UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA QUÍMICA, …dspace.ucacue.edu.ec/bitstream/reducacue/5434/4/Implantación de un... · Monografía previa a la obtención del título de Ingeniería

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA QUÍMICA, BIOFARMACIA, INDUSTRIAS Y PRODUCCION.

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA “PARTES Y

REPUESTOS CIA. LTDA.”

Monografía previa a la obtención del titulo de Ingeniería Industrial

Autora: Soraya Chamba B.

Director: Ing. Ind. Tania Tamayo C.

Cuenca-Ecuador

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA QUÍMICA, BIOFARMACIA, INDUSTRIAS Y PRODUCCION.

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA “PARTES Y

REPUESTOS CIA. LTDA.”

Monografía previa a la obtención del título de Ingeniería Industrial

Autora: Soraya Chamba B.

Director: Ing. Ind. Tania Tamayo C.

Cuenca-Ecuador

2011-2012

DEDICATORIA

A DIOS TODOPODEROSO,por ser la luz que ha guiado mi vida en esta

dura tarea de alcanzar todas mis metas; y, en especial, la de mi tan

deseado título de Ingeniera Industrial. A mis padres, a mis hijos por su

amor y apoyo que me profesan todos los días, son lo mejor que puso Dios

en mi vida, este logro es para ustedes, porque refleja el infinito amor que

siento y sentiré por ustedes.

AGRADECIMIENTO

Deseo dejar constancia de mi eterna gratitud a todos quienes fueron mis

MAESTROS durante mis años de estudio en la Facultad de Ingeniería

Industrial.

Un especial agradecimiento a INGENIERA TANIA TAMAYO CALLE, por

su desinteresada ayuda en el proceso de resolver los problemas que se

me presentaron; y, desde luego por ser mi guía en la consecución de

éste trabajo de grado.

A TODOS sinceramente muchas gracias…

RESUMEN

El presente trabajo se llevó a cabo en la empresa Partes y Repuestos Cía. Ltda.,

donde se realizó el estudio para la Implantación de un Sistema de Gestión de

Inventario. Primordialmente, el análisis se basó en el estudio de los problemas

que se suscitaban en la bodega de productos de la empresa por no tener un

correcto manejo de inventarios.

Se dispuso de la información necesaria para la elaboración de este trabajo, en la

bodega de la empresa principalmente; ya que, como se trata de la implantación

de un sistema de gestión de inventarios, es el lugar apropiado para recopilar

todos los datos necesarios.

Se dará una descripción del problema que se viene suscitando dentro del área de

bodega, analizando de una manera muy objetiva todas las causas que justifican la

implantación de un sistema de inventarios, basados en la aplicación de la teoría

de las 5s y en la clasificación de las existencias según la teoría ABC.

La investigación realizada se encuentra estructurada ha través de los siguientes

capítulos:

En el CAPITULO I: EL PROBLEMA.- Se presenta la formulación del problema

que dio origen al estudio. Basada en un análisis profundo de todos los factores

que dan origen a la deficiencia en el manejo de la bodega almacén de repuestos.

OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERAL:

El objetivo del presente trabajo es la Implantación de un Sistema de Gestión de

Inventario para la Empresa Partes Y Repuestos Cía. Ltda., que le permita

optimizar los recursos materiales y humanos con los que cuenta la bodega,

mediante la creación de manuales de funciones y procedimientos encaminados a

mejorar la situación actual de la empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Diagnosticar la situación actual del almacén de repuestos e insumos de la

Empresa Partes y Repuestos Cía. Ltda.

Definir la filosofía de la Empresa Partes y Repuestos Cía. Ltda.

Establecer las funciones de un Jefe y un Auxiliar de almacén.

Elaborar el procedimiento para el control de inventario de almacén.

Clasificar los productos en existencia en el almacén según la teoría ABC.

Proponer una organización física del almacén según la clasificación ABC.

Eliminar el espacio de trabajo lo que sea inútil.

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.

Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.

Prevenir la a aparición de la suciedad y el desorden.

Fomentar los esfuerzos en la metodología de las 5s

INDICE

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….……....…. 1

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….……....…. 2

CAPITULO I: EL PROBLEMA……………………………………………………..………….. 3

1.1. ANTECEDENTES…………………………………….…………………………………..3

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………………....3

1.3. JUSTIFICACIÓN………………………………………….………………………….......4

1.4. ALCANCE…………………………………………………………………………….......5

1.5. LIMITACIONES……………………………………….…………………………………..5

CAPÍTULO II: SITUCIÓN ACTUAL……………………………………………………………..6

2.1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN………………………..……………………………………..6

2.2. CONDICIONES GENERALES DEL ALMACÉN……………………………………...7

2.2.1. DISTRIBUCIÓN FISCA DEL ALMACÉN……………..……………………………….7

2.2.2. MATERIALES ALMACENADOS………………………..…………………………….10

2.3. CONDICIONES DE TRABAJO…………….………………………………………….11

2.3.1. ILUMINACIÓN………………………………………….……………………………….11

2.3.2. VENTILACIÓN…………………………………………...……………………………..12

2.3.3. RUIDO…………………………………………………….……………………………..13

2.3.4. VIBRACIONES………………………………………………………………………….13

2.3.5. POLVO…………………………………………………….…………………………….13

2.4. MECANISMOS DE CONTROL………………………….……………………………13

2.4.1. DISPOSITIVOS DE SEÑALIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO……….…………..13

2.4.2. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL……………………..……………………...14

2.5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL ALMACÉN……….…………………..…15

2.5.1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS………………………………..……………….….15

2.5.2. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS…………….………………..……15

2.6. PROCESO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS Y REPUESTOS

DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA………………………….…………………..17

2.6.1. ENTRADA DEL INVENTARIO…………………………………………………….....17

2.6.2. SALIDA DEL INVENTARIO……………………………………….……………….....18

2.7. ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE ALMACÉN………….…………………………..18

CAPÍTULO III: SITUACIÓN PROPUESTA…………………………………..…………..…20

3.1. FILOSOFÍA DE GESTION DE LA EMPRESA………………….…….………...…20

3.2. MINSIÓN…………………………………………………………….….……….……..22

3.2.1. VISIÓN……………………………………………………………….………..………..22

3.2.2. POLÍTICAS DE LA EMPRESA…………………………………………...………….22

3.2.3. OBJETIVOS DE GESTION……………………………………………..…………....23

3.2.4. INDICADORES DE GESTIÓN………………………………………….…………....23

3.3. CONSUMO ANUAL DE LOS REPUESTOS Y EQUIPOS………….….…….…..25

3.4. BODEGA ALMACÉN………………………………………………….………..…....25

3.5. IMPLEMENTACION DE LA TEORÍA DE LAS 5S………………………..……....28

3.5.1. SEIRI – ORGANIZACIÓN…………………………………………...……….28

3.5.2. SEITON – ORDEN…………………………………………………………....29

3.5.3. SEISO – LIMPIEZA…………………………………………………..…….…30

3.5.4. SEIKETSU – ESTANDARIZAR……………………………………..….…...30

3.5.5. SHITSUKE – DISCIPLINA…………………………………………...………31

3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA, SALIDA DE MATERIAL

Y CONTROL DE INVENTARIO DE ALMACÉN……………………….………….34

3.7. FUNCIONES DE UN JEFE Y UN AUXILIAR DE ALMACÉN……………….…..35

3.8. CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN EXISTENCIA EN

EL ALMACÉN SEGÚN LA TEORÍA ABC…………………………………….……36

3.9. ESTRATEGIAS DEL ANÁLISIS FODA…………………………………………….38

3.10. PROPUESTA DE UNADISTRIBUCIÓN FISICA DE LOS ITEM SEGÚN

LA CLASIFICACIÓN ABC…………………………………………………………...40

CONCLUSIONES…………………………………………………………………….…….. 41

RECOMENDACIONES……………………………………………………………………... 42

BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………..…. 43

ANEXOS………………………………………………………………………………..……. 44

INDICE DE TABLAS

TABLAS…………………………………………………………………………........Pág.

Tabla N° 2.1: Probabilidad de daño y severidad de consecuencias…………... 15

Tabla N° 3.1: Nivel de instrucción de los cargos propuestos para bodega…… 36

Tabla N° 3.2: Análisis de los resultados según la Teoría ABC………............... 38

INDICE DE FIGURAS

FIGURAS….………………………………………………………………….…....….Pág.

