SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB …

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN

ORGANISASI KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN PERATURAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Ditulis Sebagai Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya (A.Md)

(DIII)

Jurusan Manajemen Informatika

OLEH:

FAUZA HAMDA

NIM : 1650401046

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

INTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR

2019

i

ABSTRAK

FAUZA HAMDA. NIM 1650401046. Judul Tugas Akhir: “SISTEM

INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN

ORGANISASI KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN PERATURAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BATUSANGKAR BERBASIS

WEB”. Program Diploma III Manajemen Informatika Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Batusangkar.

Setelah dilakukan penelitian pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian

dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Batusangkar ditemukan permasalahan mengenai proses penyimpanan dan

pengelolaan arsip yang mana prosesnya masih menggunakan media map arsip lalu

disimpan kedalam lemari arsip sebagai media penyimpanan arsip pegawai. Hal ini

mengakibatkan proses pencarian data cukup memakan waktu.

Proses penyimpanan seperti ini membuka terjadinya resiko data rusak atau

hilang. Baik yang disebabkan oleh dimakan rayap atau tikus, hilangnya arsip

dikarenakan bencana seperti kebakaran atau kebocoran dan penyebab lainnya.

Oleh karena itu diperlukan suatu pengembangan dalam pengelolaan arsip pegawai

ini agar resiko seperti ini tidak terjadi, seperti menggunakan sistem pengarsipan

digital yang terkomputerisasi yang menggunakan database sebagai media

penyimpanannya yang dapat menghemat waktu, biaya dan tempat penyimpanan

arsip pegawai atau dosen. Dalam penulisan tugas akhir ini metode penelitian yang

dilakukan adalah penelitian lapangan yaitu wawancara dengan mengajukan

pertanyaan dengan melalui tanya jawab dan penelitian perpustakaan. Dengan

memanfaatkan sistem komputerisasi berbasis web diharapkan dapat

mempermudah dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen saat di

butuhkan dengan waktu yang lebih cepat.

ii

DAFTAR ISI

COVER

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN

PERSETUJUAN PEMBIMBING

PENGESAHAAN TIM PENGUJI

HALAMAN PERSEMBAHAN

ABSTRAK ............................................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

DAFTAR TABEL .................................................................................................. vi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii

BAB I ...................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN.................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................... 1

B. Identifikasi Masalah ...................................................................................... 3

C. Batasan Masalah ............................................................................................ 3

D. Rumusan Masalah .......................................................................................... 3

E. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 4

F. Manfaat dan Kegunaan Penelitian ................................................................. 4

1) Manfaat Penelitian .................................................................................... 4

2) Kegunaan Penelitian ................................................................................. 4

G. Metode Penelitian .......................................................................................... 4

1) Jenis Penelitian.......................................................................................... 4

2) Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................... 5

3) Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 5

H. Sistematika Penulisan .................................................................................... 5

BAB II ...................................................................................................................... 6

LANDASAN TEORI ............................................................................................... 6

A. Gambaran Umum Instansi ............................................................................. 6

1. Sejarah Institut Agama Islam Negeri Batusangkar ................................... 6

2. Visi Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar .................... 9

iii

a. Visi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ........................ 10

b. Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar ....................... 10

3. Struktur Organisasi Subbagian OKPP Institut Agama Islam Negeri

Batusangkar............................................................................................. 10

4. Tugas Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan

(OKPP) Institut Agama Islam Negeri Batusangkar ................................ 11

B. Konsep Dasar Sistem Informasi .................................................................. 22

1. Sistem ...................................................................................................... 22

a. Klasifikasi dan Karakteristik ................................................................ 23

2. Informasi ................................................................................................. 24

a. Pengertian Informasi............................................................................. 24

b. Silkus Informasi .................................................................................... 25

c. Nilai Informasi ...................................................................................... 26

3. Sistem Informasi ..................................................................................... 27

a. Pengertian sistem informasi.................................................................. 27

b. Komponen Sistem Informasi ................................................................ 28

c. Perangkat Sistem Informasi .................................................................. 29

d. Klasifikasi Sistem Informasi ................................................................ 30

4. Pengertian Pengarsipan ........................................................................... 31

a. Pengertian Pengarsipan......................................................................... 31

b. Penciptaan Arsip ................................................................................... 32

c. Pengelolaan Kearsipan ........................................................................ 32

d. Prosedur Penyimpanan Arsip ............................................................... 33

e. Prosedur Pemeliharaan Arsip ............................................................... 34

f. Nilai Guna Arsip ................................................................................... 35

g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik ..................................................... 37

h. Pengertian Pengarsipan Digital ............................................................ 38

i. Macam-macam Peralatan Kearsipan .................................................... 39

C. Alat Bantu Perancangan Sistem................................................................... 41

1. Aliran sistem informasi (ASI) ................................................................. 41

2. Context Diagram ..................................................................................... 42

3. Data Flow Diagram (DFD) ..................................................................... 42

iv

4. Entity Relationship Diagram (ERD) ....................................................... 43

D. Perangkat Lunak Pembangun Sistem .......................................................... 44

1. PHP ......................................................................................................... 44

a. Pengertian PHP ..................................................................................... 44

b. Sejarah PHP .......................................................................................... 44

c. Kelebihan-kelebihan PHP..................................................................... 46

d. Sintak PHP ............................................................................................ 46

2. Web ......................................................................................................... 47

a. Pengertian Web..................................................................................... 47

b. Perkembangan Web .............................................................................. 47

3. MySQL ................................................................................................... 48

a. Pengertian MySQL ............................................................................... 48

b. Struktur Directori MySQL.................................................................... 48

4. Basis Data ............................................................................................... 49

a. Pengertian Basis Data ........................................................................... 49

b. Komponen Lingukungan Basis Data .................................................... 49

5. Adobe Dreamweaver Cs5 ....................................................................... 50

a. Penegrtian Dreamweaver Cs5 .............................................................. 50

b. Menjalankan Dreamweaver CS5 .......................................................... 50

c. Mengenal Ruang Kerja Dreamweaver Cs5 .......................................... 51

BAB III................................................................................................................... 57

ANALISA DAN PEMBAHASAN ........................................................................ 57

A. Analisa sistem yang sedang berjalan ........................................................... 57

1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan ....................................... 58

a) Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen ................................ 58

B. Perancangan Sistem ..................................................................................... 59

1. Perancangan Global ................................................................................ 59

a) Aliran sistem yang diusulkan ............................................................... 59

b) Context Diagram................................................................................... 62

c) Data Flow Diagram (DFD) ................................................................... 62

d) Entity Relasionship Diagram (ERD) .................................................... 63

e) Struktur Program .................................................................................. 64

v

2. Perancangan Terinci................................................................................ 65

a) Desain Output ....................................................................................... 65

b) Desain Input .......................................................................................... 65

c) Desain Tabel ......................................................................................... 68

BAB IV .................................................................................................................. 77

PENUTUP .............................................................................................................. 77

a. Kesimpulan .................................................................................................. 77

b. Saran ............................................................................................................ 77

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Bagan Aliran Sistem ............................................................................ 41

Tabel 2. 2 Simbol DFD ......................................................................................... 43

Tabel 2. 3 Entity Relation Diagram ERD ............................................................ 43

Tabel 3. 1 Desain Tabel User ................................................................................ 68

Tabel 3. 2 Desain Tabel Arsip............................................................................... 69

Tabel 3. 3 Desin Tabel Pegawai ............................................................................ 70

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi IAIN Batusangkar ............................................ 11

Gambar 2. 2 Siklus Informasi ............................................................................... 26

Gambar 2. 3 Tampilan lembar kerja Dreamweaver ............................................. 51

Gambar 2. 4 Tampilan lembar kerja Dreamweaver .............................................. 51

Gambar 2. 5 Tampilan Aplication Bar .................................................................. 51

Gambar 2. 6 Tampilan Tollbar.............................................................................. 52

Gambar 2. 7 Tampilan Jendela Dokumen ............................................................. 52

Gambar 2. 8 Tombol perintah untuk memilih tampilan ruang kerja..................... 53

Gambar 2. 9 Tampilan Panel Group ..................................................................... 53

Gambar 2. 10 Tampilan Properties ....................................................................... 54

Gambar 2. 11 Tampilan Tool bar Coding ............................................................. 54

Gambar 2. 12 Tampilan Panel Insert .................................................................... 55

Gambar 2. 13 Tampilan Panel Group ................................................................... 56

Gambar 2. 14 Tampilan Panel Files ..................................................................... 56

Gambar 3. 1 Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen ............................ 58

Gambar 3. 2 Aliran Sistem Yang Diusulkan ........................................................ 61

Gambar 3. 3 Context Diagram .............................................................................. 62

Gambar 3. 4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ................................................. 63

Gambar 3. 5 Entity Relasionship Diagram (ERD) ................................................ 64

Gambar 3. 6 Struktur program .............................................................................. 64

Gambar 3. 7 Laporan data arsip ............................................................................ 65

Gambar 3. 8 Laporan data pegawai....................................................................... 65

Gambar 3. 9 Register pegawai .............................................................................. 66

Gambar 3. 10 Login .............................................................................................. 66

Gambar 3. 11 Input data arsip ............................................................................... 67

Gambar 3. 12 Input data pegawai ......................................................................... 67

Gambar 3. 13 Input data user ................................................................................ 68

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Saat ini setiap instansi pasti harus memiliki sistem pengarsipan

yang baik agar terciptanya proses administrasi yang baik. Hal ini juga

didukung dengan adanya undang-undang tertentu yang mengatur masalah

kearsipan di Indonesia yaitu Undang-undang Republik Indonesia

Nomor.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Pengarsipan merupakan proses

penciptaan, pengolahan, penyimpanan, penyusunan dan pemeliharaan

dengan menggunakan sistem atau metode tertentu. Hal ini dilakukan guna

untuk memudahkan bagi pihak-pihak tertentu dalam pencarian dokumen

yang diperlukan dengan cepat dan mudah.

Dalam mengelola sebuah arsip yang perlu diperhatikan adalah

bagaimana menyusun suatu arsip dengan baik dan nantinya arsip tersebut

dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan. Apalagi dengan

perkembangan teknologi saat ini yang mendorong kita untuk selalu tepat

dan cepat setiap saatnya. Dengan adanya teknologi, lebih menjamin

keamanan dari suatu data karena adanya suatu sistem keamanan data

seperti pemberian kata sandi. Dalam hal kearsipan, pemanfaatan teknologi

dapat berupa pembuatan sebuah sistem pengarsipan digital yang dapat

menghemat tempat dan biaya karena menggunakan database sebagai

media penyimpanannya. Serta mengurangi resiko terjadinya kerusakan

pada data atau kehilangan data. Teknologi informasi saat ini juga didukung

dengan adanya akses internet hampir di semua tempat.

Institut Agama Islam Negeri Batusangkar merupakan suatu instansi

lembaga pendidikan dimana didalamn memiliki banyak unsur mulai dari

mahasiswa, tenaka kependidikan dan dosen, pegawai, pekerja kontrak dan

berbagai staff lainnya. Untuk tenaga kependidikan/dosen dan pegawai

yang ada di IAIN Batusangkar harus dikelola sebaik dan seefisien

mungkin, sehingga mudah di simpan, dikelola dan diakses kapan saja.

2

Proses pengelolaan arsip ini dilakukan oleh bagian Sub Bagian Organisasi

Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP) IAIN Batusangkar. pada

bagian Sub Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan

yang pengelolaan arsip pegawainya menggunakan Sistem Abjad

(Alphabetical Filling System).

