LAS CUENTAS CONTABLES.

CLASIFICACIÓN, ESTRUCTURA Y CONCEPTOS.

Las Cuentas Contables se Clasifican Principalmente en dos grandes grupos, que son: Las Cuentas Reales, y las Cuentas Nominales.

CUENTAS REALES: Dentro de este grupo se encuentran Tres clases de Cuentas que son: Las cuentas de Activos, las Cuentas de Pasivos y las Cuentas de Capital. Dichas cuentas son las que van a formar parte del Estado Financiero conocido y denominado como: Balance General.

CUENTAS NOMINALES: Dentro de este grupo de encuentran las tres restantes clases de Cuentas, que son: Las Cuentas de Ingresos, Las Cuentas de Costo de Ventas, y Las Cuentas de Gastos. Dichas Cuentas son las que van a formar parte del Estado Financiero conocido como: Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas.

ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA Y CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS CONTABLES:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ACTIVOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE PASIVOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE CAPITAL:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE INGRESOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COSTO DE VENTAS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE GASTOS:

Conceptos de los grupos y sub grupos de las cuentas contables

1.- LOS ACTIVOS:

1.- ACTIVOS: representa todos los bienes y derechos que posee un individual o una empresa, y se clasifican en: Activo Circulante, Activo Fijo (o Propiedad, Planta y Equipos), Cargos Diferidos, Otros Activos, y Valuación de Activos.

1.1.- ACTIVO CIRCULANTE: son activos que están en constante rotación y movimiento en la empresa, y su duración normal no es mayor a un año o ejercicio económico. Se sub dividen en: Activo Circulante Disponible, Activo Circulante Exigible, Activo Circulante Realizable, y Activo Circulante Pre pagado.

1.1.1.- ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE: está representado por el Dinero en efectivo disponible tanto en caja, como en las cuentas bancarias y tarjetas de crédito, tanto de empresas como de individuales. Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub grupo son: Caja, Caja Chica,

Bancos, Tarjeta de Crédito Disponible, entre otras.

1.1.2.- ACTIVO CIRCULANTE EXIGIBLE: son todos los derechos que poseen tanto empresas como individuales, que surgen normalmente de las operaciones crediticias producto de la actividad principal (Venta, o Prestación de Servicios). Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub grupo son: Cuentas por Cobrar, Efectos por Cobrar, Arrendamientos por Cobrar, entre otros.

1.1.3.- ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE: está representado por todas las Cuentas de Inventario de la Empresa, es decir tanto la mercancía de la cual dispone para la venta (Empresas Comerciales), como los materiales para la producción (Empresas Industriales).

1.1.4.- ACTIVO CIRCULANTE PREPAGADO: son todos los gastos y otros conceptos que van en beneficio de la empresa, y que son pagados de manera anticipada, es decir que se ejecuta la salida de dinero, y se genera el derecho de exigir ante un tercero la contraprestación del servicio o beneficio. Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub grupo son: Seguros Pagados por Adelantado, Alquileres Pre pagados, entre otros.

1.2.- ACTIVO FIJO: son todos los bienes tanto muebles como inmuebles, tangibles o intangibles que forman parte de la empresa, y que no están destinados para la venta u obtención de lucro por medio de estos, aun cuando en casos poco particulares, se puede llegar a vender alguno de estos Activos, por razones justificadas; sin embargo la presencia de estos en la empresa son necesarios para el normal y buen funcionamiento de esta, lo que ayuda de manera indirecta a que la empresa opere. Los Activos Fijos se clasifican en dos sub grupos que son:

1.2.1.- ACTIVO FIJO TANGIBLE: está representado por todos los bienes muebles o inmuebles de la empresa, que son tangibles. Las principales Activos que entran en este grupo son: Terreno, Vehículos, Maquinaria, Equipos de Oficina, Artículos de Oficina, Mobiliario, entre otros.

1.2.2.- ACTIVO FIJO INTANGIBLE: está representado por los activos que tiene la empresa que no son tangibles o palpables como tal, y poseen un valor intrínseco, el cual otorga normalmente el(los) dueño(s) de dichos activos. Las principales Activos que entran en este grupo son: Marca de Fábrica, Derecho de Autor, Plusvalía (Crédito Mercantil o Good will).

1.3.- CARGOS DIFERIDOS: Está representado por los gastos en los cuales incurre la empresa al momento de su inicio, así como también, los gastos que se ejecutan para mejorar un bien que no sea propiedad de la empresa; Las principales Cuentas que forman parte de este grupo son: Mejoras a Local

Arrendado, Gastos de Organización, Gastos de Constitución, entre otras.

1.4.- OTROS ACTIVOS: en este subgrupo entran las Cuentas de Activos que no se clasifican dentro de los subgrupos anteriores; Las Cuentas más comunes son: Inversiones a Largo Plazo, Acciones o Bonos en Otras Compañías, entre otras.

1.5.- VALUACIÓN DE ACTIVOS: en este grupo se encuentran las Cuentas que registran las Perdidas o Incrementos de Valor en los Activos; y estas son: Depreciación Acumulada de Activos, Provisión para Cuentas Incobrables, entre otras.

2. LOS PASIVOS

2.- PASIVOS: representa todas las obligaciones contraídas por un individual, o una empresa, a favor de un tercero. Los pasivos se Clasifican en: Pasivo Circulante, Pasivo a largo Plazo, Créditos Diferidos, y Otros Pasivos.

2.1.- PASIVO CIRCULANTE: representa todas las deudas a corto plazo, es decir que su pago total será realizado en un plazo no mayor a un año, o lo que sería igual a 365 días, a excepción del año bisiesto, para el cual se toman los 366 días. Las principales cuentas que forman parte de este grupo son: Cuentas por Pagar, Efectos por Pagar, Sueldos por Pagar, Intereses por Pagar, entre otras.

2.2.- PASIVO A LARGO PLAZO: representa todas las deudas a Largo Plazo, es decir, que van a ser pagadas en un periodo mayor a un año. Las Cuentas más comunes son: Crédito

Bancario por Pagar, Hipoteca por Pagar, entre otros.

2.3.- CRÉDITOS DIFERIDOS: representa principalmente el dinero recibido por la empresa de manera anticipada por parte de un tercero, por la prestación de un servicio, la venta de un bien, o algún otro concepto, por el cual la empresa queda obligada a cumplir con el compromiso adquirido ante este tercero. Las principales Cuentas son: Sueldos Cobrados por Anticipado, Intereses Cobrados por Anticipado, Comisiones Cobradas por Anticipado, entre otros.

2.4.- OTROS PASIVOS: son deudas que por su naturaleza especial no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás subgrupos. Las principales Cuentas son: Multas por Pagar, Embargos judiciales, entre otros.

3. EL CAPITAL

3.- CAPITAL: Agrupa el conjunto de Cuentas que representan el valor residual de comparar el Activo Total, menos el Total del Pasivo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Las principales cuentas del Capital o Patrimonio son: Cuenta Capital, Cuenta Personal, Entre otras.

4. LOS INGRESOS:

4.- INGRESOS: representa todas las entradas de dinero producto de las operaciones Normales o extraordinarias de un individual o de una empresa. Estos se clasifican en: Ingresos Ordinarios e Ingresos Extraordinarios.

4.1.- INGRESOS ORDINARIOS u OPERACIONALES: son los originarios la Venta de bienes y o Prestación de Servicios, casos estos que deben corresponder a la Actividad Principal de la empresa. Las Cuentas que forman parte de este Subgrupo son solamente: Ventas, y Prestación de Servicios.

