50
Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA administrētajās ES fondu aktivitātēs PhD.cand. MSc.proj.mgmt. Emīls Pūlmanis Valsts reģionālās attīstības aģentūras Projektu ieviešanas un uzraudzības departamenta Uzraudzības un kontroles nodaļas vecākais eksperts IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

  • Upload
    others

  • View
    8

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA administrētajās ES fondu aktivitātēs

PhD.cand. MSc.proj.mgmt. Emīls Pūlmanis Valsts reģionālās attīstības aģentūras

Projektu ieviešanas un uzraudzības departamenta

Uzraudzības un kontroles nodaļas vecākais eksperts

IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

Page 2: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Projekts

Izmaksas Kvalitāte Laiks

Page 3: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Grozījumu ierosināšanas process un izmaiņu vadība ES fondu

projektos

Page 4: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Mainoties projekta faktiskajiem apstākļiem, nepieciešami grozījumi projekta iesnieguma veidlapā un/vai noslēgtajā vienošanās.

Grozījumi, kas neietekmē projekta plānotās aktivitātes un izmaksas uzskatāmas par izmaiņām un var tikt atrunātas iesniedzot projekta progresa pārskatus, horizontālo prioritāšu ieviešanas pārskatus vai maksājuma pieprasījumu

Grozījumi projektos

Page 5: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Ja ir samazinājušās projektā paredzēto darbību izmaksas un finansējuma saņēmējs grozījumu pieprasījumā projekta ietvaros paredz veikt papildu darbības vai ietaupījumu novirzīt projektā paredzēto darbību finansēšanai, atbildīgā iestāde vai sadarbības iestāde, ar kuru noslēgts līgums vai vienošanās par Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanu, izvērtē grozījumu pieprasījumu, ņemot vērā to lietderību, pamatotību un nepieciešamību projekta sākotnējā mērķa sasniegšanai. MK noteikumu Nr.419.regulējums

Grozījumi projektos

Page 6: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Grozījumi projektos

Grozījumi attiecināmajās izmaksās Attiecināmo izmaksu samazināšana atbilstoši faktiskajām

izmaksām Izmaiņas starp budžeta pozīcijām Atbalstāmi grozījumi, kas nemaina projekta mērķi Papildus aktivitāšu vai darbību iekļaušana, ja tie nemaina

projekta mērķi un kopējās attiecināmās izmaksas Neparedzētas izmaksas

Page 7: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Grozījumi projektos Papildus aktivitāšu iekļaušana projektā: Ja veidojas ietaupījums esošā projekta ietvaros Ja veidojas ekonomija citos pašvaldības projektos un tiek atbrīvoti līdzekļi

kvotā

MK noteikumu Nr.91 regulējums

62.1 Finansējuma saņēmējs atbilstoši noteiktās kvotas apmēram var paredzēt papildu darbības jaunu uzraudzības rādītāju sasniegšanai vai esošo uzraudzības rādītāju vērtību pieaugumam esošā projekta ietvaros, kas kopā ar finansējuma saņēmēja līdzfinansējumu nepārsniedz 40 procentu no projekta kopējo attiecināmo izmaksu apmēra, iesniedzot precizēto projekta ideju izskatīšanai Koordinācijas padomē un grozot vienošanos par projekta īstenošanu, bet nepalielinot Eiropas Reģionālās attīstības fonda atbalsta intensitāti, kas noteikta attiecīgajam projektam.

Page 8: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Grozījumi projektos

Pēc pozitīva koordinācijas padomes lēmuma Iesniedz Aģentūrā grozījumu pieprasījumu atbilstoši apstiprinātajai precizētai projekta idejai: Aktualizēts iepirkuma plāns Aktualizēts maksājuma pieprasījuma iesniegšanas grafiks Aktualizēta projekta iesnieguma veidlapa Nepieciešamības gadījumā jāveic IIA aktualizācija Tehniskais projekts

Page 9: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Revīziju un auditu process

Page 10: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Revīziju un auditu process

1. Pastiprināta kontrole pēc EK maksājumu atjaunošanas Latvijai

2. 2007-2013 plānošanas perioda slēgšana

Sistēmas auditi

Sertificēto izdevumu izlases veida pārbaudes

Tematiskās pārbaudes (horizontālās prioritātes, publicitāte utml.)

