SRIPSI BINA HUTAGALUNG

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user 44

BAB III

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Konsep pelaksanaan E-Procurement di Indonesia dan Australia

Secara umum, prosedur pengadaan publik, sebagai aktivitas ekonomi yang

signifikan di sebagian besar negara melibatkan biasanya dua jenis pemain

yakni Organisasi Pemerintah (procuring entities) yang mempublikasikan

keinginanmereka untuk pengadaan barang dan jasa di bawah aturan-aturan

tertentu danpembatasan oleh pemerintah di masing-masing negara serta

penyedia barang dan jasa (usaha milik swasta, termasuk UKM) yang

merespontawaran atas keinginan dari pemerintah untuk menunjukkan

keinginan mereka menjual. Terbuka dan kompetitifnya suatu proses

pengadaan sampai dengan kontrak dimulai dari beberapa prosedur; dari sisi

pemerintah harus mendeskripsikan persyaratan yang mesti penyedia penuhi

untuk menunjukkan apakah kemampuan mereka memenuhi dari yang

dipersyarakan. Pemerintah kemudian mengidentifikasi calon penyedia dan

mengundang mereka untuk mengajukan penawaran. Proses pengadaan juga

harusmenjamin bahwa penyedia pada kenyataannya dapat memenuhi

spesifikasi darikualitas produk yang diinginkan dan ketepatan waktu

penyelesaiannya. Kasus kontrak jangka panjang, penyedia juga harus dapat

menjamin kontinuitas dari pasokan. Setelah pemasukan penawaran dan

evaluasi, pada sistem pengadaan barangdan jasa pemerintah harus

diumumkan kepada publik siapa saja yang memasukkan penawaran termasuk

sebuah siklus pengadaan barang dan jasa publik terdiri dari proses lelang,

Pengertian dalam Perpres No. 4 Tahun 2015 Kontrak Pengadaan Barang

atau Jasa yang selanjutnya disebut Kontrak adalah perjanjian tertulis antara

Pejabat Pembuat Komitmen dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana

swakelola. Hubungan kontraktual ini berkaitan dengan dengan kewajiban

untuk menyediakan, membangun dan memelihara fasilitas umum. Dalam


commit to user 45

kontrak ini yang menjadi obyek dalam kontrak tersebut adalah barang,

pekerjaan konstruksi, jasa konsultasi dan jasa lainya.

E-Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang

dilaksanakan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan

memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi

pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan

Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Internet sebagai media global,

merupakan salah satu alat yang dapat dipakai sebagai pendukung dalam

upaya menciptakan tata kelola pemerintahan yang bersih, khususnya dalam

hal pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Kegiatan pengadaan barang dan jasa secara online telah lebih dulu diimplementasikan berbagai negara. Penggunaan sistem E-Procurement diterapkan dalam konteks supply chainmanagement dengan tujuan untuk meningkatkan persaingan dengan melibatkan banyak pihak sehingga dapat diperoleh harga dan barang terbaik serta meningkatkan keuntungan perusahaan. Klasifikasi sistem E-Procurement yaitu berfokus pada tiga variabel yaitu fungsi, dampak biaya dan aspek organisasi (deBoer, 2002:8).

Pengadaan barang dan jasa secara elektronik (E-Procurement) di beberapa negara seperti Uni Eropa, Australia, Korea Selatan dan Philipina, dalam beberapa tahun terakhir telah digunakan sebagai alat yang secara signifikan dapat mengurangi biaya dalam proses pengadaan. Pada saat volume pembelian telah ditentukan, dengan menggunakan E-Procurement memungkinkan pembeli dan pemasok mempunyai pilihan yang lebih luas serta akan membawa kualitas yang lebih baik, meningkatkan pengiriman, mengurangi kertas kerja, dan menurunkan biaya administrasi. Dalam definisi yang paling mendasar, E-Procurement adalah merampingkan proses pembelian perusahaan dengan menghilangkan paper based seperti dokumen-dokumen pesanan pembelian dan formulir permintaan resmi.

Melalui sistem E-Procurement, karyawan dapat memperoleh akses langsung kepada para penyedia barang/jasa melalui sistem untuk mengkonfirmasi spesifikasi teknis, melihat gambar produk, harga, serta deskripsi produk secara terperinci. Sistem juga dapat membuat permintaan resmi untuk melakukan persetujuan secara elektronik, mulai dari proses persetujuan perusahaan sampai dengan penyerahan pesanan pembelian untuk mengontrak penyedia barang/jasa.


commit to user 46

1. Konsep E-Procurement di Indonesia Pengadaan barang dan jasa pemerintah di Indonesia secara online

tidak serta-merta muncul melainkan melalui proses dan tahapan yang kemudian berkembang. Sebelum adanya konsep E-Procurement ini, proses pengadaan barang dan jasa di lingkup pemerintahan ialah dengan lelang konvensional. Lelang konvensional ini merupakan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara manual. Sistem ini dinilai kurang efektif, dimana dalam praktiknya menimbulkan beberapa kerugian dan menimbulkan dampak yang cukup merugikan negara.

Sistem lelang konvensional dalam penerapannya dapat menimbulkan berbagai kecurangan karena pengumuman pemenang tender dapat direkayasa, dokumen pendaftaran harus ditinjau langsung ke lokasi sehingga banyak mengeluarkan biaya dan juga waktu, serta pengumuman hasil pelelangan kurang transparan dan diumumkan secara terbatas dimana peserta harus meninjau langsung untuk melihat proses pelelangan tersebut. Berikut tabel keunggulan proses pengadaan barang dan atau jasa secara elektronik (E-Procurement) dengan sistem konvensional:

Tabel 3.1. Keunggulan Proses Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Secara E-Procurement dengan Konvensional

Konvensional E-Procurement


commit to user 47

1. Pengumuman relatif terbatas dan

dapat direkayasa

Pengumuman menjadi lebih terbuka

dan informasi paket lelang lebih

mudah diakses oleh penyedia.

2. Pendaftaran dan pengambilan

dokumen lelang relatif lebih sulit

karena harus datang ke lokasi dan

sering kali mengeluarkan biaya

pendaftaran

Pendaftaran dan pengambilan

dokumen lelang dilakukan secara

online dan tanpa mengeluarkan atau

sedikit biaya

3. Pada tahap pemasukan dokumenpenawaran yang masih berupa hard

copy, volume serta biaya

transportasi relatif tinggi dari sisi

penyedia barang dan jasa. Dari sisi

panitia proses mengkaji dokumen

sebanyak ini akan membutuhkan

waktu melewati jam kerja yang

mana berimplikasi penambahan

biaya.

Pemasukan dilakukan secara online

berupa softcopy yang mana dapat

segera dievaluasi secara digital.