4.2.- INGRESOS NO OPERACIONALES O EXTRAORDINARIOS: son las entradas de dinero provenientes de actividades y transacciones que no corresponden a la principal de la empresa. Las Cuentas más comunes son: Intereses Ganados ( Ingresos por Intereses), Ingresos por Comisiones, Ganancia en Venta de Activo, entre otras.

5.- LOS COSTOS DE VENTAS:

5.- COSTO DE VENTAS: está representado por las Compras tanto de Mercancía para la Venta como de Materia Prima (Empresas Manufactureras), así como también por todas las Cuentas que afectan a las Compras de manera directa o Indirecta en su valor. Las Principales Cuentas son: Compras, Devoluciones en Compras, Descuentos en Compras, Fletes en Compras, Gastos de Importación, Gastos Aduanales en Compras, entre otras.

6. LOS GASTOS:

6.- GASTOS: Representan las salidas de dinero tanto de operaciones normales de la empresa, como extraordinarias; y que en ningún caso pueden tomarse o confundirse dentro del rubro de Costos, Activos, u otros sub grupos que por su naturaleza incluyan partidas de Gastos especiales. Los Gastos se Clasifican en: Gastos Ordinarios u Operativos, y Gastos Extraordinarios o No operacionales.

6.1.- GASTOS ORDINARIOS U OPERATIVOS: son todos aquellos desembolsos en que incurre la empresa para su desenvolvimiento y operatividad normal y consecuente. Estos se clasifican o subdividen en: Gastos operativos de Ventas, y Gastos Operativos Administrativos o Financieros.

6.1.1.- GASTOS OPERATIVOS DE VENTAS: son los gastos correspondientes al departamento de Ventas, es decir que tienen que ver directa o indirectamente con las Ventas; entre las principales Cuentas están: Sueldos a Vendedores, Salarios Personal obrero de Despacho, Gastos de Embalaje en Ventas, Patente Municipal, Impuesto al valor Agregado IVA, entre otros.

6.1.2.- GASTOS OPERATIVOS ADMINISTRATIVOS O FINANCIEROS: son todos los demás gastos normales y necesarios de la empresa, pero que no tienen que ver con las ventas. Las principales Cuentas son: Sueldos Personal de la Empresa, Gastos legales, Honorarios profesionales, Servicios Públicos, Publicidad y Propaganda, Impuesto Sobre la

Renta, las Depreciaciones de los activos, entre otras.

6.2.- GASTOS NO OPERACIONALES O EXTRAORDINARIOS: Comprende las sumas de dinero pagadas y/o causadas por Gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto principal del ente económico. Las Cuentas más comunes son: Perdida en Venta de Activos, Notas de Débito por Devolución de Cheques, entre otras.

Teoría del cargo y del abono o partida doble

Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)

Activo     =    Pasivo +    Capital

> Esta ecuación siempre está en equilibrio.

> Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)

- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en

sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación 

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación

El activo aumenta cargándole (Debe).

El activo disminuye abonándole (Haber).

El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber)

El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe)

Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.

Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.

La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es el Haber.

A las anotaciones en el Debe se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos.

Nota: Las Cuentas son presentadas en forma de resumen en cada concepto de Grupos y Subgrupos, Así como también es importante aclara que esta clasificación está bajo mi criterio profesional. Queda del alumno el interés y la tarea de indagar más Cuentas Contables, así como también su uso.

 

 

PRECIO FUTURO

Es el precio en el cual se negocia un determinado activo en el mercado de futuro.

PRECIOS CONSTANTES

Esta expresión admite dos interpretaciones una, como el resultado de la eliminación de los cambios de precio de una variable a partir de un período tomado como base y, otra, como el cálculo de la capacidad adquisitiva de algún valor monetario en términos de un conjunto de bienes y servicios

PRECIOS CORRIENTES

Conjunto de precios que incluyen el efecto de la inflación.

PRESTAMOS

Transferencias que requieren ser reembolsadas. En las estadísticas del CAD, sólo se incluyen los préstamos que tengan un tiempo de vida mayor a un año. Los préstamos netos incluyen las deducciones de los reembolsos del principal, pero no el pago de intereses.

PRESUPUESTO

Instrumento de planeación y control realizado sobre bases estadísticas para proyectar resultados.

PRETÉRITA

Se dice de lo que ya ha pasado o sucedido.

PRIMA

Porcentaje que cobra el asegurador por el valor de los artículos que asegura

PROCESO CONTABLE

Ciclo contable.

PRODUCCIÓN REAL

Aquella que se calcula en forma monetaria tomando como base los precios de un período o un año, y refleja el incremento físico real de la producción una vez eliminada la variación o fluctuación de los precios. Generalmente, se utilizan los índices de precios para deflactar la producción nominal y volverla en términos reales, o a precios constantes.

PRODUCTIVIDAD

Es la razón entre el monto obtenido de un producto y los factores empleados para ello. Por ejemplo, tiempo de trabajo entre producción total.

PRODUCTO INTERNO BRUTO (PIB)

Es el total de bienes y servicios producidos en un país durante un periodo de tiempo determinado. Incluye la producción generada por nacionales residentes en el país y por extranjeros residentes en el país, y excluye la producción de nacionales residentes en el exterior.

PROMEDIO PONDERADO

Método para fijar el costo de las mercancías, según el cual se asigna un valor a las mercancías en existencia.

PROPEDéUTICA

Enseñanza preparatoria para el estudio de una disciplina.

PROPEDéUTICA CONTABLE

Introducción al conocimiento de la contabilidad concebida en un nivel de

abstracción científica, es decir, con un modelo mental de interpretación diferente.

PROVEEDORES

Industrial, comerciante, profesional, o cualquier otro agente económico que, a título oneroso o con un fin comercial, proporcione a otra persona un bien o servicio, de manera profesional y habitual.

PROVISIÓN

Suma conservada por la empresa con vistas a cubrir una carga o una pérdida eventual.

PROYECTO

Es el diseño y la ejecución del proceso que permite elaborar un producto determinado, ex-presado mediante trabajos teóricos y/o prácticos que integran un sistema de tareas docentes para solucionar un problema profesional determinado

RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO

Indicador que tiene por objeto medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. Se define como el total de los pasivos sobre el total de los activos.

RAZÓN FINANCIERA

Relación entre dos cantidades tomada en los estados financieros, presentada en forma reducida.

RÉDITO

Renta o beneficio que rinde un capital periódicamente o en un plazo único. Utilidad.

RÉDITOS

Intereses del capital.

REGALÍA

Compensación por el uso de la propiedad ajena basada sobre un porcentaje acordado de los ingresos resultantes de su uso. Por ejemplo, un fabricante por el uso de su maquinaria en la fábrica de otra persona. Generalmente, las regalías se asocian con la actividad extractiva, más especialmente con la actividad petrolera

REGISTRO MERCANTIL

Es dar publicidad a la existencia de ciertos actos señalados en la ley, de esta forma los actos registrados son oponibles a terceros

REINTEGRO

Restituir integralmente.

REINTEGROS DE EXPORTACIÓN

Operación en la que el exportador le entrega al Banco de la República a través del sistema financiero las divisas que obtiene de la exportación. Las autoridades fijan las condiciones generales para el reintegro.

RENTA GRAVABLE

Renta a la que efectivamente se le aplicará la tarifa correspondiente, una vez hechas las deducciones a que hubiere lugar.

