Modul MYOB v.12

MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB

1

MODUL PENGENALAN DAN PRAKTIKUM MYOB

SEKILAS PANDANG

Indonesia adalah negara yang maju dengan kekayaan alam yang berlimpah. Namun sungguh sangat

memprihatinkan apabila di dalamnya ternyata tersebar begitu banyaknya pengangguran dengan

secara sadar atau tidak sadar dalam otak mereka berbicara “setelah sekolah/kuliah→aku cari kerja”,

−bukan menciptakan kerja. Mindset yang lambat laun telah menjadi budaya. Sungguh masuk akal jika

dilogika, betapa tidak, partambahan jumlah lapangan kerja tiap tahunnya masih jauh dibawah jumlah

lulusan sekolah atau perguruan tinggi yang berniat untuk mencari kerja. Kalau seperti ini,

pengangguran memang sudah wajar.

Solusi untuk keluar dari masalah itu adalah dengan cara mengubah sedikit demi sedikit mindset para

lulusan menjadi “satelah sekolah/kuliah→aku menciptakan kerja. Menciptakan lapangan pekerjaan

berarti mendirikan usaha yang istilah lainnya bisa disebut dengan bisnis. Bisnis disini bukan hanya

sebagai ladang uji coba, namun harus diciptakan sedemikian rupa agar dapat berkembang dan

meminimalkan resiko kegagalan sehingga pada akhirnya dapat dijadikan sebagai lapangan pekerjaan

bagi orang banyak.

Bisnis tidak harus besar, namun semangat untuk membesarkan bisnisnya wajib ada. Keuletan,

ketrampilan, dan kecermatan dalam mengelola suatu bisnis harus ditanamkan jika ingin bisnisnya

berkembang. Cermat dalam berbisnis diantaranya bisa cermat dalam melihat pesaing, cermat dalam

membuat inovasi, serta yang lebih penting adalah cermat dalam mengelola keuangan. Instrumen

keuangan yang begitu kompleks dan ruwet hingga kadang kita bisa terkecoh jika tidak dicatat dan dan

dilakukan pembukuan dengan baik.

Ketidakpahaman dalam penyusunan laporan keuangan bisa menjadi penyebab kegagalan dalam

pengelolaan keuangan bagi bisnis kecil yang dijalankan oleh para pemula yang ingin belajar dan mulai

terjun di dunia bisnis. Selain itu malas dalam mengelola keuangan adalah faktor lainnya yang menjadi

penyakit umum dan sudah biasa menghinggapi para pebisnis kecil-kecilan atau yang menjalankan

bisnisnya sebagai sambilan maupun pekerjaan utama. Semua itu jika kita perhatikan, sebenarnya bisa

kita jadikan sebagai acuan dan koreksi untuk memperbaiki masalah pengelolaan keuangan yang lebih

baik, sistematis, dan berkualitas karena bagaimanapun juga itu dapat memberikan gambaran umum

mengenai kualitas dan kondisi suatu perusahaan atau bisnis yang kita jalankan.

Dalam suatu organisasi bisnis harus mampu menyajikan laporan keuangan yang baik dan berkualitas

yang gunanya yaitu untuk kepentingan internal maupun external organisasi bisnis. Ini adalah hal yang

penting guna pengontrolan serta pengambilan keputusan/kebijakan organisasi, akan dilakukan seperti

apa ke depannya berdasarkan laporan keuangan yang ada sekarang. Laporan kondisi keuangan juga

sangat berguna untuk pihak luar atau investor guna melihat kondisi dan kualitas perusahaan jika itu

dalam bentuk perusahaan.


2

Menanggapi masalah seperti itu penulis mencoba mangajak anda sebagai pelaku bisnis atau yang

akan terjun di dunia bisnis untuk dikenalkan dengan software yang diharapkan bisa membantu

problema dan masalah diatas, yaitu penggunaan software MYOB sebagai software keuangan.


3

BAB 1

MENGENAL MYOB

MYOB (Mind Your Own Bisiness) merupakan program aplikasi untuk akuntansi yang digunakan untuk

pembukuan yang mampu menampilkan laporan keuangan secara lengkap, cepat, dan akurat. MYOB

pertama kali dikembangkan di Australia oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah

dikembangkan dibeberapa negara lain, seperti di New Zealand, Asia, Amerika, Kanada, dan United

Kingdom.

Dalam pengembangannya, MYOB mengeluarkan programnya dalam beberapa versi diantaranya yang

terkenal yaitu:

1. MYOB Premier

2. MYOB Accounting

Perbedaan yang utama dari kedua versi program tersebut ialah terletak pada Fungsi Multi User dan

Multi Currency yang hanya dimiliki oleh MYOB Premier dan tambahan adanya fitur Payroll yang hanya

dimiliki oleh MYOB Premier Plus. Tetapi secara umum keduanya sama. Pengembangan terakhir dari

versi MYOB Accounting yaitu versi 18, sedangkan untuk MYOB Premier sampai versi 12. Disini penulis

akan memperkenalkan salah satunya yaitu MYOB Premier, yang banyak digunakan serta memiliki

fungsi yang lebih lengkap.

Mengapa MYOB?