Page 11: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Regulāro revīziju ietvaros konstatētie

trūkumu sadalījumā pa jomām

Page 12: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Revīziju un auditu process

1. Revīzijas iestāde

2. Vadošā iestāde

Pārbaudes veikšanai tiek piesaistīti neatkarīgi būvniecības eksperti

Page 13: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Dokumenti, kuri parasti ir pakļauti

pārbaudei

• Vadības rīkojumi attiecībā uz projektu

• Iepirkuma dokumenti, noslēgtie līgumi

• Grāmatvedības organizācijas dokumenti

• Rēķini, Pavadzīmes, Maksājumu uzdevumi

• Pieņemšanas – nodošanas akti

• Bankas kontu izraksti

• Atskaites par izpildi

• Darba laika uzskaites tabeles

• Pamatlīdzekļu uzskaites reģistri

/ kartiņas

• Debitoru / kreditoru reģistri

• Tehniskā dokumentācija

• Ekspertu slēdzieni

• Tehniskās pases

• Būvuzraudzības žurnāli …

• U.c.

Page 14: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

- Informācija, kas pieejama datu bāzēs

- Dokumentācija, kas jau iesniegta līgumslēdzējām iestādēm (AI/SI)

- Uz vietas pie pārbaudāmās iestādes (FS)

Page 15: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Revīzijās konstatētie trūkumi

15

Iepirkumu jomā (40 gadījumi): Pārkāpumi iepirkuma procedūrā (neatbilstoši

īsi/saīsināti piedāvājumu iesniegšanas termiņi/neatbilstoša vērtēšana);

Diskriminējošas un/vai pārāk augstas prasības iespējamajiem pretendentiem;

Iepirkuma komisijas locekļa interešu konflikts attiecībā uz pretendentu;

Būtiski līgumu grozījumi (izmaiņas apjomos, izpildes termiņos, izpildes nosacījumos, norēķinu kārtībā);

Papildu darbi, kas radušies nepietiekamas/nekvalitatīvas plānošanas (t.sk. apsekošana, izpēte, laika plānošana u.t.t.) rezultātā;

Iegāde ārpus iepirkuma procedūras rezultātā noslēgtā līguma.

Page 16: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Revīzijās konstatētie trūkumi

16

Publicitātes jomā – nav ievērotas minimālās publicitātes un vizuālās identitātes prasības

Page 17: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Revīzijās konstatētie trūkumi

17

Izdevumu attiecināmības jomā: Maksājuma pieprasījumā iekļauti neattiecināmie

izdevumi (izdevumi par aktivitātēm, kas nav paredzētas projekta iesniegumā/projekta realizāciju reglamentējošajos normatīvajos aktos);

Kļūdas/neprecizitātes aprēķinos;

Pārsniegtas iepirkuma rezultātā noteiktās preču vienības izmaksas

Gūti ieņēmumi projekta ietvaros (piemēram, komisijas maksas par iepirkuma dokumentāciju,

U.c.