REQUISICION

Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde tú puedes escoger la mejor para optimizar tus costos de operación! Únicamente tienes que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que requieres y nosotros de inmediato le informamos a todos los proveedores especializados para que te envíen una respuesta con lo que ofrecen. Ir a: Requisiciones

RESERVA

Comprende los valores que por mandato expreso del máximo órgano social se ha apropiado de las utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias para fines específicos.

RESERVAS INTERNACIONALES BRUTAS

Son los activos externos a disposición de las autoridades monetarias para financiar o regular los desequilibrios de la Balanza de Pagos.

RESERVAS INTERNACIONALES NETAS AJUSTADAS

Son sólo los activos externos de Colombia en poder del Banco de la República, calculados bajo el concepto contable de caja.

RESERVAS INTERNACIONALES NETAS NO AJUSTADAS

Equivalen a las reservas internacionales brutas descontando los pasivos de corto plazo del Banco de la República.

RETENCION

Es una parte que se guarda para garantizar el cumplimiento de alguna obligación, generalmente de tipo fiscal.

RUBRO

Título que se utiliza para agrupar un conjunto de cuentas

SALDO

Es la diferencia entre las cantidades anotadas al Debe y las anotadas al Haber de una cuenta. Si el total del Debe es mayor que el total del Haber es saldo deudor, si no, es saldo acreedor.

SOCIEDAD COMERCIAL

Asociación de personas naturales o jurídicas dedicadas a una actividad comercial de la que se persigue un núcleo o ganancia que se reparte entre los socios, de acuerdo con la proporción de sus aportes y con la naturaleza de la sociedad.

SUNTUARIOS

Relativo al lujo.

SUPERÁVIT

Balance positivo en la balanza de Pagos.

SUPERÁVIT FISCAL

Es el exceso de los ingresos sobre los egresos, ya sea, del sector público consolidado, del

gobierno central o del sector público no financiero

SUPERINTENDENCIAS

Es una entidad de servicio que tiene como fin especial organizar, regular y promover las actividades realizadas

SUPRA

Prefijo de origen latino que significa encima de, sobre, arriba o más allá.

TARIFA

Sinónimo de precio. En un sentido restringido, se usa para referirse al precio de los bienes o servicios de consumo colectivos, que son fijados unilateralmente por el oferente, sea o no con la participación de la autoridad. Sinónimo de Arancel o de derecho aduanero. En esta acepción corresponde al impuesto que debe pagarse por la importación de un bien en el momento de su internación.

TASA EFECTIVA

La tasa efectiva es aquella tasa que se calcula para un período determinado y que puede cubrir períodos intermedios, se representa por (i).

TENEDURÍA DE LIBROS

Se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es lo que permite obtener los datos, ajustados a dichos principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.

TRANSACCIÓN

Trato, convenio, negocio.

TRANSACCIÓN COMERCIAL

Intercambio de bienes o servicios con terceros, ajenos a la entidad y transferencia o utilización de bienes o servicios dentro del ente contable

TRANSFERENCIA

Renta de destinación específica. Las transferencias en Colombia se extienden a entidades territoriales (Situado Fiscal y Participación de los Municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación), para invertir, entre otras cosas, en salud y educación.

TRANSFERENCIA

Transferencia en contabilidad presupuestaria es todo desplazamiento patrimonial que tiene por objeto una entrega dineraria o en especie entre los distintos agentes de las Administraciones Públicas, y de éstos a otras entidades públicas o privadas y a particulares, así como las realizadas por éstas a una Administración Pública, todas ellas sin contrapartida directa por parte de los entes beneficiarios, destinándose dichos fondos a financiar operaciones o actividades no singularizadas

TRUEQUE

Intercambio de objetos o servicios por otros objetos o servicios, se diferencia de la compra/venta en que no aparece dinero.

USUFRUCTO

Derecho a disfrutar de bienes ajenos con la obligación de conservarlos. Provecho que se obtiene de una cosa.

USURA

Tipo de interés pagado por el uso del dinero ajeno superior al establecido por la Ley. Cobrar un tipo de interés superior al máximo legal sobre los préstamos. En su acepción moderna se refiere al cobro "abusivo" o "excesivo" de intereses sobre los prestamos, en relación al nivel corriente de las tasa de interés vigentes en el mercado. Según determinadas concepciones éticas vigentes en el pasado, se proclama la injusticia del cobro de cualquier interés, considerándose que constituía una apropiación indebida de ingresos por parte del prestamista.

UTILIDAD

Exceso de los ingresos netos, sobre los gastos del período.

VALOR AGREGADO

Suma del valor añadido en los procesos productivos de cada uno de los sectores de la economía.

VALOR CONTABLE

Valor presente del instrumento calculado según su tasa de compra.

VALOR DE CAMBIO

Un valor de cambio cualquier objeto o ser vivo que suela usarse para intercambios por otras cosas o seres vivos.

VALOR DE MERCADO

Valor obtenido de transacciones en las bolsas de valores o valor informado mensualmente por la Superintendencia de Bancos para efectos de valorización de la cartera de instrumentos transadles en el mercado, según el caso.

VALOR INTRÍNSECO

Valor de una acción obtenido dividiendo el activo neto de la sociedad por el número de sus acciones.

VALOR NOMINAL

Corresponde al valor inicial del instrumento emitido. Al tratarse de documentos descontadles que no tienen tasa nominal (por Ej. PDBC o PRBC), el valor nominal corresponde al valor final.

VALOR PAR

Corresponde al valor del capital no amortizado de un instrumento financiero, incluidos los correspondientes intereses y reajustes devengados.

VALUACIÓN

Poner precio a una cosa.

WALL STREET

Nombre popular que recibe el distrito de negocios y finanzas de la ciudad de New York.

ZONA FRANCA

Es un área delimitada del territorio nacional en la cual se ofrecen una serie de incentivos en materia cambiaria, tributaria, aduanera y de comercio exterior, con el propósito de fomentar l industrialización de bienes y servicios orientados prioritariamente a los mercados internacionales.

ZONA LIBRE DE COMERCIO

Es un área formada por dos o más países que de forma inmediata o paulatina suprimen las trabas aduaneras y comerciales entre sí, pero manteniendo cada una frente a terceros su propio arancel de aduanas y su régimen de comercio.

CAPITULO 2: LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CONCEPTO.- Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple (enumeración de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.

El Art. 37 de Código de Comercio determina que el  Libro de Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deberá formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente:

1° La relación exacta del dinero, valores, derechos (créditos por cobrar), bienes muebles e inmuebles que son de su

pertenencia y que los pone al servicio del funcionamiento y desarrollo de su empresa o negocio, de esta manera constituye su ACTIVO.

2° La relación exacta de las obligaciones (deudas) que contrae con proveedores y terceros apreciados en su valor real los cuales constituyen su pasivo.

3° Marcara la diferencia (resta) entre el activo y el pasivo cuyo resultado reflejara el CAPITAL con el que inicia sus operaciones comerciales y financieras.

INVENTARIO

CONCEPTO.- Es la relación pormenorizada, detallada y valorada de todos los bienes y obligaciones que la empresa posee, reflejados contablemente en ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL a una fecha determinada.

Cuando se efectúa un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes:

-Dimensiones

-Elementos que conforman parte de su estructura o elaboración

-Marca

-Modelo

-Color

-Número

-Serie, etc.

