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Material del módulo de gestión de reuniones del Curso de Posgrado de Marketing
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Visi Serrano Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media ¿Conversamos? 678492521 [email protected]
Módulo:
Dirección eficaz de
Reuniones
INICIO:INICIO:
Lo primero es lo primeroLo primero es lo primero
Visi Serrano Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media ¿Conversamos? 678492521 [email protected]
Reglas del Juego
9:00 - 11:459:00 - 11:45
12:00 - 14:0012:00 - 14:00
16:00 - 19:0016:00 - 19:00
Agenda
Metodología
1.Interiorizar qué entendemos por una reunión de trabajo eficaz a partir de la diferencia existente entre el temas a tratar y objetivos a alcanzar.
2.Conocer las funciones clave a desempeñar por el/la dinamizador/a de una reunión.
3.Aprender a estructurar las reuniones, clarificando las diferentes fases y tipologías de las mismas, identificando cómo actuar en cada una de las mismas.
4.Identificar las habilidades de relación a emplear en las reuniones de trabajo, para que resulten de mayor eficacia.
Objetivos
NÚCLEO:NÚCLEO:
¿Reuniones?¿Reuniones?
Visi Serrano Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media ¿Conversamos? 678492521 [email protected]
Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la
dirigieras o facilitaras o simplemente participaste de ella. Pero es dirigieras o facilitaras o simplemente participaste de ella. Pero es una historia de éxito de una reunión que recuerdas una historia de éxito de una reunión que recuerdas
especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo…orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo…
Tiempo: 5´Tiempo: 5´
Apreciando las reuniones
Por parejas compartid las historias. Conversad sobre los Por parejas compartid las historias. Conversad sobre los antecedentes, los protagonistas. Qué elementos positivos antecedentes, los protagonistas. Qué elementos positivos os han llevado a recordar esta reunión. Cómo definirías os han llevado a recordar esta reunión. Cómo definirías dicha reunión. Plantead dicha reunión. Plantead preguntas apreciativaspreguntas apreciativas. Tomad . Tomad notasnotas. Compartid el tiempo. Compartid el tiempo
Tiempo: 10´Tiempo: 10´
Apreciando las Reuniones
En subgrupos conversamos sobre En subgrupos conversamos sobre temas, contenidos, temas, contenidos, comportamientos y actitudes comunescomportamientos y actitudes comunes de todas esas de todas esas historias de éxito que recordamos sobre reunioneshistorias de éxito que recordamos sobre reuniones
Tiempo 5´ Tiempo 5´
Apreciando las Reuniones
Sobre reuniones basadas en diállogos apreciativos: Sobre reuniones basadas en diállogos apreciativos: http://goo.gl/v71vf
1. ¡La reuniones nono se dirigen solas!
2. Fundamental: el OBJETIVO.
3. La persona que facilita es responsable del contenido, pero SOBRE TODO, DEL PROCESO de la reunión.
3 ideas clave sobre las reuniones
Sobre reuniones y e-reuniones productivas: Sobre reuniones y e-reuniones productivas: http://goo.gl/d01DU
NFORMATIVO
ECISORIO
EGOCIATIVO
ONSULTIVO
Tipos de Objetivos
REUNIÓN INFORMATIVA
REUNIÓN DECISORIA/
NEGOCIATIVA
REUNIÓN CONSULTIVA
TIEMPO Y DOMINIO DEL/DE LA DIRECTOR/A
TIEMPO Y DOMINIO DE LOS/LAS PARTICIPANTES
Tiempo y dominios
14
Líder del proceso (moderador, secretario, Líder del proceso (moderador, secretario, gestor del tiempo)gestor del tiempo)
Comunicación y apoyoComunicación y apoyo
Interpretaciones vs evidenciasInterpretaciones vs evidencias
PlanificaciónPlanificación
Organización de la información para resolver Organización de la información para resolver el problema más allá de tus propias pistasel problema más allá de tus propias pistas
Dinámica de grupo: las pistas
¿Qué podían haber HECHO de ¿Qué podían haber HECHO de distinto los ciegos para saber qué distinto los ciegos para saber qué
era un elefante?era un elefante?
