Aktivnosti menadzment dogadjaja

Menadzment dogadjaja predstavlja podrucje primene I sirenja opste teorije I savremnog menadzmenta. Menadzment dogadjaja shvata se I kao kontinuelni I interaktivni process upravljanja internim I eksternim procesima u realizaciji dogadjaj,pozicioniranja I prevazilazenja prepreka.Praksa pokazuje da dogadjaji koji se jednostavno organizuju predstavljaju princip menadzmenta.Dogadjaj se uvek realizuje u nekom okruzenju,pa se I aktivnosti menadzmenta dogadjaja prilagodjavaju karakteristikama okruzenja.Dogadjaj proizvodi dejstvo I ima uticaje na okruzenje sto znaci da je menadzment usmeren na faktore I elemente internog I eksternog okruzenja.Aktivnosti menadzmenta dogadjaja predstavljaju specificno podrucje primene teorije I prakse opsteg menadzmenta.

2

Funkcije menadzmenta dogadjaja

Funkcije menadzmenta dogadjaja proizilaze iz kontinuelnih aktivnosti koje izvrsavaju menadzeri u procesnom smislu.Postoje razliciti principi koji se mogu sublimirati u vidu sireg I uzeg posmatranja funkcija menadzmenta dogadjaja.Postoje I razlike u struktuiranja funkcija menadzmenta koje su definisane promenama u poslovanju preduzecu koje je takodje prosirilo evolutivni put..Struktuiranje je funkcija savremenog menadzmenta i obuhvata sledece 4 funkcije:

PLANIRANJE ORGANIZOVANJE UPRAVLJANJE I KONTROLU

Planiranje dogadjajaPlaniranje je osnovna funkcija menadzmenta dogadjaja I to je sustina upravljanja dogadjajima.Planiranje dogadjaja podrazumeva I usmerava organizaciju prema aktivnostima koje treba preduzeti.Planiranje je imanentno svim hijerarhijskim nivoima ali se njegova uloga I znacaj povecavaju na visim nivoima hijerarhijske strukture. Planiranje dogadjaja pocinje tekuce pozicije organizacije,potom odredjivanje buduce zeljene pozicije za tu organizaciju I metoda potrebnih za njihovo ostvarenje.Planiranje dogadjaja predstavlja tekucu aktivnost koju istinski uspesi menadzeri.Dogadjaji se ispolavaju kroz:

predvidjanje odlucivanje strategijsko planiranje I operativno planiranje

Predvidjanje predstavlja u osnovi neizvesnost menadzmenta dogadjaja,I njime se nastoji predvideti buduca desavanja I pojave u postavljanju I realizaciji dogadjaja I to sa dovoljnom tacnoscu I preciznoscu.Predvidjanje u menadzmentu dogadjaja moze biti predvidjanje ekonomskih desavanja I trendova vezanih za postavljanje I izvrsenje dogadjaja.

3

Organizovanje je neizostavni proces planiranja I predstavlja rad na pripremi odluka I odlucivanje kao I donosenje konkretnih odluka.Prakticna iskustva menadzera pokazuju da je odlucivanje po pravilu identifikovanje I izbor aktivnosti kojim se resavaju specificni problemi postavljanja I izvrsenja dogadjaja.Strategijsko planiranje je jos jedan bitan deo funkcije planiranja u menadzmentu dogadjaja I predstavlja proces definisanja ciljeva organizacije koja se bavi osmisljavanjem ponude dogadjaja.Osnovne razlike izmedju strategijskog I operativnog planiranja odnose se na:vremenski rok planiranja;ostvareni uticaj;obim aktivnosti planiranja;donosenja odluka.Ciljevi razlicitih dogadjaja se razlikuju I prema specificno definisanim vizijama I misijama pojedinih dogadjaja.Razilke u ciljevima dogadjaja ispoljavaju se u zavisnosti od vrste planiranih dogadjaja (tj da li su kulturni,umetnicki,zabavni,sportski,privatni…)Strategija kao rezultat strategijskog planiranja u menadzmentu dogadjaja jeste fokusirana na ostvarenje vizije,misije ili ciljeva dogadjaja.Operativno planiranje je poslednji oblik ispoljavanja planirana kao slozene funkcije menadzmenta dogadjaja.Ono predstavlja rad na konkretizaciji donetih odluka sa ciljem izrade prtakticnih planova I budzeta neophodnog za postavljanje I izvrsavanja dogadjaja.Operativni planovi u menadzmentu po pravilu se odnose na planove mesta dogadjaja I planove dodatnih usluga I proseirene planove.Operativni planovi proizilaze iz strategijskog plana dogadjaja u kojem se trasira pravac u postavljanju I izvrsenju planiranog dogadjaja.planovi za jednokratnu upotrebu preovladavaju u planiranju specijalnih dogadjaja tj dogadjaja koji se postavljaju I izvrsavaju jednom ili veoma retko.menadzeri dogadjaja treba da poznaju I ostale funkcije menadzmenta dogadjaja kako bi postavljanje I realizacija dogadjaja odgovorili realizpovanim ciljevima I ocekivanim rezultatima dogadjaj.

