Tehnike i alati za upravljanje vremenom.docx

UNIVERZITET U BEOGRADUFAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA

SEMINARSKI RAD

Predmet: Menadžment

Tema: Tehnike i alati za upravljanje vremenom

Mentor: Danijela Toljaga

Beograd, oktobar 2009.

Studenti:Vitomir Božović 260/ 09/ IMia Bogdanović 56/ 09/ MNikola Bratić 323/ 09/ I

SEMINARSKI RAD Tehnike i alati za upravljanje vremenom

Sadržaj

1. UVOD ………………………………………………………….…… 2

2. PET GLAVNIH PITANJA ……………………………….………… 4

2.1. Stvar neophodnosti ……………………………….…………….. 4

2.2. Ublažujuće funkcije ……………………………………………. 5

2.3. Korisnost ……………………………………….………………. 5

2.4. Pouzdanost …………………………………….………………... 6

3. OSNOVNE KOMPONENTE

3.1. Lični računar …………………………………………………… 7

3.2. Elektronska pošta ………………………………………………. 8

3.3. Lični organizer …………………………………………………. 9

4. PROGRAMSKI ALATI …………………………………………… 10

4.1. Lični papirni organizatori ……………………………………… 11

4.2. Odlaganje dokumenata na vašem poslu …………………….….. 11

4.3. Ultimativni alat: radna okolina …………………………….…… 12

5. ZAKLJUČAK …………………………………………..……….… 13

LITERATURA ……………………...………………….……..……… 14

1


1. UVOD

Šta je time management – upravljanje vremenom?

Upravljanje vremenom je pojam koji se počeo koristiti tek osamdesetih godina 20.

veka, a ideja o upravljanju vremenom postoji duže on jednog veka. Ovaj termin uglavnom

koriste biznismeni, menadžeri i poslovni ljudi. Upravljanje vremeon predstavlja način života i

rada, to je stvar navike koja se nalazi duboko u nama i pomaže nam pri izvšavanju sopstvenih

potreba i obaveza. Bilo da je u pitanju naša lična profesija ili privatni život. Svoje vreme treba

da koristima na najekonimičniji, najracionalniji i najorganizovani način.

Kako definisati vreme?

Vreme je novac! Tako ga uglavnom definiše gorepomenuta grupa ljudi. Ako želimo

biti uspešni u svome poslu treba tako da glademo na vreme, da u njemu vidimo resurse,

novac, kapital, investicija… Vreme se ne sme trošiti na stvari i procese koji ne daju rezultate!

Možemo ga smatrati neobnovljivim resursom, jer ne možemo uticati na vreme niti ga

možemo vratiti (još uvek).

Galvni ciljevi upravljanja vremenom su:

Povećanje efikasnosti i efektivnosti u poslovanju organizacije

Povečanje vremena bavljnja važnim poslovima

Delegiranje poslova koje neko može obavljati umesto nas

2


Vratićemo se šezdesetak godina unazad. Koje su uobičajene obaveze jedne

sekretarice bile?

To je danas malo zastareo termin, njen jednodnevni zadatak bi ovako glasio: Poslati

10 identičnih pisama na 10 različitih adresa. Ubacuje dva lista papira u svoju pisaću mašinu,

sa indigo papirom između njih. Sigurna da je ime klijenta, adresu i uvodnu reč pozdravljanja

korektno napisla, počinje sa kucanjem teksta. Kuca 80 reči u minutu, tako da prvo pismo

završava za pet minuta. Onda opet, tako deset puta, potpuno identični tekst. S obzirom da

čovek nije savršen, pravi oko pet grešaka po jednom pismu.

Gledajući realno, treba joj u proseku 10 minuta da napiše jedno pismo. Uzimajući u

obzir celokupno kucanje, adresiranje i kovertiranje pisama, treba joj oko sat i po vremena. U

pitanju je 1950. godina tako da lično mora odneti pisma do pošte, pobrinuti se da su poslata i

da će stići u regularnom vremenskom roku. Za to joj je potrebno pola sata, tako da joj je za

celokupan posao potrebno izdvojiti dva sata.

Da li se nešto u vezi sa ovom pričom čini vremenski nerealnim?

Da je ste mogli danas uraditi taj zadatak, otkucali bi tekst preko WORD programa,

prepravili greške skoro odmah, izbacili kopija svih 10 pisama, I onda verovatno ih poslali

preko mejla ili faksa na 10 različitih adresa. Vremeski bi potrošili pola sata na ceo posao,

mozda ni toliko.

