PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN … filepengelolaan informasi perpustakaan menggunakan software e-library di perpustakaan universitas muhammadiyah yogyakarta tugas akhir

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN

MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh

Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh

Sidiq Tri Nugroho

D 1811084

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014


commit to user

ii

PERSETUJUAN

Tugas Akhir berjudul:

PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE

E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Karya :

Nama : Sidiq Tri Nugroho

NIM : D1811084

Konsentrasi : Perpustakaan

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan

Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Senin

Tanggal : 19 Mei 2014

Surakarta, 19 Mei 2014

Pembimbing

Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.

NIP.19530812 198003 1 005


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan

dibawah ini,

NAMA : Sidiq Tri Nugroho

NIM : D1811084

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN

MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA

PEMBIMBING : Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.

TANGGAL DIUJI : 28 Mei 2014

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri tanpa mencantumkan sumber, saya bersedia menerima sanksi sesuai

peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah

saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.


Sidiq Tri Nugroho

NIM. D1811084


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang

bertanda tangan dibawah ini :

NAMA : Sidiq Tri Nugroho

NIM : D1811084

Program Studi : Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-

Exlusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE

E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk,

mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta

mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai

penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai

pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa

paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : 28 Mei 2014

Yang membuat pernyataan

Sidiq Tri Nugroho

NIM. D1811084


commit to user

v

PENGESAHAN

Telah diuji dan disahkan oleh Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Pada hari : Rabu

Tanggal : 28 Mei 2014

Dewan Penguji :

Penguji I Penguji II

Drs. Kandiawan Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.

NIP.19610413 199003 1 002 NIP.19530812 198003 1 005

Mengetahui :

Dekan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Prof. Drs. Pawito, Ph.D

NIP. 19540805 198503 1 002


commit to user

vi

MOTTO

Inna Ma'a Al'usri Yusraan, Sesungguhnya Sesudah

Kesulitan Itu Ada Kemudahan

(QS. Al Insyirahayat 6)

Seribu Kilometer Yang Ingin Dituju Diawali Dari

Langkah Pertama Dan Keberanian Untuk Memulai

(Pepatah Cina ~ Confusius)

Jadilah Kamu Manusia Yang Pada Kelahiranmu Semua

Orang Tertawa Bahagia, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang

Menangis; Dan Pada Kematianmu Semua Orang Menangis

Sedih, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang Tersenyum

(Mahatma Gandhi)

Jangan Tidur Sebelum Membaca, Jangan Mati Sebelum

Menulis

(Lasa HS.)

Hidupilah Kehidupan Di Dunia Sekarang Untuk Bekal Di

Kehidupan Akhirat Nanti.

(Penulis)


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Tulisan ini ku persembahkan untuk :

Allah SWT yang telah memberikan nikmat Iman serta Islam yang

karenanya hingga saat ini penulis masih diberikan keteguhan hati untuk

senantiasa beribadah kepada Nya.

Kedua orang tua Saya, Bapak Agus Sukatmo dan Ibu Siti Rahayuningsih

yang telah merawat, dan memberikan pelajaran yang sangat berarti untuk

bisa menjalani kehidupan ini.

Kakak-kakakku yang senantiasa memberikan dukungan motivasi, Mas

Gatot Ari Wibowo dan Mbak Andriyani Mutmainah.

Adik ku tersayang, Fatonah Nurhidayah yang selalu mengisi hari-hariku

dengan canda dan tawa sehingga hilanglah perasaan berat dalam

mengerjakan tugas akhir ini.

Teman-teman kuliah kelas B yang tanpa kalian tidak mungkin saya bisa

mendapatkan pencapaian sejauh ini.

Teman-teman kuliah kelas A juga yang tanpa terkecuali.

Para sahabat yang paling ku sayangi dan saya banggakan Ajik, Rifa’i,

Galih, Puri, Putri, Agung, Asmoro dan yang lainnya.

Teman-teman Part Time UPT Perpustakaan Pusat UNS, Zain, Sigit,

Nanda, Agung, Ajik, Aprilia, Anindya, Yohana, Danik, Eka, Desti, Puri,

Destin, dan Putri, Hermita, Kalianlah yang membawa keceriaan di

sebagian hari-hari ku.

Keluarga besar UPT Perpustakaan Pusat UNS tanpa terkecuali.

Almamater kebanggaanku.


commit to user

viii

ABSTRAK

Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI

PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”,

Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui langkah-langkah

proses kerja, kelebihan, kendala, dan cara menangani kendala dalam proses

pengelolaan informasi dengan menerapankan software manajemen informasi

perpustakaan E-library.

Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggunakan empat metode penelitian yakni

metode observasi, metode interview, metode pertisipasi, dan metode studi

pustaka.