PARTES DEL INVENTARIO

a)     ACTIVO.- Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su funcionamiento y desarrollo.

b)    PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecución de funcionamiento y desarrollo.

c)     RESUMEN.- Viene a ser la comparación entre el total de los activos menos el pasivo, cuyo resultado es la determinación del capital de la empresa o negocio.

d)    BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en forma resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS (ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble.

Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura en el Libro Diario, lo cual se efectúa aplicando los principios de la partida doble lo que estudiaremos mas adelante.

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

1.- INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de la operaciones comerciales, para empresas que por primera vez hincan actividades se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deberá efectuar al inicio del periodo económico (02 de Enero de cada año).

2.- INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se practica en cualquier época del año, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, pérdidas, desastres naturales, etc.

3.- INVENTARIO FINAL o DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza al finalizar el periodo económico (31 de Diciembre de cada año) y es el que nos sirve para determinar la reapertura de los Libros para el ejercicio siguiente.

CASOS TIPICOS

1er. Caso: Una cuenta en el activo, sin pasivo

2do. Caso: Varias cuentas en el activo, sin pasivo

3er. Caso: Una cuenta en el activo y una en el pasivo

4to. Caso: Cuando el activo es mayor que el pasivo

5to. Caso: Cuando el activo es menor que el pasivo

6to. Caso: Cuando el activo es igual que el pasivo

TECNICA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Y PASIVO

La técnica más adecuada y aceptable para determinar el reconocimiento de las cuentas del activo y pasivo es la técnica de la "interrogante".

Dicha técnica consiste en plantearse una interrogante y luego buscar una respuesta en base a los conceptos o definiciones de de ACTIVOS Y PASIVOS respectivamente.

EJEMPLO 1: La empresa XYZ tiene dinero en efectivo.

Entonces, para poder determinar si el dinero que posee la empresa es Activo o Pasivo aperturamos la interrogante siguiente:

¿QUE ES EL DINERO?

Si en primera instancia no podemos absolver la interrogante, determinamos una repregunta conjugando con los conceptos de Activo y Pasivo, que seria así:

EL DINERO SERA: ¿BIEN?; ¿DERECHO?

                              

¿OBLIGACION? o ¿DEUDA?

Como el lector se habrá podido dar cuenta que las alternativas son las palabras "claves" basadas en los conceptos genéricos de Activos y Pasivos.

Entonces; luego de barajar la posible respuesta a la interrogante la respuesta seria:

El DINERO por lógica es un BIEN; en conclusión entonces la respuesta seria que el DINERO es un ACTIVO, y para que la respuesta sea completa el lector le dará la codificación correspondiente en base al Plan Contable General Revisado, que para el caso es la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA, especifica 101.1 DINERO EN EFECTIVO, el cual nos permitimos graficar:

10 CAJA Y BANCOS

     101 CAJA

            101.1 DINERO EN EFECTIVO

EJEMPLO 2: La empresa debe varias facturas a los proveedores

Para absolver si el planteamiento del ejemplo es Activo o Pasivo, efectuamos la interrogante:

¿QUE REPRESENTA LA DEUDA A PROVEEDORES?

De la misma forma que en el ejemplo anterior si no tenemos la respuesta en la forma inmediata recurrimos a la repregunta que seria así:

LA DEUDA APROVEEDORES SERA: ¿BIEN?; ¿DERECHO?

                                                           ¿OBLIGACION?

Entonces; luego de barajar las alternativas de respuesta consideramos que las deudas no son bienes ni derechos, por lo tanto son obligaciones que la empresa asume frente a sus proveedores por lo mismo que el deudor (empresa) esta en la obligación de cancelar el crédito que le fue otorgado. Por lo tanto por el concepto de Activos y Pasivos la respuesta es que toda obligación es un PASIVO, la cual esta representado por la cuenta genérica 42 del Plan Contable General Revisado, quedando graficado así:

42 PROVEEDORES

     421 FACTURAS POR PAGAR

            421.1 FACTURA Nº 01-234

Se recomienda al lector aplicar esta técnica de reconocimiento de cuentas del ACTIVO y PASIVO a fin de no tener dificultades en el reconocimiento efectivo de las cuentas.

CASO 1: UNA CUENTA EN EL ACTIVO, SIN PASIVO

ENUNCIADO: La Empresa Comercial "JOSHELYN" de la Srta. Joshelyn Zorrilla Miranda, con RUC N° 10273456910, inicia sus actividades el 02 de Enero suponiendo de:

-Dinero en Efectivo       S/. 50,000

INVENTARIO INICIAL DE COMERCIAL "JOSHELYN"

AL 02 DE ENERO DEL 2008

      I. ACTIVO S/. S/.

 10

CAJA Y BANCOS:  

   50.000,00

   101 CAJA

   50.000,00  

     TOTAL ACTIVO  

   50.000,00

           

      II.PASIVO    

      NO  EXISTE    

     III.RESÚME

N    

     TOTAL ACTIVO

   50.000,00  

  20 MERCADERIAS  

    29.500,00  

  33

INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO  

  8,700.00  

  40 TRIBUTOS POR PAGAR

          3.500,0

0

  41REM Y PAR. POR PAGAR    

      7.800,0

0

  42 PROVEEDORES    

    12.909,

00

  46

CTAS POR PAGAR DIVERSAS    

  180.000,00

  50 CAPITAL:    

      8.991,00

         

  213.200,00

  213.200,00

             

             

Huancayo 31 de Diciembre del 2008

 

CAPITULO 3: DIARIO GENERAL

LIBRO DIARIO

CONCEPTO: Es un Libro Obligatorio y Principal, de filiación simple en el que se registrara en forma ordenada y cronológica todas las operaciones o transacciones que realiza el empresario o comerciante, disgregando las cuentas DEUDORAS y ACREEDORAS.

APERTURA: Este Libro se inicia con el llamado "asiento de apertura" o "asiento inicial" que se origina en el Balance del inventario del Libro Inventarios y Balances, luego se seguirá registrando todas las operaciones hasta la finalización del periodo económico; por todo lo que se registra en este Libro se dice que es un historial cronológico de todo lo que ha ocurrido en la actividad comercial de la empresa.

LEGALIZACION: Para que este Libro tenga valor legal, al igual que todos los demás Libros,  deberán ser legalizados por el Notario publico en las capitales de provincias en el que se encuentra ubicado la empresa o negocio.

En el caso de que en el ámbito no exista una oficina notarial se optara la legalización mediante el Juzgado de Paz no Letrado de la jurisdicción. Este acto protocolar se efectuara en el primer folio útil del Libro.

La creación de los asientos contables en este Libro deben ser de acuerdo a los documentos fuente o sustentatorios que darán fe a la transacción comercial correspondiente.

EL RAYADO Y SU USO: DENOMINACION DEL LIBRO

LA PARTIDA DOBLE.- De acuerdo a las principios y procedimientos de contabilidad se determina que estos deben  ser llevados según el principios de la "PARTIDA DOBLE". Entonces podemos decir que la Partida Doble es la doble registracion de partidas basados en los principios fundamentales de las matemáticas porque en cada operación o también llamado "asiento contable" siempre existirá una cuenta "deudora y otra

"acreedora"; en otras palabras podemos afirmar que "todo lo que ingresa, sale" y es esto el sustento del principio fundamental de la partida doble que reza así:

                        "NO HAY DEDUDOR SIN ACREEDOR"

                        "NI ACREEDOR SIN DEUDOR"

Una de las cualidades que podemos resaltar de la Partida Doble es que se adapta a los cambios de nuevas modalidades de aplicación y se ajustan a las necesidades de las empresas modernas para su mejor enfoque y de esa manera alcanzar en forma clara y precisa la verdadera situación en la que se encuentra la empresa o el negocio para la futura toma de desiciones.

