy già in uso in azienda
Web Services
K-Files Portable + Browser
K-Files: meno costi, più efficienza, velocità e trasparenza, maggior controllo e sicurezza, minore impatto ambientale.
CICLO ATTIVO La Distribuzione dei Documenti
ERP
Archiviazione
Internet Data Center
Delivery
Autorizzazione invio
Firma
ConservazioneSostitutiva
Oggi, circa il 95% delle fatture clienti vengono inviate in formato cartaceo, il che comporta numerose attività manuali nei processi di produzione, distribuzione ed archiviazione dei documenti.
Per l'azienda, questo implica: elevato tasso di errore nella gestione delle fatture costi elevati di stampa e di materiali di consumo costo elevato per la distribuzione e l’archiviazione ritardi nel recupero dei crediti insoddisfazione dei clienti.
La completa automazione del ciclo attivo tramite il di questi problemi.Portale Documenti K-Files risolve
Ogni fattura è archiviata automaticamente e portata in Conservazione Sostitutiva a norma di legge. Niente più carta.
Permette ai clienti certificati di visionare e scaricare i documenti via web, in totale sicurezza e conformemente alle norme per la privacy. Ciò diminuisce i costi ed elimina i tempi di consegna a mano.
Perché scegliere il Portale Documenti
Riduce i costi di invio e conservazione della fatture a pochi centesimi cadauna, facendo risparmiare anche moltissimo tempo al personale addetto (dal 15 al 30% delle ore uomo).
Rende possibile la distribuzione automatica e multicanale dei documenti tramite PEC, E-mail, Fax e Postalizzazione.
Consente di attuare, sui clienti, strategie di incentivazione alla scelta dei canali più convenienti. Ad esempio: la PEC, oltre adessere più sicura di una raccomandata A/R, è 80 volte meno costosa rispetto alla posta tradizionale. Inoltre, garantisce la data certa di ricezione della fattura, necessaria per determinarne la data di scadenza.
PortaleDocumen�
CICLO PASSIVO La Dematerializzazione dei Documenti
Il ciclo passivo è un processo critico perché comporta: differenti formati/canali di ricezione delle fatture tempi lunghi per la registrazione e riconciliazione rischi di errori umani in fase di registrazione tempi lunghi per l’approvazione pagamento archiviazione cartacea non organica e costosa.
Attraverso la di K-Files, è possibile Scrivania Digitale automatizzare il processo di acquisizione, registrazione, controllo ed inserimento in prima nota delle fatture passive.
Il tutto indipendentemente dalla numerosità dei documenti e dal modo in cui si ricevono dai fornitori. Scrivania Digitale rende digitale ciò che è cartaceo e mantiene digitale ciò che già lo è.
Protocollo in ingresso
Approvazione pagamento
Archiviazione
Internet Data Center
ConservazioneSostitutiva
Ricezione Fatture
Registrazione
Perché scegliere la Scrivania Digitale
I componenti di riconoscimento dei caratteri e analisi semantica e l’interfaccia ad elevata usabilità semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei documenti. I documenti possono essere maneggiati come se fossero su carta tramite semplici gesti sul touch screen.
Il sistema memorizza le eventuali correzioni derivanti dall’operatore per future interpretazioni ed indicizzazioni.
Gli automatismi e l’esperienza di tipo tattile velocizzano i processi, permettono una forte riduzione degli errori, dei costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di formazione.
Per particolari esigenze, possono essere associate ai documenti
informazioni aggiuntive, come la Firma Digitale o il Protocollo IVA.
Il documento validato è archiviato digitalmente e può essere successivamente portato in Conservazione Sostitutiva.
Il tutto all’interno del . Cloud Kelyan
SRL
SRL
ScrivaniaDigitale
BUSINESS PROCESS MODELING La Gestione Automatizzata dei Processi
Kelyan propone un sistema evoluto che permette al personale di lavorare con una produttività mai sperimentata prima: . K-Flow
Accessibile attraverso un qualsiasi web browser, consente di creare e modificare i processi disegnandoli facilmente, proprio come si disegna sulla carta un diagramma di flusso.
L’allineamento immediato degli strumenti software per l'esecuzione operativa dei processi e la gestione dei documenti consente di supportare con agilità le evoluzioni del business aziendale.
