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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE
INVENTARIOS APLICADA EN LA EMPRESA AGROPRIM FARMS CIA.
LTDA. UBICADA EN LA PARROQUIA DE YARUQUI
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA
AUTORA: GABRIELA YOLANDA PAZMIÑO SUÁREZ
TUTOR: MSc. FRANKLIN LENIN LATORRE AIZAGA
QUITO D.M., JUNIO DE 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: Gabriela Yolanda Pazmiño Suarez
REFERENCIAS DEL TUTOR: MSc. Franklin Lenin Latorre Aizaga,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Reconocimiento aplicado en la planificación
de la producción, la gestión de compras y el manejo de los materiales, y se propusieron
soluciones, permitiéndole a la compañía un mejor control de sus inventarios,
incrementando la rentabilidad.
Pazmiño Suárez, Gabriela Yolanda (2017). Diseño de Procedimientos para el
manejo y control de inventarios aplicada en la empresa Agroprim Farms Cía.
Ltda., ubicada en la Parroquia de Yaruqui. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 103 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Gabriela Yolanda Pazmiño Suárez, en calidad de autora y titular de los derechos
morales y patrimoniales del trabajo de titulación DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS APLICADA EN LA
EMPRESA AGROPRIM FARMS CÍA. LTDA. UBICADA EN LA PARROQUIA DE
YARUQUI, modalidad presencial de conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO
ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad Central del
Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de
la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de
autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
La autora declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma
de expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 22 días del mes de Junio de 2017
Gabriela Yolanda Pazmiño Suárez
C.C. 171776583-6
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Msc. Franklin Lenin Latorre Aizaga, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE
INVENTARIOS APLICADA EN LA EMPRESA AGROPRIM FARMS CÍA. LTDA.
UBICADA EN LA PARROQUIA DE YARUQUI., elaborado por la estudiante
Gabriela Yolanda Pazmiño Suárez, de la Carrera Contabilidad y Auditoría, Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en
consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el
campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se
designe en virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 22 días del mes de Junio del 2017
__________________________
Firma del Tutor
Msc. Franklin Lenin Latorre Aizaga
C.C. 170801817-9
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Msc. Franklin Lenin Latorre Aizaga, en calidad de Tutor del trabajo de titulación
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE
INVENTARIOS APLICADA EN LA EMPRESA AGROPRIM FARMS CÍA. LTDA.
UBICADA EN LA PARROQUIA DE YARUQUI., elaborado por la estudiante
Gabriela Yolanda Pazmiño Suárez de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el
nivel de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos considerando el
resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 23 días del mes Junio del 2017
Msc. Franklin Lenin Latorre Aizaga
CC:170801817-9
vi
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
.
A lo largo de mi vida estudiantil tuve momentos
buenos y malos que hicieron que muchas veces
quisiera darme por vencida, pero hubieron personas
que siempre estuvieron ahí para brindarme palabras
de aliento, que ayudaron a que pueda cumplir con
cada uno de los objetivos que me plantee en esta
etapa que está por concluir en mi vida.
Por tal razón quiero dedicar este trabajo a mis padres,
Román y Yolanda que son lo más importante que
cualquier ser humano puede tener, gracias a ellos por
hacer de mí la mujer que ahora soy, con principios y
valores, por enseñarme que nada es fácil y que con
esfuerzo y perseverancia se puede conseguir grandes
cosas.
La razón de ser, mi hijo Nicolás, quien en las
adversidades supo ser la fortaleza de mi camino.
Gabriela Yolanda Pazmiño Suárez
ix
AGRADECIMIENTO
A mi tía María Eugenia quien estuvo poyándome incondicionalmente, buscando
palabras de aliento para levantarme, siendo mi ejemplo día tras día, a mi esposo Marco
y a mi familia que estuvieron pendientes de mí.
Al Mgt. Jaime Chiriboga por su apoyo incondicional, su acertado asesoramiento,
además de su paciencia y confianza que siempre mostro hacia mí.
Gabriela Yolanda Pazmiño Suárez
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................ iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiv
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................... xv
RESUMEN .................................................................................................................. xviii
ABSTRACT .................................................................................................................. xix
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. ANTECEDENTES GENERALES ....................................................................... 2
1.1. Reseña Histórica ................................................................................................... 2
1.2. Reseña Histórica de AGROPRIM FARMS CIA. LTDA. .................................... 4
1.2.1. Constitución de AGROPRIM FARMS CIA. LTDA. ........................................... 4
1.2.2. Portafolio de Productos ......................................................................................... 5
1.3. Direccionamiento Estratégico ............................................................................... 9
1.3.1. Misión ................................................................................................................... 9
1.3.2. Visión .................................................................................................................... 9
1.3.3. Valores ................................................................................................................ 10
1.3.4. Objetivos Estratégicos ........................................................................................ 10
1.3.5. Políticas ............................................................................................................... 11
1.4. Estructura Organizacional .................................................................................. 11
1.4.1. Manual de Funciones .......................................................................................... 14
1.5. Organismo de Control ......................................................................................... 20
1.5.1. Ministerio de Relaciones Laborales .................................................................... 21
1.5.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .......................................................... 21
1.5.3. Superintendencia de Compañías Valores y Seguros .......................................... 22
1.5.4. Servicio de Rentas Internas ................................................................................ 23
xi
1.5.5. Municipio de Quito ............................................................................................. 24
2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................... 25
2.1. Control Interno .................................................................................................... 25
2.1.1. Definición ........................................................................................................... 25
2.1.2. Importancia ......................................................................................................... 26
2.1.3. Objetivos ............................................................................................................. 26
2.1.4. Principios ............................................................................................................ 26
2.1.5. Clasificación ....................................................................................................... 27
2.1.6. Elementos del Control Interno ............................................................................ 28
2.1.7. Componentes ...................................................................................................... 29
2.2. Métodos de evaluación ....................................................................................... 32
2.2.1. Cuestionarios ...................................................................................................... 33
2.2.2. Narrativas ............................................................................................................ 33
2.2.3. Flujogramas ........................................................................................................ 33
2.3. Inventarios .......................................................................................................... 34
2.3.1. Definición de Inventarios ................................................................................... 34
2.3.2. Clasificación de los Inventarios .......................................................................... 35
2.3.3. Inventario según su Forma .................................................................................. 35
2.3.4. Inventario según su Función ............................................................................... 37
2.4. Sistemas .............................................................................................................. 39
2.4.1. Objetivos del Sistema ......................................................................................... 39
2.4.2. Componentes de un Sistema ............................................................................... 40
2.5. Sistemas de Control Interno ................................................................................ 41
2.5.1. COSO I ............................................................................................................... 41
2.5.2. COSO II .............................................................................................................. 42
2.5.3. COSO III ............................................................................................................. 45
2.5.4. MICIL ................................................................................................................. 46
2.5.5. CORRE ............................................................................................................... 47
2.6. Sistemas de Inventarios ...................................................................................... 48
2.6.1. Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico ........................................... 49
2.6.2. Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo ....................................... 49
2.7. Métodos de Valoración de Inventarios ............................................................... 51
xii
2.7.1. Método Promedio Ponderado ............................................................................. 51
2.7.2. Método FIFO O PEPS ........................................................................................ 52
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ..................................................................... 53
3.1. Análisis Externo .................................................................................................. 53
3.1.1. Macro ambiente .................................................................................................. 54
3.1.2. Factor Político – Legal ........................................................................................ 55
3.1.3. Factor Económico ............................................................................................... 59
3.1.4. Factor Tecnológico ............................................................................................. 61
3.1.5. Microambiente .................................................................................................... 61
3.1.6. Clientes ............................................................................................................... 63
3.1.7. Proveedores ......................................................................................................... 64
3.1.8. Competencia ....................................................................................................... 65
3.2. Análisis Interno ................................................................................................... 66
3.3. Análisis FODA ................................................................................................... 70
4. PROPUESTA DEL DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS APLICADA EN LA
EMPRESA AGROPRIM FARMS CIA. LTDA. UBICADA EN LA
PARROQUIA DE YARUQUI ........................................................................... 74
4.1. Introducción ........................................................................................................ 74
4.2. Procedimientos de Adquisición de insumos ....................................................... 76
4.2.1. Objetivo .............................................................................................................. 76
4.2.2. Responsables ....................................................................................................... 76
4.2.3. Políticas ............................................................................................................... 77
4.2.4. Procedimiento ..................................................................................................... 78
4.2.5. Flujograma .......................................................................................................... 79
4.3. Procedimientos de Producción del Inventario .................................................... 80
4.3.1. Objetivo .............................................................................................................. 80
4.3.2. Responsables ....................................................................................................... 80
4.3.3. Políticas ............................................................................................................... 80