La aplicación de la Partida Doble a la teneduría de libros esta basada en el principio fundamental de que en toda operación comercial existe un DEUDOR y un ACREEDOR y cada uno de ellos expresados en valores monetarios en la misma proporción o cantidad.

PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE

ASIENTO CONTABLE:

Se denomina asi a la registracion o anotacion en el Libro Contable de una partida referente a un hecho comercial que esta conformada por una cuenta Deudora y otra Acreedora; varias cuentas Dedudoras y y una Acreedora y viceversa.

TIPOS DE ASIENTO CONTABLE:

A)    ASIENTO CONTABLE SIMPLE: Consta de una cuenta Deudora y otra Acreedora.

B)    ASIENTO CONTABLE COMPUESTO: Consta de varias cuentas Deudoras y una Acreedora y viceversa

PARTES DE UN ASIENTO CONTABLE:

A)    Fecha y línea de independización o separación

B)    Cuentas y Sub cuentas Deudoras y Acreedoras

C)    Cantidad de Cuentas Deudoras y Acreedoras

D)    Glosa, explicación, concepto o detalle.

EJEMPLO:

CLASES DE ASIENTOS CONTABLES:

A)    ASIENTO CONTABLE POR NATURALEZA: Es el asiento o registro contable que nos indica el lugar donde se han comprado o donde se han efectuado los gastos, con el objeto de planificar la producción o venta a realizarse

dentro del territorio nacional y de esa forma tener información a nivel macroeconómico.

B)    ASIENTO POR DESTINO: Es el asiento o registro contable que se efectúa a fin de aclarar y clasificar de lo que se ha comprado o gastado hacia que centro de costos se transfiere.

ACLARACION: Se deberá efectuar el asiento por destino siempre que se afecte (o utilice) las cuentas de la clase 6 excepto las cuentas 61 VARIACION DE EXITENCIAS, cuenta 66 GASTOS EXCEPCIONALES y la cuenta 69 COSTO DE VENTAS, siempre teniendo en cuenta la nomenclatura del Plan Contable General Revisado.

TECNICAS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS DEUDORAS (CARGO) Y CUENTAS

ACREEDORAS (ABONO)

Como ya lo planteamos para el caso de cuentas del activo y pasivo; de esta misma forma aplicaremos para el reconocimiento de las cuentas Deudoras y Acreedoras la Técnica de la Interrogante para que se esa forma el lector se compenetre aun mas y capte la intención con mayor determinación.

Debiendo aclarar que se efectuara una interrogante para determinar la cuenta deudora y otra interrogante para definir la cuenta acreedora.

EJEMPLOS:

1.- SE COMPRA MERCADERIAS AL CREDITO:

Para que la técnica de la interrogante pueda ser bien determinada le recordamos a los lectores que siempre que se compra o pague siempre ingresara un gasto, partiendo esta premisa determinamos la siguiente interrogante:

SI COMPRA MERCADERIAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA UN GASTO DE COMPRAS, el cual es representado contablemente por la cuenta 60 COMPRAS, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

Para dar cumplimiento al principio de la Partida Doble, levantamos la segunda interrogante a fin de establecer la cuenta acreedora o de salida, siendo la pregunta así:

SI COMPRA MERCADERIAS AL CREDITO,  ¿QUE SALE?

Respondiendo a la interrogante decimos que sale una OBLIGACION, frente a los proveedores el cual es representado contablemente por la cuenta 42 PROVEEDORES, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

Finalmente representamos el asiento contable registrado en el Libro Contable

DIARIO GENERAL

2.- SE VENDE MERCADERIAS AL CONTADO

     SI VENDE  MERCADERIAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA UN DERECHO, el cual es representado contablemente por la cuenta 12 CLIENTES, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

A continuación levantamos la segunda interrogante para determinar la partida doble.

     SI VENDE MERCADERIAS,  ¿QUE SALE?

Respondiendo a la interrogante decimos que sale una VENTA, el cual es representado contablemente por la cuenta 70 VENTAS, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

DIARIO GENERAL

3.- SE COBRA VARIAS FACTURAS POR VENTAS

          SI COBRAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA DINERO, el cual es representado contablemente por la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

A continuación levantamos la segunda interrogante para determinar la partida doble.

     SI COBRAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE SALE? Respondiendo a la interrogante decimos que sale EL DERECHO, el cual es representado contablemente por la cuenta 12 CLIENTES, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

DIARIO GENERAL

4.- PAGAMOS VARIAS FACTURAS POR COMPRAS:

               SI PAGAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE INGRESA?

La respuesta de acuerdo a lo mencionado antes será: INGRESA OBLIGACION, el cual es representado contablemente por la cuenta 42 PROVEEDORES, por ende esta seria la cuenta de CARGO.

     A continuación levantamos la segunda interrogante para determinar la partida doble.

     SI PAGAMOS VARIAS FACTURAS, ¿QUE SALE? Respondiendo a la interrogante decimos que sale DINERO, el cual es representado contablemente por la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, por lo tanto esta cuenta seria de ABONO.

DIARIO GENERAL

CAPITULO 4: LIBRO MAYOR

LIBRO MAYOR

Es un Libro obligatorio y Principal de foliación doble (enumeración) al que se transfieren todas las cuentas que se hayan registrado en el Libro Diario determinadas en cuentas del DEBE (Cargo) y HABER (Abono).

El Libro Mayor es el que nos da un panorama mas explicito del estado de cada una de las cuentas para su respectivo análisis.

El registro del Libro Mayor se dará de acuerdo al orden cronológico en que se hayan

suscitado la operación para de esa forma guardar la uniformidad de los registros.

Para aperturar el Libro Mayor se tomara la primera cuenta del Libro Diario y se anota con su código y su denominación y la cantidad que la representa sea este en el lado DEBE o HABER según este determinada en el Libro Diario.

En nuestro medio los Contadores y Tenedores de Libros por comodidad y simplificación o en todo caso por ahorro de tiempo e inversión el Libro Mayor la realizan en lo que se conoce como CUENTAS "T"  que no es mas que un rayado en forma de "T" y estos son hechos en papeles sueltos; para efectos de didáctica los casos prácticos de aplicación del Libro Mayor lo ejecutaremos en las cunetas "T".

EL RAYADO DEL LIBRO MAYOR

EJEMPLO DE RAYADO EN "T"

DEBE                          10 CAJA Y BANCOS                      HABER

                                                        

                                   10,000.00

                              3,000.00

   

   

   

El rayado del Libro Mayor es el mismo que todos los Libros de Contabilidad en las que se debe resaltar específicamente el lado DEBE (lado izquierdo del libro) y el lado HABER (lado derecho) tomando en cuenta que la línea de

separación entre el DEBE y el HABER es la parte central del Libro.

TRASLADO O CENTRALIZACION:

Consiste en trasladar al Libro mayor todos los acontecimientos anotados en el Libro Diario. Para el caso de ejemplarizar tomaremos un caso práctico muy simple.

