Nama anik sawitri

F0312014

Kelas b

System pengendalian manajemen

HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

KONSEP DASAR

Pengendalian

Pengendalian diperlukan untuk organisasi dapat mencapai tujuan dengan strategi yang

telah disusun oleh suatu organisasi.

Elemen system pengendalian:

1. Sebuah detector atau sensor – merupakan sebuah perangkat yang berfungsi

mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikontrol.

2. Sebuah assessor- sebuah perangkat yang menentukan signifikansi dari apa yang

sebenarnya terjdi dengan membandingkannya dengan beberapa standard atau

ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Sebuah efektor- sebuah perangkat yang sering disebut feedback yang mengubah

perilaku jika asesor menandakan dibutuhkan untuk melakukannya.

4. Sebuah jaringan komunikasi - sebuah perangkat yang mengirim informasi antara

detector dan asesor serta antara asesor dan efektor.

Manajemen

Simons ( 1995:. p 5) dalam (Malmi and Brown, 2008) mengatakan: "system

pengendalian managemen adalah formal, berdasarkan informasi-rutinitas dan prosedur

manajer gunakan untuk mempertahankan atau mengubah pola dalam kegiatan

organisasi ". 

Proses pengendalian digunakan oleh manager memuat elemen yang sama

sebagaimana hal tersebut dalam system pengendalian yang lebih sederhana yang di

sebutkan sebelumnya yaitu detector, asesor, efektor, dan system sebuah komunikasi.

Detector melaporkan apa yang sedang terjadi di seluruh organisasi. Asesor

membandingkan informasi dengan keadaan yang didinginkan, efektor melakukan sekali

tindakan mengoreksi perbedaan yang signifikan antara keadaan yang yang sebenarnya

dengan keadaan yang sebenarnya yang telah disediakan dan system komunikasi

menyampaikan kepada manajer apa yang terjadi dan bagaimana membandingkannya

dengan keadaan yang diinginkan.

Fokus utama dari teori MCS adalah bagaimana merancang MCS untuk

menghasilkan hasil yang diinginkan (Malmi and Brown, 2008). Kontrol manajemen

atau MCS, sebagai manajer menggunakannya untuk mempengaruhi perilaku karyawan

dan penggunaan tersebut meluas melampaui memberikan informasi yang lebih baik

untuk pengambilan keputusan (Malmi and Brown, 2008)

Perbandingan Dengan Proses Pengendalian Yang Sederhana

Detector melaporkan apa yang terjadi pada organisasi, assessor membandingkan

informasi yang terjadi saat ini dengan keadaan yang diharapkan, efektor mengoreksi

perbedaan signifikan yang terjadi dengan keadaan yang diharapkan dan diterima,

system komunikasi memberitakan kepada manajer perbandingan apa yang terjadi

dengan apa yang diharapkan.

Perbedaan proses pengendalian dan proses sederhana:

1. Standard tidaklah ditetapkan lebih dulu

2. Pengendalian managemen tidaklah bersifat otomatis.

3. Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu.

4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan

keperluan memperoleh hasil masih tidak jelas.

5. Pengendalian bersifat self kontol: pengendalian dilalakukan tanpa alat tetapi

oleh manajer.

Sistem

Sebuah system adalah sebuah cara yang ditentukan dan biasanya berulang-ulang

untuk melaksanakan suatu kegiatan atau serangkaian kegiatan. System dikarakteristikan

kurang lebih berirama, terkoordinasi dan berulang dan bertahap dimaksudkan untuk

mencapat tujuan tertentu. Apabila system dapat menjamin ketepatan suatu tindakan

untuk semua situasi, maka manajer manusia tidak lagi diperlukan

BATASAN-BATASAN PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen berada diantara formulasi strtegi yang tidak sistematis

dan pengendalian tugas yang sistematis. Formulasi untuk tujuan jangka panjang

memperkirakkan hal yang umum dan masa depan seedangkan pengendalian tugas

untuk tujuan atau kegiatan jangka pendek dan akurat yang terjadi saat ini.

Pengendalian manajemen

Pengendalian manajemen merupakan suatu proses dimana manajer mempengaruhi

anggota lain organisasi untuk menerapkan strategi organisasi.

