PROPOSAL KEGIATAN REUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANGPROPOSAL KEGIATANREUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANG

I. PENDAHULUAN

 1.1 Latar Belakang            SMP 3 Gunung Padang Panjang sebagai sebuah sekolah yang telah berdiri sejak bertahun-tahun yang lalu ini, kini telah menghasilkan puluhan angkatan, dan ribuan alumni. Mereka yang telah mengeyam pendidikan dan lulus di sekolah ini, banyak yang menyebar ke berbagai daerah di Indonesia. Selain menyebar di seluruh daerah Indonesia untuk meneruskan studi, sebagian juga banyak yang setelah lulus dari sekolah ini mereka bekerja di berbagai daerah di Indonesia .            Setelah sekian lama dan sekian banyak alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang yang telah dihasilkan dan telah tersebar di berbagai daerah di Indonesia, timbullah kerinduan antar alumni, untuk mengetahui kabar teman-teman mereka, bagaimana keadaan guru-guru yang mengajar mereka di SMP 3 Gunung Padang Panjang kini, seperti apa SMP 3 setelah sekian lama ditinggalkan, dan betapa kerinduan antar alumni terhadap teman-teman sesama angkatan mereka, bagaikan saudara yang saling terpisah, maka besar sekalilah kerinduan mereka tersebut.

            Seiring dengan adanya rasa rindu tersebut oleh karena itu timbul wacana-wacana dari berbagai lintas angkatan mengusulkan untuk mengadakan reuni di SMP 3 Gunung Padang Panjang.

            Berbekal wacana dan usulan-usulan yang didengang-dengungkan tersebut, maka kami sebagai alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang yang merasakan kecintaan mendalam terhadap almamater kami ini, tergeraklah hati kami untuk mengaspiratif dan melakukan sebuah rintisan untuk meleader dan menggoalkan wacana teman-teman yang ada timbul secara massif ke permukaan belakangan ini.

            Akhirnya dengan berbekal  tekad yang kuat, keyakinan mendalam  bahwa langkah kecil rintisan kami ini merupakan amal yang tak akan sia-sia, maka kami ajukanlah rencana Reuni Akbar SMP 3 Padang Panjang  ini.

I.2  MAKSUD DAN TUJUAN

I.2.1 MaksudAdapun maksud diadakannya kegiatan reuni akbar dan mubes ini adalah sebagai keinginan dari para alumni untuk berkumpul kembali bersama para alumni yang lain serta keinginan  para alumni untuk ikut berkontribusi dalam memajukan SMP 3 Gunung Padang Panjang.

I.2.2 Tujuan KegiatanAdapun tujuan diadakannya acara ini :1. Mempererat tali silaturahmi antar alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang

2. Menunjukkan perkembangan SMP 3 Gunung Padang Panjang kepada para alumni.

3. Membuka jalur peran serta alumni bagi perkembangan SMP 3 Gunung Padang Panjang

4. Membentuk kepengurusan baru  ikatatan Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang

5. Menambah database alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang

I.3 DASAR KEGIATANKegiatan ini dilaksanakan berdasarkan hasil koordinasi Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang dengan pihak SMP N 3 Gunung Padang Panjang

 II. ISI PROPOSAL

 2.1 TEMA KEGIATAN Kegiatan ini diharapkan mampu menjalin hubungan yang lebih baik antar alumni, dan para alumni dengan pihak SMP 3 Gunung Padang Panjang yang nantinya bisa memberi manfaat bagi satu sama lainnya.  Maka tema yang di angkat dalam acara ini adalah “Meningkatkan Silaturrahmi dan Peran Serta Alumni Untuk Kemajuan SMP 3 Gunung Padang Panjang“.  2.2 BENTUK KEGIATAN Kegiatan ini diselenggarakan dalam bentuk :a. Temu ramah dan silaturrahmi alumni SMP N 3 Gunung Padang Panjangb. Gerakan 1 Alumni, 1 Bukuc. Pentas senid. Musyawarah Besar (MUBES)e.  Penyerahan bantuan kepada sekolah

 2.3 PESERTAPeserta kegiatan ini adalah seluruh Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang dan para undangan.

 2.4 WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAANHari, tanggal   : Sabtu, 3 September 2011Waktu             : Pukul 13.30 – 21.00 WIBTempat            : SMP 3 Gunung Padang Panjang.

2.5 SUSUNAN KEPANITIAANKepanitiaan (terlampir)

 2.6 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATANJadwal rinci pelaksanaan kegiatan terlampir dan apabila ada perubahan akan ditetapkan  kemudian.