Dampaknya adalah waktu yang lebih

cepat pada saat pemasukan dan pada

saat evaluasi dokumen penawaran

dari masing-masing peserta lelang.

4. Pembukaan dokumen penawaran

memerlukan penyediaan ruangan,

kehadiran saksi, penjagaan proses

pembukaan dokumen, proses

perekaman event dan lain-lainnya.

Pembukaan dokumen penawaran

dilakukan secara online, otomatis

(secara sistem tanpa intervensi dari

penyedia) lengkap dengan penanda

waktu. Semua ini tanpa biaya

tambahan.


commit to user 48

5. Pengumuman hasil pelelangan

kurang transparan dan diumumkan

secara terbatas di papan

pengumuman. Peserta harus datang

untuk melihat hasil dari proses

pelelangan.

Pengumuman hasil pelelangan lebih

transparan dan tanpa biaya langsung

dapat dilihat melalui Internet dengan

informasi yang lebih lengkap.

6. Proses sanggah lelang secara

manual dengan mengirimkan dalam

bentuk surat sanggahan.

Proses sanggah lebih cepat karena

dilakukan secara online.

Kerugian-kerugian yang ditimbulkan dengan adanya lelang konvensional ini, melahirkan suatu konsep baru dalam hal pengadaan barang dan jasa pemerintah melalui jaringan internet (E-Procurement) yang dinilai lebih efisien karena hemat waktu serta biaya.

E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Demikian definisi yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah yang ditetapkan. Sementara pengertian Transaksi Elektronik yang tertulis dalam dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transasksi Elektronik yang diundangkan pada tanggal 21 April 2008, adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan menggunakan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik lainnya. Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement tersebut diperlukan agar Pengadaan Barang atau Jasa yang diselenggarakan Pemerintah dapat terlaksana dengan baik, sehingga dapat meningkatkan dan menjamin


commit to user 49

terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara (Djojosoekarto,2010:32).

Pengembangan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Secara Elektronik. Kemitraan). Penerapan E-Procurement ini akan menimbulkan beberapa keuntungan seperti ketersediaan barang/jasa dapat diperoleh dengan harga dan kualitas terbaik, proses administrasi yang lebih mudah dan cepat, serta dengan biaya yang lebih rendah, sehingga akan berdampak pada peningkatan pelayanan publik Secara spesifik, dalam Pasal 107 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah dalam Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 dijelaskan bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik bertujuan untuk: 1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas; 2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat; 3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan; 4. Mendukung proses monitoring dan audit; dan 5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

Menurut pengaturan yang terdapat dalam aturan Lembaga Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah secara Elektronik Tahun 2015, secara umum, alur proses aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) terbagi menjadi 3 bagian besar, yaitu:

a. Pendaftaran rekanan. Untuk dapat mengikuti lelang melalui aplikasi LPSE,

terlebih dahulu perusahaan harus mendaftar untuk menjadi rekanan. Proses

pendaftaran untuk menjadi rekanan ini melibatkan Publik (perusahaan

yang akan menjadi rekanan), PPE (Pejabat Proses Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah secara Elektronik), dan Certificate Agent.

b. Persiapan lelang. Terdapat kegiatan pembentukan panitia lelang,

pembuatan lelang, dan pengumuman lelang kepada rekanan melalui

aplikasi LPSE. Persiapan lelangmelibatkanAgency, Pejabat Pembuat

Komitmen/Pejabat Pelaksana Kegiatan (PPK)

c. Lelang. Proses lelang dapat dilakukan dengan beberapa metode antara

lain:

1) Pascakualifikasi yaitu lelang metode pascakualifikasi dengan satu file

melibatkan rekanan, panitia, dan Pejabat Pembuat Komitmen/Pejabat


commit to user 50

Pelaksana Kegiatan (PPK). Alur proses lelang metode pasca kualifikasi

dengan satu file.

2) Prakualifikasi dengan dua file. Lelang metode prakualifikasi dengan

dua file melibatkan Rekanan, Pantitia, dan Pejabat Pembuat

Komitmen/Pejabat Pelaksana Kegiatan (PPK). Alur proses lelang

metode prakualifikasi dengan dua file.

d. Prakualifikasi dengan dua tahap. Lelang metode prakualifikasi dengan dua

tahap melibatkan Rekanan, Pantitia, dan Pejabat Pembuat

Komitmen/Pejabat Pelaksana Kegiatan (PPK).

Aplikasi E-Procurement Indonesia adalah aplikasi yang digunakan untuk manajemen Pengadaan Barang dan Jasa. Aplikasi ini dikembangkan untuk membantu memonitoring administrasi procurement. Selain itu aplikasi ini juga dikembangkan untuk membantu proses pelaksanaan terkait pengadaan barang dan jasa dibagian Purchasing.

Fasilitas teknologi komunikasi dan informasi dalam E-Procurement menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 yaitu:

a. E-Lelang Umum (E-Regular Tendering) adalah pelelangan

umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa, dengan

penawaran harganya dilakukan satu kali pada hari, tanggal dan

waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, untuk

mencari harga terendah tanpa mengabaikan kualitas dan

sasaran yang telah ditetapkan, dengan menggunakan media

elektronik yang berbasis pada web/internet dengan fasilitas

teknologi komunikasi dan informasi;

b. E-Lelang Penerimaan (E-Reverse Tendering) adalah proses

untuk mendapatkan harga yang paling menguntungkan bagi

negara atas penjualan, penyewaan, dan pemanfaatan barang/jasa

milik negara secara elektronik;

c. E-Pembelian (E-Purchasing)adalah pengadaan barang/jasa yang

dilakukan dengan cara e-Penawaran Langsung (E-Price


commit to user 51

Quotation), E-Penawaran Berulang (E-Reverse Auction), atau E-

Pembelian Langsung (E-Direct Purchasing);

d. E-Penawaran Langsung (E-Price Quatation) adalah pembelian

barang/jasa yang prosesnya dilakukan secara elektronik untuk

barang/jasa yang tersedia banyak di pasar dan yang kualitas

barang/jasanya sudah pasti dengan cara meminta penawaran

harga langsung kepada seluruh penyedia barang/jasa yang

terdaftar dalam sistem PPE (Pengadaan barang dan jasa

pemerintah secara elekronik);

e. E-Penawaran Berulang (E-Reverse Auction) adalah pembelian

barang yang prosesnya dilakukan secara elektronik untuk

barang tertentu yang tersedia banyak di pasar, jumlah

penyedia barang banyak, kualitas barang sudah pasti, dan batas

harga tertinggi telah ditentukan, serta diberikan kesempatan

kepada peserta untuk menawarkan harga berulang kali

sampai harga terendah dalam kurun waktu yang ditetapkan;

f. E-Pembelian Langsung(E-Direct Purchasing) adalah

pembelian barang yang tersedia banyak di pasar dan yang

kualitas barang sudah pasti melaluiE-katalog yang tersedia

dalam sistem PPE (Pengadaan barang dan jasa pemerintah

secara elekronik);

g. E-Seleksi (E-Selection) adalah pengadaan jasa konsultasi yang

prosesnya dilakukan secara elektronik yang dilakukan dengan

metoda seleksi secara umum dan terbuka;

h. E-Katalog (E-Catalog) adalah daftar barang/jasa dan harga

dalam sistem PPE (Pengadaan barang dan jasa pemerintah

secara elekronik) yang bersumber dari

pemasok/pabrikan/penyedia jasa, yang isinya sekurang-

kurangnya memuat daftar, nama, spesifikasi, dan harga produk.