Figura N° 2.1.: Estante E – Crane………………………………………..…..…….. 7

Figura N° 2.2.: Estante Eléctrico………………………………………………..…… 8

Figura N° 2.3.: Estante Conveyors………………………………………………….. 8

Figura N° 2.4.: Estante de Equipos Móviles……………………………………….. 9

Figura N° 2.5.: Estante de Filtros……………………………………………………..9

Figura N° 2.6.: Lámparas horizontales grandes……….…………………………. 11

Figura N° 2.7.: Lámparas horizontales pequeñas…………..……………………. 12

Figura N° 2.8.: Conducto de ventilación…………………………………………... 12

Figura N° 2.9.: Señalización de los estantes………….………………………….. 14

Figura N° 2.10.: Obstáculos en los pasillos………………………………….……..14

Figura N° 3.1.: Alineación de la filosofía de gestión de una empresa…….……. 21

Figura N° 3.2.: Mapa de riesgos en bodega…………………………………........ 26

Figura N° 3.3.: Simbología aplicada a la distribución de bodega………..……... 27

INDICE DE CUADROS

CUADROS…………………………………………………………..…….……....….Pág.

Cuadro N° 2.1: Probabilidad y consecuencias……………………………………16

Cuadro N° 2.2: Plan de acciones a implementar en bodega……………………32

INDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICOS……………………………………………………..…….……………….Pág.

Gráfico 3.1: Resultados de la clasificación ABC……………………………..…..38

INDICE DE ANEXOS

ANEXO 1: Manual de Procedimiento para realizar las compras

de productos.

ANEXO 2: Manual de Procedimiento para realizar el Registro

de productos en bodega.

ANEXO 3: Manual de Procedimiento para realizar el despacho

de productos de bodega.

ANEXO 4: Manual de Procedimiento para realizar el inventario

de bodega.

ANEXO 5: Manual de Funciones de un Jefe y un Auxiliar de

Bodega.

ANEXO 6: Clasificación del Inventario según la Teoría ABC.

ANEXO 7: Análisis FODA para el área de bodega de la

empresa.

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA Facultad de Ingeniería Industrial

Pág

.1

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA

“PARTES Y REPUESTOS CIA. LTDA.”

REALIZADO POR: Soraya Chamba B.


INTRODUCCIÓN

Unos de los principales ejes de funcionamiento de cualquier empresa son los

inventarios; puesto que, este posee un gran impacto económico en los procesos

productivos; ya que, este involucra, el proveer a la empresa de materiales

necesarios para su desenvolvimiento frente a las demandas de la misma, como al

representar un activo en forma de material. Por ello, su administración debe ser

tratada con adecuado control que permita minimizar los costos de

almacenamiento y generar altos índices de rotación.

PARTES Y REPUESTOS es una empresa dedicada a la adquisición y venta de

repuestos. Se encuentra ubicada en la ciudad de Arenillas y, su principal meta es

proveer de repuestos a sus clientes que son las sociedades o personas naturales

que tienen maquinaria pesada y, los propietarios de camaroneras y bananeras

que necesitan repuestos para sus bombas de riego.

La existencia o no de repuestos en el almacén de la empresa juega un papel de

vital importancia en la duración y calidad de las reparaciones; por tal motivo, es

necesario realizar un estudio detallado de las condiciones del almacén, que

servirá para determinar de manera clara los inconvenientes existentes en cuanto

al inventario de materiales y repuestos que necesitan los clientes.

En el presente trabajo voy a proponerla IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DE INVENTARIO, adecuado a fin de dar un trato selectivo a los

repuestos, garantizando a los clientes de la empresa, la continuidad en el

suministro de los mismos.

Para cumplir con el objetivo del trabajo, detallé la situación actual de los sistemas

e instalación, utilizando herramientas de análisis y observación directa, así como

recolección de información en función de estas elaboré posibles respuestas

basadas en los elementos técnicos y se dieron las recomendaciones pertinentes.


Pág

.2





La investigación realizada se encuentra estructurada a través de los siguientes

capítulos:

En el CAPITULO I: EL PROBLEMA, se presenta la formulación del problema que

dio origen al estudio. Basada en un análisis profundo de todos los factores que

dan origen a la deficiencia en el manejo de la bodega almacén de repuestos.

En el CAPITULO II: SITUACIÓN ACTUAL, se dan a conocer con mayor claridad

las deficiencias que presentan la empresa en lo referente a la administración de la

bodega almacén.

En el CAPITULO III: SITUACIÓN PROPUESTA, incluye los planes de mejora a la

problemática ya existente a las necesidad de los almacenes de repuestos e

insumos de la empresa Partes y Repuestos, basados en la situación actual.

Por último se presentan las Conclusiones y Recomendaciones, así como la

Bibliografía y los Anexos.

El sistema de inventario propuesto por el estudio buscara definir lo siguiente:

La filosofía de gestión,

Las funciones de un jefe y un auxiliar del almacén,

Control de inventario de la bodega almacén,

Clasificar los productos en existencia; y,

Proponer una organización física de dicho almacén.


Pág

.3





CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1. ANTECEDENTES

En toda compañía, existen prácticas o metodologías que definen como se lleva a

cabo las actividades, cada una de estas metodologías tiene que estar sustentadas

por escrito; y, de esta manera, posteriormente se podría identificar puntos de

mejora para optimizar los procesos.

Todos estos procedimientos documentados pueden ser prácticas operativas,

instrucciones de trabajo, entre otros; además, debe existir descripción de cargo

que limite las funciones de cada uno de los trabajadores para aumentar la

productividad y la eficiencia de los procesos.

Se hacen revisiones de los procesos para lograr la optimización y, una de las

estrategias de mejoramiento empleada por las empresas, es la metodología de

las 5s la cual permite organizar, ordenar, limpiar, estandarizar y disciplinar para

desenvolverse en un área de trabajo confortable.

En busca de reducir costos se emplea la clasificación ABC para llevar un control

del almacén y determinar cuáles son los repuestos que más se requieren

dentro de bodega.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las empresas son regímenes conformados por diversos procesos internos que

pueden ser caracterizados por cadenas de tareas encaminadas a satisfacer las

necesidades de los clientes en función del cumplimiento del objetivo de la

empresa. Es por ello, dado que en estos procesos intervienen distintos entes se

dificulta su control y gestión, haciendo que se distribuya toda la responsabilidad

entre todos aquellos que intervengan en el desarrollo de las actividades.


Pág

.4





Partes y Repuestos se caracteriza por ser una empresa líder en el cantón en el

abastecimiento de repuestos y partes para la maquinaria que opera bajo esa

jurisdicción y en los cantones aledaños. Esta adquiere los repuestos de los

importadores directos de Guayaquil mediante pedidos telefónico (dependiendo del

volumen) o enviando un correo electrónico, sustentado en los catálogos de

disposición de repuestos entregados por los proveedores.

La formulación de una política de inventario en cada empresa depende de las

características propias de los repuestos y de la importancia de los requerimientos

de los clientes principales, en este sentido, la empresa Partes y Repuestos cuenta

con una gran variedad de productos en inventario en su bodega, los mismos que

están calificados y ubicados dependiendo del tipo de maquinaria al que vayan

dirigidos.

Actualmente, la problemática se presenta en el poco control existente en la

entrada y salida de dichos repuestos, así como también en la época de

clasificación de los ítems que tiene mayor porcentaje de rotación y que por lo

tanto es importante aplicar ciertos criterios de clasificación para poder conocer

cuáles de ellos son los más críticos e importantes para mantenerlos en stock.

1.3. JUSTIFICACIÓN

La importancia del estudio radica básicamente en que mediante la planificación y

control de inventario en el almacén se podría lograr un buen abastecimiento de

repuestos a los principales clientes de la empresa.

Con esto se logrará disminuir inconvenientes presentes con los clientes, debido

al desabastecimiento de los materiales en bodega, tomando así medidas

necesarias que mejoren y ajusten los procedimientos de inventario en dicho

almacén.


Pág

.5





1.4 ALCANCE

La gestión de inventario contiene básicamente la regularización de los

procedimientos, metodología y puesta en práctica de todas aquellas normas de

trabajo que ayuden al buen control de los materiales pertenecientes a la bodega

almacén de la empresa.

Ç


Pág

.6





CAPÍTULO II

SITUCIÓN ACTUAL

Se presenta la situación actual del área de almacén de la empresa “Partes y

Repuestos” y el proceso que se utiliza para la entrada y salida de los equipos y

repuestos del inventario en bodega.

Este inventario que se da en bodega consiste en realizar la recepción de las

mercancías y su verificación basada en la factura de entrega. De igual forma, el

sistema de almacenamiento se ubican en los estantes respectivos sin los

menores controles de calidad; esto es revisar las posibles fallas que estos

pudieran tener, se debe realizar un conteo de los repuestos que están en estantes

mas los que se van a colocar, etc.