Aktivitas pengendalian manajemen:

1. Perencanaan menngenai apa yang akan dilakukan organisasi.

2. Mengkoordinasi aktivitas beberapa bagian dari organisasi.

3. Mengkomunikasikan infomasi.

4. Mengevaluasi informasi.

5. Memutuskan apa, jika ada, tindakan yang harus diambil.

6. Mempengaruhi orang untuk merubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak selalu mengharuskan semua tindakan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti anggaran.

Keselarasan Tujuan

Keselarasan tujuan mempunyai maksud sepanjang sangat mungkin dilakukan,

tujuan organisasi dan tujuan individu anggota organisasi harus konsisten. System

pengendalian manajemen harus dirangcang dan dioperasikan dengan tujuan dasar yang

selaras. Menurut (Hoffman dan Woehr, 2006) dalam (Furtmueller, Dick et al. 2011)

mmenyatakan bahwa mengingat hasil perilaku karyawan dalam pengaturan yang

bertentangan tersebut, tujuan incongruence juga ditemukan berhubungan negatif dengan

kinerja organisasi dan perilaku organisasi kewarganegaraan, dan berhubungan positif

dengan omset. Menurut (Malmi and Brown, 2008) jika tidak ada mekanisme yang ada

untuk memantau bawahan keselarasan tujuan manajer dan perilaku, maka sistem adalah

pendukung keputusan atau informasi sistem, bukan sistem kontrol.

Peralatan untuk mengimplementasikan strategi

1. Struktur organisasi antara lain peran, hubungan yang mendukung, serta

pembagian tanggung jawab yang mlatarbelakangi pengambilan keputusan dalam

suatu organisasi.

2. Manajement sumber daya manusia antara lain seleksi, pelatihan, evaluasi,

promosi serta penghentian karyawan sehingga mampu mengembangan

pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi

organisai.

3. Budaya merujuk pada serangkaian kepercayaan umum, sikap/perilaku dan

aturan atauran yang secara tersirat maunpun tersurat yang memandu manajemen

melakukan tindakan.

Tekanan financial maupun bukan financial

System pengendalian manajemen dimensi financial berfokus pada moneter

sedangkan untuk yang bukan financial memiliki sasaran seperti pasar saham, kualitas

barang, kepuasan pelanggan dan lain-lain.

Bantuan dana dalam pengembangan strategi baru

Dalam industry yang memiliki perubahan lingkungan yang cepat, namun dalam

system pengendalian manajemen khususnya bukan financial dapat menyediakan dasar

yang untuk strategi baru.

Perumusan strategi

Perumusan strategi merupakan sebuah proses memutuskan tujuan organisasi dan

strategi untuk mencapai tujuan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, akan tetap ada

sampai tujuan diubah, dan jarang terjadi adanya perubahan tujuan.

Perbedaan formulasi strategi dan pengendalian manajemen

Formulasi strategi merujuk pada suatu proses pengambilan keputusan untuk

strategi yang baru yang pada dasarnya tidak tersistematis, pengendalian manajemen

merupakan preoses mengimplementasikan strategi tersebut dan biasanya meliputi

serangkaian langkah pada urutan yang bias diprediksi berdasarkan jumlah waktu yang

ada dan dengan menggunakan estimasi yang bias diandalkan .

Pengendalian tugas

Pengendalian tugas dimaksudkan untuk memastikan bahwa tugas yang diberikan

telah dilaksanakan dengan efektif serta efisien. pengendalian tugas ini melibatkan

kinerja tugas individual sesuai peraturan yang telah ditetapkan dalam proses

pengendalian sehingga pengendalian tugas merupakan transaction oriented.

Pengendalian tuas ini terdiri dari pengawasan agar aturan aturan diikuti sebuah kasus

yang terkadang tidak diperlukan kehadiran manusia. Pengendalian bersifat scientific,

keputusan atau tindakan perlu diambil kondisi sesuai yang diinginkan yang dapat

diterima.

Perbedaan pengendalian tugas dan pengendalian manajemen

Perbedaan pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah system

pengendalian yang memiliki sifat scientific. Pengendalian manajemen meliputi perilaku

manager serta hal yang tidak dapat dinyatakan dengan persamaan.fokus pengendalian

manajement ada pada unit organisasi dalam pengendalian tugas berfokus pada tugas

spesifik yang digunakan oleh unit unit organisasi.

Dampak internet terhadap peengendalian manajemen

Manfaat internet yang tidak diperoleh dari telepon:

1. Akses mudah dan cepat, internet dapat mengirim data dalam jumlah besar pada

setiap orang , dimana pun dan hanya dalam kisaran detik dalam waktu kapan

saja.