4.3.4. Procedimiento ..................................................................................................... 81
4.4. Procedimiento de Ingreso del Inventario ............................................................ 84
4.4.1. Objetivo .............................................................................................................. 84
xiii
4.4.2. Responsables ....................................................................................................... 84
4.4.3. Políticas ............................................................................................................... 84
4.4.4. Procedimiento ..................................................................................................... 85
4.4.5. Flujograma .......................................................................................................... 85
4.5. Procedimiento de embodegamiento del inventario ............................................. 86
4.5.1. Objetivo .............................................................................................................. 86
4.5.2. Responsables ....................................................................................................... 86
4.5.3. Políticas ............................................................................................................... 86
4.5.4. Procedimiento ..................................................................................................... 87
4.5.5. Flujograma .......................................................................................................... 87
4.6. Procedimiento registro del inventario ................................................................. 88
4.6.1. Objetivo .............................................................................................................. 88
4.6.2. Responsables ....................................................................................................... 88
4.6.3. Políticas ............................................................................................................... 88
4.6.4. Procedimiento ..................................................................................................... 89
4.6.5. Flujograma .......................................................................................................... 90
4.7. Procedimiento toma física del inventario ........................................................... 91
4.7.1. Objetivo .............................................................................................................. 91
4.7.2. Responsables ....................................................................................................... 91
4.7.3. Políticas ............................................................................................................... 91
4.7.4. Procedimiento ..................................................................................................... 92
4.7.5. Flujograma .......................................................................................................... 93
4.8. Procedimiento Salida del Inventario ................................................................... 94
4.8.1. Objetivo .............................................................................................................. 94
4.8.2. Responsable ........................................................................................................ 94
4.8.3. Políticas ............................................................................................................... 94
4.8.4. Procedimientos ................................................................................................... 95
4.8.5. Flujograma .......................................................................................................... 96
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................. 97
Conclusiones ................................................................................................................... 97
Recomendaciones ........................................................................................................... 98
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 99
xiv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Procedimiento .................................................................................................... 78
Tabla 2 Producción Siembra .......................................................................................... 81
Tabla 3 Procedimiento de Producción: Desarrollo ......................................................... 82
Tabla 4 Procedimiento de Producción; Cosecha ............................................................ 83
Tabla 5 Procedimiento de Ingreso de Inventarios .......................................................... 85
Tabla 6 Procedimiento de embodegamiento de los inventarios ..................................... 87
Tabla 7 Procedimiento de Registro de Inventarios ......................................................... 89
Tabla 8 Procedimiento de Toma física de inventario ..................................................... 92
Tabla 9 Procedimiento de Salida de Inventario .............................................................. 95
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Primera producción de Flores ............................................................................ 2
Figura 2 Exportación de Rosas ......................................................................................... 3
Figura 3 ProEcuador ......................................................................................................... 4
Figura 4 Claveles .............................................................................................................. 5
Figura 5 Rosas Esprit ........................................................................................................ 6
Figura 6 Gypsophila ......................................................................................................... 6
Figura 7 Girasoles ............................................................................................................. 6
Figura 8 Liatris ................................................................................................................. 7
Figura 9 Agapantos ........................................................................................................... 7
Figura 10 Calas ................................................................................................................. 7
Figura 11 Million Stars ..................................................................................................... 8
Figura 12 Pompones ......................................................................................................... 8
Figura 13 Semillas ............................................................................................................ 8
Figura 14 Organigrama de la Empresa ........................................................................... 13
Figura 15 Organigrama Funcional .................................................................................. 20
Figura 16 Logotipo Ministerio de Relaciones Laborales ............................................... 21
Figura 17 Logotipo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ..................................... 21
Figura 18 Logotipo Superintendencia de Compañías Valores y Seguros ...................... 22
Figura 19 Logotipo Servicios de Rentas Internas ........................................................... 23
Figura 20 Logotipo Municipio de Quito ........................................................................ 24
Figura 21 Control Interno ............................................................................................... 25
Figura 22 Control Interno Administrativo ...................................................................... 27
Figura 23 Control Interno Contable................................................................................ 28
Figura 24 Componentes del Control Interno .................................................................. 29
Figura 25 Actividades de Control ................................................................................... 31
Figura 26 Información y Comunicación ......................................................................... 31
Figura 27 Supervisión y Seguimiento ............................................................................ 32
Figura 28 Inventarios ...................................................................................................... 34
Figura 29 Materia Prima ................................................................................................. 35
Figura 30 Productos en Proceso ..................................................................................... 36
xvi
Figura 31 Productos Terminados .................................................................................... 36
Figura 32 Seguridad y Reserva del Inventario ............................................................... 37
Figura 33 Inventario Desacoplamiento .......................................................................... 37
Figura 34 Inventario en Tránsito .................................................................................... 38
Figura 35 Inventario en Ciclo ......................................................................................... 38
Figura 36 Inventario de Previsión o Estacional .............................................................. 38
Figura 37 Sistema ........................................................................................................... 39
Figura 38 Componentes de un sistema ........................................................................... 40
Figura 39 Componente COSO I .................................................................................... 42
Figura 40 Componentes del COSO II ............................................................................ 45
Figura 41 Evolución COSO III ....................................................................................... 46
Figura 42 Informe Corre ................................................................................................. 47
Figura 43 Sistema de Inventarios ................................................................................... 48
Figura 44 Tarjeta Kardex ................................................................................................ 50
Figura 45 Análisis Externo ............................................................................................. 53
Figura 46 Macroambiente ............................................................................................... 54
Figura 47 Factor Político – Legal ................................................................................... 55
Figura 48 Factor Económico .......................................................................................... 59
Figura 49 Producto Interno Bruto ................................................................................... 60
Figura 50 Factor Tecnológico......................................................................................... 61
Figura 51 Microentorno .................................................................................................. 61
Figura 52 Clientes ........................................................................................................... 63
Figura 53 Análisis Interno .............................................................................................. 66
Figura 54 Matriz FODA ................................................................................................. 70
Figura 55 Mapa de Procesos ........................................................................................... 75
Figura 56 Control del Inventario .................................................................................... 76
Figura 57 Flujograma de adquisición de insumos .......................................................... 79
Figura 58 Flujograma de Siembra .................................................................................. 81
Figura 59 Flujograma de Producción; Desarrollo .......................................................... 82
Figura 60 Flujograma de Producción: Cosecha .............................................................. 83
Figura 61 Flujograma de Ingreso de Inventario ............................................................. 85
Figura 62 Flujograma de embodegamiento de inventarios ............................................ 87
xvii
Figura 63 Flujograma de Registro de Inventario ............................................................ 90
Figura 64 Flujograma de Toma Física del Inventario .................................................... 93
Figura 65 Flujograma de Salida de Inventario ............................................................... 96
xviii
DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE
INVENTARIOS APLICADA EN LA EMPRESA AGROPRIM FARMS CIA.
LTDA. UBICADA EN LA PARROQUIA DE YARUQUI
RESUMEN
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., se creó el 15 de septiembre del 2002, por el Ing.
Carlos Guerrero esta compañía se dedica a la producción y exportación de rosas
cortadas de la más alta calidad. Está situada en la hermosa área de Yaruqui en Ecuador.
Desde entonces ha ido trabajando por un lugar en el mercado florícola ecuatoriano y
brindando productos de calidad a clientes importantes en el mundo principalmente en el
mercado norteamericano.
La convicción firme de Agroprim Farms Cía. Ltda., en la actualidad es servir a los
pequeños productores como plataforma para exportar sus productos y así seguir
creciendo en el mercado ofreciendo el mejor producto y servicio.
Actualmente en el manejo de los inventarios presenta falencias en los distintos
procedimientos que realiza en especial en lo que respecta a tiempos y organización
interna debido a que no se realiza evaluaciones de control interno de manera
permanente.
