PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE PUESTOS

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Procedimiento

Fecha: 2014-10-03 Revisión: 00 Página: 1 de 19

TRASPASO DE PUESTOS Código: PR-GSP-GFI-TDP-001

PROCEDIMIENTO:

TRASPASO DE PUESTOS


Tabla de contenido 1. Datos Generales ......................................................................................................................... 2

1.1 Identificación del procedimiento ............................................................................................. 2

1.2 Objetivo ..................................................................................................................................... 3

1.3 Alcance ..................................................................................................................................... 3

1.4 Base legal.................................................................................................................................. 3

1.5 Glosario de términos ................................................................................................................ 3

2. Perfiles y niveles de responsabilidad ........................................................................................ 4

3. Descripción ................................................................................................................................. 5

3.1 Entradas .................................................................................................................................... 5

3.2 Salidas ....................................................................................................................................... 5

3.3 Descripción de los flujos ......................................................................................................... 6

3.3.1. Descripción de Procedimiento Traspaso de Puestos solicitado por Institución de

origen .............................................................................................................................................. 6

3.3.2. Descripción del procedimiento ........................................................................................... 7

4. Políticas ........................................................................................................................................ 10

5. Anexos .......................................................................................................................................... 11

1. Datos Generales

1.1 Identificación del procedimiento

MACROPROCESO: Gestión Estratégica del Servicio Público

PROCESO: Gestión Técnica de Fortalecimiento y Apoyo del Servicio Público en materia de desarrollo Institucional, Talento Humano y


Remuneraciones del Sector Público

SUBPROCESO: Traspaso de Puestos entre Instituciones

RESPONSABLE: Dirección de Apoyo a la Gestión de Talento Humano y Dirección de Fortalecimiento Institucional

1.2 Objetivo

Entregar un procedimiento a las Instituciones Públicas para que conozcan y apliquen la forma correcta para realizar el proceso de traspaso de puestos entre instituciones del Estado.

1.3 Alcance

El instructivo establece los pasos a seguir para la aprobación de los traspasos de puestos entre todas las Instituciones que se encuentran dentro del artículo 3 de la LOSEP. El proceso inicia con la solicitud de traspaso de puestos, por parte de la Institución requirente, y termina con la recepción de las acciones de personal de ingreso y salida del servidor motivo de traspaso, en la Subsecretaria de Evaluación y Control del Ministerio de Relaciones Laborales. 1.4 Base legal

Ley Orgánica del Servicio Público – LOSEP, artículos 3 y 37 segundo inciso.

Reglamento General a la LOSEP, artículos 69, 70 y 77.

Acuerdo Ministerial No. 139, del 18 de julio de 2014 del Ministerio de Relaciones Laborales.

1.5 Glosario de términos

Proceso: Actividad o grupo de actividades que emplean insumos o entradas para transformarlas en salidas como productos o servicios a un cliente externo o interno.

Procedimiento: Documento en el que se definen los pasos a seguir en determinado subproceso dentro de una normativa establecida.

Formato: Documento que sirve como base para la generación de otro en un proceso.

Institución de origen: Es un organismo de donde procede una cosa u objeto, que cumple con una función de interés público.

Institución de destino (requirente): Es un organismo a donde va dirigido una cosa u objeto, que cumple con una función de interés público.

Traspaso: Acción que consiste en pasar o llevar una determinada cosa de un lugar a otro.

Puesto: Es la unidad impersonal de trabajo que identifica las tareas y deberes específicos, por medio del cual se asignan las responsabilidades a un trabajador, cada puesto puede contener una o más plazas e implica el registro de las aptitudes, habilidades, preparación y experiencia de quien lo ocupa.

Dictamen Presupuestario: Es el reconocimiento por escrito donde se evidencia una opinión o juicio técnico o pericial, de un conjunto de los gastos e ingresos previstos para un

determinado período de tiempo.

Acción de Personal: Formulario establecido donde se registra los diferentes movimientos de personal de los servidores públicos.

Informe técnico: Es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho.


Lista de Asignaciones: Formato en el cual se detalla los datos específicos de la o el servidor público o de la partida presupuestaria.

2. Perfiles y niveles de responsabilidad

ROL O CARGO DEL

RESPONSABLE NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Institución de Destino (requirente)

Elaborar y presentar solicitud de traspaso de puestos

Responsable del proceso de traspaso de puestos.

Remitir acciones de personal correspondientes al proceso de traspaso de puestos al Ministerio de Relaciones Laborales.

Institución de Origen

Recibir y analizar solicitud de traspaso de puestos

Emitir oficio de respuesta acerca de solicitud de traspaso de puestos

Aprobar el traspaso de puesto previo análisis técnico y dictamen presupuestario emitido.

Solicitar dictamen presupuestario.

Unidad de Talento Humano de Destino

(requirente)

Realizar el informe técnico correspondiente al traspaso de puestos solicitado.