Se observa en los estantes mala distribución de los repuestos, los productos que

mas salida tienen en la empresa se encuentran en la parte posterior de la bodega,

varios de los corredores entre los estantes, hay obstrucción de objetos como

escobas, tubos metálicos y partes de maquinarias dañadas que dificultan la libre

circulación.

La empresa carece de otros tipos de documentación y formatos que son de vital

importancia para el desarrollo de la gestión dentro de la misma, entre ellos se

menciona los formatos de entrada y salida de repuestos e insumos de almacén y

la recepción de materiales entre otros.

Mediante el camino para evaluar la situación actual en la que se encuentra el área

de almacén de la empresa, se pudo determinar aspectos positivos y negativos

que conforman el estado actual del almacén.

2.1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN


Pág

.7





Partes y Repuestos no cuenta con una filosofía de gestión bien definida, es decir

no tienen establecida la misión, visión, políticas, objetivos ni metas, que permita

evaluar el desempeño.

2.2. CONDICIONES GENERALES DEL ALMACÉN

2.2.1. DISTRIBUCIÓN FISICA DEL ALMACÉN

El almacén de la empresa cuenta con cinco estantes. Cabe destacar, que

previamente no se estudió si la ubicación era la más idónea, existen materiales

y/o equipos que obstaculizan el libre acceso a varios de ellos y en algunas repisas

de los estantes no existe el mejor aprovechamiento del espacio y se observa que

es necesario distribuir los materiales de manera que se encuentren al alcance del

personal que los requiera sin tener que realizar un mayor esfuerzo.

Actualmente, no se cuenta con un plano del depósito que permita visualizar la

distribución anteriormente descrita. A continuación, se describen las dimensiones

y condiciones de cada uno de los estantes:

Estante Nº 1 E- Crane (E- Grúas):

Cuenta con las siguientes dimensiones 2,7 m de altura, 61 cm de ancho, de largo

2,90 cm y 5 repisas. Cabe destacar, que este estante se encuentra forma paralela

y ocupa un espacio bien representativo en área, ya que en él se almacena

repuestos de equipos de vital importancia para el proceso de operaciones para la

empresa y con muy poca señalización, es decir nombre de los productos que se

encuentran en este estante.

Figura 2.1: Estante E – Crane


Pág

.8





Figura 2.2: Estante Eléctrico

Este estante cuenta con las siguientes dimensiones: 2 m de alto, 60 cm de ancho,

2.35 m de largo, cuenta además con cinco repisas y tres divisiones, se pudo

observar que ocupa un lugar considerable el área de almacén y se encuentra en

condiciones óptimas.

Estante Nº 3 Conveyors (Portadores):

Posee las siguientes dimensiones 2.00 m de alto, 4.10 m de largo y 60 cm de

ancho, con cuatro repisas y tres divisiones, este se encuentra en buenas

condiciones y ocupa un lugar considerado en el almacén.

La siguiente figura nos muestra el estante de repuestos:

Figura 2.3:Estante de Conveyors


Pág

.9





Estante Nº 4 Equipos Móviles:

Las dimensiones de este son 2.00m de alto y 60 cm de ancho, 5.00 m de largo,

con cinco repisas y tres divisiones.


Figura 2.4:Estante de Equipos Móviles.

Estante Nº 5 Filtros:

Sus dimensiones son las siguientes: 2.40 m de alto y 51 m de ancho, 5.00 m de

largo, cuenta con cuatro repisas, es el más amplio por lo que ocupa buenas parte

del área del almacén y se debe a que los repuestos que se almacenan en él

varían de tamaño, se encuentran en óptimas condiciones.


Figura 2.5:Estante de Filtros.


Pág

.10





2.2.2. MATERIALES ALMACENADOS

En esta área se encuentran almacenados distintos repuestos y equipos que

permiten satisfacer los requerimientos de los clientes de la empresa.

A continuación, los materiales en cada uno de los estantes los describo:

Estante Nº 1 E- Crane

En el podemos encontrar gran variedad de insumos y repuestos destinados a las

Grúas, las cuales son los repuestos de alta prioridad dentro de la empresa, dentro

de este se encuentran: Orrines o sellos, válvulas, tornillos, contactores,

pasadores, cables, termostatos, bomba de giro, válvula de balance, pistones,

solenoides, manómetros, bloque distribuidos de flujo, abrazaderas, entre otros.

Estante Nº 2 Estante Eléctrico.

En este estante se pueden encontrar materiales eléctricos como: tomacorrientes,

bombillos, breker, cajetines, fusibles, cables, contactores, lámparas, enchufes,

entre otros.

Estante Nº 3 Conveyors.

En el este se pueden encontrar almacenados rodamientos, dientes para

rascadores, ejes, acoples, soportes de chumaceras, tensores, soportes de

baberos, tacos de goma, bocinas, chumaceras, sensores de velocidad entre otros

equipos y repuestos.

Estante Nº 4 Equipos Móviles.

En él se puede encontrar equipos y materiales como sellos, orrines, mangueras,

tornillos, bocinas, sensores, motor de arranque, alternador , ventilador del

radiador, evaporador, amortiguadores, tuberías de escapes lámparas, soportes de

luces, creceta; parrilleras, compresor, motor de limpia parabrisas, bomba de agua,


Pág

.11





juego de cojinetes, bomba manual de combustibles, entre otros. Se encuentran en

repisas distintas, pero no están ordenados, para este caso se busca el mejor

aprovechamiento del espacio, se evidenció a través de la observación directa.

Estante Nº 5 Filtros:

En este se encuentran almacenados filtros de agua, filtros de retorno, filtros de

combustibles, filtro de aire, filtros de aceite, filtros hidráulicos, se encuentran en

sus respectivas cajas de fabricación o forrados y ordenados en sus repisas, para

así evitar que el polvo y otros agentes entren al estante.

2.3. CONDICIONES DE TRABAJO

2.3.1. ILUMINACIÓN

La bodega almacén posee tres lámparas horizontales (fluorescentes) pequeñas

que tiene como dimensiones 1.22 m de largo y 61.5 cm de ancho, también se

encuentran tres lámparas horizontales de 71 cm de largo y 19,5 cm de ancho con

bombillas de neón cada una ubicadas en la parte superior, precisamente sobre los

estantes. Se evidenció que estas son deficientes debido a su altura, puesto que

no permite visualizar y leer con buena claridad la identificación de los productos y

sus características, ubicados en la parte baja de los estantes; a más de esto, se

pudo observar la suciedad en estas lo que opaca la luz que emite.

En las figuras siguientes nos muestra la deficiencia de iluminación existente en la

bodega.


Pág

.12





Figura 2.6:Lámparas horizontales grandes.

Fuente: La autora Elaboración:

Figura 2.7:Lámparas horizontales pequeñas.


Las flechas indican los puntos donde se puede ver claramente que existe

deficiencia de luz SE INDICARÁ COMO SE ENCUENTRA LA ILUMINACIÓN SI

ES BUENA O DEFICIENTE LA INVESTIGACIÓN LO DIRÁ ESTAMOS EN LA

SITUALCIÓN ACTUAL

2.3.2. VENTILACIÓN

La bodega cuenta con una ventilación adecuada proveniente de dos Split (aires

acondicionados) que se encuentra en pasillos entre los estantes, que permiten

mantener en buen estado los repuestos y equipos que se encuentran

almacenados. Esto, a más de generar un buen ambiente beneficioso para los


Pág

.13





productos, genera también un buen ambiente para el personal que labora en la

empresa; puesto que, se encuentran en el mismo ambiente.

Figura 2.8:Conducto de ventilación.


2.3.3. RUIDO

El nivel de ruido presente en el área es casi imperceptible, lo que permite un

desempeño de las actividades sin problemas.

2.3.4. VIBRACIONES

El nivel de las vibraciones son nulas, debido a que no existen talleres aledaños

que lo provoquen.

2.3.5. POLVO

La contaminación por polvo es algo moderada debido a que en la calle donde se

encuentra ubicada la empresa, genera bastante polvo, producto del paso de los

vehículos. En la bodega, el nivel de contaminación de polvo es más bajo debido a

la pared que separa la bodega de las oficinas y mostrador.

2.4. MECANISMOS DE CONTROL

La bodega no cuenta con un control adecuado de las existencias de repuestos; es

decir, no cuentan con cárdex que le permitan saber cuánto existe en inventario ya

que cuando se requiere de algún producto, se lo verifica mediante una inspección


Pág

.14





visual en los estantes. Esto nos demuestra que la empresa no posee una buena

base de datos, que le permita llevar un mejor control de las entradas y salidas del

almacén.