Organizacije su danas suocene sa brojnim pritiscima iz razlicitih izvora.Planiranje predstavlja sredstvo koje predstavlja znacajne koristi za prezivljavanje u takvim uslovima.Dobro stratesko planiranje je presudno za uspeh I prezivljavanje organizacije.Planovi dogadjaja treba da budu sveobuhvatni I fleksibilni.Kada se radi o menadzeru dogadjaja,planovi su veoma vazni I moraju biti sposobni za prilagodjavanje.Dobro planiranje predstavlja dogdjaj koji je veoma kompleksan I mogu se menjati I na razne nacine uticati na sam dogadjaj.Planiranje predstavlja vise od samog uslova postavljanja ciljeva I nacina njihovog ostvarenja.

4

Getz nudi podelu dogadjaja na :kulturne;umetnicke I zabavne;poslovne I trgovinske;sportska takmicenja;obrazovne I naucne;rekreativne;politicke I drzavne ;I privatne.

Kljucni kriterijumi za klasifikaciju vrsta dogadjaja su: u dvorani I na otvorenom sportovi na zemlji ili u vodi redovni raspored nasuprot periodicnom ili povremenom javni ili privatni personalni nasuprot amaterskom dogadjaji koji moraju biti obavljneni nasuprot onima koji poticu iz ligaskih

igara

Organizovanje dogadjaja

“Organizacija”obuhvata kreiranje,struktuiranje I internu kordinaciju menadzment sistema I to sa namerom ispunjavanja mandata organizacije.Znacajan deo razvijanja dogadjaja odnosi se na identifikovanje jedinstvenih elemenata I resursa koji dogadjaji mogu uciniti specijalnim.Za menadzera dogadjaja veoma je vazno da u toku postavljanja dogadjaja identifikuje I zadovolji ciljeve organizacije.Tehnicke inovacije I globalan karakter medija snazno pojacavaju postojeci znacaj I potencijalni segment.Menadzeri dogadjaja teba da posvete posebnu paznju mnogobrojnim trendovima I snagama koje deluju u siroj zajednici.Globalizacija predstavlja razvijanje sirom sveta sovcijalnih odnosa koje povezuju udaljene lokacije tako da su lokalni dogadjaji podeseni sa dogadjajima koji se dogadjaju negde daleko I obrnuto.Uspesni glavni dogadjaju su percipirani kao pozeljne inovine a sposobne su da unaprede svesnost marke I pokretanje prodaje.Menadzeri dogadjaja moraju identifikovati sta potrosaci zele od dogadjaja I sta im on od toga moze pruziti.Tim koji je organizovan za izvrsenje dogadjaja predstavlja predstavlja da su svi clanovi tima dovoljno motivisani I privrzeni da bolje I usbesnije izvrse dogadjaj.