Proses yang berjalan pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian

dan Penyusunan Peraturan (OKPP) IAIN Batusangkar masih

menggunakan map arsip sebagai media penyimpanan yang kemudian

disusun kedalam lemari arsip. Arsip-arsip itu berupa SK Pegawai,

Sertifikat pegawai, Ijazah pegawai, Kartu-kartu pegawai dan dokumen-

dokumen penting. Penyimpanan arsip pegawai menggunakan lemari arsip

ini beresiko terjadinya kerusakan arsip atau dokumen penting pegawai

seperti arsip robek atau hilang. Penyimpanan didalam lemari arsip

membuka kemungkinan arsip bisa dimakan rayap atau terkena jamur.

Apalagi jika terjadi kebakaran atau bencana lainnya yang bisa

menyebabkan arsip-arsip pegawai ini hilang.

Selain itu, proses peminjamam dokumen oleh pegawai ke kantor

Subbag OKPP masih dilakukan secara manual. Karena pegawai harus

datang ke kantor Subbag OKPP untuk meminjam dokumen, kemudian

staff Subbag OKPP mengambil map sesuai dengan nama pegawai

bersangkutan didalam lemari arsip dan mencarikan dokumen yang

dibutuhkan. Setelah itu, dokumen tersebut diberikan ke pegawai tersebut

untuk dipergunakan sesuai kebutuhan pegawai tersebut.

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengangkat

permasalahan ini sebagai tugas akhir dengan judul “SISTEM

INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB BAGIAN

ORGANISASI, KEPEGAWAIAN DAN PENYUSUNAN

PERATURAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

BATUSANGKAR BERBASIS WEB”

3

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas,maka penulis

dapat mengidentifikasikan beberapa permasalahan yang terjadi,

diantaranya:

1. Proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen pegawai masih

dilakukan secara manual sehingga cuku.p memakan waktu.

2. Penyimpanan arsip pegawai masih menggunakan map arsip dan lemari

arsip sebagai media penyimpanan sehingga beresiko terjadinya

kerusakan dokumen seperti dokumen robek atau hilang.

3. Dalam proses peminjaman dokumen yang dilakukan oleh pegawai

memakan cukup memakan waktu sehingga kurang efektif.

4. Peminjaman arsip yang hanya bisa dilakukan didalam jam kerja

menyulitkan pegawai jika membutuhkan arsip pada saat jam kerja

sudah selesai atau pada hari libur.

C. Batasan Masalah

Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan dapat mencapai

tujuan yang diinginkan, serta disesuaikan dengan identifikasi masalah

yang telah didapat maka penulis akan membatasi masalah yaitu tentang

penyimpanan dan pengolahan arsip dosen dan pegawai pada Sub Bagian

Organisasi, Kepegawaian Dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar secara digital dan

terkomputerisasi.

D. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas maka dapat dibuat suatu rumusan

masalah yaitu sistem yang bagaimanakah yang harus dirancang agar

proses pengelolaan arsip pegawai dapat lebih efisisen dan efektif, dapat

megurangi resiko terjadinya kerusakan pada arsip serta dapat memudahkan

pegawai dalam meminjam dokumen yang dibutuhkan kapanpun dan

dimanapun.

4

E. Tujuan Penelitian

Berdasarkan uraian diatas,maka adapun tujuan dari penelitian ini

adalah untuk merancang sebuah sistem informasi pengarsipan digital pada

Kepegawaian Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar.

F. Manfaat dan Kegunaan Penelitian

1) Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah sebagai

berikut:

a. Sistem ini dapat membantu Staff Sub Bagian Organisasi Kepegawaian

dan Penyusunan Peraturan IAIN Batusangkar dalam Pengelolaan

Arsip Pegawai.

b. Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan reverensi

untuk penelitian lebih lanjut.

2) Kegunaan Penelitian

Adapun kegunaan dari dilakukanya penelitian ini diantaranya

sebagai berikut:

a. Bagi Subbag OKPP, dapat mempermudah dalam proses pengelolahan,

penyimpanan dan pemeliharaan dokumen dosen dan pegawai yang

ada di IAIN Batusangkar.

b. Bagi Dosen dan pegawai, diharapkan dengan adanya sistem ini dapat

mempermudah dosen dan pegawai dalam meminjam dokumen

dimanapun dan kapanpun.

c. Sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program

Diploma III(D.III) Manajemen Informatika pada IAIN Batusangkar.

G. Metode Penelitian

1) Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang penulis lakukan pada penelitian kali ini

adalah penelitian lapangan (Field Research).

5

2) Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat penelitian dilakukan adalah kantor Sub Bagian

Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan IAIN

Batusangkar yang beralamat di Jln. Sudirman no 137 Lima Kaum,

Batusangkar. Penulis melakukan penelitian ini dimulai dari bulan

Februari-Juli 2019.

3) Teknik Pengumpulan Data

Jenis penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian kali

ini adalah Wawancara, yaitu mengumpulkan data dan informasi yang

diperlukan dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang

berhubungan dengan permasalahan yang adayang nantinya akan

membantu dalam pembuatan sistem informasi yang baru.

H. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir tugas akhir ini dibagi kedalam

IV bab yang disusun sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan. Bab ini merupakan bab yang memuat uraian

masalah yang dibuat dalam bentuk latar belakang masalah, identifikasi

masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, kegunaan

penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II Landasan Teori. Merupakan bab yang berisikan teori yang

diambil baik itu dari buku, jurnal-jurnal, artikel-artikel dan referensi

lainnyayang berhubungan dengan masalah yang diangkat.

BAB III Analisa dan Perancangan. Bab ini membahas tentang

analisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan.

BAB IV Penutup. Bab ini memuat kesimpulan yang didapat

selama pembuatan tugas akhir serta saran yang akan menjadi masukan

bagi penulis maupun untuk sistem yang dibuat untuk perkembangan sistem

yang lebih baik.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Gambaran Umum Instansi

1. Sejarah Institut Agama Islam Negeri Batusangkar

Intitut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar merupakan

salah satu perguruan tinggi Islam yang ada di provinsi Sumatra Barat.

Awalnya Institut ini merupakan Fakultas Tarbiyah IAIN Imam

Bonjol. Setelah itu pada tahun 1997 status dari Fakultas ini berubah

menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar.

Perubahan status ini berdasarkan Kepres No. 11/1997 dan surat

keputusan Meteri Agama RI No. 285/1997, dan memberi akses

kepada STAIN Batusagkar untuk “Duduk sama rendah dan berdiri

sama tinggi” dengan berbagai perguruan tinggi lainnya.

Maka dengan beralihnya status ini, seluruh dosen dan karyawan

beserta sarana dan prasarana Fakultas Tarbiyah IAIN Imam Bonjol

Batusangkar beralih menjadi aset STAIN Batusangkar. Pada saat

perubahan status, STAIN Batusangkar memiliki 2 jurusan yaitu

Jurusan Tarbiyah dan Jurusan Syariah. Untuk jurusan Tarbiyah sendiri

memiliki 3 Program Studi yaitu Pendidikan Agama Islam (PAI),

Pendidikan Bahasa Arab (PBA), dan Kependidikan Islam (KI).

Sedangkan di Jurusan Syariah hanya mempunyain satu Program Studi

yaitu Ahwal Al-Syakhshiyah.

Perkembangan terus berlanjut sampai tahun 2000 dengan

dikeluarkannya izin penyelenggaraan Program Studi Muamalah

(Ekonomi Islam Konsentrasi Perbankan Syariah) dan Program Studi

Tadris Bahasa Inggris. Kemudian pada tahun 2005 dibuka Program

Studi Tadris Matematika, selanjutnya pada tahun 2009 dibuka

Program Studi Hukum Ekonomi Syariah. Setelah 2 tahun tepatnya

7

tahun 2011 dibuka Program Studi Ekonimo Syariah pada Jurusan

Syariah kemudian pada tahun 2012 dibuka Program Studi Bimbingan

Konseling, Tadris Fisika dan dan Tadris Biologi pada Jurusan

Tarbiyah serta Program Studi Manajemen Informatika (D3).

Perkembangan STAIN Batusangkar terus berlanjut sampai

keluarnya izin penyelenggaraan Program Studi jenjang Strata 2 (S2)

Manajemen Pendidikan Islam pada tahun 2010 dan Hukum Ekonomi

Syariah tahun 2012. Pada tahun 2014, STAIN Bausangkar kembali

diberi kepercayaan oleh Kementrian Agama RI untuk

menyelenggarakan 6 Program Studi baru. Keenam Program Studi baru

tersebut diantaranya Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul

Athfal (PGRA), Program Studi Hukum Tata Negara Islam (Siyasah),

Program Studi Ilmu Quran Tafsir, Program Studi Ilmu Hadis, Program

Studi Komunikasi Penyiaran Islam, dan Program Studi S2 Pendidikan

Agama Islam.

Dengan demikian sampai tahap akhir STAIN Batusangkar

menyelenggarakan 3 (tiga) Jurusan dan 21 (dua puluh satu) program

studi diataranya:

a. Jurusan Tarbiyah, memiliki sembilan Program Studi, yaitu:

1) Pendidikan Agama Islam (PAI)

2) Pendidikan Bahasa Arab (PBA)

3) Manajemen Pendidikan Islam (MPI)

4) Tadris (Pendidikan) Bahasa Inggris

5) Tadris (Pendidikan) Matematika

6) Tadris (Pendidikan) Biologi

7) Tadris (Pendidikan) Fisika

8) Bimbingan dan Konseling (BK)

9) Program Studi Pendidikan Guru Raudhatul Afthal (PGRA)

b. Jurusan Syariah, memiliki sembilan Program Studi yaitu:

8

1) Ahwal al-Syakhshiyyah (Hukum Kekeluargaan Islam)

2) Perbankan Syariah

3) Hukum Ekonomi Syariah (Muamalah)

4) Ekonomi Syariah

5) Hukum Tata Negara Islam (Siyasah)

6) Ilmu Qur’an dan Tafsir

7) Program Studi Ilmu Hadis

c. Program Pascasarjana, memiliki tiga program studi yaitu

1) Program Studi Manajemen Pendidikan Islam

2) Hukum Ekonomi Syariah

3) Pendidikan Agama Islam.

Setelah kurang lebih 18 tahun berdiri, akhirnya pada akhir tahun

2015 Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar

resmi beralih status menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Batusangkar melalui Perpres No. 147 tahun 2015, tanggal 23

Desember 2015. Tujuan dari Institut Agama Islam Negeri

Batusangkar diantaranya:

a. Terwujudnya program studi yang unggul dalam pengembangan

keilmuan yang interaktif dan inter-konektif.

b. Terbangunnya iklim akademik yang mendukung terhadap

pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi berbasis riset dan

kearifan lokal.

c. Terwujudnya hasil riset yang kompetitif dan berdaya guna untuk

umat, bangsa dan kemanuasiaan.

d. Penguatan sumber daya pendidik dan tenaga kependidikan yang

cerdas dan professional.

e. Terwujudnya lulusan yang cerdas secara intelektual, spiritual,

emosional, sosial dan berdaya saing dalam dunia kerja.

9

f. Terbangunnya tata kelola yang akuntabel, bersih dan modern

berbasis ICT (Information, Communication and Technology).

g. Bertambahnya kerjasama dengan berbagai pihak dalam pencapaian

visi dan misi institusi (Website IAIN Batusangkar:2019).

