LDV – projekty prenosu inovácií (TOI) – finančné riadenie

1

Program celoživotného vzdelávania

LEONARDO DA VINCI

LDV – projekty prenosu inovácií (TOI) – finančné riadenie

[email protected]

seminár

Bratislava 06.10.2008

2


LEONARDO DA VINCI

Finančný cyklus projektu

vystavenie zmluvy

postupy týkajúce sa splátok

dodatky k zmluve počas realizácie

predloženie správ

finančný audit – do 5 rokov

3


LEONARDO DA VINCI

Zmluvy

1. s NA – prečítať celú• prílohy

2. s partnermi • na kontraktorovi

• overiť údaje 3. dodatky

4


LEONARDO DA VINCI

Dodatky k zmluve - zmeny partnera/kontraktora

projektových aktivít WP

bankového účtu / admin. detailov

predĺženie projektu – max 6 mesiacov

rozpočtu

5


LEONARDO DA VINCI

Dodatky k zmluve zmeny nesmú byť vykonané pred schválením požiadať max 1 mesiac pred koncom obdobia nesmú zásadne meniť projekt žiadosť na formulári publikovanom na webe záleží na type zmien: dodatok alebo list transfer medzi položkami >10% (ráta sa z nižšej z

položiek)

NEMENIA SA: celkový rozpočet, výška grantu, paušálne čiastky, nepriame náklady

6


LEONARDO DA VINCI

Postupy týkajúce sa splátok

rozdelené optimálne na 3 splátky:1. – 40% z maximálneho grantu (80% ak ≤ 18 mesiacov)2. – 40% po priebežnej správe3. – 20% po záverečnej správe

prostriedky patria EC až do záverečnej platby všetky príjmy musia byť priznané splátky kontraktor – partneri záležia od

partnerstva

7


LEONARDO DA VINCI

1. splátka

do 45 dní od podpísania zmluvy

8


LEONARDO DA VINCI

2. splátkapo ½ projektu (neplatí pre projekty <18 mesiacov)

termín v zmluve

podložené sumárom výdavkov a príjmov

Excelovské tabuľky

môžu byť vyžiadané podporné dokumenty

2. splátka

9


LEONARDO DA VINCI

2. splátka – výpočet výšky max. 40% z maximálneho grantu spoločenstva

ak bolo vyčerpaných najmenej 70% z 1. splátky vyčerpané <70% z 1. splátky krátenie

PRÍKLAD

grant: 100.000,- 1. splátka: 40.000,- (70% = 28.000,-) deklarované v priebežnej: 20.000,- 2. splátka = 40.000 – 8.000 = 32.000

10


LEONARDO DA VINCI

Záverečná splátka po záverečnej správe (final report):• pokrýva celé prípustné obdobie• doručenie: koniec prípustného obdobia + 2

mesiace• všetky výdavky a príjmy

excelovské tabuľky

podporné dokumenty • povinné• vyžiadané

11


LEONARDO DA VINCI

Záverečná splátka - výpočet

nižšia zo súm:

• maximálny príspevok Spoločenstva – zmluva

• prípustné náklady × percento spolufinancovania

12


LEONARDO DA VINCI

Záverečná splátka - výpočet

prípustné náklady = náklady mínus

• neoprávnené náklady• neuznané náklady• príjmy, zisky• úroky z pred financovania

13


LEONARDO DA VINCI

Audit

každý projekt môže byť vybraný pre ex-post audit

dokumentáciu je potrebné archivovať po dobu 5 rokov od prijatia záverečnej splátky

14


LEONARDO DA VINCI

Náklady

• prípustné (oprávnené)

• priame(špecifické náklady priamo

spojené s projektom)

• nepriame(vznikli v súvislosti s priamymi

nákladmi projektu)

• neprípustné(neoprávnené)

15


LEONARDO DA VINCI

Prípustnosť (oprávnenosť) nákladov Všeobecné kritériá oprávnenosti nákladov (neplatia pre paušálne

granty):

náklady na činnosti, do ktorých sú zapojené oprávnené krajiny LLP

musia vzniknúť právnym inštitúciám alebo fyzickým osobám a v prípade konzorcia oficiálnym partnerom konzorcia

musia byť spojené s akciou (súlad s pracovným plánom) musia byť nevyhnutné pre realizáciu akcie musia byť primerané a zdôvodnené musia vzniknúť počas životného cyklu akcie musia byť reálne vytvorené príjemcom (evidované v

účtovníctve) musia byť identifikovateľné a preukázateľné DPH len v prípade, ak žiadateľ môže preukázať, že DPH

nemôže získať späť

16


LEONARDO DA VINCI

Neprípustné (neoprávnené) náklady I.