Processo Recupero dei Credi� Processo Richiesta di Acquisto Processo Protocollo in Ingresso Processo Determine
Apertura Pratica di Recupero Crediti Assegnazione del Protocollo Apertura Pratica Determine
Chiusura Pra�ca Chiusura Pra�ca RDA Chiusura Processo Protocollo Chiusura Pra�ca
Apertura Pratica di RDA
Gestione SollecitiUfficio Recupero Crediti
Ufficio Commerciale Uffici Tecnici
Visite - Mail/PEC Piano di Rientro
Pratica all’Uff. Legale Recupero del Credito
Assegnazione Attività all’ufficio competente
Attività sul Cliente
Azioni sul Cliente
Compilazione RichiestaUtente Interno Uff. Corrispondenza/Protocollo
Proposta di DeterminaUfficio competente
Resp. di Funzione Processo di FirmaScansione
Documento CartaceoIndicizzazione Dirigente competente
Ufficio Acquisti Verifica dei prezzie del Fornitore
Assegnazione Documentoal Destinatario
Ricevuta Ufficio Ragioneria
Caricamento Ordine sul sistema ERP
Richiesta di Firma alResponsabile competente Firma
Dirigente Uff. Ragioneria Processo di Firma
Accettazione Acquisto Distribuzione Impegno di Spesa
Ordine Fornitore Processo di Firma Approvazione Determina
Approvazione del Responsabile
Emissione Ordine al Fornitore
Dematerializzazione
AssociazioneProtocollo Univoco
Processo di Firma
Approvazione del Dirigente
Valutazioni EconomicheCapitolo di Spesa
Archiviazione Registro delle Determine
Approccio grafico ed intuitivo
Perché scegliere K-Flow
Permette la diretta importazione ed elaborazione dei dati provenieni dal sistema gestionale.
Consente di mappare ed aggiornare i processi con semplicità e in piena autonomia, con minimi sforzi formativi.
Consente la rapprensentazione dell’organizzazione, con gli uffici coinvolti nel processo, le tipologie ed i flussi documentali.
La massima visibilità e il controllo delle azioni intraprese velocizzano i processi e rendono più efficienti le prestazioni.
In ogni momento, è possibile tracciare lo stato di avanzamento del processo e l’ufficio coinvolto. La facilità di accesso e condivisione delle informazioni migliora la comunicazione interna e riduce i tempi di svolgimento delle pratiche.
Attraverso K-Flow, é possibile eliminare tutti i documenti cartacei previsti per i vari processi interni e rendere automatico qualsiasi flusso documentale che richieda compilazione, notifica, autorizzazione ecc. Anche in mobilità.
K-Flow
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA L’Archiviazione a Norma di Legge
Con K-Files, i nuovi documenti fiscali vengono già prodotti in formato elettronico e possono essere inviati in Conservazione Sostitutiva. La procedura assicura a vita:
la disponibilità del documento• la sua integrità nella forma e nel contenuto• la sua autenticità e la validità ai fini legali e fiscali, attestata dall’apposizione •
della marca temporale e della firma digitale.
Inoltre, la Conservazione Sostitutiva consente di eliminare i costi di affitto e manutenzione di spazi per l’archiviazione, che possono essere anche considerevoli vista la mole di documenti che, per legge, devono essere conservati per molti anni.
Kelyan, avvalendosi di personale altamente specializzato e di avanzati supporti i, propone , il servizio di tecnologici e informatic K-Sost Archiviazione a Norma
di Legge con Delega della Responsabilità per l’intero processo di conservazione.
Perché scegliere K-Sost con Delega
Come modulo di SostK-Files, K- esegue automaticamente la procedura di conservazione, da capo a piedi:
Sistemi Ges�onali
K-Files ca�ura i documen�
e li invia a K-Sost
K-Sostappone la
Firma Digitalee la marcatemporale
K-Sost genera i lo� per la
conservazionecon la frequenza
concordata
L’architettura di K-Sost, con console accessibile via web browser, consente il monitoraggio dell’intero processo.
I lotti sono memorizzati su sistemi di storage ad alta capacità ed affidabilità, il cui contenuto viene automaticamente replicato, tra sito principale e sito di disaster recovey (ad oltre 100 km di distanza).
I supporti ottici consegnati ai clienti sono autoconsistenti e consultabili senza necessità di software addizionale.
Kelyan pensa a tutto:
Rilasciato in copia al cliente nell’ambito del servizio. In caso di controllo, il cliente deve solamente presentare la copia, evidenziando le deleghe di responsabilità di Kelyan (il luogo di conservazione delle scritture è il Data Center)
Gestione e verifica periodica
dell'archivio sostitutivo
Riversamento sostitutivo,
qualora richiesto
Esibizione dei documenti a fronte di richieste del
cliente o delle autorità competenti
Produzione del Manuale di Conservazione
Sostitutiva Certificato
K-Sost
Tu� i documen� ele�ronici presen� in K-Files possono essere firma� digitalmente. Kelyan propone la . Firma Digitale Remota
Il servizio perme�e di a�vare il processo di firma senza dover portare sempre con sé l’hardware di supporto (Smart Card, Token USB).