Page 18: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tipiskākās kļūdas

• Kļūdas uzskaitē un darījumu klasifikācijā

• Nav nodrošināta ar projektu saistīto darījumu izsekojamība

• Nav iekārtota atsevišķā uzskaite (atsevišķa sistēma, konts, subkonts vai izmaksu centrs atkarībā no projekta lieluma)

• Ja realizē vairākus projektus, visi darījumi tiek uzskaitīti vienkopus un nav izsekojami

• Ne visi PL, par kuriem saņemts finansējums, ir ņemti uzskaitē

• PL nav inventāra numuru un tie nav identificējami

18

Page 19: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tipiskākās kļūdas

• Grāmatvedības uzskaites metodikā nav aprakstīta projekta uzskaites kārtība, kas apgrūtina izsekojamību un pārbaužu veikšanu

• Grāmatvedība uzskaite neatbilst Latvijā spēkā esošiem normatīviem aktiem – uzskaites principi, dokumentu noformēšana, darījumu likumība

• Netiek uzglabāta informācija par maksājumu pieprasījumu (MP) sagatavošanas detaļām

• MP tiek iekļauti dati, kas neatbilst grāmatvedības uzskaitei

19

Page 20: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tipiskākās kļūdas

• Ar projektu saistītajā dokumentācijā nav uzrādīts līguma/projekta Nr. (dubultā finansējuma risks)

• Nav apliecinājuma, ka projekta vadītājs kontrolē projekta gaitu un finanses

• Dokumenti netiek uzglabāti atbilstoši normatīvo aktu prasībām un līguma nosacījumiem (termiņš, lietu nomenklatūra, uzglabāšanas vieta, reģistri)

• Lietu nomenklatūrā nav paredzēts noteiktais dokumentu uzglabāšanas termiņš

20

Page 21: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tipiskākās kļūdas projekta vadībā

• Iegādes veiktas no saistītās personas

• Nav pārliecības, ka izvēlēts ekonomiski izdevīgākais piedāvājums

• Projektam tiek noteikts mērķis, kuru faktiski neplāno sasniegt projekta gaitā

• Projekta gaitā novirzās no projekta mērķa

• Nav nodrošinātas vienlīdzīgas iespējas cilvēkiem ar īpašām vajadzībām vai tās ir ieviestas formāli

• Netiek kontrolētas cenas

• Netiek kontrolēti piegādātāju apsolītie termiņi, netiek piemērotas līgumos paredzētās soda sankcijas

21

Page 22: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tipiskākās kļūdas būvniecības projektos

• Nekvalitatīvi projekti

• Nepietiekami rūpīga priekš izpēte

• Nav paredzēti visi darbi – īpaši vecu būvju renovācijā un rekonstrukcijā

• Vāja būvuzraudzība

• Nepietiekami rūpīgi aizpildīti būvuzraudzības žurnāli

• Līgumi noslēgti par labu piegādātājam, projekta vadītājam nav tiesību piemērot sankcijas līguma kavējuma vai neizpildes gadījumos

22

Page 23: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Neatbilstoši veiktie izdevumi

Ja ES fonda prioritātes ietvaros kādā no aktivitātēm ir uzņemtas virssaistības un kādā šīs prioritātes projektā ir konstatēta neatbilstība vai tiek lauzts līgums, atbrīvotais finansējums, sākot ar 08.05.2012 neatbilstoši veikto izdevumu apmērā nevar tikt novirzīts citu ES fonda projektu īstenošanai

Page 24: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Būvniecības projektu praktiskie aspekti

24

Page 25: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Būvniecības principi

• arhitektoniskās kvalitātes princips

• atklātības princips

• ilgtspējīgas būvniecības princips

• vides pieejamības princips

© PhD. Cand. MSc.proj.mgmt. Emīls Pūlmanis

Page 26: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Pašvaldību kompetence

Organizēt sabiedrības informēšanu par būvniecības procesiem;

Nodrošināt būvvaldes darbību;

Izskatīt sūdzības par būvvaldes izdotajiem administratīvajiem aktiem un faktisko rīcību;

Izdot iekšējos normatīvos aktus par būvvaldes darbību;

Nodrošina būvniecības kvalitātes kontroli un atbilstību normatīvajiem aktiem!