Realizar la acción de personal correspondiente.

Actualizar el distributivo de remuneraciones, en los sistemas informáticos. (SPRYN, SIITH, IESS).

Unidad de Talento Humano de Origen

Realizar bajo su responsabilidad los procesos de movimientos de personal.

Revisar los documentos habilitantes.

Comunicar aceptación o negativa acerca de la solicitud presentada.

Realizar el informe técnico correspondiente al traspaso de puestos solicitado.

Elaborar la lista de asignaciones

Realizar la acción de personal correspondiente.

Actualizar el distributivo de remuneraciones, en los sistemas informáticos. (SPRYN, SIITH, IESS).

Titular del Puesto Firmar memorando de aceptación de traspaso en caso de

que el mismo se desarrolle fuera de su lugar habitual de domicilio.

Ministerio de Finanzas Recibir y analizar solicitud de Dictamen Presupuestario

Emitir Dictamen Presupuestario.

Ministerio de Relaciones Laborales

Evaluar y Controlar los Traspasos de Puestos a otras instituciones de Estado en cualquier momento.

Recibir la Acción de Personal remitida por concepto de Traspasos de Puestos.

Registrar el Traspaso de Puestos efectuado.


3. Descripción

3.1 Entradas

Solicitud de Traspaso de Puestos 3.2 Salidas

Oficio de aprobación del traspaso efectuado.

Acción de Personal de salida e ingreso del servidor motivo del traspaso.


3.3 Descripción de los flujos

3.3.1. Descripción de Procedimiento Traspaso de Puestos solicitado por Institución de origen


3.3.2. Descripción del procedimiento

No. ACTIVIDAD DEL FLUJO RESPONSABLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD

1 Elaborar Oficio de Solicitud, previo informe de Talento Humano

Institución Requirente

Se elaborará el oficio solicitando el traspaso, para este efecto se elaborará por parte de la UATH, el informe técnico con los justificativos legales que faculten este traspaso. Formato establecido: Anexo 1

2 Remitir documentos habilitantes

Institución Requirente

Los documentos habilitantes para el traspaso de puestos son: 1. Oficio de solicitud suscrito por la máxima autoridad o su delegado

(Delegación expresa) 2. Informe Técnico sustentando el traspaso

3 Recibir y analizar Oficio de Solicitud e Informe Técnico

Institución de Origen

Los documentos habilitantes son recibidos y analizados con la finalidad de emitir una respuesta o contestación respecto de la solicitud realizada. ¿Acepta solicitud? Si: Continua el procedimiento en la actividad número 4 No: Continua el procedimiento en la actividad número 5

4 Firmar Memorando de aceptación

Titular del puesto En caso de que el traspaso de puesto sea fuera del lugar habitual del domicilio del servidor, se requerirá la aceptación por escrito por parte del titular de puesto.

5 Elaborar Informe Técnico Unidad Administrativa de

Talento Humano (Institución de Origen)

El Informe Técnico será el sustento donde se pondrá en manifiesto la necesidad y el estudio realizado para el traspaso de puesto solicitado ¿Informe favorable? Si: Continua el procedimiento en la actividad número 7 No: Continua el procedimiento en la actividad número 6 Formato establecido: Anexo 2

6 Elaborar Oficio de Respuesta indicando negativa

Unidad Administrativa de Talento Humano

(Institución de Origen)

En caso de que la solicitud sea negada previo estudio, se comunicará a la Institución solicitante mediante un oficio, el mismo que será entregado a dicha Institución. Con esta actividad se dará como finalizado el proceso. Formato establecido: Anexo 3 Continua el proceso en la Actividad 23 (FIN DE PROCESO)


7 Elaborar Oficio de Respuesta para Institución Solicitante



Se elaborará el oficio de respuesta, con la aprobación a la solicitud de traspaso presentada por la Institución de destino. Formato establecido: Anexo 4

8.1. Comunicar a institución requirente



Con el oficio de respuesta citado, se comunicará a la Institución requirente que el pedido de traspaso ha sido aprobado y que se realizarán las gestiones correspondientes para continuar con el proceso.

8.2. Elaborar "Lista de Asignaciones"



En la lista de asignaciones se hará constar los datos relevantes de la partida y del servidor, detallando la situación de la Entidad de origen y de destino. Formato establecido: Anexo 5

9 Elaborar Oficio solicitando Dictamen Presupuestario a Finanzas

Institución de origen

Al oficio de solicitud de dictamen presupuestario al Ministerio de Finanzas, obligatoriamente se anexará lo siguientes documentos:

1. Informes Técnico de la UATH de la Entidad de origen. 2. Informes Técnico de la UATH de la Entidad requirente. 3. Lista de Asignaciones

Formato establecido: Anexo 6

10 Emitir Dictamen Presupuestario

Ministerio de Finanzas El Ministerio de Finanzas, analizará el requerimiento y emitirá de ser el caso el dictamen presupuestario correspondiente.

11 Recibir Dictamen presupuestario y elaborar oficio de aprobación de traspaso

Institución de origen

Una vez recibido el dictamen presupuestario favorable, se elaborará el oficio de aprobación al traspaso de puestos, el cual será remitido a la Institución requirente Formato establecido: Anexo 7

12 Elaborar Acción de Personal Unidad Administrativa de

Talento Humano (Institución de Origen)

La UATH, registrará el movimiento de personal en el formulario “Acción de Personal”. Formato establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales. Revisar página web del MRL

13 Actualizar información en Sistemas SPRINT, SIITH y IESS



Con la acción de personal, se actualizará en los sistemas, SPRYN (Finanzas), SIITH (MRL) y Plataforma del IESS, la información del servidor referente al traspaso efectuado, con la finalidad de que cada Institución tenga actualizado los sistemas que administra.

14 Agregar a expediente y archivar



En el expediente del servidor motivo del traspaso, se incorporará toda la documentación que sustenta el traspaso efectuado.


15

Comunicar a Titular de Puesto y remitir Oficio de Aprobación a Institución de destino (requirente)

Institución de Origen La UATH, entregará al servidor motivo del traspaso copias de la acción de personal y oficio de aprobación de traspaso emitido.

16.1. Recibir Oficio de Aprobación y Acción de Personal

Institución de destino (requirente)

Reciben el oficio de aprobación y acción de personal del servidor motivo del traspaso.

16.2. Recibir comunicado Titular del puesto Recibe el comunicado con la finalidad de poner al tanto al servidor público titular del puesto que su traspaso ha sido aprobado y que se procederá con las acciones correspondientes para que dicho traspaso se ejecute.

17 Incorporarse a nueva Institución

Titular del puesto El titular del puesto se incorporará a la Institución de destino.

18 Elaborar Acción de Personal de vinculación


Elabora y registra acción de personal de ingreso por efecto del traspaso en el formulario “Acción de Personal”. Formato establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales. Revisar página web del MRL

19 Actualizar información en Sistemas SPRINT, SIITH y IESS


Con la acción de personal, se actualizará en los sistemas, SPRYN (Finanzas), SIITH (MRL) y Plataforma del IESS, la información del servidor referente al traspaso efectuado, con la finalidad de que cada Institución tenga actualizado los sistemas que administra.

20 Abrir expediente y archivar documentos


En el expediente del servidor motivo del traspaso, se incorporará toda la documentación que sustenta el traspaso efectuado y la acción de personal de ingreso por efecto del traspaso.

21 Enviar Acción de Personal a Ministerio de Relaciones Laborales


Por efectos de control, la UATH, remitirá al Ministerio de Relaciones las acciones de personal de salida e ingreso del servidor motivo del traspaso de puestos.

22

Recibir Acción de Personal al termino de 60 días por concepto de Traspaso de Puestos

Ministerio de Relaciones Laborales

La UATH, remitirá a la Subsecretaria de Control Técnico del MRL, las acciones de personal de salida e ingreso del servidor motivo de traspaso, para su registro y control.

23 FIN DEL PROCESO


4. Políticas

La máxima autoridad o su delegado a través de la Unidad de Administración de Talento Humano, serán los responsables de aplicar lo que establece la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento General y el Acuerdo Ministerial No. 0139 de 18 de julio de 2014.

Las Unidades de Administración de Talento Humano serán las encargadas de realizar el proceso de traspaso de puestos.

Se observará los formatos y herramientas técnicas establecidas y emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales.

La Institución requirente es responsable de gestionar el proceso de traspasos de puestos con la Institución de origen.

Obligatoriamente deberán remitir las acciones de personal por efecto de controles, en el término de 30 días.


5. Anexos

ANEXO 1.- PEDIDO DE TRASPASO POR PARTE DE LA ENTIDAD REQUIRENTE:


ANEXO 2.- FORMATO DE INFORME DE TALENTO HUMANO DE LA ENTIDAD

DE ORIGEN Y REQUIRENTE


ANEXO 3.- NEGACIÓN DE TRASPASO POR PARTE DE LA ENTIDAD ORIGEN:


ANEXO 4.- AUTORIZACIÓN DE TRASPASO POR PARTE DE LA ENTIDAD ORIGEN:


ANEXO 5.- LISTA DE ASIGNACIONES (Realiza la Institución de Origen)


ANEXO 6.- OFICIO SOLICITANDO DICTAMEN PRESUPUESTARIO AL MINISTERIO DE FINANZAS (Realiza la Institución de Origen)


ANEXO 7.- OFICIO APROBACIÓN DEL TRASPASO A OTRA INSTITUCIÓN DEL ESTADO (Realiza la Institución de Origen, luego de obtener el dictamen del Ministerio

de Finanzas)

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