PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVOICE EXPEDISI PUPUK

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVOICE EXPEDISI

PUPUK BERBASIS WEB DI PT. IRASAI ABADI BONTANG

Titi Agustia Maulida

1

1Jurusan Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi (STITEK) Bontang

e-mail : [email protected]

Abstract

The process of making a fertilizer expedition invoice at PT. Irasai Abadi Bontang is not computerized

properly yet. This causes data processing to customers is slow. Therefore, an invoice information

system is needed to facilitate customers and staff in conducting transactions, processing data, and

creating invoice reports. The purpose of this study is to improve, to make work easier and efficient by

using a fertilizer expedition invoice information system at PT. Irasai Abadi Bontang and also to

provide order information status to costumers and facilitate the delivery report. Researchers used the

waterfall method, PHP programming language and MySQL database. After designing the invoice

information system, the author conducted a trial using the black box method. Based on the results of

the study, the fertilizer expedition invoice information system at PT. Irasai Abadi Bontang provides the ease of admin in making reports quickly and efficiently in accordance with existing data.

Key words: Information, Invoice, expedition, customers.

1. Pendahuluan

PT. Irasai Abadi Bontang merupakan salah satu

perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa

pengiriman barang berupa pupuk, dalam meningkatkan

pendapatan PT. Irasai Abadi Bontang telah berupaya

memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan

pengguna layanan jasa pengiriman. PT.Irasai Abadi

Bontang juga selalu memperhatikan keamanan dan

percepatan dalam penyampaian pengiriman barang

kepada alamat yang dituju. Hal ini dilakukan untuk

meningkatkan kepercayaan dari pengguna jasa ini. Saat ini

sistem informasi data PT. Irasai Abadi Bontang dalam

pemanfaatan komputer belum maksimal, dikarenakan

media penyimpanan yang masih dilakukan dengan

pencatatan di buku besar, tapi untuk proses pembuatan

laporan data pengiriman sudah menggunakan komputer

dengan memakai aplikasi Microsoft Word dan Excel 2007

yang kemudian dicetak dan disimpan ke dalam rak. Hal ini

menyebabkan lambatnya pencarian data. Guna

mendapatkan suatu informasi, karyawan membutuhkan

banyak waktu untuk mencari data keteknikan yang

disimpan didalam lemari yang tentunya menghambat

kinerja pada PT. Irasai Abadi Bontang. Hal ini tentu saja

membuat aktivitas kerja menjadi terganggu dan lamban.

Apabila akan membuat laporan bulanan atau tahunan

mencari data-data yang begitu banyak sehingga menjadi

tidak efektif dan efisen.

Menurut data yang diambil PT. Irasai Abadi Bontang

melakukan pengiriman pupuk ± 50 – 70 ton perminggu, ±

280 ton perbulan, dan ± 3.360 ton pertahun. PT. Irasai

Abadi Bontang sangat memerlukan sebuah aplikasi khusus

untuk mengelolah data pengiriman agar lebih teratur

dalam mengelolah data dan juga akan menghemat waktu

dalam pembuatan laporan serta dapat dikontrol dengan

baik sehingga meningkatkan kualitas serta efektifitas

kerja.

2. Landasan Teori

A. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan usaha yang terdiri

dari bagian – bagian yang berkaitan satu sama lain yang

berusaha mencapai satu tujuan dalam suatu lingkungan

kompleks. Pengertian tersebut mencerminkan adanya

beberapa bagian dan hubungan antar bagian, ini

menunjukkan kompleksitas dari sistem yang meliputi kerja

sama antara bagian yang interdependen satu sama lain.

Selain itu, dapat dilihat bahwa sistem berusaha mencapai

tujuan. Pencapaian tujuan ini menyebabkan timbulnya

dinamika, perubahan yang terus – menerus perlu

dikembangkan dan dikendalikan. Definisi tersebut

menunjukkan bahwa sistem sebagai gugus dari elemen –

elemen yang saling berinteraksi secara teratur dalam

rangka mencapai tujuan.