výnos z kapitálu poplatky za dlhy a dlhové služby zábezpeky za straty alebo potenciálne budúce záväzky nezaplatené úroky pochybné pohľadávky kurzové straty DPH, ak žiadateľ nepreukáže, že nie je schopný DPH získať

späť náklady deklarované žiadateľom a pokryté iným projektom

alebo pracovným plánom, na ktorý získal grant Spoločenstva

neprimerane vysoké výdavky nákupy kapitálových aktív

17


LEONARDO DA VINCI

Neprípustné (neoprávnené) náklady II.

v prípade leasingu alebo prenajatia vybavenia náklady na vyplatenie na konci obdobia leasingu alebo prenajatia

náklady spojené s prípravou návrhu projektu pre LLP náklady na otvorenie a vedenie bankových účtov náklady, ktoré vznikli v súvislosti s akýmkoľvek

dokumentom požadovaným k predloženiu s prihláškou/návrhom projektu

! Tichí partneri (organizácie z iných krajín, ako sú krajiny oficiálne zapojené do LLP) sa môžu zapojiť do projektov, musia však sami znášať všetky svoje náklady (nemôžu byť financované z grantu Spoločenstva)

18


LEONARDO DA VINCI

TOI – prípustné kategórie nákladov

Priame (špecifické náklady priamo spojené s projektom):

- personálne náklady- cestovné a pobytové náklady - náklady na vybavenie- náklady na subkontrakty- iné náklady

19


LEONARDO DA VINCI

TOI – prípustné kategórie nákladov

Nepriame (nie sú to špecifické náklady priamo spojené s realizáciou projektu, vznikli však v súvislosti s priamymi nákladmi projektu)

- režijné náklady - vybavenie (PC, notebooky......)

– komunikáciu ( telefón, pošta....)– infraštruktúru (energie, admin. priestory.....)– zásobovanie (administrat. mat ......)– fotokópie

20


LEONARDO DA VINCI

TOI – personálne náklady I.

Ide o personálne náklady: zamestnancov zo zákona, buď v trvalom alebo dočasnom

pracovnom pomere s partnerom dočasných zamestnancov, najatých prostredníctvom

špeciálnej externej agentúry

POZOR: Náklady, ktoré sa týkajú osôb pracujúcich na subkontrakt,

patria do subkontraktov Zamestnanci projektových partnerov nemôžu pre projekt

pracovať na subkontrakt

21


LEONARDO DA VINCI

TOI – personálne náklady II. reálnych sadzby na mzdy v danej organizácii, maximálne

do sadzieb, ktoré stanovila EK (pozri Výzva, Časť II, tabuľka 5e); suma prevyšujúca tieto maximálne sadzby je neprípustná

používa sa sadzba krajiny, v ktorej je partnerská organizácia registrovaná, bez ohľadu na to, v ktorej krajine sa aktivita vykonáva

zahŕňajú skutočné mzdy plus odvody vyplývajúce zo zákona, ktoré sú zahrnuté do miezd

odmeny, prenájom auta, cestovné náklady, prémie, podiely na zisku sú vylúčené

4 kategórie: manažéri; výskumníci, učitelia a/alebo školitelia; technickí pracovníci; administratívne sily

22


LEONARDO DA VINCI

TOI – cestovné a pobytové náklady I. ide o cesty zamestnancov partnerstva (cesty ostatných

osôb musia byť uvedené v „Iných nákladoch“ alebo v „Subkontraktoch“)

súlad so zvyčajnými postupmi partnera pri cestovných nákladoch

len cesty priamo súvisiace so špecifickými a jasne identifikovateľnými aktivitami projektu

Cestovné náklady: preplatenie nákladov je založené len na reálnych

nákladoch nezávisle od použitého dopravného prostriedku – efektívnosť

v odôvodnených prípadoch sú prípustné aj výdavky za cestu osobným motorovým vozidlom (0,22€)

23


LEONARDO DA VINCI

TOI – cestovné a pobytové náklady II.Pobytové náklady (ubytovanie, strava a miestne cestovné

náklady) oprávnené sú len pobytové náklady pre zamestnancov,

ktorí participujú na projekte

EK stanovila maximálne denné limity, ktoré nemôžu byť prekročené (pre cieľovú krajinu, t.j. kde vznikli náklady s ubytovaním; tab. 5f výzvy)

preplatenie nákladov musí byť založené na existujúcich interných pravidlách partnerských organizácií - založené na:

- skutočných nákladoch (preplatenie príjmových dokladov)

