Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen · PDF file2 Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan Kata Pengantar ... Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang

P A N D U A N

Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal 7

Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen Internal

P A N D U A N 7

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan2Kata PengantarSalah satu kebutuhan penting dalam sebuah organisasi adalah kebutuhan untuk

pengembangan secara berkelanjutan dan mengalami perbaikan secara terus menerus.

Organisasi atau lembaga yang tidak mengalami perubahan secara terus menerus akan

mengalami kemandekan (stagnasi) dalam menjalankan fungsinya. Untuk itu, kegiatan

pengembangan keorganisasian merupakan kebutuhan utama dalam pertumbuhan dan

perkembangan organisasi Kegiatan pengembangan organisasi mencakup beberapa

hal penting seperti; visi, misi, nilai-nilai inti, tujuan strategis, struktur organisasi,

anggaran dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (RT), , dan uraian tugas dan tanggung

jawab setiap posisi dalam struktur organisasi. Dengan demikian, sebuah organisasi

dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Selain pengembangan organisasi, sebuah organisasi juga membutuhkan sistem

manajemen internal (SMI) yang mengatur seluruh aspek tata kelola organisasi , yang

meliputi seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan proses yang dijalankan sebuah

organisasi. Dalam konteks kelompok tani, SMI meliputi seperangkat aturan, kebijakan,

prosedur dan proses yang dijalankan sebuah kelompok tani untuk memberikan jaminan

yang memadai mengenai kelestarian lingkungan, konservasi tanah dan air, penggunaan

bahan beracun berbahaya, penanganan sampah, dan mutu produk berdasarkan

peraturan perundangan dan permintaan pasar.

Modul pengembangan organisasi dan sistem manajemen internal ini dirancang secara

khusus untuk menyiapkan para pemimpin kelompok tani dalam menjalankan tugas

sehari-hari mereka di dalam organisasi masing-masing kelompok tani . Modul ini

adalah buku pedoman peserta yang harus dipelajari oleh peserta dalam mengikuti sesi

pelatihan pengembangan organisasi dan sistem manajemen organisasi agar mampu

memahami materi secara menyeluruh dan dapat menerapkannya dengan baik di dalam

aktivitas masing-masing kelompok tani atau Poktan. SELAMAT MENGIKUTI PELATIHAN.

3

Daftar ISIKata Pengantar ............................................................................................................. 2

Daftar Isi ........................................................................................................................ 3

Tujuan Instruksional ..................................................................................................... 4

Metode Penyusunan Program Kerja Poktan .............................................................. 4

Garis Besar Materi ........................................................................................................ 5

Ringkasan Modul .......................................................................................................... 6

Manfaat Berkelompok: Belajar Dari Semut ............................................................... 7

Kelembagaan dan Organisasi ...................................................................................... 8

Peranan dan Fungsi Kelompok Tani ............................................................................ 9

Komponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah Sistem ............................ 10

Anggaran Dasar ........................................................................................................... 11

Struktur Lembaga-Organisasi ..................................................................................... 12

Kepengurusan Lembaga dan Anggota ........................................................................ 13

Pengorganisasian ........................................................................................................ 13

Tugas dan Tanggung Jawab Poktan ............................................................................ 14

Anggaran Rumah Tangga ............................................................................................. 16

Administrasi Kelompok Tani ........................................................................................ 16

Sistem Manajemen Internal ......................................................................................... 16

Tugas Dan Tanggung Jawab Sistem Manajemen Internal ........................................ 17

Lampiran 1 .................................................................................................................... 20

Lampiran 2 .................................................................................................................... 23

Lampiran 3 .................................................................................................................... 28

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan4tUJUan InStrUKSIOnaL

Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta pelatihan mampu:1. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian pemberdayaan

kelembagaan dan organisasi kelompok tani2. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian peranan dan fungsi

strategis kelompok tani3. Mengidentifikasi syarat utama sebuah kelompok 4. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai fungsi Anggaran Dasar (AD). Anggaran

Rumah Tangga (ART) dan Sistem Manajemen Internal (SMI).5. Merancang dan menyusun draf (konsep) (AD)6. Merancang dan menyusun konsep Anggaran Rumah Tangga (ART), Anggaran

Belanja dan SMI7. Merancang dan membuat struktur lembaga dan organisasi8. Merumuskan dan membuat peran, tugas, tanggung jawab dan wewenang pengurus

serta hak dan kewajiban anggota dalam kelompok tani9. Merumuskan dan membuat deskripsi tugas ketua, sekretaris, bendahara dan hak

dan kewajiban anggota kelompok tani10. Melakukan desiminasi informasi, transfer pengetahuan dan keterampilan kepada

anggota kelompok intisari dari peranan dan fungsi kelembagaan-organisasi: perangkat manusia, perangkat keras dan perangkat lunaknya.

11. Menjalankan fungsi dan peranan pengurus dan anggota kelompok tani untuk masing-masing kelompok tani

MetODe PenYUSUnan PrOgraM KerJa POKtanPelatihan ini ditujukan untuk orang dewasa, terutama jajaran pengurus kelompok tani (Poktan). Oleh karena itu metode yang digunakan adalah andragogi, yakni metode belajar orang dewasa. Fasilitator secara maksimal menggali pengalaman peserta melalui pertanyaan. Peserta menulis dan menempelkan jawaban di papan untuk kemudian dibahas. Rencana sesi juga dirancang untuk memaksimalkan diskusi kelompok sehingga peserta belajar menemukan sendiri hal-hal yang berhubungan dengan Pengembangan Lembaga-Organiasi (OD) dan SMI. Pelatihan diadakan dalam ruangan yang sedapat-dapatnya didesain dalam format huruf U. Penyusunan ruangan yang demikian untuk meminimalisir jarak antara peserta dan fasilitator dan peserta dapat berinteraksi secara maksimal dalam proses belajar bersama. Secara keseluruhan metode yang akan digunakan adalah:Pertama, diskusi kelompok yakni proses pertukaran informasi secara intensif di dalam kelompok dan kerjasama secara menyeluruh untuk menghasilkan ide, pendapat dan pokok pikiran tertentu. Kedua, belajar dengan cara melakukan (learning by doing) yakni aktivitas merancang, merumuskan, membuat hal-hal yang berkaitan dengan materi pelatihan. Dengan aktivitas tersebut, peserta langsung melakukan hal-hal teknis yang

5

garIS BeSar MaterISecara umum, pelatihan OD dan SMI ini mengikuti garis besar materi sebagai berikut:1. Tujuan dan Manfaat Berkelompok: Belajar dari Semut2. Kelembagaan dan Organisasi3. Peranan dan Fungsi Kelompok Tani4. Komponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah Sistem5. Anggaran Dasar 6. Struktur Lembaga-Organisasi7. Kepengurusan Lembaga atau Organisasi dan Anggota8. Pengorganisasian dan Anggaran Rumah Tangga (ART)9. Uraian Tugas, Tanggungjawab, Wewenang, Hak dan Kewajiban Personalia Badan

Pengurus dan Anggota Kelompok Tani10. Administrasi Kelompok Tani11. Sistem Manajemen Internal (SMI)

LaMPIran-LaMPIran:Lampiran 1: Anggaran Dasar (AD)Lampiran 2: Anggaran Rumah Tangga (ART)Lampiran 3: Contoh Buku-Buku Administrasi

berkaitan dengan aktivitas OD dan SMI, misalnya menyusun AD/ART. Ketiga, ceramah yakni fasilitator menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan pokok bahasan yang bersifat konseptual. Keempat, tanya-jawab yakni pertukaran informasi antara peserta dan fasilitator dalam bentuk klarifikasi atau pun sanggahan pendapat dalam kelompok. Kelima, belajar dari pengalaman (experiential learning) yakni aktivitas melakukan, merasakan dan mengetahui lewat aktivitas simulasi atau kerja sama dalam kelompok. Keenam, diskusi terstruktur yakni proses diskusi secara terbuka yang dipimpin langsung oleh fasilitator. Dalam konteks ini, fasilitator bertanya tentang suatu topik atau pokok pikiran dan peserta akan menjelaskan pendapat mereka. Selanjutnya, fasilitator menulis dan menyimpulkan pendapat para peserta.

Media yang digunakan dalam pembelajaran ini adalah infocus, papan flip chart, kertas plano, kertas metaplan, paku, lem, gunting, selotip, spidol, koran bekas, buletin bekas, majalah bekas, slide presentasi, dan modul pelatihan dalam bentuk bahan bacaan. Beragamnya media yang digunakan dan metode yang dipakai dalam pelatihan ini diperuntukkan agar hasil belajar yang dicapai dapat optimal. Jika pada suatu kesempatan tidak tersedia infocus, maka fasilitator harus pro aktif menyiapkan fotokopi untuk gambar-gambar, menulis pada lembaran plano kesimpulan-kesimpulan pembahasan. Papan tulis dapat juga diganti dengan lembaran kain yang sudah disemprot dengan lem perekat untuk menempel kertas metaplan.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - PanduanModul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan6rIngKaSan MODUL

Pengembangan Lembaga-Organisasi (OD) dan Sistem Manajemen Internal (SMI) adalah upaya yang terencana dan sistematis untuk merancang perubahan bagi masyarakat petani. Perubahan dari kondisi sekarang menuju pada kondisi yang lebih baik pada masa mendatang. Perubahan itu tidak dapat dilakukan sendiri-sendiri. Makanya perubahan itu dilakukan dengan cara berkelompok yang disebut kelompok tani atau poktan. Agar mampu menjalankan fungsi dan peranan yang strategis tersebut, pengurus dan anggota kelompok tani perlu memiliki lembaga yang kuat dengan organisasi yang berfungsi secara optimal.

Modul OD dan SMI Poktan ini adalah pedoman bagi kelompok tani untuk menyusun anggaran dasar, anggaran rumah tangga, struktur organisasi, tugas, tanggungjawab, hak, kewajiban dan wewenang personalia pengurus dan anggotanya serta administrasi dasar poktan. Selanjutnya modul juga menguraikan pokok-pokok tentang tata cara penanganan bahan berbahaya beracun (B3), pedoman pelestarian lingkungan, dan pedoman kualitas mutu karet yang merupakan hal-hal penting yang harus diatur di dalam komunitas petani mandiri.

7

PengeMBangan OrganISaSI Dan SISteM ManaJeMenManfaat Berkelompok: Belajar dari Semut Semut adalah binatang paling kecil yang hidupnya selalu berkoloni atau berkelompok. Mereka

selalu bekerja sama dan telah mengenal pembagian tugas masing-masing seperti; semut

ratu sebagai pemimpin koloni, semut pekerja bertugas dalam membuat sarangdan mencari

makanan, dan semut prajurit melindungi koloninya dari musuh-musuhnya. Fakta lain dari

semut antara lain mereka mampu sendiri-sendiri atau bersama-sama mengangkat dan

mengangkut beban makanannya yang beberapa kali lipat lebih besar dari tubuhnya. Belajar

dari perilaku semut tersebut, ada beberapa hal yang dipelajari dalam melakukan kerjasama

dalam kelompok yaitu:

Keseluruhan adalah lebih besar dari jumlah bagian-bagiannya.Sinergi terjadi ketika dua

orang atau lebih menghasilkan lebih banyak secara bersama-sama dibanding penjumlahan

dari apa yang dapat mereka hasilkan sendiri-sendiri

Kata kunci dalam melakukan kerjasama dalam kelompok adalah:

1. Totalitas

2. Semua terlibat

3. Fokus pada peran

4. Utamakan tanggung jawab

5. Gunakan setiap kreativitas

6. Dorong orang lain untuk terlibat

7. Kontrol tujuan utama

8. Gunakan nilai-nilai kita

9. Optimis

10. Penuh keyakinan

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan8

gambar 1. Sinergi, membuat sesuatu yang tidak mustahil menjadi nyataStephen R. Covey dalam bukunya The Eight Habits dengan jelas menguraikan bahwa hidup

dalam kelompok itu adalah mewujudkan sinergi, dan esensi dari sinergi adalah menghargai

perbedaan – menghormatinya, membangun atas dasar kekuatan, menutup kelemahan yang

lain. Dengan demikian, kerja sama kelompok menjadi solid dan kuat. Kelembagaan dan OrganisasiBelajar dari koloni semut, tampak sebuah benang merah bahwa semut tidak mungkin bisa

melakukan sesuatu jika kegiatannya tidak terorganisasi dengan baik. Dalam konteks itu, ada

sebuah perumpamaan yang paling cocok adalah, kalau kita melihat semut, lembaga adalah

sarang semut, sedangkan organisasi adalah tata-cara dan praktek kehidupan dan kegiatan

semut baik secara bersama maupun sendiri-sendiri. Dalam konteks kerja semut, mayoritas

pekerjaan mereka dilakukan secara berkelompok sehingga menghasilkan dampak yang luar

biasa.

9

gambar 2. Lembaga adalah sarang semut, sedangkan organisasi adalah tatacara dan praktek kehidupan dan kegiatan semut baik secara bersama maupun sendiri-sendiri. Dalam konteks kelompok tani—selanjutnya disebut Poktan, kelembagaan adalah wadah atau

segala sesuatu yang berhubungan dengan lembaga atau institusi. . Poktan adalah wadah atau

tempat kelompok tani melakukan berbagai macam kegiatan baik secara individu maupun

berkelompok. Sama seperti halnya semut, kegiatan yang dilakukan oleh petani secara

berkelompok bisa membuat sesuatu yang mustahil menjadi nyata jika dikerjakan secara

bersama-sama. Peranan dan fungsi Kelompok taniPeranan Poktan adalah pelaku perubahan. Perubahan terhadap hidup petani baik secara

individu maupun berkelompok. Perubahan tidak mungkin terjadi jika petani-petani tidak

mengorganisasi diri mereka untuk meningkatkan kapasitas diri dan lembaga tani demi

mewujudkan masa depan petani yang lebih cerah, kuat dan berkelanjutan. Dengan kata

lain, fungsi dari Poktan adalah untuk meningkatkan kondisi kehidupan petani yang sekarang

menjadi lebih baik, dengan cara-cara sebagai berikut:

1. Memberikan layanan pelatihan teknis usaha tani kepada anggota.

2. Forum tukar pengalaman sesama anggota

3. Meningkatkan akses anggota terhadap informasi, pengetahuan dan teknologi

4. Membentuk jaringan kerjasama dengan lembaga pemerintah, swasta dan poktan lainnya.

5. Mengusahakan pengembangan produk

6. Mengusahakan usaha ekonomi bersama atau pemasaran bersama baik sebagai Poktan

maupun sebagai anggota Gapoktan.

Arah perubahan yang dapat dilakukan oleh para Gapoktan antara lain adalah melakukan

perubahan dari pendapatan rendah menjadi pendapatan lebih baik, memperbaiki mutu

karet yang rendah menjadi mutu lebih baik. Akses pada pengetahuan dan keterampilan yang

terbatas menjadi akses terhadap pengetahuan dan keterampilan menjadi lebih baik. Hidup

dalam bingkai penuh kebimbangan menjadi hidup lebih pasti dan optimis. Singkatnya, melalui

Poktan dan Gapoktan, petani menjadi lebih berdaya, lebih sejahtera dan lebih meningkat

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan10kualitas hidupnya.

gambar 3. Melalui Poktan dan gapoktan, petani menjadi lebih berdaya, lebih sejahtera dan lebih meningkat kualitas hidupnyaKomponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah SistemPoktan sebagai sebuah lembaga harus memiliki komponen-komponen yang jelas agar Poktan

itu dapat dikatakan sebagai sebuah lembaga. Sebagai contoh, sebuah negara tidak dapat

membentuk dirinya menjadi negara jika dia tidak memiliki wilayah, kepala negara, sistem

pemerintahan dan undang-undang dasar yang menjadi infrastruktur dasar bagi negara itu

dalam menjalankan fungsinya.

