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LAS REUNIONES
QUÉ SON LAS REUNIONES Es una actividad en la que un grupo de
personas (o equipo de trabajo) se comunican entre sí, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico.
LAS REUNIONES
Características: Debe existir un grupo. Comunicación fluida y constante entre los
asistentes. En un lugar concreto y con un tiempo
determinado. Las decisiones se toman por consenso. Debe haber objetivos.
LAS REUNIONES
Objetivos: Informar sobre un tema. Transmitir conocimientos. Resolver un problema. Exponer nuevas ideas, enfoques o
procedimientos. Analizar, valorar y planificar estrategias de
actuación, metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios...
Coordinar funciones de los miembros del equipo.
DIMENSIONES DE LAS REUNIONES Dimensión del conocimiento: los asistentes
buscan información, conocer datos para poder solucionar el problema.
Dimensión socio – emocional: los asistentes pueden tener distintas reacciones emocionales y relacionales entre sí.
TIPOS DE REUNIONES
Informativa: para transmitir información para y desde el grupo. Los asistentes pueden ser tanto activos (dan información) como pasivos (reciben información). El conductor o moderador dirige la reunión transmitiendo la información o formulando preguntas.
TIPOS DE REUNIONES
De solución de problemas: se trata de resolver problemas de la empresa o los existentes dentro del equipo. Los asistentes deben participar de forma activa y el conductor sólo observa y modera la reunión.
TIPOS DE REUNIONES
De trabajo: se trata de intercambiar información, coordinarse, mejorar los procesos de trabajo y planificar las estrategias para mejorar la empresa. Los asistentes participan proponiendo ideas, mientras que el moderador deberá dirigir la reunión, pudiendo delegar en otra persona.
TIPOS DE REUNIONES
Creativa: para generar nuevas ideas. Los asistentes deben proponer sugerencias. El moderador actúa como animador y sintetizador de las ideas.
TIPOS DE REUNIONES
De negociación: se trata de conciliar intereses y alcanzar acuerdos. Los asistentes deben presentar sus posturas, opiniones y sugerencias. El moderador debe intentar llegar a un acuerdo y ser imparcial.
LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN Hay dos tipos:
Moderador / conductor / animador / director. El resto de los miembros del equipo / grupo.
EL MODERADOR
Tiene que dirigir, orientar y coordinar la reunión. Funciones:
Establecer el tema y aportar la información necesaria. Moderar las discusiones. Intentar llegar a acuerdos en la toma de decisiones. Crear un clima de confianza y cordialidad para que los
asistentes participen. Fomentar la comunicación y cohesión del equipo. Dinamizar la reunión cuando ésta no avance. Resumir o sintetizar los puntos principales de la reunión y
los acuerdos alcanzados.
EL MODERADORTIPO AUTORITARIO LAISSEZ FAIRE IMPLICADO
Protagonismo Protagonista absoluto
Deja que algunos miembros sean los protagonistas
Es el equipo
Objetivos Los impone No los fija Asumidos y claros por el equipo
Resultados Los que él determine
No son importantes Se cumplen los fijados
Relaciones interpersonales
Relaciones competitivas
Relaciones de amistad
Relaciones de cooperación
Participación No la fomenta Deja que participe quien quiera
Anima y estimula la participación
Sentimientos Genera culpa, miedo, desconfianza,…
Genera desánimo Satisfacción
Trabajo A presión Relajado Al ritmo adecuado
EL MODERADOR
Debe reunir una serie de cualidades: Positivo. Abierto. Imparcial. Cordial. Animador. Implicado. Mediador. Normativo. Sensible. Sabe pensar.
LOS PARTICIPANTES
Funciones: Se implica activamente y de forma constructiva. Presenta las ideas de forma clara y autónoma. Escucha a los demás y acepta y respeta sus opiniones. Se centra en el tema sin desviarse. Respeta el orden de los temas y las normas de
funcionamiento. Propone sugerencias para el buen funcionamiento del
equipo. Intenta suavizar tensiones, mediar en los conflictos y evitar
cualquier crítica destructiva.
LA ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓN Hay que atender a los aspectos temporales:
Antes de la reunión. Durante la reunión. Después de la reunión.
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Necesidad de la reunión: ¿Es el medio más
adecuado?