Page 27: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Problemātika

Nekvalitatīva tehniskā dokumentācija

Neatbilstības iepirkuma procesā

Neatbilstības būvniecības procesā

Neatbilstības projekta ieviešanā atbilstoši līguma par projekta ieviešanu nosacījumiem

Neatbilstības projekta dokumentācijā

Iekārtu neatbilstoša darbība

Page 28: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskajos projektos netiek iekļauti būtiski darbu apjomi;

Nekvalitatīvi veikta objekta apsekošana un tehniskā izpēte pirms tehniskā projekta izstrādes uzsākšanas;

Tehniskajos projektos paredzētie vides pieejamības pasākumi nav atbilstoši ES projektā paredzētajiem pasākumiem vai arī projektētāja kļūdu dēļ veiktie vides pielāgojumi faktiski nedarbojas;

28

Problemātika

Page 29: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Savstarpējās neatbilstības starp rasējumos iekļautajiem darbiem un darbu apjomos norādītājiem darbu veidiem un apjomiem;

Tehniskajā projektā iekļautie risinājumi neatbilst pasūtītāja vajadzībām;

Tehniskajā projekta paredzētie risinājumi neatbilst pasūtītāja izvirzītajiem mērķiem, piemēram, energoefektivitātes vai ekspluatācijas izmaksu ziņā.

29

Problemātika

Page 30: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Risinājumi

Pasūtītāja vajadzību identificēšana

Apsekošana, izpēte, ekspertīze

TP izstrāde

TP ekspertīze

Saistību pastiprināšana un kontrole

Page 31: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Neatbilstības būvniecības procesā

Riski: • Būvdarbu izmaksu atbilstība būvdarbu līgumā noteiktajam • Plānotā būvdarbu termiņa ievērošana • Būvdarbu kvalitāte • Auditējamo vērtību atbilstība sākotnēji plānotajam

Ieteikumi • Regulāras būvdarbu sanāksmes, kurās piedalās pasūtītājs,

būvuzņēmējs būvuzraugs un nepieciešamības gadījumā autoruzraugs – vēlams 1 reizi nedēļā, bet ne retāk kā 1 reizi 2 nedēļās

• Ļoti rūpīgi jāizvērtē neparedzētie/papildus izdevumi – nav pieļaujama situācija, kad būvuzņēmējs veic papildus darbus un tikai pēc tam informē par to pasūtītāju

• Būvuzraugam ir ļoti rūpīgi jāseko līdzi būvniecības procesā izmantojamajiem materiāliem un tehniskajiem risinājumiem

• Jebkādas problēmas ir jārisina savlaicīgi – kad tās ir identificētas, bet, ja nekas netiks darīts, tad pašas no sevis tās neatrisināsies, bet gan pārvērtīsies papildus izdevumos un laikā

Page 32: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Projekta īstenošanas uzraudzība

• Projekta īstenošanas vadība – projekta saņēmēja darbinieks vai pieaicināts speciālists, kura galvenie uzdevumi: – sekot līdz projekta realizācijai saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta

ieviešanu – atskaišu sagatavošana saskaņā ar noslēgto līgumu par projekta

ieviešanu

• Būvdarbu uzraudzība – būvuzraugs un autoruzraugs

• Projekta realizācija atbilstoši līgumam par projekta ieviešanu un noslēgtajiem līgumiem ar izpildītājiem: – projektā plānoto komponenšu realizācija plānotajā apjomā – laika grafika ievērošana nobīžu gadījumā nekavējoša sadarbības iestādes informēšana par to

• Nolikumā un būvdarbu līgumā prasīto garantiju iesniegšana no izpildītāja

(avansa, līguma izpildes nodrošinājuma u.c.)