Dalam konteks organisasi, syarat utama sebuah lembaga itu harus ada: Perangkat manusia,

perangkat keras, dan perangkat lunak. Perangkat manusia mencakup:

1. Anggota

2. Pengurus

3. Struktur organisasi

4. Bagan oganisasi

Perangkat keras mencakup sekretariat dan alat. Perangkat tersebut mencakup:

1. Gedung atau ruangan

2. Meja dan kursi

3. Alat tulis atau ATK

11

Perangkat lunak mencakup beberapa hal yang mencakup:

1. Anggaran Dasar (AD)

2. Anggaran Rumah Tangga (ART)

3. Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk masing-masing posisi

4. SMI

gambar 4. Komponen manusia sebagai kunci dalam keberhasilan Poktananggaran Dasar Anggaran Dasar (AD) adalah peraturan dasar sebuah lembaga. Dalam konteks negara,

Anggaran Dasar adalah Undang-Undang Dasar. Pengurus dan anggota harus taat dan tunduk

terhadap Anggaran Dasar. Anggaran Dasar yang dituangkan dalam format akta notaris dan

dibuat oleh notaris disebut Akta Pendirian. Fungsinya sama dengan AD hanya fungsinya

lebih bersifat legal-formal sebuah Poktan. Pasal-pasal AD perlu perincian lebih lanjut yang

dituangkan dalam Anggaran Rumah Tangga (ART), termasuk tatalaksana organisasi. ART

atau kadang-kala disebut pola kebijakan (poljak). Pengurus dan anggota harus mentaati dan

tunduk terhadap aturan ini. Bahasa lain dari Poljak adalah SOP.

Dalam sebuah AD, ada unsur-unsur pokok yang harus termuat. Jika mungkin, dalam AD

termuat aturan-aturan dasar yang lengkap. Berikut adalah unsur-unsur AD secara lengkap:

1. Nama, Moto, Waktu, Tempat dan Kedudukan

2. Azaz, Tujuan, Visi dan Misi

3. Bentuk dan Sifat

4. Organisasi

5. Status dan Fungsi

6. Keanggotaan dan Klien

7. Atribut

8. Bidang Kerja

9. Keuangan dan Kekayaan

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan1210. Pembekuan dan Pembubaran

11. Ketentuan Penutup

Jika ingin dibuat lebih ringkas, AD dapat memuat hal-hal pokok berikut ini:

1. Nama dan Tempat Kedudukan

2. Maksud dan Tujuan

3. Kegiatan

4. Keanggotaan

5. Rapat Anggota

6. Badan Pengurus

7. Pelindung dan Penasehat

8. Keuangan

9. Perubahan AD/ART

10. PembubaranStruktur Lembaga-OrganisasiStruktur organisasi merupakan faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai

tujuannya. Struktur organisasi akan sangat berpengaruh pada berjalan atau tidaknya

fungsi organisasi. Peran, tugas, tanggung jawab, dan wewenang orang-orang dalam suatu

lembaga ditentukan oleh struktur lembaga itu sendiri. Struktur organisasi menjelaskan pola

pengorganisasian suatu kelompok, dalam hal ini Poktan. PengUrUSSeKretarIatanggOta anggOtaanggOtagambar 5. Struktur lembaga sebagai infrastruktur dasar sebuah organisasi dapat berfungsi dengan baik

13

KetUaSeKretarIS BenDaHara

SeKSI SeKSISeKSIgambar 6. Struktur sebuah organisasi yang menjelaskan pola pengorganisasian Poktan Kepengurusan Lembaga dan anggotaDalam lembaga terdapat sebuah kepengurusan organisasi dan anggota organisasi. Pengurus

adalah mereka yang dipilih atau ditunjuk oleh Poktan untuk memimpin Poktan dalam

mencapai tujuan bersama. Mereka memiliki kewenangan untuk mengatur, dan mengarahkan

kelompok. Selanjutnya, anggota adalah mereka yang tergabung dalam Poktan. Anggota

adalah kekuatan utama sebuah Poktan. Anggota adalah aktor kunci. Anggota memegang

kekuasaan tertinggi dalam menentukan arah dan tujuan lembaga. Untuk itu, peran pengurus

dengan anggota tidak dapat dipisahkan dalam mencapai tujuan utama Poktan. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah upaya dan usaha atau proses pengaturan dan pemanfaatan sumber

daya untuk mencapai tujuan. Sumber daya terdiri dari manusia, waktu, alam sekitar, mesin,

air, listrik dan uang. Tanpa pengorganisasian, suatu kelompok Poktan tidak akan berfungsi

dengan baik atau tidak dapat mencapai tujuan secara optimal. Pengorganisasian secara

menyeluruh melahirkan susunan organisasi dan personalia, tanggung jawab setiap posisi,

kewajiban, tugas, hak dan wewenang. Berikut akan dijelaskan secara rinci masing-masing

pengertiannya:

1. Susunan organisasi dan personalia memperlihatkan atau mencerminkan bagaimana dan

oleh siapa organisasi akan dijalankan. Hal ini berhubungan dengan tanggung jawab, hak,

kewajiban dan wewenang

2. Tanggung jawab adalah kesadaran manusia akan tingkah laku atau perbuatannya, baik

sengaja mau pun tak sengaja.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan143. Kewajiban adalah sesuatu yang harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab

4. Tugas adalah sesuatu kewajiban atau pekerjaan yang dibebankan kepada seseorang

yang harus diselesaikannya

5. Hak adalah segala sesuatu yang harus didapatkan oleh setiap orang yang telah ada sejak

lahir bahkan sebelum lahir.

6. Wewenang adalah hak yang cukup untuk melaksanakan tugas atau kewajiban tertentutugas dan tanggung Jawab PoktanUntuk mempermudah penguraian tugas dan tanggung jawab setiap posisi dalam struktur

organisasi, berikut dijelaskan bagaimana uraian tugas dan tanggung jawab setiap posisi pada

Poktan.

1. Ketua Poktan: Tanggung jawab ketua Poktan adalah penanggungjawab umum dari

keberadaan dan aktivitas Poktan, baik ke dalam (kepada anggota) maupun keluar

(masyarakat dan pihak lain yang berkepentingan). Berikut adalah tugas ketua Poktan:

a. Melakukan koordinasi dengan jajaran pengurus dan anggota

b. Bersama dengan sekretaris mengundang rapat

c. Memimpin pertemuan atau rapat

d. Mewakili kelompok di dalam dan ke luar

e. Memimpin jajaran pengurus dan anggota Poktan untuk mencapai tujuan

f. Menjaga visi organisasi

g. Merencanakan kegiatan bersama jajaran pengurus dan anggota

h. Mengumpulkan informasi dan membaginya kepada para anggota

i. Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota

j. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota

2. Sekretaris Poktan: Tanggung jawabnya adalah menangani masalah urusan kesekretariatan

dan tatalaksana administrasi umum atau administrasi non-keuangan kelompok. Tugas

sekretaris mencakup:

a. Menandatangani surat-surat bersama Ketua Poktan

b. Memberi nomor dan mengagendakan surat-surat masuk dan keluar

c. Mengarsifkan surat masuk dan surat keluar

d. Membuat dan menyimpan data anggota dan buku stambuk anggota

e. Membuat notulen rapat-rapat Poktan

f. Membuat konsep Surat Keputusan, Surat Tugas, Dokumen Kerjasama dan lain-lain

g. Mengumpulkan informasi dan membaginya kepada para anggota

h. Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota

i. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota

j. Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan

anggota apabila terjadi penyimpangan dari ketentuan organisasi.

15

3. Bendahara Poktan: Tanggung jawabnya adalah: menangani masalah tatalaksana

keuangan Poktan. Bendahara melapor kepada ketua dan membuat laporan bulanan dan

tahunan keuangan kepada anggota dan pihak lain jika diperlukan. Singkatnya, tanggung

jawab bendahara adalah menyangkut akuntansi dan keuangan Poktan. Tugas-tugas

bendahara adalah sebagai berikut:

a. Membuat kwitansi dan mengarsipkan kwitansi pemasukan dan pengluaran Poktan

b. Mencatat pemasukan dan pengeluaran dalam buku Kas

c. Bersama dengan ketua membuat rekening di CU atau Bank

d. Bersama dengan ketua menyetor dan menarik uang dari rekening

e. Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen keuangan bersama Ketua

Poktan

f. Membuat dan menyimpan dokumen-dokumen keuangan Poktan

g. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan

h. Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota

i. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota

4. Anggota Poktan: Tangung jawabnya adalah: memajukan dan menjaga nama baik Poktan.

Anggota melapor kepada ketua dan berkoordinasi dengan anggota lainnya dalam

menjalankan aktivitas Poktan. Anggota Poktan memiliki hak-hak yang seharusnya dia

terima dari Poktan. Hak-hak yang dimaksud antara lain:

a. Mendapatkan pelayanan secara adil (pelatihan, kursus, studi banding, subsidi

pemerintah) Poktan

b. Mendapatkan informasi dan pengetahuan dari Poktan

c. Mendapatkan akses terhadap teknologi tepat guna

d. Mengakses program-program Poktan yang disusun dan disahkan dalam rapat Poktan

e. Menyampaikan usul dan kritik kepada pengurus Poktan

f. Menghadiri Rapat berkala dan rapat tahunan anggota Poktan

g. Hak untuk memilih dan dipilih sebagai anggota badan pengurus dan pengawas

h. Mendapatkan pembagian barang-barang atau materi baik dengan balas jasa maupun

secara percuma sesuai dengan ketentuan atau peraturan Poktan

5. Anggota Poktan memiliki kewajiban yang harus dilaksanakan selama bergabung dalam

Poktan atau Gapoktan. Berikut adalah kewajiban-kewajiban anggota Poktan:

a. Menjunjung tinggi nama baik kelompok tani

b. Mentaati AD/ART dan poljak serta sistem manajemen internal Poktan

c. Membayar iuran Poktan.

d. Mentaati keputusan-keputusan RAT dan keputusan pengurus

e. Terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok seperti rapat, pertemuan, dan

mengerjakan kegiatan-kegiatan bersama lainnya.

f. Menyampaikan informasi dari luar kepada pengurus Poktan

g. Tidak diperkenankan mengatasnamakan Poktan kecuali mendapat mandat lisan dan

tertulis dari pengurus

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan16anggaran rumah tanggaAnggaran Rumah Tangga (ART) adalah rincian lebih lanjut dari Anggaran Dasar (AD), atau

pedoman pelaksanaan anggaran dasar. Uraian Tanggungjawab, tugas, hak, kewajiban dan

wewenang pengurus dan anggota Poktan umumnya tercermin dalam ART. Demikian juga

halnya dengan aturan-aturan atau tatacara pelaksanaan yang tidak boleh bertentangan

dengan anggaran dasar (Pola Kebijakan atau Standard Operational Procedures-SOP). Pada

umumnya, ART mengatur hal-hal teknis yang berkaitan dengan bagaimana ART dijalankan.

Misalnya bagaimana memilih ketua Poktan, bagaimana menyelenggarakan rapat, bagaimana

pembagian sisa hasil usaha (SHU) jika ada, dan lain sebagainya. Selanjutnya, contoh ART ada

pada lampiran 2. administrasi Kelompok taniAdministrasi Poktan adalah penanganan urusan yang berhubungan dengan pencatatan,

pemeliharaan, dokumentasi, pengarsipan dan penyimpanan dokumen non keuangan dari

seluruh aktivitas Poktan. Khusus masalah keuangan disimpan sendiri oleh bendahara. Contoh

administrasi Poktan ada pada lampiran 3. Berikut adalah beberapa cakupan administrasi

Poktan seperti:

1. Keanggotaan

2. Kepengurusan

3. Keuangan (buku kas, buku rekening)

4. Buku catatan harta dan inventaris

5. Buku catatan informasi

6. Buku catatan rapat

7. Buku tamuSistem Manajemen InternalSistem manajemen internal selanjutnya disingkat SMI meliputi seperangkat aturan,

kebijakan, prosedur dan proses yang dijalankan sebuah Poktan untuk memberikan jaminan

yang memadai mengenai kelestarian lingkungan, konservasi tanah dan air, pengunaan

bahan beracun berbahaya, penanganan sampah, dan mutu produk memenuhi peraturan

perundangan dan permintaan pasar. SMI sangat bermanfaat bagi sebuah Poktan. Berikut

adalah manfaat dari SMI bagi Poktan:

1. Perlindungan terhadap kesehatan petani,

2. Perlindungan terhadap masyarakat sekitarnya dan utamanya bagian hilir sungai

3. Mengurangi kerusakan tanah dan menjaga mutu air (sungai)

4. Melatih diri untuk secara bertahap menyesuaikan permintaan konsumen atau pasar

terhadap produk-produk yang tidak merusak lingkungan fisik dan sosial-budaya

17

5. Panduan untuk menjaga mutu produk

6. Pintu masuk menuju sertifikasi produk menurut Standar Jaringan Pertanian Lestari

(Sustainable Agriculture Network-SAN, khususnya lada).

Dalam konteks SMI, ada beberapa hal pokok yang harus diatur yang merupakan isi dari SMI

itu sendiri. Berikut adalah isi yang dimaksud:

1. Ketentuan-ketentuan tentang perlindungan diri ketika menggunakan B3

2. Ketentuan mengenai perlindungan hutan, air, udara, penanganan sampah (lingkungan)

3. Ketentuan tentang mutu baku produk

4. Ketentuan tentang perlakuan paska panen dan penyimpanan

5. Ketentuan tentang penjualan bersama

Dalam menjalankan fungsinya, SMI memiliki komponen-komponen penting yang tidak dapat

dipisahkan antara yang satu dengan yang lainnya. Berikut adalah komponen yang dimaksud:

1. Petunjuk operasional (Poljak)

2. Perangkat administrasi

3. Data lahan dan usaha (Tataguna lahan Luas, Produksi)

4. Susunan personalia SMI

5. Uraian tanggung jawab dan tugas tim SMI

6. Aturan atau ketentuan yang disepakat tim SMI

Sebagai catatan, dalam menjalankan fungsinya harus memiliki susunan personalia dan

struktur organisasi agar SMI dapat berfungsi secara maksimal. Sebagai sebuah struktur

kepengurusan, SMI memiliki ketua, sekretaris dan anggota juga dalam Poktan yang ada. tugas dan tanggung Jawab Sistem Manajemen InternalTim SMI adalah kepanjangan tangan Poktan untuk melakuan Sistem Pengendalian Internal

(SPI) sesuai dengan tanggung jawab, tugas dan wewenang yang dibebankan kepadanya. Tim

SMI bertanggungjawab atas perencanaan dan penerapanan Sistem Pengendalian Internal

bagi Kelompok Tani. Berikut adalah tugas-tugas dari tim SMI:

1. Bersama Badan Pengurus Poktan menyusun Aturan dan Prosedur SMI

2. Menyebarluaskan informasi tentang SMI kepada Anggota Poktan

3. Melakukan audit administrasi sesuai dengan blanko yang ada

4. Melakukan audit lapangan dengan mengisi pedoman berdasarkan pertemuan dengan

anggota Poktan

5. Melaporkan hasil audit kepada Badan Pengurus dan anggota yang diaudit

6. Bersama Badan Pengurus merencanakan lokakarya untuk aksi perbaikan

7. Membuat laporan bersama Jajaran Pengurus untuk disampaikan kepada anggota

8. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan18SMI Penanganan Penggunaan Bahan Berbahaya Beracun (B3)

Manfaat:

1. Menjaga kesehatan pribadi petani agar tidak tercemar racun.

2. Menjaga agar racun tidak mencermari lingkungan (tanah, air, hewan dan manusia)

Ketentun:

1. Tidak menggunakan herbisida dan pestisida yang berbahan paraquat

2. Ketika menggunakan pestisida dan herbisida yang diizinkan, seseoran harus

menggunakan masker standar, helm, sepatu bot, celana panjang dan baju panjang

3. Alat-alat dan pakaian harus langsung dicuci setelah dipakai sekali

4. Pencucian dan air pencucian tidak boleh mencemari sungai

5. Pakaian kerja harus dicuci sendiri

6. Setelah menyemprot harus mandi. Dilarang mandi di sungai

7. Dilarang merokok, minum atau makan pada waktu menyemprot

8. Botol berisi racun tidak boleh disimpan di dalam rumah

9. Sampah B3 harus dibuang khusus ke dalam lubang dan tidak boleh dibakar

10. Khusus untuk lada, penyemprot racun tidak boleh digunakan untuk menyemprot pupuk

buah dan pupuk daun

SMI Ketentuan Perlindungan Lingkungan

Manfaat: Menjaga kelestarian dan kebersihan lingkungan. Lingkungan sehat akan

menciptakan kehidupan yang sehat.