È possibile inoltre cer�ficare la data e l'ora esa�a in cui è avvenuta l'operazione di firma apponendo sul file firmato una marca temporale.
I documen� firma� possono essere automa�camente archivia�, invia�, porta� in conservazione ed inseri� in un processo approva�vo.
L’Autenticazione dei Documenti ElettroniciPROCESSI DI FIRMA
Possibilità di apporre firme digitali senza ver ricorrere all'installazione di hardware o software dedicato, eliminando dole problematiche legate all'incompatibilità di particolari dispositivi (lettori, smart card, ecc.).
Possibilità di sottoscrivere digitalmente documenti informatici via web, in condizioni di massima sicurezza.
Perché scegliere la Firma Remota
I certificati di firma risiedono in Internet Data Center su sistemi HSM (Hardware Security Module), caratterizzati da massimi livelli di sicurezza, resistenza ed efficienza. Non importano né esportano mai i dati, bensì li generano o distruggono direttamente al loro interno. In questo modo, la gestione e verifica della firma è ulteriormente assicurata.
Firma Remota
Qualificata
Massiva
Non presidiata. Permette di firmare documenti in maniera automatica senza la necessità di intervento da parte del titolare del certificato di firma digitale. Il certificato di firma rimane sempre attivo in attesa dei documenti da firmare.
Le modalità di attivazioneÈ una firma presidiata. Permette di apporre firme su documenti singoli o multipli, ma sarà sempre attivata da un’azione dell'utente. Al momento della firma da parte del titolare del certificato, verrà richiesto di inserire username, password e un'ulteriore credenziale di autenticazione forte quale quella fornita da sistemi One Time Password (OTP), che verrà ricevuta via SMS, tramite App Smartphone, Token USB.
K-Files Portable Per avere sempre a portata di mano i documen� archivia� in K-Files, Kelyan propone l’App per iPad .K-Files Portable
Con i documen�:K-Files Portable, possono essere visualizzati, inviati per e-mail, inviati al Libro •
Firma per approvazione vengono organizzati in “scaffali” e “faldoni”, i quali possono essere •
creati e personalizzati per portare documenti personali ricevuti (ad esempio, tramite mail) che non sono stati archiviati in K-Files.
Quello che serve all’attività lavorativa anche fuori ufficioUTENTI IN MOBILITÀ
Libro Firma
Nel mondo del business, tablet e smartphone sono diventa� strumen� indispensabili di lavoro.
Per avere sempre con sé i documenti archiviati in K-Files anche in modalità offline.
Perché scegliere K-Files Portable
Facile organizzazione delle cartelline di lavoro in base agli appuntamenti programmati.
Servizio di Mobile Device Management incluso (protezione dei dati, gestione dell’App).
Alcuni documen� devono essere vista� e firma� da un responsabile, normalmente con esigenze di mobilità.
Kelyan me�e a disposizione un’applicazione del tu�o analoga al libro firma cartaceo, che u�lizza gli strumen� di Firma Digitale a�raverso un servizio web, accessibile da PC o tablet.
Il raccoglie in un’unica interfaccia verso il manager le autorizzazioni richieste dai diversi Libro Firmasistemi aziendali. Permette anche di apporre la Firma Digitale, con rispetto delle policies aziendali, in modo facile ed immediato su qualsiasi documento di business.
I·
Perché scegliere il Libro Firma
Rende le segreterie più efficienti e i manager meno vincolati alla presenza fisica in ufficio.
Riduce sensibilmente i tempi legati all’approvazione dei documenti.
Servizio di Mobile Device Management incluso (protezione dei dati, gestione dell’App).
www.kelyan.it800 199983
Kelyan opera da oltre trent'anni nel settore dell'Information Technology. Da più di 10, si è specializzata sui servizi in modalità Cloud e su soluzioni innovative che aiutano le aziende a creare efficienza di processo, liberandole per dedicare tutta l’energia alle loro attività strategiche, senza impegnare pesanti risorse per i tradizionali investimenti IT – a questo ci pensa Kelyan. Con sedi operative in Emilia Romagna, Piemonte, Lombardia e Veneto e copertura commerciale in tutta Italia, Kelyan conta sulla partnership con le migliori aziende di tecnologia informatica a livello mondiale. Dalla combinazione dei loro punti di forza con la visione e le competenze certificate di Kelyan nella gestione dei sistemi informativi aziendali, nascono soluzioni puntuali, indipendenti ed integrabili, pronte per portare consistenti vantaggi in termini di business. Questo è l’obiettivo di Kelyan, un’azienda il cui il valore aggiunto è apportato dall'esperienza, dal know-how e dalle capacità delle sue persone: specialisti nel rendere l’innovazione... semplice.