Projektovanje organizacije

7. nedelja

Osnovni pojmovi

Pod oblikovanjem organizacije podrazumeva se definisanje ili preoblikovanje elemenata organizacije koji čine organizacioni sistem.

Definicija: Projektovanje organizacije je proces oblikovanja organizacije sposobne za realizaciju definisane poslovne strategije i ostvarivanje drugih individualnih i organizacionih ishoda.

Galbratih-ov Star model

Ljudi

Sposobnosti

Struktura

Nagrade Procesi

Strategija· Koja je formula

uspeha?

· Kako razlikujemo sebe od konkurencije?

· Kako smo organizovani?· Koje su ključne uloge?· Kako je rad upravljan?· Ko poseduje moć i

autoritet?

· Kako se donose odluke?· Kako se rad odvija između

pozicija?· Koji su mehanizmi saradnje?

· Kako ciljevi utiču na ponašanje?

· Kako procenjujemo napredovanje?

· Koje su veštine potrebne?· Kako najbolje razvijamo

naš talenat?

Procesni pristup projektovanju organizacije

Procesi

Skup međusobno povezanih aktivnosti koji pretvaraju ulaze u izlaze. (ISO 9000)

Ključni elementi svakog procesa:

1. Korisnici

2. Skup aktivnosti

3. Inputi (resursi) i autputi (proizvodi i usluge)

4. Ljudi

5. Tehnologija

Poslovni proces

Procesi koje prolaze funkcionalne granice organizacije.

Poslovni proces

Funkcionalni proces

Individualni proces

Zašto termin Poslovni proces?

Razlikovanje od proizvodnog procesa.

Posmatranje procesa u širem kontekstu.

Poslovni procesi kao poslednje uporište

konkurentnosti

Porterov lanac vrednosti

PR

IMA

RN

E A

KTI

VN

OST

IA

KTI

VN

OST

I P

OD

RŠK

E

Ulazna logistika

OperacijeIzlazna

logistikaMarketing i

prodajaServisiranje

Infrastruktura organizacije

Upravljanje ljudskim resursima

Razvoj tehnologije

Nabavka

Primer - Mapa procesa

Komercijalni poslovi u vezi sa naftom i derivatima

TRGOVINA NAFTOM I DERIVATIMA

Upravljanje zajedničkim elementima sistema

UPRAVLJANJE BEZBEDNOŠĆU INFRASTRUKTURE

Upravljanje investicijama i razvojem

RAZVOJ INFRASTRUKTURE

Upravljanje imovinomPravni posloviNabavka i magacinsko poslovanjeFinansijski poslovi Upravljanje ljudskim resursima

Strateški menadžment poslovanja Upravljanje odnosima sa korisnicima usluga (CRM)

Transport nafte i derivata

NABAVKA

ODRŽAVANJE

UP

RA

VL

JA

ČK

I P

RO

CE

SI

OP

ER

AT

IVN

I P

RO

CE

SI

PR

OC

ES

I P

OD

RŠ

KE

Izrada

plana

nabavke

Upravljanje

izvršenjem

ugovora

Planiranje investicionih i

razvojnih projekata

Nadzor i kontrola

izvođenja radova

Priprema održavanja naftovoda i skladišta

UPRAVLJANJE KVALITETOM

Analiza podataka i preispitivanje IMS

Upravljanje dokumentima IMS Upravljanje zapisima IMS

Interne provere Korektivne merePreventivne mere

Upravljanje investicionim

i razvojnim projektima

Organizacija poslova fizičko-tehničkog obezbeđenja

Imovinsko-pravni poslovi

Privredno-pravni poslovi

Upravljanje dokumentima

Planiranje poslovanja

Strateško planiranje

Interna revizija

Upravljanje rizicima

Rukovođenje i donošenje poslovnih odluka

Izrada i izmenaopštih akata

Razvoj ciljeva i ključnih indikatora performansi

ZAPOŠLJAVANJE

Regrutacija i selekcija za prijem u radni odnos

Angažovanje zaposlenih van radnog odnosa

Obuka i razvoj zaposlenih

Radno-pravni poslovi

Sprovođenje

postupaka

nabavke

Magacinsko

poslovanje

Uspostavljanje odnosa sa

potencijalnim korisnicima usluga

Knjiženje poslovnih promena

Transport sirove nafte

Skladištenje za potrebe transporta

Upravljanje zaštitom životne sredine

Postupanje uakcidentnimsituacijama

Razvoj modela poslovnih procesaEksterna komunikacija i odnosi s javnošću

Razvoj odnosa sa korisnicima usluga

Vođenje pravnih postupaka i zastupanje

Skladištenje nafte i derivata

Upravljanje logistikom u komercijalnim skladištima Manipulacija naftom i derivatima u skladištima

Prodaja usluga skladištenja derivata nafte

Nabavka nafte i derivata

Likvidiranje

dokumenata

Naplata

potraživanja

Plaćanje

dospelih

obaveza

Obračun zarada, naknada zarada i ostalih ličnih primanja

Blagajničko poslovanje Upravljanje voznim parkom

Upravljanje zaštitom od požara

Podrška korisnicima IKT

Razvoj strateških funkcionalnosti IKT

Finansijsko

izveštavanje

Oročavanje slobodnih

novčanih sredstava

Upravljanje bezbednošću naftovoda i skladišta

Upravljanje zaštitom zdravlja i bezbednosti na radu

Prodaja nafte i derivata

Transport derivata

Osiguranje

Kontroling

PRODAJA USLUGA TRANSPORTA SIROVE NAFTE I USLUGA SKLADIŠTENJA SIROVE NAFTE

Prijem i obrada zahteva za

transport sirove nafte

Prijem i obrada zahteva za

skladištenje sirove nafte

Održavanje naftovoda i skladišta

Upravljanje opremom za praćenje i merenje

Administracija osnovnih sredstava

Tekuće održavanje poslovnih objekata

Mapiranje procesa P

RIM

AR

NE

AK

TIV

NO

STI

AK

TIV

NO

STI

PO

DRŠK

E

Ulazna logistika

OperacijeIzlazna

logistikaMarketing i

prodajaServisiranje

Infrastruktura organizacije

Upravljanje ljudskim resursima

Razvoj tehnologije

NabavkaKomercijalni poslovi u vezi sa naftom i derivatima

TRGOVINA NAFTOM I DERIVATIMA

Upravljanje zajedničkim elementima sistema

UPRAVLJANJE BEZBEDNOŠĆU INFRASTRUKTURE

Upravljanje investicijama i razvojem

RAZVOJ INFRASTRUKTURE

Upravljanje imovinomPravni posloviNabavka i magacinsko poslovanjeFinansijski poslovi Upravljanje ljudskim resursima

Strateški menadžment poslovanja Upravljanje odnosima sa korisnicima usluga (CRM)

Transport nafte i derivata

NABAVKA

ODRŽAVANJE

UP

RA

VL

JA

ČK

I P

RO

CE

SI

OP

ER

AT

IVN

I P

RO

CE

SI

PR

OC

ES

I P

OD

RŠ

KE

Izrada

plana

nabavke

Upravljanje

izvršenjem

ugovora

Planiranje investicionih i

razvojnih projekata

Nadzor i kontrola

izvođenja radova

Priprema održavanja naftovoda i skladišta

UPRAVLJANJE KVALITETOM

Analiza podataka i preispitivanje IMS

Upravljanje dokumentima IMS Upravljanje zapisima IMS

Interne provere Korektivne merePreventivne mere

Upravljanje investicionim

i razvojnim projektima

Organizacija poslova fizičko-tehničkog obezbeđenja

Imovinsko-pravni poslovi

Privredno-pravni poslovi

Upravljanje dokumentima

Planiranje poslovanja

Strateško planiranje

Interna revizija

Upravljanje rizicima

Rukovođenje i donošenje poslovnih odluka

Izrada i izmenaopštih akata

Razvoj ciljeva i ključnih indikatora performansi

ZAPOŠLJAVANJE

Regrutacija i selekcija za prijem u radni odnos

Angažovanje zaposlenih van radnog odnosa

Obuka i razvoj zaposlenih

Radno-pravni poslovi

Sprovođenje

postupaka

nabavke

Magacinsko

poslovanje

Uspostavljanje odnosa sa

potencijalnim korisnicima usluga

Knjiženje poslovnih promena

Transport sirove nafte

Skladištenje za potrebe transporta

Upravljanje zaštitom životne sredine

Postupanje uakcidentnimsituacijama

Razvoj modela poslovnih procesaEksterna komunikacija i odnosi s javnošću

Razvoj odnosa sa korisnicima usluga

Vođenje pravnih postupaka i zastupanje

Skladištenje nafte i derivata

Upravljanje logistikom u komercijalnim skladištima Manipulacija naftom i derivatima u skladištima

Prodaja usluga skladištenja derivata nafte

Nabavka nafte i derivata

Likvidiranje

dokumenata

Naplata

potraživanja

Plaćanje

dospelih

obaveza

Obračun zarada, naknada zarada i ostalih ličnih primanja

Blagajničko poslovanje Upravljanje voznim parkom

Upravljanje zaštitom od požara

Podrška korisnicima IKT

Razvoj strateških funkcionalnosti IKT

Finansijsko

izveštavanje

Oročavanje slobodnih

novčanih sredstava

Upravljanje bezbednošću naftovoda i skladišta

Upravljanje zaštitom zdravlja i bezbednosti na radu

Prodaja nafte i derivata

Transport derivata

Osiguranje

Kontroling

PRODAJA USLUGA TRANSPORTA SIROVE NAFTE I USLUGA SKLADIŠTENJA SIROVE NAFTE

Prijem i obrada zahteva za

transport sirove nafte

Prijem i obrada zahteva za

skladištenje sirove nafte

Održavanje naftovoda i skladišta

Upravljanje opremom za praćenje i merenje

Administracija osnovnih sredstava

Tekuće održavanje poslovnih objekata

Mapiranje procesa - Alati

KRAJ

Start

DA

- Zapisnik sa otvaranja ponuda/prijava - Ponude/prijave

Izveštaj o stručnoj oceni ponuda/

prijava

Stručna ocena ponuda/prijava

Donošenje odluke o okončanju postupka

javne nabavke - Odluka o dodeli ugovoraili

- Odluka o obustavi postupka

Izveštaj o stručnoj oceni

ponuda/prijava

Donošenje odluke o ponovnom

sprovođenju postupka

Izveštavanje ponuđača

Prijem zahteva za zaštitu prava

Odluka o dodeli ugovora za

nabavku Potpisivanje ugovora

Potpisan ugovor

Potpisan ugovorIzvršenje i praćenje izvršenja ugovora

Izveštaj o realizaciji

ugovora

3

Komisija za nabavku

Generalni direktorOvlašćeno lice

Predsednik komisije za nabavku

Nadležni službenik

DekanSavet Fakulteta

Interni revizorNadležni prodekanNadležni zaposleni

- Odluka o dodeli ugovoraili

- Odluka o obustavi postupka- Zapisnik o održavanju sastanka sa ponuđačem

Odluka o dodeli ugovora za nabavkuili

Odluka o obustavi postupkaRešenje iliZaključak

DekanSavet fakulteta

Obustava postupka javne nabavke

Obaveštenje o obustavi

postupka javne nabavke

Odluka o obustavi postupka

Process Flow diagram

Mapiranje procesa - Alati Cross Functional Flow Chart – Swim Lane Diagram

Prijem i obrada zahteva za transport sirove nafte - 2

NIS

GA

SP

RO

M

NE

FT

Sekto

r fina

nsijs

ko

ekon

om

ske

po

slo

ve

Kon

troln

a k

uća

Sekto

r za p

rod

aju

Sekto

r za

tra

nsport

Potpisivanje protokola o prijemu nafte (Rukovodilac)

Protokol o prijemu nafte

Protokol o prijemu nafte

Plaćanje

Račun

Izrada ugovorne

kazne

Ugovorna kazna

Kontaktiranje

NIS-a

Dostavljanje

protokola Sektoru

za prodaju

Protokol o prijemu nafte

Protokol o prijemu nafte

Praćenje ugovora

i izrada Izveštaja

o realizaciji

ugovora

Izveštaj o realizaciji ugovora

Transport

sirove nafte

Praćenje transporta i obaveštavanje

Sektora za transport o promenama

Izrada protokola o

prijemu nafte

Protokol o prijemu nafte

Izrada računa i

dostavljanje NIS-

u i Sektoru za

finansij.

Račun

Praćenje naplate i

obaveštavanje

Sektora za

prodaju

Ispoštovan ugovor

NE

Kraj

DA

Mapiranje procesa - Alati Cross Functional Flow Chart – Swim Lane Diagram

Aktivnost

Odluka

Potproces

Dokument

Početak / kraj

Prekid / nastavak

Paralelni tok

Tok procesa

Mapiranje procesa - Vežba

Mapirati procese

opisane u studiji slučaja

„Casa moderna“

Dokumentovanje procesa

ID karton procesa

(identifikacioni karton)

osnovni podaci o procesu

dokumentacija koja se koristi

povezanost sa drugim procesima

odnos procesa i organizacione

strukture

Procesni pristup

Organizacija kao mreža poslovnih procesa.

Organizaciona struktura ili procesi?

Organizaciona struktura

Procesi

Procesni vs Strukturni pristup

Planiranje

nabavke

Analiza

dobavljača

Komuniciranje

sa

dobavljačima

Naručivanje

robe

Prijem i

kontrola robeSkladištenje

Plaćanje

dobavljačima

Istraživanje

tržišta

Komuniciranje

sa

potencijalnim

kupcima

Pregovaranje

o prodaji

Zaključivanje

prodajeIsporuka robe

Naplata

potraživanja

od kupaca

Izveštavanju

o stanju na

skladištu

Početak Kraj

KrajPočetak

Prosleđivanje

zahteva za

nabavku

Sektor prodaje i marketinga

Sektor nabavke

Sektor

distribucije

Sektor

finansija

Organizaciona struktura i procesi

PR

IMA

RN

E A

KTI

VN

OST

IA

KTI

VN

OST

I P

OD

RŠK

E

Ulazna logistika

OperacijeIzlazna

logistikaMarketing i

prodajaServisiranje

Infrastruktura organizacije

Upravljanje ljudskim resursima

Razvoj tehnologije

Nabavka

Organizaciona struktura i procesi

Upravljanje ljudskim resursima

Razvoj tehnologije

Nabavka

Ulazna logistika

Radneoperacije

Izlazna logistika

Marekting i prodaja

Servisiranje

Infrastruktura organizacije

Marketing

Proizvodnja

Ljudski resursiIstraživanje i razvoj

Administracija

Procesni vs Strukturni pristup

Proces nabavke

Proces prodaje

Implementacija zahteva mnogo vremena i resursa.

Fokus na procese = Fokus na korisnika

Procesni vs Strukturni pristup

Strukturni pristup Procesni pristup

naglasak na proizvodima i uslugama naglasak na načinu obavljanja posla

(poslovnim procesima)

zaposleni usmereni na

zadovoljavanje potreba nadređenih

zaposleni procesno usmereni na

zadovoljavanje potreba korisnika

vertikalna komunikacija

i spor protok informacija

horizontalna komunikacija

i brz protok informacija

duboka hijerarhija i birokratija plitka hijerarhija i organska struktura

funkcionalni menadžeri kao ključne pozicije vlasnici procesa kao ključne pozicije

jednostavni i standardizovani proizvodi fleksibilni i prilagodljivi proizvodi

isprekidani radni tokovi pojednostavljeni i povezani radni tokovi

funkcionalna suboptimizacija timski rad i saradnja među funkcijama

konkurencija prilikom raspodele resursa zajednički resursi

prepreke između organizacionih jedinica organizacija bez granica

Rezultat procesnog pristupa unapređenju

strukture

Funkcionalna struktura prilagođenja procesima.

„Plića struktura“.

Konzistentnost.

Prvi korak ka horizontalnoj strukturi.

Hvala na pažnji!