Beberapa pertimbangan menggunakan software ini sebagai alat yang membantu proses

pekerjaan akuntansi supaya menjadi lebih cepat dan tepat diantaranya adalah :

a) User Friendly (mudah digunakan)

b) Tingkat Keamanan (security) yang valid untuk setiap user

c) Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export dan

impor file yang merepotkan.

d) Kemampuan track back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi.

e) Dapat di aplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan oleh MYOB.

f) Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis

laporan dalam bentuk grafik.

g) Bisa dijalankan secara offline maupun online.

h) Software tersebut telah teruji karena program tersebut dikembangkan di beberapa negara

lain, seperti Amerika yang negara tersebut merupakan gudang software yang terkenal dan

hebat.


4

Gb 2.01 Control Panel Windows XP

Gb 2.02 Control Panel Windows 7

BAB 2

PERSIAPAN AWAL

Dalam MYOB ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum kita mulai bekerja. Berikut beberapa

setting yang perlu dilakukan.

1) Regional Setting

Regional setting adalah pengaturan pada sistem operasi Windows yang fungsinya yaitu untuk

menetapkan format standard dalam penulisan mata uang dan simbolnya maupun format tanggal

sesuai dengan standard yang dipakai di negara masing-masing. Regional setting perlu dilakukan

karena akan berpengaruh terhadap simbol dan format penulisan mata uang pada MYOB. Untuk

itu kita perlu memastikan bahwa standard penulisan mata uang maupun simbolnya telah sesuai

dengan standard yang dipakai di Indonesia. Saya akan menjelaskan cara pengaturan pada sistem

operasi Windows XP dan Windows 7, karena kedua sistem operasi tersebut yang paling sering

digunakan saat ini.

Buka Control Panel

Untuk Windows XP buka

Regional and Language

Option, sedangkan pada

Windows 7 buka Region

and Language


5

Gb 2.03 Regional Setting Windows XP Gb 2.04 Regional Setting Windows 7

Gb 2.05 Menu List

Setting Region ke Indonesia

Jika sudah, klik OK dan keluar dari Control Panel. Sampai disini pengaturan regional sudah

selesai.

2) Setting Kode Pajak (Tax Codes)

Kode pajak (Tax Codes), adalah fasilitas yang ada di MYOB yang fungsinya yaitu berisi daftar

pajak yang kita pakai beserta kodenya dimana pajak-pajak tersebut akan diberlakukan pada

perusahaan. Dari kode-kode pajak yang telah disediakan tersebut kita bisa menambah,

menghapus, dan mengganti nama pajak sesuai dengan pajak-pajak yang akan diterapkan pada

perusahaan yang kita buat.

Pada kasus ini, karena ini adalah perusahaan yang beroperasi di Indonesia, maka kode pajak

yang akan kita pakai hanya 2 yaitu PPN(Pajak Pertambahan Nilai) dan Non-Taxable. Cara

membuka Tax Codes adalah sebagai berikut :

Dari jendela Command Center. Pada bagian menu bar, klik pada menu Lists kemudian

pilih Tax Codes.

Ubah dan Pilih negara Indonesia

Klik


6

Gb 2.06 Daftar Kode Pajak

Gb 2.07 Menghapus Kode Pajak

Sehingga muncul seperti ini :

Diatas adalah daftar kode pajak yang telah ada pada program MYOB. Pajak-pajak

tersebut adalah pajak yang berlaku di luar negeri. Untuk itu kita perlu menyesuaikan

dengan pajak yang berlaku di Indonesia. Dari daftar tersebut kita akan meninggalkan dua

saja yaitu Goods & Services Tax dan Non-taxable. Goods & Services Tax jika di Indonesia

yaitu sama dengan Pajak Pertembahan Nilai (PPN) sehingga kita nanti perlu mengganti

namanya ke dalam bahasa Indonesia dan tarif pajaknya juga disesuaikan dengan yang

ada di Indonesia yaitu 10%. Kemudian Non-Taxable tidak perlu kita hapus karena ini

adalah pajak default yang digunakan oleh MYOB terhadap barang yang tidak dikenakan

pajak dan Non-Taxable tidak bisa dihapus.

CARA MENGHAPUS

Klik pada jenis pajak yang akan kita hapus sehingga berwarna biru, kemudian klik kanan

dan pilih Delete Tax Code. Berikut gambarnya :

Lakukan hal yang sama untuk jenis pajak lainnya yang ingin di hapus. Kemudian sisakan

untuk pajak yang akan kita pakai. Disini yang akan kita sisakan yaitu kode pajak GST dan

N-T, sehingga jadinya seperti ini :

Klik


7

nama pajak

prosentase tarif

Gb 2.08 Pajak Yang Dipakai

Gb 2.09 Tanda Panah

Gb 2.10 Edit Pajak

Gb 2.11 Daftar Pajak Akhir

CARA MENGGANTI KODE, TARIF, DAN NAMA PAJAK

Klik pada tanda panah di depan kode atau nama pajak yang akan kita edit, disini kita klik

pada tanda panah di depan GST.

Untuk kode pajaknya kita ganti dengan PPN, kemudian nama pajaknya diganti dengan

Pajak Pertambahan Nilai, dan untuk tarif pajaknya kita ubah menjadi 10%. Jika sudah

klik OK. Hasilnya akan seperti ini :

kode pajak

Klik


8

Jika sudah klik Close.