DIARIO GENERAL

El lector muy fácilmente se podrá compenetrar con la mayorización si se permite analizar detenidamente el esquema que presentamos, lo propuesto podemos descifrarlo así: todas las cuentas del Libro Diario (desde el primer asiento hasta el ultimo registro que se realiza) han sido transferidos al Libro Mayor; como es

notorio las cantidades del lado Debe del Libro Diario han sido trasladados al lado Debe del Libro mayor y las cantidades del lado Haber del Libro Diario han sido trasladados al lado Haber del Libro Mayor, por supuesto determinados con sus respectivas cuentas.

CAPITULO 5: LIBRO CAJA

LIBRO CAJA

De acuerdo a la normatividad el Libro Caja es Obligatorio y Principal de foliación doble y el cual esta regulado por leyes especiales en el que se registraran o anotaran los ingresos y los gastos específicamente que de determinen en efectivo y/o cheque.

La importancia de utilizar este libro radica en que en cualquier momento se puede conocer la situación del movimiento de dinero en efectivo de la empresa o negocio.

FINES:

-Registrar las operaciones de compra-venta estrictamente al contado

-Los pagos o gastos que se ejecutan mediante cheques.

-Las operaciones mixtas : Contado-crédito se anotaran a la vez en el libro diario y caja en forma simultanea; lo que quiere decir es que la parte que corresponde al contado en el Libro Caja y la parte que es al crédito se provisiona en el Libro Diario.

LEGALIZACION: Al igual que todos los demás libro obligatorios este libro también debe ser legalizado en su primer folio util por el Notario Publico de la jurisdicción.

TIPOS DE LIBRO CAJA:

A) CAJA ITALIANA.- En nuestro país es el que mayormente se utiliza por su flexibilidad y versatilidad en el manejo; este libro es de filiación doble que se divide en dos partes esenciales: DEBE y HABER; la apertura del libro Caja se determina reflejando los saldos iniciales de Dinero en Efectivo y el de Cuentas Corrientes que están expresados en la cuenta principal 10 Caja y Bancos, esta cuenta de apertura se efectuara en el lado Debe del libro.

1.Régimen Especial a la Renta 2.Libro de inventarios y balances 3.Libro de ingresos y gastos 4.5.Registro de compras 6.Contabilidad completa

Régimen Especial a la Renta

Los sujetos a éste régimen deben llevar Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos. Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relación de dependencia y un Libro de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locación de servicios normados por la legislación civil.

Régimen General

* A partir del ejercicio 2004 los libros contables que deben llevar los contribuyentes de este régimen son los siguientes:

- Registro de compras

- Registro de ventas e ingresos

- Libro de inventarios y balances

Adicionalmente, llevará los siguientes libros cuando corresponda:

- Registro de operaciones en consignación

- Libro de planillas

- Libro de retenciones (incisos e) y f) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta)

- Registro de huéspedes* Los sujetos a éste régimen deben llevar libros y registros contables las personas naturales, sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurídicas, según lo detallado en el siguiente cuadro:

Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relación de dependencia y un Libro de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locación de servicios normados por la legislación civil.

Libro de inventarios y balances

El libro de inventarios y balances no es nuestro tradicional libro sino uno de diseño tributario. El contenido de este se encuentra regulado por la Resolución de Superintendencia Nº 071-2004/SUNAT (publicada el 26/03/2004), la cual estableció que este libro debe estar conformado por los siguientes anexos:

a) Anexo 1: "Balance de comprobación anual".

b) Anexo 2: "Detalle anual de saldos de las cuentas contables".

c) Anexo 3: "Control mensual de la Cuenta 10 - Caja y bancos".

d) Anexo 4: "Control anual de las cuentas 20 - Mercaderías y 21 - Productos terminados".

e) Anexo 5: "Control mensual de los bienes del activo fijo propios".

f) Anexo 6: "Control mensual de los bienes del activo fijo de terceros".

Estos anexos deben, a su vez, estar estructurados tal como se aprecia en los siguientes cuadros:

Según lo indica la norma, el anexo anterior debe ser elaborado de manera anual, pero, como puede deducirse de su contenido, tener esta información de movimiento anual hace obligatorio llevar tanto un libro diario como un libro mayor para poder anotar esos datos. El siguiente cuadro requiere información sobre

composición de saldos de las siguientes cuentas (ver anexo 2):

Cuenta 12: Clientes.

Cuenta 16: Cuentas por cobrar diversas.

Cuenta 40: Tributos por pagar (desagregado a nivel de subcuentas).

Cuenta 42: Proveedores.

Cuenta 46: Cuentas por pagar diversas.

Cuenta 50: Capital social.

El tercer anexo pide información detallada mensual de la cuenta 10 Caja y bancos.

Este anexo debe contener el detalle, al último día calendario de cada mes, de la cuenta mencionada (ver anexo 3).

El cuarto anexo pide información de dos cuentas de existencias, la de mercaderías y la de productos terminados, el control de estas es anual y se efectuará al 31 de diciembre de cada año, debiendo contener la siguiente información:

El anexo 5 pide como información el movimiento mensual del activo fijo, este anexo debe contener el detalle, al último día calendario de cada mes, de los bienes del activo fijo que sean propiedad del contribuyente e incluirá la siguiente información mínima:

El anexo se muestra en dos partes por razones de espacio, pero debe elaborarse de corrido.

Finalmente, el anexo 6 solicita información de bienes que son activos fijos pero que pertenecen a terceros. La información solicitada es la siguiente:

En conclusión, luego de efectuar un repaso a las obligaciones contables de un contribuyente del régimen general llegamos a la conclusión que, en lo que se refiere al manejo de los libros contables, resulta más conveniente encontrarse en el régimen general del Impuesto a la Renta, pues para contar con la información que demandan estos anexos se deben contar con una contabilidad completa que procese las operaciones diarias del negocio.

Libro de ingresos y gastos

a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría

El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:

Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición.

Fecha de emisión del comprobante de pago.

Inciso aplicable del artículo 24° de la Ley del Impuesto a la Renta.

Número de serie del comprobante de pago emitido.

Número del comprobante de pago emitido.

Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categoría (según ).

Número del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categoría.

Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categoría.

Monto del ingreso o importe referencial.

Monto del costo computable o tasa de interés, de ser el caso.

Monto de la renta bruta gravada de segunda categoría.

Retención efectuada.

Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.

Totales.

b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría

El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:

Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición.

Fecha de emisión del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado.

Inciso aplicable del artículo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta.

Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.

Número del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.

Tipo de documento de identidad del usuario del servicio (según tabla 2).

Número del documento de identidad del usuario del servicio.

Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del usuario del servicio.

Monto de la renta bruta.

Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso.

Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso.

Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.

Totales.

Registro de ventas e ingresos

Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:

Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.

Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.

En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.

Tipo de comprobante de pago o documento (según tabla 10).

Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda.

Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda.

Tipo de documento de identidad del cliente (según tabla 2).

Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda.

Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.

Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.

Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.

Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.

Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso.

Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.

Importe total del comprobante de pago.

Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.

En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:

Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.

Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).

Número de serie del comprobante de pago que se modifica.

Número del comprobante de pago que se modifica.

El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta.

El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.

Totales.

Registro de compras

Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:

Número correlativo del registro o código único de la operación de compra.

Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.

Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, telex y telegráficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la

importación de bienes, utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.

Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT (según tabla 10).  

Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará el código de la dependencia Aduanera (según tabla 11).  

Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación.

Número del comprobante de pago o documento o número de orden del formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes.

Tipo de documento de identidad del proveedor (según tabla 2).  

Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según corresponda.

Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación.

Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal k).

Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas.

Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal m).

Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.

Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal o).

Valor de las adquisiciones no gravadas.

Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción.

Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.

Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.

Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.

En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.

Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.

Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.

En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:

Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.

Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10). 

Número de serie del comprobante de pago que se modifica.

Número del comprobante de pago que se modifica.

El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.

Totales.

Contabilidad completa

Los libros y registros que integran la contabilidad completa, para efectos del inciso b) del tercer párrafo del artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, son los siguientes:

Libro Caja y Bancos.

Libro de Inventarios y Balances.

Libro Diario.

Libro Mayor.

Registro de Compras.

Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los siguientes libros y registros integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.

Registro de Activos Fijos.

Registro de Costos.

Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

Registro de Inventario Permanente Valorizado.

 

UNIDAD I.

Sistemas de tratamiento contable de mercancías

1. Sistema Analítico

Características

El procedimiento analítico o pormenorización consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de las cuentas de Mercancías en general. Por tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

Inventario

Compras

Gastos de compras

Devolución sobre compras

Rebajas cobre compras

Ventas

Devoluciones cobre ventas

Rebajas cobre ventas

Ventajas y desventajas

Las principales ventajas del procedimiento analítico o pormenorizado con las siguientes:

En cualquier momento, se puede conocer el valor del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compras, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

Se facilita la formación del Estado de perdidas y ganancias, debido a que se conoce por separado el calor de cada uno de los conceptos con que se forman.

El registro de las operaciones de mercancías es mas claro.

Las principales desventajas del procedimiento analítico son:

No se puede conocer, en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.

No es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que deberías haber, por que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la perdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

Movimiento y naturaleza de las cuentas

Cada una de las cuentas de mercancías tiene su propio movimiento y saldo, los cuales detallamos a continuación.

Esta cuenta, al principiar el ejercicio, se debe considerar como cuenta de activo circulante, pues su saldo representa la existencia de mercancías, pero tan pronto como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancía, como su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simple como cuenta de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cierta se debe sumar al valor de las compra neta, para determinar la suma o total de mercancías.

El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las compras de mercancías efectuadas durante el ejercicio

El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el total de los gastos efectuados por las compras de mercancía. Al término el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar el valor de las compras, para determinar las compras totales.

El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor total de las mercancías devueltas a los proveedores, al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar las compras netas.

El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor total de las rebajas obtenidas sobre el precio de las mercancías compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar las compras netas.

El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de las ventas de mercancías efectuadas durante le ejercicio.

El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las mercancías devueltas pro los clientes. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas.

El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de los descuentos concedidos sobre el precio de las mercancías vendidas.

Registro de operaciones en el libro de diario y de mayor.

Con objeto de entender con mejor claridad el movimiento de las cuentas anteriores, a continuación se presenta los asientos de las diferentes operaciones de mercancías.

Por el inventario inicial. Iniciamos un negocio con $ 100 000.00 en mercancías.

Por las compras. Compramos mercancías por $ 50 000.00 en efectivo

Por los gastos de compra. Al hacer la compra anterior, pagamos por concepto de fletes y acarreo $ 1 000.00 en efectivo.

Por las devoluciones sobre compra. Debemos mercancías por $20 000.00 que no pagamos en efectivo.

Por los descuentos sobre compras. Al comprara mercancías por $ 50 000.00 en efectivo, nos concedieron una rebaja de $ 5 000.00.

Si el descuento nos es concedido después de haber efectuado la compra, el asiento que se debe hacer es el siguiente

Por las ventas. Vendimos mercancías por $60 000.00

Por las devoluciones sobre ventas. Nos devolvieron mercancías por $40 000.000que pagamos en efectivo.

Por los descuentos sobre ventas. Al hacer una venta por $60 000.00 en efectivo, concedimos un descuento de $6 000.00

Si el descuento se concede después de haber efectuado la venta, el asiento que se debe hacer es el siguiente.

Sistema de Inventarios Perpetuos

Características

Consiste de registrara las operaciones de mercancías de tal manera que se pueden conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de las utilidad o de la perdida bruta.

Ventajas y desventajas

Las principales ventajas que tiene son las siguientes:

Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.

No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existen una cuenta que controla las existencias.

Se puede descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber.

Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido

Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la perdida bruta.

Movimiento y naturaleza de las cuentas

Almacén: Esta cuenta del activo circulante; se manejan exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en momento, la existencia de mercancía, o sea, el inventario final.

Costo de venta. Es cuenta de mercancías; maneja precios de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido.

Ventas: Es cuenta de mercancía; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultado, pues su saldo expresa la utilidad bruta su es acreedor o la perdida bruta si es deudor.

Documentos fuente de operaciones referentes a mercancías

Bueno los documentos fuentes que se necesitan para este tipo de cuentas son las fichas de almacén ya que en ellas se registras todo sobre los artículos de almacén, desde el precio asta la cantidad que hay.

Registro de operaciones en el libro de diario y de mayor

A continuación se detalla los movimientos de las cuentas anteriores:

Saldo deudor: Inventario final

Saldo deudor: Costo de lo vendido

Saldo acreedor: Ventas netas

Por medio del movimiento de las cuentas anteriores se puede ver que las ventas y las devoluciones sobre venta son las únicas operaciones de mercancías que se registran, tanto a precio de venta como a precio de costo.

Ajustes para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio

Para determinar la utilidad o pérdida bruta, basta con restar de la cuenta de Ventas el costo de lo vendido que aparece como saldo den la cuenta de Costo de ventas.

Para restar de la cuenta de Ventas el costo de lo vendido se debe hacer el siguiente ajuste:

Registro de operaciones utilizando los métodos de valuación de inventarios:

Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS) y

Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)

Son un método administrativo contable para llevar el control del costo de cada producto o mercancía, es decir si te vas por el método PEPS, primeras entradas primeras salidas, tendrás que contabilizar el costo de las mercancías al precio de las mercancías primeras que compraste, si utilizas el método UEPS. Ultimas entradas primeras salidas, tendrás que registrar el costo de las últimas mercancías que compraste.Ejemplo:Compra de mercancía para su venta. Lápices

BUENO AHORA VENDES LA MERCANCIA TENDRAS QUE REGISTRAR LA VENTA

Ese es tu registro de venta pero si registras el costo de la mercancía el asiento tendría que

ser así por el método PEPS

Ese seria tu registro contable por el costo de la mercancía lo primero que entro es lo primero que salió.

Y si fuera por el método UEPS el registró contable quedaría así:

Ese seria el registro contable por el costo de la mercancía lo ultimo que entro es lo primero que salió.(Este es un ejemplo de la mercancía nada más, pero falta registrar el IVA)

Precio Promedio

Costo promedio de las mercancías compradas disponibles para la venta. Este método calcula el costo de cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisición de todas las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades disponibles para la venta. En economías donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.

Estado de Resultados

Definición: El estado de resultados es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.

Elementos: primera parte del Estado de Resultados

La primera parte consiste en analizar todas las operaciones relativas a la compraventa de, mercancías hasta determinar la utilidad o la

perdida de ventas, o sea, la diferencia entre el precio de costo y el de ventas de las mercancías vendidas.

Para ello determinamos la utilidad o perdida de lo vendido, es necesario conocer los siguientes resultados:

Ventas netas

Compra total o bruta

Compra neta

Costo de lo vendido

Ventas netas. Las ventas netas se determinan restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y descuentos sobre ventas.