• Likumdošanas prasību ievērošana

Page 33: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Neatbilstības projekta dokumentācijā

Novērojumi

• Dažiem projektu saņēmējiem ir vērojams liels haoss projekta dokumentācijā un ar projekta ieviešanu saistītajos dokumentos

Ieteikumi

• Dokumentu oriģināliem ir jābūt apkopotiem speciālās projekta dokumentu mapēs, atdalītiem pēc to veida un jāatrodas vienā vietā

• Ar projekta ieviešanu saistītie dokumenti ir jāapkopo un jāsistematizē regulāri

• Dokumentu darba varianti un melnraksti nav jāglabā pie dokumentu gala versijām – oriģināliem

• Darba materiāli ir jāglabā atsevišķās darba mapēs

• Elektroniskie faili ir jāsistematizē folderos, atdalot dokumentu gala versijas no darba versijām – īpaši tas attiecas uz progresa pārskatiem, kad jaunā progresa pārskata sagatavošanai kā pamats tiek izmantots iepriekšējā ceturkšņa progresa pārskats

Page 34: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Pārbaudes projektu īstenošanas vietās

Page 35: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Pārbaudes projektu īstenošanas vietās

Aktuālais!

Tiek pastiprināti pārbaudīta:

būvniecības izpilddokumentācija

būvdarbu kvalitāte

Apmaksāto apjomu atbilstība faktiski objektā esošajam apjomam

Page 36: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskā pārbaude

• Vai līgumu izpildes termiņi atbilst vienošanās noteiktajam termiņam un projekta īstenošanas laika grafikam?

• Vai būvdarbu līgumā iekļautie darbu apjomi atbilst tehniskajā projektā/ vienkāršotas renovācijas/ rekonstrukcijas apliecinājuma kartē iekļautajam darbu apjomam ?

• Vai veikto būvdarbu, piegāžu un sniegto pakalpojumu apjomi atbilst noslēgtajiem līgumiem? Vai ir sagatavoti un atbilstoši noformēti pieņemšanas- nodošanas akti, pavadzīmes, u.c.?

• Ja būvdarbu apjomos veiktas izmaiņas, vai ir sagatavota darbu daudzumu izmaiņu pamatojošā dokumentācija un vai izmaiņas darbu daudzumos ir veiktas ievērojot tiesību aktus iepirkumu jomā ?

Page 37: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskā pārbaude • Vai izmaiņu akti ir saskaņoti ar visiem būvniecības procesā

iesaistītajiem atbilstoši būvniecību regulējošiem normatīvajiem aktiem? Vai izmaiņas darbu apjomos ir pamatotas, lietderīgas un nepieciešamas projekta mērķa sasniegšanai?

• Vai līgumā ir atrunāta kārtība kā tiek izmantota tāmē paredzētā pasūtītāja finanšu rezerve?

• Vai līgumā ir atrunāta kārtība kādā tiek veiktas izmaiņas? Vai veiktās izmaiņas atbilst līguma nosacījumiem?

• Ja būvdarbu apjomos veiktas izmaiņas, vai ir aktualizēts, papildināts tehniskais projekts? Vai izmaiņas ir veiktas ar būvvaldes saskaņojumu vai autoruzraudzības kārtībā ?

Page 38: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskā pārbaude • Vai būvdarbi notiek saskaņā ar iepirkumā/ līgumā minēto

termiņu un grafiku ?

• Vai, vērtējot būvnieka piedāvājumu, tika izmantots saimnieciskā izdevīguma kritērijs? Vai līguma izpildes gaitā nav veiktas būtiskas izmaiņas, kuras, ja tās būtu zināmas iepirkuma gaitā, varēja ietekmēt iepirkuma rezultātu? (termiņš, apmaksas kārtība, utt.)

• Vai būvnieks ir piesaistījis apakšuzņēmējus? Vai apakšuzņēmēju piesaiste notikusi atbilstoši tiesību aktiem iepirkumu jomā?

• Vai faktiski veiktie būvdarbi, piegādes un sniegtie pakalpojumi atbilst pieņemšanas- nodošanas aktiem un projektā plānotajam?