- denných sadzbách (dôkaz účasti a prenocovanie je nutný)

24


LEONARDO DA VINCI

TOI – náklady na vybavenie nákup, zapožičanie alebo prenajatie vybavenia (nového

alebo použitého), vrátane inštalácie, údržby a nákladov na poistenie

iba ak je špecifické a potrebné pre dosiahnutie cieľov projektu/akcie

je potrebné verejné obstarávanie ako pri subkontraktoch do úvahy sa môže brať iba pomerná časť odpisovej

hodnoty vybavenia, ktorá je v súlade s trvaním akcie a pomerom skutočného používania pre účely akcie

limit: maximálne do 10% celkových priamych nákladov na projekt

POZOR: všetko vybavenie, ktoré sa vzťahuje na administráciu projektu (t.j. počítače a notbooky, atď.) a všetko vybavenie zakúpené pred začatím projektu je zahrnuté do nepriamych nákladov

25


LEONARDO DA VINCI

TOI – náklady subkontrakty I. len ak sa aktivita vykonáva treťou stranou (dodávateľom) –

externým orgánom, úradom, organizáciou, jednotlivcom (ak ide o samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré sú v súlade s národnou legislatívou zodpovedné za odvádzanie všetkých povinných odvodov a ak nie sú zamestnané žiadnou partnerskou organizáciou)

riadenie a celková administrácia projektu nesmie byť realizovaná subdodávkou

žiadateľ musí podpísať zmluvu so subdodávateľom, ktorý ponúka najlepšiu cenu za najlepšiu kvalitu = potreba verejného obstarávania

26


LEONARDO DA VINCI

TOI – náklady subkontrakty II.Verejné obstarávanie:

subkontrakt nižší ako 200 EUR – preukázanie faktúry subkontrakt 200 – 3.500 EUR – jeden účastník

obstarávania (stačí žiadať jednu ponuku) subkontrakt 3.500 – 25.000 EUR – najmenej traja účastníci

obstarávania subkontrakt 25.000 – 60.000 – najmenej 5 účastníkov

obstarávania subkontrakt vyšší ako 60.000 EUR – podľa národných

pravidiel o verejnom obstarávaní

POZOR: limit maximálne 30% z celkových priamych nákladov na projekt

27


LEONARDO DA VINCI

TOI – iné náklady I. v súlade s projektom náklady na šírenie informácií,

špecifické hodnotenie akcie, audity, cudzojazyčné slovníky na preklady, rozmnožovanie, atď. , vrátane nákladov na finančné služby (najmä finančné záruky)

náklady na organizáciu seminára (ak je seminár predpokladaný produkt/výsledok, a ak sa náklady dajú ľahko identifikovať – napr. príprava zborníkov zo seminárov, výroba videa, platba za spotrebný tovar súvisiaci s produktom – papier na tlač publikácií, prázdne DVD), atď.

cestovné tretím stranám jednorázové náklady za tlačové správy a inzeráty, platby

za autorské práva a iné duševné vlastníctva, platby za informačné materiály (knihy, štúdie a elektronické údaje), konferenčné poplatky, registračné poplatky za účasť na stretnutiach, prenájom výstavného priestoru, atď.

28


LEONARDO DA VINCI

TOI – iné náklady II.

POZOR:

nepatria sem náklady, ktoré sa realizujú prostredníctvom subkontraktov (tretích strán)

oprávnené sú len náklady, ktoré vznikli samotným partnerom

nepatria sem náklady týkajúce sa administrácie projektu (náklady na kopírovanie, papier, atď.), ktoré patria do nepriamych nákladov

29


LEONARDO DA VINCI

TOI – nepriame náklady ide o paušálnu sumu, náklady nemusia byť pri vyúčtovaní

projektu podložené účtovnými dokladmi maximálne 7% z celkovej sumy priamych oprávnených

nákladov v projekte nie sú prípustné, ak žiadateľ počas

predmetného obdobia už získal prevádzkový grant od Európskej komisie

Do tejto kategórie nákladov patria: všetky náklady na vybavenie, ktoré súvisí s administráciou

projektu (t.j. počítače, notebooky, atď.), náklady na komunikáciu (poštovné, fax, telefón,

elektronická pošta) nájomné na infraštruktúru (nájomné, elektrická energia,

atď.), priestorov, kde sa projekt realizuje kancelárske potreby fotokópie

30


LEONARDO DA VINCI

ĎAKUJEM ZA POZORNOSŤ

[email protected]

Documents

LDV – projekty prenosu inovácií (TOI) – finančné riadenie