Manajemen dan Organisasi

Manajemen

Pengertian dan peranan manajemen:

Manajemen dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk

memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara

efektif dan efisien. Para ahli ekonomi umumnya mempunyai pengertian yang

berbeda tantang manajemen, berikut pengertian

Dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap

kegiatan manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja

sama.

Fungsi dan Proses Manajemen:

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat

dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam

melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat

dilakukan di perusahaan manapun. Pada fungsi manajemen tersebut terdapat

beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen:

1.  George R. Terry

Fungsi manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.

2.  Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel

Fungsi manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan

conrtolling.

3.  Henry Fayol

Fungsi manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating dan

controlling

Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan di atas

kita dapoat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan

yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.

1.  Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka   

melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan

logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-

langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:

-  Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.

-  Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin  

dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.

-  Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.

-  Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk

mencapai sasaran.

-  Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus

dilakukan.

-  Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang

digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.

Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:

-  What   : apa tujuan yang hendak dicapai

-  Why    : mengapa hal tersebut perlu dilakukan.

-  Where : dimana hal tersebut akan dilakukan.

-  When : kapan hal tersebut akan dilakukan

-  Who  : bagaimana cara melakukannya

Fungsi perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:

a.  Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.

b.  Memusatkan perhatian pada sasaran.

c.  Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif

d.  Memudahkan pengawasan.

e.  Mendorong orang memberikan prestasi.

3.  Pelaksanaan (Actuating)

Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari

rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan.Actuating merupakan langkah-

langkah pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap

anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

§  Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan

sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan

yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan

(Leadership).

§  Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau

bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai.

4.  Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam

pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah

rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk

mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan

kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling

tidak dilakukan tiga proses, yaitu:

§  Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.

§  Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang

telah ditetapkan sebelumnya.

§  Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi

kerja.

Proses Manajemen:

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

§  Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu

adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,

perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk

mencapai tujuan tersebut.

§  Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu

rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta

pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut

berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor

pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut

kebutuhan.

§  Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut

dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan

antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa

tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari

beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan

dengan fungsi pengendalian.

Ciri-Ciri Manajer Profesioanal:

1. Mempunyai rasa percaya diri yang besar.

2. Berpandang jauh kedepan.

3. Berwawasan luas.

4. Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil

Keterampilan manajemen yang dibutuhkan:

Menurut  Robert  L.Katz :

1.     Keterampilan konseptual (conceptional skill)

2.     Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)

3.     Keterampilan teknis (technical skill)

Menurut  ricky W. Griffin:

1.     Keterampilan manajamen waktu.

2.     Keterampilan membuat keputusan.

2.  Organisasi:

Definisi organisasi

Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti

menciptakan suatu struktur  dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian

rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka

dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri

mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan

tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai

suatu tujuan. Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi dari

organisasi:

1.Prof Dr. Sondang P. Siagian

organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang

bekerja   bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu

tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang /

beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut

dengan bawahan.

2.Drs. Malayu S.P Hasibuan

organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi

dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi

hanya merupakan alat dan wadah saja.

3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro

organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara

sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk

bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

4. James D Mooney

Organization is the form of every human, association for the assignment of

common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk

pencapaian suatu tujuan bersama.

5. Chester L Bernard (1938)

Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define

organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama

memiliki visi dan misi yang sama.

6. Paul Preston dan Thomas Zimmerer

Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-

kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.(Organization is

a collection people, arranged into groups, working together to achieve some

common objectives).

Fungsi pengorganisasian:

a.  Adanya pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.

b.  Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah

ditetapkan.

c.  Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:

a.  Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.

b.  Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.

c.  Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam

melaksanakan tugas.

Pentingnya mengenal Organisasi:

a.  Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.

b.  Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.  Spesialisasi dalam melaksanakan tugas

Bentuk-Bentuk Organisasi:

-  Organisasi Garis : diciptakan oleh Henry Fayol.

Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang

turun langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak

langsung ke mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.

-  Organisasi Garis dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.

Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari

organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta

mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya

spesialisasi kerja.

-  Organisasi Fungsional : diciptakan oleh F.W. Taylor

Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi

fungsional dan organisasi garis dan staf.

Prinsip-Prinsip Organisasi:

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M.

Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya

“Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-

prinsip organisasi meliputi:

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian

tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya, organisasi

pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi,

mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan

kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan,

pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam

pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang

efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab

kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan

pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada

bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya

hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan

meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan

dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih

dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab

sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau

kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan

pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari

masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan

memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta

menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang

atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk

dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang

cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip  Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas

tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari

pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung

jawabnya kepada orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi.

Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari

organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/

kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak

kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan

berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta,

Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai

dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya

pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu

menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau

dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya

proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Sebab keberhasilan dan kegagalan Organisasi:

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para

anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar

para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor

internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.

Peran Manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada

sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian

mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Peran antar pribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat

seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah,

pemimpin, dan penghubung.

2. Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran

sebagai juru bicara.

3. Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan,

pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang

dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan manajer

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer

membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut

adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat atas (top

manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan

gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut

kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk

mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi

suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses

perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional

juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill). Selain

kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan

keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang

lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang

persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang

dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan

kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian

mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi

diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun

bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini pada umumnya

merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu

pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer,

memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua

keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk

menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan

contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer,

Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama

50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap

jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat

bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan.

Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari

Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset

berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi

produktivitas perusahaan.

Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara

terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang

paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top

manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan.

Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai

alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus

mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang

dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan

alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap

berada di jalur yang benar.

Budaya dan Lingkungan Organisasi serta Kendalanya

Manajer : Maha Kuasa atau Simbolis

Pandangan Maha Kuasa :

• Bahwa para manager bertanggung jawab secara langsung atas keberhasilan atau

kegagalan organisasi, kegagalan atau keberhasilan prganisasi itu disebabkan karna

kekuatan – kekuatan diluar manajemen.

Parameter keleluasaan manajer.

Pandangan simbolis mengemukakan bahwa kemampuan manajer untuk

mempengaruhi hasil itu terpengaruh oleh faktor luar.

2. Budaya Organisasi

Budaya organisasi adalah sebuah system makna dan keyakinan bersama yang

dianut oleh para anggota organisasi yang menentukan, dalam tingkat yang tinggi,

bagaimana para pegawai bertindak. Disetiap organisasi terdapat nilai, simbol,

ritual, mitos, dan praktik-praktik yang telah berkembang sejak lama sekali. Jadi

budaya itu sendiri adalah persepsi, bersama, dan deskriptif.

Dimensi Budaya Organisasi

Budaya kuat VS Budaya lemah, budaya dimana nilai kunci secara giat di anut dan

di ikuti secara luas, mempunyai pengaruh yang kuat pada anggota organisasi.

Bagaimana suatu budaya organisasi diciptakan dan dipelihara?

Bagaimana para karyawan mempelajari budaya

• Cerita, narasi yang bisa meningkatkan spirit organisasi

• Ritual (upacara), urutan kegiatan berulang-ulang yang meneguhkan organisasi

• Simbol materi, asset fisik yang meningkatkan prestos organisasi

• Bahasa, akronim dan jorgan tim, prase, dan kata yang mempunyai arti spesifik

pada organisasi

Keputusan manajer yang dipengaruhi oleh budaya

a. Perencanaan

Tingkat perencanaan resiko

Apakah perencanaan dikembangkan oleh tim atau individu

Tingkat pembacaan lingkungan

b. Pengorganisasian

Berapa banyak otonomi yang didesain pada pekerjaan karyawan

Apakah pekerjaan dikerjkan secara individu atau tim

Tingkat interaksi manajer departemen bersama yang lain

c. Kepemimpinan

Tingkat manajer konsern terhadap peningkatan kepuasan kerja karyawan

Tipe kepemimpinan yang tepat

Apakah semua pertentangan yang konstruktif dieliminasi

d. Pengendalian

Apakah mengadakan external controls atau mengijinkan pekerja mengendalikan

tindakan yang dilakukan

Kriteria apa yang ditekankan dalam mengevaluasi performansi pekerja

Reaksi apa yang akan terjadi apabila budget kegiatan tidak mencukupi

3. Kendala-kendala budaya organisasi yang dihadapi oleh para manajer

Seperti apakah budaya yang inovatif itu? Yaitu budaya dengan tantangan dan

keterlibatan, kebebasan, kepercayaan dan keterbukaan, waktu untuk ide,

kejenakaan/humor, dan pemecahan konflik.