commit to user

E-Procurement Indonesia memiliki modul-modul, sebagai berikut :

Gambar 3.1. Aplikasi E-Procurement di Indonesia

1) Use Management Modul,


commit to user 53

Modul ini digunakan untuk melakukan Penambahan, pengeditan dan pengaturan user yang terlibat dalam aplikasi ini, modul ini juga bisa dilakukan integrasi dengan sistem HR yang sudah ada pada aplikasi lain.

Dengan Fitur didalamnya adalah :

a) Pengaturan User Panitia

b) Pengaturan User Admin Pengadaan

c) Pengaturan User Rekanan atau Vendor

2) Employee Management Modul,

Modul ini digunakan untuk manajemen Employee dari perusahaan pengguna E-Procurement agar pada saat pembentukan panitia lelang, bisa melakukan pemilihan susunan panitia dari employee management modul, dan aplikasi ini juga bisa integrasi dengan aplikasi lain seperti hal nya sistem HR pada aplikasi yang sudah ada saat ini.

Dengan Fitur didalamnya adalah :

a) Pengaturan employee

b) Integrasi dengan Sistem HR saat ini

3) Vendor Management Modul.

Modul ini digunakan untuk Manajemen Vendor atau rekanan, dimana dalam modul ini vendor melakukan pendaftaran, upload dokumen legal, upload struktur organisasi, upload tenaga ahli, upload data pajak, dan lain-lain bisa dilakukan secara online.

Detail fitur untuk modul ini adalah :

a) Registration

b) Upload Document Legal ( Akta Pedirian, Surat

Menhumham, SIUP, TDP, dll

c) Upload Tenaga Ahli

d) Upload Struktur Organisasi

e) Upload Pengalaman

f) Data Administrasi ( NPWP, PKP )


commit to user 54

4) Vendor Apraisal Modul

Modul ini digunakan untuk Pengelolaan terhadap Vendor atau rekanan yang mendaftar untuk dilakukan approval dan dilakukan review terhadap semua dokumen dan informasi yang diberikan oleh vendor secara online.

Detail fitur untuk Modul ini adalah :

a) Vendor Verification

b) Vendor Black List

5) Event or Auction Management

Modul ini digunakan untuk Panitia lelang melakukan Manajemen terhadap Workflow Proses Lelang yang akan digunakan, dengan melakukan konfigurasi awal pada modul ini panitia bisa melakukan setup tanggal masing-masing tahapan pada proses lelang.

Dengan detail fitur dalam modul ini adalah :

a) Initiate User

b) Workflow Lelang

c) Monitoring Lelang

d) Report

6) Catalog Management Modul

Modul ini digunakan untuk Rekanan bisa memberikan informasi produk dan jasa yang akan ditawarkan pada perusahaan kita.

Dengan Detail fitur dalam modul ini adalah :

a) Informasi katalog per Vendor sesuai kategori Barang

atau Jasa

b) Proses Approval Katalog

7) Report

Modul Report bisa disesuaikan dengan Report yang diharapkan oleh manajemen perusahaan


commit to user 55

Tahap implementasi teknis E-Procurementmerupakan tahapan proses pengadaan secara elektronik yang telah dioperasionalkan oleh LPSE (Layanan Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik) di wilayah kerja masing-masing, sesuai mekanisme dan prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses implementasi E-Procurement. Pedoman umum dalam teknis pelaksanaan E-Procurement antara lain:

1) Operasionalisasi layanan onlinebagi penyedia barang/jasa

memerlukan panduan dalam mengikuti tahapan lelang on-

linedibantu dalam bentuk layanan Integrated Help Desk.

2) Bekerjasama dengan kelompok penyedia barang/jasa golongan

ekonomi lemah/perusahaan kecil membangun Pusat layanan

data E-Procurement, sehingga akses perusahaan kecil untuk

mengikuti pelaksanaan E-Procurement tersedia dengan mudah.

3) Melakukan koordinasi dengan stakeholders dalam hal ini

asosiasi penyedia barang/jasa maupun lembaga penyedia

barang/jasa konstruksi nasional dan daerah.

4) Pelaksanaan lelang dikoordinasikan oleh LPSE (Layanan

Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik).

5) Satuan kerja mandiri menetapkan paket pekerjaan yang akan

dilelang dan dilaksanakan secara E-Procurementdengan

memanfaatkan portal tersebut. Seluruh dokumen pengadaan

barang/jasa diinput ke dalam portal tersebut.

6) Paket pekerjaan yang dilelang diumumkan oleh masing-masing

unit Satuan Kerja.

7) Penyedia barang atau jasa melakukan registrasi pada portal

resmi E-Procurement dengan menyertakan alamat e-mail dan

NPWP (Nomor Pegawai Wajib Pajak) perusahaan. Portal akan

menjawab secara otomatis melalui e-mail yang sudah

dimasukan dan menggunakan password.


commit to user 56

8) Password berfungsi untuk kunci pembuka bagi usermengikuti

proses lelang selanjutnya (mengisi data kualifikasi dan paket

pekerjaan yang diminati) sebagai salah satu fungsi kemanan

data dalam proses lelang.

9) Penyedia barang/jasa sebelum Aanwijzing (rapat pengadaan)

dapat men-download dokumen pengadaan barang/jasa.

10) Penyedia barang/jasa memilih paket pekerjaan yang

ditawarkan sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki dan

selanjutnya mengajukan penawaran harga yang secara otomatis

dienkripsi oleh software portal.

11) Pembukaan dokumen penawaran hanya dapat dibuka oleh

Panitia Lelang masing-masing unit satuan kerja sesuai setting

waktu pembukaan sampul disitus E-Procurement yang

selanjutnya mengadakan evaluasi untuk menentukan

pemenang lelang.