Por lo que se desarrolló este trabajo de investigación, con el fin de que contribuya en la
calidad para la realización de sus actividades implementando procedimientos de
supervisión, los mismos que le permitirán tener un adecuado control y eficiencia en el
desarrollo de las operaciones.
PALABRAS CLAVE: CONTROL INTERNO / FLORÍCOLA / INVENTARIOS /
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS / PROCEDIMIENTO FINANCIEROS.
xix
DESIGN OF PROCEDURE FOR THE MANAGEMENT AND CONTROL OF
INVENTORIES APPLIED IN THE COMPANY AGROPRIM FARMS CIA.
LTDA. LOCATED IN THE PARISH OF YARUQUI
ABSTRACT
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., was created on September 15, 2002, by Carlos
Guerrero Eng. this company is dedicated to the production and export of cut roses of the
highest quality. It is located in the beautiful area of Yaruqui in Ecuador. Since then it
has been working for a place in the Ecuadorian flower market and providing quality
products to important customers in the world mainly in the North American market.
The firm conviction that Agroprim Farms Cía. Ltda., at present is to serve the small
producers as a platform to export their products and thus continue growing in the market
offering the best product and service.
At the moment in the handling of the inventories presents shortcomings in the different
procedures it has, especially in regard to times and internal organization due to the fact
that internal control evaluations are not carried out permanently.
As a result of this research work, in order to contribute in quality to the execution of its
activities implementing supervision procedures, this will allow it to have an adequate
control and efficiency in the development of operations.
KEYWORDS: INTERNAL CONTROL / FLOWER FARM / INVENTORIES /
ADMINISTRATIVE PROCEDURES / FINANCIAL PROCEDURES.
1
INTRODUCCIÓN
El trabajo de investigación ayudó a determinar los problemas existentes en el manejo de
los inventarios de la florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., por lo que le impide
que se desarrollen correctamente las actividades asignadas a los trabajadores, la
metodología utilizada permitió determinar los problemas que tiene la organización y
establecer las respectivas soluciones.
El presente trabajo de investigación se encuentra desarrollado en cinco capítulos, en el
cual se desarrolló los aspectos generales de la florícola como la reseña histórica, el
direccionamiento estratégico, los productos que ofrece, la estructura organizacional y
las funciones y responsabilidades que tiene establecido.
Se estableció el marco teórico en el cual se determinó temas específicos para la
elaboración del trabajo de investigación como son las teorías referentes al inventario y
al control interno.
Continuando con el diagnosticó situacional el cual permitió realizar el análisis del
entorno interno y externo y así poder determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades que tiene la florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
También se determinó la propuesta de procedimientos de control interno para la
florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., en el cual se estableció las actividades
para los siguientes procedimientos la adquisición, producción, ingreso,
embodegamiento, salida y la toma física de los inventarios, con su respectivo
documento de control que le permitirá a la organización contar con evidencia de las
funciones realizadas por cada uno de los trabajadores para evitar pérdidas y daños de los
inventarios existentes en la bodega.
Por último, se estableció las conclusiones y recomendaciones obtenidas del trabajo de
investigación desarrollado.
2
1. ANTECEDENTES GENERALES
1.1. Reseña Histórica
Actualmente las flores ecuatorianas son consideradas como las mejores del mundo por
su calidad y belleza inigualables.
Hace aproximadamente dos décadas, Ecuador descubrió su potencial para cultivar y
exportar flores; claveles, crisantemos, gypsofilas, rosas, fueron las primeras flores que
se sembraban para exportación, y ahora posee una porción importante del mercado
internacional.
Figura 1 Primera producción de Flores
La producción de las flores en el Ecuador surgió en los años 70 como se establece en el
siguiente concepto:
En Ecuador la floricultura como un sector de producción tiene sus inicios en la década
de los 70. La Asociación de Productores y/o Exportadores de Flores del Ecuador hoy
conocida como Expo flores, es inscrito en el Registro General de Asociaciones del
Ministerio de Agricultura y Ganadería en el año 1984. El sector florícola empieza a
desarrollarse en Ecuador a partir de la década de los 90; esto derivado de un mayor
apoyo estatal tanto financiera como comercialmente, las políticas de apertura comercial
y la firma de la Ley de Preferencias Arancelarias Andinas en los Estados Unidos
(ATPDEA) permitieron que a partir de 1994 los cultivos de producción de flores para
exportación tuvieran un mayor dinamismo. (Pullas, 2014)
La biodiversidad geográfica del Ecuador y el clima, favorecen el crecimiento de muchas
especies de flores, incluidas astromelias, claveles, crisantemos, margaritas, limonios,
gipsófilas, flores de verano, etc.
3
Poco tiempo después se descubrió que las condiciones de luminosidad de la sierra eran
las perfectas para producir rosas de gran tamaño, por lo que la industria creció,
cambiando a sí la vida de algunos cantones en las provincias de Pichincha, Imbabura,
Cotopaxi, Cañar, Azuay, Carchi y Guayas.
La situación geográfica del país permite contar con micro climas y una luminosidad que
proporciona características únicas a las flores como son: Tallos gruesos, largos y
totalmente verticales, botones grandes y colores sumamente vivos y el mayor número de
días de vida en florero.
Por la consistencia del clima y de las condiciones de la luminosidad Ecuador pudo
desarrollar un aumento en la producción de flores.
Es este sentido se da el aumento de las hectáreas destinadas a la producción; es así que
en 1996 en el país existía un aproximado de 1484.96 hectáreas dedicadas al cultivo,
mientras, en el 2006 esta cifra se ubicó en las 3440.65 hectáreas. En este mismo marco,
los ingresos obtenidos por el desarrollo de este sector productivo crecieron en 336% en
una sola década, de esta manera las exportaciones de flores ecuatorianas se encontraban
en un aproximado de 104 millones de dólares anuales, mientras que para el año 2006
este indicador se ubicó en más de 444 millones de dólares. (Pullas, 2014)
Figura 2 Exportación de Rosas
En: (Agroprim Cia. Ltda, 2016)
El desarrollo de la floricultura abrió posibilidades de trabajo para la población de las
provincias que cultivan flores, logran así el incrementó y el mejoramiento de la
Economía.
Ecuador comenzó la exportación en los año 2006 y en los últimos años ha tenido un
crecimiento representativo.
4
En los últimos años se dio un crecimiento en lo que respecta a las exportaciones del
sector florícola que representa, uno de los motores del comercio exterior de Ecuador; es
así que presento una leve incremento porcentual pasando del 11% al 13% en ingresos y
del 2,5% al 4% en tonelaje, respecto a 2011. Con respecto al año 2012 se comercializó
en el exterior aproximadamente 203.000 toneladas métricas de estos productos, lo que
representa para el país el ingreso de alrededor de 728 millones de dólares. (Pullas,
2014);
Las exportaciones del sector floricultor, uno de los motores del comercio exterior de
Ecuador, de acuerdo a los datos establecidos por el Instituto Nacional de Estadística y
Censos, el número de personas ocupadas en el cultivo de flores ha permitido generar
120.000 plazas, puestos directos e indirectos de trabajo.
Figura 3 ProEcuador
En: (ProEcuador, 2016)
1.2. Reseña Histórica de AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
1.2.1. Constitución de AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
La compañía denominada AGROPRIM FARMS CIA. LTDA. Aprobada su constitución
por la Superintendencia de Compañías en la Resolución N° 04-QIJ con fecha 27 de
junio del 2002.
En la Junta General Extraordinaria Universal, realizada el 15 de septiembre del 2002, y
en la cláusula quinta de la escritura de constitución de la compañía AGROPRIM
FARMS CIA. LTDA. designa como Gerente al Ing. Carlos Guerrero.
AGROPRIM FARMS Cía. Ltda. Es una compañía que se dedica a la producción y
exportación de rosas cortadas de la más alta calidad. Está situada en la hermosa área de
5
Yaruquí en Ecuador. Desde entonces ha ido trabajando por un lugar en el mercado
florícola ecuatoriano y brindando productos de calidad a clientes importantes en el
mundo principalmente en el mercado norteamericano.
Empresa florícola con objetivos y calidad no cuestionable, dedicada a ofrecer siempre
un excelente servicio. Actualmente ofrece una variedad de más de 50 flores, entre las
principales: rosas, flores de verano y follaje. Buscando diversificar su cartera de
productos se encuentra actualmente en la implementación de cinco extraordinarias
nuevas variedades y alternativas principalmente para el mercado internacional.