Sampai di sini untuk pengaturan pajak sudah selesai.


9

Gb 3.01 Jendela Awal

BAB 3

PEMBUATAN FILE PERUSAHAAN

Profil Perusahaan :

CV. Kurnia adalah dealer sepeda motor yang sedang berkembang pesat. Perusahaan ini menjual

berbagai merk barang seperti Honda, Suzuki, dan Yamaha. Perusahaan ini berdomisili di Jl.

Pemuda Jaya No.99, Semarang. Selain kegiatan utamanya sebagai penjual sepeda motor,

perusahaan ini juga melakukan pelayanan perbaikan(service) dengan cara membuka bengkel

sepada motor. Untuk pencatatan transaksi baik pembelian, penjualan, laporan keuangan dan lain

sebagainya, pemilik menginginkan semuanya dilakukan menggunakan MYOB agar memperoleh

hasil cepat dan akurat. Pencatatan dimulai per 1 Januari 2011.

1. Membuka Program MYOB Premier v12

Buka Start → All Programs → MYOB Premier v12 → + MYOB Premier v12 +

ATAU

Dobel Klik pada sortcut di desktop dengan gambar icon seperti dibawah ini :

Maka akan keluar jendela awal MYOB Premier seperti ini :

Open : Menu untuk membuka database perusahaan yang sudah ada/

sudah dibuat sebelumnya

Create : Menu untuk membuat database perusahaan baru

Explore : Menu untuk membuka contoh data perusahaan yang telah

disiapkan secara default

What’s New : Menu untuk melihat hal-hal terbaru dari Versi MYOB yang sedang

Anda gunakan

Exit : Menu untuk keluar dari MYOB


10

Gb 3.02 Jendela Welcome

Gb 3.03 Pengisian Data

Disini asumsinya kita akan membuat database perusahaan baru. Maka kita klik saja menu

Create →

2. Membuat Database Perusahaan Baru

Setelah klik Create, pertama akan muncul jendela Welcome sepeti dibawah ini, langsung saja

klik tombol Next >.

Jendela selanjutnya yaitu untuk pengisian data perusahaan dan tahun akuntansi untuk periode

laporan keuangan yang kita buat. Klik Next > jika sudah mengisi datanya dengan benar.

Serial Number : Diisi hanya jika kita menggunakan MYOB full version dan telah

mendapatkan lisensi yang legal. Sebagai pembelajaran kita cukup

menggunakan versi yang trial. MYOB versi trial bisa digunakan untuk

membuat file baru perusahaan dan mencatat transaksi hingga 30

hari kedepan sejak suatu file dibuat. Untuk pemakaian programnya

tidak ada batasan.

Company Name : Nama perusahaan

UEN No. : Nomor registrasi perusahaan

UEN Type : Type perusahaan

GST No. : Nomor pajak

Address : Alamat perusahaan

Phone Number : Nomor telepon perusahaan

Fax. Number : Nomor faximile perusahaan

Email Address : Alamat email perusahaan

klik


11

Gb 3.04 Tahun Periode

Pada kolom pengisian data kita tidak perlu mengisi semuanya. Cukup kita isi nama perusahaan

dan alamatnya saja.

Current Financial Year : Diisi tahun pembukuan/ tutup buku

Last Month of Financial Year : Pilih bulan tutup buku

Conversion Month : Pilih bulan konversi ke MYOB

Number of Accounting Periods : Pilihan jumlah periode akuntansi yang akan

digunakan (Twelve/Thirteen)

Catatan :

Tanggal yang digunakan tidak memiliki hubungan dengan tanggal sesungguhnya/tanggal saat ini.

(tidak harus sesuai dengan tanggal saat ini)

Salah satu kelebihan MYOB dibandingkan dengan aplikasi akuntansi sejenis adalah adanya fasilitas

periode ke tigabelas, periode yang khusus disediakanoleh MYOB untuk mencatat transaksi yang tidak

dimasukkan diantara periode pertama hingga periode ke duabelas

Periode ke 13 digunakan untuk :

- Penyesuaian untuk Auditor, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan sebelum diaudit

(periode 1-12) dan laporan keuangan setelah diaudit (periode 1-13).

- Penyesuaian untuk Koreksi fiskal Pajak, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan

komersial dan laporan keuangan fiskal.

- Penyesuaian untuk pihak ketiga (ekstern)

- Untuk mencatat transaksi : - Record Journal Entry Accounts

- Transfer Money Accounts

- Receive Money Banking

- Spend Money Banking

- Inventory Adjustment

- Build Items Inventory

Periode 13 tidak bisa digunakan untuk mencatat transaksi :

Account/ Bank reconciliation

Enter Sales


12

Gb 3.05 Konfirmasi

Gb 3.06 Pilihan

Receive Payments Sales

Enter Purchases

Pay Bills Purchase

Enter Activity Slip Time Billing

Kali ini kita akan gunakan jumlah periode akuntansi yang duabelas (Twelve).

Setelah klik Next > akan muncul jendela konfirmasi seperti ini :

Klik Next > lagi. Selanjutnya akan muncul jendela yang berisi beberapa pertanyaan :

Terdapat 3 pilihan yang disediakan :

1)

Menggunakan daftar akun yang disediakan oleh MYOB sesuai dengan jenis usaha yang

kita pilih. Jika memilih ini, maka selanjutnya kita akan disajikan pilihan jenis usaha yang

kita jalankan.