Ketentuan:

1. Tidak menebang hutan primer untuk membuka kebun baru

2. Tidak melakukan pembakaran hutan. Pembakaran lahan dilakukan secara hati-hati dan

terkontrol sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

3. Dianjurkan untuk menggunakan pupuk organik. Penggunaan pupuk kimia harus sesuai

dengan takaran

4. Tidak menggunakan bahan beracun dengan bahan aktif paraquat

5. Tidak merendam karet di sungai

6. Dianjurkan untuk menggunakan bahan pembeku organik bagi petani karet

SMI Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (1)

Manfaat :

1. Bokar tidak tercemar bahan-bahan non karet

2. Mutu bokar bersih lebih baik dari karet yang tercampur bahan non karet

19

3. Harga lebih baik

4. Pendapatan petani bertambah

5. Ketentuan:

6. Poktan memproduksi karet yang terdapat 6 variasi bokar yang diterima oleh pabrik:

7. Slab tebal

8. Slab tipis

9. Lump mangkok

10. Lump bambu

11. Sit angin tebal

12. Sit angin tipis

SMI Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar 2

Manfaat:

1. Bokar tidak tercemar bahan-bahan non karet

2. Mutu bokar bersih lebih baik dari karet yang tercampur bahan non karet

3. Harga lebih baik

Ketentuan:

1. Mutu latex saat penyadapan dijaga agar tidak tercampur pasir, tanah, daun dan kayu

termasuk kulit karet (tatal)

2. Tidak boleh mencampur bokar dengan ban, getah jelutung, batu, pasir, pakain bekas,

bahan dari logam, karena akan ditolak oleh pembeli/pabrik

3. Pembuatan lump mangkok dan lump bambu tidak menggunakan pembeku

4. Pembuatan slab dan sit menggunakan pembeku.

5. Dianjurkan untuk menggunakan pembeku alami (deorub). Apabila tidak tersedia, dapat

meggunakan asam semut atau sintas.

6. Tidak dianjurkan untuk menggunakan pembeku lain (nenas, belimbing dan lain-lain)

SMI Ketentuan Penyimpanan Bokar

Manfaat: Agar mutu bokar terjamin

Ketentuan:

1. Semua produk bokar tidak boleh direndam karena akan menurunkan elastisitas

2. Bokar tidak boleh dijemur langsung di bawah matahari

3. Simpan bokar dengan cara diangin-anginkan. Semakin lama penyimpanan, semakin

tinggi kadar karet kering (K3) nya.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan20LaMPIran 1

ANGGARAN DASAR

Nama Kelompok Tani :Tahun Pendirian :Alamat :

------------------------------Nama, Tempat Kedudukan dan Waktu ----------------------

Pasal 1(1) Kelompok Tani ini bernama .........................................................................................(2) Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun ..........................................

...............Desa.................................................Kecamatan..........................(3) Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.

-------------------------------------- Asas, Tujuan dan Visi -------------------------------

Pasal 2(1) Kelompok Tani ................................................berasaskan Pancasila.(2) Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.

---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------

Pasal 3Tujuan dan Visi tersebut diwujudkan melalui usaha sebagai berikut:(1) Mengusahakan kebun karet/lada lestari.(2) Mengusahakan tumpang sari tanaman produktif lainnya di dalam kawasan kebun

karet dan kebun lada.(3) Melakukan pengembangan keragaman produk karet, lada dan komoditas lainnya.(4) Menumbuhkan usaha bersama untuk pemasok dan pemasaran bersama.(5) Bekerjasama dengan pemerintah, swasta dan lembaga lainnya untuk meningkatkan

hasil dan kualitas produk.

------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------

Pasal 4(1) Kelompok Tani ini beranggotakan sekurang-kurangnya 25 orang (2) Hal-hal tentang keanggotaan akan ditetapkan dalam ART

21

---------------------- Tanggung jawab, Hak dan Kewajiban Anggota Poktan --------------

Pasal 5(1) Anggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan.

(2) Anggota Poktan memiliki hak suara dan hak bicara, hak untuk dipilih menjadi

(3) Anggota Poktan wajib Menjunjung Tinggi Nama Baik Poktan, Mentaati AD, ART dan aturan-atuan lain yang disepakati bersama.

(4) Anggota Poktan wajib membayar iuran anggota

-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------

Pasal 6Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang dipilih oleh Anggota dan sekurang-kurangnya terdiri dari 5 orang dengan memperhatikan keseimbangan unsur perempuan dan laki-laki.

Pasal 7------------ Tanggungjawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut -----

(1) Personalia Pengurus berkewajiban untuk mengemban tugas secara mengurus Kelompok Tani secara bertanggung jawab.

(2) Pengurus dapat membentuk seksi-seksi sesuai dengan keperluan.

-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------

Pasal 8Rapat-rapat terdiri dari:(1) Rapat Tahunan Anggota (RAT) adalah forum tertinggi untuk pengambilan keputusan.(2) Tata cara rapat-rapat diatur lebih lanjut dalam Anggaran Rumah Tangga

---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------

Pasal 9Hal-hal yang belum diatur dalam AD ini akan diatur dalam Anggran Rumah Tangga (ART) dan tidak boleh bertentangan dengan AD ini.

Ditetapkan di : ....................................................................

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan22Pada Tanggal : ....................................................................

PENGURUS POKTAN .....................

K E T U A SEKRETARIS

(...........................................) (........................................)

ANGGOTA

1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.

23

LaMPIran 2ANGGARAN RUMAH TANGGA KELOMPOK TANI



Pasal 1Kelompok Tani ini bernama .......................................................................................................

Pasal 2Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun .........................................................Desa.................................................Kecamatan.........................

Pasal 3Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.


Pasal 4Kelompok Tani ........................................berasaskan Pancasila.

Pasal 5Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.

Pasal 6 Visi Kelompok Tani ............: Petani Sejahtera Melalui Lingkungan yang Lestari

---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------




Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan24------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------

Pasal 8(1) Keanggotaan bersifat terbuka dan sukarela(2) Syarat anggota adalah petani yang berusia 18 tahun atau sudah menikah sehingga

cakap di hadapan hukum.(3) Menetap di wilayah kerja Poktan.(4) Penerimaan Anggota melalui pengisian formulir permohonan dan direkomendasikan

oleh dua orang anggota yang sudah terdaftar(5) Keanggotaan sekurang-kuranya 30% terdiri dari kaum perempuan.

Pasal 9Anggota dinyatakan berhenti apabila:(1) Mengundurkan diri (2) Meninggal duia(3) Diberhentikan atas keputusan Pengurus karena wanprestasi dan setelah mendengar

dan mempertimbangkan pembelaan diri dari yang bersangkutan.


Pasal 10Tanggung jawab anggota PoktanAnggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan. Anggota melapor kepada Ketua dan berkoordinasi dengan anggota

Pasal 11

Hak Anggota Poktan(1) Hak suara dan hak bicara.(2) Mendapatkan Pelayanan secara adil (pelatihan, kursus, studi banding, subsidi pemer-

intah) Poktan.(3) Mendapatkan informasi dan pengetahuan dari Poktan(4) Mendapatkan akses terhadap teknologi tepat guna (5) Mengakses Program-Program Poktan yang disusun dan disahkan dalam Rapat Pok-

tan(6) Menyampaikan usul dan kritik kepada Pengurus Poktan(7) Menghadiri Rapat berkala dan Rapat Tahunan Anggota Poktan(8) Hak untuk dipilih sebagai anggota Badan Pengurus dan Pengawas(9) Mendapatkan pembagian barang-barang atau materi baik dengan balas jasa maupun

secara percuma sesuai dengan ketentuan/peraturan Poktan

Pasal 12Kewajiban Anggota Poktan(1) Menjunjung Tinggi Nama Baik kelompok Tani

25

(2) Menaati AD/ART dan Poljak serta Sistem Manajemen Internal Poktan(3) Membayar iuran Poktan.(4) Mentaati keputusan-keputusan RAT dan Keputusan Pengurus(5) Terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok seperti Rapat, Pertemuan, dan mengerja-

kan kegiatan-kegiatan bersama lainnya.(6) Menyampaikan informasi dari luar kepada Pengurus Poktan(7) Tidak diperkenankan mengatasnamakan Poktan kecuali mendapat mandat lisan dan

tertulis dari Pengurus

-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------

Pasal 13(1) Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang sekurang-kurangnya terdiri seorang

Ketua, seorang Wakil Ketua, seorang Sekretaris, seorang Bendara, seorang Wakil Bendahara.

(2) Pengurus berwenang menetapkan seksi-seksi sesuai dengan kebutuhan.(3) Pengurus dipilih dari anggota untuk jangka waktu 3 tahun.(4) Pengurus hanya dapat dipilih 2 kali periode kepengurusan.(5) Pengurus dipilih dengan musywarah dan mufakat dalam forum Rapat Anggota Tahu-

nan(6) Apabila mufakat tidak tercapai pengurus dipilih melalui pemungutan suara(7) Personalia Pengurus harus memperhatikan sensitivitas jender

Pasal 14------------ Tanggung jawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut ----

(1) Ketua Kelompok Tani adalah penanggung jawab umum dari keberadaan dan kegiatan Poktan, baik ke dalam (kepada anggota) maupun keluar (masyarakat dan pihak lain yang berkepentingan)

(2) Dalam Pelaksanaannya Tanggungjawab dapat dilimpahkan kepada Wakil Ketua atau anggota lain yang ditunjuk.

(3) Ketua Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Melakukan koordinasi dengan jajaran pengurus dan anggota(b) Bersama dengan Sekretaris mengundang rapat(c) Memimpin pertemuan/rapat(d) Mewakili kelompok di dalam dan di luar pengadilan(e) Memimpin Jajaran Pengurus dan Anggota Poktan untuk mencapai tujuan Menjaga

visi organisasi(f) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan bersama jajaran pengurus dan ang-

gota(g) Mengawasi penanganan keuangan organisasi(h) Bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan


Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan26(4) Sekretaris Kelompok Tani adalah penanggung jawab urusan dan tatalaksana admin-

istrasi non keuangan Kelompok.

(5) Sekretaris Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Menandatangani surat-surat bersama Ketua Poktan(b) Memberi nomor dan mengagendakan surat-surat masuk dan keluar(c) Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar(d) Membuat dan menyimpan data anggota dan buku stambuk anggota(e) Membuat notulen rapat-rapat Poktan(f) Membuat konsep Surat Keputusan, Surat Tugas, Dokumen Kerjasama dan lain-

lain(g) Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(h) Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota (i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan


(6) Bendahara dan Wakil Bendahara baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama ber-tanggung jawab atas tatalaksana Keuangan Poktan. Bendahara melapor kepada Ketua dan Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan Keuangan kepada Anggota dan Pihak lain jika diperlukan.

(7) Tugas Bendahara:(a) Membuat kwitansi dan mengarsipkan kwitansi pemasukan dan pengluaran Pok-

tan.(b) Memeriksa pemasukan dan pengeluaran dalam buku Kas yang dilakukan oleh

Wakil Bendahara.(c) Memeriksa rekap pengeluaran dan pemasukan bulanan.(d) Bersama dengan Ketua Membuat Rekening di CU atau Bank.(e) Bersama dengan Ketua menyetor dan Menarik uang dari Rekening.(f) Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen keuangan bersama Ketua

Poktan.(g) Menyimpan dokumen-dokumen keuangan Poktan.(h) Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.(i) Mempertanggungjawabkan kegiatan keuangan kepada seluruh anggota.

(8) Tugas Wakil Bendara(a) Wakil bendahara adalah pemegang Kas.(b) Menarik dan mencatat iuran anggota Poktan.(c) Mencatat pengeluaran dan pemasukan Kas.(d) Merekap pemasukan dan pengeluaran Kas Bulanan.

(9) Tugas Seksi-Seksi Seksi Mobilisasi Sumberdaya Manusia/Gotong-royong:

(a) Membantu mencatat potensi-potensi lokal, baik SDM maupun SDA.(b) Membuat usulan bahan lokal, teknologi lokal yang dapat digunakan(c) Menggerakkan anggota dan masyarakat sasaran (wanita dan pria) untuk melakukan kegiatan bersama

27

(d) Tugas-tugas lain yang sesuai

Tugas Seksi Usaha(a) Melakukan analisis sederhana bidang usaha yang akan dijalankan(b) Mencari informasi pasar dan menyampaikan kepada Poktan melalui Badan Pen-

gurus(c) Mengelola usaha bersama anggota lain yang ditunjuk(d) Memberikan laporan bulanan dan tahunan mengenai usaha kelompok

-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------

Pasal 15Rapat-Rapat terdiri dari:(1) Rapat Anggota Tahunan (RAT) dilaksanakan setahun sekali, selambat-lambatnya pada

tanggal 31 Maret tahun setelah penutupan tahun buku.(2) RAT membahas dan memutuskan:(a) Pertanggungjawaban Pengurus(b) Membahas dan menetapkan program kerja tahun berikutnya(c) Memilih dan mengangkat Pengurus jika masa bakti kepengurusan sudah berakhir.

---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------Pasal 16Hal-hal yang belum diatur dalam ART ini akan diatur melalui Keputusan Rapat Pengurus Poktan.

Ditetapkan di : ....................................................................Pada Tanggal : ....................................................................

PENGURUS POKTAN .....................


(...........................................) (........................................)

ANGGOTA

1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.


No Nama L/P Umur Pendidikan

Luas Kebun /ha atau jumlah pohon Produksi

kg/thn

Hasil Tahunan

(Rp)Keterangan

TBM TM TDM

No Nama L/P Tempat/ Tgl lahir Pendidikan Jabatan Periode Keterangan

1 Desi Intan Emas Berlianda

P Tarentang 25-12-1995

SD Ketua BP Poktan

2015-2017

2 Achamad Joko Winarno

L Ledo, 21-01-1968 Sarjana Wakil Ketua BP Poktan

2015-2017

3

4

5

6

7

Lampiran 3Administrasi Anggota Poktan

Administrasi Anggota Poktan

29

No NamaJumlah / Unit

Tgl PengadaanAsal Usul

PengadaanNo.

InventarisKeadaan

InventarisKeterangan

01 Meja Tulis 1 21-07-2015 Sumbangan Kepala Desa

01/07/2015 Baik Digunakan di sekretariat

No Nama L/P Tgl Kedatangan Asal/ Lembaga JabatanMaksud

KunjunganKesan Pesan

Tanda Tangan

1

2

3

4

5

6

7

Buku Tamu Poktan

Daftar Inventaris Poktan

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan30No Tanggal Uraian

Debet (Pemasukan)

Kredit (Pengeluaran)

Sisa (Saldo)

Buku Kas Poktan

31

Rapat Poktan Maju Jaya

Hari/tanggal : Selasa 3 November 2015W a k t u : Pukul 1900-2030

Daftar Hadir Rapat

No Nama Jabatan Tandatangan

Pokok Bahasa Rapat

1. Undangan Dishutbun untuk mengkuti Pelatihan Pengurus

2. Rencana Pembuatan Ketentuan Kelestarian Lingkungan

Catatan Proses :

Keasimpulan (contoh)

1. Ketua, Sekretaris dan Bendahara menghadiri undangan Dishutbun

2. Ketentuan Kelestarian Lingkungan

* Sdra Sekretaris membuat konsep perlindungan lingkungan

* Waktu yang diberikan satu minggu

* Rapat membahas konsep dialukan tgl 11 November 2015

3 November 2015

Ketua Sekretaris

( ) ( )

Notulen Rapat

Notulen Rapat terdiri dari: (1) Daftar Hadir; (2) Pokok Bahasan (3) Catatan Proses/Rekaman Proses dan (4) Kesimpulan atau Keputusan Rapat.