Compras totales o brutas. Las compras totales o brutas se determinan sumando a las compras el valor de los gastos de compra.

Compras netas. Las compras netas se obtienen restando de las compra totales el valor de las devoluciones y descuentos sobre compra.

Costo de lo vendido. El costo de lo vendido se obtiene sumando al inventario inicial el valor de la compras netas y restando de la suma que se obtenga el valor del inventario final.

Utilidad en ventas. Una ves determinado el valor de la venta netas y el costo de los vendido, la utilidad en venta se determina restando de as ventas neas el valor del costo de lo vendido.

Segunda parte del estado de resultado

La segunda parte consiste en analizar detalladamente, los gastos de operación así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio.

Para determinar la utilidad o la perdida liquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados

Gastos de operación

Utilidad de operación

El valor neto sobre otros gastos y productos

Gastos de operación. Son las erogaciones que sostienen la organización implantada de la empresa y que permite llevar acabo las

diversas actividades y operaciones diarias. Se llaman gastos de operación al total de la suma de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros.

Gastos de venta + gastos de administración + gastos financieros = gastos de operación

Gastos financieros - productos financieros =

Gastos de venta + gastos de administración + perdida financiera = gastos de operación

Esta es la fórmula cuando se deben clasificar en primer termino los productos, si su valor es mayor que el de los gastos.

Productos financieros - Gastos de operación =

Gastos de venta + gastos de administración + utilidad financiera = gastos de operación

Esta es la formula que se utiliza cuando se debe clasificar en primer termino los gastos siempre y cuando su valor sea mayor que los productos

Utilidad de operación. Se obtiene restando de la utilidad bruta los gastos de operación

Utilidad bruta = gastos de operación = utilidad de operación

Valor neto entre otros gastos y otros productos. Se deben clasificar en primer termino los otros gastos, si su valor es mayor que el de los otros productos, pero se debe clasificar en primer termino los otros

productos, si su valor es mayor que el de los otros gastos.

Cuando el importe de los otros gastos es mayor que el de los otros productos, la formula será la siguiente:

Otros productos - otros gastos = perdida neta entre otros gastos y productos.

Cuando el valor de los otros productos sea mayor que el de los otros gastos, la formula será la siguiente:

Otros productos - otros gastos = utilidad neta entre otros productos y gastos.

Utilidad liquida del ejercicio. Se debe restar de la utilidad de operación el valor de la perdida neta entre otros gastos y productos y su formula es la siguiente.

Utilidad de operación - perdida neta = utilidad neta del ejercicio

Estructura

Empleo de las columnas. Al igual que ene le Balance General, en el estado de resultados se emplea custro columnas para anotar las cantidades. A continuación se indica en que columna se anota el valor de cada uno de los elementos de que se compone dicho estado.

Primera Columna. En esta columna se deben anotar los valores de las compras, de los gastos de compras, de las devoluciones sobre compras y de los descuentos sobre compra.

Segunda Columna. En esta columna se deben anotar los valores de las devoluciones cobre

venta, de los descuentos sobre vena y de las compras totales.

Tercer Columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas totales, del inventario inicial, de las compras netas y del inventario final.

Cuarta Columna. En esta columna de deben anotar los valores de las ventas netas, del costo de lo vendido y de la utilidad perdida en ventas.

Formas de presentar el Estado de Resultados

Análisis e interpretación del Estado de Resultados

El Estado de Resultados, también conocido como Cuenta de Resultados, o Estado (o

Cuenta) de Ganancias y Pérdidas, es un informe financiero que muestra los ingresos y gastos que ha obtenido una empresa a lo largo de su ejercicio económico.

Ejemplos de ingresos son las ventas, dividendos, ingresos financieros, etc.

Ejemplos de gastos son el consumo de mercaderías, gastos de personal, gastos financieros, depreciaciones, impuestos, etc.

La diferencia entre los ingresos y los gastos se le conoce como beneficio (cuando los ingresos son mayores que los gastos) o como pérdida (cuándo los gastos son mayores que los ingresos).

A diferencia del Flujo de Caja, el Estado de Resultados muestra los ingresos y gastos en el momento en que se producen, con independencia del momento en que se hagan efectivos los cobros o pagos, por ejemplo, registra una venta o una compra en el momento que se produzca, aunque ésta se cobre o se pague meses después.

La importancia del Estado de Resultados es que éste nos permite analizar la situación financiera de la empresa, por ejemplo, al comparar diferentes escenarios en donde la producción haya aumentado o disminuido; o, en el caso de un Estado de Resultados Proyectado (también conocido como Presupuesto Operativo), al mostrarnos las proyecciones de los futuros ingresos y egresos que obtendrá la empresa, nos permite conocer la futura rentabilidad del negocio y, por tanto, su viabilidad.

Veamos a continuación un ejemplo sencillo de cómo elaborar un Estado de Resultados Proyectado:

Una empresa manufacturera cuenta con los siguientes datos:

proyecciones de ventas: enero: 85000, febrero: 88000, marzo: 90000, abril: 92000.

proyecciones de costo de producción: enero: 47000, febrero: 51000, marzo: 50000, abril: 52000.

los gastos de administración y ventas son el 20% de las proyecciones de ventas.

la depreciación es del 10% de los costos de producción.

proyecciones de los intereses por un préstamos obtenido: enero: 900, febrero: 750, marzo: 600, abril: 450.

el impuesto es el 20% de la utilidad disponible.

Estado de Ganancias y Pérdidas Proyectado

Mercancías en Comisión

Aspecto Legal: el código comercio establece que es un mandato o encargo aplicar a casos concretos de comercio denominándose comitente a la persona que otorga la comisión y comisionista quien la reserve. El mandato no es necesario que figure en la escritura publica es suficiente o de palabra siempre que este ultimo supuesto se confirme por escrito antes de que concluya el negocio.

Aspecto Contable. Las mercancías que reserva el comisionista no aumentan su Activo ya que nos de su propiedad pues su comitente únicamente la a confundido de facultad de negociar sus mercancías a través de una comisión; como son agentes ajenos se registran estableciendo registro en cuenta de orden que son mercancías en comisión, caja en comitente y cuentas en comitente

Cuentas:

Mercancías en comisión:

Se establece por registras las mercancías del ejercicio se reciben del comitente ajeno como las ventas y comisiones de las mismas.

Caja de Comitente:

Se establece por cuenta enlace y salidas de efectivo y origina las comparaciones con mercancías del comitente.

Clientes del comitente

Se registra ventas a crédito, devoluciones sobre ventas y pagos de clientes.

Saldo: representa el costo (el precio) de las mercancías en comisión en poder del comisionista

Saldo: representa al efectivo el poder del comisionista propiedad del comitente

Representación gráfica con un ejercicio

1. El comitente "Vestidos Importados" nos deja 50 prendad a razón de $100.00 c/1 para su venta.

2. Recibimos de "Vestidos Importadas" una provisión de $5,000.00 para arreglar aparadores y lucir prendad

3. "Vestidos Importados" tuvieron un gasto de $ 5,000.00 por gastos de traslado

4. Devolvimos 10 prendas por defecto

5. Vendimos 5 prendas al contado

6. Vendimos 2 prendas a crédito

7. Cobramos una prenda a clientes

8. Hacemos un pacto con el comitente, nos dará comisión de $10.00 por cada vestido al contado y $8.00 a crédito, se cobra comisión

9. Enviamos saldo que tenemos del comitente después de cobrar comisión.