2)

Menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang akan digunakan telah disimpan di

dalam suatu file text.

3)

Membuat sendiri daftar akun pada Modul Account MYOB Premier.


13

Gb 3.07 Pilihan Penyimpanan

Gb 3.08 Lokasi Penyimpanan

Kali ini kita akan membuat daftar akun sendiri sesuai dengan perkiraan akun yang akan dipakai

pada perusahaan. Klik pada pilihan terakhir kemudian Next >.

Ini adalah jendela konfirmasi dimana kita akan meletakkan atau menyimpan file/ data

perusahaan. Secara default program MYOB akan menyimpannya di direktori program MYOB

yaitu biasanya di C:\Premier12\. Namun jika kita ingin menyimpannya pada direktori tertentu

sesuai keinginan, maka klik pada ikon Change→ setelah itu akan muncul kotak

dialog seperti berikut :

Selanjutnya kita tentukan direktori mana yang akan kita jadikan tempat penyimpanan. Jika

sudah klik Save. Kemudian klik Next > lagi. Berikutnya akan muncul tampilan proses

pembuatan company file seperti berikut.


14

Gb 3.09 Proses Pembuatan File Perusahaan

Gb 3.10 Congratulation

Gb 3.11 Command Center

Terdapat 2 pilihan yaitu Setup Asistant dan Command Centre. Jika kita pilih Setup Asistant,

maka kita akan masuk jendela panduan untuk setting beberapa kebijakan akuntansi yang

dipakai. Disini kita langsung saja masuk ke menu Command Centre yang juga bisa melakukan

setting kebijakan akuntansinya.

Klik → kemudian kita akan masuk ke dalam jendela command center

seperti berikut :

Pengisian data perusahaan selesai sampai disini.


15

Gb 4.01 Asset

Gb 4.02 Liability

Gb 4.03 Equity

BAB 4

SETUP AKUN DAN NERACA AWAL

Bab ini akan membahas mengenai cara pembuatan akun. Sebelum melakukan tahap ini, kita harus

sudah membuat perkiraan akun-akun yang akan digunakan dalam operasional perusahaan. Dalam

kasus ini, perkiraan akun-akun yang digunakan untuk CV. Kurnia adalah sebagai berikut :

Asset

Liability

Equity


16

Gb 4.04 Income

Gb 4.05 Cost of Sales

Gb 4.06 Expense

Gb 4.07 Other Income

Income

Cost of Sales

Expense

Other Income


17

Gb 4.08 Other Expense

Other Expense

CV. Kurnia

Neraca Per 1 Januari 2011

Keterangan Jumlah

Asset : Kas Umum Kas Di Bank Mandiri Kas Di Bank BNI Piutang Usaha Cadangan Piutang Tak Tertagih Persediaan Sewa Dibayar Dimuka Perlengkapan Kantor Perlengkapan Servis Kendaraan Akm. Penyusutan

Jumlah Asset Liability :

Hutang Usaha Hutang Gaji

Equity : Laba Ditahan Modal Tn. Temon Prive Tn. Temon Modal Tn. Riko Prive Tn. Riko

Jumlah Liability & Equity

18.000.000 80.000.000 75.000.000 60.000.000 (9.500.000)

198.500.000 30.000.000 32.000.000 30.000.000 90.000.000

(10.000.000)

594.000.000

95.230.500 16.200.000

129.569.500 200.000.000 (21.000.000) 197.500.000 (23.500.000)

594.000.000

Buatlah daftar akun beserta saldo awalnya sehingga bisa seperti data diatas!

Pertama yang kita lakukan untuk membuat daftar akun seperti di atas yaitu membuka modul Accounts

kemudian buka (klik) pada Accounts List.

Berikut tampilannya :


18

Gb 4.01 Modul Accounts

Gb 4.02 Accounts List

Tipe Keterangan

Header Account

Digunakan untuk mengelompokkan akun dengan tujuan

yang serupa. Akun ini mempunyai sub akun di bawahnya

dan nilai transaksi tidak dapat dipindah bukukan pada

akun tersebut (Non Postable).

Detail Account

Terletak dibawah akun header. Akun ini tidak memiliki

sub akun lagi dan nilai transaksi dapat dipindahbukukan

pada akun tersebut (Postable).

MENGHAPUS AKUN

Akun-akun yang tidak dibutuhkan sebaiknya dihapus dari daftar akun, agar tidak membingungkan dan

mengganggu proses transaksi. Dari Accounts List untuk menghapus salah satu akun yaitu klik 2x pada

klik

Detail Account

Header Account


19

Gb 4.03 Hapus Akun

akun yang akan dihapus, atau klik tanda panah didepan nama akun, kemudian klik Edit pada

menu bar dan klik Delete Account.

Perlu diingat, tidak semua akun bisa dihapus, seperti akun-akun yang terkait pada Linked Accounts,

akun-akun yang terkait dengan Tax Codes, dan akun induk yang menampung saldo dari akun anak.