Hak Cipta 2016Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHSemua hak dilindungi undang-undang/dicetak di IndonesiaPenerbitDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHWisma Bakrie 2, Lt. 5Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740Fax +62 21 5794 5740 Email [email protected] www.sregip.or.idreproduksiDilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.DisclaimerInformasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.

S I L A B U SPRESENTASI



PRESENTASI 7

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi2

3

Bagian IPengembangan Kelembagaan-Organisasi

Poktan

Perkenalan, Harapan dan Kontrak Belajar

PERKENALANAN

• Perkenalansingkat

denganmenyebutkan

nama,asal,namaPoktan

danjabatandalam

Poktan

HARAPAN DAN KEKUATIRAN

• HarapandanKekuatiran

• TuliskanHarapanAnda

terhadapLokalatihini

• Setiaporangmenulissatu

harapan-tulisanharusbisa

dibaca(besar)

• TulislahKekuatiranAnda

terhadapLokalatihini

• Setiaporangmenulissatu

kekuatiran

• Tempelkanharapandan

kekuatiran,kemudian

bacalah

KONTRAK BELAJAR

• Pertemuandimulaijam

09.00danberakhirjam

16.00

• Selamapertemuan,HP

dalamkeadaandiam.

• Menerimatelponharap

keluarruanganagartidak

mengganggu

• Selamapertemuan

berlangsungpesertatidak

bolehmerokok

• Hadirsecarafisikdan

mental

• Idedanpendapatadalah

kekayaanbersama

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi4Waktu Hari 1 Hari 2

09.0010.30 SessiI:Pembukaan,Perkenalan, SessiV Harapan-Kekuatiran,Kontrak Belajar-Jadwal

10.30-10.45 Istirahat Istirahat

10.45-12.00 SessiII SessiVI

12.00-13.00 Ishoma Ishoma

13.00-14.30 SessiIII SessiVII

14.30-15.00 Istirahat Istirahat

15.00-16.30 SessiIV SessiVIII

Jadidalamlokalatih2hariterdapat10sessipertemuan.ApabilapenyusunanAD/ART/Poljak(SOP)danSMImemerlukanwaktutambahan,halitudapatdilakukanpadamalamhari,apabilapesertamenginap.

Jadwal

Hasil Belajar

Hasil Belajar

1. Mendemonstrasikanpemahamanmengenaipengertianpemberdayaankelembagaan

danorganisasiKelompokTani

2. Mendemonstrasikanpemahamanmengenaipengertianperanandanfungsistrategis

KelompokTani

3. Mengidentifikasisyaratutamasebuahkelompok

4. MendemonstrasikanpemahamanmengenaifungsiAnggaranDasar(AD).Anggaran

RumahTangga(ART)danSistemManajemenInternal(SMI).

5. Merancangdanmenyusundraf(konsep)(AD)

6. MerancangdanmenyusunkonsepAnggaranRumahTangga(ART),AnggaranBelanja

danSMI

7. Merancangdanmembuatstrukturlembagadanorganisasi

8. Merumuskandanmembuatperan,tugas,tanggungjawabdanwewenangPengurus

sertahakdankewajibanAnggotadalamKelompokTani

9. MerumuskandanmembuatdeskripsitugasKetua,Sekretaris,Bendaharadanhak,dan

kewajibanAnggotaKelompokTani

10. Melakukandesiminasiinformasi,transferpengetahuandanketerampilankepada

Anggotakelompokintisaridariperanandanfungsikelembagaan-organisasi:perangkat

manusia,perangkatkerasdanperangkatlunaknya.

11. MenjalankanfungsidanperananPengurusdanAnggotakelompoktaniuntukmasing-

masingKelompokTani

5

Mengapa Perlu Berkelompok: Belajar dari Semut

Kelembagaan atau Institusi dan Organisasi

Berikutadalahgambarsemut.

Semutiniberasaldarisarang(koloni)yangsama.Amatisecaraseksama.

Belajar kepada Semut

Perhatikangambarini!Apaperbedaanantaraduagambarsebelahkiridanduagambarsebelahkanan?

CeritakansecararingkashasilpengamatanAnda

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi6• Kalaukitamelihatsemut,lembagaadalahsarangsemut,sedangkanorganisasi

adalahtatacaradanpraktekkehidupandankegiatansemutbaiksecarabersamamaupunsendiri-sendiri.

• Kelembagaanadalahwadah.Atausegalahalikwalyangberhubungandenganlembagaatauinstitusi.KelembagaanpetaniadalahKelompokTani

• OrganisasimengarahpadakegiatanatauaktivitasAnggotaPoktan.Kegiataninibisadilakukanbersama-sama,tetapijugabisasendiri-sendiri.



7

Perhatikan pertanyaan berikut dan coba jawab:

BagaimanakeadaanAndasekarang?Sebutkan:

1.

2.

3.

4.

Keadaan Anda

Sekarang

• Pendapatanrendah

• Mutuprodukrendah

• Aksespadapengetahuan

daninformasiterbatas

• Hidupdalam

kebingungan

Keadaan yang

Diinginkan

• Pendapatantinggi

• Mutuprodukbaik

• Aksespadapengetahuan

daninformasiterbuka

• Hidupoptimisdanpenuh

harapan

POKTAN adalah Pelaku

Perubahan

JelaskanpendapatAndatentangketigagambarini

BagaimanakeadaanyangAndainginkan?Sebutkan:

1.

2.

3.

4.

Peranan dan Fungsi Utama Kelompok

Peranan dan Fungsi Utama Kelompok

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi8Peranan dan Fungsi Poktan: Kesimpulan

Peran dan fungsi

strategis Poktan

Berdasarkan

penjelasan dan

diskusi, maka peran

dan fungsi strategis

Kelompok Tani

adalah:

Peranan Poktan adalah Aktor (Pelaku) Perubahan.

1. Fungsinya:untukmeningkatkankondisikehidupanpetaniyangsekarangmenjadilebihbaik,dengancara:

2. MemberikanlayananpelatihanteknisusahatanikepadaAnggota.

3. ForumtukarpengalamansesamaAnggota

4. MeningkatkanaksesanggotaterhadapInformasi,pengetahuandanteknologi

5. Membentukjaringankerjasamadenganlembagapemerintah,swastadanPoktanlainnya.

6. Mengusahakanpengembanganproduk

7. MengusahakanusahaekonomibersamaataupemasaranbersamabaiksebagaiPoktanmaupunsebagaianggotaGapoktan.

Manusia

• Anggota

• Pengurus

• StrukturOrganisasi

• BaganOganisasi

Visi, Misi, Aturan dan

Ketentuan Dasar

• AnggaranDasar

• AnggaranRumah

Tangga

• UraianTugas

• SMI

Sekretariat dan alat

• Gedungatauruangan

• MejadanKursi

• AlattulisatauATK

Syarat Utama Sebuah Lembaga-Organisasi

Perangkat Manusia Perangkat Keras Perangkat Lunak

9

Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Dan SMI

Anggaran Dasar (AD)

Akta Notaris

Anggaran Rumah

Tangga atau Poljak

AnggaranDasaradalahperaturandasarsebuahlembaga.Dalamkonteksnegara,AnggaranDasaradalahUndang-UndangDasar.PengurusdanAnggotaharustaatdantundukterhadapAnggaranDasar.

AnggaranDasaryangdituangkandalamformatAktaNotarisdandibuatolehNotarisdisebutAktaPendirian.FungsinyasamadenganAD.

Pasal-pasalADyangperluperincianlebihlanjutdituangkandalamAnggaranRumahTangga(ART),termasuktatalaksanaorganisasi.ARTataukadang-kaladisebutPolaKebijakan.PengurusdanAnggotaharusmentaatidantundukterhadapaturanini.BahasalaindariPoljakadalahSOP.

Isi Penting Anggaran Dasar (AD)

Anggaran Dasar sederhana untuk sebuah Kelompok Tani terdiri dari:

• Nama,TempatKedudukandanTahunPendirian.Nama:Dipilihdandisepakatidalamrapatpendiriankelompok

• Asas,TujuandanVisiAsas:PancasilaTujuan:HalyangakandicapaiolehPoktan

• Usaha:Upaya-upayayangakandilakukanuntukmewujudkantujuansecarabertahap.Usahabiasanyalebihdarisatubidang.

• Anggota:Sifatkeanggotaan,syaratAnggota,caramenjadiAnggota,pemberhentianAnggota

• Tanggungjawab,HakdanKewajibanAnggota

• Kepengurusan

• TanggungjawabdanTugasPengurus

• Rapat-Rapat

• AturanTambahan

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi10Kerja Kelompok: Membuat Anggaran Dasar

Diskusi Kelompok: 60 menit

1. KelompokterdiridariKetua,SekretarisdanBendaharamasing-masingPoktan.

2. Tugas:Buatlahkonsep(draft)AnggaranDasarmasing-masingPoktan,berdasarkancontohAnggaranDasaryangada.JikaPoktanAndasudahadaAD,makakelompokAndamembuatkonsepART

3. ApabilaadaketentuanlainyanginginAndamasukkankedalamAnggaranDasarmakatambahkansajaketentuan-ketentuantersebut.Waktu : 1 Jam

Diskusi Pleno: 20 Menit

Selama Anda menyusun Anggaran Dasar tadi, apa saja:

1. TantanganyangAndatemukan?

2. Hal-halbaruyangAndatemukan?

3. KritikdansaranAnda

Struktur Lembaga

Bagan Struktur Lembaga

11

Bagan Struktur Lembaga

PENGURUSSEKRETARIATANGGOTA ANGGOTAANGGOTA

Kepengurusan dan Anggota

Tugas Kelompok: 15 Menit

• BadanPengurus

• Sekretariat

• AnggotaPoktan

• Kelompokterdiri

dariKetua,

Sekretarisdan

Bendahara

masing-masing

Poktanyanghadir

dilokalatihini.

• Manusia

• Perempuan,Laki-laki

danWaria

• Cakapbertindaksecara

hukum

• SuratPernyataan

keanggotaan

• DaftarAnggota

• KartuatauBuku

Anggota

• IsilahStrukturOrganisasiOperasionalpadaPoktan

andamasing-masing

• ApabilaPoktanAndatidakataubelummemilikiseksi,

makakosongkansaja.ApabilaPoktanAndamemiliki

lebihdaritigaseksimakatambahkansajasesuai

keperluan

Komponen Poktan Keanggotaan

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi12

Pengorganisasian

Struktur Organisasi (Operasional)

Susunan Organisasi

• KetuaHarian :

• WakilKetua :

• Sekretaris :

• Bendaahara :

• Wk.Bendahara :

• Seksi-Seksi:

1. SeksiA:

2. SeksiB:

3. SeksiC:

Bagan Struktur Organisasi

BaganiniadalahgambaranmengenaiStrukturOrganisasiatauStrukturOperasionalKelompokTani.StrukturOrganisasimenjelaskanpolapengorganisasianKelompokTani.Apaitupengorganisasian?Lihathalamanberikutnya.

KETUASEKRETARIS BENDAHARA

SEKSI SEKSISEKSI

Susunan

Organisisasi dan

Personalia

Tanggung Jawab

Tugas

Kewajiban

Hak

Wewenang

PengorganisasianUpayadanusahaatauprosespengaturandanpemanfaatansumberdaya

untukMencapaitujuan.Sumberdayaterdiridarimanusia,waktu,alam

sekitar,mesin,air,listrikuang.

Memperlihatkanataumencerminkanbagaimanadanolehsiapa

organisasiakandijalankan.Haliniberhubungandengantanggungjawab,

hak,kewajibandanwewenang

Kesadaranmanusiaakantingkahlakuatau perbuatannya,baiksengaja

maupuntaksengaja.

Sesuatuyangharusdilakukandenganpenuhtanggungjawab

Sesuatukewajibanataupekerjaanyangdibebankankepadaseseorang

yangharusdiselesaikannya

Adalahsegalasesuatuyangharusdidapatkanolehsetiaporangyang

telahadasejaklahirbahkansebelumlahir.

Hakyangcukupuntukmelaksanakantugasataukewajibantertentu

13

Diskusikan dan Tulislah:

Uraian Tanggungjawab dan Tugas

1. TanggungjawabKetuaPoktan

2. Tugas-tugasKetuaPoktan(1,2,3)

3. TanggungjawabSekretarisPoktan

4. Tugas-tugasSekretarisPoktan(1,2,3)

5. TanggungjawabBendaharaPoktan

6. Tugas-tugasBendaharaPoktan(1,2,3,)

7. TanggungjawabAnggota

8. KewajibanAnggota(1,2,3,)

9. HakAnggota(1,2,3)

Tanggung Jawab

Ketua Poktan

Tugas Ketua

Poktan

KetuaPoktanadalahpenanggungjawabumumdarikeberadaandanaktivitasPoktan,baikkedalam(kepadaAnggota)maupunkeluar(masyarakatdanpihaklainyangberkepentingan)

1. MelakukankoordinasidenganjajaranPengurusdanAnggota

2. BersamadenganSekretarismengundangrapat

3. Memimpinpertemuanataurapat

4. Mewakilikelompokdidalamdankeluar

5. MemimpinJajaranPengurusdanAnggotaPoktanuntukmencapaitujuan

6. Menjagavisiorganisasi

7. MerencanakankegiatanbersamaJajaranPengurusdanAnggota

8. MengumpulkaninformasidanmembaginyakepadaparaAnggota

9. MembuatlaporanbersamajajaranPengurusuntukdisampaikankepadaAnggota

10. MempertanggungjawabkankegiatankepadaseluruhAnggota

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi14Uraian Tanggungjawab dan Tugas


Tanggung Jawab

Sekretaris

Poktan

Tanggung Jawab

Bendahara

dan Bendahara

Poktan

Tugas Ketua

Poktan

Tugas Tanggung

Jawab Bendahara

dan Bendahara

Poktan

SekretarisPoktanbertangungjawabatasurusandantatalaksana

administrasinonkeuanganKelompok.

BendaharadanWakilBendaharabaiksendiri-sendirimaupunbersama-samabertanggungjawabatastatalaksanakeuanganPoktan.BendaharamelaporkepadaKetuadanmembuatlaporanbulanandantahunankeuangankepadaAnggotadanPihakLainjikadiperlukan.

1. Menandatanganisurat-suratbersamaKetuaPoktan2. Memberinomordanmengagendakansurat-suratmasukdan

keluar3. Mengarsipkansuratmasukdansuratkeluar4. Membuatdanmenyimpandataanggotadanbukustambuk

anggota5. Membuatnotulenrapat-rapatPoktan6. MembuatkonsepSuratKeputusan,SuratTugas,Dokumen

Kerjasamadanlain-lain7. MengumpulkaninformasidanmembaginyakepadaparaAnggota8. MembuatlaporanbersamaJajaranPengurusuntukdisampaikan

kepadaAnggota9. MempertanggungjawabkankegiatankepadaseluruhAnggota10. Memberikannasehat,tegurandanperingatankepadapersonalia

PengurusdanAnggotaapabilaterjadipenyimpangandariketentuanorganisasi

1. MembuatkwitansidanmengarsipkankwitansipemasukandanpengeluaranPoktan

2. MencatatpemasukandanpengeluarandalambukuKas

3. BersamadenganKetuaMembuatRekeningdiCUatauBank

4. BersamadenganKetuamenyetordanmenarikuangdarirekening

5. Menandatanganisurat-suratdandokumen-dokumenkeuanganbersamaKetuaPoktan

6. Membuatdanmenyimpandokumen-dokumenkeuanganPoktan

7. Membuatlaporankeuanganbulanandantahunan

8. MembuatlaporanbersamaJajaranPengurusuntukdisampaikankepadaAnggota

9. MempertanggungjawabkankegiatankepadaseluruhAnggota

15


Tanggung Jawab

Anggota Poktan

Hak Anggota

Poktan

AnggotaPoktanbertangunggjawabmemajukandan

menjaganamabaikPoktan.Anggotamelaporkepada

KetuadanberkoordinasidenganAnggotalainnya

Kewajiban

(Tugas) Anggota

Poktan

1. MenjunjungtingginamabaikkelompokTani

2. MentaatiAD/ARTdanPoljaksertaSistemManajemen

InternalPoktan

3. MembayariuranPoktan.

4. Mentaatikeputusan-keputusanRATdankeputusan

Pengurus

5. Terlibatdalamkegiatan-kegiatankelompokseperti

rapat,pertemuan,danmengerjakankegiatan-kegiatan

bersamalainnya.