12) Seluruh peserta lelang dan masyarakat dapat melihat hasil

evaluasi atas penawaran yang telah dilakukan pada portal E-

Procurement tersebut.

Pelaksanaan E-Procurement di Indonesia pertama kali dikembangkan oleh Bappenas sebelum LKPP terbentuk, dengan menggunakan lima wilayah sebagai proyek percontohan yaitu Jawa Barat, Jawa Timur, Gorontalo, Kalimantan Tengah dan Sumatera Barat. E-announcement (lelang serentak) merupakan tahap awal dari sistem E-Procurement dimana di dalamnya terdapat tahapan sosialisasi bagi semua pelaksana E-Procurement.

E-Announcement pertama kali dikenalkan oleh pemerintah kota Surabaya (www.wartaegov.com, 2009). Setelah E-anouncement, Departemen Pekerjaan Umum menjadi instansi pertama yang melakukan uji coba E-Procurement pada tahun 2004 dalam format semi E-Procurement. Meskipun keterbatasan infrastruktur masih menjadi kendala sehingga hanya diikuti oleh sedikit peminat, namun pelaksanaan E-Procurement pada lingkungan DPU mampu menjadi motivator bagi instansi lain.


commit to user 57

Setelah mengawali E-Procurement dengan mengadakan E-Announcement, pemkot Surabaya kembali memulai kegiatan E-Procurement dengan penyempurnaan sistem. Keberhasilan pemkot Surabaya melakukan kegiatan E-Procurement kemudian diikutioleh berbagai instansi misalnya Departemen Luar Negeri, Garuda Indonesia, Pemerintah Kota Bogor, dan pada tahun 2008, Pemerintah Kota Yogjakarta juga meresmikan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik (LPSE) sebagai wadah dalam melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa melalui E-Procurement bagi instansi di lingkungan pemerintah kota Yogyakarta (www.wartaegov.com, 2009).

Para pengguna dari internal birokrasi mengakui bahwa pengadaan barang dan jasa melalui E-Procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding cara konvensional. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa secara konvensional memutuhkan waktu selama 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan dengan cara E-Procurement bisa dalam waktu 20 (dua puluh) hari. Melalui sistem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan pengumuman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat. Di samping waktu yang bisa lebih cepat E-Procurement juga bisa menghemat anggaran, karena dapat mengurangi biaya konsumsi rapat maupun penggandaan dokumen dan terutama adalah adanya selisih antara pagu anggaran dengan harga penawaran. Sedangkan dari sisi penyedia/vendor/rekanan efisiensi juga dapat dirasakan dengan berkurangnya biaya pembelian dokumen lelang, penggandaan berkas, biaya materai dan transportasi karena semua proses dilakukan melalui transaksi elektronik. Sebagai gambaran rerata efisiensi pengadaan barang dan jasa secara nasional dari proses E-Procurement dalam lima tahun terakhir mencapai 11, 51 % dari jumlah total lelang 46.283 paket (Laporan LKPP, 2012).

Sementara dari berbagai kajian literatur dan hasil penelitian juga menunjukkan data yang semakin baik dalam hal efisiensi anggaran. Pengalaman Pemkot Surabaya sejak menerapkan E-Procurement, telah menghemat anggaran sebesar 25%. Demikian juga pengalaman Pemerintah Kota Yogyakarta, dengan E-Procurement pada tahun 2011 telah melakukan efisiensi anggaran sebesar 19,8 %. Hal yang sama juga dirasakan Pemerintah Kota Banjarmasin bahwa E-Procurement menjadikan efisiensi anggaran hingga 17% pada 2009- 2010, sedangkan untuk periode yang sama Kota Banjarbaru angka efisiensi anggaran hingga 20% . LPSE Pemda DIY sejak tahun 2008 sampai 2014 sudah


commit to user 58

melakukan 570 paket lelang, dengan efisiensi anggaran mencapai 36 miliar.

Pelaksanaan E-Procurement perlu dilakukan secara bertahap guna penerapan yang semakin baik. Secara umum tahapan pelaksanaan

E-Procurement dibagi dalam empat tahap, antara lain:

a. Penayangan informasi Terdiri dari informasi umum dan paket

pekerjaan

b. Pelaksanaan copy to internet (CTI) adalah penayangan informasi,

proses, dan hasil pengadaan barang/jasa.

c. Pelaksanaan semi E-Procurement yaitu kegiatan pengadaan

barang dan jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui

media internet secara interaktif antara peserta lelang dan panitia

lelang.

d. Pelaksanaan full E-Procurement yaitu proses pengadaan barang

dan jasa yang dilakukan dengan transaksi secara penuh melalui

media internet, namun dalam pelaksanaanya full E-Procurement

belum dapat dilakukan di Indonesia karena belum adanya

pemerataan penggunaan teknologi dan tenaga ahli yang dapat

mendukung pengadaan barang dan jasa berbasis web.

Pengadaan barang dan jasa dalam pemerintahan merupakan tanggung jawab yang penting dalam kepemimpinan negara. Misalnya, jika pemerintah tidak dapat menyediakan semua peralatan dan bahan yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan pemilihan umum, seluruh proses pemungutan suara dapat tertunda atau terganggu. Hampir seluruh aspek pemerintahan memerlukan pengadaan yang baik yang ditujukan untuk warga negaranya, seperti bahan untuk pembangunan jembatan, perbaikan jalan, pengadaan transportasi umum, dan lain sebagainya.

Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan pemerintah menyediakan sejumlah manfaat untuk pembeli maupun penjualnya. Semua pembelian yang dilakukan oleh pemerintah harus dilakukan di tempat terbuka yang dapat menciptakan kompetisi. Karena kegiatan pengadaan terbuka untuk persaingan, harga barang dan jasa biasanya lebih rendah. Para agen pemerintah yang menangani keputusan pembelian akan dapat memilih


commit to user 59

vendor yang paling berkualitas. Vendor juga mendapat manfaat dari pengadaan ini. Karena terdorong oleh adanya persaingan, semua pemasok ingin memiliki kesempatan untuk mengadakan kontrak dengan pemerintah yang dapat meningkatkan reputasinya.Sebelum pengadaan dimulai, pemerintah perlu menjalankan beberapa praktik terbaik tertentu untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang didapatkan telah memenuhi standar yang diinginkan. Salah satu praktik tersebut adalah meninjau peraturan tentang pengadaan pemerintahan. Pedoman tersebut harus diikuti dengan tepat dan jika diperlukan, peraturan tersebut perlu untuk ditinjau ulang atau diperbarui agar tidak menghambat kegiatan pengadaan.