Agar bisa menghapus akun-akun tersebut, untuk akun yang terkait dengan Linked Accounts, lepaskan

kaitan dengan cara mengganti akun tersebut dengan akun lain terlebih dahulu di jendela Linked

Accounts. Sedangkan untuk akun yang terkait dengan Tax Codes bisa dihapus dengan cara mengganti

akun tersebut dengan akun lain pada jendela Tax Code Information. Untuk akun induk yang sudah

menampung akun anak dapat dihapus dengan cara menghapus saldo yang terdapat pada akun anak

terlebih dahulu.

MENGEDIT AKUN

Sebelum kita membuat akun-akun untuk perusahaan kita, dalam Accounts List sebenarnya secara

default MYOB telah menyediakan beberapa akun yang mungkin dapat kita pakai. Akun yang tidak

terpakai dapat kita hapus namun beberapa mungkin ada yang kita perlukan, akan tetapi semua akun

tersebut masih dalam bahasa Inggris. Untuk itu, jika kita malas membuat akun lagi, kita bisa tinggal

mengubah namanya saja menjadi nama akun dalam bahasa Indonesia. Selain itu kita juga bisa

mengubah kode akunnya, jenis akun,dan lain-lain jika diperlukan.

Untuk mengedit langkahnya yaitu dari Accounts List klik 2x pada akun yang akan dihapus, atau klik

tanda panah didepan nama akun, kemudian tinggal kita edit saja pada kolom-kolom yang tersedia.

klik


20

Gb 4.04 Edit Akun

Gb 4.05 Accounts List

Gb 4.06 Membuat Akun

Jika sudah klik OK.

MEMBUAT AKUN BARU.

Untuk membuat akun baru, dari Account List kita klik tombol New, kemudian isi data akun yang akan

dibuat.

Pada saat membuat akun baru, yang harus diperhatikan pertama kali yaitu jenis akun Header atau

Detail. Jika sudah kita tentukan, selanjutnya tinggal kita isi data akun di bawahnya.

Jika sudah klik OK.

klik


21

Gb 4.07 Account Opening Balances

MENETAPKAN LINKED ACCOUNT

Sebelum melakukan transaksi, Linked Account harus ditentukan terlebih dahulu, karena ini akan

berpengaruh pada akun-akun tertentu saat terjadi transaksi. Fungsi Linked Account adalah untuk

menentukan akun mana berpengaruh yang jika terjadi transaksi suatu transaksi tertentu. Misalkan

untuk mencatat uang dari pelanggan kita tetapkan link-nya pada akjun Kas Belum Disetor, maka setiap

ada penerimaan dari pelanggan akun Kas Belum Disetor akan bertambah. Untuk mengatur Linked

Account kita dapat membukanya dari menu bar kita klik Setup > Linked Accounts kemudian pilih

Linked Accounts apa yang akan kita atur, apakah yang berhubungan dengan Accounts & Banking

Accounts, Sales Accounts, atau Purchases Accounts.

MENGISI SALDO AWAL MELALUI ACCOUNT OPENING BALANCES

Saldo awal akun bisa diisi pada saat pertama kita membuat akun yaitu dari Accounts List atau dengan

cara mengedit akun yang bersangkutan dari Account List kemudian diisi pada kolom saldonya. Namun

akan lebih bagus lagi jika kita mengisinya melalui Account Opening Balances, karena kita akan bisa

langsung mengetahui keseimbangan antara akun aktifa dan pasivanya. Cara membuka Account

Opening Balances yaitu dari menu bar pilih Setup > Balances > Account Opening Balances.

Untuk mengisi saldonya tinggal klik saja pada angka di sampingnya kemudian kita masukkan saldo

awalnya kemudian ENTER. Apabila ada saldo yang negatif, agar bisa muncul tanda kurung seperti

pada akun “Piutang Tak Tertagih” di atas, yaitu dengan cara memberi tanda negatif (-) di depan angka

klik

beri tanda negatif(-) di depan angka


22

saat melakukan pengisian saldo. Disini Amount left to be allocated harus bersaldo nol, jika tidak berarti

neraca tersebut tidak seimbang antara aktiva dan pasiva-nya. Ingat Asset = Liability + Equity. Pada

gambar di atas nilai dari Amount left to be allocated tidak berisi nol karena proses pengisian saldo awal

akun belum selesai semuanya.

Isi semua akun yang tersedia pada Account Opening Balances sesuai dengan data yang

tersedia pada neraca di awal bab ini!


23

Gb 5.01 Purchases Easy Setup Assistant

BAB 5

MODUL CARD FILE

Dari modul Card File kita bisa membuat data Customer, Supplier, Employee, dan Personal. Untuk kali

ini kita cukup membuat data untuk suplier dan customer sekaligus mencatat saldo awal hutang usaha

dan piutang usaha. Langkah ini sebenarnya dapat kita lakukan melalui modul Card File. Namun agar

lebih gampang kita akan membuat melalui Easy Setup Assistant. Sebelum membuat, data mengenai

hutang dan piutang perusahaan adalah sebagai berikut.