2. Komunikasi multi target, yaitu setiap situs internet dapat manjangkau hingga

jutaan orang dalam sekali waktu.

3. Komunikasi biaya yang rendah, dengan internet biaya yang dikeluarkan untuk

komunikasi pada pelanggan cenderung lebih rendah dibanding dengan biaya

yang dikeluarkan untuk telepon yang cendrung lebih mahal.

4. Kemampuan menampilkan citra tertentu, dengan situs internet produsen dapat

memperlihatkan produk yang akan dijual pada konsumen. Sehingga konsumen

dapat melihat visualisasi produk yang akan mereka beli. Hal ini meudahkan

konsumen dalam mengambil keputusan.

5. Pergeresan kekuatan dan kendali individu, pelanggan dapat memanfaatkan situs

kapan pun selama 24 jam penuh dalam sehari. Hal ini sangat menguntungkan

kedua belah pihak penjual maupun pembeli. penjual tidak perlu menyewa seller

untuk menawarkan produnya, begitu pula konsumen yang tidak di interupasi

oleh seller perusahaan,.

Sebuah pengendalian manajemen memrlukan infrastruktrur untuk

memprosesinformasi dan internet menyediakannya dengan kesalahan yang

sedikit, lebih cepat dan mudah. Bagaimanapun internet telah memfasilitasi

pemrosesan informasi tetapi fundamental pengendalian manajemen yang

mengenai informasi apa yang akan dikumpulkan, dan bagaimana

penggunaannya masih tidak tergantikan oleh internet.

Internet tidak menggantikan fundamental pengendalian manajemen, akses

data dari internet hanya berkontribusi sedikit pada judgement dalam

mendesain pengendalian.

Judgement antara lain:

1. Keanekaragaman atau perbedaan yang mendorong individu bertindak.

2. Penyelarasan tujuan antara individu dan organisasi.

3. Pengenbangan tujuan melaui unit bisnis, area fungsi dan departemen

yang akan dinilai.

4. Pengomunikasian strategi pada seluruh organisasi.

5. kontribusi individual untuk tujuan organisasi dengan Menjelaskan

variabel kunci untuk penilaian.

6. Mengevaluasi dan menyimpulkan kinerja actual dengan yang

seharusnya

7. Melakukan peninjauan kinerja produktif

8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat

9. Mempengaruhi orang lain untuk merubah pikiran mereka.

PERILAKU DALAM ORGANISASI

Factor informal yang mempengaruhi kesesuaian tujuan:

a. Factor eksternal

Factor eksternal dapat berupa norma-norma yang ada di masyarakat diaman

perusahaan menjadi bagiannya. Norma ini termasuk sikap, etika dalam bekerja

yang biasanya disesuaikan dimana perusahaan tersebut beroperasi.

b. Factor internal

Budaya

Budaya bisa seperti kepercayaan bersama, nilai yang dianut, norma

berperilaku, serta asumsi yang secara implicit diterima dan diwujudkan secara

eksplisit diseluruh organisasi. Budaya penting karena dapat menjelaskan dan

mengidentifikasi dua perusahaan. Budaya dapat mempengaruhi kepribadian dan

kebijakan yang ada diorganisasi, dan peraturan serta norma yang dapat diterima

anggota organisasi juga mempengaruhi budaya organisasi.

Menurut (Burns dan Stalker 1961; Mintzberg dan Waters 1985; Quinn

1980). dalam (Chenhall, Kallunki et al. 2011) menyatakan bahwa dalam

penelitian organisasi telah mengklaim bahwa budaya organisasi akan

mendukung inovasi jika mereka lebih adaptif dan responsif, memiliki

komunikasi yang terbuka dan aliran informasi yang bebas, dan terlibat karyawan

dalam mengembangkan ide-ide baru

Gaya manajemen

Gaya manajemen dapat direfleksikan dari perilaku para superior ( CEO,

manajer). Misalnya manajer meiliki sikap beragam, beberapa manajer

berkarisma dan beberapa yang lain ramah.

Organisasi informal

Di suatu pihak menyampaikan informasi pada pihak lain, namun karena mersa

meiliki tanggung jawab pihak lain tersut juga memberitahukan pada pihak

lainnya lagi. Dalam keadaan yang sangat ekstrem, disibukkan banyak hal

manajer produksi misalnya menjadi tidak ingat apa yang sebenarnya manajer

umum minta kepadanya. Realitas proses pengendalian manajemen tidak dapat

dipahami tanpa mengakui pentingnya hubungan yang membentuk organisasi

informal.