Banyak cara menciptakan budaya yang tanggap terhadap konsumen seperti:

memberikan kewenangan luas terhadap pekerja, memberikan peraturan yang jelas

terhadap pekerja, merekrut pekerja yang interes terhadap pelayanan konsumen,dll.

4. Lingkungan

Lingkungan eksternal adalah kekuatan atau lembaga diluar organisasi yang

berpotensi dalam mempengaruhi kinerja organisasi. Lingkungan eksternal dibagi

menjadi dua komponen yaitu lingkungan khusus dan lingkungan umum.

Tanggung Jawab Sosial dan Etika Manajemen

Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

Tanggung Jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility adalah

bentuk kepedulian perusahaan terhadap lingkungan eksternal perusahaan melalui

berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka penjagaan lingkungan, norma

masyarakat, partisipasi pembangunan, serta berbagai bentuk tanggung jawab

sosial lainnya.

-Strategi Defensif

Strategi defensif dalam tanggung jawab sosial yang dilakukan oleh perusahaan

terkait dengan penggunaan pendekatan legal atau jalur hukum untuk

menghindarkan diri atau menolak tanggung jawab sosial .

- Strategi Akomodatif

Strategi Akomidatif merupakan tanggung jawab sosial yang dijalankan

perusahaan dikarenakan adanya tuntutan dari masyarakat dan lingkungan sekitar

akan hal tersebut

- Strategi Proaktif

Perusahaan memandang bahwa tanggung jawab sosial adalah bagian dari

tanggung jawab untuk memuaskan stakeholders. Jika stakeholders terpuaskan,

maka citra positif terhadap perusahaan akan terbangun.

Manfaat

- Manfaat bagi Perusahaan

Citra Positif Perusahaan di mata masyarakat dan pemerintah

- Manfaat bagi Masyarakat

Selain kepentingan masyarakat terakomodasi, hubungan masyarakat dengan

perusahaan akan lebih erat dalam situasi win-win solution.

- Manfaat bagi Pemerintah

Memiliki partner dalam menjalankan misi sosial dari pemerintah dalam hal

tanggung jawab sosial.

Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

Perencanaan

Perencanaan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai suatu upaya untuk

menentukan tujuan serta sasaran yang ingin diraih serta mengambil sejumlah

langkah strategis untuk mencapai tujuan tersebut. Melalui perencanaan yang baik

seorang manajer akan mampu mengetahui apa saja yang harus dilaksanakan dan

bagaimana cara melakukannya. Misalnya saja menentukan tingkat penjualan

dalam kurun waktu tiga bulan ke depan, kebutuhan modal tambahan untuk

menambah kuantitas produksi, pengurangan persediaan sebagai akibat

menurunnya permintaan, prediksi kebutuhan karyawan sebagai dampak perluasan

kapasitas produksi dan sebagainya.

Organisasi tanpa perencanaan ibarat orang yang melakukan terjun payung tanpa

menggunakan parasut. Atau seperti seorang eksekutif berkata bahwa apa yang

tidak direncanakan hari ini tidak akan terlaksana besok. Apabila ada orang yang

menyatakan “bagaimana besok saja” maka jangan berharap orang atau organisasi

tersebut mencapai kesuksesan. Mereka yang hanya menggantungkan diri kepada

harapan dan tindakan improvisasi di saat mereka menghadapi situasi di lapangan

maka mereka sebenarnya adalah orang dan organisasi yang tidak mampu

memaknai kehidupan secara lebih luas. Jadi, untuk mencapai kesuksesan maka

mereka harus membuat perencanaan dari yang global sampai rinci, sehingga

mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target di masa depan. Pembuatan

rencana menjadi kompleks karena rencana kerja dan interaksi yang melibatkan

antar anggota tim perlu diatur sedemikian rupa sehingga bisa saling mendukung

untuk mencapai target.

Pengambilan Keputusan

Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen, seperti halnya

dengan kepemimpinan dan komunikasi. Pembuatan keputusan adalah salah satu

kemampuan utama yang harus dikuasai setiap manajer. Hal ini disebabkan

pembuatan keputusan sangat diperlukan pada semua tahap kegiatan administrasi

dan manajemen. Misalnya saja di saat proses perencanaan berlangsung, berbagai

proses pembuatan keputusan dilakukan untuk memilih alternatif dan prioritasnya.

Pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan mengidentifikasi dan

menganalisis masalah, mengidentifikasi kriteria keputusan, mempertimbangkan

kriteria, mengembangkan alternatif, membandingkan dan mengevaluasi semua

alternatif pemecahan, menilai risikonya, memilih alternatif terbaik dan

mengimplementasikan keputusan. Untuk memperlancar proses pengambil

keputusan tersebut kita harus mengetahui kunci pokok keberhasilan implementasi

keputusan. Kunci kesuksesan tersebut adalah komitmen, penyampaian hasil

keputusan berupa pengumuman, jumlah dan kualitas personalia yang akan

melaksanakan keputusan, fasilitas yang mendukung pelaksanaan keputusan,

waktu pelaksanaan, dan pertanggungjawaban pelaksanaan keputusan. Saat ini

telah banyak berkembang berbagai teknik pembuatan keputusan. Teknik Curah

Pendapat Temu Muka, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi, Teknik Curah

Pendapat Elektronik adalah empat teknik yang biasa dimanfaatkan pada

pengambilan keputusan dalam kelompok. Setiap teknik memiliki kelebihan dan

kekurangannya masing-masing.

Hakekat Pekerjaan Manajer

Tipe keputusan yang terprogram :

1.Sebuah kebijakan

Pedoman umum untuk pengambilan keputusan tentang masalah yang terstruktur.

2.Sebuah prosedur

Serangkaian langkah berurutan yang saling terkait yang dapat digunakan untuk

menanggapi (menerapkan kebijakan) masalah yang terstruktur.

3.Sebuah peraturan

Pernyataan yang tersurat yang memberi tahu/membatasi manajer dan karyawan

tentang apa yang dapat atau tidak dapat dilakukan dalam melakukan langkah-

langkah pada prosedur

Kondisi pengambilan keputusan :

1. Kepastian

Keadaan ideal  dimana manajer dapat membuat keputusan yang tepat/akurat

karena hasil dari seluruh pilihan alternatif keputusan sudah diketahui.

2. Risiko

Sebuah situasi dimana manajer mampu memperkirakan kemungkinan hasil

tertentu dari pilihan alternatif keputusan tertentu.

3. Ketidakpastian

Situasi dimana pengambil keputusan tidak memiliki perkiraan kemungkinan yang

pasti atau masuk akal.

Maximax: memaksimalkan hasil yang maksimum yang mungkin

Maximin: manajer yang pesimis akan memilih memaksimalkan hasil minimum

yang mungkin

Minimax: manajer memilih meminimalkan penyesalan maksimumnya.

Gaya pengambilan keputusan : Dimensi gaya pengambilan keputusan, yaitu :

1.Cara berpikir :

-rasional, logis dan konsisten

-Intuitif, kreatif, and unik

2.Toleransi terhadap ambiguitas :

-Toleransi rendah: membutuhkan konsistensi dan keteraturan

-Toleransi tinggi: mampu memproses banyak pemikiran sekaligus

Dasar-Dasar Perencanaan

Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan

memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-

sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan

jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas

(plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau

para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for

contingency)

1. BATASAN PERENCANAAN

NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan

dikerjakan

LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk

mencapai hasil yang diinginkan.

CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat

untuk mencapai tujuan itu.

2. PROSES PERENCANAAN

Menentukan tujuan perencanaan

Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan

Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang

Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan

Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER

Meliputi :

1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)

2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)

3. Perencanaan Strategi

4. Perencanaan Operasional

5. Perencanaan Tetap

6. Perencanaan Sekali Pakai

Manajemen Strategik

Menurut John A Pearce II dan Richard B. Robinson, Jr, manajemen strategik

adalah kumpulan keputusan dan tindakan yang merupakan hasik dari formulasi

dan implementasi, rencana, yang didesain untuk mencapai suatu tujuan suatu

perusahaan.

Manajemen strategik terdiri atas 9 tugas kritikal sebagai berikut:

1. Memformulasi misi (mission) perusahaan, termasuk pernyataan yang luas

mengenai maksud (purpose), falsafah (philosophy), dan sasaran (goal).

2. Mengembangkan suatu profil perusahaan (company profile) yang

merefleksikan kondisi internalnya dan kemampuan.