U poslednjih nekoliko decenija, tehnologija je toliko napredovala da postoji širok

spektar alata koji nam omogućava da bolje upravljamo svojim vremenom. Neki na primer -

ručni elektonski organizatori, mobilni telfoni, pejdžeri, faks mašine, govorna pošta, mašine za

fotokopiranje, personalni računari i čak video rekorderi i mikrotalasne pećnice – su potomci

naprednih tehnologija.

Naprave za upravljanje vremenom funkcionišu dobro samo ako se pravilno koriste.

3


2. PET GLAVNIH PITANjA

Prilikom odabira bilo kog alata za upravljanje vremenom, postavite se sledećih pet

pitanja:

1. Da li mi je potreban?

2. Da li su mi potrebne sve osobine koje poseduje?

3. Da li je koristan?

4. Koliko je pouzdan?

5. Da li će brzo zastareti?

Pažljivim razmatranjem svojih odgovara na ovih pet pitanja, moćićete da ocenite

koliko bi vam određena alatka bila korisna shodno vašim obavezama, i koliko bi mogli njome

uticati na upravnje vasim vremenom.

2.1. Stvar neophodnosti

”Da li vam je ova naprava stvarno potrebna?”

Ovo je najosnovnije i najkorisnije, a istovremeno kritičko pitanje, koje možete sebi

postaviti prilikom kupovine nekih alatki kojim planirate korigovati vase upravljanje

vremenom. Postoje ljudi koji kupuje uredjaje zato sto su u trendu ili su estetski lepi.

Vremenom se pokaže da ti uredjaju ne odgovaraju vasim potrebama, i ne samo to, već vam i

oduzimaju vreme. Kako bi utvdili koji uredjaj za upravljanje vremena najvise odgovara vasim

potrebama, za vas dom ili posao, najbolji nacin je da napravite paralelu izmedju njegovih

koristi i potencijalnih nedostataka.

Ukoliko dobro investirate novac, to bi trebalo uroditi plodom. Uglavnom ako

nedostaci prevagnu odnosu na korisne funkcije proizvoda onda se cene ne mogu pravdati.

4


2.2. Ublažujuće funkcije (osobine)

Kada proizvođač ili trgovač želi da ubedi potencijalnog kupaca da kupi neki

proizvod, uglavnom promoviše osobine istog. Imajući to u vidu, pri odabiru bilo kog uredjaja

za upravljanje vremenom postavite sebi dva pitanja:

- Koji proizvod ima najviše funkcija koji su mi potrebne, bez mnogo funkcija koje mi

nisu potrebne?

- Da li ću imati ikad imati bilo kakve koristi od tih funkcija?

Koji god da je uredjaj upitanju, 80% njegovog korišćenja biće svedeno na svega 3-4

funkcije. Ovaj problem se naziva Paretov Princip (Pareto Principle). Pojedini modeli mogu

posedovati stotine, čak i hiljade opcija koje uopšte nećemo koristiti. Dodatne funkcije, koje su

uglavnom uključene u cenu proiyvoda, mogu zakomplikovati operacije i velike su šanse da

sve ne bude u redu. Bilo bi poželjno pročitati izveštaje istraživanja ili neke publikacije, pre

nego što donesete bilo kakvu odluku o kupovini odredjenog alata za upravljanje vremenom.

Takodje možete pričati sa prijateljima i posavetovati se o funkcijama i manama proizvoda koji

vas interesuje.

2.3. Korisnost

Komplikovanije alatke treba više izučavati u želji da ih koristimo efktivnije.

Izučavanjem funkcija i opcija novog uređaja možete samo izgubiti dragoceno vreme koje

biste potrošili obavljaći svoj posao. Za početak treba odlučiti koje su vam funkcije potrebne, a

zattim pronađite odgovarajući model i proizvod koji će vam omogućiti da posao obavite na

što lakši način.

Npr. ako štampač koristite uglavnom za štampanje pisanih dokumenata i prepiski,

neće vam trebati laserski štampač u boji.

Pri izučavanju korišćenja novog proizvoda, veza između uloženog vremena i napora

treba biti proporcionalna. Sem toga, vaše sopstvene veštine i znanja će vam nagovestiti nivo

složenosti datog proizvoda kako bi ga mogli efektivno koristiti.

5


2.4. Pouzdanost

Pouzdanost je veoma bitan faktor prilikom kupovine bilo koje tehnološke naprave.

Svaka neispravnost ili kvar oduzima mnogo vremena.

Navešćemo nekoliko saveta koji će vam pomoći da proverite pouzdanost vašeg

aparata:

Pazite da prilikom svake kupovine dobijete garanciju na proizvod, kako biste

bili osigurani u slučaju nekog kvara ili greške.