Una fortaleza para Agroprim Farms es la renovación constante de variedades, lo que se
considera es la prioridad en este negocio. Brinda empleo directamente a 12 personas
entre las áreas administrativa y operativa, sin embargo se impacta a más de 25 familias
de la zona que dedican todos sus esfuerzos para satisfacer las necesidades de los clientes
más exigentes.
La convicción firme de Agroprim Farms Cía. Ltda. En la actualidad es servir a los
pequeños productores como plataforma para exportar sus productos y así seguir
creciendo en el mercado, ofreciendo el mejor producto y servicio.
1.2.2. Portafolio de Productos
Los productos que Agroprim Farms ofrece son:
a. Claveles
Figura 4 Claveles
En: (Donde Vive, 2016)
6
b. Rosas esprit
Figura 5 Rosas Esprit
En: (Donde Vive, 2016)
c. Gypsophila
Figura 6 Gypsophila
En: (Donde Vive, 2016)
d. Girasoles
Figura 7 Girasoles
En: (Donde Vive, 2016)
7
e. Liatris
Figura 8 Liatris
En: (Donde Vive, 2016)
f. Agapantos
Figura 9 Agapantos
En: (Donde Vive, 2016)
g. Calas
Figura 10 Calas
En: (Donde Vive, 2016)
8
h. Millón star
Figura 11 Million Stars
En: (Donde Vive, 2016)
i. Pompones
Figura 12 Pompones
En: (Donde Vive, 2016)
j. Semillas
Figura 13 Semillas
En: (Donde Vive, 2016)
9
1.3. Direccionamiento Estratégico
1.3.1. Misión
La misión constituye principalmente la razón de ser de la existencia de la organización,
por lo tanto para lograr definir una misión que llene todas las expectativas y realidades
siempre debemos responder a las preguntas:
¿Qué hacemos?
¿Cuál es nuestro negocio?
¿Quiénes son nuestro público objetivo?
¿Qué nos diferencia de la competencia?
La misión de Agroprim Farms Cía. Ltda. es:
“Satisfacer a sus clientes proveyéndoles de flores de gran calidad con un servicio al
cliente personalizado, eficaz y oportuno, manteniendo procedimientos estrictos y
controlados que aseguran la consistencia en todos los procesos, optimizando el uso de
los recursos disponibles”. (Agroprim Cia. Ltda, 2016)
1.3.2. Visión
La visión constituye en definir claramente las metas que queremos alcanzar en el futuro,
para que los miembros de la empresa u organización se sientan identificados y
comprometidos con la misma
Por lo tanto para establecer una visión que me permita reunir todas las características
que deseo alcanzar, tengo que responder a las siguientes preguntas;
¿Qué queremos llegar a ser?
¿Hacia dónde nos dirigimos?
¿Cuáles son nuestras aspiraciones?
¿Cuál es la imagen futura que quiero proyectar como empresa?
10
Es así como se estableció la visión de la empresa Agroprim Farms Cía. Ltda.
“Mantener una permanencia estable en el mercado con un crecimiento constante basado
en el compromiso de satisfacer a cada uno de sus clientes y entregando un producto de
calidad superior”. (Agroprim Cia. Ltda, 2016)
1.3.3. Valores
Los valores organizacionales de Agroprim Farms Cía. Ltda. Son los siguientes:
a. Honestidad.- trabajar con honradez, dignidad, equidad y solidaridad.
b. Actitud de liderazgo.- buscar el mejoramiento continuo.
c. Trabajo en equipo.- complementar y potencializar las iniciativas, los
conocimientos, y recursos individuales, para hacer mejor las cosas.
d. Vocación de servicio.- atender las necesidades del cliente y satisfacer sus
expectativas.
e. Competitividad.- ofrecer servicios y productos de calidad con eficiencia,
eficacia y a precios competitivos.
f. Confianza.- franqueza en el trato con los clientes, proveedores y compañeros
de trabajo.
g. Conciencia ambiental.- control, manejo adecuado, correcta destinación de los
desechos y preservación del medio ambiente.
1.3.4. Objetivos Estratégicos
Los objetivos estratégicos de AGROPRIM FARMS Cía. Ltda., son los siguientes:
a. Fortalecer la posición de la empresa en la industria entregando productos de alta
calidad y ofreciendo a los clientes un servicio personalizado.
b. Mantener procedimientos estrictos y controlados que aseguran la consistencia en
todos los procesos, optimizando el uso de los recursos disponibles.
c. Desarrollar un grupo humano homogéneo, cumpliendo con las leyes laborales
establecidas.
11
d. Diferenciar los merados y ampliar la cartera de productos de acuerdo a los
requerimientos y exigencias de los clientes.
1.3.5. Políticas
AGROPRIM FARMS Cía. Ltda., es una empresa orientada a la producción y
comercialización de flores frescas, cuyas políticas son las siguientes:
a. Cumplir con responsabilidad las normas y reglamentos establecidos por los
organismos de control del sector floricultor.
b. Promover metas orientadas a la expansión de la producción y comercialización
de flores, realizando actividades que motiven al personal y de esta manera
comprometerlos para cumplir de forma responsable con estas actividades.
c. Realizar programas de mejoramiento continuo, los mismos que consistirán en
una capacitación constante y actualizada para el personal tanto administrativo
como de producción.
d. Incentivos económicos para los trabajadores que hayan cumplido de forma
eficaz y eficiente su desempeño laboral.
e. Realización de eventos corporativos que ayuden a la integración del personal.
f. Integración y cooperación con los habitantes del sector en ámbitos sociales y
comunitarios.
g. Cumplir y hacer cumplir todas las leyes laborales establecidas con
responsabilidad y ética profesional, las mismas que nos ayudarán a que el
desarrollo laboral de nuestra empresa trabaje en forma honesta y ordenada.
1.4. Estructura Organizacional
La estructura organizacional es fundamental ya que nos permite establecer áreas o
departamentos con determinadas funciones que los miembros que trabajan para la
organización cumplan de una manera óptima con el mayor rendimiento posible,
estableciendo jerarquía, autoridad, cadenas de mando, ya que mediante un buen orden y
un adecuado control podemos alcanzar nuestras metas y objetivos que nos hemos
planteado.
12
Una forma práctica de representar gráficamente la estructura organizacional es a través
de los organigramas, los cuales representan una herramienta administrativa que
permiten visualizar de forma global la estructura jerárquica de una entidad. La
elaboración de un organigrama requiere de conocimiento técnico, por lo tanto el
responsable del diseño deberá ser una persona que cuente con la suficiente experiencia y
conocimiento de la organización; dado el caso que la entidad no cuente con una
persona idónea, el nivel directivo o ejecutivo deberán contratar los servicios
profesionales, ya sea una persona o empresa para que diseñe los organigramas de
acuerdo a las necesidades de la organización.
13
Organigrama Estructural
Figura 14 Organigrama de la Empresa
En: (Agroprim Cia. Ltda, 2016)
14
1.4.1. Manual de Funciones
A continuación la descripción de cada una de los puestos, de las actividades y funciones
que se desempeña.