Agar suatu instansi dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu

pengolahan data yang baik. Karena data dalam suatu instansi

sangatlah penting untuk kemajuan dari instansi tersebut. Di institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar, proses pengolahan,

penyimpanan dan pemeliharaan data dilakukan oleh bagian Sub

Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP).

Disini semua arsip dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar

dikelola, disimpan dan dipelihara agar data tidak rusak ataupun hilang.

2. Visi Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar

Visi dan misi merupakan serangkaian kata yang menunjukkan

impian, cita-cita atau nilai inti sebuah organisasi, perusahaan atau

instansi. Visi merupakan tujuan masa depan sebuah instansi,

organisasi, atau perusahaan. Visi juga adalah pikiran-pikiran yang ada

di dalam benak para pendiri. Pikiran-pikiran tersebut adalah gambaran

tentang masa depan yang ingin dicapai.

Misi adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui untuk mencapai

visi tersebut. Selain itu, misi juga merupakan deskripsi atau tujuan

mengapa perusahaan, organisasi atau instansi tersebut berada di

tengah-tengah masyarakat. Misi juga bisa dikatakan sebagai

penjabaran sebuah visi. Jika visi hanya dituliskan dalam satu kalimat

saja, maka misi akan dijabarkan dengan beberapa kalimat yang mudah

untuk dipahami pembaca atau siapa saja yang melihatnya. Setiap

instansi harus memiliki visi dan misi masing-masing, begitu pula

dengan Instansi Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar. Berikut

10

merupakan visi dan misi dari Instansi Agama Islam Negeri (IAIN)

Batusangkar.

a. Visi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar

“ INTEGRATIF DAN INTERKONEKTIF DALAM

KEILMUAN, BERKEARIFAN LOKAL, BEREPUTASI

GLOBAL ”

b. Misi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar

Adapun misi dari Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Batusangkar adalah sebagai beikut:

1) Menghasilkan lulusan yang cerdas secara intelektual, spritual,

emosional, sosial, dan berdaya saing dalam dunia kerja.

2) Mewujudkan pendidikan tinggi Islam yang berdaya saing

internasional untuk kepentingan umat, bangsa, dan

kemanusiaan.

3) Mewujudkan pendidikan/pengajaran secara integratif dan

interkonektif yang relevan dengan perkembangan keilmuan

internasional dan tuntutan pengguna serta kearifan lokal.

4) Menghasilkan penelitian yang berbasis integratif,

interkonektif, dan berbasis kearifan lokal.

5) Mempelopori kegiatan pengabdian pada masyarakat yang

berbasis riset dan kearifan lokal (Website IAIN

Batusangkar:2019).

3. Struktur Organisasi Subbagian OKPP Institut Agama Islam

Negeri Batusangkar

Agar suatu instansi dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu

pengolahan data yang baik. Karena data dalam suatu instansi

sangatlah penting untuk kemajuan dari instansi tersebut. Di institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar, proses pengolahan,

11

penyimpanan dan pemeliharaan data dilakukan oleh bagian Sub

Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP).

Disini semua arsip dosen dan pegawai yang ada di IAIN Batusangkar

dikelola, disimpan dan dipelihara agar data tidak rusak ataupun hilang.

Struktur organisasi pada Sub Bagian Organisasi kepegawaian

dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri

(IAIN) Batusangkar disusun dalam bentuk bagan organisasi. Subbag

OKPP dikepalai oleh Kepala Bagian Umum, kemudian berlanjut ke

Kepala Sub Bagian Umum dan seterusnya beberapa bagian Jabatan

Fungsional Umum (JFU). Untuk lebih jelasnya, Struktur Organisasi

Staff OKPP Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar dapat

dilihat pada Gambar 2.1 dibawah ini :

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi IAIN Batusangkar (Website OKPP

IAIN Batusangkar:2019)

4. Tugas Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan

Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri Batusangkar

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 45, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:

a. pelaksanaan ketatausahaan dan kearsipan.

12

b. pelaksanaan kerumahtanggaan, perlengkapan, dan pengelolaan

barang milik negara.

c. pelaksanaan hubungan masyarakat, dokumentasi, dan publikasi.

d. pelaksanaan penataan organisasi, tata laksana, dan kepegawaian.

e. penyusunan peraturan perundang-undangan

Namun secara keseluruhan, tugas dari Staff OKPP Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar Diantaranya Sebagai

Berikut:

a. Melakukan penyiapan urusan penataan organisasi sesuai dengan

peraturan perundang-undangan sebagai pedoman pelaksanaan

tugas.

1) Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan

2) Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan

penataan organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar

3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penataan

organisasi di lingkungan Institut Agama Islam Negeri

Batusangkar

4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penataan

organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar sesuai hasil

pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya

5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan rancangan penataan

organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar beserta konsep

surat/nota dinasnya dan menyampaikannya kepada Kepala

Bagian Umum

6) Membahas konsep bahan rancangan penataan organisasi di

lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum

dan unit terkait lainnya

13

7) Melaksanakan finalisasi konsep bahan rancangan penataan

organisasi di lingkungan IAIN Batusangkar dan

menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum

8) Memantau pelaksanaan tugas.

b. Menyiapkan naskah rancangan penataan jabatan fungsional umum

(JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar.



jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN

Batusangkar

3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penataan

jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN

Batusangkar


jabatan fungsional umum (JFU) di lingkungan Kementerian

Agama sesuai dengan hasil pembahasan beserta konsep

surat/nota dinasnya

5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penataan jabatan

fungsional umum (JFU) di lingkungan IAIN Batusangkar

6) Membahas konsep penataan jabatan fungsional umum (JFU) di


bersama Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya

7) Menugaskan pelaksana untuk melakukan koordinasi penyusunan

penataan jabatan fungsional (JFU) di setiap unit IAIN

Batusangkar

8) Melaksanakan finalisasi konsep bahan penyusunan penataan

jabatan fungsional umum (JFU) di setiap unit IAIN Batusangkar

dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum dan unit

terkait lainnya; dan

14


c. Melakukan penyiapan urusan analisis jabatan (penyusunan uraian

jabatan) sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai

pedoman pelaksanaan tugas.


2) Menugaskan pelaksana untuk penyiapan konsep bahan

penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar

3) Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan

penyusunan uraian jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar

4) Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan

penyusunan uraian jabatan di lingkungan Kementerian Agama

sesuai hasil pembahasan beserta konsep surat/nota dinasnya

5) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan uraian

jabatan di lingkungan IAIN Batusangkar

6) Membahas konsep bahan penyusunan uraian jabatan di


dan unit terkait lainnya


uraian jabatan di setiap unit IAIN Batusangkar

8) Melaksanakan finalisasi konsep bahan penyusunan uraian

jabatan di setiap unit IAIN Batusangkar dan menyampaikannya

kepada Kepala Bagian Umum dan unit terkait lainnya


d. Melakukan penyiapan penyusunan analisis beban kerja di IAIN

Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan sebagai

pedoman pelaksanaan tugas.

1) Melakukan identifikasi dan analisis permasalahan

15


penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN

Batusangkar


penyusunan analisis beban kerja di lingkungan IAIN

Batusangkar

4) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan analisis

beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar


analisis beban kerja di setiap unit IAIN Batusangkar

6) Membahas konsep rancangan penyususunan analisis beban kerja

di lingkungan IAIN Batusangkar bersama Kepala Bagian

Umum, Kepala Biro Administrasi Umum Akademik dan

Kemahasiswaan dan unit terkait lainnya

7) Melaksanakan finalisasi konsep rancangan penyusunan analisis

beban kerja di lingkungan IAIN Batusangkar dan

menyampaikannya kepada Kepala Bagian Umum


e. Melakukan penyusunan dan evaluasi standar operasional prosedur

administrasi pemerintahan di IAIN Batusangkar sesuai dengan

peraturan perundang-undangan sebagai standar pelaksanaan tugas.



penyusunan standar operasional prosedur administrasi

pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar


penyusunan penyusunan standar operasional prosedur

administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN Batusangkar

16

4) Meneliti dan mengoreksi konsep bahan penyusunan standar

operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan

IAIN Batusangkar


standar operasional prosedur administrasi pemerintahan di

lingkungan IAIN Batusangkar

6) Membahas konsep rancangan penyusunan standar operasional

prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan IAIN

Batusangkar bersama Kepala Bagian Umum, Kepala Biro

Administrasi Umum Akademik dan Kemahasiswaan dan unit

terkait lainnya

7) Melaksanakan finalisasi konsep rancangan penyusunan standar

operasional prosedur administrasi pemerintahan di lingkungan

IAIN Batusangkar dan menyampaikannya kepada Kepala

Bagian Umum; dan


f. Melakukan pelayanan kenaikan pangkat dan pensiun serta

pengarsipan dokumen kenaikan pangkat dan pensiun di IAIN

Batusangkar sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan dan

pengadministrasian kenaikan pangkat dan pensiun

2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan rilis PNS yang akan naik

pangkat setiap 6 bulan sebelum periode beserta prosedur dan

persyaratan yang dibutuhkan

3) Menugaskan JFU untuk menerima dan melakukan verfikasi

berkas usulan kenaikan pangkat dan pensiun di lingkungan IAIN

Batusangkar

17

4) Meneliti dan mengoreksi kelengkapan berkas usulan kenaikan

pangkat dan pensiun di lingkungan IAIN Batusangkar untuk

disiapkan usulan kenaikan pangkat atau pensiun

5) Menugaskan JFU untuk menyiapkan nota usul mutasi sampai

dengan III/c dan usulan kenaikan pangkat sampai III/d ke atas

6) Menugaskan JFU menyiapkan konsep SK kenaikan pangkat

sampai III/c berdasarkan persetujuan BKN

7) Meneliti dan mengoreksi konsep SK kenaikan pangkat III/c ke

bawah di lingkungan IAIN Batusangkar untuk diteruskan

kepada Rektor

8) Menugaskan pelaksana menyiapkan SPMT/SPMJ SK Pejabat

Fungsional berdasarkan SK Kenaikan Pangkat

9) Menugaskan pelaksana melakukan distribusi SK KP,

SPMT/SPMJ kepada pihak terkait dan pengarsipan dalam file

pegawai dan digitalisasi arsip dan Memantau pelaksanaan tugas.

g. Melakukan pelayanan pengusulan tugas belajar dan ijin belajar


pengadministrasian tugas belajar dan ijin belajar

2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan data base tugas belajar dan

ijin belajar dan pengarsipan dokumen

3) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa usulan dan

perpanjangan tugas belajar dan ijin belajar

4) Menugaskan JFU untuk membuat draft usulan dan perpanjangan

tugas belajar dan ijin belajar

5) Menugaskan JFU untuk membuat draft SK penghentian

sementara dari jabatan fungsional bagi PNS tugas belajar dan

mengoreksi hasil draft

18

6) Menugaskan JFU untuk membuat draft SK pengaktifan kembali

dalam jabatan fungsional bagi PNS tugas belajar dan

mengoreksi hasil darft

h. Melakukan pelayanan styalancana karya satya


pengadministrasian pengusulan satya lencana karya satya

2) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa kelengkapan

berkas usulan pengusulan satya lencana karya satya

3) Menugaskan JFU untuk membuat draft pengantar pengusulan

satya lencana karya satya dan mengoreksi kelengkapan usulan.

i. Melakukan pelayanan penilaian jabatan fungsional dosen


pengadministrasian pelayanan penilaian jabatan fungsional

dosen

2) Menugaskan JFU untuk menerima dan memeriksa kelengkapan

berkas usulan penilaian jabatan fungsional dossen

3) Menugaskan JFU untuk memeriksa kebenaran dan

kelengkapan daftar usulan penilaian angka kredit dosen, dan

memperbaiki kesalahan yang ada berdasarkan sotf copy yang

diserahkan pengusul

4) Menyiapkan usulan dan kelengkapan usulan penilaian ke Dikits

untuk penilaian Jabatan Fungsional Lektor Kepala dan Guru

Besar

5) Menyiapkan undangan dan kelengkapan berkas sampai dengan

lektor untuk sidang penilaian Jabatan Fungsional Dosen

6) Mengikuti sidang Penilaian Angka Kredit Dosen

7) Menyiapkan draft SK PAK sampai dengan Lektor berdasarkan

hasil sidang Penilaian Angka Kredit Dosen.

j. Melakukan pelayanan penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil.