Page 39: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskā pārbaude

Vai pārbaudes laikā ir pieejama sekojoša būvdarbu dokumentācija, vai tajā norādītā informācija ir atbilstoša maksājumu un citā dokumentācijā norādītajam:

• Tehniskais projekts/ Apliecinājuma karte, vai tas atbilst projekta iesniegumam pievienotajam eksemplāram?

• Būvvaldes izdota būvatļauja, tās pagarinājums, ja nepieciešams. Vai termiņi un pārējā norādītā informācija ir atbilstoša?

• Būves vietas nodošanas – pieņemšanas akts, cita dokumentācija, kas apliecina būvlaukuma nodošanu (Ja nepieciešams).

• Būvuzrauga /būvdarbu vadītāja saistību raksti, būvdarbu veicēju kvalifikācijas atbilstību apliecinoši dokumenti, piem. sertifikāti.

Page 40: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskā pārbaude • Būvdarbu žurnāls.

• Autoruzraudzības žurnāls.

• Segto darbu akti.

• Materiālu atbilstības deklarācijas/sertifikāti.

• Laboratorijas pārbaužu un testu rezultāti un pārskati.

• Apjomu uzmērījumu žurnāls, izpildshēmas, izpilduzmērījumi, digitālās uzmērīšanas dati (Ja nepieciešams).

• Būvsapulču protokoli.

• Apliecinājums par būves gatavību nodošanai ekspluatācijā, saskaņojošu organizāciju atzinumi.

• Akts par būves pieņemšanu ekspluatācijā. Vai aktā norādītā informācija par veikto darbu apjomu atbilst plānotajiem projekta rezultātiem un līguma ietvaros veiktajiem darbu apjomiem ?

Page 41: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Problemātika

Tehniskajā izpilddokumentācijā informācija ir savstarpēji atšķirīga:

No būvdarbu žurnālā norādītās informācijas

No segto darbu aktos uzrādītā

No atbilstību deklarācijās/sertifikātos uzrādītā

No ekspluatācijas aktā vai izpilduzmērījumos norādītā

No izpildes aktos norādītā un faktiski apmaksātā

Page 42: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Tehniskā pārbaude

Vai pārbaudes laikā ir pieejama sekojoša būvdarbu dokumentācija, vai tajā norādītā informācija ir atbilstoša maksājumu un citā dokumentācijā norādītajam:

• Tehniskais projekts/ Apliecinājuma karte, vai tas atbilst projekta iesniegumam pievienotajam eksemplāram?

• Būvvaldes izdota būvatļauja, tās pagarinājums, ja nepieciešams. Vai termiņi un pārējā norādītā informācija ir atbilstoša?

• Būves vietas nodošanas – pieņemšanas akts, cita dokumentācija, kas apliecina būvlaukuma nodošanu (Ja nepieciešams).

• Būvuzrauga /būvdarbu vadītāja saistību raksti, būvdarbu veicēju kvalifikācijas atbilstību apliecinoši dokumenti, piem. sertifikāti.

Page 43: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Administratīvā pārbaude

• Vai finansējuma saņēmējam ir noteikta iekšējā dokumentu aprites kārtība?

• Vai ir nodrošināta nodalīta projekta dokumentācijas uzglabāšana (lietu nomenklatūrā paredzētas atsevišķas lietas projekta dokumentācijai)?

• Vai projekta lieta ir noformēta atbilstoši lietu nomenklatūrai?

• Vai projekta lietās tiek uzglabāti dokumentu oriģināli un to atvasinājumi ar juridisku spēku?

• Vai ir nodrošināta projekta dokumentu glabāšana līdz 2021.gada 31.decembrim?

• Vai attaisnojuma dokumentu kopijas atbilst attaisnojuma dokumenta oriģināliem?

• Vai projektu dokumentācija ir izsekojama trešajām personām?