Junta de Socios
a. Aprobación de los estados financieros
b. Control del presupuesto
c. Toma de decisiones de incremento de capital
d. Proponer cambios del personal
e. Registro constitucional de la empresa
f. Aprobación del presupuesto
Presidencia
a. Toma de decisiones
b. Manejo de los recursos de la empresa
c. Diseño de estrategias
Gerencia General
a. Evaluar el funcionamiento del sistema organizacional
b. Diseñar el plan estratégico y las directrices para la compañía
c. Representar a la compañía frente a los clientes , gremio e instituciones de control
, organismo nacionales e internacionales
d. Analizar y tomar decisiones en base a información de la gestión de las
funciones.
e. Planificar y asignar recursos de la organización
f. Generar, mantener y ampliar las relaciones empresariales
g. Administrar el departamento de ventas
h. Planificar la gestión del departamento de ventas
i. Supervisar la gestión de las áreas funcionales
j. Manejar relaciones con el Banco
15
k. Programación de ventas en temporadas festivas
l. Representar a la organización
m. Evaluación de la contabilidad
n. Firmar los Balance
o. Diseñar e implementas las políticas del desarrollo de la organización
p. Planificar , diseñar , ejecutar y liderar la gestión del desarrollo empresarial
Dirección Financiera
a. Dirigir, programar y controlar las finanzas de la florícola.
b. Organizar adecuadamente los recursos de la florícola.
c. Supervisar el manejo y elaboración del sistema contable.
d. Conocer y aprobar el presupuesto de la Florícola.
e. Supervisar que se mantenga al corriente el registro de todas las operaciones de la
Florícola
Contabilidad
a. Presentar balances
b. Elaborar y conciliar las cuentas bancarias
c. Revisar y validar documentación; ingresos de caja, acreditaciones a clientes,
compras, proveedores, facturas de clientes .etc.
d. Control de bancos ; cheques emitidos y/o posfechados , depósitos , retiros,
trasferencias, fechas de vencimientos
Bodega
a. Recibir los pedidos
b. Verificar cantidades y calidad según el reporte de ingreso de la Bodega
c. Empacar los pedidos
d. Despachar según guía de entregas
16
Dirección de Producción
a. Organizar y coordinar una correcta producción de rosas.
b. Coordinar con la dirección técnica la realización de estudios de la producción,
para administrar eficientemente los pedidos.
c. Recibir nuevos pedidos.
d. Coordinar y orientar la acción de las diferentes secciones productivas de la
empresa, y en conjunto establecer metas y evaluar resultados.
e. Revisar que todos los empleados utilicen el uniforme y los implementos de
protección a fin de cumplir con las normas de seguridad.
Supervisor del Cultivo
a. Decidir la variedad y tipo de plantas a sembrar.
b. Guiar al personal de cultivo en el desyeme y deshierbe de toda la producción.
c. Controlar el tiempo de aplicación de los insumos en la producción.
d. Elaborar registros de pedidos de la materia prima, fertilizantes e insumos a sus
superiores.
e. Elaborar informes de producción diaria.
Obreros Floricultores
a. Elaborar las camas de producción, para las diversas variedades de rosas.
b. Mantenimiento permanente del suelo, con diversos tipos de abonos naturales y
químicos.
c. Sembrar los tallos.
d. Injertar a los tallos las diversas variedades de rosas.
e. Desinfectar el suelo del invernadero y fertilizarlo.
f. Realizar la etapa de prendimiento, formación y producción de las plantas.
g. Utilizar los implementos de seguridad y protección proporcionados por la
florícola.
17
Supervisor de Pos cosecha
a. Cumplir con todas las normas de calidad requeridas para el envío de rosas.
b. Dirigir el proceso de las rosas, recalcando las especificaciones de cada cliente.
c. Obtener la información de los demás departamentos en lo que respecta a la
orden de pedido.
d. Garantizar que los pedidos sean cumplidos en forma eficiente.
e. Controlar el rendimiento de los trabajadores.
f. Utilizar adecuadamente los implementos de seguridad entregados por la
florícola.
Empaquetado
a. Recibir las flores o tallos que no hayan sido vendidas para su respectivo proceso.
b. Colocar adecuadamente los tallos en la máquina trituradora para triturarlos.
c. Revisar periódicamente la máquina trituradora.
d. Solicitar al jefe inmediato repuesto para la máquina de ser necesarios con
anticipación.
e. Acomodar ordenadamente los tallos triturados a fin de tener espacio y orden.
f. Utilizar los implementos de seguridad y protección proporcionados por la
florícola.
Director Comercial
a. Programar, dirigir y controlar las operaciones comerciales para la venta de rosas
en los mercados nacionales e internacionales.
b. Elaborar un plan de marketing estratégico para promocionar las importaciones
de las rosas mediante la exposición en Stands publicitarios de ferias nacionales e
internacionales.
c. Contratar medios de publicidad para fomentar la venta de rosas en nuevos
mercados nacionales.
d. Fomentar estrategias de comercialización para lograr el posicionamiento
definitivo de la florícola en los mercados.
18
e. Promocionar la marca de la florícola en los mercados nuevos y existentes
ofertando la producción a precios competitivos
Talento Humano
a. Realizar el reclutamiento, selección y contratación del personal.
b. Contratar al recurso humano, mediante pruebas adecuadas de selección.
c. Cumplir y hacer cumplir la legislación laboral, reglamento interno de trabajo,
normas y disposiciones establecidas.
d. Aplicar el sistema de evaluación del desempeño.
e. Promover las buenas relaciones entre la florícola, organizaciones laborales y
trabajadores. Mantener actualizados los registros y expedientes del personal y
preparar las estadísticas correspondientes.
Ventas
a. Programar, dirigir y controlar las operaciones comerciales para la venta de rosas
en los mercados nacionales e internacionales.
b. Elaborar un plan de marketing estratégico para promocionar las importaciones
de las rosas mediante la exposición en Stands publicitarios de ferias nacionales e
internacionales.
c. Contratar medios de publicidad para fomentar la venta de rosas en nuevos
mercados nacionales.
d. Fomentar estrategias de comercialización para lograr el posicionamiento
definitivo de la florícola en los mercados
e. Promocionar la marca de la florícola en los mercados nuevos y existentes
ofertando la producción a precios competitivos
Presupuesto
a. Analizar los resultados económicos y financieros de la gestión anual de la
florícola
b. Proyectar los montos y estructura de los ingresos, costos, programas y estados
financieros proyectados, para cada año.
19
c. Recomendar los montos de los ingresos, gastos, programas y posición financiera
proyectada.
d. Recomendar las asignaciones mensuales de los gastos
e. Administrar y controlar la ejecución del presupuesto
f. Proveer informes de ejecución del presupuesto.
Promoción
a. Diseñar, planificar, coordinar el plan de Medios y plan de mercadeo
b. Incrementar el valor de la marca a través de un sólido posicionamiento en el
mercado.
c. Diseño y evaluación de las promociones con el fin del logro del posicionamiento
de la marca.
d. Actividades innovadoras para la exportación de los productos.
e. Manejo de las relaciones con las empresas de publicidad y medios.
f. Desarrollo y manejo de indicadores de gestión.
g. Manejo de las redes sociales de la compañía.
20
Organigrama funcional
Figura 15 Organigrama Funcional
En: (Agroprim Cia. Ltda, 2016)
1.5. Organismo de Control
La empresa Agroprim Farms Cía. Ltda., se encuentra regulada por los siguientes
organismos de control:
21
1.5.1. Ministerio de Relaciones Laborales
Figura 16 Logotipo Ministerio de Relaciones Laborales
En: (Ministerio de Relaciones Laborales, 2015)
El Ministerio de Relaciones Laborales es el encargado de establecer políticas de trabajo,
empleo y protección de los derechos del trabajador ecuatoriano y la administración del
desarrollo institucional, de los recursos humanos y remuneraciones del sector público.
Agroprim Farms Cía. Ltda., cuenta con 20 trabajadores por lo tanto sus obligaciones
son:
a. Registro de la empresa
b. Ingresar contratos de trabajo de empleados nuevos.
c. Registrar actas de finiquito.
d. Reportar formularios de Décima Tercera Remuneración, Décima Cuarta
Remuneración, Utilidades.
e. Registrar Reglamento Interno
f. Registrar Reglamento de Higiene y Seguridad
g. Registro de Comité Paritario
1.5.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 17 Logotipo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
En: (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015)
22
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad gubernamental autónoma
que se encarga de dotar prestaciones económicas y de salud a sus afiliados.
Las obligaciones de la empresa Agroprim Farms Cía. Ltda., son las siguientes:
a. Registro de la empresa y solicitud de clave.
b. Enviar avisos de entrada de nuevos empleados al primer día de inicio de sus
actividades.
c. Ingresar modificaciones en incremento en el valor del sueldo, ya sea por
acuerdo de las partes o por incremento en el sueldo básico unificado.
d. Registrar avisos de salida de los empleados que deciden terminar la relación
laboral con la empresa.
e. Ingresar todos los valores recibidos por el empleado.
f. Cancelar a tiempo los valores generados en planillas por aportes, fondos de
reserva, préstamos hipotecarios y quirografarios.