19


pengadministrasian pelayanan penilaian prestasi kerja PNS

2) Menugaskan JFU untuk mendistribusikan dan menghimpun

kembali sasaran kerja pegawai

3) Menugaskan JFU untuk mendistribusikan form penilaian

prestasi kerja kepada atasan dan menghimpun dan mengecek

kesesuaian hasil capaian kinerja yang telah dievaluasi atasan

PNS dan mencetak dalam bentuk Lembar Penilaiain Prestasi

Kerja PNS

4) Menugasknan JFU menghimpun tanda tangan pegawai, pejabat

penilai, dan atasan pejabat penilai, menggandakan,

mengarsipkan dan mendistribusikan PPKPNS sesuai kebutuhan.

k. Melakukan pelayanan administrasi cuti dan perizinan pegawai.

1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi cuti

dan pelayanan perizinan pegawai

2) Menugaskan JFU untuk menyiapkan usulan cuti dan draft surat

izin cuti dan melakukan verifikasi cuti di lingkungan Rektorat

dan Biro AUAK

3) Menugaskan JFU untuk menggandakan dan mengarsipkan surat

izin cuti dilingkungan Rektorat dan Biro AUAK .

l. Melakukan pelayanan SK Mutasi internal IAIN Batusangkar, surat

tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar subbag.

OKPP.

1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan SK Mutasi internal

IAIN Batusangkar, surat tugas, surat keterangan, rekomendasi,

pengantar umum subbag OKPP

2) Menerima disposisi, mentelaah dan menugaskan JFU untuk

menyiapkan darft SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat

20

tugas, surat keterangan, rekomendasi, pengantar umum subbag

OKPP

3) Mengoreksi draft SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat

tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar subbag

OKPP dan meneruskan kepada Kabag Umum

4) Menugaskan JFU menggandakan, mengarsipkan dan

mendistribusikan SK mutasi internal IAIN Batusangkar, surat

tugas, surat keterangan, rekomendasi, surat pengantar Subbag

OKPP.

m. Melakukan administrasi tenaga kontrak.

1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi tenaga

kontrak


menyiapkan draft SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru

dan perpanjangan

3) Mengoreksi darft SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru

dan perpanjangan dan meneruskan kepada Kabag Umum

4) Menugaskan JFU menggandakan, mengarsipkan dan

mendistribusikan SK dan perjanjian kerja tenaga kontrak baru

dan perpanjangan

5) Menugaskan JFU untuk melakukan pendataan dan pengarsipan

tenaga kontrak.

n. Melakukan administrasi presensi pegawai

1) Menyiapkan rancangan prosedur pelayanan administrasi

presensi pegawai;

2) Melakukan verfikasi cuti dan perizinan pegawai berdasarkan

disposisi pejabat yang berwenang, dan menugaskan JFU

mengentri dalam sistem absen elektronik

21

3) Menugaskan JFU melakukan rekapitulasi absensi periode

bulanan, dan pencetakan absensi bulanan untuk kepentingan

pembayaran uang makan dan remunerasi pegawai

4) Melakukan supervisi dan kontrol pengadministrasian presensi

pegawai.

o. Melakukan penataan data pegawai negeri sipil melalui SIMPEG,

SAPK dan manual

1) Melakukan bimbingan dan pembagian tugas pemutakhiran data

PNS berbasis SIMPEG, SAPK dan manual

2) Melakukan evaluasi data secara berkala dan melakukan

pencetakan DUK minimal 2 kali setahun.

p. Melakukan penyiapan dokumen bazeting, peta jabatan, rencana

kebutuhan pegawai, dan rencana redistribusi pegawai berdasarkan

hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja.

1) Melakukan penyiapan bahan dan usulan kebutuhan diklat.

2) Melakukan koordinasi dan pendataan kebutuhan Diklat PNS di

lingkungan IAIN Batusangkar

3) Menugaskan JFU melakukan pendataan kebutuhan diklat

pegawai

4) Melakukan koordinasi dengan badan Balai Diklat Keagamaan,

Pusat Diklat, dan Lembaga Diklat terkait untuk memenuhi

kebutuhan diklat PNS IAIN Batusangkar

q. Melakukan penyiapan bahan penyusun peraturan/keputusan Rektor

1) Menyiapkan rancangan prosedur penyiapan bahan penyusun

peraturan/keputusan Rektor


menyiapkan draft peraturan/keputusan Rektor yang diusulkan

oleh stake holder atau pimpinan

22

3) Mengoreksi draft peraturan/keputusan Rektor yang diusulkan

oleh stake holder atau pimpinan untuk diteruskan kepada Kabag

Umum

4) Menugaskan JFU untuk menggandakan dan mendistribusikan

peraturan/keputusan Rektor sesuai kebutuhan

5) Menyiapkan telaah dan saran hukum sesuai dengan permintaan

Pimpinan.

r. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja bawahan langsung melalui

penilaian hasil pelaksanaan tugas dan prestasi kerja ke dalam

penilaian prestasi kerja PNS (PPPNS)

1) Memeriksa usul penetapan PPKPNS

2) Menilai hasil kinerja bawahan langsung

3) Memberikan nilai PPKPNS pelaksana/fungsional (Anjab JFU

Pengembang Pegawai,OKPP IAIN Batusangkar).

B. Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Sistem

Sistem mempunyai beberapa arti yang tujuannya adalah

mencapai suatu sasaran tertentu. Para ahli mengemukakan pegertian

sistem diantaranya sistem merupakan sebuah tatanan (keterpaduan)

yang terdiri atas jumlah komponen fungsional dengan satuan fungsi dan

tugas khusus yang saling berhubungan dan secara bersama-sama

bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu (fathansyah, 2012)

Menurut Tata Sutabri (2012) sistem adalah sekelompok unsur

yang erat hubunganya satu dengan yang lain, yang berfungi bersama-

sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Abdul Kadir

(2014) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau

terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem

merupakan bagian-bagian yang saling berkumpul dan saling

23

berhubungan antara satu dan yang lainnya untuk memenuhi tujuan

tertentu yang akan direncanakan secara bersama.

a. Klasifikasi dan Karakteristik

Menurut (Tata Sutabri, 2012) karakteristek sistem dapat

dilihat dari:

1) Komponens sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu

kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut berupa suatu

bentuk subsistem.

2) Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang

membatasi antara sistem dengan sistem lainya atau sistem

dengan lingkungan luarrnya.

3) Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Lingkungan luar sistem adalah bentuk apapun yang ada

di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi

operasi sistem tersebut.

4) Penghubung sistem

Penghubung sistem atau interface adalah media yang

menghubungkan sistem dengan subsistem lainya.

5) Masukan sistem (input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut

masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan

(maintenance input) dan sinyal (signal input)

6) Keluaran sistem (output)

Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem lain.

Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan

adalah informasi, dimana informasi ini digunakan sebagai

24

masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang

merupakan input bagi subsistem lain.

7) Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran (objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti

dan bersifat deferministik.

2. Informasi

a. Pengertian Informasi

Mc Fadden (Kadir : 2014) mendefenisikan informasi

sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga

meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data

tersebut. Shannon dan Weaver (Kadir : 2014) menurut mereka

informasi adalah jumlah ketidak pastian yang dikurangi ketika

sebuah pesan diterima. Davis (Kadir : 2014) informasi adalah data

yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini

atau mendatang. Menurut (Tata Sutabri,2012) informasi

(information) adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau

di interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan

keputusan. Informasi merupakan data yang telah diproses

sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang

yang menggunakan.

Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi

menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan

dalam suatu bidang usaha. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak

akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan

25

dan akhirnya akan berhenti. Informasi dapat berupa data mentah,

data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya.

Hubungan antara data dan informasi dapat dihambarkan

seperti berikut, Informasi adalah suatu hal yang diperlukan oleh

orang-orang. Informasi merupakan suatu pesan yang disampaikan

oleh seseorang kepada orang lain. Berikut ini merupakan beberapa

pengertian informasi. Sistem pengolahan informasi mengolah data

menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak

berguna menjadi berguna bagi penerima. Nilai informasi

berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau

keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi

adalah data yang diolah sedemikian rupa kemudian dapat berarti

penerimanya untuk mengambil sebuah keputusan saat maupun

yang akan datang.

b. Silkus Informasi

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan

sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti Gambar 2.2

dibawah ini :

26

Input (Data)

Hasil Tindakan

Tindakan

Keputusan

Output (Informasi)

Proses (Model)

Gambar 2. 2 Siklus Informasi (Wahyono : 2004)

Pada gambar 2.4 dapat dilihat bahwa pada awalnya data

dimasukan kedalam model yang umunya memiliki proses tertentu

dan pasti, setelah diproses akan menghasilkan informasi tertentu

yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar

dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.

Kemudian menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu

yang akan digunakan kembali sebagai data nantinya akan

dimasukan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga

menciptakan siklus yang berkesinambungan.

c. Nilai Informasi

Menurut (Tata Sutabri, 2012) nilai informasi didasarkan 10

sifat yaitu:

1) Mudah diproleh, Sifat ini menunjukan kemudahan dan

kecepatan untuk memproleh informasi.

2) Luas dan lengkap, Sifat ini menunjukan kelengkapan isi

informasi.

3) Ketelitian, Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan

daei kesalahan keluaran informasi.

27

4) Kecocokan, Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran

informasi dalam hubunganya dengan permintaan para pemakai

5) Ketepatan waktu

6) Kejelasan

7) Keluwesan, Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi

tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari satu

keputusan, tetap juga apakah dapat digunakan lebih dari

seseorang pengambil keputusan.

8) Dapat dibuktikan, Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi

itu dapat di uji oleh beberapa pemakai sehingga sampai

didapatkan kesimpulan yang sama.

9) Tidak ada prasangka, Sifat ini berhubungan dengan ada

tidaknya keinginan untuk mengubaha informasi tersebut guna

mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.

10) Dapat diukur, Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang

dihasilkan oleh sistem informasi formal.

3. Sistem Informasi

a. Pengertian sistem informasi

Menurut Abdul Kadir sistem informasi adalah sistem yang

berbasis komputer (Kadir :2014). Sedangkan Hall (Kadir : 2014)

berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur

formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan

didistribusikan kepada pemakai. Gelinas, dkk (Kadir : 2014)

memberikan pengertian mengenai sistem informasi adalah suatu

sistem yang dibuat manusia secara umum terdiri atas sekumpulan

komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk

menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan

informasi keluaran kepada para pemakai.