B. Informasi

Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang

di organisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga

2

mempunyai arti bagi penerima. Data yang telah diolah

menjadi sesuatu yang berguna bagi penerima, maksudnya

yaitu dapat memberikan keterangan atau pengetahuan,

dengan demikian yang menjadi sumber informasi adalah

data. Informasi dapat juga dikatakan sebuah pengetahuan

yang diperoleh dari pembelajaran, pengalaman, atau

intruksi. Sistem Pendukung Keputusan

C. Invoice

Invoice / faktur penjualan adalah dokumen yang

diterbitkan oleh penjual (eksportir) kepada pembeli

(importir) yang mencantumkan tanggal pengeluaran

invoice, tanggal pengiriman barang, uraian barang (berat,

ukuran), harga, biaya – biaya lain, jumlah total yang harus

di bayar pembeli, syarat penyerahan barang dan syarat

pembayaran, nama kapal laut / kapal udara / kereta api /

dan nama pelabuhan / bandara / stasiun muat, serta

pelabuhan / bandara / stasiun bongkar.

D. World Wide Wibe (www)

World wide web (www) yang biasa disebut dengan

web merupakan aplikasi internet yang paling popular yang

berjalan pada HTTP. Secara singkat web adalah kumpulan

halaman yang menyediakan informasi. Secara teknis web

merupakan sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk

teks, suara atau gambar yang tersimpan dalam web server

yang di presentasikan dalam bentuk hypertext. Hypertext

merupakan sebuah text aktif yang memungkinkan

pengguna dapat mengunjungi halaman – halaman yang

tersedia di internet.

3. Analisis Perancangan Sistem

3.1 Gambaran Umum Tempat Penelitian

PT. Irasai Abadi Bontang merupakan salah satu

perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa

pengiriman barang berupa pupuk, dalam meningkatkan

pendapatan PT. Irasai Abadi Bontang telah berupaya dan

memberikan pelayanan yang terbaik kepada rekanan

pengguna layanan jasa pengiriman, dan selalu

memperhatikan keamanan dan percepatan penyampaian

kepada alamat yang dituju. Hal ini dilakukan untuk

meningkatkan kepercayaan dari pengguna jasa ini.

Adapun visi, misi, tujuan dan bagan struktur

organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

Visi :

Menjadi perusahaan terbesar dan terdepan di Indonesia,

sebagai perusahaan jasa.

Misi :

1) Meningkatkan taraf hidup keluarga dan memberi

solusi kepada perusahaan.

2) Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat,

tepat, aman, dan terpercaya.

3) Mengedepankan kepuasan pelanggan, memberikan

pelayanan untuk itulah kami selalu melakukan

perbaikan terus menerus.

3.2 Analis Sistem

Pada penelitian skripsi ini penulis menggunakan

metodologi , penulis menggunakan analisis PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency,

and Service) sebagai berikut :

a. Performance (Kinerja)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam

kelancaran proses kerja suatu perusahan maupun instansi –

instansi pemerintah. Analisis kerja dimaksudkan untuk

mendatangkan peningkatan terhadap kinerja sistem yang

baru yang dapat dilihat pada Tabel 1 :

Tabel 1 Tabel Analisa Kinerja Sistem Lama Sistem Baru kesimpulan

Pembuatan laporan

hasil rekapitulasi

dibuat dengan

menginputkan data

satu persatu ke

dalam aplikasi

microsoft excel

yang rentan

terhadap

kesalahan.

Sistem dapat merekam

semua data yang telah

dilakukan sehingga

laporan dapat

langsung dicetak

tanpa harus

menginputkan data

satu persatu.

Pembuatan laporan

invoice menjadi

lebih cepat dan

mudah dari

sebelumnya.

b. Information (informasi)

Penyajian informasi sering terjadi keterlambatan,

bahkan kesalahan. Selain itu juga Informasi yang

dihasilkan sering tidak langsung digunakan sebagai dasar

pengambilan keputusan. Oleh sebab itu diharapkan adanya

informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan yang dapat

dilihat pada Tabel 2 :

Tabel 2 Tabel Analisa Informasi

Sistem Lama Sistem Baru Kesimpulan

Proses informasi

kepada customer

masih dilakukan

secara manual.

Memberikan

informasi yang lebih

cepat, serta data

dapat diubah

sewaktu –waktu jika

terjadi kesalahan.