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Finalidad de la reunión: ¿por qué? y ¿para
qué? Para ello, debemos tener claros los objetivos: ¿Qué queremos con la reunión? (finales) ¿Cómo lo vamos a hacer? (operativos) ¿Cómo evaluamos los resultados? (medibles)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Asistentes: debemos saber quién van a
asistir a la reunión y prever los problemas que puedan surgir.
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Contenido: saber los temas que se van a
tratar en la reunión. Esto se plasma en un orden del día.
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Lugar: es dónde se va a celebrar la reunión.
Debe ser un sitio cómodo, bien iluminado y con buena temperatura. Las mesas situadas en forma de U o de círculo facilita la participación. Contar con medios adecuados (pizarra, proyector, etc.)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Fecha y horario: debe tenerse en cuenta la
disponibilidad de los participantes, así como la hora (cuando puedan prestar máxima atención) No deben durar más de 2 horas, en caso contrario, se realizará un descanso de 10 a 15 minutos.
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Material:
Documentos de trabajo: se los entregan antes a los participantes.
Documentos para la reunión: como estadísticas, etc. que la presenta cualquier persona que vaya a utilizar en la reunión.
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Convocatoria: documento que debe tener:
Convocante. Fecha y hora de inicio y finalización. Lugar. Orden del día. Objetivos. Material que deben preparar los asistentes. Listado de participantes.
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Consta de 3 partes:
Planteamiento. Nudo. Desenlace.
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Planteamiento, nos encontramos con 2
momentos: Toma de contacto: cuando la gente entra y se
saluda. Comienzo:
el moderador deberá presentar a los asistentes que no se conocen.
Recordar / explicar los objetivos. Clarificar el orden del día. Explicar la metodología y los tiempos que se dedicarán
a cada apartado.
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Nudo: es la fase más difícil, puede ser que
surjan problemas. Las dimensiones interpersonales y laborales deben ir unidas a conseguir un mismo objetivo.
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Desenlace: es donde se realiza la síntesis
final y se obtienen acuerdos y conclusiones referidas al qué, cómo, quién, cuándo y con qué medios se realizarán las actuaciones.
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN El acta de la reunión debe ser redactada y
debe darse a cada participante tras haber sido aprobada y rectificada en su caso.
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN Es necesario realizarla en dos aspectos:
De lo acontecido en la reunión. Del grado de cumplimiento de los acuerdos
obtenidos.
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN De lo acontecido en la reunión:
Cumplimiento de los objetivos. Decisiones que se han adoptado. Dinámica de grupos. Actitudes de todos los participantes.
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN Momento de la evaluación:
Al finalizar la misma: puede ser que los asistentes no participen o que se mediaticen las respuestas.
Tras la reunión: es más objetiva, debido al tiempo de reflexión.
Al comienzo de la próxima reunión: los participantes evalúan de forma oral.
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Puede ser que se convierta en una charla de
amigos o sea una pérdida de tiempo, de ahí que se hable de “reunionitis” (reuniones que no son productivas)
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Acciones más comunes:
Antes de la reunión: No efectuar la convocatoria adecuada. Elegir unos medios materiales inadecuados
(estructurales) No preparar de forma adecuada los temas y tratar de
improvisar.
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Durante la reunión:
Prolongar la sesión inadecuadamente y no efectuar pausas.
Problemas entre miembros o divagaciones en la reunión. No cumplir el orden del día. Discutir soluciones antes de abordar correctamente los
problemas. Interrupciones. No alcanzar objetivos previstos. Convocar una nueva reunión.
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Después de la reunión:
No redactar y entregar el acta a los participantes. No evaluar lo acontecido en la reunión. No desarrollar un seguimiento de los acuerdos
adoptados.
SALA DE REUNIONES SIN PROBLEMAS Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad,
objetivos y contenido) Asistentes adecuados. Convocar con tiempo y forma adecuadas. Facilitar medios materiales y humanos precisos. Moderador: preparación y utilización correcta de
técnicas adecuadas. Tener en cuenta el aspecto humano y no sólo la
eficacia y eficiencia. Discutir racionalmente y concretar decisiones
finales del parecer del equipo. Llevar a la práctica los acuerdos adoptados.