6. MenyampaikaninformasidariluarkepadaPengurus

Poktan

7. TidakdiperkenankanmengatasnamakanPoktan

kecualimendapatmandatlisandantertulisdari

Pengurus

1. Mendapatkanpelayanansecaraadil(pelatihan,

kursus,studibanding,subsidipemerintah)

2. MendapatkaninformasidanpengetahuandariPoktan

3. Mendapatkanaksesterhadapteknologitepatguna

4. Mengaksesprogram-programPoktanyangdisusun

dandisahkandalamrapatPoktan

5. MenyampaikanusuldankritikkepadaPengurus

Poktan

6. MenghadirirapatberkaladanRapatTahunanAnggota

Poktan

7. HakuntukmemilihdandipilihsebagaiAnggotaBadan

PengurusdanPengawas

8. Mendapatkanpembagianbarang-barangataumateri

baikdenganbalasjasamaupunsecarapercuma

sesuaidenganketentuanatauperaturanPoktan

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi16Anggaran Rumah Tangga

Latihan Anggaran Rumah Tangga 30 Menit

Anggaran Rumah

Tangga (ART)• Adalahrincianlebihlanjutdarianggarandasar,atau

pedomanpelaksanaananggarandasar.

• Uraiantanggungjawab,tugas,hak,kewajibandanwewenangPengurusdanAnggotaPoktan.

• Aturan-aturanatautatacarapelaksanaanyangtidakbolehbertentangandengananggarandasar(polakebijakanatauStandardOperationalProcedures-SOP)

SecaraterincitersediapadalampiranatauBukuPegangan

AD Keanggotaan Poktan

bersifat terbuka, sukarela

dan memperhatikan

keseimbangan gender

JabarkanADtentangkeanggotaankedalamART(10menit)

Bandingkannantidenganrumusanyangtersediapadalampiran

17

Administrasi Dasar Kelompok Tani

Pengertian Pokok-Pokok Administrasi

Yangdimaksudadministrasidisiniadalahpenangananurusanyangberhubungandenganpencatatan,pemeliharaan,dokumentasi,pengarsipandanpenyimpanandokumen.

1. Keanggotaan2. Kepengurusan3. Keuangan(bukukas,buku

rekening)4. BukuCatatanHartadan

Inventaris5. BukuCatatanInformasi6. BukuCatatanRapat7. BukuTamu

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - PresentasiModul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi18

19

Bagian IISistem Manajemen Internal (SMI)

IMS dalam GIZ

SREGIP

SustainableAgriculture

Network(SAN) Modul Xii

Standar Dan Kebijakan

Standar Sertifikasi

Kelompok Slide No 10

Tahun2009-2015,GIZmenyelenggarakanProyek

PengembanganEkonomiWilayah(RegionalEconomic

Development-RED)diSingkawang,Bengkayangdan

Sambas(Singbebas).SalahsatuinstrumenPEW

adalahpengembanganrantainilailada.Waktuitu

munculwacanauntuksertifikasiladalestari.Sertifikasi

dimaksudkansebagaibuktibahwabudidayadanproduk

ladaSingbebasitusesuaidenganstandardinternasional.

UntukituGIZmemintaRainforestAllianceuntuk

melakukanserangkaianpelatihangunamemperoleh

sertifikat.Salahsatumateridarimodul9,adalah:

STRUKTURSTANDARSERTIFKASIKELOMPOK,terdiri

dari3PRINSIP:(1)PELATIHAN(2)PENILAIANRESIKO;

(3)SISTEMMANAJEMENINTERNAL

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi20Sistem Manajemen

Internal Menurut SAN

SebuahkumpulanprosedurdanprosesyangterdokumentasiuntukditerapkanolehsebuahkelompokuntukmenjaminkesesuaiandenganpersyaratanstandardankebijakanSAN.AdanyasebuahSistemManajemenInternalmembolehkanlembagasertifikasiyangdisetujuiSANmendelegasikaninspeksi-inspeksisemuakebunanggotakelompokkepadasebuahunitteridentifikasidarikelompokproduser.

Pengertian (SMI itu Apa?) SMImeliputiseperangkataturan,kebijakan,prosedurdanprosesyangdijalankansebuahPoktanuntukmemberikanjaminanyangmemadaimengenaikelestarianlingkungan,konservasitanahdanair,pengunaanbahanberacunberbahaya,penanganansampah,danmutuprodukmemenuhiperaturanperundangandanpermintaanpasar.

Sistem Manajemen Internal

21

Per Definisi di

atas, Isinya

1. Perlindunganterhadapkesehatanpetani,

2. Perlindunganterhadapmasyarakat

sekitarnyadanutamanyabagianhilirsungai

3. Mengurangikerusakantanahdanmenjaga

mutuair(sungai)

4. Melatihdiriuntuksecarabertahap

menyesuaikanpermintaankonsumenatau

pasarterhadapproduk-produkyangtidak

merusaklingkunganfisikdansosial-budaya

5. Panduanuntukmenjagamutuproduk

6. Pintumasukmenujusertifikasiproduk

menurutStandarJaringanPertanianLestari

(SustainableAgricultureNetwork-SAN,

khususnyalada).

Manfaat 1. Perlindunganterhadapkesehatanpetani,

2. Perlindunganterhadapmasyarakat

sekitarnyadanutamanyabagianhilirsungai

3. Mengurangikerusakantanahdanmenjaga

mutuair(sungai)

4. Melatihdiriuntuksecarabertahap

menyesuaikanpermintaankonsumenatau

pasarterhadapproduk-produkyangtidak

merusaklingkunganfisikdansosial-budaya

5. Panduanuntukmenjagamutuproduk

6. Pintumasukmenujusertifikasiproduk

menurutStandarJaringanPertanianLestari

(SustainableAgricultureNetwork-SAN,

khusunyalada).

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi22Komponen Utama SMI

Komponen SMI

Petunjuk Operasional

(Poljak)

Aturan/ ketentuan

yang Disepakati

Tim SMI

Susunan Personalia

SMI

Data Lahan dan Usaha (Tataguna

lahan Luas, Produksi)

Uraian Tanggung jawab dan Tugas Tim

SMI

Perangkat Administrasi

Komponen SMI

Petunjuk Operasional

(Poljak)

Aturan/ ketentuan

yang Disepakati

Tim SMI

Susunan Personalia

SMI

Data Lahan dan Usaha (Tataguna

lahan Luas, Produksi)

Uraian Tanggung jawab dan Tugas Tim

SMI

Perangkat Administrasi

23

Proses Pengembangan SMI

Pertemuan

Team SMI

1. PertemuandipimpinolehKetuadan

SekretarisPoktan

2. AgendamembahasaKetentuanSMI

berdasarkandraft(konsep).

3. Menambahataumengurangisesuaidengan

kondisilingkungandanmasyarakatsetempat.

4. Menyusuntanggungjawab,tugasdan

wewenangTimSMI

1. MembentukTimyangterdiridari5orang:

(1)unsurPengurus(tapibukanKetua);

(2)UnsurPengawassatuorangdanAnggota

tigaorang.

2. MenyusunPersonaliadanStrukturTimSMI

3. Menyusuntanggungjawab,tugasdan

wewenangTimSMI

Proses 1. Pertemuanuntukmembahasaturan-aturan

bersama

2. PembentukanTimInternalManajemen

Kontrol

3. DiseminasiketentuanInternalManajemen

Kontrolkepadaanggotadanmasyarakat

4. Audit(pengecekan)administrasikepada

PetaniAnggota

5. Audit(pengecekanfisik)kelapangan

6. Pertemuananggotauntuktindakankoreksi

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi24Susunan Personalia dan Struktur Organisasi SMI

Susunan dan Personalia SMI

• Ketua :

• Sekretaris :

• Anggota :

1.

2.

3.

4.

Bagan Struktur SMI

TIM SMI 5 ORANGANGGOTA KElOMPOK TANI SEcARA INDIvIDU

BADAN PENGURUS POKTAN

25

Uraian Tanggung Jawab dan Tugas SMI

Pertemuan

Tugas Team SMI

TimSMIbertanggungjawabatasperencanaan

danpenerapananSistemPengendalianInternal

bagiKelompokTani.

1. BersamaBadanPengurusPoktanmenyusun

AturandanProsedurSMI

2. MenyebarluaskaninformasitentangSMI

kepadaAnggotaPoktan

3. Melakukanauditadministrasisesuaidengan

blankoyangada

4. Melakukanauditlapangandenganmengisi

pedomanberdasarkanpertemuandengan

AnggotaPoktan

5. MelaporkanhasilauditkepadaBadan

PengurusdanAnggotayangdiaudit

6. BersamaBadanPengurusmerencanakan

lokakaryauntukaksiperbaikan

7. MembuatlaporanbersamaJajaranPengurus

untukdisampaikankepadaAnggota

8. Mempertanggungjawabkankegiatankepada

seluruhAnggota

Definisi Tim SMI TimSistemManajemenInternaladalah

kepanjangantanganPoktanuntukmelakukan

SistemPengendalianInternalsesuaidengan

tanggungjawab,tugasdanwewenangyang

dibebankankepadanya.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi26Penanganan Penggunaan Bahan Berbahaya Beracun (B3)

Pertemuan 1. Tidakmenggunakanherbisidadanpestisida

yangberbahanparaquat

2. Ketikamenggunakanpestisidadan

herbisidayangdiizinkan,seseorangharus

menggunakanmaskerstandard,helem,

sepatubot,celanapanjangdanbajupanjang

3. Alat-alatdanpakaianharuslangsungdicuci

setelahdipakaisekali

4. Pencuciandanairpencuciantidakboleh

mencemarisungai

5. Pakaiankerjaharusdicucisendiri

6. Setelahmenyemprotharusmandi.Dilarang

mandidisungai

7. Dilarangmerokok,minumataumakanpada

waktunyemprot

8. Botolberisiracuntidakbolehdisimpandi

dalamrumah

9. SampahB3harusdibuangkhususkedalam

lubangdantidakbolehdibakar

10.Khususuntuklada,penyemprotracuntidak

bolehdigunakanuntukmenyemprotpupuk

buahdanpupukdaun

Manfaat • Menjagakesehatanpribadipetaniagartidak

tercemarracun.

• Menjagaagarracuntidakmencermari

lingkungan(tanah,air,hewandanmanusia)

27

Ketentuan Perlindungan Lingkungan

1. Tidakmenebanghutanprimeruntuk

membukakebunbaru

2. Tidakmelakukanpembakaranhutan.

Pembakaranlahandilakukansecarahati-

hatidanterkontrolsesuaidenganUndang-

Undangyangberlaku.

3. Dianjurkanuntukmenggunakanpupuk

organik.Penggunaanpupukkimiaharus

sesuaidengantakaran

4. Tidakmenggunakanbahanberacundengan

bahanaktifparaquat

5. Tidakmerendamkaretdisungai

6. Dianjurkanuntukmenggunakanbahan

pembekuorganikbagipetanikaret

Pertemuan

Manfaat • Menjagakelestariandankebersihan

lingkungan.Lingkungansehatakan

menciptakankehidupanyangsehat

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi28Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (1)

Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (2)

• Terdapat6variasibokaryangditerimaolehpabrik:

1. slabtebal2. slabtipis3. lumpmangkok4. lumpbambu5. sitangintebal6. sitangintipis

1. Mutulatexsaatpenyadapandijagaagartidaktercampurpasir,tanah,daundankayutermasukkulitkaret(tatal)

2. Tidakbolehmencampurbokardenganban,getahjelutung,batu,pasir,pakaianbekas,bahandarilogam,karenaakanditolakolehpembeli/pabrik

3. Pembuatanlumpmangkokdanlumpbambutidakmenggunakanpembeku

4. Pembuatanslabdansitmenggunakanpembeku.5. Dianjurkanuntukmenggunakanpembeku

alami(deorub).Apabilatidaktersedia,dapatmeggunakanasamsemutatausintas.

6. Tidakdianjurkanuntukmenggunakanpembekulain(nenas,belimbingdll)

Ketentuan

Ketentuan

Manfaat

Manfaat

• Bokartidaktercemarbahan-bahannonkaret• Mutubokarbersihlebihbaikdarikaretyang

tercampurbahannonkaret• Hargalebihbaik• Pendapatanpetanibertambah

• Bokartidaktercemarbahan-bahannonkaret• Mutubokarbersihlebihbaikdarikaretyang

tercampurbahannonkaret• Hargalebihbaik

29

Ketentuan Tentang Mutu Produk Bokar (3)

Manfaat• Langkah-langkah menggunakan pembeku

kimia (sintas) atau asam semut

1. satubotolsintasdicairkandengan10literair

2. aduksampaitercampurmerata.

3. simpandiluarrumahdanjauhdari

jangkauananak-anak.

• Langkah-langkah membekukan lateks

untuk menghasilkan sit angin atau slab

1. cairkanlateksdenganair,dengan

perbandingan10bagianlateksdicampur

dengan1bagianairbersih;

2. campurkandenganpembekuyangsudah

dicairkansebanyak25cc

3. aduksampaimeratadalamemberbersih

4. tuangkanlatekskedalambakpembeku.

Biarkansampaibeku.

Jikainginmembuatsittipis,lanjutkanke

langkahberikutnya:

5. sekitar1jamsetelahpembekuan,sit

digilingdenganmesingiling2-4kalisesuai

keinginan.

6. Penggilinganyangterakhirgunakanmesin

gilinggerigi

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi30Ketentuan Penyimpanan Bokar

Penjemuran dan Penyimpanan Lada

Ketentuan

Ketentuan

• Langkah-langkah menyimpan bokar

1. semuaprodukbokartidakbolehdirendam

karenaakanmenurunkanelastisitas

2. Bokartidakbolehdijemurlangsungdibawah

matahari

3. simpanbokardengancaradiangin-anginkan.

Semakinlamapenyimpanan,semakintinggi

kadarkaretkering(k3)nya.

• Langkah-langkah menyimpan Lada:

1. Ladatidakbolehdijemurdiatasjalanraya

2. Ladatidakbolehdisimpandalamkarung

bekas

31

cATATAN:

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Presentasi32cATATAN:

Hak cipta 2016Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHSemua hak dilindungi undang-undang/dicetak di IndonesiaPenerbitDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHWisma Bakrie 2, Lt. 5Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740Fax +62 21 5794 5740 Email [email protected] www.sregip.or.idReproduksiDilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.DisclaimerInformasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.

S i l a b u S



S i l a b u S 7

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus2KATA PENGANTARSalah satu kebutuhan penting dalam sebuah organisasi adalah kebutuhan untuk

pengembangan secara berkelanjutan. Dikatakan demikian karena organisasi yang

baik adalah organisasi yang terus mengalami perbaikan secara terus-menerus.

Organisasi atau lembaga yang tidak mengalami perubahan secara teru-menerus

akan mengalami stagnasi dalam menjalankan fungsinya. Untuk itu, kegiatan

pengembangan keorganisasian merupakan kebutuhan utama atau pokok dalam

pertumbuhan dan perkembangan organisasi.

Ruang lingkup dalam pengembagan organisasi mencakup beberapa hal penting

seperti visi, misi, nilai-nilai inti, tujuan strategis, struktur organisasi, anggaran

dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (RT), struktur organisasi, dan uraian tugas

dan tanggung jawab setiap posisi dalam struktur organisasi. Pada umumnya,

organisasi yang baru berdiri atau dalam proses pengembangan membutuhkan

pengembangan organisasi yang terfokus pada pembuatan infrastruktur dasar,

yakni AD dan ART, struktur organisasi serta uraian tugas dan tanggung jawab

setiap posisi yang ada. Dengan demikian, sebuah organisasi dapat berfungsi

sebagaimana mestinya.