Razmenite iskustva sa prijateljima o kupovini sličnih uređaja.

Pogledajte publikacije ili internet strane koje ocenjuju pouzdanost proizvoda.

Potrudite se da imate drugi uređaj u rezervi u slučaju kvara.

6


3. OSNOVNE KOMPONENTE

Postoje određene tehnološke alatke bez kojih se posao u današnjem okruženju ne bi

mogao obavljati: telefon, računar (sa programima, modemima, skenerima i štampačima), faks

mašine, pejdžeri i lični organizeri. Pored telefona, govorne poste i fax mašine, veoma su

značajni za uštedu vremena i lični kompjuter i lični organizer. Ali oni takođe mogu i da nam

oduzmu dosta vremena ukoliko ne znamo da ih koristimo.

3.1. Lični računar

Lični računari su neophodni za posao, ali veoma je bitno da odlučimo koja vrsta

programa nam je potrebna i na koji način ćemo koristiti računar kako bismo što bolje

upravljali našim vremenom.

Pri odabiru kompjutera, pored proizvodjača i cene, trebalo bi da obratimo pažnju i na

još neke stvari kako bismo učinili da kompjuter radi za nas.

Štampač - Treba izabrati najbolji štampač koji možemo da priuštimo,ali ne

onaj sa funkcijama koje nam ne trebaju.

Monitor - Kompjuterski monitori mogu da budu veoma naporni za oči, ali oni

najbolji i najkvalitetnije mogu višesatno gledanje učiniti manje opterećujućim. Zato

treba izabrati najbolji monitor koji mozemo da priuštimo, npr. monitor sa ravnim

ekranom ostavlja veću radnu površinu i troši manje energije, ali košta znatno više.

Internet - Brza internet konekcija je veoma značajna. Iako mozda koristimo

internet samo za e-mail, tih 10-ak sekundi koje čekamo da pošaljemo ili otvorimo

mail, se stvarno mogu nagomilati. Međutim, mnogi od nas internet koriste i za

pretraživanje, zato je bitno znati kako to najefikasnije uraditi. Takodje moramo biti

svesni da nisu sve informacije na internetu pouzdane i zato se treba oslanjati samo na

proverene izvore.

7


Memorija - Komjuter brže radi kada ima puno slobodne memorije, zato je

bitno da povećamo memoriju kompjutera. Veoma je važno imati odgovarajuću

opremu, ali i znati kako je iskoristiti da bismo uštedeli vreme.

Evo nekoliko saveta za koriščenje kompjutera i njegovih dodataka, koji će povećati

našu produktivnost:

- Treba brisati nekorišćene fajlove i foldere. Na taj način, pored toga što se oslobađa

prostor na hard drive-u, smanjuje se broj fajlova koje antivirus treba da skenira, što rezultuje

kraćim vremenom skeniranja računara.

- Treba sačuvati podatke. Postoji nekoliko metoda za čuvanje podataka, npr. zip disk,

CD, externi hard drive... Takođe veoma je važno koristiti funkciju SAVE tokom rada na

nekom dokumentu, jer ukoliko se desi neka greška na računaru, sve promene nakon

poslednjeg čuvanja će biti izgubljene.

- Treba instalirati samo one softvere koji su nam neophodni, jer svaki instalirani

program zauzima prostor i usporava rad računara. S obzirom da većina kompjutera već ima

instalirane neke programe, treba obrisati one za koje smo sigurni da ih nećemo koristiti.

3.2. Elektronska pošta

E-mail je veoma koristan zato što omogućava gotovo trenutnu komunikaciju, ali

naravno ima i loše strane. Kako bismo sačuvali vremenski balans između prednosti i mana e-

mail-a, evo nekoliko ideja:

- Nije preporučljivo koristiti e-mail u situacijama koje zahtevaju seriju odgovora,

uglavnom je najbolje slati jedan e-mail po temi. Najbolje je privući pažnju primaocu,

subjektom poruke, jer u suprotnom se može desiti da je obriše i pre nego što pročita.

- Veoma je važno da poruka bude gramatički ispravna, jer svaka greška čini

komunikaciju manje profesionalnom. Takodje za naglašavanje bitnih stvari bolje je koristiti

bold i italic, nego reči napisane velikim slovima, jer se mogu protumačiti kao vikanje i poruke

napisane velikim slovima su nekim ljudima teže za čitanje.