28

Adapun pendapat Wikidinson (Kadir : 2014) sistem

informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber

daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input)

menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.

Dari pendapat ahli tersebut dapat kita simpulkan bahwa sistem

informasi adalah sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari

komponen-komponen dalam suatu oranganisasi yang memiliki

tujuan untuk mendapapatkan informasi.

b. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang

teintegrasi dan membentuk satu kesatuan yang satu sasaran sistem.

Berikut komponen-komponen sistem informasi:

1) Blok masukan (Input Block)

Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2) Blok model (Model Block)

Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur,logika

dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk

keluaran tertentu.

3) Blok keluaran (Ouput block)

Block keluaran berupa data-data keluaran seperti

dokumen ouput dan informasi yang berkualitas.

4) Blok teknologi (Technologi Block)

Blok teknologi digunakan untuk menerima

input,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5) Blok Basis Data (Database Block)

29

Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu

dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6) Blok kendali (Controls Block)

Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional

sistem yang berfungsi mencegah dan menangani

kesalahan/kegagalan sistem.

c. Perangkat Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan

sistem sebagai berikut :

1) Hardware

Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem

informasi, seperti komputer, printer, dan teknologi jaringan

komputer.

2) Software

Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem

informasi untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas

yang harus dilakukannya.

3) Data

Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan

diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.

4) Prosedur

Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur

atau proses-proses yang terjadi dalam sistem.

5) Manusia

Merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi,

yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah First

Level Manager, Staff Specialist, Management. (Wahyono :

2004).

30

d. Klasifikasi Sistem Informasi

Ada berbagai cara untuk mengelompokan sistem informasi.

Klasi fikasi yang umum dipakai antara lain didasarkan pada :

1) Level Organisasi

Berdasakan level organisasi, sistem informasi

dikelompokan menjadi sistem informasi departemen, sistem

informasi perusahaan dan sistem informasi antara organisasi.

2) Area Fungsional

Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah

sistem informasi akutansi, sistem informasi keuangan, sistem

informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem

informasi SDM.

3) Dukungan yang diberikan/tersedia

Berdasarkan dukungan yang dibrikan kepada pemakai,

macam sistem infmasi yang digunakan pada semua area

fungsional dalam organisasi bapat diklasifikasikan menjadi

sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen,

sistem otomatis perkantoran, sistem pendukung keputusan,

sistem informasi eksekutif, sistem pendukung kelompok dan

sistem pendukung cerdas.

4) Menurut arsitektur sistem

Berdasarkan arsitektur yang mendasarinya, sistem

informasi dibedakan menjadi 3 jenis yaitu sistem berbasis

mainframe, sistem komputer pribadi (PC) tunggal dan sistem

tersebar atau sistem komputerisasi jaringan. (Kadir : 2014).

31

4. Pengertian Pengarsipan

a. Pengertian Pengarsipan

Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang

berarti lama, kuno, namun arsip mempunyai makna sebagai power

atau kekuasaan (Arche). Dari kata arche jadi kata Archeion atau

Archivum (bahasa Latin), yang berarti gedung pemerintahan,

tempatnya para penguasa itu berada. lama-lama Archium tidak hanya

berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam

gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip.

Arsip sebagaimana dijelaskan dalam undang-undang No. 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.

Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan

rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman

tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip

dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang

dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

menurut kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip

yaitu simpanan surat-surat penting, berdasarkan pendapat ini tak

seluruhnya surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip

seandainya memenuhi persyaratan berikut ini :

1) Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan guna

organisasi/lembaga baik untuk masa sekarang ini dan masa yang

akan datang;

32

2) Surat yang menyimpan keperluan tersebut disimpan menurut

sistem tertentu sehingga mempermudah temu balik apabila

digunakan lagi.

Arsip merupakan bagian penting dari Manajemen dan

administrasi perkantoran dan di zaman sekarang sistem

pengarsipan sudah tersedia dalam berntuk sistem arsip dokumen

digital (Sembiring : 2016).

b. Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan

rekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu

kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang

diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk

mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktifitas

membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media

apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi.

c. Pengelolaan Kearsipan

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pencatatan,

penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai

arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik menyangkut soal

pemerintahan maupun bukan soal pemerintahan dengan menerapkan

kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan (Barthos, 2007).

Menurut (Wijaya, 2003), tata cara pengelolaan arsip yang

sering dikenal dengan tata kearsipan yang terdiri atas kegiatan

pengumpulan berkas, penyimpanan, pengklasifikasian, dan

penyusutan berkas. Menurut (Wijayanti, 2000), aktivitas pokok

pengelolaan arsip adalah menyimpan warkat, tetapi tujuan yang

utama adalah menemukan kembali secara cepat suatu warkat yang

https://solusibisnis.co.id/Journal/pengertian-manajemen-dan-administrasi-perkantoran

https://solusibisnis.co.id/Journal/pengertian-manajemen-dan-administrasi-perkantoran

https://solusibisnis.co.id/event/training-manajemen-arsip-dokumen-digital-keuangan

https://solusibisnis.co.id/event/training-manajemen-arsip-dokumen-digital-keuangan

33

disimpan, sehingga untuk keperluan penemuan kembali itulah maka

arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.

Jadi dapat disimpulkan dari pendapat diatas, bahwa

pengelolaan arsip merupakan setiap kegiatan menghasilkan sebuah

infomasi yang harus dikelola. Oleh karena itu, arsip harus tetap

dipelihara dengan sebaik-baiknya dan dapat digunakan dikemudian

hari (Indriani, Armelia, and P 2018).

d. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan

kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna

terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Adapun

prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan

penyimpanan arsip agar tertata secara sistematis guna terwujudnya

penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut (Amsyah,

2003), langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan:

1) Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh

kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap

untuk disimpan.

2) Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan

disimpan.

3) Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. d.

Membuat petunjuk silang untuk surat yang memiliki indeks

lebih dari satu.

4) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran

dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah

ditentukan.

5) Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan

penyimpanan.

34

6) Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem

penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

7) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode

klasifikasi.

8) Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah

dipilih.

Menurut Agus Sugiarto (2005) prosedur penyimpanan arsip

merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip.

Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut:

1) Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk

memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang

sudah siap untuk disimpan.

2) Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap

apa surat akan disimpan.

3) Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran

dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah

ditentukan.

4) Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata

tangkap yang sudah ditentukan. Meletakkan surat sesuai dengan

sistem penyimpanan yang digunakan (Indriani, Armelia, and P

2018).

e. Prosedur Pemeliharaan Arsip

Menurut (Barthos, 2007) pemeliharaan arsip adalah usaha

penjagaan dari musuh arsip. Adapun musuh dan cara penanganannya

adalah sebagai berikut:

1) Kelembaban dan kekeringan udara dapat diatasi dengan cara

mengatur suhu dengan menggunakan pengatur suhu.

2) Sinar matahari dapat diatasi dengan menyaring sinar matahari

agar tidak langsung masuk ke ruangan penyimpanan arsip,

35

seperti menggunakan kaca hijau atau kaca kuning pada jendela

ruangan dan menutup ventilasi dengan melapisi kain.

3) Debu dapat diatasi dengan membersihkan ruangan dari debu.

4) Jamur dapat diatasi dengan melakukan fumigasi.

5) Serangga dapat diatasi dengan melakukan pembasmian dengan

menggunakan racun serangga.

Langkah-langkah pemeliharaan arsip dilakukan untuk

mencegah kerusakan kondisi fisik arsip dari faktor perusaknya

seperti debu, cahaya, suhu udara, serangga, dan jamur. Pemeliharaan

dilakukan dengan mengatasi faktor perusak arsip seperti mengatur

kelembaban udara, mengatur pencahayaan sinar matahari,

membersihkan debu, fumigasi, dan pembasmian serangga.

Menurut (Madiana, 2004) pemeliharaan arsip adalah segala

kegiatan yang berkenaan dengan penjagaan fisik arsip dan wujud

arsip agar tidak lekas rusak selama mempunyai nilai guna. Adapun

kegiatan mencegah kerusakan arsip sebagai berikut.

1) Memilih ruangan penyimpanan arsip sejauh mungkin dari

daerah industry dan saluran air, serta membuat konstruksi

bangunan yang kuat.

2) Mengatur suhu ruangan dengan melengkapi alat pengatur suhu.

3) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung

rokok, ataupun sisa makanan.

4) Menyediakan alat penyemprotan serangga dan penyegar

ruangan (Indriani, Armelia, and P 2018).

f. Nilai Guna Arsip

Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Berdasarkan nilai

gunanya arsip, dalam hal ini termasuk arsip digital, dapat dibedakan

menjadi dua, yaitu:

36

a) Nilai guna primer. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri,

meliputi:

a) Nilai administrasi, dapat diartikan sebagai kebijaksanaan

dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan

kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi

pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan

administrasi antara lain meliputi: arsip yang berkenaan

dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula

pelaksanaan, arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi,

struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan

lain sebagainya.

b) Nilai guna Keuangan, Arsip bernilai guna keuangan apabila

arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan

pertanggung jawaban keuangan.

c) Nilai Guna Hukum, Nilai kegunaan hukum mengandung

pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-

informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan

pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung

hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka

panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta

yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih

banyak lainnya.

d) Nilai guna Ilmiah dan Teknologi, Arsip yang mengandung

data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian

terapan

b) Nilai Guna Sekunder. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip

yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan

atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan

37

berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban,

meliputi:

a) Nilai guna kebuktian, Arsip yang mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan

tentang bagaimana suatu instansi diciptakan,

dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau

akibat dari tugas kegiatannya.

b) Nilai guna Informational, Arsip yang bernilai guna

informational ialah arsip yang mengandung berbagai

kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

g. Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik

Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi atau

perusahaan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai

berikut:

1) Mudah dilaksanakan. Sistem kearsipan harus mudah

dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal

pengambilan arsip.

2) Mudah dimengerti. Sistem kearsipan harus mudah dimengerti

oleh para pegawai atau karyawan kearsipan sehingga tidak

menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.

3) Murah atau Ekonomis. Sistem kearsipan yang diselenggarakan

harus ekonomis baik dalam pengeluaran dana atau biaya

maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan

arsip.

4) Fleksibel atau luwes. Fleksibel atau luwes artinya sistem

pengarsipan data digitalyang digunakan dapat diterapkan di

setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan

organisasi.

38

5) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Salah satu

tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara

dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh

karena itu, sistem kearsipan digital yang dilaksanakan harus

dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak

bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam

bidang kearsipan.

6) Pengawasan mudah. Untuk mempermudah pengawasan dalam

bidang kearsipan, sistem kearsipan data digital dilaksanakan

dengan mempergunakan berbagai macam cara, misal:

menggunakan password yang hanya diketahui oleh pengawas

(Pembinaan, Badan et al. 2014).

h. Pengertian Pengarsipan Digital

Arsip elektronik atau biasanya juga disebut dengan arsip

digital adalah kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital.