Praktik pengadaan terbaik lainnya adalah menetapkan kriteria yang digunakan untuk membandingkan tawaran-tawaran yang ada. Kriteria tersebut harus mencakup faktor-faktor seperti kelengkapan penawaran dan kesesuaian dengan kondisi. Sebuah tawaran yang tidak lengkap dapat menunjukkan vendor tidak dapat diandalkan. Setiap pemilihan vendor harus didokumentasikan. Jika tidak, stabilitas proses pengadaan dapat terganggu dan bahkan penurunan kepercayaan warga negara terhadap pemerintahan.

2. Konsep E-Procurement di Australia Negara Australia sebagai salah satu negara pelopor pelaksanaan

E-Procurement di dunia yang dimulai pada akhir tahun 1990an telah

menggunakan E-Procurement sebagai salah satu alat dalam efisiensi

pengeluaran anggaran serta mempermudah dalam penyediaan barang/jasa

bagi pemerintah sehingga dapat membantu dalam percepatan penyerapan

anggaran.

Awal pertengahan tahun 1990-an pemerintah di Australia memiliki

kebijakan formal yaitu mempromosikan penyediaan pelayanan informasi

secara online oleh masing-masing lembaga. penduduk Australia

menggunakan internet untuk melakukan transaksi dengan pemerintah.

Australian Business Register (ABR) merupakan rumah layanan

pendaftaran bisnis secara online di Australia. ABR (Australian Business

Register) adalah sebuah basis data informasi identitas yang ekstensif


commit to user 60

yang diberikan oleh perusahaan ketika mereka mendaftar untuk sebuah

Australian Business Number (ABN). ABR (Australian Business Register)

membuat proses bisnis menjadi lebih mudah dan membuat semua tingkat

pemerintahan dapat saling berinteraksi dengan mudahnya melalui

pengenal yang unik.

E-Procurement di Negara Australia digunakan sebagai salah satu media dalam mempermudah penyediaan barang dan jasa serta sebagai media pengeluaran anggaran bagi pemerintah sehingga dapat membantu dalam percepatan penyerapan anggaran yang ada. Selain itu juga memiliki fungsi registrasi (pendaftaran), penjelasan persyaratan lelang barang atau jasa beserta harganya, pengisian proposal, mekanisme negoisasi atau penyanggahan, lelang online, form serah terima, database para pemasok (supplier), transaksi danpurchase order dan sebagainya.

Fitur-fitur yang dimiliki dalam E-Procurementnya juga memiliki beberapa fungsi, misalnya saja fungsi tagihan, pembayaran, katalog penyedia barang atau jasa yang digunakan untuk melakukan update secara online dan terbuka, hubungan Spending Agencies dengan penyedia barang atau jasa, automatisasi data, fungsi pesanan pembelian kepada penyedia barang atau jasa yang mengirimkan pesanan pembelian secara elektronik kepada penyedia barang atau jasa serta pilihan alternatif Spending Agencies yang dapat mengakses sistem penyedia barang atau jasa secara online dimana Spending Agencies harus memastikan syarat dan ketentuan barang atau jasa yang dibeli sudah sesuai dengan kategori yang dibutuhkan, fungsi proses persetujuan, fungsi proses penawaran dimana jika proses penawaran non-restricted maka Spending Agencies dapat melakukan publikasi melalui iklan dan jika dilaksanakan secara tepat maka Spending Agencies dapat menunjuk penyedia barang atau jasa yang sudah terpilih(http://www.finance.gov.au./).

Sistem E-Procurement di Australia diatur secara spesifik dalam

The Commonwealth Procurement Rules (CPRS) yang diatur dalam

Peraturan Menteri Keuangan (Financial Management and

Accountability Act 1997. Proses kontrak pengadaan barang dan jasa

pemerintah di Australia dilakukan dengan beberapa tahapan yakni:

1) Tahap pertama yakni Pembukaan Tender


commit to user 61

Pembukaan tender melibatkan penerbitan dokumen tender

oleh pemerintah yang terbuka bagi setiap pemasok yang

menawarkan barang dan jasanya sesuai dengan skala

prioritas pemerintah.

2) Tahap kedua yakni Pra Kualifikasi

Tahapan ini merupakan tahap publikasi di mana

pemerintah mengadakan pendekatan untuk mengundang

kiriman dari pemasok menggunakan sebuah shortlist

berbasis web yang telah di sediakan.

Dalam tahapan ini, para pemasok dapat mengakses

melalui AusTender yakni web pengadaan resmi

pemerintah Australia. Tahap Pra-Kualifikasi ini, dilihat

bagaimana izin resmi dari perusahaan, barang maupun

jasa yang ditawarkan apakah sesuai atau tidak. Pejabat

pengadaan memilihberdasarkan kualifikasi yang telah

ditetapkan sesuai dengan pedoman pengadaan.

3) Tahap Ketiga Terbatas

Tender terbatas melibatkan agen yang mendekati satu atau

lebih pemasok potensial untuk memberikan masukan

terhadap proses yang tidak memenuhi aturan untuk tender

terbuka atau prakualifikasi lelang

Penerapan E-Procurement di Australia dilakukan suatu efisiensi. Efisiensi dilaksanakan karena dalam proses pelaksanaan E-Procurement digunakan suatu analisis belanja (spend analysis) dimana sebelum dilaksanakan proses pengadaan barang/jasa perlu diketahui:

a. Barang dan jasa yang akan dibeli oleh spending agency dan

sudah terstandarisasi.

b. Profil penyedia barang dan jasa.


commit to user 62

c. Nilai dan jumlah transaksi, dan kemungkinan untuk

mendapatkan pengurangan harga dari penyedia barang atau jasa.

d. Barang atau jasa yang distandarisasi (pembatasan pembelian

barang hanya untuk barang yang sudah mempunyai standarisasi)

e. Metode pembelian yang akan dilaksanakan apakah secara satu

persatu atau secara terakumulasi sesuai jenis barang atau jasa.

f. Prioritas penggunaan E-Procurement.

Analisis belanja yang dilaksanakan tersebut, mekanisme penggunaan anggaran akan dilakukan seoptimal mungkin sehingga dana yang tersedia dapat digunakan sesuai dengan yang telah direncanakan. Pelaksanaan spend analysis juga menunjukkan kemungkinan apa saja yang dapatdilakukan untuk penghematan anggaran. Pelaksanaan E-Procurement di Australia dibagi dalam 3 tahapan. Untukmengoptimalkan pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut dilaksanakan evaluasi atassetiap proses dalam tahapan-tahapan tersebut sehingga dalam setiap tahapan tersebutdiperoleh hasil yang efektif dan optimal. Evaluasi tersebut adalah sebagai berikut (Australian Review of E-Procurement.2005):

a. Perencanaan

Evaluasi ini dimaksudkan agar dapat dapat membantu dalam

prosespengembangan rencana yang telah ditentukan, misalnya:

1) Waktu (orang/waktu) yang dibutuhkan untuk membuat

pengumuman tender.