1.5.3. Superintendencia de Compañías Valores y Seguros
Figura 18 Logotipo Superintendencia de Compañías Valores y Seguros
En: (Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, 2015)
La Superintendencia de Compañías Valores y Seguros es una entidad con autonomía
administrativa y económica que está encargada exclusivamente a controlar y vigilar a
todas las entidades en el progreso de sus actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las mismas.
Al pertenecer a un gran grupo de entidades que controla este organismo, Agroprim
Farms Cía. Ltda., tiene como obligaciones las siguientes:
a. Registrar la empresa y generar una clave de acceso al portal
23
b. Ingreso de nómina de Administradores
c. Ingresar nómina de Accionistas
d. Ingresar Balances Auditados de cada período
e. Notas Explicativas
f. Informe de Gerencia
g. Acta de la Junta General de Accionistas que aprobó los Estados Financieros
h. Informe de Auditoría
1.5.4. Servicio de Rentas Internas
Figura 19 Logotipo Servicios de Rentas Internas
En: (Servicio de Rentas Internas , 2015)
Entidad pública independiente que se encarga de la recaudación de los tributos que la
ley establece para financiar el gasto público, ya que los impuestos son contribuciones
obligatorias que tiene que cumplir el sujeto pasivo.
Al ser la empresa un contribuyente especial tiene las siguientes obligaciones tributarias:
a. Anexo de Accionistas.
b. Anexo Transaccional Simplificado
c. Declaración de Impuesto a la Renta Sociedades
d. Declaración de retenciones en la Fuente
e. Declaración Mensual de IVA
24
1.5.5. Municipio de Quito
Figura 20 Logotipo Municipio de Quito
En: (Municipio de Quito, 2015)
Entidad pública que ejerce el gobierno del Distrito Metropolitano de Quito, que cumple
con el deber legislativo para la aprobación de ordenanzas, resoluciones y acuerdos del
mismo, además este organismo también se encarga de la recaudación de los impuestos
prediales, patentes, 1.5 por mil sobre los activos que la ciudadanía y las personas
jurídicas.
La obligación que tiene la empresa con el Municipio de Quito es:
a. Pago de Patente
b. Declaración y pago del 1.5 por mil sobre los activos.
25
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Control Interno
2.1.1. Definición
“El control interno es Un proceso realizado por el consejo de directores,
administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos.” (Mantilla, 2002)
El control interno comprende los procesos diseñados para el mejoramiento y el control
de las actividades de la empresa al momento de ejecutar sus actividades
Figura 21 Control Interno
En: (Positiva, 2016)
El control interno puede definirse como los pasos que sigue una compañía para
prevenir, tanto el mal uso de los activos como los informes financieros erróneos,
además garantiza el control de las operaciones (productividad) y otros procesos.
El control interno es un proceso realizado por la alta gerencia, específicamente para
dotar de información financiera razonable, protección de activos, promoción en la
operación del negocio, además que permite el logro de los objetivos institucionales
propuestos.
Es necesario que las empresas tengan un sistema de control interno que permita evaluar
de manera eficiente y eficaz todos los procesos administrativos, contables y financieros.
26
2.1.2. Importancia
El control interno genera seguridad y confiabilidad de los procedimientos que se realiza
en la ejecución de las actividades como se manifiesta en el siguiente concepto:
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y
errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la
administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor
pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. (Universidad del
Cauca, 2016)
Es importante que toda empresa sin importar el tamaño cuente con un control interno
establecido, ya que éste nos permitirá maximizar la utilización de los recursos en la
gestión financiera, administrativa, contable y operativa, obteniendo así mejores niveles
de productividad, talento humano motivado y comprometido con la organización.
2.1.3. Objetivos
Los objetivos del control interno son los siguientes:
a. Prevenir y reducir fraudes
b. Salvaguarda contra el desperdicio y la insuficiencia
c. Salvaguarda de los activos de la empresa
d. Descubrir robos y malversaciones
e. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.
f. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
g. Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la
empresa.
h. Promover la eficiencia del personal
2.1.4. Principios
El control interno es un proceso desarrollado por el personal de la organización por lo
que su aplicación ofrece seguridad razonable. Por lo tanto se establecen algunos
principios de control interno así:
27
a. Determinar claramente las responsabilidades
b. Seleccionar y entrenar cuidadosamente al personal para mejorar el desempeño
laboral
c. Asignar actividades de forma detallada y precisa
d. Existencia de manuales de funciones
e. Separación de funciones de operación, custodia y registro.
f. Determinación especifica de la línea de mando y designación de autoridades.
2.1.5. Clasificación
Control Interno Administrativo
Figura 22 Control Interno Administrativo
En: (Asesores MCG, 2013)
El control interno administrativo contiene la planificación, organización, control,
dirección de la organización que permite tener directrices de manejo eficiente como lo
determina Fccea (2016, p. 1)
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión
a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los
registros financieros. Incluyen más que todo control tal como análisis estadísticos,
estudios de noción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de
personal y controles de calidad.
El control interno administrativo comprende del plan de organización y está relacionado
directamente con la eficiencia en las operaciones y políticas de la empresa, la aplicación
28
del mismo en la mayor parte no tiene relación directa con los registros contables ya que
se enfoca a todas aquellas medidas de la eficiencia operacional y la vigilancia de las
políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Control interno contable
Figura 23 Control Interno Contable
En: (Positiva, 2016)
Según Fccea (2016, p. 1) el control interno contables es:
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de
la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen
controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y
reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
El control interno contable a diferencia del control interno administrativo está
relacionado principalmente a la salvaguardia de los activos, a la seguridad en los
registros financieros y la veracidad en los estados financieros con los que cuenta una
organización.
2.1.6. Elementos del Control Interno
Los elementos del control interno son seis que se detallan a continuación:
1. Organización
2. Catálogo de cuentas
3. Sistema de contabilidad
29
4. Estados financieros
5. Presupuestos y pronósticos
6. Entrenamiento de personal
2.1.7. Componentes
El control interno está compuesto por cinco componentes que se detalla a continuación
en la siguiente figura:
Figura 24 Componentes del Control Interno
En: (Instituto Superior de Educación a Distancia, 2015)
El control interno permite que se realicen evaluaciones de manera permanente en la
organización que permita la adecuada toma de decisiones.
a) Ambiente de Control
El ambiente de control permite que exista un adecuado entorno en la organización para
que se realice correctamente las actividades.
Este componente representa la base de los otros componentes, debido a que incide de la
siguiente manera:
COMPONENETES
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Seguimiento
30
a. Estructura las actividades del negocio.
b. Asigna autoridad y responsabilidad.
c. Organiza y desarrolla la gente.
d. Se comparten y comunican los valores y creencias.
e. El personal toma conciencia de la importancia del control.
Este componente se relaciona directamente con la realización de las actividades, debido
a que se establecen objetivos para minimizar los riesgos en la organización.
b) Evaluación de Riesgos
Para determinar los procedimientos de medición y evaluación de los riesgos se debe
considerar las siguientes características:
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se
refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como
en su interior.
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la
organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual
sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan su oportuno
cumplimiento. (Romero, 2012)
Es importante que en las empresas se realice la evaluación de riegos dado que le
permitirá determinar los problemas principales que afectan al desarrollo de las
actividades por el comportamiento del entorno interno y externo que le rodea a la
organización.
c) Actividades de Control
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las
políticas, sistemas y procedimientos.
31
Figura 25 Actividades de Control
En: (Universidad del Cauca, 2016)
En el control interno se considera que las actividades de control permiten mejorar el
manejo administrativo, contable para la protección de recursos propios.
Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o
detectives. Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categoría o tipo, todas
ellas están apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la
organización, su misión y objetivos, así como la protección de los recursos propios o de
terceros en su poder. (Alvarez, 2014)
Las actividades de control tienen la finalidad de normar las actividades que se
encuentran realizando en la empresa a través del establecimiento de políticas y
procedimientos.
a) Información y Comunicación
Figura 26 Información y Comunicación
En: (Loquenecesitaba.com, 2012)
La información y comunicación es la forma más eficiente de interactuar con el personal
y con los altos mandos para mejorar la toma de decisiones y maximizar los beneficios
económicos de la organización.
32
La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos
acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en el
seguimiento de las operaciones. La información cumple con distintos propósitos a
diferentes niveles.
b) Supervisión y Seguimiento
Figura 27 Supervisión y Seguimiento
En: (Auconsis, 2017)
La supervisión es necesaria ya que permite mejorar el manejo y el control de la
información y de los procedimientos de las actividades de la organización.