Hasil observasi menunjukan cara pengelolaan informasi perpustakaan

dengan menggunakan software E-library menggunakan beberapa fitur layanan

pada menu utama yang terdapat di software E-library seperti fitur menu

penginputan data bibliografi, fitur menu sirkulasi, fitur menu pembuatan kartu

anggota, dan fitur menu pembuatan rekap laporan. Penerapan software E-library

memiliki beberapa kendala dalam proses pengelolaan informasi perpustakaan.

Adapun saran yang penulis sampaikan untuk meningkatkan kinerja di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, diantaranya: 1)

Seharusnya koleksi referensi dipisah dengan koleksi umum, 2) Sebaiknya lebih

memperhatikan dan meingkatkan keamanan bagi mahasiswa yang mengambil

kunci loker, 3) Staff diharapkan sering mengikuti seminar-seminar ataupun

pelatihan yang ada hubungannya dengan ilmu perpustakaan, 4) Layanan

Muhammadiyah Corner hendaknya lebih dimaksimalkan dalam pengaturan dan

promosinya, 5) Untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, sebaiknya

perlu diadakan usulan penggunaan jenset sebagai pengganti listrik, karena semua

kegiatan perpustakaan berhubungan dengan peralatan elektronik yang syarat akan

penggunaan listrik.

Kata Kunci : E-library, informasi perpustakaan, sistem informasi, otomasi.


commit to user

ix

ABSTRACT

Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI

PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”,

Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

The purpose of this paper is to explain all about information management

process, such as step-by-step explanation of the working processes, excess,

problem, and the solution in the library information management while used

library information management software called E-library.

The research process of this paper is take place on University of

Muhammadiyah Yogyakarta with apllying four research methods, which is

observation research method, interview research method, participation research

method, and literature trace method.

The result of the observation research method indicate that they manage

their library information used some kind of software called E-library that include

many information management feature within it, such as bibliographic data

management, library circulation management, member card production, and make

overall report of the library information. The application of the software named E-

library into library information management system still have some problem in

the implementation.

The author of this paper has some recommendation for the library of

University of muhammadiyah yogyakarta to improve their performance, which is:

1). They should separate between general literature collection with the reference

literature collection to avoid major confused and dificulties while search for

certain collection, 2). They should increase the security on the user who borrow

their locker key for bag storage purpose to avoid lose, 3). They should increase

their staff ability with give them some training about library science, 4). They

should increase the frequency of the promotion and management with their

Muhammadiyah corner, so it can be more known by user, 5). To anticipate for

being ellectricity down, they should use some alternative beside regular

ellectricity source provided by PLN because all of their activity refer to the

electronic peripheral.

Keyword : E-library, library information, information system, automation.


commit to user

x

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkah

dan anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan semestinya,

sehingga selesai pada waktu yang telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Menyadari

bahwa penulisan ini tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai

pihak, Maka dari itu atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis

mengucap terima kasih kepada :

Saya sadar bahwa dalam pembuatan makalah ini bisa selesai sesuai dengan

harapan tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai pihak

antara

lain :

1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dalam menyelesaikan

Tugas Akhir.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

4. Bapak Drs. Sujini, S.Sos, M.Si selaku pembimbing dalam penulisan

Tugas Akhir.

5. Bapak Drs. Kandiawan, selaku penguji Tugas Akhir.

6. Bapak Drs. Widodo.M.Soc.Sc, selaku pembimbing akademik.

7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP

Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

xi

8. Bapak Drs. Lasa HS., M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta

memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan

Kuliah Kerja PUSDOKINFO di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta.

9. Seluruh Staff Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu.

Tiada gading yang tak retak, penulis sadar bahwa dalam penulisan Tugas

Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu penulis sangat

mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Semoga tulisan ini dapat

memberikan manfaat yang besar bagi para pembaca, dan bermanfaat pula untuk

perkembangan ilmu pengetahuan di dunia perpustakaan.


Penulis


commit to user

xii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .......................................... iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................... iv

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... v

MOTTO ........................................................................................................ vi

PERSEMBAHAN ......................................................................................... vii

ABSTRAK .................................................................................................... viii

KATA PENGANTAR .................................................................................. x

DAFTAR ISI ................................................................................................. xii

DAFTAR BAGAN ....................................................................................... xv

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xvi

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ......................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................... 4

C. Tujuan ...................................................................................... 4

D. Lokasi KKP .............................................................................. 5

E. Metode Pengumpulan Data ...................................................... 5

F. Sistematika Penulisan .............................................................. 7


commit to user

xiii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan .......................................................... 10