Informasi yang

dihasilkan dari

proses komputerisasi

akan dapat

disampaikan secara

cepat dan akurat.

c. Control (Pengendalian)

Analisis pengendalian dilakukan guna mengukur

efektifitas suatu sistem berdasark diperlukan guna

meningkatkan kinerja dari suatu sistem, pencegahan

maupun mendeteksi penyalahgunaan serta kesalahan yang

terjadi pada sistem dan menjamin keamanan data dan

infornasi yang dapat dilihat pada Tabel 3 :

Tabel 3 Tabel Analisa Ekonomi


Tidak adanya

proteksi terhadap

pengolahan data

invoice, karena data

disimpan dalam

bentuk dokumen –

dokumen yang

mengakibatkan

sering terjadinya

penyalahgunaan,

tercecer dan mudah

hilang.

Data disimpan

dalam

database,sehingga

data lebih aman dan

tidak mudah hilang.

Data menjadi aman.

3

d. Eficiency (Efisiensi)

Pengendalian terhadap sistem sangat diperlukan guna

meningkatkan kinerja dari suatu sistem, pencegahan

maupun mendeteksi penyalahgunaan serta kesalahan yang

terjadi pada sistem dan menjamin keamanan data dan

infornasi yang dapat dilihat pada Tabel 4 :

Tabel 4 Tabel Analisa Pengendalian


Sistem yang berjalan

saat ini masih

kurang efisien,

karena kurangnya

informasi bagi

customer.

Proses pengolahan

data invoice dapat

dilakukan dengan

otomatis.

Kinerja administrasi

lebih efisien.

e. Service (Pelayanan)

Sistem yang berjalan saat ini, dalam memberikan

informasi bagi customer masih kurang maksimal yang

dapat dilihat pada Tabel 3.6 :

Tabel 3.6 Tabel Analisa Pelayanan


Memberikan

informasi data

invoice masih

kurang maksimal

karena file– file

berisi informasi data

invoice tersimpan

dalam dokumen

yang tersusun di rak

sehingga pelayanan

kurang optimal.

Semua data

disimpan dalam satu

tempat yaitu dalam

database.

Pelayanan informasi

data invoice expedisi

pupuk menjadi lebih

cepat.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan langkah awal di

dalam pengembangan suatu sistem informasi. Adapun

tujuan dari perancangan sistem adalah membuat suatu

perangkat lunak yang dapat memberikan kemudahan

dalam memberi masukan kepada sistem informasi invoice

expedisi pupuk berbasis web di PT. Irasai Abadi Bontang.

Langkah yang digunakan untuk mempermudah dan

menjamin sistem yang dibuat lebih berkualitas adalah

dengan pemodelan sistem. Pemodelan sistem yang

digunakan penulis mencakup tiga hal, yaitu perancangan

proses, perancangan basis data dan perancangan interface.

a. Diagram Konteks

Pada diagram konteks pada sistem yang akan

dibangun terdiri dari tiga entitas diantaranya adalah

Manager, Admin, dan Staff, dapun hak akses diberikan

adalah :

1. Manager

2. Admin

3. Staff

Adapun bentuk context diagram mengenai gambaran

seluruh sistem penilaian kinerja karyawan dapat dilihat

pada Gambar 1 berikut ini :