2.4.1. DISPOSITIVOS DE SEÑALIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO

Cada anaquel UNIFIQUEMOS TERMINOS O UTILISAMOS ANAQUELES O

ESTANTES PORO NO LOS DOS cuenta con identificadores para el

almacenamiento, que por cierto, no son los más adecuados, NO SE CUESTIONA

ANTES DE REALIZAR EL ESTUDIO puesto que citan en forma demasiado

simple qué productos se encuentran en ellos y no permiten señalar donde se

encuentran los productos, ni las especificaciones, causando así desconocimiento

de la ubicación exacta de los equipos y repuestos.

Las flechas blancas indican la señalización que actualmente se le da a los

repuestos que ingresan a bodega.

Figura 2.9:Señalización de los estantes.


2.4.2. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Mientras se realizaba el levantamiento de la información, se pudo evaluar las

condiciones del almacén y, se observó que el ambiente es fresco, no existen

malos olores, la mayoría de los materiales se encuentran en sitios adecuados, a

excepción de algunos equipos que se obstaculizan el tablero eléctrico, algunos


Pág

.15





materiales de trabajo que no se ubican en la condición más segura, ya que podría

producirse alguna eventualidad por encontrarse bloqueando equipos de trabajo, lo

que impide el rápido acceso al tablero a la hora de producirse una emergencia

(incidente o accidente); además, el extintor de incendio no se encuentra en un

lugar de fácil acceso. REDACCIÓN

Figura 2.10:Obstáculos en los pasillos.


2.5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL ALMACÉN

En primer lugar se pudo evidenciar que el almacén no cuenta con un mapa de

riesgos que señale de manera clara los riesgos existentes en el área.

2.5.1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Permite conocer los riesgos presentes en el almacén; una vez que se obtienen se

clasificarán de acuerdo a su nivel. Los riesgos presentes en este depósito son los

siguientes:

Riesgo de Golpes y/o Cortes.

Riesgo de Incendio.

Riesgo Eléctrico.

2.5.2. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS

En éste punto se va a realizar un análisis de riesgos en el área de bodega y se los

clasificará de acuerdo al método alternativo de clasificación de riesgos.


Pág

.16





La determinación del riesgo correspondiente a métodos cualitativos consiste en la

contraposición de los valores (bien sean índices o rangos cualitativos) obtenidos

para la probabilidad y para la severidad de las consecuencias.

Tabla 2.1: Probabilidad de daño y severidad de consecuencias.

PROBABILIDAD DE QUE OCURRA EL DAÑO SEVERIDAD DE LAS CONSECUENCIAS

Alta: Siempre o casi siempre Alta: Extremadamente dañino (lesiones muy

graves, enfermedades crónicas graves, etc.)

Media: Algunas veces Media: Dañino (dermatitis, sordera, etc.)

Baja: Rara vez Baja: Ligeramente Dañino (molestias,

irritaciones en los ojos por polvos, etc.) Fuente:www.google.com Elaboración:

Partiendo de esta tabla, se procede a realizar un cuadro de relaciones que es

como el que se muestra a continuación.

NUEVAMENTE LA OBSERVACIÓN NO PODEMOS MEZCLAR AGUA Y ACEITE,

ES DECIR NO PODEMOS MEZCLAR LA SITUACIÓN ACTUAL O EL

PROBLEMAS DE ESTUDIO CON LOS CONCEPTOS O LAS SOLUCIONES O

RECOMENDACIONES HAY CAPITULOS PARA CADA CASO REVISAR TODO

EL TRABAJO POR FAVOR.

Cuadro 2.1: Probabilidad y consecuencias.

Fuente:www.google.com Elaboración:

Los riesgos que se ha clasificado en el área de bodega son los siguientes:

Riesgos Físicos

http://www.google.com/


Pág

.17





Electricidad: En el depósito se encuentra un tablero de control eléctrico con la

tapa de protección correspondiente, por lo que la probabilidad del riesgo es

considerado como bajo y las consecuencias medias. Lo que indica que es un

riesgo TOLERABLE.

Riesgos Químicos

Líquidos: Las pinturas son los principales materiales líquidos que producen

olores dentro del almacén. La probabilidad de que ocurra el daño es baja y las

consecuencias son medias, ya que su contacto con la piel no es dañino y con

los ojos es evitable. El riesgo se considera TOLERABLE.

Riesgos De Golpes y/o Cortes

En bodega, muchos de los materiales se encuentran almacenados de manera

improvisada, materiales grandes (carros de limpieza, paletas con pinturas,

cajas, entre otros) por lo que aumentan el riesgo de golpes. La probabilidad

del daño es media y las consecuencias medias, ya que puede ocasionar

golpes en la cabeza, brazos, entre otros. El riesgo se considera como

MODERADO.

Riesgos De Incendio

Varios de los materiales almacenados no son inflamables. Se pudo

identificar un tablero eléctrico, que se encuentra obstaculizado por

diferentes materiales (entre pasillos) y esta área no posee un extintor

determinada, ni un sistema contra incendio efectivo que permita

contrarrestar un posible incendio. No existe un botiquín de primeros

auxilios al cual recurrir en casos de accidentes por inhalación de humo, ni

sistemas contra incendio de rociadores en caso de fuego. La probabilidad

del daño es media, puesto que hay posibilidades de incendio y las

consecuencias altas, ya que un incendio produciría graves consecuencias

en el depósito y a los usuarios del mismo. El riesgo se considera

IMPORTANTE.

2.6. PROCESO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS Y REPUESTOS DEL

INVENTARIO DE LA EMPRESA


Pág

.18





El control de inventario de la empresa lleva sus registros mediante el ingreso en

un programa de Excel diseñado por un por una persona ajena a la empresa.

Este programa es demasiado deficiente; puesto que, solo permite registrar las

entradas de productos a bodega pero, no permite registrar los egresos cada vez

que se realiza una venta, como lo puede realizar un programa más complejo o

buen software especialmente diseñado para ello.

Cabe destacar, que debido a esto la bodega almacén no posee con un manual de

normas, procedimientos para optimización de los procedimientos en esta área. El

principal problema que se puede percibir es el hurto de los equipos y repuestos

que se almacenan, el desorden, falta o carencia de mantenimiento y limpieza.

2.6.1. ENTRADA DEL INVENTARIO

El ingreso del inventario comienza por el pedido a los proveedores de materiales y

repuestos. Este pedido se lo puede realizar (dependiendo de la cantidad) por

llamada telefónica o por internet.

Una vez que el pedido ha sido entregado en la empresa, se procede a la

verificación para determinar si este cumple con los requerimientos y si se

encuentra todo lo solicitado, seguidamente, se procede a ingresar en el programa

de registro de Excel. Luego de esto, se procede a realizar la colocación en los

diferentes estantes, de acuerdo a lo dispuesto por administración.

2.6.2. SALIDA DEL INVENTARIO

La salida de las partes y repuestos de la bodega se las realiza de la siguiente

manera:

Verificación de existencia en el programa.

Confirmación de existencia en bodega (se la realiza por motivo de no haber

registrado el egreso de repuestos en el programa).

Elaboración de la factura o nota de venta

Ingreso de la salida en el programa.


Pág

.19





Cabe recalcar que, tanto el sistema de ingreso como de egreso de productos de

la empresa es precario; puesto que, no existe un programa adecuado que les

permita realizar un eficiente control de inventarios y, de esta forma, evitar el hurto

por parte del personal de la empresa.

2.7. ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE ALMACÉN

Para complementar el análisis anterior, se realizó un análisis FODA, que

permitiera generar un diagnóstico del área en estudio, según el contexto interno y

externo de la bodega de la empresa.

Las Fortalezas:

Disponibilidad de repuestos necesarios, para asegurar la continuidad de

las operaciones de los clientes de la empresa.

Se dispone de un ambiente acondicionado, para aquellos repuestos e

insumos que lo requieran.

Disposición de parte de la Administración, para el mejoramiento de la

empresa.

Las Debilidades:

Falta de organización, existe una carencia de un software que permita el

control en lo que respecta a un perfecto control de inventarios.

Ausencia de una sola persona encargada de bodega, lo que ha generado

la pérdida de repuestos y herramientas.

Falta de procedimientos, políticas de la empresa para resguardo del

almacén.

El personal no se encuentra concientizado.

Las Oportunidades:

Instalación de un sistema de etiquetas tipo scand para más rápida

identificación de los materiales y repuestos de bodega.


Pág

.20





La creación de nuevos cargos: jefe de almacén y auxiliar.

Diseño de distribución física del área del almacén, que permita la

expansión el área.

Facilidad de contactar proveedores locales o nacionales.

Las amenazas:

Falta de divisas, ha originado el desabastecimiento temporal.

Pérdida de los materiales e insumos existentes en el almacén.