Selain pengembangan organisasi, sebuah organisasi juga membutuhkan sistem

manajemen internal (SMI) yang mengatur seluruh aspek tata kelola organisasi itu,

secara ringkas, SMI itu meliputi seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan proses

yang dijalankan sebuah organisasi. Dalam konteks kelompok tani, SMI meliputi

seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan proses yang dijalankan sebuah

kelompok tani untuk memberikan jaminan yang memadai mengenai kelestarian

lingkungan, konservasi tanah dan air, pengunaan bahan beracun berbahaya,

penanganan sampah, dan mutu produk memenuhi peraturan perundangan dan

permintaan pasar.

Modul pengembangan organisasi dan sistem manajemen internal ini dirancang

secara khusus untuk menyiapkan para pemimpin kelompok tani dalam menjalankan

tugas sehari-hari mereka di dalam organisasi masing-masing kelompok tani itu.

Buku Pedoman Fasilitator ini adalah buku wajib yang harus dibaca dan diikuti

secara sistematis oleh fasilitator dalam memfasilitasi pelatihan pengembangan

organisasi dan sistem manajemen organisasi agar mampu membimbing peserta

3

TUJUAN INSTRUKSIONALSetelah mengikuti pelatihan ini, para peserta pelatihan mampu:1. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian pemberdayaan

kelembagaan dan organisasi kelompok tani2. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai pengertian peranan dan fungsi

strategis kelompok tani3. Mengidentifikasi syarat utama sebuah kelompok4. Mendemonstrasikan pemahaman mengenai fungsi Anggaran Dasar (AD). Anggaran

Rumah Tangga (ART) dan Sistem Manajemen Internal (SMI).5. Merancang dan menyusun draf (konsep) (AD)6. Merancang dan menyusun konsep Anggaran Rumah Tangga (ART), Anggaran

Belanja dan SMI7. Merancang dan membuat struktur lembaga dan organisasi8. Merumuskan dan membuat peran, tugas, tanggung jawab dan wewenang pengurus

serta hak dan kewajiban anggota dalam kelompok tani9. Merumuskan dan membuat deskripsi tugas ketua, sekretaris, bendahara dan hak

dan kewajiban anggota kelompok tani10. Melakukan desiminasi informasi, transfer pengetahuan dan keterampilan kepada

anggota kelompok intisari dari peranan dan fungsi kelembagaan-organisasi:perangkat manusia, perangkat keras dan perangkat lunaknya.

11. Menjalankan fungsi dan peranan pengurus dan anggota kelompok tani untukmasing-masing kelompok tani

METODE PENYUSUNAN PROGRAM KERJA POKTANPelatihan ini ditujukan untuk orang dewasa, terutama jajaran pengurus kelompok tani (Poktan). Oleh karena itu metode yang digunakan adalah andragogi, yakni metode belajar orang dewasa. Fasilitator secara maksimal menggali pengalaman peserta melalui pertanyaan. Peserta menulis dan menempelkan jawaban di papan untuk kemudian dibahas. Rencana sesi juga dirancang untuk memaksimalkan diskusi kelompok sehingga peserta belajar menemukan sendiri hal-hal yang berhubungan dengan Pengembangan Lembaga-Organisasi (OD) dan SMI. Pelatihan diadakan dalam ruangan yang sedapat-dapatnya didesain dalam format huruf U. Penyusunan ruangan yang demikian untuk meminimalisir jarak antara peserta dan fasilitator dan peserta dapat berinteraksi secara maksimal dalam proses belajar bersama. Secara keseluruhan metode yang akan digunakan adalah:Pertama, diskusi kelompok yakni proses pertukaran informasi secara intensif di dalam kelompok dan kerjasama secara menyeluruh untuk menghasilkan ide, pendapat dan pokok pikiran tertentu. Kedua, belajar dengan cara melakukan (learning by doing) yakni aktivitas merancang, merumuskan, membuat hal-hal yang berkaitan dengan materi pelatihan. Dengan aktivitas tersebut, peserta langsung melakukan hal-hal teknis yang

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus4

GARIS BESAR MATERISecara umum, pelatihan OD dan SMI ini mengikuti garis besar materi sebagai berikut:1. Tujuan dan Manfaat Berkelompok: Belajar dari Semut2. Kelembagaan dan Organisasi3. Peranan dan Fungsi Kelompok Tani4. Komponen Utama Lembaga-Organisasi sebagai Sebuah Sistem5. Anggaran Dasar6. Struktur Lembaga-Organisasi7. Kepengurusan Lembaga atau Organisasi dan Anggota8. Pengorganisasian dan Anggaran Rumah Tangga (ART)9. Uraian Tugas, Tanggungjawab, Wewenang, Hak dan Kewajiban Personalia Badan

Pengurus dan Anggota Kelompok Tani10. Administrasi Kelompok Tani11. Sistem Manajemen Internal (SMI)

LAMPIRAN-LAMPIRAN:Lampiran 1: Anggaran Dasar (AD)Lampiran 2: Anggaran Rumah Tangga (ART)Lampiran 3: Contoh Buku-Buku Administrasi

berkaitan dengan aktivitas OD dan SMI, misalnya menyusun AD/ART. Ketiga, ceramah yakni fasilitator menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan pokok bahasan yang bersifat konseptual. Keempat, tanya-jawab yakni pertukaran informasi antara peserta dan fasilitator dalam bentuk klarifikasi atau pun sanggahan pendapat dalam kelompok. Kelima, belajar dari pengalaman (experiential learning) yakni aktivitas melakukan, merasakan dan mengetahui lewat aktivitas simulasi atau kerja sama dalam kelompok. Keenam, diskusi terstruktur yakni proses diskusi secara terbuka yang dipimpin langsung oleh fasilitator. Dalam konteks ini, fasilitator bertanya tentang suatu topik atau pokok pikiran dan peserta akan menjelaskan pendapat mereka. Selanjutnya, fasilitator menulis dan menyimpulkan pendapat para peserta.

Media yang digunakan dalam pembelajaran ini adalah infocus, papan flip chart, kertas plano, kertas metaplan, paku, lem, gunting, selotip, spidol, koran bekas, buletin bekas, majalah bekas, slide presentasi, dan modul pelatihan dalam bentuk bahan bacaan. Beragamnya media yang digunakan dan metode yang dipakai dalam pelatihan ini diperuntukkan agar hasil belajar yang dicapai dapat optimal. Jika pada suatu kesempatan tidak tersedia infocus, maka fasilitator harus pro aktif menyiapkan fotokopi untuk gambar-gambar, menulis pada lembaran plano kesimpulan-kesimpulan pembahasan. Papan tulis dapat juga diganti dengan lembaran kain yang sudah disemprot dengan lem perekat untuk menempel kertas metaplan.

5

RINGKASAN MODULPengembangan Lembaga-Organisasi (OD) dan Sistem Manajemen Internal (SMI) adalah upaya yang terencana dan sistematis untuk merancang perubahan bagi masyarakat petani. Perubahan dari kondisi sekarang menuju pada kondisi yang lebih baik pada masa mendatang. Perubahan itu tidak dapat dilakukan sendiri-sendiri. Makanya perubahan itu dilakukan dengan cara berkelompok yang disebut kelompok tani atau poktan. Agar mampu menjalankan fungsi dan peranan yang strategis tersebut, pengurus dan anggota kelompok tani perlu memiliki lembaga yang kuat dengan organisasi yang berfungsi secara optimal.

Modul OD dan SMI Poktan ini adalah pedoman bagi kelompok tani untuk menyusun anggaran dasar, anggaran rumah tangga, struktur organisasi, tugas, tanggungjawab, hak, kewajiban dan wewenang personalia pengurus dan anggotanya serta administrasi dasar poktan. Selanjutnya modul juga menguraikan pokok-pokok tentang tata cara penanganan bahan berbahaya beracun (B3), pedoman pelestarian lingkungan, dan pedoman kualitas mutu karet yang merupakan hal-hal penting yang harus diatur di dalam komunitas petani mandiri.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus6Waktu (menit)

Pokok bahaSan kegiatan FaSilitator

hari Pertama

09.00-09.30(30’)

Perkenalan, harapan dan kekuatiran dan kontrak belajarkegiatan-1

Fasilitator memperkenalkan diri dan meminta peserta untuk memperkenalkan diri. Teknik perkenalan dijelaskan oleh fasilitator. Selanjutnya meminta peserta untuk menulis satu harapan dan satu kekuatiran pada kertas metaplan. Kertas kemudian ditempel dan dikelompokan

kegiatan-2 Fasilitator membimbing peserta untuk membaca harapan dan kekuatiran. Selanjutnya, fasilitator mengelompokkan harapan dan kekuatiran tersebut

kegiatan-3 Fasilitator meminta tanggapan peserta. Selanjutya, fasilitator menyimpulkan dan memotivasi peserta tentang harapan dan sikap kuatir mereka

kegiatan-3 Fasilitator menayangkan draf kontrak belajar dan meminta tanggapan peserta dan kemudian menyimpulkannya. Fasilitator menayangkan jadwal (slide 4) dan meminta tanggapan peserta. Fasilitator mempertegas komitmen belajar bersama

09.30-09.40(10’)

hasil belajar Pelatihankegiatan-4

Fasiitator menjelaskan hasil belajar yang diharapkan sehubungan dengan topik. Selanjutnya fasilitator bertanya: apakah hal ini sudah pernah Anda lakukan atau sudah ada di poktan Anda. Jika sudah ada, apa yang dilakukan di poktan tersebut

09.40-10.00(20’)

kegiatan-5 Fasilitator menayangkan slide nomor 6 dengan gambar “SEMUT DALAM KLONINYA” dan menjelaskan sedikit tentang gambar semut tersebut. Selanjutnya, fasilitator meminta peserta agar peserta bercerita tentang gambar yang mereka amati. Fasilitator bertanya untuk umpan balik: Mengapa semut harus berkelompok? Apa keunggulan aktivitas berkelompok? Bagaimana dengan manusia dalam kehidupan berkelompok?

kegiatan-6 Fasilitator mencatat poin-poin penting tentang penjelasan peserta pada lembar flipchart

7

kegiatan PeSerta media dan alat bantu

Peserta memperkenalkan diri dengan menyebut nama, nama poktan, asal, dan jabatan dalam poktan. Peserta menulis harapan dan kekuatiran selama mengikuti pelatihan dan menempelnya di tempat yang sudah disediakan

metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart

Peserta yang berdiskusi secara terstruktur tentang harapan dan kekuwatiran mereka


Peserta 2-3 orang memberi tanggapan atas harapan dan kekuatiran mereka


Peserta memberi tanggapan dengan cara memberi masukkan, atau memberi sanggahan terhadap tawaran jadwal dan aturan belajar bersama

Slide nomor 4, metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart

Peserta berdiskusi dengan cara memberi respon atau tanggapan tentang apa yang telah mereka lakukan dan tentang bagaimana hasil belajar tersebut menjadi kekuatan kelompok dalam membangun poktan mereka

Slide nomor 5, metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart

Peserta memberikan respon mereka dengan macam-macam jawaban. Minta tiga jawaban saja.Peserta menarik kesimpulkan berdasarkan sudut pandang mereka masing-masing

Slides nomor 6, metaplan, spidol, selotif dan papan flipchart. Jika tidak ada slide, maka diganti dengan gambar yang diberikan dalam bentuk print out.

Peserta menjelaskan kesimpulan mereka berdasarkan sudut pandang masing-masing

kertas plano dan spidol



kegiatan-7 Fasilitator menyimpulkan arti pentingnya sebuah kelompok dan mengapa manusia harus berkelompok. Fasiliator menanyakan adakah hal yang belum jelas. Jika ada pertanyaan dari peserta, fasilitator menjelaskan lebih lanjut

10.00-10.30(30’)

lembaga dan organisasi Fasilitator Menjelasan Pokok Bahasa Mengenai Lembaga dan Organisasi

kegiatan-8 Fasilitator bertanya kepada peserta “Apa beda lembaga dan organisasi?” Atau apa lembaga? Apa organisasi?

kegiatan-9 Fasilitator menayangkan slide nomor 7 “GAMBAR SARANG SEMUT DAN AKTIVITAS SEMUT”, dan memberikan instruksi:perhatikan gambar-gambar ini: Apa beda 2 gambar di sebelah kiri dan 2 gambar di sebelah kanan? Waktu 2 menit.

kegiatan-10 Fasilitator meminta peserta untuk menceritakan perbedaannya. Fasilitator mencatat poin-poin yang dikemukakan oleh peserta pada flipchart

kegiatan-11 Fasilitator menghubungkan pendapat peserta dengan pertanyaan awal: Mana yang mencerminkan lembaga dan mana yang mencerminkan organisasi? Fasilitator menarik kesimpulan perbedaan antara lembaga dan organisasi berdasarkan jawaban peserta dan materi

kegiatan-12 Fasilitator menayangkan slide nomor 8 dan meminta tanggapan peserta. Fasilitator menjelaskan perbedaan antara organisasi dan lembaga berdasarkan slide nomor 8Fasiliator menanyakan adakah hal yang belum jelas. Jika ada pertanyaan dari peserta, fasilitator menjelaskan lebih lanjut.

10.30-10.45(15’)

istirahat

10.45-11.15(30’)

Peranan dan Fungsi kelompok tani

Fasilitator Menanyangkan Slide nomor 9 dan Menjelaskan Pokok Bahasan Peranan dan Fungsi Kelompok Tani.

9


Peserta menyimak kesimpulan dari fasilitator dan mencatat beberapa poin penting pada buku kerja mereka. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator

kertas plano dan spidol

Peseta menyimak pembahasan oleh fasilitator dan mencatat hal-hal penting dari pembelajaran mereka

Peserta merespon dengan berbagai macam jawaban.

