Prosesstyring som styringsverktøy

Kvalitetssystem og Virksomhetsplan

22. Januar 2009

Aleksander Nikolic

Organisasjons – og kvalitetssjef

Hvorfor denne innlegget?

Bakgrunn:

• Deltaker i arbeidsgruppe som skulle planlegge og gjennomføre et "NPH/seminar om analyse- og planarbeid i private høyskoler"

• Diskusjon i arbeidsgruppen rundt rapporteringen til departementet

• Komplisert å rapportere• Utfordring å navigere seg på nettet for å ta ut riktige rapporteringskriterier• Uoversiktlig og komplisert struktur på nettet (hva er gjeldende?)

• Dobbeltarbeid• Bruker mye tid på å konvertere våre mål inn i departementets mal• En mal mest praktisk for departementet?

• Hva brukes rapporten til?• Hvem leser denne?• Fordeles statsstøtten på bakgrunn av denne eller studiepoengsproduksjon som

rapporteres gjennom studentdata til DBH?

• Hvorfor ikke levere inn det vi allerede har av rapporter?• Sektormålene er like de kriterier (NOKUT) og lovverk (UH-loven) vi allerede følger

• Spørsmål fra gruppen; Hvordan styrer vi?

• Mange ulike systemer som sikrer kvalitet i prosessene som gjennomføres på Markedshøyskolen

• Drifts- og rapporteringssystemer• Læringsplattform• Økonomisystem• Studentsystem• Markedsføringssystemer• Kundeoppfølgingssystemer• Kvalitetssystem

• Styringssystemer/verktøy• Kvalitetssystem• Virksomhetsplan

Hvordan styrer Markedshøyskolen?

1. Virksomhetsplanen

2. Kvalitetssystemet

Styringsverktøy ved Markedshøyskolen

De personlighetstrekk som vi ønsker at Markedshøyskolen skal identifisere seg med

Verdiene skal kjennetegne Markedshøyskolen i alt vi gjør

Hvem er Markedshøyskolen til for?

Hva skal Markedshøyskolen levere?

Hvilken posisjon har Markedshøyskolen og hvilken posisjon ønsker vi at Markedshøyskolen

skal ha? hvordan skal vi posisjonere oss? hva skal våre komparative fortrinn være? hvorfor

skal studentene velge oss?

Målene skal hjelpe oss med å nå visjonen

Målene forteller oss om vi er på rett vei

Hvilke mål skal vi ”jakte på” i kommende strategiperiode?

Hvordan skal vi nå målene våre? Vi utvikler strategier for hvert mål.

For å nå visjonen må vi velge; hva skal vi gjøre og hva skal vi ikke gjøre

Når valg er tatt må vi ta konsekvensen av valgene

Hva ønsker vi at Markedshøyskolen skal være?

Hva ønsker vi at Markedshøyskolen skal strekke seg mot?

Strategi for Markedshøyskolen

Misjon

Posisjon

Mål

Kjerneverdier

Visjon

Strategier

Mål kategoriseres inn i 4 perspektiver

Visjon

Strategisk plan

Student

ØkonomiMedarbeider

Interne prosesser

Student (perspektivet ser på oss gjennom studenten øyne. Det definerer hvordan vi skal skille oss fra konkurrentene for å kunne tiltrekke oss studenter. Hva skal våre fortrinn være?)

Interne prosesser (perspektivet beskriver prosessene og aktivitetene som er kritiske for å nå målene i kundeperspektivet og det finansielle perspektivet).

Økonomi/finans (det finansielle perspektivet skal si noe om hvilke økonomiske mål som må nås for å tilfredsstille virksomheten)

Medarbeider (perspektivet er fundamentet i virksomhetens fremtidige evne til å oppnå suksess).

Systematisering - styringskort

Perspektiv Hovedmål Strategi Styringsindikator Resultatmål Tiltak Hovedmål kategoriseres under perspektiv

Hovedmål for strategiperioden defineres.

Hvilke veivalg tar vi for å nå målet?

Hva skal vi måle på?

Et konkret og målbart mål som viser om vi er på rett vei.

Hvilke aktiviteter må gjennomføres for at vi klarer å nå målet?

Student Markedshøyskolen skal gjennom internasjonalisering bli en attraktiv institusjon å studere ved for nasjonale og internasjonale studenter.

Markedshøyskolen skal etablere nye utvekslingsavtaler.

Utvekslingsavtaler Markedshøyskolen skal innen 2009 ha etablert X antall avtaler med internasjonale universitet og høyskoler

Handlingsplan som beskrives i virksomhetsplan

Økonomi

Medarbeider

Interne prosesser

• Virksomhetsplanen tar utgangpunkt i høyskolens strategi og de strategiske mål som er etablert for strategiperioden

• Virksomhetsplanen gjelder for et år av gangen

• Alle mål og aktiviteter er kategorisert inn under de 4 perspektivene – student, økonomi, interne prosesser og medarbeider

• Planen gir en detaljert oversikt over hvilke aktiviteter som skal utføres i løpet av året og som skal sikre at etablerte mål nås

• Planen er utgangspunkt for budsjettprosessen

• Virksomhetsplanen skal tydelig vise for de ansatte de mål høyskolen har og hvilken retning den går for å nå disse

