Klientų poreikių apibrėžimas

– Produktas turi atlikti tam tikrą funkciją atitinkančią kokį nors rodiklį;– Produktas privalo veikti specifinėje aplinkoje;– Produktas turi gyvuoti x metų;– Projekto biudžetas negali viršyti x eurų;– Projektas turi atitikti tam tikrus reikalavimus ir standartus;– Projektas turi atitikti patikimumo reikalavimus;– Produktas turi būti efektyvus; tai reikia išmatuoti kiekybiniais metodais;– Produktas negali prieštarauti įstatymams bei saugumo/sveikatos reikalavimams;– Darbo procesų ir sąlygų kūrimas turi sutapti su jau naudojama praktika;– Turi būti nubrėžtas tam tikras lygis – kiek galima pralaimėti, kuriant naują

sistemą;– Produktas turi būti gaminamas su iš anksto apibrėžta pridėtine verte;– Produktas turi turėti perspektyvų ateities plėtimuisi;– Produktas turi išeiti į rinką ir operuoti joje nustatytu laiku;– Produktas turi būti gaminamas patikimų, jei reikia, įvertintų auditorių, tikėjų;– Tiekėjai turi turėti patvirtintą kokybės valdymo sistemą;– Tiekėjai turi būti lankstūs;– Tiekėjai turi būti finansiškai stabilūs;

• Galiausiai, produktas turi būti paklausus ir pelningas.

Projekto įgyvendinamumo patikrinimas

• Įvertinti buvimo vietos įtaką projektui – su kokiomis logistikos problemomis bus susidurta projekto vykdymo metu? Dažnai tokios problemos būna didele našta įgyvendinat projektą.

• Įvertinti aplinkos poveikį produktui.• Įvertinti produkto poveikį aplinkai – ar produktas kenks ozono

sluoksniui? ir pan.• Įvertinti produkto atitikimą esamai madai; įvertinti jo estetinę

išvaizda ir patrauklumą.• Nustatyti tikslinę rinką. Kas pirks produktą? Į šį klausimą galima

atsakyti atlikus rinkos tyrimą.• Apskaičiuoti paklausos ir pasiūlos kreivę. Kokia prekės paklausa

dabar? Nuspėti, kokia paklausa bus ateityje.• Įvertinti konkurenciją su kitais rinkos dalyviais. Kaip jūsų produkto

rodiklių augimas gali pakeisti rinkos dalį?• Projekto pradžioje neįmanoma atsakyti į visus šiuos klausimus.

Neatsakyti klausimai parodo tas sritis, kurioms reikia daugiau tyrimų siekiant sumažinti riziką.

Socialinės ekonominės aplinkos analizė • Socialinės-ekonominės analizės metu apibrėžiami socialiniai ir

ekonominiai aspektai, į kuriuos reikia atsižvelgti rengiant ir įvertinant projekto strategiją ir marketingo koncepciją. Šie aspektai paprastai atspindi visuomenę ir jos kultūrą, socialinę ir ekonominę politiką, o taip pat egzistuojančias taisykles, tradicijas, papročius.

• Analizuojama, kokios galimybės ir rizika charakteringos duotam sektoriui, kuriame yra nagrinėjamas projektas. Pirmiausia analizuojamas sektoriaus gyvavimo ciklas. Gyvavimo ciklo fazių identifikavimas gali palengvinti išvadų dėl dabartinės ir būsimos rinkos potencialo, apimties ir rinkos dalies suformulavimą.

• Konkurencijos intensyvumas taip pat priklauso nuo įėjimo išėjimo barjerų, nuo spaudimo iš produktų-pakaitalų ir nuo galimybės vartotojams ir tiekėjams tarpusavyje susitarti.

• Įėjimo barjerams priskiriami veikiančių rinkoje firmų dydis, jų patirtis, esantys ryšiai su vartotojais, teikiamos nuolaidos bei privilegijos bei kt. Kuo aukštesnis šis barjeras, tuo didesnė rizika naujai įeinantiems į šį sektorių.