 III. ESTIMASI DANA KEGIATANa. Kesekretariatan NoKebutuhanKeteranganJumlah (Rp)1Kertas A41 rim x 35.000                         35.0002Tinta Printer2 pak x 30.000                         60.0003Amplop2 kotak x 15.000                         30.0004Kwitansi2 buah x 5000                         10.0005Stempel Panitia1 buah x 30.000                         30.0006Pembuatan Proposal50 buah x 7.000                       350.0007Alat Tulis Kantor (ATK)1 paket x 50.000                         50.000

Total            565.000

b. Acara, Dekorasi dan DokumentasiNoKebutuhanKeteranganJumlah (Rp)1ID Card Panitia40 buah x 5000                       200.0002Dekorasi Tempat Acara

                       500.0003Spanduk Acara2 buah x 150.000                       300.0003Sewa Organ Tunggal / Alat Musik1 paket                     1500.0004Sewa Camera Digital2 buah x 100.000                       200.0005Cetak Foto100 lembar x 1000                       100.0006Cindera mata500 buah x 5000                     2500.000

Total         5.300.000

c. Perlengkapan dan TransportasiNoKebutuhan

KeteranganJumlah (Rp)1Sewa Tenda dan kursiuntuk 500 peserta                  10.000.0002Pengadaan Pentas Acara1 buah x 500.000                       500.0003Sewa Mobil1 mobil x 2 hari x 300.000                       600.0004BBM50 liter x 4500                       225.000

Total       11.325.000  

      

d. Humas, Perizinan dan PublikasiNoKebutuhanKeteranganJumlah (Rp)1KomunikasiVoucher Pulsa dan Internet                       300.0002Spanduk sosialisasi acara20 buah x 150.000                     3000.0003Pamflet sosialisasi acara500 lembar x 500                       250.0004Publikasi di media cetak5 kali terbit x 200.000                     1000.000

Total         4.550.000

e. Konsumsi dan KebersihanNoKebutuhanKeteranganJumlah (Rp)1Snack alumni500 orang x 4000                     2000.0002Snack panitia40 orang x 4000                       160.0003Makan malam peserta + undangan500 orang x 12.000                     6000.0004Makan malam panitia40 0rang x 12.000                       480.0005Kebersihan

                       100.000

Total         8.740.000

Total Pengeluaran (Rp)

a. Kesekretariatan                                                     :     565.000 b. Acara, Dekorasi dan Dokumentasi                    :  5.300.000   c. Perlengkapan dan Transportasi                         :11.325.000d. Humas, Perizinan dan Publikasi                          :  4.550.000e. Konsumsi dan Kebersihan                                    :  8.740.000+                                                                                          30.480.000Biaya tak terduga 10 % x  (a+b+c+d+e)                3.048.000+Total                                                                      Rp      33.528.000,-

Jadi total dana yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 33. 528.000,- (TIGA PULUH TIGA JUTA LIMA RATUS DUA PULUH DELAPAN RIBU RUPIAH)

3.2 SUMBER DANAKegiatan ini diharapkan memperoleh dana dari :- Alumni                                                             - Donatur  - Pihak Sponsor                                                                         

IV. PENUTUP            Demikian proposal ini kami buat. Kami mengharapkan dukungan dan partisipasi dari pihak yang berkaitan. Semoga acara ini dapat terlaksana dan memberikan manfaat baik bagi para Alumni, SMP 3 Gunung Padang Panjang, dan pihak yang terkait didalamnya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                          LEMBAR PENGESAHAN                                                                                                                        Ketua Panitia                                                             Sekretaris

                                                                            Gusrizal                                                                    Meirina Hastri

                                                                Menyetujui                                 Ketua Ikatan Alumni SMP N 3 Padang Panjang

                                                          Hendra Tanjung

                                                                

                                                                 Mengetahui                                     Kepala Sekolah SMP N 3 Padang Panjang

                                                          Rita Yanti S.Pd                                          NIP: 1965 0125 1990 03 2 005

LAMPIRAN ISUSUNAN KEPANITIAAN REUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI SMP N 3 GUNUNG PADANG PANJANG

PenasehatRita Yanti, S.Pd (Kepala Sekolah SMP N 3 Gunung Padang Panjang)

Sterring ComitteHendra TanjungHendri SatriaYusma Yanti

Organizing Comitte (Panitia Pelaksana)Ketua              : Gusrizal (087892805756)Wakil              : RahmanandaSekretaris       : Meirina HastriBendahara     : Ramadani Putri

Bidang Dana, Kerjasama, SponsorshipKoordinator    : FirdausiAnggota          : - Annisa                          - Roza                          - Nina Kusuma                          - Sri Mega Yanti                          - Neni Oktavia                          - Melda Wati

Bidang Acara, Dekorasi dan DokumentasiKoordinator    : Nurul FitraAnggota          : - Dayat                          - Welly Tanjung                          - Indra Hardianto                          - Sumardi                         - Noerma Sari FN                         - Bunga Amelia                         - Erna Wati