2) Jumlah pengumuman tender yang didistribusikan dan

metode distribusi yang digunakan.

3) Jumlah pengumuman tender yang mendapatkan respon

dari penyedia barang/jasa.

4) Waktu (orang /waktu) yang dibutuhkan untuk mereview

penawaran tender dari penyedia barang/jasa.

b. Tahapan Pengadaan

Evaluasi dimaksudkan untuk membantu mengurangi waktu yang

digunakandalam proses pengadaan serta meningkatkan

kepatuhan terhadap kontrak.Evaluasi tersebut antara lain:


commit to user 63

1) Jumlah penyedia barang/jasa yang mengakses sistem E-

Procurement.

2) Jumlah penyeedia barang/jasa yang tersedia dalam

sistem.

3) Jumlah permintaan pembelian yang diproses.

4) Waktu yang digunakan untuk memproses permintaan

pembelian.

5) Waktu rata-rata yang digunakan untuk memenuhi

permintaan pembelian.

c. Tahapan pembayaran

Dalam tahapan pembayaran yang dievaluasi adalah :

1) Jumlah tagihan dan nilai tagihan yang diselesaikan per

bulan.

2) Persentase total pengeluaran.

3) Persentase jumlah tagihan yang telah dibayar.

4) Ketepatan waktu pembayaran.

5) Kesesuaian nilai dan jumlah pembayaran dengan

pesanan pembelian.

Selain dengan spend analisis dan evaluasi atas setiap tahapan dalam E-Procurement,juga dilakukan analisis efektifitas biaya (Cost-effectivenes) ataspenggunaan E-Procurement untuk meningkatkan kapabilitas dan manfaat pelaksanaanE-Procurement dan meningkatkan manfaat yang diperoleh penyedia barang.

Negara Australia dalam sistem E-Procurement untuk pengadaan barang dan jasa pemerintahnya membuat skala-skala prioritas sehingga sangat membantu keefektifan proses pengadaan barang atau jasa yang di butuhkan. Skala prioritas yang di lakukan ini memiliki potensi manfaat yakni:

1. Potensi peningkatan efisiensi administrasi yang dapat diperoleh

2. Potensi penghematan (savings) yang diperoleh dari harga barang

atau jasa yang lebih murah


commit to user

3. Manfaat yang diperoleh pemerintah karena dapat mengamankan

pasokan kebutuhan barang atau jasa dan mengurangi lead time

4. Kemampuan untuk mencapai tujuan prioritas pemerintah melalui

struktur kontrak (misalnya tujuan mendorong partisipasi UMKM,

mendukung program KB atau kesehatan ibu-anak).

Gambar 3.2 Skala Prioritas E-Procurement di Australia

Berikut ini praktik standar dan pilihan alternatif yang dapat digunakan, best practice tersebut merupakan dasar dalam pelaksanaan E-Procurement sedangkanpilihan alternatif adalah ukuran efektifitas biaya yang dapat membantu meningkatkankapabilitas E-Procurement itu sendiri.

Tabel 3.2. Pelaksanaan E-Procurement di Australia

FUNGSI

BEST PRACTICE

PILIHAN ALTERNATIF

KETERANGAN

1. Katalogpenyediabarang/jasa

Penyedia barang/jasamelakukan updatesecara onlineterhadap

Jika penyedia barang

tidak dapat

Kemudahan dalam pelaksanaan

Manfaat


commit to user 65

katalog penyedia barang/jasa melakukan

update katalog secara

online, spending

agencies dapat

melakukan upload

melalui sistem internal

yang dimiliki spending

agencies

2. Akses

terhadap e-

marketplaces

Spending Agencies

dapat mengakses

katalog peneyedia

dalam pasar yang

terbuka (nonrestricted)

Spending Agencies

dapat mengakses

katalog penyedia

barang/jasa dalam

pasar yang tertutup.

3. Pesanan

pembelian

kepada

penyedia

barang/jasa

Spending agencies

mengirimkan pesanan

pembelian secara

elektronik kepada

penyedia barang/jasa

Spending agencies

dapat mengakses

sistem penyedia

barang/jasa secara

online atau

mengirimkan pesanan

pembelian melalui

email

Spending

agencies harus

memastikan

syarat dan

ketentuan

barang/jasa yang

dibeli sudah

sesuai dengan

kategori yang


commit to user 66

dibutuhkan.

4. Proses

persetujuan

Proses/alur kerja

persetujuan

dilaksanakan secra

otomatis melalui

sistem.

5. Proses

Penawaran

Jika proses penawaran

Tidakdibatasi (nonrestricted)maka,Spending agenciesdapat

Melakukanpublikasi

Melaluiiklan.

Jikadilaksanakan

Secaratertutup

(restricted), spending

Agenciesdapat

Menunjukpenyedia

barang/jasayang

sudahterpilih.

Spending agencies

melaksanakan

pengiriman dan

penerimaan e-mail

melalui saluran yang

aman

Memanfaatkan

Commonwealth

Electronic Tender

Sistem.

6. Tagihan Spending agencies

menerima tagihan

secara elektronik.


commit to user 67

Sumber : http://www.finance.gov.au

Sejak tahun 1997 hingga saat ini, negara bagian Victoria dan Australia Selatan tampaknya selalu mengadakan berbagai penelitian terkait teknologi dalam pengembangan solusi E-Procurement. Pemerintah negara bagian Victoria telah memusatkan sumber daya mereka melalui Departemen Keuangan yang dikelola Pemerintah Dewan bagian pembelian. Pada saat yang sama Pemerintah Australia Selatan mengesahkan seluruh Program Reformasi Pengadaan termasuk strategi TI (Teknologi Informasi) yang menggabungkan berbagai inisiatif perdagangan

Tagihan secara

otomatis langsung

dicocokkan dengan

pesanan pembelian

7. Pembayaran Spending agencies

membayar penyedia

melalu sarana

elektronic (misal:

Kartu Kredit, Transfer

atau lewat jasa pihak

ketiga-perbankan)

8. Hubungan Spending

Agencies

dengan

penyedia

barang/jasa

Menggunakan e-mail

dengan standar

keamanan

Melalui fax atau email non-secure

9. Automatisasi

Data

Data transaksi diolah

secara otomatis

Transaksi dilakukan

upload secara periodic


commit to user 68

elektronik. Pemerintah Victoria telah jelas menjadi yang paling maju dalam hal mengembangkan strategi kontrak pengadaan barang dan jasa di lingkup pemerintahan mereka, dan pada awal tahun 1998 sudah siap untuk memilih penyedia E-Procurement dan mereka memutuskan untuk memulai sebuah proses yang melibatkan negara lain dan pemerintah Federal.