Organizovanje je znacajna funkcija menadzmenta dogadjaja kojom menadzeri utcu na strukturu I pravce aktivnosti.Organizovanje je proces razvijanja I delegiranja aktivnosti na pojedine izvrsioce a proizvod ovog procesa je konkretna

5

organizacija ili organizaciona struktura.Organizovanje dogadjaja predstavlja izgradjivanje odnosa sa internim I eksternim stakeholderima cije je zajednicko angazovanje neophodno u postavljanju I izvrsenju dogadjaja.

Sustina organizovanja dogadjaja ogleda se u odredjivanju odgovarajuce podele rada,organizacione structure I koordinaciji.Dok je organizaciona struktura posledica grupisanja specijalizovanih aktivnosti,hijerarhijski nivo je oblik izmedju pojedinih delova.Podelom rada I specijalizacijom otvaruje se problem “dometa nadleznosti”ili “dometa kontrole”u postavljanju I izvrsavanju dogadjaja.U menadzmentu dogadjaj nastoiji se definisati maksimalan broj podredjenih izvrsilaca.Organizaciona struktura predstavlja rezultat procesa organizovanja dogadjaja.Strukturom se definise odnos dogadjaja I nadleznosti u odredjenoj organizaciji.Organizaciona struktura predstavlja vid organizacione seme koja treba da odrzava 5 osnovnih aspekta organizacione structure dogadjaja:

-podela rada odnos menadzera I izvrsilaca dogadjaja vrste aktivnosti koje se obavljaju kriterijume grupisanja aktivnosti hierarhijske nivoe

Funkcionalna organizacija dogadjaj podstice mobilizaciju specijalizovanih vestina koje se ispoljavaju na najtrazenijim mestima.Ovakva organizaciona struktura omogucuje laku kontrolu posto je izvrsena koncentracija menadzerskih aktivnosti.

Maticna organizacija dogadjaja je karakteristicna za situacije kada se razvijaju organizaciona struktura dogadjaj sa dva aspekta autoriteta..Jedan aspect je odredjen vertikalnom linijom rukovodjenja funkcionalnog ili divizionog karaktera dok je drugi aspect definisan horizontalnom linijom.

Timski rad I mrezna organizacija primereni su specificnostima postavljanja I izvrsenja velikog broja dogadjaja I predstavljaju savremene dogadjaje organizacione structure.Prednosti timskog rada jesu u koriscenju kreativnog I intelektualnog potencijala I angazovanja ljudskih resursa u procesu odlucivanja.Mrezna organizacija dogadjaja

6

prepoznatljiva je po odvojenim I medjusobno povezanim organizacionim delovima koji funkcionisu kao sistem kooperativnih organizacija.

Upravljanje dogadjajimaUpravljanje se u teoriji naziva I vodjenjem a odnosi se na bitnu funkciju menadzmenta dogadjaja.Upravljanje dogadjajima predstavlja raspodelu autoriteta I moci tj menadzera dogadjaja I clanova organzacije dogadjaja.Pristup upravljanju proizilazi iz karakteristika vodje tj menadjera dogadjaja I njegovog odnosa prema saradnicima.

Pristup baziran na karakteristikama licnosti menadzera dogadjaja vezuje se za prve pokusaje da identifukuje bitne karakteristike licnosti menadzera na osnovu shvatanja da postoje osobe sa urodjenim predispozicijama.Pristup baziran na ponasanju menadzera razijen je nakon sto je preovladalo misljenje da nema jasnih karakteristika licnosti koje izdvajaju menadzere u odnosu na podredjene.

Situacini pristup upravljanju dogadjajima nastao je kao rezultat prevazilazenja nedostatka I ogranicenja predhodna dva pristupa.Komunikacija izmedju clanova grupe ostvaruje se razlicitim normama ponasanja kako se vremenom prihvataju a doprinose ostvarenju uzajamnog uticaja clanova I grupe.Karakteristike grupe odredjene su I drugim faktorima kao sto je medjusobna aktivnost.Proces komuniciranja sa okruzenjem je osnovni drustveni odnos u postavljanu I izvrsenju dogadjaja. U upravljanju dogadjaja komuniciranje je specifican nacin reagovanja pojedinaca.U upravljanju dogadjajima komuniciranje moze da se ostvari u vertikalnom I lateralnom obliku.Uticaj vodje izradzava se najvise u interpersonalnom komuniciranju jer ono predstvalja najpodesniji nacin uticaja vodje na sledbenike .