Persepsi dan komunikasi

Dalam organisasi informasi atau pesan yang diterima dari berbagai sumber

(informal, formal), akan tetapi tidak semua informasi yang diterima sama atu

bahkan sangat bertolak belakang dengan pesan atu informasi apa yang

seharusnya diperoleh. Organisasi merupakan entitas yang kompleks tindakan

yang diambil berbagai bagian organisasi dalam rangka mencapai tujuan bagian

sulit dinyatakan secar jelas bahkan dalam kondsi baik sekalipun.

System pengendalian formal

Pengendalian formal dapat membantu menghasut dan memotivasi upaya inovatif

dalam budaya reseptif dan kemudian memastikan kepercayaan dalam mengambil

proyek-proyek dari ide untuk tahap peluncuran (Chenhall, Kallunki et al. 2011)

System ini dapat dikelompokkan menjadi :

1. Peraturan

Merupakan semua bentuk instruksi formal, pengendalian, deskripsi pekerjaan,

standard prosedur operasi, manual, dan pedoman etika. Beberapa peraturan

merupakan syarat yang memastikan tindakan apa yang harus dilakukan.

Ada juga peraturan yang bersifat tuntutan kerja misalnya anggota oeganisasi

diperbolehkan untuk meninggalkan organisasi pada saat situasi khusus. Akan

tetapi terdapat peraturan yang besifat positif seperti larangan pada hal yang tidak

etis.

a. Pengendalian fisik

pengendalian fisik lebih tertuju pada struktur pengendalian.

Pengendalian fisik juga dapat berupa pengamanan .

b. Manual

Peraturan manual harus ditulis maual, dipertimbangkan menjadi

pedoman dari pada kesanggupan, banyak kebijakan yang harus

diizinkan. Besar kecilnya perusahaan mempengaruhi banyak sedikitnya

peraturan manual yang ada. Peraturan manual dan lainnya juga perlu

dilakukan pengujian kembali untuk memastikan tetap konsisten.

c. System keamanan

Biasanya untuk memproses system informasi untuk memastikan

informasi yang diproses akurat. System ini dapat berupa crosscek total

dengan detai, tandatangan dengan bukti yang telah diotorisasi, pemisahan

tugas dll.

d. System pengendalian tugas

Jika suatu tugas dikerjakan secara otomatis, maka system otomatis

tersebut menyediakan pengendalian.

2. Proses pengendalian formal

Perencanaan strategi membantu pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Semua

informasi yang tersedia data digunakan dalam perencanaan strategi ini.

Perencanaan strategis Perencanaan adalah bentuk ex ante kontrol ( Flamholtz

et al., 1985 ) dalam (Malmi and Brown, 2008) Pertama, menetapkan tujuan dari

bidang fungsional organisasi, sehingga mengarahkan usaha dan perilaku. Kedua,

ia menyediakan standar yang harus dicapai dalam kaitannya dengan tujuan, dan

menjelaskan tingkat usaha dan perilaku yang diharapkan dari para anggota

organisasi. Selain itu, perencanaan dapat mengaktifkan koordinasi melalui

menyelaraskan satu set tujuan di seluruh bidang fungsional organisasi, sehingga

mengendalikan kegiatan kelompok dan individu untuk memastikan mereka sesuai

dengan hasil organisasi yang diinginkan.

Jenis-jenis organisasi

Jenis jenis struktur organisasi:

1. Struktur fungsional: setiap manager bertanggungjawab untuk fungsi tertentu.

Dalam struktur ini ahli pengetahuan lebih diutamakan dari pada manajer

biasa dalam pengembilan keputusan.

2. Struktur unit bisnis: Manajer bertanggung jawab penuh pada kegiatan bisnis

utama perusahaan. Unit bisnis dirancang untuk dapat menyelesaiakan

masalah struktur fungsional.

3. Struktur matrix: yang mana fungsional unit memiliki dua tanggung jawab.

Organisasi fungsional

Bentuk organisasi fungsional melibatkan dugaan manajer yang membawa

pengetahuan ahlinya untuk menghasilkan keputusan untuk fungsi tertentu, ini berbeda

dengan manajer umum yang kurang dalam pengetahuan khusus. Aset utama perusahaan

jasa profesional telah digambarkan sebagai intelektual modal dan ahli pengetahuan,

yang tentu saja berada di profesional yang sangat berbakat yang berinteraksi dengan

klien (Furtmueller, Dick et al. 2011).