Daftar hutang usaha CV. Kurnia sejumlah Rp 95.230.500 adalah hutang perusahaan kepada :

- PT. Yamaha Adi Bradco Rp 33.500.000

- PT. Honda Adi Sentosa Rp 29.000.000

- PT. Suzuki Asri Buna Rp 32.730.500

Daftar piutang usaha CV. Kurnia sejumlah Rp 60.000.000 merupakan piutang kepada :

- Klinik Ceria Rp 21.300.000

- Klinik Pesona Rp 18.250.000

- PT. Subur Sejahtera Rp 8.500.000

- Toserba Indah Sari Rp 11.950.000

MENCATAT SALDO AWAL HUTANG USAHA

Hutang usaha terjadi karena adanya pembelian barang secara kredit. Untuk itu kita perlu mengisikan

data suplier dan saldo awal hutang perusahaan agar kita bisa tau kepada siapa saja perusahaan

berhutang dan berapa besarnya hutang yang dimiliki perusahaan. Saldo awal hutang usaha ini

saldonya harus sama dengan hutang usaha pada saldo awal neraca. Berikut Langkah untuk membuat

saldo awal hutang usaha :

Klik Setup pada menu bar kemudian pilih Easy Setup Assistant hingga muncul jendela baru

kemudian pilih Purchases. Jika sudah, kllik Historical Purchases pada sisi sebelah kiri seperti gambar

di bawah :

klik


24

Gb 5.02 Historical Purchase

Gb 5.03 Suppliers List

Gb 5.04 Card Information

Untuk mengisi data sekaligus saldo hutang kita di suplier klik Add Purchase. Setelah keluar jendela

baru, klik pada tombol dropdown untuk memilih data supplier kita.

Maka akan ditampilkan daftar suplier kita.

Karena baru awal sehingga data supplier masih kosong, untuk itu kita perlu mengisikan data supplier

terlebih dahulu. Untuk membuat data suplier baru klik tombol New. Sehingga akan keluar seperti ini :

Isi data suplier kita dengan mengisikan data sebagai berikut :

Card Type : Supplier

klik


25

Gb 5.05 Historical Purchase


Congratulation

Gb 5.07 Purchases Easy Setup Assistant

Congratulation

Designation : Jenis Supplier (Company / Individual)

Name : Nama Perusahaan Suplier

Anda dapat melengkapinya dengan data suplier yang lebih lengkap, namun untuk latihan cukup itu

saja. Jika sudah klik OK, kemudian klik lagi pada tombol dropdown dan pilih nama supplier yang

barusan kita buat tadi.


Isi besar saldo hutang kita kepada supplier pada kotak isian Total Including Tax. Jika sudah klik

Record. Ulangi langkah di atas hingga semua data supplier terisi beserta saldo hutang kita padanya.

Isi sesuai data supplier yang ada di awal bab ini. Jika kita sudah mengisi semuanya dengan benar,

seharusnya akan muncul pesan seperti ini :

Artinya yaitu bahwa total saldo hutang yang kita isikan sudah sama atau seimbang dengan akun

hutang pada neraca. Ini berarti data yang kita isikan sudah benar. Setelah kita buat semua data suplier,

jadinya seperti ini :


26

Gb 5.08 Easy Setup Assistant

Congratulation

Gb 5.09 Historical Sale

Congratulation

Perlu diperhatikan, di sini Out of balance Amount harus bersaldo nol, yang menandakan bahwa

saldonya sudah balance dengan saldo hutang usaha pada saldo neraca awal. Setelah semua saldo

awal hutang selesai dibuat, klik tombol Close untuk kembali kelayar utama Command Center.

Sampai di sini pencatatan saldo awal hutang sudah selesai.

MENCATAT SALDO AWAL PIUTANG USAHA

Membicarakan masalah piutang, berarti ini berhubungan dengan customer. Untuk itu sekarang kita

akan membuat data customer perusahaan beserta saldo piutang kita kepada mereka. Untuk langkah

pembuatannya hampir sama dengan saat kita mengisi saldo hutang usaha yaitu kita akan

menggunakan fasilitas Easy Setup Assistant. Berikut Langkah untuk membuat saldo awal hutang

usaha :

Klik Setup pada menu bar kemudian pilih Easy Setup Assistant hingga muncul jendela baru

kemudian pilih Sales. Jika sudah, kllik Historical Sales pada sisi sebelah kiri seperti gambar di bawah :

Untuk mengisi data sekaligus saldo piutang kita di suplier klik Add Sale. Setelah keluar jendela baru,

klik pada tombol dropdown untuk memilih data customer kita.

klik

klik


27

Gb 5.10 Customer Lists

Gb 5.11 Card Information

Maka akan ditampilkan daftar customer kita.

Karena baru awal sehingga data customer masih kosong, untuk itu kita perlu mengisikan data

customer terlebih dahulu. Untuk membuat data customer baru klik tombol New. Sehingga akan keluar

seperti ini :

Isi data customer kita dengan mengisikan data sebagai berikut :

Card Type : Customer

Designation : Jenis Customer (Company / Individual)

Name : Nama Perusahaan Customer

Anda dapat melengkapinya dengan data customer yang lebih lengkap, namun untuk latihan cukup itu

saja. Jika sudah klik OK, kemudian klik lagi pada tombol dropdown dan pilih nama customer yang

barusan kita buat tadi.