3. Menilai lingkungan eksternal perusahaan, termasuk baik faktor kompetitif,

maupun faktor yang berhubungan dengan konteks umum.

4. Menganalisis opsi perusahaan dengan menandingi sumberdaya perusahaan

dengan lingkungan eksternalnya.

5. Mengidentifikasi opsi yang paling diinginkan dengan menilai setiap dipandang

dari sudut misi perusahaan.

6. Memilih sekumpulan tujuan jangka panjang dan strategi total (grand strategies)

yang akan mencapai opsi yang paling diinginkan.

7. Mengembangkan tujuan tahunan dan strategi jangka pendek yang sesuai dengan

kumpulan tujuan jangka panjang yang dipilih dari strategi secara keseluruhan

(grand strategies).

8. Mengimplementasikan pilihan strategi dengan alat alokasi sumberdaya yang

dianggarkan, yaitu memadani tugas-tugas, manusia, struktur, teknologi, dan

menekankan sistem ganjaran.

9. Menilai keberhasilan proses strategik sebagai masukan untuk pengambilan

keputusan masa yang akan datang.

Seperti yang ditunjukan kesembilan tugas di atas, manajemen strategik mencakup

perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, dan pengendalian keputusan-

keputusan dan tindakan-tindakan, yang berhubungan dengan strategi perusahaan.

Melalui "strategi", manajer mengartikan rencana berskala dasar dan berorientasi

masa depan mereka untuk berinteraksi dengan lingkungan yang kompetitif untuk

mencapai tujuan perusahaan. Suatu strategi merupakan rencana permainan

perusahaan (a company`s game plan). Walaupun rencana halus merinci semua

pengembangan masa yang akan datang (manusia, keuangan, dan material),

rencana tersebut memberikan suatu kerangka untuk keputusan manajerial. Suatu

strategi merefleksikan kesadaran suatu perusahaan mengenai bagaimana, kapan,

dan dimana perusahaan akan bersaing; dan untuk maksud apa perusahaan akan

bersaing. Manajemen strategik juga diberi nama lain, yaitu comprehensive

planning, systematic management, strategic planning, atau long range

management. Manajemen strategik mencakup aliran keputusan (stream decisions),

pengembangan strategi-strategi yang efektif, cara-cara pembuat strategi

(strategist) membuat kepusan, dan desain keputusan serta program.

Manajemen strategi adalah suatu falsafah (philosophy), suatu sikap (attitude),

suatu cara hidup (way of life) dan suatu komitmen (commitment).

Alat dan Teknik Perencanaan

Perencanaan organisasi adalah proses menentukan bagaimanan organisasi bisa

mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa

yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Dalam istilah resmi

perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari pogram tindakan

yang ditunjukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan

proses analisa, evaluasi, seleksi diantara peluang-peluang yang diprediksi terlebih

dahulu. Perencanaan organisasi mempunyai dua maksud: perlindungan dan

kesepakatan (protective dan affirmative).

Keuntungan Program Perencanaan:

Membantu wiraswastawan berorientasi ke masa depan

Koordinasi keputusan

Menenkankan tujuan organisasional

Kekurangan Program Perencanaan:

Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu

manajemen

Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan dalam

perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen

lainnya.

Aktivitas perencanaan bisa dibagi menjadi dua yaitu:

Perencanaan strategis, yaitu perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada

organisasi secara keseluruhan.

Perencanaan taktis, yaitu perencanaan jangka pendek yang menekankan pada

operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan.

Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama

untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan apa tidak. Walaupun

semua tingkatan manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen

tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak

dibandingkan manajemen tingkat bawah. Tipe perencanaan yang dilakukan

manajemen berubah ketika manajer bergerak ke posisi pada organisasi.

Umumnya, manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek: manajer

tingkat menengah membuat perencanaan jangka yang agak panjang dan

manajemen puncak membuat perencanaan jangka panjang.