Apribojimų įvertinimas

Projekto ribojimais gali būti laikomi vidiniai ir išoriniai suvaržymai, galintys paveikti pasiekiamą projekto užmojį. Šie numatyti ribojimai gali būti skirstomi į tokias rūšis:

• Vidiniai projekto apribojimai• Vidiniai kolektyviniai apribojimai• Išoriniai projekto apribojimai

Vidiniai projektų apribojimai• Kelia pagrindinius klausimus apie produktą:

– Ar produktas gali būti pagamintas? Ar organizacija gali atitikti sąlygas?– Ar organizacija turi technologiją? Jei ne, ar įmanoma ją gauti; jei taip, tai iš ko?– Ar pradėti projektą su esama technologija, ar palaukti, kol bus prieinama nauja?– Ar projekto vystymo stadijoje turėtume sustabdyti technologijų kūrimą? Ar tai

turės įtakos technologijos spragoms projekto pabaigoje?– Ar naujasis technologijos komponentas yra 10% geresnis? Norint sumažinti

riziką ir neapibrėžtumą praktikai rekomenduoja naujovių procentą palaikyti mažesnį nei 10%.

– Ar yra kokių ypatingų konstrukcijos reikalavimų?– Ar reikia specialios įrangos produktui gaminti? Jei taip, ar ji prieinama?– Ar yra ypatingų transportavimo reikalavimų? Ar produktą galimą transportuoti

surinktą? Ar produktą reikia transportuoti dalimis ir surinkti vietoje?– Jei naudojamos naujos valdymo sistemos, ar jos bus konkurentabilios su

esamomis?– Ar projektas “įtelpa” į biudžetą?– Kokios yra reikalingos kokybės garantijos?– Ar paskirtas projekto vadovas? Ar surinkta komanda? Ar prieinami jiems visi

reikalingi resursai?• Ar organizacijai priimtinos yra rizikos ir neaiškumų galimos pasekmės?

Vidiniai kolektyviniai apribojimai

Visi šie klausimai tiesiogiai siejasi su projektu:• Finansiniai siekiai: projekto pasirinkimas gali būti pagrįstas finansinio

įgyvendinimo tyrimu, matuojamu investicijų susigrąžinimu, grynąja verte, kainos ir vertės analize ir pan.

• Rinkodara;• Apskaičiavimas ar projekto biudžetas bus pagrįstas apskaičiuota projekto

kaina ar pardavimo kaina?• Partnerystė: organizacija gali norėti projektą daryti su patyrusiu partneriu.• Pramoniniai santykiai: dažniausiai pramoniniai neramumai kyla dėl

užmokesčio ir darbo sąlygų neatitikimų. Projekto vadovas gali daryti įtaką šiom dviem sąlygom.

• Apmokymas: vykdomas projektas gali tapti mokymų pagrindu. Tokiu atveju apmokymas bus įtrauktas į projekto kaina.

• Eksportas: organizacija gali garyti įtaką kainai tam, kad naujos prekės / paslaugos pasiektų naują rinką arba tam, kad gautų naudos iš eksporto skatinimo.

• Jei organizacijos tikslai nesutampa su projekto tikslais, pirmenybę turi organizacijos tikslai. Tai gali padidinti projekto kaštus ir sukelti projekto vykdymo atidėliojimus, kurie turi būti numatyti pamatiniame plane.

Išoriniai apribojimai

Išoriniai ribojimai atsiranda už organizacijos ribų ir liečia tas sritis, kurioms projektas daro įtaką. Daugelis tokių ribojimų tik žinotini, bet nesvarstytini:

• Valstybiniai ir tarptautiniai teisės aktai.• Neprieinami ištekliai.• Transporto prieinamumas.• Užsienio valiutos prieinamumas ir kurso svyravimai.• Paklausos ir pasiūlos kreivė.• Aplinkosauga.• Oro sąlygos.• Politiniai neramumai.• Draudimai, leidimai, patentai ir pan.• Tai nėra išsamus ribojimų sąrašas, tačiau tai kontrolinis klausimų,

kuriuos organizacija turi patikrinti, paketas. Jis būtinas norint sumažinti riziką ir neužtikrintumą.

Alternatyvų įvertinimasAlternatyvų analizė – tai kompleksinio produkto skaidymas į jo sudedamąsias dalis tam, kad

nustatytume naujus, tikėtina efektyvesnius, būdus norimiems rezultatams pasiekti. Procesas turėtų prasidėti nuo kontrolinio sąrašo, kuris padės struktūrizuoti mintis. Tai gali būti pasiekta projektų vadyboje naudojamų priemonių pagalba:

• Darbų padalinimo struktūra;• Projekto veiklos;• Projekto alternatyvos.• Techninės charakteristikos turėtų palengvinti tiesioginį alternatyvų palyginimą, pvz.:

įrengimo pirkimo kaštai ir jo eksploatavimo kaštai. Šis procesas turėtų tęstis viso projekto metu. Jau minėtas kontrolinis sąrašas gali bendrais bruožais apibrėžti pagrindinius klausimus:

• Laikas: Ar projektas gali būti pabaigtas anksčiau?• Kaina: Ar gali būti sumažintas biudžetas?• Kokybė: Ar projektas gali būti atliktas taip, kad atitiktų klientui priimtiną kokybės lygį ir būtų

greičiau atliktas?• Ištekliai: Ar darbas gali būti taip efektyviai automatizuotas, kad kuo labiau sumažintų žmogiškojo

darbo poreikį?• Techniniai klausimai:

– Ar yra paprastesnė modelio konfigūracija ir paprastesnis metodas?– Ar gali būti naudojami pigesnės medžiagos?– Ar buvo apsvarstytos naujausios technologijos?– Ar buvo apsvarstytas kitokios įrangos naudojimas?

• Ar buvo pasiektas kompromisas tarp kainos, pristatymo tvarkaraščio ir techninio efektyvumo?

Konceptualinė Vystymo Įgyvendinimo Užbaigimo Fazė fazė fazė fazė

Koncepcijos įvertinimas

Įgyvendinamumo studija

Detalus įvertinimas

Baigiamoji ataskaita

Apskaičiavimo tikslumas

25% 10% 5% 0%

Įvertinimas Įkainojimas (ankstesni duomenys) (aktuali informacija)

Įkainojimas

Įkainojimas gali būti apibūdinamas, kaip detali projekto kaina, pagrįsta išsamiais apskaičiavimais. Įkainojimas reikalauja užbaigti šiuos veiksmus:

• Projektavimą ir kalkuliacijas;• Darbų apimtį, medžiagų sąrašą bei darbų sąrašus;• Detalųjį planavimą;• Patvirtinti subrangovų ir tiekėjų kainas, darbo valandas bei darbo

įkainius.• Beveik kiekvienas projekto aspektas turi būti apskaičiuotas, ir su

šiuo aukštu informacijos bei pastangų lygiu gali būti pasiekti tikslūs skaičiavimai +/-1 procentas.

• Projekto kainos įvertinimo tikslumas didėja projekto vykdymo eigoje. Kaip matome iš 1 pav., projekto įkainavimo tikslumas didėja nuo 25% paklaidos konceptualinėje fazėje iki 0% paklaidos užbaigimo fazėje.

Projekto kaina

Projekto įvertinimas gali būti padalintas į skirtingas išlaidų grupes:

• Tiesioginės išlaidos;• Netiesioginės išlaidos;• Su laiku susijusios išlaidos;• Darbo išlaidos;• Medžiagų ir įrangos kaina; • Transporto išlaidos;• Preliminarios ir bendrosios išlaidos;• Projekto valdymo išlaidos;• Projekto komandos samdymo kaina.

Tiesioginės išlaidos

• Tai tokios išlaidos, kurios gali būti identifikuojamos veikloje ar projekte. Šios išlaidos gali būti skiriamos, stebimos ar kontroliuojamos daug efektyviau nei netiesioginės. Tai atlyginimai projekto vadovams, specialistams, projekto veiklas įgyvendinantiems, išlaidos medžiagoms, tiesioginės išlaidos įrengimams, išlaidos perkamoms paslaugoms. Išskirtinis tiesioginių išlaidų bruožas, kad jos tiesiogiai gali būti priskiriamos atitinkamai veiklai ar projektui.

Netiesioginės išlaidosNetiesioginės išlaidos, taip pat dar vadinamos pridėtinėmis

išlaidomis, kurios negali būti tiesiogiai priskiriamos konkrečiai veiklai ar projektui, bet yra reikalingos palaikyti vykdančiai organizacijai:

• Valdymo išlaidos: vyresnieji vadybininkai, vertinimo skyrius, pardavimai ir marketingas, buhalterija, IT, administracija, personalo skyrius ir t.t.;

• Netiesioginės darbo išlaidos: apsauga, valytojai ir t.t. Tai vykdančios projektą organizacijos pagalbinis personalas;

• Medžiagos, nesusietos tiesiogiai su projektu: valymo medžiagos, atsarginės dalys;

• Įranga: kompiuteriai, kopijavimo aparatai, faksai;• Išlaidos mokymams, draudimui, nuomai ir t.t.Šios išlaidos padengiamos iš pridėtinių išlaidų mokesčio, ir

jei netinkamai valdomos, gali atimti dalį organizacijos pelno.