Bidang Perlengkapan dan TransportasiKoordinator    : Asro SuardiAnggota          : - Ricky                          - Dasafri Putra                          - Donny                          - Nuzul Hidayat                          - Yos Effendi

Bidang Humas, Perizinan dan PublikasiKoordinator    : HermansyahAnggota          : - Rinaldi                          - Maryori Eka Putri                          - Fitri Handayani                          - Mardaleni

Bidang Konsumsi dan KebersihanKoordinator    : Fitria NovitaAnggota          : - Vella                          - Ayu                          - Adri                          - Meri Andani                          - Ira Santia Dewi

LAMPIRAN 2 SUSUNAN ACARA REUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANG13.00 - 13.30 wib        : Registrasi Peserta13.30 - 14.00 wib        : Pembukaan Acara                                     - Kata sambutan  dari Ketua Panitia Pelaksana                                     - Kata sambutan dari Ketua Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang                                     - Kata Sambutan dari Kepala Sekolah SMP 3 Gunung Padang Panjang

14.00 - 15.45 wib        : - Temu ramah dan silaturrahmi antar alumni                                     - Pentas seni / hiburan                                     - Penyerahan bantuan dan kenang-kenangan dari alumni kepada pihak                                               sekolah15.45 - 16.30 wib        : Istirahat, sholat, snack16.30 - 18.30 wib        : Musyawarah Besar (MUBES) Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang18.30 - 20.00 wib        : Istirahat, sholat, makan20.00 - 20.45 wib        : Lanjutan Musyawarah Besar (MUBES) Alumni SMP N 3 Gunung                                                   Padang Panjang20.45 - 21.00 wib        : Foto bersama alumni21.00 wib                    : Pulang

Catatan: susunan  acara reuni ini bisa berubah sewaktu-waktu mengingat  situasi dan kondisi

LAMPIRAN 3BENTUK KERJASAMA YANG DITAWARKAN OLEH PANITIA REUNI AKBAR ALUMNI SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANG

1. MENJADI DONATUR / PENYUMBANGMerupakan perusahaan, lembaga, instansi maupun perorangan yang ingin berpartisipasi dan memberikan kontribusi bantuan  atau dana secara sukarela demi menyukseskan kegiatan diatas.2. MENJADI SPONSOR2.1 Sponsor Tunggal            Perusahaan, instansi atau lembaga sebagai satu-satunya sponsor yang membiayai acara. Panitia tidak berhak menerima tawaran dari sponsor lainnya, kecuali sponsor lepas.Kontraprestasi yang dapat ditawarkan untuk sponsor tunggal adalah sebagai berikut :1. Sponsor dapat mendirikan stand produk ditempat penyelenggara

2. Memperkenalkan produk sponsor ditempat kegiatan

3. Spanduk rentang berjumlah 6 buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1 x 4 meter,  seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter tempat brand sponsor). Adapun lokasi pemasangan spanduk yakni di tempat berlangsungnya acara tersebut.

4. Spanduk rentang dalam ruang 2 (dua) buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1 x 4 meter, seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter) tempat brand sponsor

5. Kokarde panitia, dimana pada kokarde tersebut terdapat brand sponsor

6. Pamflet akan disebarkan di tempat-tempat yang strategis

2.2 Sponsor Utama            Perusahaan, instansi atau lembaga sebagai sponsor yang memberikan kontribusi  sebesar 75 % dari total anggaran terlampir, sedangkan perusahaan, instansi atau lembaga lainnya hanya menjadi sponsor di bawah sponsor utama.Kontraprestasi yang dapat ditawarkan untuk sponsor tunggal adalah sebagai berikut :1. Sponsor dapat mendirikan stand produk di tempat penyelenggara

2. Memperkenalkan produk sponsor ditempat kegiatan

3. Spanduk rentang berjumlah 2 buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1x 4 meter, seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter tempat brand sponsor). Adapun lokasi pemasangan spanduk ditempat berlangsungnya acara tersebut

4. Spanduk rentang dalam ruangan 1 buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran  1 x 4 meter , seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter) tempat brand sponsor

5. Kokarde panitia, dimana pada kokarde tersebut terdapat brand sponsor

6. Pamflet akan disebarkan ditempat-tempat yang strategis

2.3 Sponsor Partisipan            Sponsor partisipan adalah perusahaan, intansi atau lembaga yang ingin ikut berpartisipasi dalam acara ini, dimana pihak sponsor memberikan kontribusi dana sebesar 10 sampai 20 % dari total anggaran terlampir atau dengan menyediakan fasilitas sarana dan prasarana yang diperlukan atau media penyiaran dan publikasi sesuai dengan kesepakatan antara pihak panitia dan sponsor.            Selain hal tersebut diatas, bentuk-bentuk penawaran lain yang belum tercantum pada point – point diatas dapat dibicarakan lebih lanjut.