Sistem Informasi

Invoice Expedisi Pupuk StaffAdministrator

Laporan Order Paid

Laporan Order Unpaid

Report Cutomer Order

Report Invoice

Report Kwitansi Pembayaran

Laporan Konfirmasi

Manager

Login

Data Informasi Prusahaan

Data Akses

Data Customer

Data Rute Pengiriman

Data Ekspedisi

Data Jasa

Data Satuan

Custumer Order

Generate Invoice

Payment Order

Konfirmasi

Login


Data Customer


Generate Invoice

Payment Orde

Konfirmasi

Laporan Order Paid



Report Invoice


Laporan Konfirmasi

Laporan Order Paid



Report Invoice


Laporan Konfirmasi Order

Username & password

Gambar 1. Diagram Konteks

b. DFD level 0 username &

password

tbl_user

tbl_karyawan

tbl_produk

tbl_prusahaan

tbl_rute

tbl_satuan

tbl_ekspedisi

Data ekspedisi

Data ekspedisi

Data satuan

Data satuan

Data rute

Data

rute

Data

prusahaan

Data prusahaan

Data produk

Data produk

Data karyawan

Data karyawan

Data user

Data user

tbl_customer

Data customer

Data customer

2.0

Master Data

tbl_ordertbl_order_item

Data

Order Item

Data

Order Item

Data

Order

Data

Order

1.0

LoginData user

3.0

Transaksi

4.0

Report

Data karyawanAdministrator

Manager

Staff

username &

password


Data Customer


Custumer Order

Generate Invoice

Paymen Order

konfirmasi


Report Invoice


Custumer Order

Generate Invoice

Paymen Order

konfirmasi

Laporan Order Paid



Report Invoice


Data OrderData

Order Item

username &

password


Report Invoice


Konfirmasi order

Data Informasi Perusahaan

Data Akses

Data Customer


Data Expedisi

Data Jasa

Data Satuan

Gambar 2. DFD Level 0

4. Hasil dan Pembahasan

a. Halaman Login

Halaman login adalah halaman yang digunakan admin

untuk memasukkan username dan password sehingga

nanti apabila kata yang dimasukan sesuai makaakan

masuk ke tampilan menu utama. Form login ini

merupakan user interface pertama saat program

dijalankan.

Gambar 3 . Tampilan Form Login

4

b. Halaman Home Page

Rancangan halaman homepage admin merupakan

tampilan awal untuk admin. Dalam tampilan ini terdapat

beberapa menu diantaranya menu home, master data yang

terdiri dari data informasi perusahaan, data akses, data

customer, data rute pengiriman, data ekspedisi, data jasa,

dan data satuan. Pada tampilan homepage admin juga

terdapat data transaksi yang terdiri dari customer order dan

invoice. Selengkapnya seperti Gambar 4 :

Gambar 4. Home Page

c. Halaman Data Informasi Perusahaan

Halaman data informasi perusahaan merupakan

tampilan yang berfungsi menampilkan informasi –

informasi yang pada perusahaan mengenai PT. Irasai

Abadi Bontang. Selengkapnya seperti Gambar 5:

Gambar 5. Form Data Informasi Perusahaan

d. Halaman Data Akses

Halaman ini adalah halaman data pengguna yang dapat

mengakses sistem, dimana admin dapat memilih form

tambah, edit, mencari dan hapus serta melihat daftar data

akses yang sudah di input. Selengkapnya seperti Gambar

6:

Gambar 6. Halaman Data Akses

e. Halaman Data Customer Admin Pelanggan adalah aset terbesar dalam bisnis. Semakin

banyak jumlah pelanggan loyal yang kita miliki maka akan

semakin baik untuk bisnis. Halaman data customer

berfungsi untuk menyimpan data – data / informasi

pelanggan. Database pelanggan sangat berperan dominan,

bahkan merupakan kebutuhan pertama sebelum

pengelolaan pelanggan dilakukan. Dengan database kita

bisa melakukan beberapa hal dan ini merupakan salah satu

cara untuk mengurangi jarak antara penjual dan pembeli.

Selengkapnya seperti Gambar 7 :

Gambar 7. Halaman Data Customer Admin

f. Halaman Expedisi

Halaman expedisi adalah halaman yang

digunakan pada saat customer melakukan order.


Gambar 8. Form Komponen Penilaian

5

g. Halaman Customer Order

Halaman customer order merupakan halaman yang di

isi oleh admin / staff pada saat customer melakukan order

untuk mencetak invoice, dengan cara mengisi semua data

yang diminta di halaman order kemudian klik tambah. Jika

sudah klik kembali simpan untuk memasukkan orderan ke

invoice. Selengkapnya seperti Gambar 9 :

Gambar 9. Halaman Customer Order

h. Halaman Invoice Unpaid

Halaman invoice unpaid merupakan penyimpanan data

yang telah di isi di halaman customer order. Pada halaman

ini admin dapat melihat invoice yang sedang dalam proses

penagihan dan yang belum tertagih. Selengkapnya seperti

Gambar 10 :

Gambar 10. Halaman Invoice Unpaid

i. Halaman Order Paid

Halaman order paid merupakan halaman invoice yang

statusnya telah lunas / telah melakukan pembayaran

terhadap perusahaan. Selengkapnya seperti Gambar 11 :