Darbo išlaidos

Darbo išlaidos sudaro tiesiogines darbo jėgos išlaidas. Nors darbo jėgos atlyginimai gali būti tiksliai nustatomi, taip pat yra gausybė kitų su darbu susijusių išlaidų. Paprastai darbo išlaidos dalinamos į 4 pagrindines grupes:

• atlyginimas;• susijusios su darbais išlaidos (draudimai, mokymai, atostogos, sirgimai ir

t.t.);• atskaitymai į pridėtines išlaidas (procentai nuo algos);• atskaitymai į organizacijos pelną (procentai nuo algos).• Pavyzdžiui, darbuotojo alga 2000E. Atskaitymai į pridėtines išlaidas: 25%

nuo algos = 500E• Atskaitymai į organizacijos pelną: 30% nuo algos = 600E• Darbo kaina = suminės darbuotojo išlaikymo išlaidos / darbo valandų

skaičius per mėnesį.• Suminės darbuotojo išlaikymo išlaidos per mėnesį = (alga + susijusios su

darbų išlaidos + atskaitymai į pridėtines išlaidas + atskaitymai į organizacijos pelną).

• Darbo kaina = 2000 + 700 + 500 + 600 = 26,62 E / Val.• 21 * 8

Pirkimo išlaidos

Į pirkimo išlaidas pirmiausia įskaičiuojamos visų perkamų prekių ir paslaugų kainos. Be to į pirkimo išlaidas įskaičiuojamos visų su pirkimų susijusių veiklų sąnaudos:

• Perkamų medžiagų ar paslaugų specifikacijų ir sąskaitų paruošimas;

• Perkamų medžiagų ar paslaugų paieška;• Prekių ar paslaugų teikėjų vertinimas;• Pirkimo grafikų sudarymas;• Nupirktų prekių patikrinimas;• Medžiagų sandėliavimo išlaidos.• Pirkimo išlaidos paprastai apskaičiuojamos organizacijos

lygmenyje ir taikomos visiems organizacijoje vykdomiems projektams. Pirkimo išlaidos būna nuo 10% iki 20% didesnės negu perkamų prekių ir paslaugų kainų suma.

Transportavimo išlaidos

Apskaičiuojant transportavimo išlaidas svarbu įvertinti papildomas išlaidas, kurios gali atsirasti pergabenant prekes iš tiekėjo gamyklos į projekto vykdymo vietą. Priklausomai nuo sutarties sąlygų jos gali būti tokios:

• Organizavimo, pakrovimo, pristatymo, transportavimo ir draudimo išlaidos dengia vien tik pirkėjas.

• Kitas prekių gabenimo būdas yra priklausantis nuo nuosavybės teisių pasikeitimo momento. Dažniausiai nuo prekių pakrovimo: gamintojas atsakingas už uosto mokesčius bei eksporto leidimus, kai tuo tarpu, klientas yra atsakingas transporto, draudimo ir kitas svarbias išlaidas.

• Kartais tiekėjas moka už pristatomas prekes iki galutinio pristatymo taško, taip pat draudimą. Klientas moka svarbius mokesčius.

• Tiesiog prekės pristatomos iki kliento durų, ir visą riziką, išlaidas, mokesčius prisiima tiekėjas.

Projekto valdymo išlaidos

Dažnai projekto valdymo išlaidos nėra tik valdymo personalo darbo užmokestis, bet jungia ir kitas susijusias išlaidas. Kai projekto gyvavimo ciklo fazės keičiasi, įtraukiamas skirtingas personalas iš įvairių organizacijos skyrių. Projekto valdymo mokestis gali būti išreikštas procentaliai nuo bendros projekto vertės. Tai dažniausiai būna 6-10% projekto vertės.

Valdymo išlaidų struktūra:• Projekto komandos atlyginimas ( vadovas, planuotojas,

buhalteris, vadybininkai ir kt.),• Projekto ofiso kaina (nuoma, vanduo, elektra, internetas,

telefonas),• Kelionės( automobiliai, skrydžiai, maistas),• Apsauga,• Mokymai (įvairių sričių).

Vertinimo metodai

Yra tam tikri apskaičiavimo metodai, kurie gali būti naudojami greitai ir gana tiksliai apskaičiuoti projekto parametrus. Vertinimo metodai, naudojami versle ir viešajame sektoriuje, labai skiriasi atskirose organizacijose, atsižvelgiant į tokius aspektus:

• Darbų įkainiai;• Parametrinis metodas;• Infliacija;• Apimties faktorius;• Bendri tarifai;• Dienos darbas.