7

Kontrola dogadjaja

Menadzeri dogadjaja treba vise vremena da posvecuju aktivnostima kontrole sto govori o povecanju uloge I znacaja kontrole kao funkcije savaremenog menadzmenta.Izvrsioci dogadjaja su neophodni resursi I organizacije dogadjaja podlozni promenama,dok se efektivna kontrola u menadzmentu odnosi na neprestano proveravanje I korigovanje aktivnosti planiranja I sprovodjenja planskih odluka.Kontrola u menadzmentu treba da ima procesni karakter sto znaci da je faktor vremena izuzetno znacajan za efikasnost I efektivnost kontrolisanjaPreliminarnom kontrolom minimizira se rizik pojave I razvoj negativnog uticaja u postavljanju I izvresenju dogadjaja,a u menadzementu dogadjaja preliminarna kontrola treba da predstavlja osnovni oblik kontrole. Naknadnom kontrolom mere se ostvareni ciljevi I rezultat dogadjaja,I utvrdjuje se eventuano odstupanje I pronalaze se uzroci takvog stanja .Definisanje standarda u postavljanju I izvresenju dogadjaja zbog cega su izrazenije pojedine funkcije I celine dogadjaja organizacije.

Kontrola dogadjaja je dinamican proces koji omogucuje ostvarivanje kontinuiteta menadzmenta dogadjaja.Efektivna kontrola dogadjaja odredjena je zahtevima odredjene situacije u postavljanju I izvresenju dogadjaja.Veoma bitan aspect kontrole jeste finansijska kontrola zbog toga sto je ona od vitalnog znacaja za sagledavanje finansijskog rezultata postavljanja I izvresenja dogadjaja.Savremena kontrola dogadjaja podlozna je informacionom sistemu jer on pruza informacije o kriticnim faktorima uspesnosti postavljanja I izvrsenja dogadjaja.

8

Uticaj dogadjaja na okruzenje

U razvijenim trzisnim privredama dogadjaji ostvaruju znacajnu ulogu I uticaj na uze I sire okruzenje.Nagli razvoj dogadjaja ostvaruje se u domenu poslovnih dogadjaja a potom I dogadjaja vezanih za nauku, obrazovanje, kulturu I umetnost.

Dogadjaji ostvaruju razlicite uticaje na okruzenje a najvazniji je ekonomski tj.finansijski jer se njime ostvaruju budzezetski ciljevi postavljanja I izvresenja dogadjaja.Efekti ekonomskog uticaja su najednostavniji za merenje dok ostali uticaji zahtevaju primenu razlicitih sredstava I metoda u merenju.

Ekonomski uticaji dogadjanja povezani su sa ekonomskim kontekstom okruzenja dogadjaja.Ekonomsko okruzenje je od velikog znacaja za donosenje niza odluka,kao sto je planiranje I pozicioniranje dogadjaj, odrdjivanje cene,angazovanje posrednika,promocije dogadjaja I sl.

Ativnosti menadzemnta dogadjaja su usmerene prema potencijalnim posetiocima ,zbog cega je njihov ekonomski polozaj znacajan indicator u planiranju,postavljanju I izvrsenju dogadjaja.U proceni ekonomske situacije koriste se pokazatelji drustvenog tipa proizvoda po stanovniku kao I kretanje stednje I investicije.Aktivnosti konkurenta u ponudi su znacajna karakteristika lokalnog ekonomskog okruzenja ,buduci da se broj organizatora u savremnoj privredi povecava.Marketing mesta dogadjaja je usmeren na izgradjivanje pozitivnog imidza mesta ,tj destinacije odrazavanja dogadjaja.Turisticka aktrakcija dogadjaja ogleda se u ponudi novih programa I sadrzaja kojim se privlaci interes javnosti za pojedine turisticke organizacije.Organizovanje I izvrsavanje specijalnih dogadjaja doprinelo je I dinamicnom razvoju turizma poslednjih godina.Turizam dogadjaja jeste originalan pristup marketingu ali I sistematsko planiranje ponude dogadjaja kao turisticke atrakcije.Sposobnost specijalnih dogadjaja jeste da ostvare turisticku atrakciju I to proizilazi iz nacina njihovog planiranja.Izgradjivanje imidza je takodje oblik ispoljavanja ekonomskih uticaja dogadjaja.Specijalni dogadjaji doprinose izgradjivanju imidza.Katalizatorski uiticaj je jos jedan uticaj savremenih dogadjaja.Veliki dogadjaji ukljucuju veliki broj izvrsilaca I posetilaca.