Page 44: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Administratīvā pārbaude

• Vai ar projekta īstenošanu saistītie ieņēmumi, naudas plūsma, aktīvi un pasīvi grāmatvedības uzskaitē ir identificējami, nodalīti un pārbaudāmi?

• Vai kopā ar maksājumu pieprasījumiem iesniegtās maksājumu apliecinošo dokumentu kopijas atbilst oriģināliem ?

• Vai visi izdevumi ir veikti periodā, kad izmaksas ir attiecināmas?

• Vai projekta ietvaros iegādātie vai izveidotie pamatlīdzekļi ir ņemti grāmatvedības uzskaitē? Vai ir noteikta atbilstoša uzskaites vērtība (pamatojoties uz normatīvajiem aktiem un grāmatvedības standartiem), un izveidota pamatlīdzekļa uzskaites kartīte ?

• Vai netiek pieļauta izdevumu dubultā finansēšana saskaņā ar Regulas (EK) Nr.1083/2006 13.panta 2.punktu:

Page 45: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Administratīvā pārbaude

• Vai ir īstenotas visas projekta iesniegumā paredzētās specifiskās aktivitātes horizontālo prioritāšu nodrošināšanai

• Vai visas projekta iesniegumā paredzētās specifiskās aktivitātes horizontālo prioritāšu nodrošināšanai atbilst „Vadlīnijās, kas nosaka horizontālo politiku ieviešanas uzraudzības sistēmas darbības pamatprincipus un uzraudzības kārtību 2007.-2013.gada plānošanas periodā” noteiktajām prasībām?

• Vai ir īstenoti visi projekta iesniegumā norādītie publicitātes pasākumi

• Vai īstenotie informatīvie un publicitātes pasākumi ir atbilstoši EK Regulas Nr.1828/2006 8. un 9. panta prasībām un normatīvo aktu prasībām?

Page 46: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

ES fondu projektu pēcievešanas

uzraudzības process

Page 47: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

ES fondu projektu pēcievešanas uzraudzības process

Atbilstoša risku analīze pēc pēdējā maksājuma veikšanas

Projekta pēcieviešanas pārskats (iesniedzams katru gadu līdz 20.maijam)

Izmaksu – Ieguvumu analīzes pieņēmumu izmaiņas Pārbaudes projektu īstenošanas vietās pēc projekta

īstenošanas beigām

Page 48: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Ieteikumi

• Rūpīgi iepazīties un ņemt vērā līguma par projekta īstenošanu/finansējuma piešķiršanu nosacījumus;

• Apzināt un ievērot projekta ieviešanu reglamentējošos normatīvos aktus (t.sk.: normatīvos aktus, kas reglamentē iepirkumus, publicitāti, grāmatvedību, būvniecību u.c.);

• Ar neskaidrajiem jautājumiem vērsties Aģentūrā un/vai pie atbildīgā projekta koordinatora.

Page 49: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Ieteikumi

• Regulāra komunikācija ar atbildīgo būvuzņēmēju vai pakalpojuma sniedzēju;

• Regulāra komunikācija ar atbildīgo būvuzraugu;

• Pašvaldības būvvaldes būvinspektoru regulāra iesaiste uzraudzības un kvalitātes kontroles procesos (ne tikai pie objekta nodošanas ekspluatācijā);

• Nebaidīties izmantot iepirkuma līgumos noteiktos saistību pastiprināšanas līdzekļus (līgumsods, bankas garantija utml.)

Page 50: Praktiskie projektu ieviešanas aspekti VRAA ... · • Tehniskās pases • Būvuzraudzības žurnāli … U.c. Informācijas, kas tiek izmantota Revīzijas iestādes pārbaudēs

Veiksmīgu turpmāko sadarbību kopīgu mērķu

sasniegšanā!

Valsts reģionālās attīstības aģentūra

Elizabetes iela 19

Rīga, LV-1010

tālrunis - 67079000

e-pasts: [email protected]

www.vraa.gov.lv