Keuntungan struktur ini adalah efisiensi. Kekurangannya adalah:

1. tidak ada kejelasan yang menentukan efektifitas pemisahan fungsi manajer

hal ini deikarenakan semua manajer bergabung untuk berkontribusi pada

tujuan akhir.

2. jika ada sengketa antar manager yang berbeda fungsi maka sengaketa ini

hanya dapat diselesaikan pada manajer tingkat atas.

3. struktur ini tidak cocok untuk perusahaan yang memiliki produk dan pasar

yang bermacam-macam. Organisasi fungsional cenderung harus

menciptakan “silos” untuk mencegah koordinasi lintas fungsi.di area seperti

pengembangan produk.

Unit bisnis (divisi)

Unit bisnis bertanggung jawab hampir semua fungsi . manajer unit binis sekan

bertindak sendiri dan terpisah dari perusahaan. Namun peran kantor pusat penting bagi

unit bisnis. Keuntungan unit bisnis adalah menyediakan pelatihan dasar dalam

manjemen umum dan lebih dekat ke pasar daripada kantor pusat sehingga dapat

membuat keputusan produksi secara lebih masuk akal,. Kekurangannya yaitu bias jadi

setiap staff unit bisnis menyalin pekerjaan yang sama yang diselesaikan di markas

besar.

Implikasi unuk desain system

Kemudahan pengendalian merupakan kriteria maka perusahaan diorganisasi

dalam unit bisnis. Organisasi fingsional mungkin lebih efisien karena funsional lebih

memberikan keuntungan besar.Jika sekali manajemen memutuskan struktur fungsional

yang terbaik, maka semua akan dipertimbangkan kemudian desain system juga

mengambilnya.

Fungsi pengendalian

Fungdi yang dijalankan pengendali:

a. Merancang dan mengoperasikan informasi dan pengendaliannya.

b. Menyiapkan laporan keuangan dan pernyataannya kepada para pemangku

kepentingan.

c. Menyiapkan, menganalisis, menginterpretasikan laporan pada manajer, analisa

program dan anggaran.

d. Supervisi audit , mecatat prosedur pengendalian untuk menjamin validitas

informasi.

e. Melakukan pengembangan personel pengendalian.

Implikasi rancangan system

Jika kemudahan merupakan criteria maka perusahaan dapat diorganisasi ke unit-

unit. Karena setiap unit bertanggungjawab pada setiap produk unitnya untuk memiliki

laba, perencanaan, koorsinasi dan kendali pada elemen tersebut. Dampak pengendalian

tetap harus ditinjau oleh manajer , dengan demikian dapat menghasilkan struktur yang

baik.

Relasi ke jajaran organisasi

Pengendali biasanya bertanggung jawab merancang atau mengoperasikan

system pengumpulan dan pelaporan informasi, pemanfaatan informasi ini merupakan

tanggung jawab jajaran. Pengendali mengembangkan dan menganalisa tolok ukur untuk

pengendalian danrekomendasi tindakan yang diperlukan pihak manajemen. CEO

sesungguhnya bertanggung jawab dalam pengendalian, berasal dari CEO kemudian

turuh ke level bawah CEO melalui jalur organisasi

Pengendali unit bisnis

Pengendali bisnis memberikan laporan pada manajer unit bisnisnya

dihubungkan dengan garis putus-putus, sedangkan pengendali unit bisnis yang

memberikan laporan pada pengendali perusahaan maka dihubungkan dengan garis solid.

DAFTAR PUSTAKA

Anthony, R.N & V. Govindarajan. 2007. Management Control System. Singapore. McGraw Hill

Chenhall, R. H., et al. (2011). "Exploring the relationships between strategy,

innovation, and management control systems: The roles of social networking, organic innovative culture, and formal controls." Journal of Management Accounting Research 23: 99-128.

Furtmueller, E., et al. (2011). "On The Illusion Of Organizational Commitment Among Finance Professionals." Team Performance Management: An International Journal 17: 255 - 278.

Malmi, T. and D. A. Brown (, 2008). "Management control systems as a package—Opportunities, challenges and research directions." Management Accounting Research 19 (2008) 19(2008): 287–300.