Los ciegos y el elefante
16
Los ciegos y el elefante
Aprendizaje de 2° orden
Aprendizaje de 1° orden
Aprendizaje de 1° orden
Observador Acciones Resultados
Modelo OAR
Nuevas Acciones disponibles
Nuevas Acciones disponiblesObservador
Acciones disponibles
NuevoObservador
Cambio
Cambiando el Observador
DISTENDERDISTENDER
CLARIFICARCLARIFICAR
CONTROLARCONTROLAR
• OBJETIVO
• MÉTODO
• TIEMPO
• CONTENIDOS Y TERMINOLOGÍA
• PARTICIPACIÓN
• TIEMPO
• AJUSTE AL OBJETIVO
• CLIMA
DINAMIZAR
Funciones de quien dinamiza una reunión
El águila ve el mundo desde el El águila ve el mundo desde el aire... aire...
la rana, lo ve desde el suelo…la rana, lo ve desde el suelo…
¿Qué diría cada cual si le ¿Qué diría cada cual si le preguntáramos cómo es el mundo?preguntáramos cómo es el mundo?
¿Quién tiene razón?¿Quién tiene razón?
¿Es cuestión de puntos de vista?
Sobre la persona del Observador: Sobre la persona del Observador: http://goo.gl/8fq40
EL ENFOQUE ÚNICO
Enfoque ÚnicoEnfoque Único
Objetivo:Objetivo:Aceptación por parte de las demás personas de mi enfoque.
Que lo vean como yo
Acciones frecuentes: Acciones frecuentes: Convencer
Imponer
Expresiones: Expresiones:
“Eso no es así”
“¡Cómo que no entiendes!”
“Esta es la única solución”
“La única alternativa es…”
A veces, nuestro enfoque en las reuniones es único. Entonces….
EL ENFOQUE MÚLTIPLE
Objetivo:Objetivo:Aceptar la legitimidad de nuestras diferencias.
Somos observadores distintos de una misma realidad.
Acciones Acciones frecuentes: frecuentes:
Escuchar. Preguntar. Compartir percepciones.
Integrar puntos de vista para abrir nuevas posibilidades.
Expresiones: Expresiones: “Vaya... Yo pienso distinto”.
“¿Cómo lo ves tú?”
“¿Cómo has llegado a esa conclusión?”
A veces, nuestro enfoque en las reuniones es múltiple. Entonces….
Enfoque MúltipleEnfoque Múltiple
Habilidades clave para dinamizar reuniones
1. ¿Cuáles consideramos que son las claves para el éxito en esta dinámica?
• Agotar el tiempo de la planificación para plantear estrategias, nombrar moderador, repartir resto de roles según habilidades y competencias individuales para ser más efectivos.• Informar a los ciegos de cómo va el proceso y nombrar a una única persona que le guie en el proceso.• Los ciegos pueden animar, preguntar cómo vamos, celebrar los éxitos ¡no son mudos!• Si hay toques, socializar el fracaso, no dejarse llevar por el desánimo.• Abrir la mente a todas las posibilidades•Escuchar activamente
Pasando por el aro
2. 2. ¿Qué relación puede tener con las reuniones?
• Incidencia de la importancia y las consecuencias de la responsabilidad individual en las tareas de grupo reunido. • El efecto de los paradigmas en los resultados de la reunión: el aro no se puede mover y hay únicamente hay que retorcerse para pasar; el ejercicio tiene trampa, no tiene solución• Orientarse a la tarea en una reunión es fácil cuando todos los miembros el grupo perciben la misma como apasionante, interesante y retadora.•Las reuniones no se dirigen solas
Pasando por el aro
3. 3. ¿Cuáles son nuestras lecciones aprendidas?