Darbų įkainiai Skaičiuojant darbų įkainius įtraukiamos visos operacijos vykdant užduotį. 3 lentelė Darbų įkainių paskaičiavimo šablonas

VeiklaAprašymas Darbas Medžiagos Įranga Transportas Suma

D100 Pažymėti pamatus 1000 E 500 E 1500 E

D200 Iškasti pamatams duobę 5000 E 500 E 1000 E 500 E 7000 E

D300 Pakloti pamatus 3000 E 10000 E 3000 E 2000 E 18000 E

Tokio tipo paskaičiavimai būtini prieš sudarant su subrangovais sutartis. Be to šie skaičiavimai yra prielaida kritinio kelio metodui planuoti ir kontroliuoti.

Parametrinis metodas Šis metodas gali būti naudojamas ,kai projekto kai kurie parametrai gali būti procentaliai išreikšti 4 lentelė

Valdymo išlaidos5% nuo kontrakto kainos

Kokybės užtikrinimas 1% nuo kontrakto kainos

Pirkimo papildomos išlaidos 10% nuo pirkinių kainos

Įrangos samdymas 10% nuo įrangos kainos

Elektros instaliavimo darbai 5% nuo statybų kainos

Pelnas 20% nuo statybų kainos

Tai labai palengvina ir paspartina kai kurių planuojamo projekto parametrų kainos nustatymą.

5 lentelė Projekto finansinių rodiklių skaičiavimas įvertinant infliacijos lygį

20042005 2006

Bazinės kainos Infliacijos lygis

Nauja kaina Infliacijos lygis Nauja kaina

Darbas 100000 E 10% 110000 E 8% 118800 E

Medžiagos 400000 E 15% 460000 E 5% 483000 E

Suma 500000 E 12,2% 570000 E 6,6% 601800 E

Bendri tarifai

MetraiVamzdynai, elektros laidai

Kvadratiniai metrai Dekoravimas, dažymas, namo statymas

Kubiniai metrai Betonas, vandens tiekimas

Tonos Laivo statyba, krovinių gabenimas

KW Galingumas, elektros tiekimas

Km Automobilių nuoma, transportas

Valandos Darbas, įrenginių nuoma

Apskaičiavimų suvestinio dokumento pavyzdys

VeiklaAprašymas Biudžetas

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

Projekto valdymo mokestis

Viso

Pelnas

Iš viso

Netikėtumai

Vykdant projektą reikia atsižvelgti į netikėtumus dėl rizikos ir neužtikrintumo faktorių. Turi būti atsižvelgta į tokius veiksnius, kaip:

• Papildomas darbas, trūkstant apibrėžties;• Paskutinių projektavimų atidėliojimas dėl kliento, projektuotojo

kaltės;• Papildomas darbas dėl projektavimo klaidų; • Perdarymas, perstatymas dėl žaliavų netinkamumo;• Darbuotojų bei įrangos prastovos dėl svarbių atidėliojimų ir

netinkamo oro;• Prarasta produkcija dėl rinkos veiksmų, streikų;• Riboti tam tikros vietovės darbo ištekliai.• Netikėtumų dydis priklauso nuo daugelio faktorių:• Projekto tipo;• Bendro efektyvumo ir kompanijos kompetencijos;• Rizikos ir neužtikrintumo laipsnio.Netikėtumo rizika dažniausiai yra priskaičiuojama procentais nuo

darbinės veiklos.

Kainos – pelno analizė

Kainos – pelno analizė gali būti panaudojama įgyvendinimo tyrimo stadijoje tam, kad nustatytume finansinį projekto įgyvendinamumą. Ši analizė pagrįsta 3 ekonominiais principais:

• Pareto kriterijumi;• Hiks – Kaldor testu;• Pasiryžimo sumokėti testu.Esminė koncepcija išreiškia kainą ir pelną pinigų terminais. Jei

finansinė nauda viršija kaštus, tai projekto testas teigiamas. Pareto kriterijus teigia: “projektas turi padaryti kai kuriuos žmones turtingesniais nepadarydamas nė vieno neturtingesniu”. Realybėje ši situacija sunkiai pasiekiama.

• Hiks – Kaldor testas yra realistiškesnis. Juo teigiama: “visumos laimėjimas turi viršyti visumos pralaimėjimus”.