Proceedit 20110409 PresentacióN Servicio Cloud Computing Doc Mining

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    13-Jun-2015

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<ul><li> 1. the BPM process factoryPresentacin DocMiningthe BPM process factory Servicio end-to-end en cloud computing para la captura, catalogacin, procesado, almacenamiento y recuperacin semntica de documentosVersin 01Presentacin DocMining1</li></ul><p> 2. the BPM process factoryGestin del ConocimientoSituacin Actual y Retos PlanteadosDispersin. Los documentos estn dispersos por diferentes repositorios de la Organizacin.Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o quegenera.Procesos Caticos. En la mayora de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados yformalizados de generacin, etiquetado, catalogacin, versionado y control de copias de documentos.Recepcin Informal. La mayora de documentos importantes llegan o se envan por correo de forma noreglada ni estructurada, lo que dificulta su bsqueda posterior.Dificultad de Bsqueda. Los sistemas de gestin documental actualmente disponibles no permitenbsquedas razonadas de documentos, ni catalogacin flexible y evolutiva de los mismos.Fuentes Diversas. Cada vez ms, la fuente de conocimiento ms importante para la empresa est fuera,en la web, por lo que se requieren procedimientos de bsqueda unificados en el dominio privado y en elpblico.Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo enel momento y en el lugar en donde estn y con el dispositivo de acceso del que dispongan.Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qu y quien ha visto qu.Inseguridad. Es muy fcil que ciertos documentos importantes de desven a destinos no deseados. Escomplejo asegurar que todos los documentos se podran recuperar en caso de desastre.Versin 01 Presentacin DocMining2 3. the BPM process factoryConsecuencia Gestin DocumentalCaos!Versin 01 Presentacin DocMining 3 4. the BPM process factoryRazones para un Posible FracasoEn general, las implantaciones de aplicaciones de Gestin Documental son complejas, producenun elevado rechazo al cambio y su xito es slo parcial, cuando no son abandonadas al cabo depoco tiempo.En proceedit creemos que dichas dificultades pueden ser debidas a varias causas:No abordar con el suficiente rigor de anlisis la complejidad del mundo documental en toda su extensin, con locual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por lospropios usuarios, lo que introduce ruido en el sistema.Pretender imponer a todos los tipos de documentos una nica estructura de MetaDatos y procesos detratamiento.Confiar en que los usuarios seguirn y aplicarn de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento dedocumentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formacin y/o poca voluntad de seguir lanorma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperacin de los documentos.Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus documentos adjuntos de forma directa sin un tratamientoprevio.Permitir que los usuarios sigan guardando sus documentos en repositorios locales.No prever el tratamiento integral de los documentos en un nico punto de entrada sea cual sea la fuente o elcanal origen del documento, y en un nico punto de distribucin sea cual sea el destino y canal de envo delmismo.Adaptar el tratamiento de los documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestin Documental yno al revs, adaptar la herramienta o dotar a la solucin de aplicaciones complementarias para que, en suconjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.Versin 01Presentacin DocMining4 5. the BPM process factoryBases para una Solucin EfectivaEn proceedit creemos que las bases para una solucin efectiva para laimplantacin de un sistema de Gestin Documental, deben dar respuesta a lossiguientes puntos:Definicin de la estructura documental: Automatizacin de Procesos:Tipologas de Documentos, definidas por unProcesos generales de gestin de losThesaurus estructurado de n niveles.documentos, comunes para todos los tipos deOntologa de cada Tipo de Documento,documentos.proveyendo un conjunto estructurado deProcesos particulares de tratamiento deMetaDatos de contenido semntico. documentos segn su tipo.Mscaras de Etiquetado normalizado de Definicin de polticas de:documentos por Tipo de Documento y Cliente. Permisos.Modelo de Datos.VersionadoCatalogacin de:Copias.Fuentes y canales posibles orgenes deArchivo local.documentos por tipos.Provisin de sistemas fsicos de:Destinos y canales de distribucin deCaptura e ingreso.documentos por tipos.Archivo y custodia.Recuperacin.Distribucin.Versin 01Presentacin DocMining5 6. the BPM process factorySolucin a los Retos Planteados DocMining, un servicio end-to-end de gestin integral automatizada de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing, que integra siete tecnologas distintas en un solo entorno operativo, unicidad de servicio y con una facturacin mensual unificada: 1. CeN - Virtualizacin de redes. 2. Gidoc Escaneo, OCR, clasificacin y extraccin automatizadas. 3. proceedit - Procesos BPM y conectores. 4. Ultimus - Plataforma BPMS. 5. Axional Pasarela procedimental-transaccional (BPMERP). 6. Genexus - Conexin con las aplicaciones corporativas. 7. gnoss - Red social corporativa y gestin documental 3.0.Versin 01 Presentacin DocMining6 7. the BPM process factoryGestin Documental TradicionalHay que seleccionar enqu Repositorio guardar el Documento MDMDMDMDEstructura de MetaDatos Asociada a Repositorio=&gt; Repositorio = Tipo de DocumentoSeguridad basada enRepositorio A Repositorio B Repositorio Repositorio NRepositorio, no a nivel detem Recuperacin dedocumentos cerrada, atravs de Repositorios,Filtros sobre Metadatos,Bandejas y Vistas Versin 01 Presentacin DocMining 7 8. the BPM process factoryGestin Documental Semntica Los Documentos seguardan todos en unnico RepositorioBsqueda Semntica Documental MDMDsobre MetaDatos EstructuradosEstructura de MetaDatos Asociada a Tipo de Documento RepositorioWeb 3.0 nico Seguridad basada a nivel de temRecuperacin semnticade documentos abierta a todo lo publicado en laWeb 3.0Versin 01 Presentacin DocMining 8 9. the BPM process factoryProceso Documental Unificado rea Social Fuente Archivo Intranet y Extranet Portal WebIngresoPublicacin Publicacin Bsqueda Semntica Gestin Documental Recuperacin TratamientoSemnticareaCatalogacinWeb 3.0Procedimental RedDistribucinIngreso de DocumentosEscaneo y OCRCorporativaProcesos BPMIntegracin con ERPsDistribucin y Custodia Destino Versin 01 Presentacin DocMining 9 10. the BPM process factory Procesos Generales1 Captura e Ingreso Captura unificada automtica desde cualquier fuente y canal de ingreso (email, correo, fax, ofimtica, aplicacin, disco, ) e ingreso del documento en un nico punto2Extraccin y Clasificacin Escaneado, OCR, clasificacin por tipo, extraccin de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogacin automticos3 Procesado BPM Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc segn tipologa del documento (edicin, revisin, aprobacin, validacin, asignacin, contabilizacin, )4Etiquetado y CatalogacinEtiquetado normalizado y catalogacin automatizada definitivas del documento por tipo de documento.5 Archivo y CustodiaArchivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y fsicos del documento.6Recuperacin Recuperacin asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso.7 DistribucinDistribucin automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un nico punto a cualquier destino y por cualquier canalVersin 01 Presentacin DocMining 10 11. the BPM process factoryProcesos Tecnologas Implicadas proceedit Genexus Ultimus AxionalProcesos gnoss Gidoc CeNEscaneadoPlanificacin de Actividades Relacionadas con DocumentosFuenteCreacin, Edicin, Revisin y AprobacinRecuperacin SemnticaCaptura de DocumentosOCR, Clasificacin y Extraccin de ContenidoTratamientoCatalogacin y EtiquetadoValidacin, Asignacin, Aprobacin y Contabilizacin de Documentos ContablesArchivo, Publicacin y DistribucinVersin 01 Presentacin DocMining11 12. the BPM process factory Proceso de Captura Unificada - Diagramaemail +documentosOfimtica adjuntos Conversin Faxa emailDiscosficheros de voz / SMSProceso deAplicacinIngresocarta +documentosInternet EscaneadoWeb 3.0 adjuntos gnossVersin 01Presentacin DocMining12 13. the BPM process factoryProcesos de Ingreso - Automatizacin Extraccin Dominio Origen, Direccin CorreoOrigen, Telfono Origen, Fecha Extraccin del Contenido + Datos yEnvo, Canal Recepcin, Soporte,Relaciones AsociadosDocumentos Adjuntos, Tamao,Extensin, Nmero de Pginas, DefinicinEsquemas Definicin de la Tipologa (rea,Factura a Cliente, Factura deContenidosClase, Tipo y Frecuencia) Proveedor, Albarn de Entrega,Pedido, Extracto Bancario, ReciboBancario, Nmina, Albarn de Inferencia Transporte, Contrato, Informe deInferencia de Metadatos del Contenido Actividad Mensual , Listado deDiccionariosy de Datos y Relaciones Asociados Clientes, Liquidacin de Intereses,Extracto de Cuenta, Aviso deImpago, Anlisis de Riesgo, DeduplicacinNotificacin de Inspeccin, Deduplicacin, Versionado, Copiado, gnossEtiquetado y Archivo Estandarizacin Aplicacin de Plantillas, EstilosEstndaresgnoss Versin 01 Presentacin DocMining 13 14. the BPM process factoryDeduplicacinContenido ContenidoIgualDistinto 1. Normalizar1. Normalizar NombreNombres NombreIgual 2. Generar2. GenerarDocumentos CopiasDistintos1. Normalizar1. Normalizar NombreNombres Distinto Nombre2. Unificar Documentos3. Generar CopiasVersin 01 Presentacin DocMining Presentacin DocMining14 15. the BPM process factoryEstrategias de Archivo y RecuperacinImagen o ficheroCaptura Repositorio Normalizacin LocalOpcional, no recomendadoCopia LocalRepositorioCopia Central Repositorio TransaccionalRemotoImagen ms MetaDatos o fichero.Imagen, slo para consulta Copia Remota Altamente recomendable como medidaadicional de seguridadImagen ms MetaDatos o ficheropara recuperacin semntica Imagen ms MetaDatos o fichero pararecuperacin de desastresCustodia Fsica Repositorio Almacn Centralizado Fsico RecuperacinImagen o fichero para consulta,edicin y reenvo Original para Auditoras e inspecciones Versin 01Presentacin DocMining15 16. the BPM process factory Plataforma TecnolgicaUsuarios ExternosUsuariosProcedimentalesDocMining ComprobacinEdicinDistribucinValidacin Revisin Custodia Asignacin AprobacinRecuperacin proceeditRastreoEscaneado DeduplicacinContabilizacinArchivo Captura ExtraccinNormalizacin Archivo Publicacin Limpieza IngresoCatalogacinRecuperacin RecuperacinAxional /LinkedCeNGidoc Ultimusgnoss OpenGenexus DataDocumentos enUsuarios Discos del ClienteColaborativosDocumentos enUsuariosemail y correoTransaccionalesVersin 01Presentacin DocMining16 17. the BPM process factoryConectores Captura de Documentos (Ficheros) Distribucin de Documentos (Ficheros) desde discos locales y remotos Etiquetados, Versionados y CeNNormalizados a discos remotos Invocacin de Instancias deGestin (altas, bajas, modificaciones y procesos para el Ingreso deconsultas) de Entidades (Usuario, Documentos (Imagen, Tipo yComunidad, Documento, Thesaurus, Metadatos)Ontologa, Etiquetas, )ProcesosGidocgnossBPM Recuperacin Semntica deContabilizacin automtica e Ingresodocumentos, simultneamente desde de imgenes de documentos la red corporativa y la web 3.0contables Recuperacin de InformacinCorporativa requerida para Clasificar, Etiquetar, Catalogar yAxionalERPs Procesar los documentosVersin 01 Presentacin DocMining 18. the BPM process factoryBsqueda Semntica 3MetaDatos Bsqueda MetaDatos Estructurados delSemntica Estructurados del Documento ADocumento B 14 2Proceso de Proceso de Catalogacin Catalogacin Relaciones Inferidasentre Documentos 18Versin 01 Presentacin DocMining 19. the BPM process factoryEstructura de Catalogacin Documental - 1Identificador de la Organizacin en la que se origina eldocumentoOriginadorIdentificador del creador, persona o aplicacin, creador delCreador documento.Indica el momento o periodo que cubre el contenido delFecha documento: Fecha, Perodo, Puntual, Origen FechaIdentificador de la OrganizacinDestinoIdentificador de la Persona de la Organizacin destinataria deldestinataria del documento.documento.Destinatario DestinoIndica a qu rea principal de la Organizacinpertenece o afecta el documento rea TipologaAsociado a la naturaleza, funcin o accin deldocumento: Comprobante, Extracto, ClaseLiquidacin, Envo, Propuesta, Asociado a la entidad o accin documentada: TipoIngreso, Cuenta, Inters, Reunin, Asociado al ritmo en que se produce: Diario,Frecuencia1Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Perodo, Si es puntual, no se informa. Versin 01Presentacin DocMining19 20. the BPM process factoryEstructura de Catalogacin Documental - 2Indica la Categora de Entidad a la que se refiere opara la cual se emite el documento: Cuenta,1 Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido,Contrato, Identificador de la Entidad a la que se refiere oEntidad para la cual se emite el documento: No. de Cuenta,Cdigo de Cliente, Nmero de Cartera, Proveedor,Referencia de Proyecto, Cdigo de Pedido, SujetoIndica el momento en que se ha generado o elperiodo que cubre el contenido del documento: PeriodoSujetoFecha, Perodo, Puntual, Idioma del contenido del documento (cdigoANSI de dos letras): SP Espaol, EG Ingls, IdiomaAsociado a la evolucin del documento,Versinexpresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12Asociado a la distribucin del documento: CopiaBorrador, Original, Original Firmado, Copia, VersionadoVersin 01 Presentacin DocMining 20 21. the BPM process factoryEtiquetado de Documentos - EjemplosDocumento generado por persona proceedit jmc 20110326 MKT Presentacin de Empresa SP01ODocumento generado por aplicacin proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01Oemail saliente proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migracin de Datos PY Respuesta a Solicitud - SP01OVersin 01Presentacin DocMining21 22. the BPM process factory Modelo de DatosreaOrganizacin Documental Aplicacin DestinoClasePersona CreadorRoles paraTipo Origen AccionesDestinatarioAcciones Acciones FechaFrecuenciaRequeridasPeriodoRevisinRepositorio OrigenRepositorio destinoEstados Tipo de Generacin Repositorio OrigenEjemplar Soporte Repositorio Destino Control de Versiones Niveles de Versin Documento Control de CopiasCopia Fraccin Tiempo Acuse de recibo Firma DestinatarioDocumentoB BorradorO OriginalProveedor O Original FirmadoCuentaC0 Copia 0Cliente EntidadIdiomaSujetoC1 Copia 1CarteraVersin 01Presentacin DocMining 22 23. the BPM process factoryConfiguracinEn la Fase de Configuracin deberan detallarse los distintos reas Documentales,Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:reas: Clases:Entidades:Tipos:CM Comercial.Presentacin.Anlisis. Empresa.Presentacin de Empresa.AM Administracin. Propuesta. Estudio.Proveedor.Factura d...</p>

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