9

Ekonomski uticaj dogadjaja proizilazi iz ostvarenih ulaganja u neophodne resurse postavljanja I izvrsenja dogadjaja.Ekonomski uticaj proizilazi iz definisanih ciljeva dogadjaja.

Sociijalno I kulturno okruzenje je jednostavnije za prepoznavanje nego za definisanje ,a odnosi se na veci broj faktora koji su inkorporisani u uvrenja I zivotne ciljeve potencijalnih posetilaca.Okruzenje dogadjaja ima odgovarajuce socijalne I kulturne karakteristike koje se u postavljanju I izvrsavanju dogadjaja moraju uvazavati ali isto tako proizvode socijalne I kulturne uticaje. Dogadjaji u socijalnom I kulturnom smislu trebaju da okruzenju ponude odgovaraju,da se ogleda ponos organizatora I okruzenja dogadjaja.Socijalni I kulturni uticaj dogadjaja odredjeni su fizickom velicinom dogadjaja.Problemi mogu da nastanu usled zloupotrebe organizovanja dogadjaja.Socijalne I kulturne uticaje dogadjaji ostvaruju na posetioce ali I ciljni auditorijum u celini.Zbog toga ljudi sa svojim socijalnim I kulturnim specificnostima,zahtevima I ocekivanjima predstavljaju kljucni elemenat kako okruzenja tako I uspesnog odrzavanja dogadjaja.Indikativno je da efektni menadzeri dogadjaja sve vise paznju posvecuju socijalim I kulturnim uticajima dogadjaja I ocekuju da se oni u drugom koraku odraze I na poboljsanje ekonomskih efekta dogadjaja.

Faktori politickog okruzenja u praksi su najcesce povezani sa elementima pravnog okruzenja a nalaze se izvan kontrole organizatora dogadjaja.Pravo konkurencije ugradjuje se u osnovi pravnog sistema Evropske unije I ima prednost u primeni odnosa na nacinalna zakonodavstva zemalja clanica.savremena drustvena praksa pokazuje da politicki dogadjaji sadrze mogucnosti izgradjivanja profila politicara tj programa koji oni zastupaju.Dogadji u cijoj osnovi nije politicki program nije politicki program mogu da imaju politicku pozadinu.Organizatori dogadjaja trebaju da procene drustveni I istorijski momenat za odrzavanje politickih dogadjaja kako bi njihovi uticaji na okruzenje bili uskladjeni sa zahtevima I ocekivanjima datog okruzenja u odredjenom vremenu.Primena meadzmenta u postavljanju I izvrsavanju ovakvih dogadjaja olaksava procenu situacije I povecava mogucnost za ostvarivanje planiranih uticaja na okruzenje.

10

Zakljucak

Iz svega se moze doneti zakljucak da je za menadzment dogadjaja najbitnije da organizatoru pravilno I efikasno procene drustveni I istorijski momenat,da bi njihovi planirani uticaji bili u skladu sa ocekivanjima okruzenja.

Dogadjaji se realizuju u nekom okruzenju pa se aktivnosti menadzmenta dogadjaja prilagodjavaju karakteristikama okruzenja.Za uspesno izvrsavanje dogadjaja neophodno je obezbediti finansijska sredstva a aktivnostima menadzmenta treba pokriti marketing programima

11