Falta de proveedores nacionales adecuados.

CAPÍTULO III

SITUACIÓN PROPUESTA

Una vez que se ha establecido el diagnóstico de la situación actual de la bodega

de repuestos, se procedió a realizar una filosofía de gestión, un mapa de riesgos,

un inventario de los recursos que poseen a fin de tener un mayor control y

conocimiento de los materiales con que cuenta en bodega. Por otra parte, se

elaboró una nueva clasificación de los materiales almacenados, una nueva

distribución de los mismos y nuevos formularios de control.

3.1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA

La filosofía de gestión de una empresa, establece los lineamientos generales en

los que se encamina todas sus actividades para alcanzar su objetivo u objetivos

principales, definido en la misión.

Una vez definida la filosofía de gestión de la empresa en donde se lleva a cabo el

estudio, se procede a definir los Indicadores de Gestión, para evaluar los

resultados de la gestión, según lo que se desea conseguir.

Se definió la filosofía de la empresa Partes y Repuestos a través de un proceso

participativo, en conjunto con el personal de la empresa, para definir la misión,

visión, políticas, objetivos y los indicadores y metas para cada uno de los


Pág

.21





objetivos. Iniciando primero con la definición de la misión, posteriormente con la

visión, en secuencia de lo establecido.

Figura 3.1:Alineación de la Filosofía de Gestión de una empresa.

Fuente: Elaboración: La autora

Seguidamente, la filosofía de gestión que se define para la empresa se la

describe de la siguiente forma:

La misión define la razón de ser de la empresa, justifica su existencia, el propósito

de su función que desea satisfacer y los métodos fundamentales a través de los

cuales pretenden cumplir su propósito. Para definirla se responde preguntas como

las que se expone a continuación:

¿Qué hace?: Esta define las necesidades que la organización trata de

satisfacer, referidas a las necesidades de los clientes, ya sean productos o

servicios.

¿A quién?: Es referida al grupo de consumidores o clientes. Consiste en

identificar a quien está dirigida, es decir a que mercado o segmento del

mercado intenta servir la organización.

VISIÓN

MISIÓN

POLÍTICAS

OMBETIVOS

INDICADORES - META


Pág

.22





¿Cómo?: Aquí aborda las actividades, tecnologías, métodos de ventas, se

debe relacionar con la manera de la compañía de tratar lograr de sus

metas.

¿Por qué?: Esta es una pregunta existencial, define el porqué una

organización desempeña las funciones que realiza.

A continuación se presenta la redefinición de la misión de la empresa.

3.2. MISIÓN

Partes y Repuestos Cía. Ltda. Es una empresa de larga trayectoria en el mercado

local, satisface a sus clientes al proveer de los repuestos necesarios y en forma

oportuna para que logren solucionar sus problemas en la brevedad posible.

Luego de dar respuestas a las interrogantes planteadas, se logró definir la misión

y la visión que resultó de establecer de forma más ambiciosa la definición de la

empresa.

Esta resultó de preguntar: ¿Cuál es el posicionamiento que se quiere alcanzar?,

¿Cuál es el segmento de mercado que se desea cubrir?, es decir ¿hasta dónde

se pretende llegar?

3.2.1. VISIÓN

Ser una empresa que satisfaga y responda oportunamente a las exigencias y

necesidades de sus clientes, para que de esta forma, ellos aseguren sus

procesos productivos, con la entrega de productos de calidad a bajo precio.

3.2.2. POLÍTICAS DE LA EMPRESA

Uno de los elementos fundamentales de la filosofía son las políticas, las cuales

responden a los métodos de trabajo que se quiere definir para llevar a cabo las

actividades por parte de los trabajadores, por lo que se definen varias políticas

como: de Calidad, de seguridad y salud laboral y la de ambiente.

Las políticas de la empresa se las presenta a continuación:


Pág

.23





Política ambiental: Es de Partes y Repuestos Cía. Ltda., preservar el medio

ambiente, cumpliendo la legislación y regulación vigente, en camino de gestionar

un equilibrio entre su actividad y el medio ambiente que le rodea. Para alcanzar

esto, la empresa realiza campañas para concienciar al personal de la

organización para que adopte prácticas compatibles con la prevención de la

contaminación.

Política de Calidad: Nuestra política es suministrar repuestos con oportunidad en

la entrega, garantizando la disponibilidad del producto, cumpliendo con las

exigencias acordadas con nuestros clientes directos y realizando mejoras

permanentemente a la eficiencia del sistema de gestión de calidad de servicio de

la empresa.

Política de Seguridad y Salud Laboral: Es política de Partes y Repuestos Cía.

Ltda., asegurar la ejecución de sus actividades en condiciones óptimas de

higiene, seguridad y salud laboral, mantenimiento un ambiento de trabajo que

garantice la integridad física y mental de sus trabajadores y su mayor

productividad.

Para cumplir la política, la gerencia debe planificar y perfeccionar la metodología

de trabajo, la supervisión garantizar el cumplimiento de todas las normas,

procedimientos y condiciones de seguridad establecidas por la empresa y cada

trabajador es responsable por conocer y atender rigurosamente los métodos

seguros, generales y específicos entre sus actividades y medio ambiente que le

rodea.

Los objetivos permiten determinar el progreso hacia el logro de la misión, razón

por la que se definen los indicadores y las metas, para ir evaluando el resultado,

en un período específico, ya sea en meses, trimestres, semestral o anualmente.

3.2.3. OBJETIVOS DE GESTION

Diagnosticar la Oportunidad de la entrega de repuesto / materiales.

Verificar la disponibilidad de repuesto y equipos en el área de almacén.

Calificar el nivel de satisfacción.


Pág

.24





Cabe mencionar, que se debe especificar el período para el que se medirá cada

indicador - meta, para cada uno de los objetivos, lo que va a ser un elemento

motivador para la compañía.

Por esta razón se definieron los siguientes indicadores

3.2.4. INDICADORES DE GESTIÓN

Se definieron los siguientes indicadores para el mayor cumplimento y efectividad

de las operaciones, los cuales darán una muestra representativa de la

oportunidades de entrega del material, la disponibilidad y la satisfacción. Cabe

mencionar, que el período de evaluación de cada objetivo será medido según los

registros y resultados evidenciados durante cada trimestre.

DEPARTAMENTO: Bodega Almacén.

INDICADOR: Entrega de Repuesto.

DEFINICIÓN:

Expresión Conceptual: Mide la relación entre el tiempo de entrega de pedido

planificado y el tiempo de entrega de pedido real.

Expresión Matemática:

100

realpedidoentrega

oplanificadpedidoentrega

tiempo

tiempo

=dOportunida

META: 90%.

OBJETIVO DE GESTIÓN: Evaluar tiempo de Entrega de Pedido Planificado y el Tiempo

de Entrega de Pedido Real.

PERIODICIDAD: El indicador debe ser revisado en periodos trimestrales.

UNIDAD DE MEDIDA: Este indicador va a ser medido en días, semanas o meses.

RESPONSABLES:

ASIGNACIÓN RESPONSABLE

Tiempo de Entrega de

Pedido Planificado Jefe del Almacén

Tiempo de Entrega de

Pedido Real. Jefe del Almacén


Pág

.25





DEPARTAMENTO: Ventas.

INDICADOR: Disponibilidad de los Repuestos.

DEFINICIÓN:

Expresión Conceptual: Mide el número de quejas realizadas por los trabajadores del

área de ventas.

Expresión Matemática:

Número de quejas provenientes de ventas.

META: Máximo tres (3) quejas al trimestre.

OBJETIVO DE GESTIÓN: Satisfacción del personal de ventas.

PERIODICIDAD: El indicador debe ser revisado en periodos trimestrales.

UNIDAD DE MEDIDA: Este indicador va a ser medido en días, semanas, meses.

RESPONSABLES:

Los indicadores definidos, están relacionados directamente con la bodega

almacén, como oportunidad en la entrega, disponibilidad y es considerado

indispensable llevar registros, dado que eventualmente se han identificado

pérdidas de repuestos, lo que afecta económicamente a la empresa y genera

descontento de los clientes al no contar con los mismos.

La satisfacción, se plantea medirse por el número de quejas procedentes en el

área de almacén, con respecto a las solicitudes de un material y no se encuentre

disponible.

3.3. CONSUMO ANUAL DE LOS REPUESTOS Y EQUIPOS

Para que una empresa pueda satisfacer las necesidades de sus clientes de

manera oportuna y eficiente, es necesario que cuente con un inventario que le

permita conocer el status de cada material. Se elaboró el listado del consumo

anual y su debida clasificación de repuestos y equipos ubicados en el almacén de

la empresa.