Sebuah penelitian yang dilakukan oleh National E-Procurement Research Project Australia pada tahun 2011 2014 telah memberikan gambaran yang jelas mengenai tingkatan penggunaan E-Procurement dan ketertarikan mereka untuk menggunakan E-Procurement pada masa yang akan datang, dimana hampir dari separuh responden telah menggunakan E-Procurement untuk kegiatan pembelian mereka.

Tabel 3.3 Tingkatan Penggunaan E-Procurement di Australia

Tingkat Penggunaan % dari Total Responden

Telah melakukan pembelian online

41%

Berniat melakukan pembelian secara

online dalam 2-3 tahun ke depan

43%

Tidak ada niat melakukan pembelian

secara online

16%

Sumber : Report on the findings of the 2011-2014 Australian National

E-Procurement Survey oleh National E-Procurement Research Project Australia

Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwa hampir sebagian besar kalangan pengusaha maupun masyarakat di Australia merasa cukup puas dan ingin membuat strategi perkembangan yang baik untuk sistem E-Procurement ke depannya.


commit to user 69

B. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan E-Procurement di Indonesia dan Australia

E-Procurement pada hakekatnya memang memiliki potensi

pengembangan yang menimbulkan banyak manfaat bagi pengadaan barang

dan jasa di lingkup pemerintah, akan tetapi di dalam pelaksanaannya tetap

menemui beberapa hambatan. Berikut ini, beberapa kelebihan serta hambatan

pelaksanaan E-Procurement di masing-masing negara, yaitu di Indonesia dan

Australia.

1. Kelebihan dan Kekurangan Pelaksanaan E-Procurement di Indonesia

Sebagai salah satu alat dalam menciptakan tata pemerintahan yang

bersih dari korupsi dan nepotisme sebagai manfaat secara makro dari E-

Procurement, manfaat langsung yang diharapkan dari penerapan sistem

baru ini adalah proses yang lebih singkat terutama dari segi waktu dan

birokrasi, serta penghematan biaya dalam proses pengadaan

(Hardjowijono, 2009:55). Peraturan perundangan yang mengatur kegiatan

pengadaan barang dan jasa yaitu Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015

dinyatakan bahwa untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi

dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, juga untuk meningkatkan

transparansi dan akuntabilitas serta memudahkan sourcing dalam

memperoleh data dan informasi tentang barang dan jasa, spesifikasi teknis

dan harga maupun penyedia barang dan jasa yang memenuhi kriteria.

Dalam peraturan tersebut juga dinyatakan tujuan lain dari penerapan E-

Procurement sebagai upaya untuk menjamin persamaan kesempatan dan

akses dari berbagai pihak terutama pelaku usaha dalam negeri dan

peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, dalam proses pengadaan

sehingga tercipta persaingan sehat di antara mereka.

a. Kelebihan E-Procurement di Indonesia

Manfaat dari E-Procurement adalah tercapainya kolaborasi yang

baik antara pembeli dan pemasok, mengurangi penggunaan tenaga

lapangan, meningkatkan kordinasi, mengurangi biaya transaksi dan


commit to user 70

siklus pengadaan, tingkat persediaan yang rendah dan transparansi

yang baik.

Sebagai salah satu lembaga yang telah melaksanakan proses pengadaan secara elektronik, PT. Garuda Indonesia menyebutkan bahwa dengan penerapan E-Procurement telah mendapatkan manfaat berupa (www.garudaindonesia.com, 2009):

1. Mendapatkan harga pembelian barang yang terkontrol.

2. Mempercepat waktu proses pengadaan.

3. Proses pengadaan yang transparan.

4. Mereduksi biaya pengadaan barang/jasa.

5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.

6. Memperlancar komunikasi buyer-supplier(jual-beli).

7. Pelayanan yang baik kepada supplier.

Pemasok pada PT. Garuda Indonesia diseleksi berdasarkan daya saing, fleksibilitas, inovasi dan kekuatan pada penerapan solusi yang dikembangkan, perusahaan mencari bisnis yang mampu dan mempunyai keinginan serta niat baik untuk berbagai tanggung jawab dalam melakukan usaha untuk mengembangkan tingkat kualitas dan layanan dengan biaya terjangkau, keterikatan pemasok terhadap penawaran perusahaan selanjutnya ditindaklanjuti dengan proses pengiriman proposal oleh para pemasok. Untuk menjalankan program E-Procurement ini dibutuhkan juga dukungan dari Hardware, Software, Network, maupun organware.

Penerapan E-Procurement pada Garuda Indonesiadiperoleh ragam imbas dengan sebaran faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja operasional, seperti: kelancaran proses pelaksanaan kontrak pembelian, peningkatan komunikasi dengan pemasok, percepatan proses pembelian dan pengurangan tingkat kesalahan dalam pembelian. Selain PT. Garuda, Departemen Pekerjaan Umum mendapatkan hasil signifikan berupa bertambahnya rekanan yang secara langsung telah menciptakan proses pengadaan yang terseleksi, dan penghematan biaya (www.pu.go.id, 2009). Indikasi penyimpangan yang terjadi pada Departemen Pekerjaan Umum mampu dikurangi hampir 50% dengan menerapkan sistem SEP (Semi Electronic Procurement) (Nugroho, 2006:75-80).


commit to user 71

b. Kekurangan penerapan E-Procurement di Indonesia

Menurut Sulaiman dan Chen (2006) pelaksanaan E-Procurement di

Indonesia masih ada beberapa kekurangan, yaitu:

1. Dalam bidang Hukum

a) Peraturan Presiden Nomor 4 tahun 2015 tentang Pengadaan Barang

dan Jasa Pemerintah masih banyak mendapatkan tantangan dari

berbagai pihak. Sangat diperlukan adanya produk hukum yang

setara dengan Undang-Undang untuk memberikan jaminan

kepastian hukum.

2. Dalam bidang Infrastruktur Kondisi Infrastruktur baik dari sisi

instansi pemerintah maupun pihak swasta sebagai peserta tender

masih sangat jauh dari ideal.

a) Dari sisi pemerintah: Untuk membangun sebuah sistem E-

Procurement yang ideal, diperlukan dana yang cukup besar.