28


Congratulation

Gb 5.12 Historical Sale

Gb 5.14 Sales Easy Setup Assistant

Congratulation

Isi besar saldo piutang kita kepada customer pada kotak isian Total Including Tax. Jika sudah klik

Record. Ulangi langkah di atas hingga semua data customer terisi beserta saldo piutang kita. Isi sesuai

data customer yang ada di awal bab ini. Jika kita sudah mengisi semuanya dengan benar, seharusnya

akan muncul pesan seperti ini :

Artinya yaitu bahwa total saldo piutang yang kita isikan sudah sama atau seimbang dengan akun

piutang pada neraca. Ini berarti data yang kita isikan sudah benar. Setelah kita buat semua data

customer, jadinya seperti ini :

Perlu diperhatikan, di sini Out of balance Amount harus bersaldo nol, yang menandakan bahwa

saldonya sudah balance dengan saldo piutang usaha pada saldo neraca awal. Setelah semua saldo

awal piutang selesai dibuat, klik tombol Close untuk kembali kelayar utama Command Center.


29

Sampai di sini pencatatan saldo awal piutang sudah selesai.

BAB 6

MODUL INVENTORY

Dari modul Inventory kita akan melakukan penetepan item dalam persediaan dan harga jualnya.

Kemudian setelah itu selanjutnya mencatat saldo awal persediaan. Data-data yang dibutuhkan adalah

sebagai berikut :

Daftar persediaan yang ada di gudang adalah sebagai berikut :

No. Item Nama Barang Jumlah Harga/Unit Total

HSF-101 Honda “Supra Fit” 4 10.000.000 40.000.000

HX-102 Honda ”Supra X 125” 3 15.000.000 45.000.000

SN-201 Suzuki “New Smash” 2 9.500.000 19.000.000

SS-202 Suzuki “Shogun SP” 3 12.000.000 36.000.000

YV-301 Yamaha “Vega R” 3 10.500.000 31.500.000

YJ-302 Yamaha “Jupiter MX” 2 13.500.000 27.000.000

Harga jual sepeda motor termasuk PPN sampai saat ini adalah sebagai berikut :

No. Item Nama Barang Harga Jual

HSF-101 Honda “Supra Fit” 11.400.000

HX-102 Honda ”Supra X 125” 16.400.000

SN-201 Suzuki “New Smash” 10.975.000

SS-202 Suzuki “Shogun SP” 13.600.000

YV-301 Yamaha “Vega R” 11.215.000

YJ-302 Yamaha “Jupiter MX” 14.910.000

MENETAPKAN ITEM DAN HARGA JUAL

Menurut MYOB, item adalah barang atau jasa yang diperjual belikan atau yang disimpan dalam daftar

persediaan. Sebelum digunakan dalam transaksi, item dan harga jualnya harus ditemtukan terlebih

dahulu.

Pada Command Centre pilih modul Inventory kemudian klik Items List.

klik


30

Gb 6.01 Command Centre

Gb 6.02 Items List

Gb 6.03 Profil

Klik New untuk membuat item baru.

Ketikkan HSF-101 pada field Item Number, lalu tekan enter. Selanjutnya ketik Honda “Supra Fit”

pada field Name. Beri tanda centang pada kotak I Buy This Item, I Sell This Item, dan I Inventory This

Item. Sesuaikan akun untuk HPP, Penjualan, dan Persediaan sesuai item yang bersangkutan.

Jika sudah selanjutnya kita isikan harga jualnya, klik pada tab Selling Details kemudian isi field Base

Selling Price dengan harga Honda “Supra Fit” yaitu sebesar 11.400.000, kemudian tekan enter. Isi

Selling Unit of Measure dengan Unit. Samakan dengan gambar berikut :


31

Gb 6.04 Selling Details

Gb 6.05 Items List


Gb 6.07 Count Inventory

Jika sudah klik OK. Lakukan langkah yang sama seperti di atas hingga terisikan semua data yang telah

disediakan pada awal bab ini. Jika sudah hasilnya akan seperti ini :

Jika sudah klik Close untuk kembali ke Command Centre.

MENCATAT SALDO AWAL PERSEDIAAN

Di sini kita akan memasukkan jumlah saldo awal persediaan beserta cost per unitnya. Jumlah

persediaan yang dicatat pada saldo awal persediaan juga harus sama dengan jumlah yang tertera

pada neraca awal perusahaan.Berikut langkah-langkahnya :

Buka modul Inventory pada Command Centre kemudian klik Count Inventory.

klik


32

Gb 6.08 Adjustment Information

Gb 6.09 Opening Balance Check

Gb 6.10 Adjust Inventory

Masukkan jumlah persediaan pada kolom Counted, jika sudah klik Adjust Inventory. Selanjutnya akan

muncul jendela Adjustment Information.

Isi Default Adjustment Account dengan akun persediaan, klik tombol dropdown kemudian pilih akun 1-

1300 Persediaan. Jika sudah klik Continue.

Klik Opening Balance.


33


Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 7.02 Spend Money

Gb 7.01 Command

Centre

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Isikan harga pokok item per unit pada kolom Unit Cost. Untuk field Memo bisa diisikan dengan

keterangan “Saldo Awal Persediaan”. Jika sudah klik Record.

BAB 7

MENANGANI TRANSAKSI

Berikut ini kami sediakan beberapa contoh transaksi dan langkah untuk menanganinya.

Klik modul Banking dari Command Centre kemudian pilih Spend Money.

Maka akan keluar jendela Spend Money. Isikan datanya hingga seperti gambar di bawah ini :

Jika sudah klik OK.