Data arsip elektronik ini ada bermacam-macam jenisnya, misalnya

ada yang berbentuk tulisan, foto, peta, suara, dan video. Mengubah

arsip hardcopy (kertas) menjadi softcopy (file) biasanya disebut

dengan istilah digitalisasi arsip, atau kadang-kadang disebut juga

komputerisasi kearsipan. Naskah hardcopy diubah menjadi softcopy

dengan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau

optical drive. Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip

elektronik, antara lain :

1) Cepat ditemukan

2) Lebih fleksibel

3) Pencarian lebih mudah

4) Kemungkinan file hilang kecil

5) Hemat tempat

6) Mengarsip secara digital

39

7) Transfer dokumen lebih mudah

8) Meningkatkan keamanan

9) Mudah dalam recovery data

i. Macam-macam Peralatan Kearsipan

Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam

kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain:

1) Filing Cabinet

Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari

beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak

digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung

kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat.

2) Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)

Rotary Filing Cabinet adalah alat penyimpanan arsip

seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar.

3) Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip,

yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi

dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke

dalam ordner atau stopmap.

4) Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang

biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip

terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file.

5) Stopmap Folio

Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup

pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang

surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.

40

6) Map Snelhecter

Map Snelhecter atau lebih sering disebut dengan

snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di

tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk

menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan

penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu

dilubangi dengan menggunakan perforator.

7) Folder

Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun

penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena

tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk

menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam

box arsip secara vertikal

8) Map Gantung (hanging map)

Map gantung adalah folder yang mempunyai besi

penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di

pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder

juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip

yang ada di dalamnya.

9) Ordner

Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau

plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang

didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk

menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus

dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

10) Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila

yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam

penyimpanan arsip.

41

11) Staple

Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan

sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples)

berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila

panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas

12) Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu

(Sembiring : 2016).

C. Alat Bantu Perancangan Sistem

1. Aliran sistem informasi (ASI)

Merupakan bagan yang menunjukan arus kerja secara

keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari

prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan aliran sistem

menunjukan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan aliran digambarkan

menurut simbol-simbol yang tampak pada Tabel 2.1 dibawah ini:

Tabel 2. 1 Bagan Aliran Sistem (Mulyadi : 2010)

No Simbol Arti/Tujuan

1 Terminal (mulai/akhir)

2 Kegiatan manual

3 Dokumen dan tebusannya

4

Berbagai dokumen

5

Catatan

6

Penghubung

7

Kegiatan manual

42

8

Pita magnetik

9

Decision

10 Online storage

11 Online computer process

12 Arsip Sementara

13 Arsip permanen

14

Keying(typing,verifying)

15 Garis aliran

16 Penjelasan

17 Pertemuan garis alir

18 Masuk/keluar sistem

2. Context Diagram

Context Diagram merupakan model proses untuk

mendokumentasikan lingkungan sistem. Disebut juga dengan model

lingkungan (Whitten et al: 2004). Context Diagram merupakan Data

Flow Diagram yang mengambarkan garis besar operasional sistem.

(Wahyono : 2004).

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD)/diagram aliran data adalah alat

yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau

pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. (Whitten et al: 2004).

Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis

menggambarkan proses tampa menyarankan bagaimana mereka akan

43

dilakukan, sedangkan DFD fisik menggambarakan proses model

berikut implementasi pemprosesan informasinya (Fatta : 2007).

Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram antara

lain adalah:

Tabel 2. 2 Simbol DFD (Wahyono : 2004)


1

Sumber dan tujuan data

2

Proses

3

Penyimpanan

4

Arus data

4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang

memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta

hubungan-hubungan (relasi) atas entitas tersebut (Nugroho : 2005).

Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD adalah sebagai berikut:

Tabel 2. 3 Entity Relation Diagram ERD (Nugroho : 2005)


1

Entity

2

Atribut dari entity

3

Atribut dari entity dengan key

4

Relasi antar entity

5

Hubungan satu dan pasti

6

Hubungan banyak dan pasti

44

7

Hubungan satu dan pasti

8

Hubungan satu tapi tidak pasti

D. Perangkat Lunak Pembangun Sistem

1. PHP

a. Pengertian PHP

PHP (PHP : Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-

side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat

halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side

scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi

diserver kemudian hasilnya dikirim ke browser dalam format

HTML. (Arief : 2011).

b. Sejarah PHP

PHP pertama kali dibuat pada musim gugur tahun 1994

oleh Ramus Lerdoff, awalnya digunakan pada wibsitenya untuk

mencatat siapa saja yang berkunjung dan melihat biodatanya. Versi

pertama di-release terjadi pada awal tahun 1995, dikenal sebagai

tool personal home page, yang terdiri atas egine parser yang sangat

sederhana yang hanya mengerti beberapa makro khusus dan

sejumlah utilitas yang sering digunakan pada halaman-halaman

web seperti buku tamu, counter pengunjung, dan lainnya. Paser

diprogram ulang pada pertengahan 1995 dan diberi nama PHP/F1

versi 2.0 FI berasal paket Ramus lainnya yang ditulis untuk

mengintropretasi data dari from, yang kemudian di kombinasikan

dengan tool personal home.

Tahun 1995 ini dianggap sebagai tahun kelahiran dari

PHP/FI yang kemudian membuat pertumbuhan aplikasi web yang

pesat, dan banyak orang kemudian mengkontribusikan

45

pengembangan PHP/FI. Pada tahun 1996 digunkan sedikitnya

15000 web site di seluruh dunia. Dan pertengahan 1997 mencapai

50000 situs.

Pada tahun 1997 ini juga tejadi perubahan pengembangan

PHP. Pengembangan dilakukan oleh tim yang teroganisasi dan

bukan oleh Ramus sendiri. Parser dikembangkan oleh Zeev

Suraksi dan Andi Gustmans yang kemudian menjadi dasar untuk

versi 3, dan banyak utilitas program yang diprogram untuk

menambah kemampuan untuk versi 2. Versi terakir (PHP 4)

mengunkan energi Scipt Zend untuk lebih meningkatkan kinerja

dan mempunyai dukungan yang banyak dari berbagai pihak ketiga

dan berjalan seolah modul asli dari berbagai server web yang

populer.

Sejak Januari 2001 PHP3 dan PHP4 disertakan pada

sejumlah produk server web kormersial seperti server web Strong

Hold Redhet. Perkiraan konsertif yang didapat dari angka yang

diberikan oleh Netcraft yang dieksrapolasi, pengguna PHP sekitar

5.100.000 sedikit lebih banyak dari server web yang menggunkan

microsoft IIS (5.03 juta) di internet.

PHP versi 4.2.0 di-realse pada tanggal 22 April 2002.

Perbaikan pada bug (kesalahan-kesalahan) terutama pada upload

file melalui browser telah dibentuk, dan banyak penambahan fungsi

yang lebih memudahkan pengembangan aplikasi untuk membuat

program yang lebih baik. Jumlah fungsi yang ada pada versi ini

mencapai ribuan fungsi dan dikelompokan menjadi 109 fungsi,

banyak bertambah dari versi sebelumnya. Sampai dengan versi

4.3.7 tercatat ada 125 fungsi yang dimiliki oleh PHP. Saat ini

pengembangan PHP telah memaasuki versi 5. (Sidiq : 2006).

46

c. Kelebihan-kelebihan PHP

PHP memiliki banyak kelebihan yang tidak dimiliki oleh

bahasa script sejenis. PHP difokuskan pada pembuatan script

server-side, yang bisa melakukan apa saja yang dapat dilakukan

oleh CGI, seperti mengumpulkan data dari form, menghasilkan isi

halaman web dinamis, dan kemampuan mengirim serta menerima

cookies, bahkan lebih dari pada kemampuan CGI.

PHP dapat digunakan pada semua sistem operasi, antara

lain Linux, Unix (termasuk variannya HP-UX, Solaris, dan

OpenBSD), Microsoft Windows, Mac OS X, RISC OS. PHP juga

mendukung web server seperti Apache, Microsoft Internet

Information Server (MIIS), Personal Web Server (PWS), Netscape

and iPlanet servers, Oreilly Website Pro Server, audium, Xitami,

Omni HTTPd, dll, bahkan PHP dapat bekerja sebagai suatu CGI

processor.

PHP tidak terbatas pada hasil keluaran HTML (HyperText

Markup Languages). PHP juga memiliki kemampuan untuk

mengolah keluaran gambar, file PDF, dan Movies Flash. PHP juga

dapat menghasilkan text seperti XHTML dan file XML lainnya.

Salah satu fitur yang diandalkan PHP adalah dukungannya

terhadap banyak database.

d. Sintak PHP

Sintaks program/script PHP ditulis dalam apitan tanda khusus

PHP. Ada empat macam pasangan tag PHP yang dapat digunakan

untuk menandai blok script PHP;

1) <?php … ?>

2) <script language = “PHP”> … </script>

3) <? … ?>

47

4) <% … %>

Cara 1 dan 2 merupakan cara yang paling umum digunkan

sekaligus cara 3 tampak lebih praktis karena cara 3 selalu

diaktifkan pada konfigurasi file PHP. Cara 4 juga dimungkinkan

sebagai kemudahan bagi anda yang sudah terbiasa dengan ASP

(active Server pages). (Peranginangin : 2006).

2. Web

a. Pengertian Web

Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-

dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video)

didalamnya yang menggunakan protocol HTTP (Hypertext

Transfer Protokol) dan untuk mengaksesnya mnggunakan

perangkat lunak yang disebut browser.

b. Perkembangan Web

Tim Berners-Lee pada tahun 1989 menemukan metode baru

dalam menghubungkan dokumen satu sama lainnya di internet.

Selanjutnya metode ini dikembangkan terus hingga mejadi sebuah

web. Pada tahun 1993 web browser yang berbasis grafis ditemukan

oleh Marc Andreessen, seorang peneliti di National Center for

Supercomputing Application. Nama web browsernya adalah

Mosaic. Pada tahun 1994, Marc Andreessen mengembangkan

Mosaic menjadi sebuah web browser yang lebih baik dan dikenal

dengan nama web browser Nescape.

Pada saat itu Microsoft mengeluarkan produk web browser

pertamanya yaitu Internet explorer. Pada saat ini perkembangan

web dan realisasinya dipercayakan kepada sebuah lembaga nirlaba

ysng berpusat di Amerika, yaitu World Wide Web Consortium atau

W3C. Lembaga ini adalah tempat berkumpul peneliti dan

48

pengambilan kebijakan yang berhubungan dengan web diseluruh

dunia (Arief : 2011).

3. MySQL

a. Pengertian MySQL

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat

terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web

yang menggunakan database sebagai sumber dan pengolahan

datanya. MySQL merupakan database yang pertama kali didukung

oleh bahasa pemograman script ntuk internet (PHP dan Perl).

MySQL dan PHP dianggap sebagai pasangan software

pengembangan aplikasi web yang ideal. MySQL lebih sering

digunakakan untuk membangun aplikasi berbasis web, umunya

pengembangan (Arief : 2011).