Gambar 11. Halaman Order Paid

j. Halaman Kwitansi Pembayaran

Halaman kwitansi pembayaran adalah hasil akhir dari

yang dapat di print pada halaman order paid, dengan

syarat customer sudah melakukan pelunasan pembayaran

terhadap perusahaan. Selengkapnya seperti Gambar 12 :

Gambar 12. Halaman Kwitansi Pembayaran

k. Halaman Konfirmasi

Halaman konfirmasi merupakan data yang di isi oleh

admin untuk melakukan laporan kepada manager bahwa

barang telah sampai dengan tepat waktu dan baik, dengan

melihat kwitansi yang di bawa oleh staff dan telah di tanda

tangani oleh pihak pemeriksa / penerima barang.


Gambar 13. Halaman Konfirmasi

6

5. Kesimpulan

Berdasarkan data-data yang diperoleh serta hasil

pembahasan dan analisis yang telah dilakukan pada bab

sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut:

a. Dengan Sistem Informasi Invoice Expedisi Pupuk

Berbasis web di PT. Irasai Abadi Bontang dapat

membantu pegawai kantor PT. Irasai Abadi Bontang

dalam proses pengolahan data customer order, dan

data invoice. Customer juga mendapatkan informasi

data yang efektif, efisien dan akurat.

b. Dengan adanya Sistem Informasi Invoice Expedisi

Pupuk Berbasis Web Di PT. Irasai Abadi Bontang

admin dapat membuat laporan secara cepat dan efisien

sesuai dengan data yang ada.

Daftar Pustaka

Anggraeni, E. Y., & Irviani, R. (2017). Pengantar Sistem

Informasi . Yogyakarta: CV. Andi Offset .

Dejong, B C., & Pratam, D (2013). Aplikasi Penagihan

(Invoice) Unit Bisnis Penunjang Infrastruktur Di

PT. PLN Batam. Batam: Politeknik Negri Batam .

Fattah, H. Al. 2007. Perancangan Sistem Informasi untuk

Keungc Keunggulan Bersaing Perusahaan dan

Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi :

Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek

Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem

Informasi. Andi,

Yogyakarta.

Jumardi, R. (2019). Website Statis Konsep dan Praktik

HTML - CSS. Bontang : Uwais Inspirasi

Indonesia .

Kusrini. (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan

Basis Data. Yogyakarta:

Marimin , Tanjung, H., & Prabowo, H. (2006). Sistem

Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia.

Bogor: PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.

Pohan, M.Si, MBA, D. A. (2016). Pedoman lengkap Pajak

Pertambahan Nilai. Jakarta: PT Gramedia Utama

.

Rerung, R. R. (2018). Pemrograman Web Dasar.

Yogyakarta: CV. Budi Utama.

Riswanto, E. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem.

Yogyakarta: STMIK El Rahma.

Rochim, M. N. (2016). Sistem Informasi Tagihan Dan

Pembayaran Pada Perusahaan Air Umbul Toya

Rasa di Sleman Berbasis Web. Yogyakarta:

Universitas PGRI

Setiawan, Y. A. (2017). Belajar Android Menyenangkan

Membuat Konten Media Pembelajaran Berbasis

Android. Surabaya: CV. Cipta Media Edukasi.

Siswosoediro, H. S. (2008). Buku Pintar Pengurusan

Perizinan & Dokumen . Jakarta: Transmedia

Pustaka.

ST, A. (2010). Panduan Menguasai PHP & Mysql Secara

Otodidak . Jakarta Selatan : mediakita.

Sutabri. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Bogor: PT.

Gramedia Widiasarana Indonesia.

Syafi’i, M. (2004). Membangun Aplikasi Berbasis PHP

dan MySQL. Jakarta: Andi Offset.

Supono, & Putratama, V. (2018). Pemrogragman Web

Dengan Menggunakan PHP dan Framework

Codeigniter. Yogyakarta: CV Budi Utama.

Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Yuhefijar. (2013). Mudah Membuat Web Profil

Multibahasa. Jakarta: PT. Elex Media

Komputindo.

Yurinda. (2017). Software Engineering. Yogyakarta: CV

Budi Utama.

Documents

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVOICE EXPEDISI PUPUK