La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o
innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e
implantación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas: durante la
realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la organización; de
manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las
actividades (incluidas las de control) y mediante la combinación de las dos formas
anteriores. (Alvarez, 2014)
La supervisión permite tener conocimiento de cómo se desarrolla las actividades, cuales
son los errores que la organización comete en el manejo del personal administrativo y
contable, permitiendo así mejorar y optimizar los recursos económicos.
2.2. Métodos de evaluación
Los métodos de evaluación comprenden de un conjunto de herramientas como son
cuestionarios, narrativas y flujogramas que mediante su utilización permite evaluar el
control interno.
33
2.2.1. Cuestionarios
Benjamín hace referencia a los cuestionarios como instrumento que “Se emplean para
obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos de temática
específicas, con el propósito que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las
diferentes áreas” (2013, p. 86)
Tomando en cuenta lo citado los cuestionarios son un instrumento que consiste en la
preparación de una serie de preguntas que puedan ser aplicadas a todas las áreas de las
cuales se compone la organización y a través de ellos poder evaluar el control interno.
2.2.2. Narrativas
(Alvarez, 2014, pág. 51) Menciona que:
Son narraciones escritas utilizado por el auditor en su evaluación del control interno que
describen paso a paso los procedimientos utilizados por la organización en el desarrollo
de sus diferentes procesos administrativos, financieros operativos o técnicos y poder
analizar la conveniencia o no de los mismos y las acciones correctivas que deban ser
implementadas.
Las narrativas son utilizadas para la descripción de los procedimientos que se siguen al
evaluar el control interno a cualquier área o departamento de la organización que se esté
aplicando.
2.2.3. Flujogramas
Benjamin indica que los flujogramas se “Representa de manera gráfica de un proceso
que puede responder a diferentes ámbitos: programación informática, procesos dentro
de una industria, psicología de la cognición o el conocimiento, economía, entre otros”
(2013, p. 86)
34
Se puede concluir que los flujogramas son utilización para representar la evaluación del
control interno mediante una diagramación de los procesos ejecutados en cada una de
las áreas o departamentos de la empresa.
2.3. Inventarios
2.3.1. Definición de Inventarios
El inventario constituye las partidas del Activo Corriente que están listas para la venta,
es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo
de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,
trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo
del canal de producción y de logística de una empresa: almacenes, patios, pisos de las
tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo, entre otros.
(Fundación Iberoamericano de Altos Estudios Profesionales, 2014)
Los inventarios son conjuntos de bienes tangibles disponibles para consumo,
transformación y venta en el curso normal del giro del negocio de una empresa ya sea
comercial o industrial, los mismos que comprenden de materias primas, productos en
proceso, suministros para ser consumidos en la producción de bienes.
Figura 28 Inventarios
En: (TBM, 2016)
Además forma parte del activo corriente ya que se espera realizarlo o se pretende
venderlo o consumirlo en el ciclo normal de la operación.
35
2.3.2. Clasificación de los Inventarios
A los inventarios los encontramos en dos tipos de empresas, comercial e industrial. En
la empresa industrial los inventarios se ven reflejados en inventario de materia prima,
inventario de producción en proceso, inventario de productos terminados, a diferencia
de la empresa comercial los inventarios sólo son las mercaderías.
La clasificación de los inventarios se determina de acuerdo a la necesidad de la empresa
como se muestra en el siguiente concepto: La clasificación es una de las mejores
medidas de control interno de inventarios, dado que de aplicarse correctamente puede
permitir mantener el mínimo de capital invertido en stock, entre muchos otros
beneficios. (Salazar, 2012)
Los inventarios se clasifican de acuerdo a los siguientes aspectos:
a) Inventario Según se Forma
b) Inventario Según su Función
2.3.3. Inventario según su Forma
La clasificación de los inventarios según la forma tiene tres grandes grupos, a
continuación se detalla cada inventario
a. Inventario de Materias Primas: se encuentra conformado por los insumos
necesarios para la elaboración del producto.
Figura 29 Materia Prima
En: (Microlector, 2015)
36
b. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: se encuentra conformado
por aquellos productos que se encuentran en proceso de manufactura y su
cuantificación se lo realiza por cantidades, mano de obra y gastos de fabricación.
Figura 30 Productos en Proceso
En: (ProEcuador, 2016)
c. Inventario de Productos Terminados: son todos aquellos productos destinados
para la venta, sea producidos en la empresa o adquiridos.
Figura 31 Productos Terminados
En: (ProEcuador, 2016)
37
2.3.4. Inventario según su Función
a. Inventario de seguridad o de reserva, se encuentra conformado por los
materiales que se encuentran en bodega para no interrumpir la producción por
distintos factores que se den en el entorno.
Figura 32 Seguridad y Reserva del Inventario
En: (Microlector, 2015)
b. Inventario de desacoplamiento, se refiere a dos procesos contiguos en donde la
tasa de producción no puede obtener una sincronización.
Figura 33 Inventario Desacoplamiento
En: (Romero, 2012)
c. Inventario en tránsito, es mercadería que no está físicamente en el almacén,
pero ya está pagada; solo se espera su llegada.
38
Figura 34 Inventario en Tránsito
En: (Emaze, 2017)
d. Inventario de ciclo, se establece cuando la cantidad de productos producidos o
comprados es mayor que las necesidades que se presentan de manera inmediata
en la empresa.
Figura 35 Inventario en Ciclo
En: (Universidad del Cauca, 2016)
e. Inventario de previsión o estacional los inventarios utilizados con este fin se
diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los
niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda.
Figura 36 Inventario de Previsión o Estacional
En: (Alegsa, 2014)
39
2.4. Sistemas
Según Chiavenato los sistemas son “un conjunto de elementos dinámicamente
relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo o propósito
operando sobre datos/energía/ materia tomados del medio ambiente que circunda el
sistema en una referencia de tiempo dada para proporcionar información / energía /
materia.” (2011)
Figura 37 Sistema
En: (Alegsa, 2014)
Para determinar lo que un sistema ha establecido el siguiente:
Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan
por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para
lograr un objetivo común.
Es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y en distintas áreas del
conocimiento. Por ejemplo, los economistas de un país hablan de un sistema
económico, los políticos se refieren a un sistema político, los abogados defienden la
vigencia de un sistema de derecho, los empresarios, la vigencia de un sistema de
libertades económicas y de esta forma, podríamos encontrar una serie de contextos en
las cuales el termino sistema es utilizado. (Catacora, 2011)
Sistema es un secuencia de componentes que se interrelacionan entre sí para poder
llegar a cumplir los objetivos planteados.
2.4.1. Objetivos del Sistema
A continuación se detalla los objetivos de los sistemas:
Supervivencia y crecimiento en la organización.
40
Manteamiento de una imagen empresarial que permita competir ante la
competencia.
Maximizar los ingresos de la organización para que cuente con un incremento en
la utilidad.
Aumento de exportaciones ayudando a conquistar mercados a quienes no lo
tienen para que exista un crecimiento.
Mejorar las condiciones de pago de los suministros y materiales necesarios para
el desarrollo de las actividades.
2.4.2. Componentes de un Sistema
Figura 38 Componentes de un sistema
En: (Blogspot, 2015)
Para un mejor entendimiento se detalla las partes que contienen los sistemas:
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información
toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporciona en forma directa
por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o
son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o
discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
41
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un
balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para
sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas
de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema
de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En
este caso, también existe una interface automática de salida. (Econlink, 2011)
Los componentes de los sistemas son cuatro y realizan las siguientes actividades
principales: entrada de la información, proceso, salida de la información y la
retroalimentación que son utilizados por las empresas para que se realice un adecuado
registro de datos.
2.5. Sistemas de Control Interno
El sistema de control interno está compuesto por los siguientes informes:
a. COSO I
b. COSO II
c. COSO III
d. MICIL
e. CORRE
2.5.1. COSO I
El COSO I es un sistema integrador que maneja procedimientos de control a los
recursos económicos de la empresa, por lo que la finalidad del COSO I es determinar
mecanismo de control.
Con el informe COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de
1992, se modificaron los principales conceptos del Control Interno dándole a éste una
mayor amplitud.