MySQL menggunakan satu format standar SQL bahasa

data yang terkenal. MySQL dilepas dengan satu lisensi open

source, dan tesedia secara cuma-cuma. MySQL berkejra pada

berbagai sistem opersasi, dan banyak bahasa. MySQl berkerja

dengan cepat dan baik dengan data yang besar. PHP menyediakan

banyak fungsi untuk mendukung database MySQL (Peranginangin

: 2006).

b. Struktur Directori MySQL

Software MySQL secara default diletakan pada directori

C:\MySQL jika di instal pada sistem operasi Windows. Directori

ini bisa saja dirubah ketika saat instalasi. Directori yang paling

penting dalam sruktur directori MySQL adalah directori bin dan

data. Sub directori bin merupakan directori yang menyimpan

semua program database MySQL, sedangkan sub directori data

digunakan untuk menyimpan data dan file-file yang dibutuhkan

oleh MySQL untuk penyimpanan database. Setiap database

49

MySQL dibuat sebagai sebuah directori di dalam sub directori data

(Arief : 2011).

4. Basis Data

a. Pengertian Basis Data

Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian

sekumpulan data yang saling terkaid sehingga memudahkan

aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksud untuk

mengatasi pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas.

Untuk megelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut

Database Management System (DBMS). DBMS adalah perangkat

lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,

memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara

praktis dan efisien.

b. Komponen Lingukungan Basis Data

1) Perangkat Keras

Digunakan untuk menjalankan DBMS berserta aplikasi-

aplikasinya. Perangkat keras perupa komputer dan periferal

pendukungnya. Komputer dapat berupa PC, mini komputer,

mainframe, dan lain-lainnya.

2) Perangkat Lunak

Komponen perangkat lunak mencangkup DBMS itu

sendiri., program aplikasi, serta perangkat lunak untuk

mendukung komputer dan jaringan. Program aplikasi dapat

dibangun dengan mengunkan bahasa pemograman C++, Pacsal,

dan lain-lainnya.

3) Data

Bagi isi pemakai komponen terpenting dalam DBMS

adalah data karena dari data ini lah pemakai dapat memperoleh

informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

50

4) Prosedur

Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara

merancang sehingga menggunakan basis data.

5) Orang

Komponen orang dapat dibagi menjadi 3 kelompok:

a) Pemakai akhir (end-user)

b) Pemograman aplikasi

c) Administrator basis data (Kadir :2014).

5. Adobe Dreamweaver Cs5

a. Penegrtian Dreamweaver Cs5

Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan

oleh Web Desainer maupun Web Programmer dalam

mengembangkan suatu situs web. Hal ini disebabkan ruang kerja,

fasilitas dan kemampuan Dreamweaver yang mampu meningkatkan

produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun

suatu situs.

Pada dreamweaver CS5, terdapat beberapa kemampuan

bukan hanya sebagai software untuk desain web saja tetapi juga

untuk menyunting kode serta pembuatan aplikasi Web dengan

menggunakan berbagai bahasa pemrograman Web, antara lain: JPS,

PHP, ASP dan Cold Fusion (Madcoms : 2011).

b. Menjalankan Dreamweaver CS5

Langkah untuk menjalankan Adobe Dreamweaver CS5

adalah, pilih star, kemudian all program, selanjutnya Adobe

Master Collection CS5. Tampilan awal ketika menjalankan

dreamweaver dapat dilihah pada gambar 2. 3 ini :

51

Gambar 2. 3 Tampilan lembar kerja Dreamweaver (Madcoms:2011)

c. Mengenal Ruang Kerja Dreamweaver Cs5

Tampilan ruang kerja dreamweaver cs5 seperti yang

terllihat pada gambar 2.4 :

Gambar 2. 4 Tampilan lembar kerja Dreamweaver (Madcoms :

2011)

1) Aplication Bar

Berada dibagian paling atas jendela aplikasi

Dreamwever CS5. Baris ini berisi tombol workspace

(workspace switcher), menu, dan aplikasi lainnya.

Gambar 2. 5 Tampilan Aplication Bar (Madcoms : 2011)

52

2) Toolbar Document

Berisi tombo-tombol yang digunakan untuk

mengubah tampilan jendela dokumen, sebagai contoh

tampilan Design atau tampilan Code. Juga dapat digunakan

untuk operasi-operasi umum, misalnya untuk melihat hasil

sementara, halaman web pada jendela browser.

Gambar 2. 6 Tampilan Tollbar (Madcoms : 2011)

3) Jendela Document

Adalah lembar kerja tempat anda membuat dan

mengedit desain halaman web.

Gambar 2. 7 Tampilan Jendela Dokumen (Madcoms : 2011)

4) Workspace Switcher

Digunakkan untuk mengubah tampilan ruang kerja

(Workspace) Dreamweaver CS5. Sebagai contoh mengubah

tampilan menjadi tampilan classic, yaitu tampilan ruang kerja

Dreamweaver versi sebelumnya.

53

Gambar 2. 8 Tombol perintah untuk memilih tampilan ruang

kerja (Madcoms : 2011)

5) Panel Groups

Adalah kumpulan panel yang saling berkaitan, panel-

panel ini dikelompokkan pada judul-dudul tertentu

berdasarkan fungsinya. Panel ini digunakan untuk memonitor

dan memodifikasi pekerjaan.

Gambar 2. 9 Tampilan Panel Group (Madcoms : 2011)

6) Tag Selector

Diletakkan dibagian bawah jendela dokumen, satu

baris dengan status bar. Bagian ini menempilkan hirarki

pekerjaan yang sedang terpilih pada jendela dokumen dapat

54

juga digunakan untuk memilih objek pada jendela desain

berdasarkan jenis atau kategori objek tersebut. Tag selector

juga menampilkan informasi format dari bagian yang sedang

aktif pada lembaga kerja Design.

7) Panel Property

Digunakan untuk melihat dan mengubah berbagai

property object atau jendela Design. Property untuk suatu

object dengan object lainnya selalu berbeda-beda. Jendela ini

tidak dapat diuraikan pada tampilan jendela code. Untuk

menampilkan atau menyembunyikan Panel Property klik

menu Window → Properties. Dalam jendela Panel Property

terdapat dua pilihan yaitu HTML dan CSS.

Gambar 2. 10 Tampilan Properties (Madcoms : 2011)

8) Toolbar Coding

Berisi tombol-tombol yang digunakan untuk

melakukan operasi code-code standar. Toolbar ini hanya

tampil pada jendela code.

Gambar 2. 11 Tampilan Tool bar Coding (Madcoms : 2011)

9) Panel Insert

55

Berisi tombol-tombol untuk menyisipkan berbagai

jenis objek, seperti image, table, atau objek media kedalam

jendela dokumen. Masing-masing objek adalah suatu

potongan code HTML, dapat dengan bebas mengatur

property dari objek tersebut. Seperti contoh

menyembunyikan objek form dengan mengklik tombol Form

dalam panel tersebut.

Gambar 2. 12 Tampilan Panel Insert (Madcoms : 2011)

10) Panel Group

Kumpulan panel yang saling berkaitan satu sama

lainnya dikelompokkan di bawah satu judul, seperti : insert,

files CS5 Styles dan sebagainya.

56

Gambar 2. 13 Tampilan Panel Group (Madcoms : 2011)

11) Panel Files

Digunakan untuk mengatur file-file dan folder-folder

yang membentuk situs web anda.

Gambar 2. 14 Tampilan Panel Files (Madcoms : 2011)

57

BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN

A. Analisa sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan Staf Subbag

OKPP IAIN Batusangkar, sistem serta proses pengarsipan dan pengelolaan

dokumen pegawai pada Subbag OKPP masih berlangsung secara manual.

Dimana proses penyimpanan dokumennya dimulai dari pemberitahuan

yang diberikan oleh staff OKPP kepada pegawai atau dosen yang

bersangkutan untuk memberikan dokumen yang diperlukan sebagai arsip

di kantor Subbag OKPP IAIN Batusangkar. Setelah dokumen diberikan

kepada staff OKPP, selanjutnya dokumen akan divalidasi apakah sudah

benar. Jika dokumen telah benar maka akan di simpan didalam map arsip

pegawai tersebut dan dimasukan kedalam lemari arsip. Tapi, jika dokumen

belum valid, dokumen akan dikembalikan kepada pegawai untuk

diperbaiki.

Sejalan dengan perkembangan zaman dan meningkatnya kebutuhan

atas informasi mengenai pengelolaan arsip pegawai IAIN Batusangkar,

sistem yang lama memerlukan peningkatan agar lebih baik dan

memudahkan pegawai. Untuk itu dirasa perlu melakukan kajian dan studi

kelayakan terhadap jalannya sistem.

58

1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan

a) Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen

Sistem Informasi yang di Usulkan

Staff OKPPPegawai

Map arsip

Cek data arsip

Pemberitahuan pengumpulan arsip

Pemberitahuan pengumpulan arsip

Rakap data arsip

arsip arsip

A

Gambar 3. 1 Aliran Sistem Informasi Penyimpanan Dokumen

59

Dari aliran sistem informasi diatas, ditemukan beberapa kelemahan

dari sistem yang sedang berjalan diantaranya:

1) Dalam proses pengumpulan dan penyimpanan arsip pegawai masih

dilakukan secara manual sehingga kurang efisien

2) Media penyimpanan yang digunakan masih berupa map arsip yang

kemudian disimpan kedalam lemari arsip sehingga memakan banyak

tempat

3) Resiko terjadinya kehilangan data arsip besar seperti arsip robek, hilang

ataupun terjadi kebakaran dan bencana alam lainnya

B. Perancangan Sistem

1. Perancangan Global

Dalam desain global ini akan digambarkan desain-desain

secara garis besar tentang alur dari suatu program serta data-data yang

dibutuhkan serta hubungan antar elemen yang terpisah dalam suatu

kesatuan yang utuh dan sesuai dengan fungsinya.

a) Aliran sistem yang diusulkan

Pada aliran sistem informasi (ASI) sistem pengarsipan

digital pada Sub Bagian Organisasi, Kepegawaian dan Penyusunan

Peraturan IAIN Batusangkar ini penulis mengusulkan penyimpanan

dokumen secara digital dengan menggunakan database sebagai

media penyimpanan sehingga diharapkan lebih efisisen dan aman.

Proses yang diusulkan dimulai dari pegawai harus mescan

arsip atau dokumen yang akan diinputkan kedalam sistem. Setelah

itu softcopy dari arsip tersebut dapat diserahkan oleh pegawai ke

bagian subbag OKPP lalu data tersebut diinputkan oleh Staff

Subbag OKPP. Jika Staff subbag OKPP sudah menginputkan data

arsip dan mengupload arsipnya ke sistem, arsip tidak langsung

masuk ke daftar arsip milik pegawai. Melainkan masuk dulu ke list

persetujuan pada form admin untuk di approve atau disetujui.

60

Setelah melakukan cek terhadap data dan data telah betul

dan sesuai maka admin akan meng-approve data arsip tersebut.

Setelah data tersebut di approve oleh admin, data akan tampil pada

list arsip milik pegawai tersebut dan status data yang dilabeli

dengan validasi pada tabel arsip akan berubah dari belum approve

menjadi approve yang mengartikan data yang diinputkan oleh

pegawai telah sesuai dengan arsip yang di upload.

Dalam sistem yang diusulkan ini pegawai memiliki akun

masing-masing. Pegawai dan dosen dapan melakukan register

sendiri atau didaftarkan melalui staff atau admin. Setelah

mendaftar, pegawai atau dosen bisa login ke dalam sistem.

Didalam sistem, pegawai dan dosen hanya bisa mengakses

dokumen yang berhubungan dengan pegawai atau dosen tersebut.

Sedangkan pada staff dan admin, mereka bisa mengakses seluruh

dokumen pegawai dan dosen yang telah masuk ke sistem

berdasarkan nip dan nama dari pegawai yang bersangkutan.