ASIGNACIÓN RESPONSABLE

Quejas procedentes Jefe del almacén


Pág

.26





Cabe destacar, que el inventario está conformado por 237 productos. Según

datos históricos del año 2010, el consumo anual registrado es de 197 productos

pero, se realizó la clasificación de sólo 124 productos (por razones de seguridad

de la empresa), los que frecuentemente tienen movimiento dentro del almacén. Lo

que se puede observar es que la disponibilidad de los equipos y repuestos, que

se encuentran en almacén es alta; puesto que, varios de los repuestos que se

encuentran en inventario, pertenecen a partes y repuestos que la empresa(por

razones de seguridad).

3.4. BODEGA ALMACÉN

En este punto se procedió a realizar una distribución de planta, que consiste en

establecer en forma gráfica la ubicación de los productos en la bodega almacén;

definiendo en una escala de medidas, la distancia entre los objetos y la

disposición de cada uno de los productos que se encuentran en el área de

bodega de la empresa .Cabe mencionar que, los repuestos almacenados en cada

uno de los estantes se han definido en el Capítulo II del presente trabajo

monográfico.

El Mapa de Riesgos, muestra con mayor facilidad en donde se encuentran los

riesgos en bodega, es una herramienta considera útil, ya que ayuda a determinar

las normas de seguridad y las acciones que deben cumplirse para evitar algún

tipo de daño tanto al personal como a las instalaciones.

Figura 3.2: Mapa de riesgos en bodega.

BAÑ

O

BAÑ

O

OFICIN

A

MO

ST

RA

D

OR

400 x 50 cm

300 x

50

cm

400 x

50

cm

E

-

CR

AN

E

ELEC

TR

IC

O

250 x 50

cm

250 x 50

cm

FILTROS

EQUIPOS MOVILES

CONVEYOR

S

AI

RE

AIRE

Caje

tín

13 m

8 m


Pág

.27





Figura 3.3: Simbología aplicada a la distribución de bodega.


Identificados los riesgos en el almacén, se definen las situaciones que hacen que

se presente cada uno de ellos, como sigue:

Riesgos Físicos:

Golpeado por: Es considerado un riesgo ALTO. Debido a que en los

estantes ubicados en el almacén existen repuestos los cuales pueden tener

caída de distinto nivel

Electricidad: Indica que es un riesgo ALTO. El riesgo se hace presente al

tener un tablero eléctrico dentro del área del almacén de la empresa en

estudio. Cabe mencionar, que las medidas preventivas tomadas

actualmente son las pertinentes, por lo que sólo se debe revisar

periódicamente que en el cajetín que está ubicado al lado del estante de

equipos móviles, para de esta manera evitar riegos eléctricos.

Polvo: indica un riesgo ALTO. Debido a que la principal operación que se

realiza en la GMS-450 es la descarga del mineral de bauxita la cual trae

como consecuencia la proliferación de esta.

Partículas

Atrapado por

Explosivos

Electricidad

Superficies cortantes

Contactos químicos

Ergonomía

Gases, polvos.

Iluminación

Incendio

Temperatura

extrema

Caída

Vibraciones

Radiación no oxid.

Ruido

Golpes y/o cortes


Pág

.28





Riesgo de Golpes y/o Cortes:

Se considera riesgo MODERADO. Este riesgo es debido a las

características físicas de los repuestos, en cuanto a su peso y extremos

cortantes.

3.5. IMPLEMENTACION DE LA TEORÍA DE LAS 5S

A través del tiempo se fueron utilizando varias técnicas de solución de problemas,

teniendo cada una detalles específicos y desarrolladas por filosofías o culturas de

calidad, de las cuales algunas han sobresalido porque han tenido resultado

satisfactorio.

El método de las 5 « S », así denominado por la primera letra (en japonés) de

cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en

cinco principios simples:

Seiri: ORGANIZACIÓN:“Separar Necesarios”.

Seiton: ORDEN: “Situar Necesarios”.

Seiso: LIMPIEZA: “Suprimir Suciedad”.

Seiketsu: ESTANDARIZAR: “Señalizar Anomalías”.

Shitsuke: DISCIPLINA: “Seguir Mejorando”

El objetivo principal de esta teoría es mejorar y mantener las condiciones de

organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una simple cuestión

de estética, se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima

laboral, la motivación del personal y la eficiencia; y, en consecuencia, la calidad, la

productividad y la competitividad de la organización.

De ésta manera, como se pudo ver en la situación actual de la bodega de la

empresa, esta presenta elevadas deficiencias por lo que se define los pasos para

la implementación de la metodología japonesa de las 5S, la cual buscará mejorar

las condiciones del ambiente de trabajo, con el fin de garantizar la seguridad en

las instalaciones de la empresa y de los trabajadores.

Para efectos del estudio, se estableció en el área del almacén un procedimiento

donde se definen los pasos, en un orden secuencial, como sigue.

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Gesti�n&action=edit&redlink=1


Pág

.29





3.5.1. SEIRI – ORGANIZACIÓN

Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales necesarios de

los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.

En el área de bodega se procedió a realizar lo siguiente:

Realizar una lista de los elementos innecesarios resaltando su ubicación

cantidad encontrada y posible acción sugerida para su reubicación o

eliminación. Esta lista será realizada por el encargado de bodega.

Realizar unas tarjetas de colores que permitan marcar o denunciar que en

el sitio de trabajo existe algún repuesto fuera de lugar o innecesario y así

tomar acciones. Identificarlas con el color verde para saber si existe algún

problema de contaminación, el azul si los repuestos son de rápida

circulación y roja si son elementos que se encuentran fuera de uso y no

tienen salida al mercado desde hace más de cuatro (4) meses.

3.5.2. SEITON – ORDEN

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los

materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y

reponerlos. Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, pero

a menudo, el más simple de Seiton es: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en

su lugar.

En esta etapa se pretende organizar el espacio de bodega con objeto de evitar

tanto las pérdidas de tiempo como de energía en buscar el repuesto solicitado.

Los pasos son los siguientes:

Realizar un control visual del área de bodega donde se deben ubicar los

repuestos, resaltando: la ubicación de los elementos de limpieza, aseo,

residuos, diversidad en los repuestos (ubicación en estantes), conexiones

eléctricas, sentido de giro de botones, flujo de líquido en una tubería de

agua, donde ubicar la calculadora, hojas, lápices en el sitio de trabajo

(oficina y mostrador). Dando a conocer con todo esto que hay un sitio para

cada cosa.

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Gesti�n_visual&action=edit&redlink=1


Pág

.30





Luego de haber realizado este paso se debe colocar un indicador de

ubicación, un indicador de cantidad, letreros y tarjetas, nombre del área de

trabajo y lugar de almacenaje de repuestos.

Luego de localizar los repuestos de acuerdo a su frecuencia de salida, se

verificó que los lugares de almacenamiento sean amplios para retirarlos y

colocarlos con facilidad.

3.5.3. SEISO – LIMPIEZA

Luego de que el espacio de bodega ha sido despejado (seiri) y ordenado (seiton),

es mucho más fácil limpiarlo (seisō).

Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos

los medios se encuentran siempre en perfecto estado. El incumplimiento de la

limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el

deterioro de ciertos repuestos por la introducción de partículas de polvo dentro del

área del bodega

Para alcanzar una correcta operatividad de bodega, la empresa debe:

Implementar una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener

el sitio de trabajo en buenas condiciones. Este proceso de implementación

se deberá apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de

los elementos necesarios para su realización, como también el tiempo

requerido para la ejecución.

Realizar Campañas de orden y limpieza, de esta manera se eliminarían los

elementos innecesarios y limpiar equipos, pasillos, armarios y almacenes.

Asignar un contenido de trabajo de limpieza, para que los trabajadores de

bodega tengan sus turnos establecidos de limpieza.

Preparar un manual de entrenamiento para limpieza en donde se incluyan

formas de utilizar elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua,

como también la frecuencia y el tiempo medio establecido para la labor.


Pág

.31





Retirar polvos, aceites y grases de los repuestos que se devuelvan al área

de bodega, con el fin de evitar la contaminación del área de bodega con

estos agentes.

3.5.4. SEIKETSU – ESTANDARIZAR

Este consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal,

mediante normas sencillas y visibles para todos.

A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente; y, en Seiketsu, hay

que recordar que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

Para lograr esto dentro del área de bodega, es importante crear estándares como

los siguientes:

Formar al personal en la creación de hábitos de trabajo para conservar el

lugar de labores en perfectas condiciones.

Asignar trabajos y responsabilidades a los empleados del área de bodega.