Adapun langkah-langkah dalam proses perencanaan yaitu:

ü  Menyatakan tujuan organisasi

ü  Memilih berbagai cara alternative untuk mencapai tujuan

ü  Mengembangkan premis yang menjadi dasar alternative

ü  Memilih alternative terbaik untuk mencapai tujuan

ü  Pengembangan rencana berdasarkan alternative yang dipilih

ü  Mengfungsikan rencana-rencana kedalam tindakan-tindakan

Ada tiga pendekatan untuk melaksanakan fungsi perencanaan

Pendekatan probabilitas tinggi

Pendekatan maksimasi

Pendekatan adaptasi

Rencana – rencana

Suatu rencana merupakan suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu

organisasi mencapai tujuannya. Perencanaan, proses evaluasi semua informasi

yang relevan, dan penilaian perkembangan masa depan yang mungkin,

menghasilkan suatu pertanyaan mengenai arah tindakan yang direkomendasikan

suatu rencana. Suatu rencana mempunyai empat dimensi besar:

1. Perulang dimensi

2. Waktu

3. Jangkauan

4. ingkatan

Dengan menggunakan dimensi perulangan sebagai pedoman, rencana-rencana

organisasi biasanya dibagi menjadi dua tipe rencana tetap dan rencana sekali

pakai. Rencana tetap bisa dibagi menjadi kebijaksanaan, prosedur, dan aturan,

dam rencana sekali pakai bisa dibagi menjadi program dan anggaran.

Dalam membantu mengambangkan rencana-rencana, wiraswastawan

menggunakan teknik alat-alat perencanaan yaitu:

Peramalan

yaitu teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi

operasi organisasi. Pentingnya peramalan terletak pada kemampuannya membantu

wiraswastawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan

organisasional untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

2. Metode analisis runtun waktu

Digunakan untuk memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa

hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan

antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini

dengan jelas menunjukkan kecenderungan dimasa lalu, yang biasa digunakan

untuk meramalkan penjualan dimasa mendatang.

3. Penjadwalan

Proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk

mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian internal

dari rencana organisasional.

4. Peta Gannt Chart

Dikembangkan oleh Hendry L. Gannt. Merupakan diagram balok (bar graph)

dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada

pada sumbu vertical.

5. PERT (Program Evaluation and Review Techinique)

Jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan baik estimasi waktu yang diperlukan

dalam proyek, maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivias yang harus

diikuti untuk menyelesaikan proyek.

  6. Jalur Kritis

Merupakan rangkaian dari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan peride waktu

paling lama untuk diselesaikan.

Pengorganisasian Struktur dan Desain Organisasi

Pengorganisasian

Proses menciptakan struktur sebuah organisasi

1. Struktur organisasi

2. Desain organisasi adalah pengembangan atau pengubahan struktur suatu

organisasi

Ada enam (6) unsur penting dalam mendesain struktur sebuah organisasi:

1. Spesialisasi Kerja

Departementalisasi:

2. Jenis - jenis Departementalisasi:

Departementalisasi fungsional

Departementalisasi produk

Departementalisasi geografis

Departementalisasi proses

Departementalisasi pelanggan

3. Rantai Komando

4. Rentang Kendali

5. Spesialisasi dan Desentralisasi:

Sentralisasi adalah kadar sampai di mana pengambilan keputusan

terkonsentrasi di tingkat atas organisasi tersebut.

Desentralisasi adalah pengalihan wewenang membuat keputusan ke tingkat

yang lebih rendah dalam suatu organisasi

6. Formalisasi

Pendekatan Kontingensi terhadap Desain Organisasi

Ada empat (4) variabel kontingensi, yaitu:

1. Strategi

2. Ukuran

3. Teknologi

4. Derajat ketidakpastian lingkungan

Model Umum Desain Organisasi, yaitu:

1. Organisasi Mekanistik

2. Organisasi Organik

Tinjauan variabel kontingensi terhadap model umum desain organisasi

1.  Strategi dan struktur

2.  Ukuran dan struktur

3.  Teknologi dan struktur

4. Ketidakpastian lingkungan dan struktur

Penerapan Desain Organisasi

a. Struktur Sederhana

b. Birokrasi

c. Struktur Berbasis Tim

d. Struktur Proyek dan Struktur Matriks

e. Unit Internal Mandiri

f. Organisasi Tanpa Batas

g. Organisasi Belajar

Teknologi, Komunikasi dan Desain Organisasi

a. Bagaimana teknologi memengaruhi komunikasi

b. Sistem komputer yang dijadikan jaringan

c. Surat elektronik

d. Surat suara

e. Mesin faksimili

f. Kemampuan tanpa kabel

g. Bagaimana komunikasi memengaruhi desain organisasi

h. Telecommuting

i. Tempat kerja virtual