61

Sistem Informasi yang di Usulkan

Staff OKPP AdminPegawai

Entri dan upload data arsip

Softcopy arsip Softcopy arsip Data arsip pegawai

Approve data srsip

Rekap data

laporan

laporanList arsipList arsip

download

A

Data arsip pegawai

A

A

List arsipList arsip

List arsip

Gambar 3. 2 Aliran Sistem Yang Diusulkan

62

b) Context Diagram

Context Diagram merupakan alat bantu perancangan secara

global yang memperlihatkan sistem secara umum dan bagian-

bagian dari sub sistem-sub sistem yang terlibat di dalam sistem

secara keseluruhan, keterkaitan dan interaksi antar subsistem-

subsistem.

Pada context diagram Analisa Sistem Informasi Pengarsipan

Digital pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar,

terdiri dari beberapa entity. Dimana dalam Context Diagram

berikut ini merupakan aliran data dari entity ke entity yang lainnya.

Adapun contex diagram Analisa Sistem Informasi Pengarsipan

Digital pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar

dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 3. 3 Context Diagram

c) Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi

grafik yang menggunakan nomor kecil dari simbol untuk

menggambarkan bagaimana aliran data, mengakhiri hubungan

dalam proses. Adapun Data Flow Diagram Analisa Sistem

63

Informasi Pengarsipan Digital pada Institut Agama Islam Negeri

(IAIN) Batusangkar dapat dilihat pada gambar berikut :

user

Pegawai

2.0

Login

Admin

3.0

Entri Data

4.0

Approve data

Staff OKPP

list arsip

data arsip

Username, pass

Hak akses

Username, pass

Hak akses

Username, pass

Hak akses

1.0

Register

Username, pass

registerpegawai

data arsip untuk diapprove

arsip

data arsip

list arsip

list arsip

Gambar 3. 4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

d) Entity Relasionship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan hubungan

penterjemahan yang berisi komponen-komponen himpunan entity

dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut

menghubungkan entity tesebut digunakan key field (Primary Key

Atribut) dari masing-masing entity. Adapun contex diagram

Analisa Sistem Informasi Pengarsipan Digital pada Institut Agama

Islam Negeri (IAIN) Batusangkar dapat dilihat pada gambar

berikut:

64

Gambar 3. 5 Entity Relasionship Diagram (ERD)

e) Struktur Program

Berikut ini adalah rancangan suatu sistem informasi yang

baru. Diharapkan dapat memberikan solusi atas kelemahan sistem

lama. Untuk lebih jelasnya, struktur program yang dirancang

seperti gambar di bawah ini:

HOME

Pegawai

Logout

Staff OKPP Admin

Register

Login

Download dokumen

Logout

Login

Input data arsip

Download dokumen

Cetak Laporan

Laporan Data arsip

Laporan Data Pegawai

Login

Approve data arsip


Download dokumen

Logout

Cetak Laporan

Laporan Data arsip

Input data arsip

Gambar 3. 6 Struktur program

65

2. Perancangan Terinci

a) Desain Output

a. Laporan arsip

999

999

x(50) x(25)

x(25)

99/99/9999

99/99/9999

x(20)

x(20)

x(50)

x(5)

Sistem Informasi Pengarsipan Digital

Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan

Laporan Data Arsip

Batusangkar, 99/99/9999

x(55)

Nip.x(18)

x(100)

x(100)

x(50)

x(50)x(50)

Gambar 3. 7 Laporan data arsip

b. Laporan data pegawai

999

999

x(20)

x(20)

x(100)

x(100)

99/99/999 x(20)

x(20)

Sistem Informasi Pengarsipan Digital

Sub Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan


Batusangkar, 99/99/9999

x(55)

Nip.x(18)

x(100)

x(100) 99/99/999

x(50)

x(50)

x(50)

x(50)

Gambar 3. 8 Laporan data pegawai

b) Desain Input

1) Desain input pegawai

a) Register pegawai

66

x(100)

x(20)

99/99/9999

Browse

x(50)

Daftar

Status :

Nip :

Email :

Tanggal Masuk :

Upload :

x(100)Nama :

x(20)Kontak :

Register Pegawai

x(50)Username :

x(50)Password :

E-Arsip Subbag OKPP | MENU

Gambar 3. 9 Register pegawai

b) Login

x(50)

x(50)

Login

Masuk Ke Sistem

x(20)

Selamat datang di Arsip Subbag OKPP


Gambar 3. 10 Login

67

a. Input data arsip

x(25)

x(50)

x(25)

x(100)

Browse

99/99/9999

Simpan Arsip

Jenis Arsip :

Kode Arsip :

Tanggal Masuk :

Status :

Keterangan :

Upload :

x(50)Nomor Arsip :

x(100)Nama Arsip :

Kembali ke data Arsip

Tambah Data Arsip


x(50)Nip :

x(20)Status data :

Gambar 3. 11 Input data arsip

a) Input data pegawai

x(100)

x(20)

99/99/9999

Browse

x(50)

daftar

Status :

Nip :

Email :

Tanggal Masuk :

Upload :

x(100)Nama :

x(20)Kontak :

Tambah Pegawai

x(50)Username :

x(50)Password :


Gambar 3. 12 Input data pegawai

68

a) Input data user

x(25)

x(50)

x(50)

Tambah

Jabatan :

Nama :

Keterangan :

x(50)Email :

x(50)Password :

Tambah Data User


x(25)Username :

Gambar 3. 13 Input data user

c) Desain Tabel

1) Desain Tabel User

Database Name : dbarsip

Table Name : user

Field Key : id

Fungsi : Menyimpan data user

Tabel 3. 1 Desain Tabel User

Field Name Type Width Description

id Int 11 Id dari user

username Varchar 25 Username

paswd Varchar 50 Password

User

email Varchar 50 Email User

nama Varchar 50 Nama User

level Int 1 Level User

ket Varchar 50 Keterangan

69

2) Desain Tabel Arsip


Table Name : arsip

Field Key : id

Fungsi : Menyimpan data arsip

Tabel 3. 2 Desain Tabel Arsip


id Int 5 Id arsip

ruang_arsip Varchar 25 Klasifikasi Arsip

kdarsip Varchar 50 Kode Arsip

no_arsip Varchar 50 Nomor Arsip

nama_arsip Varchar 50 Nama Arsip

tgl_masuk date Tanggal masuk arsip

status Varchar 25 Status arsip

keterangan Varchar 100 Keterangan

file Varchar 300 File arsip yang akan

diupload

validasi Varchar 20 Validasi arsip yang

diinputkan

nip Varchar 20 Foreign key dari

tabel pegawai

3) Desain Tabel Pegawai


Table Name : pegawai

Field Key : nip

Fungsi : Menyimpan data pegawai

70

Tabel 3. 3 Desin Tabel Pegawai


nip Varchar 20 Nip pegawai

nama Varchar 100 Nama pegawai

jabatan Varchar 100 Jabatan pegawai

tgl_masuk date Tanggal pegawai

register

kontak Varchar 20 Kontak pegawai

Email Varchar 50 Email pegawai

username Varchar 50 Username pegawai

Password Varchar 50 Password pegawai

file Varchar 300 Foto pegawai

77

BAB IV

PENUTUP

a. Kesimpulan Dari uraian pada pembahasan bab-bab sebelumnya, maka pada bab

ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1) Pengarsipan merupakan hal yang sangat penting yang harus dimiliki

setiap instansi agar data yang dimiliki dapat terkelola dan terjaga dari

berbagai resiko yang dapat membuat terjadinya kerusakan atau

kehilangan data

2) Pada awalnya Pengarsipan pada Sub Bagian Organisasi Kepegawaian

dan Penyusunan Peraturan (OKPP) Institut Agama Islam Negeri

(IAIN) Batusangkar masih menggunakan sistem manual yang

memakan waktu yang cukup lama, yang kemudian penulis mencoba

merancang menjadi sistem komputerisasi yang cara kerjanya

mengggunakan komputer sebagai alat bantu.

3) Penulis merancang sistem informasi pengarsipan digital pada Sub

Bagian Organisasi Kepegawaian dan Penyusunan Peraturan (OKPP)

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menggunakan bahasa PHP dan

MySQL serta software Adobe Dreamweaver CS5, diawali dengan

mendesain template yang menarik kemudian menggabungkan source

code PHP dan Database MySQL dengan template yang telah dirancang.

4) Dengan sistem informasi pengarsipan digital ini diharapkan dapat

membantu mengakuratkan serta mempercepat proses pengolahan data.

Dengan sistem ini tidak menyita waktu dan tempat, serta tidak ada

antrian panjang pada saat pendaftaran

b. Saran Dari beberapa kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka

untuk itu dapat diberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu

78

sistem kerja yang optimal, adapun saran-saran tersebut adalah sebagai

berikut ;

1. Sistem informasi pengarsipan digital ini dapat berjalan dengan baik

dan lancar sesuai yang diharapkan apabila semua personil yang

terlibat pada sistem tersebut dapat mendukung prosedur sistem kerja

yang akan penulis usulkan.

2. Mengingat pentingnya data-data pada file, maka perlu adanya duplikat

atau backup untuk semua data. Hal ini dilakukan untuk menghindari

terjadinya kesalahan pada data atau hilang yang dapat disebabkan oleh

virus atau human error.

3. Perlunya melakukan pengecekan kembali terhadap sistem yang

diusulkan untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan-

kelemahan sistem dari sistem yang penulis buat.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta :

ANDI

Anjab JFU Pengelola Administrasi dan Dokumentasi

Anjab JFU Pengembang Pegawai

Anjab Kasubbag OKPP

Arief. A. R. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan

MySQL. Yogyakarta : ANDI

Indriani, Vivi, Yuandita Armelia, and Guntur Pratama M P. 2018. “Jurnal Iqra’

Volume 12 No.01 Mei 2018 Pengelolaan Arsip Di Sekolah Tinggi Ilmu

Hukum Sumpah Pemuda Palembang Vivi Indriani, Yuandita Armelia, Dan

Guntur Pratama M.P.” 12(01): 42–56.

Jogiyanto. (2003). Sistem Teknologi Infiormasi. Yogyakarta: Informatika

Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur

teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta : ANDI

Kadir. A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta : ANDI

Madcoms. (2011). Adobe Dreamweaver CS5 dan PHP-MySQL Untuk Pemula.

Jakarta: ANDI

Mulyadi. (2010). “Sistem Akutansi”. Jakarta : Salemba Empat

Nugroho. A. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan

Detodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.

PMA No. 21 Th. 2016-ORTAKER IAIN Batusangkar

PMA NOMOR 56 TAHUN 2016

Pembinaan, Badan et al. 2014. “Pentingnya Pengarsipan Arsip.” Rechts Vinding

3(April).

Peranginangin. K (2006). Aplikasi WEB dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta :

ANDI

Sembiring, S. F. Pengarsipan Digital Produk Informasi. Iqra’ 10, 36–46 (2016).

Sidik. B. (2006). Pemrograman WEB dengan PHP. Bandung : Informatika

Sutabri, Tata. (2012). “Analisis Sistem Informasi”. Yokyakarta : Andi

Whitten. J. L Dkk (2004). Metode Desain & Analisis Sistem Edisi 6. Yogyakarta :

ANDI

Wahyono, T. (2004). Sistem Informasi (Konsep Dasar,Analisis Desain dan

Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.

Documents

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA SUB …