Dra. Catalina Bello VidalJefa de OCRACC

OFICINA CENTRAL DE REGISTROS

ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO

Universidad NacionalFederico Villarreal

“MATRICULA 2013”

REUNIÓN INFORMATIVA

CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS

SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL

ALCIDES CARRIÓN

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros documentos académicos.

VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de calidad en la gestión y resguardo de la información académica.

MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las normas académicas, brindando un servicio de calidad.

VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.

Vicerrectorado Académico

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de

Cómputo

Oficina de Servicios

Oficina de RegistrosOficina de

Procesamiento

ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL

Oficina de Servicios (6)

Oficina de Registros(Coordinación) (6)

Oficina de Procesamiento (2)

Área de Archivo (Verificación) (11)

VRAC-OCRACC

OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.

.Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A)

Ω Asistencia Técnica a las facultades

Ω Coordinación del Proceso de Matrícula

Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación).

Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas

Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios

Ω Obtención del Orden de Mérito

PROCESO DE MATRICULA 2011

VRAC-OCRACC 6

OCRACC

FACULTAD

ALUMNOS

BANCO

Material de Matrícula

Carpeta de Matrícula

Solicitud de Matrícula

Información de Matrícula efectuada

Voucher de Pago

Obligaciones de Pago

(Ficha de Solicitud,Record Académico y Obligaciones de Pago)

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

PROCESO DE MATRICULA 2012

OPERADORES OSA - OCRACC

7

OCRACC

FACULTAD

BANCOS

Carpeta de Matrícula(Alumno)

Solicitud de Matrícula

DOCENTES CONSEJEROS

Voucher de Pago

Obligaciones de Pago

(Ficha de Solicitud,Record Académico Obligaciones de Pago)

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA

ALUMNOS

El docente ConsejeroEntregará un padrón de alumnos atendidos

PROPUESTAPARA

LAMATRÍCULA

2013

MARCO LEGAL: Ley Universitaria 23733 Estatuto de la UNFV Reglamento General de la Universidad Compendio de Normas Académicas Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas R.

R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490). Reglamento General de Matrículas, Reglamento General de Evaluaciones Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV Unificación de criterios aplicables a los alumnos observados

(ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV

Matrícula 2013

PROCESO DE MATRICULA 2013

OPERADORES OSA - OCRACC

10

OCRACC

FACULTAD

BANCOS

Carpeta de Matrícula(Alumno)

Solicitud de Matrícula

DOCENTES CONSEJEROS

Voucher de Pago

Obligaciones de Pago

(Ficha de Solicitud,Record Académico Obligaciones de Pago)

DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA

El docente ConsejeroEntregará un padrón de alumnos atendidos

ALUMNOS

VRACPag.web.

CONSEJERÍA ESTUDIANTIL

DIRECCIONESDE ESCUELAS

YCONSEJEROS

JEFATURA DE OSAY

OPERADORES

DIFUSIÓN Y VIGILANCIA DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL

UNIVERSITARIA 2013UNFV

MATRICULA 2013(04 -28 marzo)

DECANATOS

Procesos Coordinados desde la OCRACC

con las OSAS

1. Entrega de materiales de matrícula

2. Coordinación del Proceso de Matrícula .

OCRACC

FACULTADES

Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS

1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de Asignaturas para el Año Académico 2013, profesor responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro de la matrícula.

2. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros de Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información que es cargada en el SUM-OCRACC.

3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de estudiantes en consejería.

Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS

4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante 2013.

5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula Cancelada.

6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula (pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y registro de la misma en la OSA)

Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS

7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuando el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con el asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el padrón de consejería. 8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula 2012. Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a fin de reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envío de registros de matrícula a OCRACC, para su verificación mediante el SUM-OCRACC.

12/04/2023 VRAC-OCRACC 16

Universidad NacionalFederico VillarrealPROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA EN LA

FACULTAD1. El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia:2. Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula en

la OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC.3. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informe

de las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTA ETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDO LEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD.

4. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las que permiten generar las actas definitivas.

5. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente son retornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo.

6. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo que ocasiona leves embalses documentarios.

7. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos que intervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entre otros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, lo que ocasiona demora.

NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012

Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisitoSe matriculó en un plan de estudios diferenteSe matriculó y no efectuó pago de matrículaSe matriculó y no cuenta con reactualización de

matrículaSe matriculó superando el número de créditos

autorizadosDejó de matricularse en una asignatura que le

correspondía llevar.

NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013

Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene

respuesta oportuna de la facultad Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones:

• Alumnos no matriculados• Alumnos con reserva de matrícula• Nombres de los profesores errados o carecen del mismo• No se registran las notas de aplazados en el sistema• Error en el promedio final• Enmendaduras• No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano

Algunos consensos OCRACC-OSASen el marco de las mesas de trabajo 2012

1. Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC

2. Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC

3. Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de OSA-OCRACC

4. Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de trabajo).

5. Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC

6. Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad, que permitan el seguimiento histórico académico: deserción, retención, repitencia, invictos, primeros puestos entre otros.

Si usted no conoce su Oficina

No puede medir lo que se hace en ella.

Si usted no puede medir lo que hace

No puede controlarlo. Si usted no puede controlar su

oficina Es probable que no puede dirigirlo. Si usted no puede dirigirlo Es seguro que no puede mejorarlo. Si usted no puede mejorarlo Esta usted atentando contra la

calidad del servicio!!!!

PARA RECORDAR