- Treba znati u kojim situacijama koristiti e-mail, a kada upotrebiti telefon. Npr.

ukoliko su u pitanju neke poverljive informacije ili razgovori koji se mogu pogrešno

protumačiti, bolje je upotrebiti telefon, kao i kada je nešto veoma hitno, jer neki ljudi ne

odgovaraju na mail-ove čim ih dobiju.

8


3.3. Lični organizer

Za razliku od telefona, faks mašina i računara, lični organizer je stvar ličnog izbora.

Mnogi ljudi koriste klasične organizere, ali postoje i oni koji vole one elektronske, koji

omogućavaju komunikaciju, a ponekad i wireless internet konekciju.

Za mnoge ljude elektronski lični organizer je veoma korisna alatka. Navešćemo

nekoliko najčešćih razloga za korišćenje ličnog organizera:

Odgovarajuća veličina. Možete ga nositi bilo gde i koristiti u skoro svim situacijama.

Mogućnost planiranja.

Mogućnost zapisivanja podataka i adresa. Većina ovih organizera ima više oblasti i

omogućava lak unos podataka. Mogućnost zasebnog traženja olakšava lociranje

tražene adrese ili broja.

Cut, copy i paste funkcije omogućavaju da veoma lako prebacite podatke iz jedne

oblasi organizera u drugu.

Mogućnost pretraživanja. Možete pretražiti sve segmente memorije, ukoliko ste

zaboravili gde ste sačuvali neku informaciju.

Oblast za zapisivanje troškova. Ova opcije može biti veoma korisna, jer pomoću nje

možete da vodite računa o poslovnim i ličnim troškovima.

Lični organizeri imaju i neke nedostatke od kojih su najčešći:

Nedovoljno osvetljen ekran,što nekima otežava čitanje sa ekrana.

Nedovoljna izdržljivost baterije.

Raznolikost sistema za čuvanje podataka. Postoji puno načina da sačuvate podatke, ali

nisu svi laki. Zato proverite ove funkcije pre kupovine,jer ukoliko su komplikovane,

nećete čuvati svoje podatke onoliko često koliko je potrebno.

9


4. MEKI ALATI

Do ovog dela, u ovom poglavlju smo uglavnom ispitali potencijal tehnoloških alata u

upravljanju vremenom. Većina stvari koje koristimo da upravljamo vremenom su uglavnom

niske tehnologije. Najbolji primer za to je upotreba 3 x 5 indeks kartica koje nam služe da

postavljamo pitanja, rešavamo probleme i razmenjujemo informacije. Razlozi zašto se i

pored nekih modernijih alatki i dalje koriste indeks kartice su:

Njihova veličina

Krajnje su prenosivi

Mnogo jasnije nego ekran pun slova i brojeva

Pošto su pisane rukom, naglašavaju otvorenu komunikaciju i posvećenost

Elektronska komunikacija je često pohvaljivana kao dobar način da se eliminiše

komunikacija zasnovana na papiru, tj. papir i sve njegove mane. Ovo su neki od načina da

sačuvamo „papirno vreme”:

Osloniti se na kompijuterske programe za upravljanje vremenom i biti umeren u

proizvodnji štampanih primeraka

Odgovor na memorandum pisati direktno na njemu

Fotokopirati samo najpotrebnije stvari ali dokumenta koja bi mogla da nam prave

probleme ako se izgube i fotokopirati i arhivirati

Označiti često korišćene adrese da bi sačuvali vreme kucanja

Standardizovati svoje najčešće korišćene formulare na taj način da npr. „Dospeo i

plativ u roku od 30 dana” ne kucamo svaki put kada šaljemo formular već da to postoji

na standardnoj formi formulara

Reciklirati papir kad god smo u mogućnosti

10


4.1. Lični papirni organizatori

Lični organizatori su zamišljeni da budu samo to, lični. Ako se odlučite za papirne

organizatore, provedite dosta vremena za poređenje različitih modela tako da izaberete onaj

koji najviše odgovara vašem stilu. Ako se ipak odlučite za elektronske organizatore uverite se

da su jednako dobri kao papirni.