Sistem yang dimaksud tentu bukan berupa portal E-Auction

sederhana, akan tetapi harus mencakup peningkatan infrastruktur

seperti server dan broadband, integrasi dengan unit keuangan,

manajemen dokumen, project monitoring, data center, security,

hingga capacity building dari SDM pemerintah yang akan

menjadi pelaksana pengadaan barang dan jasa tersebut.

b) Dari sisi pengguna (pihak swasta): Dalam Peraturan Presiden

Nomor 4 Tahun 2015 dinyatakan bahwa salah satu prinsip

dasar pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah harus

adil/tidak diskriminatif serta harus meningkatkan peran usaha

kecil. Artinya dengan kata lain, semua UKM (Usaha Kecil

Menengah) yang di Indonesia mencapai lebih dari 40 juta

pengusaha, harus mendapatkan kesempatan yang sama untuk

dapat ikut berpartisipasi dalam sistem E-Procurement

mendatang. Untuk ini, pemerintah mesti mengembangkan

Telecenter (sudah menjadi salah satu program Depkominfo) dan

Warnet secara lebih serius. Selain itu pemerintah juga harus


commit to user 72

memiliki konsep dan solusi pengembangan broadband dan

pengentasan digital divide yang jelas.

3. Standarisasi prosedur pengadaan barang dan jasa untuk semua instansi

pemerintah, BUMN dan instansi publik lainnya. Pengalaman di

berbagai negara menunjukkan bahwa sebuah portal E-Procurement

nasional dapat digunakan bukan hanya oleh instansi pemerintah saja,

akan tetapi juga BUMN, instansi publik, universitas, bahkan hingga

swasta dapat ikut berpartisipasi di dalamnya. Di samping itu, instansi-

instansi yang bersangkutan juga perlu mempublikasikan program

pengadaan barang dan jasanya 1 tahun kedepan, sehingga dunia usaha

bisa lebih terfokus dalam merencanakan aktivitas bisnis mereka.

4. Sangat diperlukan adanya sebuah badan khusus yang mengatur

mengenai pengadaan barang dan jasa pemerintah. Badan ini

bertanggung jawab dalam mempromosikan implementasiE-

Procurement secara nasional, memperbaiki serta memperlengkapi

produk-produk hukum yang belum tersedia (termasuk menyediakan

fasilitas bagi penyelesaian perselisihan) dan lain sebagainya.

8. Kelebihan dan Kekurangan E-Procurement di Australia

a. Kelebihan E-Procurement di Australia

Negara Australia sebagai pelopor penggunaan E-Procurement

memiliki kelebihan yang signifikan dibandingkan yang lain di mana

fitur pengadaan barang dan jasa pemerintah berbasis webnya dapat

dengan mudah diakses dan bahkan dimasuki oleh negara. Fitur tersebut

bernama Austender, fitur berbentuk website yang biasa digunakan

secara leluasa oleh pihak penyedia barang atau jasa dari berbagai

macam kalangan dalam negara maupun yang di luar negara. Sistem

Austender yang digunakan oleh negara Australia ini benar-benar


commit to user 73

membuka persaingan usaha secara luas akan tetapi, kontrol maupun

keamanan sistemnya tetap terjaga dengan baik. Hal ini terbukti dari

data yang diambil dari Warta Perkembangan E-Procurement di

Australia yang menunjukkan hingga tahun 2013, sekitar 44% kalangan

penyedia barang dan jasa serta instansi pemerintahan di Australia

merasa puas dengan adanya fitur ini.

Pada saat ini semua pemerintah Australia semakin menyadari

potensi E-Procurement dan banyak manfaat yang tidak tersedia di

lingkungan pengadaan berbasis kertas. Manfaat ini secara luas dilihat

meliputi:

1) Sebuah sistem pemesanan yang konsisten yang dapat antarmuka

dengan sistem manajemen keuangan di seluruh pemerintah yang

ada;

2) Penyediaan kontrol manajemen yang luas dan melaporkan

pembelian dan penyelesaian;

3) Akses untuk menyelesaikan audit yang menghubungkan transaksi

untuk pembeli individu dan pemberi persetujuan;

4) Kemampuan untuk memberikan bantuan yang tepat waktu yang

akan memandu pembeli kepada pemasok dikontrak yang ada;

5) Peningkatan kecepatan dan ketepatan dalam pertukaran dokumen

bisnis;

6) Akses informasi pemasok yang lebih besar dan lebih tepat waktu;

dan

7) Peningkatan produktivitas yang signifikan melalui banyak proses

bisnis yang mengatur secara otomatis.

b. Kekurangan E-Procurement di Australia

Berdasarkan tabel best pactice yang mendeskripsikan kelebihan

konsep E-Procurement dalam kontrak pengadaan barang dan jasa

pemerintah, terdapat juga kekurangan dalam pelaksanaannya.

Kekurangan tersebut yakni:


commit to user 74

1. Lebih bersifat tertutup, karena hanya berhubungan dengan pusat

pengadaan. Sistem E-Procurement di Australia berbasis tunggal

sehingga benar-benar secara otomatis diatur oleh pusat pengadaan

Penyedia juga ingin berhubungan dengan pembeli lainnya.

2. Mahal dalam pemeliharaan sistem.

Besarnya biaya pengembangan sistem menjadi kendala bagi

beberapa perusahaan non-profit di Australia. Guna menyiasati hal

tersebut, mereka tidak segan untuk mengadopsi keberhasilan

sistem yang dimiliki oleh perusahaan privat untuk diterapkan di

beberapa organisasi lain (Walker dan Harland, 2008:195- 219).

3. Hambatan lain dalam implementasi E-Procurement di Australia

yaitu adanya kesenjangan digital, metodologi, kepentingan

kelompok dan resistansi individual atas keengganan untuk berubah.

4. Faktor teknis berupa standar keamanan dan pengembangan sistem

itu sendiri. Tantangan yang bersifat teknis atau aksesibilitas

menjadi hal penting dalam menilai efektivitas pelaksanaan E-

Procurement (Bruno, 2005:492-508).

Berdasarkan kekurangan-kekurangan diatas, perlu diketahui bahwa

sangat menarik untuk mengamati bahwa negara Australia dan negara

bagiannyasaling bekerjasama untuk mengembangkan dan memperbaiki

setiap kekurangan sisitem ini. Pendekatan dilakukan pemerintah sampai ke

daerah negara bagian. Hal ini karena ada sejumlah besar badan dewan

lokal yang tidak langsung terkait dengan APCC (Australasian

Procurement and Construction Council), badan pengadaan jasa dan

konstruksi namunperspektif internasional diraih oleh masukan dari

Pemerintah Selandia Baru, yang merupakan anggota de facto dari APCC

dan memiliki akses ke pengembangan dan hak untuk memberikan

masukan pada strategi ini. Negara Australia selalu terbuka terhadap setiap

aspek pengembangan sistem E-Procurement di negaranya sehingga

pelaksanaan E-Procurement di instansi pemerintahannya dapat berjalan

efisien.

Documents

SRIPSI BINA HUTAGALUNG