• Mål og aktiviteter i virksomhetsplanen vil bli fulgt opp gjennom året og evaluert og rapportert i slutten av året til høyskolen internt, konsernledelsen og til styret for Campus Kristiania

Virksomhetsplanen

1. Virksomhetsplanlegging

2. Kvalitetssystem

Styringsverktøy

Kort om systemet

Studentperspektivet til grunn for utformingen/design av systemet

• Med NOKUT`s krav om studentperspektivet i tankene opprettet høyskolen i felleskap en ”verdikjede” som bestod av alle møtepunkt studenten har med høyskolen og som påvirker studentens hverdag

• Møtepunktene ble definert som hovedprosesser i verdikjeden

• Kvalitetssystemet er et prosessbasert system bestående av en verdikjede, hovedprosesser, delprosesser, flytskjemaer med aktiviteter og prosedyre/rutine beskrivelser

• Klassisk kvalitetstankegang med planlegging – gjennomføring – evaluering – korrigering

• Systemet er et styringsverktøy for høyskolen gjennom delene: evaluering og korrigering

Målet med systemet - tredelt

1. Kvalitet i leveransen• Gjennom klart beskrevne prosesser, prosedyrer, roller og ansvarsforhold sørger systemet

for at studiekvaliteten blir mest mulig optimal for studenten.

2. Informasjon og opplæring• Systemet fungerer som et informasjonssystem som synliggjør hvilke prosesser høyskolen

ufører og slik sikrer en stabil kompetanse i organisasjonen, samt en forutsigbarhet for ansatte og studenter.

• Systemet skal aktivt benyttes i opplæringssammenheng og alle ansatte skal vite hvorfor oppgaven skal gjøres, hvordan oppgaven skal utføres og utføre denne riktig ved første forsøk.

3. Forbedringsarbeide og utvikling• Kvalitetssikringssystemet følger standard kvalitetstankegang• Inndelt fasene: planlegging, gjennomføring, evaluering og forbedring og følger hverandre

sekvensielt• Tilbakemeldinger i form av evalueringer og rapporter blir grunnlaget for en kontinuerlig

prosess der målet er en stadig forbedring av kvaliteten og en videre utvikling av høyskolen

Design på kvalitetssystemet

Systemets 4 faser

Forbedring

Evaluering

GjennomføringPlanlegging

Organisering

Opptak

Eksamen

UndervisningMarkedsføring

Studentinvolvering

Studentevaluering

Studentoppfølging

Drift

Mottak

ØkonomiPersonal

Bibliotek

Strategi

Utvalg og råd

Planlegging avundervisning

Resultater og rapportering

Forbedringsarbeide

$$

• Resultater og rapportering er dokumentasjonen som kommer ut av kvalitetssystemet.

• Dokumentasjonen gir høyskolen informasjon om hvordan de forskjellige prosessene utføres, om prosessene har oppnådd sine hensikter og om de har gjort dette tilfredsstillende i henhold til etablerte kvalitetsmål og strategiske mål

• Dokumentasjonen sikrer at ledelsen ved høyskolen får nødvendige tilbakemeldinger fra studenter og ansatte

• Kvalitetsrapporten – er styringsdokumentet som samler all dokumentasjon og blir grunnlag for handling, endring og forbedring

Kvalitetssystemet som styringsverktøy

1. Kvalitetssystemet – viser oss om vi utfører våre prosesser tilfredsstillende eller om det er behov for forbedringer/endringer1. Operasjonalisering av kvalitet

2. Virksomhetsplanen – viser oss om vi når våre mål eller ikke1. Operasjonalisering av strategi

3. I tillegg til disse forholder høyskolen seg til gjeldende kriterier og lovverk (NOKUT og Departementet)

UH - loven:§ 1-1. Lovens formål Denne lov har som formål å legge til rette for at universiteter og høyskoler a) tilbyr høyere utdanning på høyt internasjonalt nivå. b) utfører forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid på høyt internasjonalt nivå. c) formidler kunnskap om virksomheten og utbrer forståelse for prinsippet om faglig frihet og anvendelse av vitenskapelige og kunstneriske metoder og resultater, både i undervisningen av studenter, i egen virksomhet for øvrig og i

offentligforvaltning, kulturliv og næringsliv.

Styringsverktøy – oppsummert

Strategiprosess

Misjon og Visjon

Hovedmål fordelt på perspektiver

Strategier

Aktiviteter

Styringsparametre og resultatmål

Virksomhetsplanlegging som prosess

Planlegge aktiviteter

Kostnadsestimere

BudsjettereGjennomføring

Måloppnåelse

Budsjettprosess

Virksomhetsplanlegging

Budsjettforslag

Justering av budsjett

Budsjettoppfølging og prognoser

Godkjenning av budsjett

Kvalitetssystem som prosess

Planlegging

Gjennomføring

Evaluering

Korrigering

Samlet styringsprosess

Misjon - Visjon – Posisjon - Mål - StrategierStyringsindikatorer/måleparameter - Resultatmål

Aktiviteter - Budsjett

Planlegging

VirksomhetsplanKvalitetssystemBudsjett

Gjennomføring

KvalitetssystemStrategiVirksomhetsplan Korrigering

VirksomhetsplanKvalitetssystemBudsjettprognoser

Evaluering