4.2. Odlaganje dokumenata na vašem poslu

Odlaganje dokumenata je jedna od velikih veština upravljanja vremenom. Dobar

sistem odlaganja doprineće efikasnom skladištenju dokumenata i mogućnost preuzimanja

dokumenata odmah. Ovo su par sistema od kojih svaki služi odredjenoj svrsi:

Dokumenta na stolu koja su uglavnom veoma važne datoteke

Roling cart files su za važne i samostalne projekte

Hot files verovatno montirani na zid su za trenutne stavke koje se često razmatraju

Fajlovi u ormaru koji su rezervisani za datoteke od sekundarnog značaja

Skladišni fajlovi su datoteke za koje ne očekujemo da će nam biti potrebni osim u

hitnim slučajevima

Samostalni harmonika fajlovi su za projekte sa ograničenim područjem. Mogu biti

nezgodni za upotrebu i bolje su za organizovano skladište nego za aktivni status

Povezivači prstena po mogućstvu sa jasnim plastičnim džepovima, su korisna

alternativa za odlaganje datoteka, kako za aktivne tako i za skladišne

Elektronski fajlovi su daleko bolji od papirnih fajlova kada je u pitanju skladištenje

podataka. Laki su za pristupanje i mogu se brzo odštampati kopije. I možda najbolje

od svega je to sto se brisu jednostavnim klikom na delete

Mnogo važnije od same lokacije fajlova je kako su oni rasporedjeni. Postoje četri alternative:

Po abecedi

Po aktuelnosti

Numerički

Hronološki

Svaki od ovih pricipa ima svoje prednosti i mane ali hibridni tj. oni koji kombinuju

dva pristupa se uglavnom najbolje pokazuju. Primer ovakvog hibridnog sistema je Dewey

Decimal sistem koji grupiše knjige prvo po sadržaju a zatim abecedno po imenima autora.

Kongresna biblioteka koristi ovaj princip.

11


4.3. Ultimativni alat: radna okolina

Radni sto, stolica, ormari, police, boja zidova, sve to spada pod ovaj ultimativni alat-

radno okruženje. Efikasno okruženje čini nas mnogo produktivnijim, dok neefikasno ili

neprijatno može loše da utiče na naše vreme. Verovatno ćete se naći u situaciji da neko drugi

diktira boje, raspored na stolu, kompletan raspored u vašoj kancelariji. Ako ste imali sreće,

moći ćete dodati sliku voljene osobe, doneti lampu na sto ili okačiti slike po svom izboru. Što

je vaše preduzeće „korporativnije”, manje stvari nam je dozvoljeno da uradimo sami.

Najefikasnija radna okolina treba da sadrži:

Udobnu stolicu koja treba da podrži držanje i ne uzrokuje umor u leđima i vratu

Jako osvetljenje koje je jako i ne baca senke tamo gde mi najčešće radimo

Opremu koja ne zauzima mnogo našeg radnog prostora

Mogućnost pristupa aktivnim materijalima tako da ne idemo mnogo daleko

Umirujuće boje

Mirnu okolinu tj. da okolina ne bude mnogo bučna

Prijatnu i konstantnu temperaturu u sobi

Prozor

Čiste radne površine, bez prljavštine, prašine itd.

Ako vaše radno okruženje ima sedam ili više stavki imate idealno radno okruženje, a

ako ima manje od pet tvoja radna okolina može ozbiljno da utiče na tvoju produktivnost i

efikasnost.

Ako imate značajnu kontrolu nad svojim radnim okruženjem onda bi trebalo lako da

ga oblikujete za maksiman uspeh. Ako nije takav slučaj uzmite u obzir sledeće:

Pažljivo gledajte da li ima ne upražnjenog radnog prostora koji bi vama više

odgovarao

Volontirajte za „odbor za radnu sredinu” ili čak pokrenite jedan

Prodiskutujte moguće promene u uslovima rada sa vašim šefom

Ako ništa ne uspe tražite dozvolu da donesete svoju stolicu, lampu, okrečite zidove u

neku vama lepšu boju itd.

12


5. ZAKLJUČAK

Imajući odgovarajuće alatke za upravljanje vremenom je samo jedan deo jedne

velike slagalice. Nadam se da će vam strategije i praktične taktike u mnogo toga pomoći da

budete produktivniji, smireniji, organizovaniji kako u svom poslu tako i u svom životu. Želim

vam puno sreće na putu čiji je cilj postati uspešan upravljač vremenom. Vreme ne mora biti

vaš neprijatelj. Menadžer ni po koju cenu ne sme dozvoliti da vreme upravlja sa njim. U

stvari, sa pravim alatima i tehnikama možemo se i složiti sa rečima pesnikinje Sare Teasdale:

„Život je vrsta prijatelja”.

13


LITERATURA

[1] Marc Mancini: Time Management, McGraw-Hill Companies, 2003

[2] http://www.link-elearning.com/dlmaterijali/materijali//DLMLJR2/sadrzajNJpdf/

DLMLJR2_05.pdf

14

Documents

Tehnike i alati za upravljanje vremenom.docx