Peserta memperhatikan gambar selama 2 menit Slide presentasi nomor 7 atau gambar jika tidak ada slide

2-3 orang peserta menceritakan isi gambar. Peserta lain menyimak

Kertas plano, spidol, papan flipchart

2-3 peserta menjawab kertas plano, spidol, papan flipchart

Peserta memberikan tanggapan mereka, bertanya dan/atau memberi klarifikasi. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator

Slide nomor 8, kertas plano, spidol, papan flipchart. Jika tidak ada slide menggunakan gambar

Peserta menyimak penjelasan fasilitator Slide nomor 9



kegiatan-13 Fasilitator meminta peserta masuk dalam kelompok kecil yang terdiri dari 3-4 kelompok. Mereka berdiskusi tentang keadaan petani dan poktan sekarang dengan keadaan petani dan poktan yang mereka harapkan di waktu yang akan datang. Mereka menjelaskan melalui gambar, ilustrasi, atau kata-kata yang diambil dari koran, buletin, dan majalah bekas yang digunting dan ditempel pada kertas planoFasilitator menyimpulkan: pekerjaan yang besar tidak bisa dilakukan sendiri, tetapi oleh kelompok agar mendapatkan hasil yang lebih baik lagi. Keadaan yang diharapkan dapat diraih jika kelompok solid berusaha mencapai tujuan tersebut

kegiatan-14 Fasilitator menayangkan slide nomor10 dan meminta peserta untuk menjelaskan gambar tersebut

kegiatan-15 Fasilitator menyimpulkan bahwa poktan adalah agen perubahan menuju petani yang lebih sejahtera

kegiatan-16 Fasilitator meminta peserta untuk menjawab pertanyaan: Kalau peranan poktan adalah agen perubahan, fungsinya apa saja?

kegiatan-17 Fasilitator menayangkan slide nomor11 dan meminta 2-3 orang bergiliran membacanya. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang hal-hal yang belum jelas

11.15-11.30(20’)

Syarat utama lembaga-organisasi

Fasilitor menjelaskan-pokok bahasan mengenai Syarat Utama sebuah Lembaga-Organisasi

kegiatan-18 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur dengan bertanya kepada peserta tentang: Apa syarat sebuah negara? Selanjutnya, fasilitator mencatat jawaban mereka pada flipchart

kegiatan-19 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur dengan bertanya kepada peserta tentang: Apa syarat sebuah lembaga-organisasi? Sebutkan 3 hal utama saja. Selanjutnya, fasilitator mencatat jawaban mereka pada flipchart

kegiatan-20 Fasilitator menarik kesimpulan dari proses diskusi kelompok: Membaca pendapat peserta yang telah tercatat, mengomentarinya dan menarik kesimpulan atas pendapat tersebut

11


Peserta memperhatikan dan mengisi kolom jawaban keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan pada waktu yang akan datang. Mereka mencari gambar, ilustrasi dan kata yang tepat pada koran bekas, majalah dan buletin untuk selanjutnya ditempel pada kertas plano. Mereka menunjuk salah satu dari anggota kelompok untuk mempresentasikan hasil kerja kelompok

Slide nomor 9, koran bekas, buletin, majalah bekas, gunting, lem, selotif dan kertas plano

2-3 peserta menjelaskan gambar kepada peserta lain dan fasilitator

Slide presentasi nomor 10

Peserta memperhatikan dan mencatat poin pembelajaran di dalam buku kerja mereka

Slid presentasi

Peserta menjawab fungsi poktan berdasarkan pemahaman mereka masing-masing

Flip chart dan slides presentasi

Beberapa peserta membaca dan peserta lain menyimak serta membuat catatan pada buku kerja mereka. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator

Flip chart dan slide presentasi nomor 11

Peserta menyimak dan mencatat proses pembelajaran pada buku kerja mereka

Peserta mengeluarkan pendapat mereka secara bebas. Mungkin, jawaban mereka adalah:Syarat negara antara lain, ada wilayah, rakyat, udang-undang, dasar dan pemerintahan.

flip chart, spidol

Peserta mengeluarkan pendapat mereka secara bebas. Mungkin, jawaban mereka adalah:Syarat lembaga harus ada badan hukumnya, harus ada anggaran dasarnya, harus ada orang-orangnya, dll.

flip chart, spidol

Peserta menyimak dan mencatat poin penting pembelajaran dalam buku kerja msing-masing

flip chart, spidol



kegiatan-21 Fasilitator menayangkan slide nomor 12 dan menarik kesimpulan syarat utama sebuah lembaga-organisasi Poktan dan memberi penjelasan singkat mengenai syarat utama sebuah organisasi. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang hal-hal yang belum jelas

11.30-12.00(30’)

anggaran dasar Fasilitator Menerangkan Pokok Bahasan: Anggaran Dasar

kegiatan-22 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi tentang apa yang dimaksud dengan Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (RT). Selanjutnya, fasilitator mencatat poin jawaban peserta di flipchart

kegiatan-23 Fasilitator menayangkan slide nomor 13 kotak 1 mengenai definisi Anggaran Dasar. Seorang peserta diminta membacanya secara cermat

kegiatan-24 Fasilitator menayangkan slide nomor 13 kotak 2 dan 3. Selanjutnya, fasilitator meminta peserta membaca isi slide secara bergiliran

kegiatan-25 Fasilitator menarik kesimpulan tentang AD dan ART dengan cara menjelaskan komponen-komponen atau isi dari AD dan ART. Selanjutnya, fasilitator menegaskan bahwa AD adalah ketentuan dasar dari poktan. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang hal-hal yang belum jelas

12.00-13.00 istirahat, Sholat dan makan

13.00-14.00(60’)

Penyegaran tentang ad/art

Fasilitator Membimbing Diskusi Pembahasan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga

kegiatan-26 Fasilitator membagi peserta dalam beberapa kelompok (4-6) kelompok tergantung dari jumlah peserta. Kelompok terdiri dari: Ketua, Sekretaris dan Bendahara masing-masing poktan. Tugas Kelompok adalah membuat konsep (draf) anggaran Dasar masing-masing poktan, berdasarkan contoh Anggaran Dasar yang ada. Jika poktan Anda sudah ada AD, maka kelompok Anda membuat konsep ART. Selanjutnya, fasilitator berkeliling ke tiap-tiap kelompok untuk memberi penjelasan, masukan, dan perbaikan terhadap kerja kelompok. Contoh anggaran dasar dibagikan kepada kempok.

13


Peserta menyimak dan mencatat poin penting pembelajaran dalam buku kerja masing-masing. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator

Slide presentasi nomor 12, flip chart, spidol

Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dan mencatat poin-poin penting

Peserta akan memberikan penjelasan pengetahuan mereka mengenai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga berdasarkan pengalaman mereka masing-masing

flip chart, spidol

Peserta menyimak dan mengikuti secara sistematis satu dari peserta yang membaca teks.


Peserta menyimak dan mengikuti secara sistematis dari peserta yang membaca teks secara bergiliran


Peserta mencatat poin-poin penting hasil pembelajaran dari materi atau pokok bahasan AD dan ART. Peserta mengajukan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas kepada fasilitator.



Peserta bekerja didalam kelompok yang terdiri dari 4-6 kelompok. Peserta membuat draf AD/ART untuk poktan masing-masing. Peserta membaca contoh AD/ART yang dibagikan oleh fasilitator

Slide nomor 15, contoh AD/ART, spidol, kertas plano dan metaplan.



kegiatan-27 Pleno Kelompok: Fasilitator mengajak peserta untuk merefleksikan kegiatan diskusi dengan pertanyaan utamanya adalah: Apa tantangan bagi kelompok dalam menyusun AD/ART?. Fasilitator menyimpulkan pendapat peserta pada lembar flip chart.

14.20-14.40(20’)

istirahat

14.40-15.20(40’)

kepengurusan Fasilitator Menjelaskan Pokok Bahasan tentang Pengurus dan Keanggotaan

kegiatan-28 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur tentang kepengurusan dalam poktan

kegiatan-29 Fasilitator mengajak peserta untuk membuat beberapa hal sebagai berikut: 1. Susunan dan personalia poktan untuk masing-masing poktan2. Bagan struktur lembaga poktan untuk masing-masing poktanFasilitator mentayangkan slides nomor 16 dan meminta peserta untuk membuat berdasarkan contoh tersebut pada kertas plano dan metaplan

kegiatan-30 Fasilitator meminta masing-masing poktan menempelkan hasil kerja kelompok dan meminta para peserta untuk mengamati setiap hasil kerja kelompok secara berkeliling

kegiatan-31 Fasilitator meminta komentar dari peserta dengan menayangkan referensi dari slides nomor 17. Selanjutnya, fasilitator meminta kelompok memperbaiki hasil kerjanya masing-masing sesuai dengan slide nomor 17.

Fasilitator memberi uang bagi peserta untuk bertanya dan menjawab pertanyaan peserta

15.20-15.50(30’)

Struktur organisasi Fasilitator Menjelaskan Perbedaan antara Struktur Lembaga dan Struktur Organisasi

15


Peserta menyebut masalah-masalah yang dialami dalam menyusun AD/ART dan menjelaskan alasan mereka secara terinci

Kertas plano, spidol dan kertas metaplan.


Infocus

Peserta menjawab berdasarkan hasil pekerjaan kelompok dalam diskusi yang sudah dilakukan sebelumnya

Slide, Metaplan, selotif.

Peserta membuat susunan personalia dari poktan masing-masing dan membuat struktur lembaga mereka secara berkelompok yang terdiri dari 4-6 kelompok

Slide nomor 16, kertas plano, lem, kertas metaplan, spidol

Para peserta mencermati hasil kerja kelompok secara berkeliling Slide, kertas plano, lem, kertas metaplan, spidol

Peserta memberi respon antara 2-3 komentar dari 2-3 orang. Peserta mengajukan pertanyaan jika ada hal-hal yang belum dianggap jelas

Slide nomor 17, kertas plano, lem, kertas metaplan, spidol

Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara saksama dan mencatat di buku kerja mereka

Slide presentasi



kegiatan-32 Fasilitator meminta peserta untuk berdiskusi dalam kelompok yang terdiri dari 4-6 kelompok berdasarkan bahan dari slides nomor.18 dan nomor 19

kegiatan-33 Pleno: Fasilitator meminta kelompok menempelkan hasil kerjanya masing-masing dan meminta peserta untuk berkeliling melihat hasil kerja kelompok satu dengan yang lainnya

kegiatan-34 Fasilitator meminta tanggapan atau pertanyaan dari peserta. Selanjutnya, fasilitator menyimpulkan hasil diskusi dan proses pembelajaran tentang pokok bahasan struktur organisasi

15.55-16.00 kegiatan-35 Fasilitator melakukan evaluasi dan tugas mengulas untuk hari kedua. Selanjutnya, fasilitator meminta masukan dari peserta

hari kedua

09.00-09.05 kegiatan-1 membuka kelas

Fasilitator mengucapkan salam pembuka, dan bertanya tentang kabar peserta. Selanjutnya, fasilitator meminta salah satu dari peserta untuk memimpin doa.

09.05-09.20 kegiatan-2meninjau materi hari ke-1

Fasilitator melakukan review terhadap materi yang sudah disampaikan sebelumnya. Selanjutnya, fasilitator mempersilahkan kelompok yang ditunjuk untuk menyampaikan ringkasan materi pada hari pertama

09.20-09.50(30’)

Pengorganisasian Fasilitator menjelaskan tentang pengorganisasian dengan review slides No.8

kegiatan-3 Fasilitator meminta tanggapan peserta atas gambar pada slide .nomor 8. Selanjutnya, fasilitator menayangkan slide nomor 20, kotak paling atas dan meminta peserta memperhatikan dan membacanya secara saksama

kegiatan-4 Fasilitator menjelaskan bahwa pengorganisasian itu berkaitan erat dengan tanggungjawab, tugas, hak, kewajiban dan wewenang dari setiap orang dalam sebuah organisasi. Selanjutnya, fasilitator menayangkan slide nomor 20 yang menjelaskan apa itu tanggungjawab? kewajiban? tugas, hak dan wewenang.

09.50-10.40(50’)

uraian tugas Fasilitator menerangkan uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dan pentingnya menuliskannya sebagai aturan dalam poktan

17


Peserta berdiskusi selama 15 menit dalam kelompok kecil untuk merancang dan melengkapi struktur lembaga dan organisasi

Slide nomor 18 dan 19, metaplan, kertas plano, spidol, lem dan selotif

Peserta menempelkan hasil diskusi kelompok. Peserta mencermati hasil diskusi masing-masing kelompok

Metaplan, kertas plano, spidol, lem dan selotif

Peserta bertanya atau berkomentar Metaplan, kertas plano, spidol, lem dan selotif

Peserta memberi masukan, komentar dan saran yang membangun untuk kelancaran aktivitas pembelajaran

Metaplan

Peserta menyatakan kesiapan mereka untuk belajar dan salah satu diantara mereka memimpin doa sesuai dengan agama dan kepercayaan mereka

Kelompok yang ditunjuk menyampaikan Slide, kertas plano, spidol

Peserta menyimak penjelasan fasilitator dengan melihat kembali tayangan slides nomor 8


Peserta memberi tanggapan antara 2-3 orang atas gambar pada slide nomor 8. Peserta selanjutnya membaca slide nomor 20 secara saksama

Slide nomor 8 dan 20, presentasi dan metaplan

Peserta menyimak. Selanjutnya peserta menjelaskan arti pengorganisasian, peserta juga memberikan jawaban atas definisi tanggungjawab, kewajiban, tugas, hak dan wewenang.

Slide nomor 20, kertas plano, spidol

Peserta mengikuti penjelasan secara saksama dan mencatat poin-poin penting dari pokok bahasan

Slide, kertas plano, spidol dan buku kerja



kegiatan-4 Fasilitator mengarahkan peserta untuk diskusi kelompok berdasarkan posisi masing-masing. Misalnya, ketua dengan ketua, sekretaris dengan sekretaris, bendahara dengan bendahara dan anggota dengan anggota. Selanjutnya, fasilitator menayangkan slide nomor 21. Tugas mereka adalah membuat uraian tugas dari masing-masing posisi mereka

kegiatan-5 Pleno: Fasilitator meminta kelompok menempelkan hasil diskusi dan mengamati hasil diskusi kelompok lain. Fasilitator memimpin diskusi terstruktur untuk membahas hasil kerja kelompok

kegiatan-6 Fasilitator menayangkan slide nomor 22-26 dan meminta peserta dan memberikan penjelasan kepada peserta. Fasilitator menunjukkan persamaan dan perbedaan dari hasil diskusi dengan materi dan menarik kesimpulan tentang proses diskusi. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya tentang pokok bahasan

10.40-11.00 istirahat

11.00-12.00(60”)

anggaran rumah tangga Fasilitator Menerangkan tentang Anggaran Rumah Tangga

kegiatan-7 Fasilitator meminta peserta untuk melakukan diskusi kelompok kecil dengan durasi 15 menit untuk menjelaskan pengertian Anggaran Rumah Tangga (ART) dan Hal-hal pokok yang perlu diatur dalam sebuah ART. Peserta diminta untuk menulisnya pada lembar kertas metaplan dan menempelkannya pada papan flip chart.

kegiatan-8 Fasilitator meminta kelompok menempelkan hasil diskusi, dan meminta para peserta membaca hasil diskusi lewat metaplan yang telah ditempelkan

kegiatan-9 Fasilitator membagi naskah contoh anggaran rumah tangga. Fasilitator membahas bagian-bagian penting dari anggaran dasar dan meminta peserta membacanya secara bergiliran

19


Peserta berdiskusi dalam kelompok yang terdiri dari kelompok ketua, sekretaris, bendahara, dan anggota untuk membuat uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi tersebut.

slide nomor 21, kertas plano, spidol dan selotif

Peserta menempelkan hasil diskusi dari kelompok lain Kertas plano, selotif dan spidol

Peserta mengikuti penjelasan fasilitator secara sistematis dengan cara membandingkan hasil diskusi mereka dengan materi yang ada pada slide. Peserta mencatat poin penting pada buku kerja. Peserta bertanya tentang hal-hal yang belum dianggap jelas dan membutuhkan penjelasan lebih lanjut

Slidepresentasi nomor 22-26



Peserta berdiskusi dalam kelompok kecil yang terdiri dari 4-6 kelompok dengan waktu 15 menit tentang ART dan komponen yang terdapat dalam sebuah ART.

Slide nomor 28, metaplan, selotif dan spidol

Peserta menempelkan hasil diskusi dan membaca hasil diskusi secara bergiliran.

metaplan, selotif dan spidol

Peserta memperhatikan contoh ART dari fasilitator dan membacanya secara bergiliran.

Lampiran ART yang telah difotocopy



kegiatan-10 Fasilitator menyampaikan kepada peserta bahwa tugas mereka kembali ke kelompok adalah membuat ART untuk poktan masing-masing berdasarkan contoh yang ada. Selanjutnya, fasilitator membahas hasil kerja kelompok dan menarik kesimpulan tentang proses pembelajaran. Fasilitator memberi kesempatan kepada peserta untuk bertanya

12.00-13.00 istirahat, Sholat dan makan

13.00-13.05(5”)

Penyegaran Fasilitator memberikan ice-breaking untuk memecahkan kebekuan suasana

13.05-14.00(55’)

administrasi kelompok tani

Fasilitator Menjelaskan Administrasi Kelompok Tani

kegiatan-11 Fasilitator menanyakan apakah peserta sudah memiliki buku-buku catatan yang berkaitan dengan sistem administrasi Poktan. Fasilitator meminta yang menjawab menulis nama buku catatan yang ada pada lembar metaplan dan menempelkannya di papan.

kegiatan-12 Fasilitator menayangkan slide nomor 29 dan mencocokkannya dengan jawaban peserta yang ditempelkan.Fasilitator menjelaskan fungsi buku-buku tersebut. Fasilitator menunjukkan contoh-contoh pada lampiran Buku Pedoman/Pegangan Peserta OD-IMS

14.00-14.30(30’)

Sistem manajemen internal

Fasilitator Menjelaskan SMI Kelompok Tani

kegiatan-13 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur tentang pengertian SMI, manfaat SMI dan contoh-contoh SMI pada petani karet. Fasilitator menulis pendapat peserta pada kertas plano.

kegiatan-14 Fasilitator mengajak peserta untuk berdiskusi secara terstruktur tentang komponen utama SMI dan proses SMI, susunan personalia, tugas dan tanggung jawab SMI.

kegiatan-15 Peserta latihan membuat SMI untuk beberapa pokok bahasan penting terkait aktivitas poktan karet. Peserta terdiri dari 4 kelompok dengan pembagian; kelompok 1 membuat aturan penggunaan dan penanganan bahan B3, kelompok 2 tentang perlindungan lingkungan, kelompok 3 tentang mutu produk bokar, dan kelopok 4 tentang penyimpanan bokar.