B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................. 12

C. Otomasi Perpustakaan .............................................................. 15

1. Unsur Otomasi Perpustakaan ............................................ 17

D. Informasi .................................................................................. 20

E. Teknologi Informasi ................................................................ 22

F. Pengertian E-library ................................................................ 24

BAB III GAMBARAN UMUM

A. Sejarah Perpustakaan UMY ..................................................... 28

B. Kedudukan, Tujuan, Dan Fingsi .............................................. 29

C. Visi dan Misi Perpustakaan ..................................................... 30

D. Struktur Organisasi .................................................................. 30

E. Sumber Daya Manusia ............................................................. 33

F. Gedung Atau Ruang ................................................................. 36

G. Koleksi ..................................................................................... 37

H. Pengguna Perpustakaan ........................................................... 41

I. Sarana dan Prasarana ............................................................... 42

J. Sumber Dana ............................................................................ 44

K. Sistem Dan Macam Layanan .................................................... 45

L. Peraturan Dan Tata Tertib ........................................................ 49

M. Sanksi-Sanksi ........................................................................... 50

N.Waktu Pelayanan ...................................................................... 50


commit to user

xiv

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

1. Proses pengelolaan informasi di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta ..................................................... 51

a. Memasang Software E-library kedalam Komputer .......... 52

b. Langkah-Langkah Mengaktifkan Software E-library ....... 54

c. Proses Input Data Informasi Bibliografi Buku .................. 58

d. Proses Sirkulasi Perpustakaan UMY ................................. 63

e. Proses Kerja Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan ..... 74

f. Proses Kerja Pembuatan Rekap Laporan ........................... 74

2. Pemanfaatan Software E-library ............................................... 78

3. Kelebihan Dari Software E-library .......................................... 81

a. Dilihat Dari Segi Bentuk Software ..................................... 81

b. Dilihat Dari Segi Penggunaan ............................................ 82

c. Dilihat Dari Segi Pengelolaan Dan Pemutakhiran.............. 83

d. Dilihat Dari Segi Keamanan ............................................... 84

4. Hambatan-Hambatan Dan Cara Mengatasi .............................. 86

a. Hambatan Yang Dihadapi ................................................... 86

b. Cara Mengatasi ................................................................... 89

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................. 92

B. Saran ........................................................................................ 93

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 95

LAMPIRAN................................................................................................... 96


commit to user

xv

DAFTAR BAGAN

Halaman

BAB III

Bagan3.1. Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Universitas


Bagan3.2. Struktur Organisasi Mikro Perpustakaan Universitas



commit to user

xvi

DAFTAR TABEL

Halaman

BAB III

Tabel 3.1 Data Personalia Perpustakaan UMY Tahun 2013 ..................... 35

Tabel 3.2 Data Rekapitulasi Koleksi Perpustakaan UMY ........................ 40

Tabel 3.3 Data Fasilitas Di Perpustakaan UMY ....................................... 42

Tabel 3.4 Daftar Informasi Peminjam Perpustakaan UMY ....................... 50

Tabel 3.5 Waktu Pelayanan Perpustakaan UMY ..................................... 51


commit to user

xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB IV

Gambar 4.1 Kelengkapan Software E-library ........................................... 52

Gambar 4.2 Software E-library Gagal Melakukan Koneksi Ke Server ... 55

Gambar 4.3 Pemilihan Shortcut Software E-library.................................. 56

Gambar 4.4 Tampilan Awal Software E-library ...................................... 57

Gambar 4.5 Tampilan Login E-library ..................................................... 57

Gambar 4.6 Sub-Menu Bibliografi Software E-library ............................ 59

Gambar 4.7 Menu “Baru” Untuk Menambahkan Data Bibliografi .......... 60

Gambar 4.8 Form Pengisian Data Bibliografi Buku ................................ 60

Gambar 4.9 Pemilihan Jenis Koleksi Bahan Pustaka ............................... 61

Gambar 4.10 Pemberian Label Buku ........................................................ 62

Gambar 4.11 File Cetak Barcode Dan Call Number ................................ 63

Gambar 4.12 Pilihan Menu Sirkulasi Software E-library ........................ 65

Gambar 4.13 Form Menu Pengembalian .................................................. 66

Gambar 4.14 Fitur Menu Who Borrow ..................................................... 66

Gambar 4.15 Setup Sirkulasi .................................................................... 67

Gambar 4.16 Otomasi Sirkulasi ................................................................ 68

Gambar 4.17 Form Pengisian Barcode ..................................................... 70

Gambar 4.18 Mengakhiri Proses Transaksi Sirkulasi .............................. 71

Gambar 4.19 Menu Daftar Anggota ......................................................... 72

Gambar 4.20 Daftar Mahasiswa ............................................................... 73


commit to user

xviii

Gambar 4.21 Print Anggota ...................................................................... 74

Gambar 4.22 Menu Pembuatan Rekap Laporan ....................................... 75

Gambar 4.23 Jenis Laporan Data Terperinci ............................................ 76

Gambar 4.24 Jenis Laporan Berbentuk Rekap ......................................... 76

Gambar 4.25 Indikator Ekspor Berhasil ................................................... 77

Gambar 4.26 Laporan Berformat Ms. Excel ............................................ 78

Gambar 4.27 Koneksi Internet Terputus .................................................. 87

Gambar 4.28 Sistem Sirkulasi Error ......................................................... 88

Documents

PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN … filepengelolaan informasi perpustakaan menggunakan software e-library di perpustakaan universitas muhammadiyah yogyakarta tugas akhir