• En las reuniones hay que atender el clima de la misma, atender a otros que quizá necesiten ayuden o estén en otras
posiciones• Para resolver problemas en una reunión tenemos que
compartir y acordar cuál es el problema a resolver• Atender cómo nos comunicamos en las reuniones, es muy
importante para ser efectivos.• La planificación y gestión del tiempo son elementos a cuidar
en las reuniones• Integridad y responsabilidad van de la mano de la capacidad
de pedir ayuda, ofrecerla y cooperar.•Antes de participar en una reunión es importante revisar los
paradigmas y juicios que tengo sobre las personas, la temática y los resultados.
Pasando por el aro
Fases de una Reunión
¿Qué es necesario para ¿Qué es necesario para la efectividad de la la efectividad de la Fase…?Fase…?
Ejercicio de reflexión en subgrupos
Objetivo/s
Agenda de la reunión
¿Participantes?
Lugar de celebración
Pensar en el/los Método/s
Información a los/las participantes
Convocatoria
FASE 1: PREPARACIÓNFase de Preparación
Sobre participación genuina y planificación de agendas abiertas Sobre participación genuina y planificación de agendas abiertas http://goo.gl/Zfbc8
FASE 2: INICIOFase de Inicio
Comenzar a tiempo
Clima: Lugar y Bienvenida
Puesta al día:
Declaración de Objetivos
Pactar/proponer Metodología
Reglas del Juego
Dirección de la reunión: Seguimiento de lo preparado (¡Flexibilidad!)
Participación: Habilidades y Actitudes
FASE 3: NÚCLEONúcleo
Anticipar el final
Revisar el problema
Resumir el progreso
Enfatizar acuerdos
Agradecimiento y despedida
FASE 4: CIERRECierre
FASE 5: SEGUIMIENTOSeguimiento
Evaluación personal
Informar(se) sobre el nivel de realización de acciones / compromisos / propuestas
Ante incumplimientos o contingencias definir y comunicar alternativas
Roles problemáticos en las reuniones
Sobre reuniones comerciales y estilos sociales: Sobre reuniones comerciales y estilos sociales: http://goo.gl/wmmgE
• Facilitar que pierda el miedo a ser sincero/a: refuerzo.
• Hacerle sentirse aceptado/a también cuando exprese su propia opinión.
• No llevarle a / posibilitarle aceptar compromisos que no se van a poder cumplir.
Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones
• Escuchar las quejas prestando atención, pero dirigiendo las discusiones hacia la resolución de problemas.
• No responder a las críticas con justificaciones o reclamaciones, sino con una exposición fundamentada de los hechos.
• Identificar beneficios de la situación.
Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones
• Establecer un orden de prioridad ayuda a limitar el número de alternativas a tener en cuenta.
• Relacionar las posibles soluciones o decisiones con beneficios.
• Dividir la realidad.
Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones
CIERRE:CIERRE:
Ya nos vamos…Ya nos vamos…
Visi Serrano Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media ¿Conversamos? 678492521 [email protected]
No he preparado la reunión convenientemente (dado el grupo)
Inocencia
No soy responsable de…
Impotencia
Resignación y Resentimiento
Se concentra en el entorno
El sujeto no tiene control
Poder
Respondo frente a…
Respons(h)abilidad
Ambición y Aceptación
Se concentra en la persona
Control (uno mismo) e Influencia (en los otros)
VÍCTIMAVÍCTIMA PROTAGONISTA / PROTAGONISTA / 100% RESPONSABLE100% RESPONSABLE
¿Cuál es tu actitud ante tus futuras reuniones?
¡¡¡La reunión ha ¡¡¡La reunión ha sido un desastre!!sido un desastre!!
contacto
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¿Conversamos?móvil: 678492521
visi serranovisi serrano
email: [email protected]
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http://twitter.com/#!/uvedevisi