14.30- 15.00 istirahat

21


Peserta membuat ART Poktan berdasarkan contoh yang diberikan oleh fasilitator. Peserta membahas ART yang telah dibuat bersama dengan fasilitator. Peserta bertanya kepada fasilitator jika ada hal-hal yang tidak jelas untuk dibahas lebih lanjut

Lampiran ART yang telah difotocopy, kertas plano, spidol dan selotif

Peserta mengikuti instruksi fasilitator dalam memastikan kebekuan terpecahkan

Video lagu singkat dari slide


Slide presentasi

Peserta memeriksa apakah sudah ada buku catatan yang berkaitan dengan aktivitas di poktan dan menuliskannya pada metaplan, selanjutnya menempelkannya pada papan flip chart

Metaplan, spidol dan papan flip chart

Peserta menyimak penjelasan fasilitator. Selanjutnya, peserta melihat secara saksama contoh-contoh buku yang ditunjukkan oleh fasilitator

Slide presentasi nomor 29, kertas metaplan, spidol dan flip chart, buku pegangan peserta OD-IMS


Slide presentasi

Peserta mengeluarkan pendapat mereka mengenai apa yang mereka tahu tentang SMI, manfaat dan contohnya pada Poktan

Slide presentasi nomor 33, kertas plano dan spidol

Peserta menyimak secara sistematis dan mencatat poin-poin penting pembelajaran dalam buku kerja

Slide presentasi 34 - 38, kertas plano,flip chart dan spidol

Peserta berdiskusi tentang SMI, yakni membuat aturan-aturan yang berkaitan dengan aktivitas poktan karet

Kertas plano, spidol, selotif dan flip chart.



15.00-15.45(45’)

kegiatan-15 Peserta melakukan lanjutan latihan membuat SMI untuk beberapa pokok bahasan penting terkait aktivitas poktan karet. Peserta terdiri dari 4 kelompok dengan pembagian; kelompok 1 membuat aturan penggunan dan penanganan bahan B3, kelompok 2 tentang perlindungan lingkungan, kelompok 3 tentang mutu produk bokar, dan kelopok 4 tentang penyimpanan bokar.

kegiatan-16 Pleno: Fasilitator meminta dan membimbing peserta melakukan pleno tentang hasil diskusi kelompok yang ditempel pada kertas plano. Selanjutnya, fasilitator memberi komentar dan kesimpulan dengan menayangkan slide nomor 39-44. Fasilitator meminta peserta untuk bertanya, memberikan komentar atau klarifikasi

15.45-15.55(10’)

evaluasi: diskusi materi modul, metode, Waktu

Fasilitator dan GIZ menanyakan kepada peserta:• Menurut pengalaman Anda, apakah modul ini

bermanfaat?• Apakah materi pembahasan mudah dimengerti?• Apakah ada hal yang mestinya dibahas tapi tidak

dibahas?• Apakah ada hal yang tidak perlu dibahas tetapi

dibahas?• Materi mana yang dianggap sulit?• Materi mana yang dianggap mudah? • Saran untuk perbaikan

15.55-16.00(5’)

Penutup Fasilitator meminta dua komentar singkat dari peserta untuk menyampaikan pesan dan kesan. Selanjutnya, fasilitator menyampaikan salam penutup. Pertemuan ditutup dengan doa penutup oleh salah satu peserta pelatihan

23


Peserta berdiskusi lanjutan tentang SMI, yakni membuat aturan-aturan yang berkaitan dengan aktivitas poktan karet

Kertas plano, spidol, selotif dan flip chart.

Masing-masing kelompok melakukan presentasi tentang kerja kelompok mereka berdasarkan topik yang telah ditetapkan pada kegiatan-15. Peserta bertanya tentang hal-hal yang belum dianggap jelas dan perlu penjelasan lebih lanjut.

Slide presentasi 39 – 44, Kertas plano, selotif, spidol, flip chart

•

•

•

•

•

•

•

Peserta menjawab pertanyaan fasilitator dengan menulis pada lembar kertas metaplan selanjutnya dikumpulkan kepada fasilitator

Kertas metaplan dan spidol kecil

2 orang peserta menyampaikan pesan dan kesan secara singkat. Selanjutnya, salah satu dari peserta memimpin doa penutup sesuai dengan agama dan kepercayaan yang bersangkutan.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus24lamPiran 1

anggaran daSar



Pasal 1(1) Kelompok Tani ini bernama .........................................................................................(2) Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun ..........................................

...............Desa.................................................Kecamatan..........................(3) Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.


Pasal 2(1) Kelompok Tani ................................................berasaskan Pancasila.(2) Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.

---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------




------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------

Pasal 4(1) Kelompok Tani ini beranggotakan sekurang-kurangnya 25 orang (2) Hal-hal tentang keanggotaan akan ditetapkan dalam ART

25


Pasal 5(1) Anggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan.

(2) Anggota Poktan memiliki hak suara dan hak bicara, hak untuk dipilih menjadi

(3) Anggota Poktan wajib Menjunjung Tinggi Nama Baik Poktan, Mentaati AD, ART dan aturan-atuan lain yang disepakati bersama.

(4) Anggota Poktan wajib membayar iuran anggota

-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------

Pasal 6Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang dipilih oleh Anggota dan sekurang-kurangnya terdiri dari 5 orang dengan memperhatikan keseimbangan unsur perempuan dan laki-laki.

Pasal 7------------ Tanggungjawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut -----

(1) Personalia Pengurus berkewajiban untuk mengemban tugas secara mengurus Kelompok Tani secara bertanggung jawab.

(2) Pengurus dapat membentuk seksi-seksi sesuai dengan keperluan.

-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------

Pasal 8Rapat-rapat terdiri dari:(1) Rapat Tahunan Anggota (RAT) adalah forum tertinggi untuk pengambilan keputusan.(2) Tata cara rapat-rapat diatur lebih lanjut dalam Anggaran Rumah Tangga

---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------

Pasal 9Hal-hal yang belum diatur dalam AD ini akan diatur dalam Anggran Rumah Tangga (ART) dan tidak boleh bertentangan dengan AD ini.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus26Ditetapkan di : ....................................................................Pada Tanggal : ....................................................................

PENGURUS POKTAN .....................


(...........................................) (........................................)

ANGGOTA

1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.

27

lamPiran 2

anggaran rumah tangga kelomPok tani



Pasal 1Kelompok Tani ini bernama .......................................................................................................

Pasal 2Kelompok Tani ....................................berkedudukan di dusun .........................................................Desa.................................................Kecamatan.........................

Pasal 3Kelompok Tani ini didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan.


Pasal 4Kelompok Tani ........................................berasaskan Pancasila.

Pasal 5Kelompok Tani ......................................bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.

Pasal 6 Visi Kelompok Tani ............: Petani Sejahtera Melalui Lingkungan yang Lestari

---------------------------------------------- Usaha --------------------------------------




Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus28------------------------------------------ Keanggotaan -----------------------------------

Pasal 8(1) Keanggotaan bersifat terbuka dan sukarela(2) Syarat anggota adalah petani yang berusia 18 tahun atau sudah menikah sehingga

cakap di hadapan hukum.(3) Menetap di wilayah kerja Poktan.(4) Penerimaan Anggota melalui pengisian formulir permohonan dan direkomendasikan

oleh dua orang anggota yang sudah terdaftar(5) Keanggotaan sekurang-kuranya 30% terdiri dari kaum perempuan.

Pasal 9Anggota dinyatakan berhenti apabila:(1) Mengundurkan diri (2) Meninggal duia(3) Diberhentikan atas keputusan Pengurus karena wanprestasi dan setelah mendengar

dan mempertimbangkan pembelaan diri dari yang bersangkutan.


Pasal 10Tanggung jawab anggota PoktanAnggota Poktan bertanggung jawab memajukan dan menjaga nama baik Poktan. Anggota melapor kepada Ketua dan berkoordinasi dengan anggota

Pasal 11

Hak Anggota Poktan(1) Hak suara dan hak bicara.(2) Mendapatkan Pelayanan secara adil (pelatihan, kursus, studi banding, subsidi pemer-

intah) Poktan.(3) Mendapatkan informasi dan pengetahuan dari Poktan(4) Mendapatkan akses terhadap teknologi tepat guna (5) Mengakses Program-Program Poktan yang disusun dan disahkan dalam Rapat Pok-

tan(6) Menyampaikan usul dan kritik kepada Pengurus Poktan(7) Menghadiri Rapat berkala dan Rapat Tahunan Anggota Poktan(8) Hak untuk dipilih sebagai anggota Badan Pengurus dan Pengawas(9) Mendapatkan pembagian barang-barang atau materi baik dengan balas jasa maupun

secara percuma sesuai dengan ketentuan/peraturan Poktan

Pasal 12Kewajiban Anggota Poktan(1) Menjunjung Tinggi Nama Baik kelompok Tani(2) Menaati AD/ART dan Poljak serta Sistem Manajemen Internal Poktan

29

(3) Membayar iuran Poktan.(4) Mentaati keputusan-keputusan RAT dan Keputusan Pengurus(5) Terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok seperti Rapat, Pertemuan, dan mengerja-

kan kegiatan-kegiatan bersama lainnya.(6) Menyampaikan informasi dari luar kepada Pengurus Poktan(7) Tidak diperkenankan mengatasnamakan Poktan kecuali mendapat mandat lisan dan

tertulis dari Pengurus

-------------------------------------------- Pengurus -------------------------------------

Pasal 13(1) Kelompok Tani diurus oleh Badan Pengrus yang sekurang-kurangnya terdiri seorang

Ketua, seorang Wakil Ketua, seorang Sekretaris, seorang Bendara, seorang Wakil Bendahara.

(2) Pengurus berwenang menetapkan seksi-seksi sesuai dengan kebutuhan.(3) Pengurus dipilih dari anggota untuk jangka waktu 3 tahun.(4) Pengurus hanya dapat dipilih 2 kali periode kepengurusan.(5) Pengurus dipilih dengan musywarah dan mufakat dalam forum Rapat Anggota Tahu-

nan(6) Apabila mufakat tidak tercapai pengurus dipilih melalui pemungutan suara(7) Personalia Pengurus harus memperhatikan sensitivitas jender

Pasal 14------------ Tanggung jawab dan Tugas Personalia Pengurus adalah sebagai berikut ----

(1) Ketua Kelompok Tani adalah penanggung jawab umum dari keberadaan dan kegiatan Poktan, baik ke dalam (kepada anggota) maupun keluar (masyarakat dan pihak lain yang berkepentingan)

(2) Dalam Pelaksanaannya Tanggungjawab dapat dilimpahkan kepada Wakil Ketua atau anggota lain yang ditunjuk.

(3) Ketua Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Melakukan koordinasi dengan jajaran pengurus dan anggota(b) Bersama dengan Sekretaris mengundang rapat(c) Memimpin pertemuan/rapat(d) Mewakili kelompok di dalam dan di luar pengadilan(e) Memimpin Jajaran Pengurus dan Anggota Poktan untuk mencapai tujuan Menjaga

visi organisasi(f) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan bersama jajaran pengurus dan ang-

gota(g) Mengawasi penanganan keuangan organisasi(h) Bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan


Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus30(4) Sekretaris Kelompok Tani adalah penanggung jawab urusan dan tatalaksana admin-

istrasi non keuangan Kelompok.

(5) Sekretaris Kelompok Tani memiliki tugas sebagai berikut:(a) Menandatangani surat-surat bersama Ketua Poktan(b) Memberi nomor dan mengagendakan surat-surat masuk dan keluar(c) Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar(d) Membuat dan menyimpan data anggota dan buku stambuk anggota(e) Membuat notulen rapat-rapat Poktan(f) Membuat konsep Surat Keputusan, Surat Tugas, Dokumen Kerjasama dan lain-

lain(g) Membuat bersama jajaran pengurus membuat laporan kepada anggota(h) Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada seluruh anggota (i) Memberikan nasehat, teguran dan peringatan kepada personalia pengurus dan


(6) Bendahara dan Wakil Bendahara baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama ber-tanggung jawab atas tatalaksana Keuangan Poktan. Bendahara melapor kepada Ketua dan Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan Keuangan kepada Anggota dan Pihak lain jika diperlukan.

(7) Tugas Bendahara:(a) Membuat kwitansi dan mengarsipkan kwitansi pemasukan dan pengluaran Pok-

tan.(b) Memeriksa pemasukan dan pengeluaran dalam buku Kas yang dilakukan oleh

Wakil Bendahara.(c) Memeriksa rekap pengeluaran dan pemasukan bulanan.(d) Bersama dengan Ketua Membuat Rekening di CU atau Bank.(e) Bersama dengan Ketua menyetor dan Menarik uang dari Rekening.(f) Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen keuangan bersama Ketua

Poktan.(g) Menyimpan dokumen-dokumen keuangan Poktan.(h) Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.(i) Mempertanggungjawabkan kegiatan keuangan kepada seluruh anggota.

(8) Tugas Wakil Bendara(a) Wakil bendahara adalah pemegang Kas.(b) Menarik dan mencatat iuran anggota Poktan.(c) Mencatat pengeluaran dan pemasukan Kas.(d) Merekap pemasukan dan pengeluaran Kas Bulanan.

(9) Tugas Seksi-Seksi Seksi Mobilisasi Sumberdaya Manusia/Gotong-royong:

(a) Membantu mencatat potensi-potensi lokal, baik SDM maupun SDA.(b) Membuat usulan bahan lokal, teknologi lokal yang dapat digunakan(c) Menggerakkan anggota dan masyarakat sasaran (wanita dan pria) untuk melakukan kegiatan bersama(d) Tugas-tugas lain yang sesuai

31

Tugas Seksi Usaha(a) Melakukan analisis sederhana bidang usaha yang akan dijalankan(b) Mencari informasi pasar dan menyampaikan kepada Poktan melalui Badan Pen-

gurus(c) Mengelola usaha bersama anggota lain yang ditunjuk(d) Memberikan laporan bulanan dan tahunan mengenai usaha kelompok

-------------------------------------------Rapat-Rapat -----------------------------------

Pasal 15Rapat-Rapat terdiri dari:(1) Rapat Anggota Tahunan (RAT) dilaksanakan setahun sekali, selambat-lambatnya pada

tanggal 31 Maret tahun setelah penutupan tahun buku.(2) RAT membahas dan memutuskan:(a) Pertanggungjawaban Pengurus(b) Membahas dan menetapkan program kerja tahun berikutnya(c) Memilih dan mengangkat Pengurus jika masa bakti kepengurusan sudah berakhir.

---------------------------------------- Aturan Tambahan ---------------------------------

Pasal 16Hal-hal yang belum diatur dalam ART ini akan diatur melalui Keputusan Rapat Pengurus Poktan.

Ditetapkan di : ....................................................................Pada Tanggal : ....................................................................

PENGURUS POKTAN .....................


(...........................................) (........................................)

ANGGOTA

1. ..................................................................................2. ..................................................................................3. ..................................................................................4. ...................................................................................Dan seterusnya.

Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Silabus32

Hak Cipta 2016Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHSemua hak dilindungi undang-undang/dicetak di IndonesiaPenerbitDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHWisma Bakrie 2, Lt. 5Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740Fax +62 21 5794 5740 Email [email protected] www.sregip.or.idReproduksiDilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.DisclaimerInformasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.

Documents

Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen · PDF file2 Modul 7 : Pengembangan Organisasi dan Sistem Manajemen - Panduan Kata Pengantar ... Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang