Proje ekibi nasıl oluşturulur?

Doç.Dr.Eren Yürüdür

Proje EkibiEkip oluşturma için plan yapEkip üyelerini oluşturmak için gerekli

görüşmeleri yap.Proje başlama toplantısı yap.Ekip üyelerinin taahhütlerini al.İletişim kanalları oluştur.

Kiminle ?YöneticiEkip Üyelerinin

Özellikleri / İsimleriGörev Dağılımı

İstihdam Edilecek KişilerinÖzellikleriGörev Tanımları /Kişi-Saat Maliyetleri

PROJE ORGANİZASYONUNUN

OLUŞTURULMASIProje ekiplerinin oluşturulması, farklı bilgi ve

tecrübeye sahip kişilerin, proje amaçlarına ulaşabilmek amacıyla bir araya getirilebilmesi işlemidir.

Nasıl bir örgütsel yapıya gidilmeli?Bağımsız proje ekibiBirbirine bağlı proje ekibiMatris modeli proje ekibi

BAĞIMSIZ PROJE EKİBİNİN YARARLARI

Proje yöneticisi proje çalışmalarında tam yetki sahibidir.

Ekip üyeleri tek kişiye (yöneticiye) karşı sorumludur.

Kısa iletişim kanalları çabuk karar verilmesini sağlar.

Ekibin motivasyonu, projeye bağlılığı ve işten gurur duyma oldukça yüksektir.

BAĞIMSIZ PROJE EKİBİNİN SAKINCALARI

Proje araç ve gereçleri ortak kullanılmadığı için kaynak israfı vardır.

Ekip üyelerinin genel merkezden hem fiziksel hem de psikolojik olarak uzak olmaları durumunda örgütün amaç ve politikalarının gözardı edilmesi olasılığı vardır.

Ekip üyeleri kendi birimlerinden ayrı düşecekleri için “projeden sonra ne olacağız” duygusuna kapılabilirler.

BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİ

Proje A Proje B Proje C

A R -G E B Ö L Ü M Ü

Proje A Proje B Proje C

M Ü H E N D İS L İK

Proje A Proje B Proje C

Ü R E TİM

G E N E L M Ü D Ü R

BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİNİN YARARLARI

Ekip üyeleri birden fazla projede görev alabilirlerProje üyeleri daha sonra birim veya kuruluştan ayrılsalar bile proje çalışmasının kazandırdığı teknik bilgi ve beceri birimde kalır.Proje biriminde ekip üyeleri kendi birimlerindeki görevlerini sürdürmeye devam eder.Proje üyeleri teknik sorunlara etkin çözümler getirebilirler.

BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİNİN SAKINCALARI

Ekip üyelerinde motivasyon eksikliği olabilirProjenin birimi doğrudan ilgilendirmeyen bazı öğelerine gereken önem verilmeyebilir

MATRİS MODELİ PROJE ÖRGÜTLENMESİNİN YARARLARI

Fonksiyonel birimler arası iletişim üst düzeyde sağlanır.Teknik uzmanlar aynı anda birden fazla projede çalışabilirlerProje bitiminde herkes “evine” döner.Proje ile ilgili problemlere hızlı cevap verilebilirGerekli kaynakların yeri geldikçe projeye katılması nedeniyle insan, malzeme ve zamandan tasarruf sağlanabilir.

MATRİS TİPİ ÖRGÜTLENMENİN SAKINCALARI

İki amir sorunuProje yöneticisinin ekip elemanları üzerinde yetkisi olmasına karşın, personel kararlarında sorumluluk ve kontrole sahip değildir.Çalışanların öncelik verdikleri işler, ekip faaliyetlerinin çizelgelenmesinde çelişkilere yol açabilir.

MATRİS TİPİ ÖRGÜTLENMENİN SAKINCALARI

İki amir sorunuProje yöneticisinin ekip elemanları üzerinde yetkisi olmasına karşın, personel kararlarında sorumluluk ve kontrole sahip değildir.Çalışanların öncelik verdikleri işler, ekip faaliyetlerinin çizelgelenmesinde çelişkilere yol açabilir.

EKİP KURULUŞ AŞAMALARIOluşum(Forming): Bu aşamada ekip üyeleri birbirleriyle tanışır, proje hakkında bilgi alır ve resmi rollerini ve sorumluluklarını öğrenir. Ekip üyeleri bu aşamada genellikle bağımsız davranır ve çok açık olmazlar.

Karmaşa(storming): Bu aşamada ekip, proje çalışmalarını, teknik kararları ve proje yönetimi yaklaşımını ele almaya başlar. Ekip üyeleri işbirliğine ve farklı fikirlere ve  perspektiflere açık değillerse, ekip ortamı yıkıcı bir hale gelebilir.

EKİP KURULUŞ AŞAMALARI Düzenleme(Norming) Düzenlenme aşamasında, ekip

üyeleri birlikte çalışmaya, çalışma alışkanlıklarına ve davranışlara uyum sağlamaya başlarlar ve bu durum ekibi destekler. Ekip üyeleri birbirlerine güvenmeye başlarlar.

Performans.(Performing) Performans aşamasına ulaşan ekipler iyi organize edilmiş bir birim olarak faaliyet gösterirler. Üyeler karşılıklı bağımlılık içerisinde çalışırlar ve sorunları kolay ve etkin bir şekilde ele alırlar.

Çözülme.(Adjourning) Çözülme aşamasına gelen ekip üyeleri proje çalışmalarını tamamlar ve başka çalışmalara geçerler

NELERE DİKKAT EDİLİR?

•Önce proje!.. Ekip oluşturma işlemine başlamadan

önce, proje planı oluşturulmalı, projenin teknik içeriği ve nitelikleri belirlenmelidir

•Net tanımlar!.. Projenin varsayımları, yöntemi,

sınırlılıkları, girdileri, çıktıları ve hedefleri açık bir şekilde tanımlanmalıdır.

NELERE DİKKAT EDİLİR?

•Kontrol, tarihler!.. Proje kontrol uygulamaları ve proje

sürecindeki kritik tarihler belirlendikten sonra görevler listelenmelidir.

•Göreve en uygun kişiler!.. Listelenen her görev için gerekli nitelikler

tespit edilip, bunlara uygun personel ve projeyle uzun süre ilgilenecek çekirdek takım elemanları belirlenmelidir.Görev ve rol dağılımı net olmalıdır.

NELERE DİKKAT EDİLİR?• Ne fazla, ne de eksik!.. Görev tanımları, yapılacak işler ne kadar personel

gerektiriyorsa o kadar çalışan bulunmalıdır. Fazla ya da eksik personel sorunlara neden olabilir.

• Ortak motivasyon, paylaşım, yardımlaşma!.. Proje ekibi elemanları ortak bir amacı hedefleyen,

birbirlerinin beceri ve bilgilerini paylaşan ve yardımlaşan insanlardan seçilmelidir

• Araştırma!.. Proje yöneticisi, takımı kurarken adaylar hakkında

araştırma yapmalı, kendileriyle görüşmeli ve onların onayını mutlaka almalıdır.

EKİBİN BAŞARILI OLABİLMESİ İÇİN TEMEL UNSURLAR

Ekip Hedeflerinde Açıklık

Uygulama Planı

İyi Tanımlanmış Rol Dağılımı

Açık İletişim

Ekip Üyelerinin Fikirlerinden ve Deneyimlerinden Azami Oranda Yararlanma

İyi tanımlanmış Karar Alma Mekanizmaları

Dengeli İş Dağılımı

Çalışma Disiplininin Yaratılması

Proje Yönetim Tekniklerinin Kullanılması.

Proje ekibine seçim kriterleriGörev bakımından

Teknik olarak yetenekli mi? Güncel bilgi ve beceriye sahip �mi?

Bilgi ve becerileri diğer takım �elemanlarını tamamlıyor mu?

Yeterli proje yönetimi bilgisine �sahip mi?

Ekip uyumu açısındanEkip elemanlarıyla uyumlu

çalışabilecek mi? İyi bir iletişimci ve dinleyici mi? � Hedeflere ulaşmak için fazladan �

çalışma arzusu var mı? Ekipte farklı görevlere uyum �

sağlayabilecek esnekliği var mı? Yeni fikirlere açık mı? � Başkalarının fikrini kabul ediyor �

mu?

Kişisel özellikler BakımındanHoşgörülü mü? Gülümseyebiliyor

mu? Daha fazla başarı için istekli mi? � Tek başına yapamayacaklarının �

bilincinde mi? dürüst mü? Güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi �

şekilde ortaya koyabiliyor mu?

Teşekkürler

Doç. Dr. Eren YÜRÜDÜR

Gaziosmanpaşa Üniversitesi