3 Agustus → Membeli perlengkapan kantor secara tunai menggunakan dana dari kas umum dengan

harga Rp9.500.000, harga dikenai PPN. Nomor pengeluaran kas SPPK-001

klik


34

Gb 7.03 Journal

Gb 7.01 Command

Centre

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet


Gb 7.01 Command

Centre

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 7.05 Purchases – New Item

Gb 7.01 Command

Centre

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Dari transaksi di atas maka pada Transaction Journal akan muncul seperti ini :

Klik modul Purchases dari Command Centre, kemudian klik Enter Perchases.

Maka akan keluar jendela Purchases – New Item, kemudian isikan datanya seperti dibawah ini :

5 Agustus → Membuat Quote untuk pembelian sepeda motor Honda “Supra Fit” sebanyak 15 unit

dengan harga per unit Rp10.000.000 dari PT. Honda Adi Sentosa, dengan nomor Quote

PQ-101. Harga barang yang dibeli sudah termasuk PPN.

10.000.000


35

Gb 7.06 Select Layout

Gb 7.01 Command

Centre

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 7.07 Purchases Register

Gb 7.01 Command

Centre

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Mungkin setelah melihat anda akan bertanya karena tampilan yang dihasilkan berbeda dengan yang

ada di contoh. Tenang saja, itu bukan kesalahan. Agar tampilannya bisa seperti contoh di atas caranya

yaitu klik tombol Layout pada bawah jendela, kemudian akan muncul tampilan seperti ini :

Pilih model tampilan Item dengan cara klik pada opsi Item, kemudian klik OK. Maka tampilannya akan

sama seperti contoh di atas.

Jika datanya telah diisi dengan benar, klik pada tombol Save Quote.

Hasil pemasukan data lewat Quote tidak tercatat pada Transaction Journal. Demikian juga pemasukan

data lewat Order. Agar bisa melihat hasil yang telah dibuat, anda dapat membuka modul Purchases

dari Command Centre kemudian klik Purchases Register. Setelah terbuka jendela Purchases

Register, klik pada tab Quotes. Hasilnya adalah sebagai berikut :

Pada Command Center klik modul Banking, kemudian klik Spend Money.

klik

9 Agustus → Dibayar gaji karyawan sejumlah Rp16.200.000. Dana diambil dari ATM Bank BNI dengan

nomor pengeluaran BNI-01.

klik


36


Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 7.09 Spend Money

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 8.03 Balance

Sheet

Gb 7.10 Journal

Kumudian akan keluar jendela Spend Money. Isikan datanya hingga seperti di bawah ini :

Jika sudah, klik Record.

Dari transaksi di atas, pada Transaction Journal muncul seperti ini :

Berikut tadi beberapa contoh transaksi beserta penanganannya.


37

Gb 8.01 Index to Reports

Gb 8.02 Reports Customisation

BAB 8

MENYAJIKAN LAPORAN KEUANGAN

Dalam MYOB sebenarnya telah disediakan banyak sekali model laporan keuangan, bisa disesuaikan

dengan kebutuhan. Namun secara garis besar, laporan-laporan keuangan tersebut dikelompokkan ke

dalam beberapa kelompok besar, seperti Accounts, Banking, GST / Sales Tax, Sales, Time Billing,

Purchases, Inventory, Card. Pengelompokan-pengelompokan tersebut bisa dilihat pada jendela Index

to Reports.

Sebagai contoh, di sini kita akan mencoba membuat salah satu laporan keuangan yaitu Neraca /

Balance Sheet. Pertama kita buka dulu jendela Index to Reports dengan cara klik Reports pada menu

bar kemudian pilih Index to Reports. Setelah keluar jendela Index to Reports seperti diatas, buka

pada tab Accounts. Lalu klik pada pilihan Standard Balance Sheet.

Jika sudah kemudian klik tombol Customise, maka akan keluar jendela seperti ini :


38

Gb 8.03 Balance Sheet

- Selected Period digunakan untuk memilih periode laporan Neraca yang ingin ditampilkan, di

sini kita pilih bulan Agustus.

- As Of digunakan untuk menentukan tanggal akhir neraca. Untuk melihat laporan Neraca

selama bulan Agustus, pada field As Of seharusnya diisi dengan 31/08/2011. Namun sebagai

percobaan kita isikan tanggal 01/08/2011 agar nanti laporan yang ditampilkan lebih ringkas.

- Report Level pilih Level 4 untuk menampilkan semua level akun, mulai dari level 1 sampai 4.

- Financial Year pilih This Year [FY 2011] untuk menampilkan Neraca untuk periode tahun ini.

Jika sudah klik tombol Display.

Maka hasilnya akan seperti ini :

Demikian tadi cara untuk menyajikan laporan keuangan Neraca, untuk laporan keuangan lain

langkahnya hampir sama yaitu dibuat melalui menu Index to Reports, tinggal disesuaikan saja laporan

keuangan apa yang dibutuhkan.


39

DAFTAR PUSTAKA

- Kamal, Asroel.2008.MYOB versi 15 pada PERUSAHAAN DAGANG.Jakarta: PT.Elex Media

Komputindo

- Modul Praktikum MYOB Premier V.12, Bina Sarana Informatika

- http://myobindonesia.wordpress.com

Documents

Modul MYOB v.12