Dar a conocer las competencias de cada trabajador, para que cada

persona sepa sus responsabilidades, sobre lo que tiene que hacer,

cuándo, dónde y cómo hacerlo.

Integrar en los trabajos cotidianos la implementación del Seire, Seiso y

Seiton. Separar si es necesario – Situar si es necesario – Suprimir

suciedad.

3.5.5. SHITSUKE – DISCIPLINA

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas

establecidas.

Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin

el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia.

Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los

motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación

http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad


Pág

.32





del sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal

implicado.

Para alcanzar este punto dentro de la empresa y, en especial, dentro del área

de bodega, se debe tener presente lo siguiente:

Crear conciencia al personal sobre el orden y la limpieza, empezando por

dar el ejemplo desde la gerencia.

Motivar y participar directamente en la promoción de las actividades.

Demostrar compromiso.

Asumir con entusiasmo la implantación.

Participar activamente.

Realizar auditorías de rutina.

Una vez que se han realizado los debidos estudios para la implantación de la

teoría de las 5S, se procede a realizar el plan de acciones para lograr la perfecta

armonización de la misma.

El plan de acción para implantar en la empresa, principalmente en el área de

bodega, es el que se detalla a continuación.

Cuadro 2.2: Plan de acciones a implementar en bodega.

PLAN DE ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TEORÍA DE LAS 5S EN LA EMPRESA PARTES Y REPUESTOS CÍA. LTDA.

ETAPAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES PERIODO OBSERVACIONES

1. SEIRI (ORGANIZACIÓN)

1.1. Identificar los elementos innecesarios

Papel, lápiz, personal, campañas, instructivos

Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega

Mensual

1.2. Diseñar tarjetas de color

Etiquetas, computador, personal


Mensual


2. SEITON (ORDEN)

2.1. Control visual

Papel, lápiz, personal, cámaras fotográficas


Mensual


Pág

.33





2.2. Localizar los repuestos según su frecuencia de salida

Personal, etiquetas, procedimiento


Mensual


3. SEISO (LIMPIEZA)

3.1. Implementar programas de entrenamiento de elementos innecesarios

Charlas, trípticos, formatos, videos, jornadas


Mensual

3.2. Realizar campañas de limpieza

Procedimiento, personal, charlas, folletos, videos, carteleras informativas


Semanal


4. SEIKETSU (ESTANDARIZAR)

4.1. Formar al personal en la creación de hábitos de trabajo para conservar el lugar de labores en óptimas condiciones

Charlas, jornadas, folletos


Mensual

4.2. Asignar trabajos y responsabilidades

Procedimientos y descripciones de cargo


Semestral

4.3. Integrar en los trabajos cotidianos la implementación del SEIRI, SEITON y SEISON

Prácticas e instrucciones de aplicación

Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Gerente

Semestral


Pág

.34






5. SHITSUKE (DISCIPLINA)

5.1. concientizar al personal sobre el orden y la limpieza, empezando por dar el ejemplo desde la gerencia

Charlas, capacitación, folletos y material instructivo, carteleras informativas


Mensual

5.2. Motivar y participar directamente en la promoción de las actividades

Personal, procedimientos


Mensual

5.3. Demostrar compromiso, asumir con entusiasmo la implantación

Encuestas, charlas, compromisos, medición de satisfacción, medición de la eficacia, determinación del clima laboral

Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Gerente

Trimestral

Fuente: Bodega de la empresa Elaboración: La autora

3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA, SALIDA DE MATERIAL Y

CONTROL DE INVENTARIO DE ALMACÉN

Los procedimientos son documentos que contienen la descripción de las

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más

unidades administrativas. Suele contener información y ejemplos de formularios,

autorizaciones o documentos necesarios, u otro dato que pueda auxiliar al

correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En este se encuentra

registrada y transmitida sin distorsión la información básica, facilita las labores de

auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los

empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.


Pág

.35





Para alcanzar la forma óptima para la gestión de bodega de la empresa Partes y

Repuestos, se han definido procedimientos para garantizar el orden y control de

las entradas y salidas de repuestos, entre los que se tiene: Compras, Recepción

de Productos, Despacho e Inventario. A continuación, se especifica el propósito

de elaborar cada uno de los procedimientos propuestos para la empresa:

Compras: Se lo realiza con el propósito de definir las pautas para llevar a cabo el

proceso de compras y quede la evidencia de cada adquisición, mediante los

formularios definidos para llevar un registro de las actividades realizadas. Ver

ANEXO 1 (Pág. 8).

Recepción de Productos: El objetivo principal del procedimiento es establecer los

pasos secuenciales para llevar a cabo la recepción de los repuestos destinados a

bodega. Ver ANEXO 1 (Pág. 12).

Inventario: Define como debe llevarse a cabo el inventario y cada cuanto tiempo,

con el fin de llevar el control total de los productos pertenecientes a bodega. Ver

ANEXO 1 (Pág. 16).

Despacho: Este procedimiento se establece para indicar la salida de repuestos de

bodega, para de esta forma, llevar un control, evitar pérdidas, registrar las salidas

y para facilitar la actualización de los inventarios. Ver ANEXO 1 (Pág. 20).

3.7. FUNCIONES DE UN JEFE Y UN AUXILIAR DE ALMACÉN

Dentro de la empresa, se pudo evidenciar la inexistencia de personal capacitado

para realizar las gestiones dentro de la bodega. Dentro del área de bodega,

existen tres personas que se encargan de realizar las actividades de compras,

recepción, despacho y de ubicar los productos en los diferentes estantes.

Todos los trabajadores de bodega tienen las mismas funciones y se encuentran

bajo las órdenes del Gerente de la empresa. Por tal motivo, la gestión de los

inventarios es demasiado deficiente y representa un problema muy grave ya que

no se lleva un inventario de existencias y, constantemente, la empresa registra

pérdidas de productos.


Pág

.36





Por esta razón, se definieron dos descripciones de cargo que son: el jebe y

Auxiliar de Bodega. En la tabla siguiente se definen los cargos propuestos para el

área de bodega:

Tabla3.1:Nivel de instrucción de los cargos propuestos para bodega.

Cargo Propuesto Requisitos mínimos

Nivel de Instrucción Tiempo de experiencia

Jefe de almacén Técnico Superior 2 años en cargos similares

Auxiliar de almacén Bachiller Sin experiencia

Fuente: Bodega de la empresa Elaboración: La autora

Es importante mencionar que, cuando la empresa inició su actividad comercial en

la ciudad, requirió de personal para trabajar en bodega pero, no se indicaron los

requisitos que debía cumplir el aspirante. Por tanto, ésta es una buena

oportunidad para llevar documentación (registros por escrito) del perfil que debe

cumplir el aspirante a ese cargo, como el nivel de instrucción y tiempo de

experiencia.

Por tal motivo, el objetivo de las competencias de trabajo, es delimitar un trabajo

y, expresa de forma clara y concisa, cómo realiza una tarea y bajo que

parámetros es ejecutada. Por lo tanto, las instrucciones de trabajo del

departamento de mantenimiento comprenden diversos factores que indica a los

trabajadores la forma correcta de llevar a cabo las actividades de almacenamiento

en bodega.

La competencia de puestos de trabajo, es un proceso que consiste en detallar las

tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás;

las responsabilidades prioritarias no son más que el inventario detallado de las

atribuciones o tareas del cargo, qué hace el trabajador, a quién reporta (persona

que dirige sus actividades y mantiene informado), el horario de trabajo,

requerimiento físico (habilidades físicas necesarias para el ejercicio de sus

funciones), entrenamiento requerido (conocimientos básicos necesario para el

cumplimiento de sus funciones). Básicamente, es un inventario de los aspectos


Pág

.37





más característicos del cargo, de los deberes y las responsabilidades que este

comprende para los cargos antes mencionados dentro de bodega. Ver ANEXO 2.

3.8. CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN EXISTENCIA ENEL

ALMACÉN SEGÚN LA TEORÍA ABC.

La clasificación ABC, es una orientación que divide la lista de productos

existentes en el almacén en tres grupos, con base en el valor. Es clásico

considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:

Tipo A: Son aquellos en los que la empresa tiene mayor inversión.

Representa el 20% de los artículos en inventario y como referencia el 80%

del valor de la inversión. Son generalmente los más costosos y los de

rotación lenta del inventario.

Tipo B: Son aquellos que por referencia les corresponde el rango siguiente

de inversión, y representa el 30% de los artículos y requieren del valor de

inversión.

Tipo C: Son aquellos que representa el 50% de los artículos en inventario y

solo el 5% del valor de la inversión. Este tipo normalmente se encuentra en

grandes y variadas cantidades dentro del inventario, pero corresponden a

inversión más baja.

El propósito de separar lo más importante de lo menos importante, el clasificar los

artículos en grupos es establecer un grado de control adecuado sobre cada uno

de ellos.

La Clasificación de los repuestos, bajo la metodología ABC definida, buscará

ordenar, según criterios como frecuencia de la demanda y los costos asociados

para su adquisición y/o almacenaje. Para alcanzar esto dentro de la empresa; se

ha procedido a realizar una clasificación de los repuestos que se encuentran

dentro de bodega, como se muestra en el ANEXO 3. Esta clasificación nos arrojó

los siguientes datos:

Tabla3.2: Análisis de los resultados según la Teoría ABC.

ARTICULO VALOR ANUAL % % ACUM.

A 324.947,50 80,98 80,98


Pág

.38





B 60.393,99 15,05 96,03

C 15.948,87 3,97 100,00 Fuente: Bodega de la empresa Elaboración: La autora

Gráfico 3.1: Resultados de la clasificación ABC.


Del gráfico expuesto se puede deducir que, la mayor parte del dinero se ha

destinado a financiar artículos tipo “A” por lo que estos deben recibir mayor

atención. Por tanto, es necesario aumentar el control sobre estos artículos,

haciendo revisiones frecuentes y comparando cantidades mínimas según se vaya

requiriendo, evitando mantener grandes cantidades en existencia; de esta

manera, se logra que en bodega exista un mayor control sobre los costos , para

reducir los costos totales del inventario.

Los artículos de tipo “B” deben de mantenerse en cantidades medias en el

inventario, debido a que la influencia de estos tipos de artículos sobre el costo

total del inventario es moderada.

80,98

15,05 3,97 -

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

120,00

A B C

Po

rce

nta

jes

Artículos

Diagrama de Pareto


Pág

.39





Los artículos de tipo “C” representan un costo bajo del costo total de inventario,

por lo que se pueden comprar en mayor cantidades y tener un amplio inventario

de seguridad de la demanda, teniendo en cuenta la importancia de estos, se

pueden mantener controles poco rígidos sobre estos artículos.

3.9. ESTRATEGIAS DEL ANÁLISIS FODA.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de la palabra:

Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; es una herramienta que

permite evaluar la situación actual de la empresa, permitiendo de esta manera

obtener un diagnóstico preciso que permita en el análisis de variables donde se

consideran factores económicos, políticos, sociales, culturales entre otros, que

representan las influencias del ámbito externo y que inciden sobres su hacer

interno, ya que pueden fortalecer o poner en riesgo la misión de la organización.

De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de

la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio

las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy

difícil poder modificarlas.

El análisis FODA (ver ANEXO 4) permite determinar las posibles estrategias para

atacar las debilidades y amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas y

oportunidades que se presentan.

Las estrategias que se obtuvieron como resultado del análisis FODA fueron las

siguientes:

Estrategias FO:

Incrementar el stock de productos introduciendo nuevos en reemplazo de

los que están en desuso.

Realizar una nueva distribución interna de los productos que nos permita

optimizar espacios.

Incentivar a los empleados con comisiones para incrementar las ventas o

atraer más clientes.

Estrategias FA:

http://www.monografias.com/trabajos12/foucuno/foucuno.shtml#CONCEP


Pág

.40





Buscar proveedores nacionales o extranjeros con mejores precios que los

actuales.

Crear un nuevo sistema de créditos para clientes donde se reduzcan los

tiempos de cobro de facturas.

Estrategias DO:

Adquirir un software para el control de inventarios.

Contratar personal capacitado con amplio conocimiento técnico en

administración de inventarios; o, en su defecto, capacitar al existente.

Posesionar un Jefe de Bodega de confianza para frenar las constantes

pérdidas de producto.

Estrategias DA:

Crear etiquetas que permitan la identificación de productos en los estantes.

Creación de procedimientos para el correcto desempeño del personal de

bodega.

3.10. PROPUESTA DE UNA DISTRIBUCIÓN FISICA DE LOS ITEM SEGÚN LA

CLASIFICACIÓN ABC.

Prosiguiendo con la teoría de la clasificación de los repuestos por el método ABC,

se pretendía realizar un lay out, donde se identifique la ubicación de los productos

dentro de bodega, ordenados y asignándoles su posición fija, para que

posteriormente se cumpla con la oportuna entrega a los clientes.

Esta distribución de plata no se la pudo realizar por motivos de que los socios han

decidido ampliar la bodega de repuestos. Para ello, han previsto derribar una

pared lateral y, desde luego, el lay out que realicemos sería momentáneo e

innecesario.


Pág

.41





CONCLUSIONES

1. Se recibió la entera colaboración del personal de bodega para la realización

del presente estudio.

2. La bodega de la empresa no contaba con un filosofía de gestión, que defina

las políticas de sus actividades y de esta manera estandarizar sus tareas y

resultados esperados.

3. Se nota ausencia de una persona fija encargada de las funciones de bodega,

por esto es la principal causa de las pérdidas de los productos de bodega.

4. La empresa no cuenta con procedimientos para la entrada y salida de

productos de la bodega, así como procedimientos para pedido, recepción y

almacenaje de los mismos.

5. Bodega no cuenta con una base de datos que le permita evidenciar el control

de las actividades llevadas a cabo en la gestión del almacén.

6. Se pudo notar que la empresa tiene posee muchos clientes que representan

grandes ingresos para la misma.

7. La distribución actual de los productos no es la adecuada ya que muchos de

estos no cuentan con un espacio destinado y son colocados en sitios

inadecuados y, en la mayoría de los casos son colocados en otros estantes.

8. No existe un aprovechamiento del espacio en los estantes que permita el

ingreso de nuevos productos; puesto que, gran parte de estos están ocupados

con productos que no tienen salida al mercado.

9. El entorno de labores a nivel general es el adecuado, en cuanto a iluminación,

ventilación y polvo es modero.


Pág

.42





10. Existe una inadecuada señalización de los productos en los estantes, lo que

provoca que los empleados se tarden en ubicarlos rápidamente.

11. Existen riesgos físicos como cortaduras por el deterioro de los estantes,

golpes, atrapado por, entre otros.

12. Las condiciones de limpieza son deplorables, no existe la voluntad ni una

persona dentro de bodega que se encargue de ordenar.


Pág

.43





RECOMENDACIONES

1. Crear una base de datos o adquirir un software para llevar un adecuado

control de los inventarios, que les permita saber de cuánto se dispone en

bodega para que se elaboren los pedidos a tiempo.

2. Contactar nuevos proveedores que posean precios más bajos de los

productos para tener un mejor nivel competitivo.

3. En el nuevo espacio físico que se planea adecuar para bodega, se

recomienda realizar un lay out previo para lograr una mejor distribución de

los productos.

4. Aplicar los procedimientos establecidos en el presente trabajo, a fin de

lograr un adecuado proceso desde la formulación del pedido hasta la

venta del producto.

5. Aplicar y hacer respetar las funciones de trabajo establecidas en el

presente trabajo.


Pág

.44





BIBLIOGRAFÍA

a. Libros:

1. HUDSON, William K. Manual del Ingeniero Industrial, Volumen IV. Mc Graw Hill, Cuarta Edición.

2. DÍAZ, A. Producción: Gestión y Control. Ariel. Barcelona, 1993. 3. HUDSON, William K., Manual del Ingeniero Industrial, Volume IV.

MC Graw Hill. 4. RUSHTON, Alan. “El Manual de Logística y Dirección de la

Distribución”. Tercera Edición. Año 2006

b. Referencias de internet.

1. LOPEZ, Amyra / QUIROS, Lizzete.ORIGEN DE LAS NORMAS ISO-9000, http://www.itlp.edu.mx/publica/revistas/revistali/anteriores/diciembre98/iso9000.html

2. BARCA, R.Las Normas ISO 9000 del 2000. http://www.calidad. com.ar/iso9000-2000.html

3. WWW.GOOGLE.COM. Análisis de evaluación de Riesgos Laborales.


Pág

.45





ANEXOS

ANEXO 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA BODEGA DE LA

EMPRESA PARTES Y REPUESTOS CIA. LTDA.

ANEXO 2

MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA PARTES Y

REPUESTOS CÍA. LTDA.

ANEXO 3

ESTUDIO DE INVENTARIO ABC DE LA EMRESA PARTES Y

REPUESTOS CÍA. LTDA.

ANEXO 4

ANÁLISIS FODA DE LA EMPRESA PARTES Y REPUESTOS CÍA.

LTDA.

Documents

UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA QUÍMICA, …dspace.ucacue.edu.ec/bitstream/reducacue/5434/4/Implantación de un... · Monografía previa a la obtención del título de Ingeniería