El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un
conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el
consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
42
diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro
de objetivos.
La seguridad a la que aspira sólo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante
del costo en que se incurre por el control que debe estar en concordancia con el
beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se
asocien para cometer fraudes.
Se modifican, también, las categorías de los objetivos a los que está orientado este
proceso.
De una orientación meramente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. (Auditool, 2013)
Figura 39 Componente COSO I
Por: (Delgado, 2015)
El informe COSO I fue creado en el año de 1992 y permite establecer los lineamientos a
través de los cinco componentes que ayudará a mejorar las actividades las actividades y
proporcionar la confianza en los directivos de la organización.
2.5.2. COSO II
El COSO II determina que es la aplicación de mecanismo de control a la gestión
financiera y administrativa.
En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management - Integrated Framework”
(COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control
43
interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos
los directores y administradores.
La Administración de Riesgo Empresarial (ERM, Enterprise Risk Management), ha
surgido como nuevo esquema para el manejo del riesgo administrativo. Este permite
que en lugar de confiar en una estrategia tradicional basada en unidades aisladas, donde
cada área de la organización administra sus propios riesgos, ERM adopta una
perspectiva más amplia que integra y coordina la administración del riesgo a través de
toda la empresa.
Los ocho componentes del COSO II – ERM son:
1. Ambiente de control:
Son los valores y filosofía de la organización, influye en la visión de los trabajadores
ante los riesgos y las actividades de control de los mismos.
2. Establecimiento de objetivos:
Los objetivos se fijan a escala estratégica, estableciendo con ellos una base para los
objetivos operativos, de información y de cumplimiento.
3. Identificación de eventos:
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser
identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Los eventos con impactos
negativos representan riesgos, que exigen la evaluación y respuesta de la dirección, los
eventos con impactos positivos deben reconducirse hacia la estrategia y el proceso de
fijación de objetivos.
4. Evaluación de Riesgos:
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para
determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base
44
inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un
evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos pasados internos
(pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (más objetivos).
5. Respuesta a los riesgos:
Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina como responder a
ellos. Las respuestas pueden ser la de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al
considerar la respuesta la dirección debe evaluar sus efectos sobre la probabilidad e
impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, de esta manera se realizará la
selección de aquella que situé el riesgo residual dentro de las tolerancias del riesgo
establecidas.
6. Actividades de control:
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que
se lleven a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos. Estas actividades tienen
lugar a través de toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
Incluye una gama tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones del funcionamiento operativo, seguridad de los activos y
segregación de funciones.
7. Información y comunicación:
La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado
para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación efectiva
debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a través, y hacia arriba de
la entidad.
8. Supervisión:
La gestión de riesgos corporativos se supervisa, revisando la presencia y
funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo. La totalidad de la
administración de riesgos corporativos es monitoreada y se efectúan las modificaciones
45
necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la
dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez.
Figura 40 Componentes del COSO II
Por: (Navarro, 2010)
El informe COSO II cuenta con ocho componentes que permiten evaluar y establecer
una solución a los riegos que se presenta en la organización, la implementación se la
realizará de acuerdo a las necesidades de cada empresa, de manera que se cumpla con
los objetivos operacionales financieros y de comunicación para prevenir y detectar
errores que ocasionen un mal desarrollo de las actividades.
2.5.3. COSO III
El COSO II I tiene como finalidad el de dar un enfoque integral sobre la gestión y
manejo de la organización con relaciones a los riesgo existentes.
El COSO III, consiste en una actualización desarrollada por el Comité de
Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission), y publicada en mayo de 2013 sobre el
Marco Integrado de Control Interno, que provee un enfoque integral para que toda
organización implemente un sistema de control interno efectivo y en pro de la mejora
continua, mediante una mayor cobertura en cuanto a los riesgos que enfrentan
actualmente las organizaciones. (Auditool, 2013)
46
El informe COSO III aparece en el año 2013 en el que se determinó los principios que
le permitirán a las empresas realizar un adecuado control de las actividades relacionadas
que se encuentre relacionadas a los cinco componentes.
Figura 41 Evolución COSO III
En: (Price Waterhouse Coopers, 2014)
2.5.4. MICIL
La aplicación del sistema Micil tiene un ámbito global ya que se desarrolla en varios
poderes de un estado y de la economía de un país.
El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) en desarrollo puede
enfocarse a nivel global de un país, hacia los poderes de un Estado, dirigido a los
sectores importantes de la economía, hacia las entidades públicas específicas, para las
empresas privadas en sus diferentes actividades, enfocado a las organizaciones de la
sociedad civil, dirigido a las municipalidades y especializado para las unidades de
operación.
(MICIL) en desarrollo puede enfocarse a nivel global de un país, hacia los poderes de
un Estado, dirigido a los sectores importantes de la economía, hacia las entidades
públicas específicas, para las empresas privadas en sus diferentes actividades, enfocado
a las organizaciones de la sociedad civil, dirigido a las municipalidades y especializado
para las unidades de operación.
Con el desarrollo de las funciones de control y auditoria profesional las organizaciones
han llegado a crear y constituir las “direcciones ejecutivas de auditoría interna” (DEAI)
de las entidades y empresas, cuya principal actividad está dirigida a la evaluación del
control interno en funcionamiento y obtener una razonable seguridad respecto al
eficiente uso de los recursos y el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la
entidad.
47
La Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (NEPAI) emitidas por
el Instituto Americano de Auditores Internos, (IIA de sus siglas del inglés) y
obligatorias a partir de enero del 2002, incluye la nueva definición del control interno y
los cuatro objetivos del mismo para la administración de las entidades.
(Gestiopolis.com, 2011)
El informe MICIL es aplicado en las entidades públicas con la finalidad de determinar
el grado confiabilidad en el desarrollo de las actividades.
2.5.5. CORRE
Corre es un sistema de manejo eficiente de la conducta ética, integridad y el
mejoramiento de la organización mediante el establecimiento de valores éticos.
La base del CORRE está en los valores, la conducta ética, la integridad y la
competencia del personal. Este es un elemento que debe ser cuidado en forma
permanente, dentro y fuera de la organización, principalmente con el ejemplo de las más
altas autoridades. No es suficiente la emisión de un código de ética y los valores
institucionales. Es indispensable el personal de la entidad, los clientes y terceras
personas relacionadas los conozcan y se identifiquen con ellos, para que se logren los
objetivos y el liderazgo, el establecimiento de objetivos, estrategias, políticas y
procedimientos para las operaciones de la organización, con especial énfasis en el
capital humano. El compromiso hacia el control por parte del consejo de administración
o la máxima autoridad de la organización que algunos lo denomina como el clima
laboral para referirse al control y la gestión de los riesgos es fundamental para un buen
ambiente interno de control e influye de modo significativo en sus otros factores.
(Slideshare.net, 2012)
Figura 42 Informe Corre
Por: (Ruiz Meza, 2012)
El informe CORRE determina la forma de cómo realizar un proceso en el cual sea
ejecutado por la dirección y los trabajadores de la organización con el objetivo de
48
proporcionar el grado de seguridad que tendrá que ser razonable en cuanto al
cumplimento de los objetivos de acuerdo a las siguientes categorías:
a. Honestidad y responsabilidad
b. Eficacia y eficiencia en las operaciones
c. Confiabilidad de la información financiera
d. Salvaguarda de los recurso
e. Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas.
2.6. Sistemas de Inventarios
Figura 43 Sistema de Inventarios
En: (Blogspot, 2013)
Los sistemas de inventarios deberán llevar la cuenta ‘mercancías generales’, en la que se
realizará el registro contable del inventario inicial, las compras, devoluciones o rebajas
sobre compras, las ventas y el inventario final, dando como resultado en forma global la
utilidad o pérdida por las ventas de las mercancías correspondientes.
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, métodos y procedimientos
aplicados de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos
que se emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado.
Para el control de los costos, elemento clave de la administración de cualquier, existen
sistemas que permiten estimar los costos de las mercancías que son adquiridas y luego
procesadas o vendidas. (Lopez, 2015)
Las empresas deben tener y manejar los controles de las existencias de la mercadería
para minimizar el desperdicio de los bienes.
49
Desde el punto de vista de los negocios y su relación con la teoría contable
necesariamente nos llevaría a plantear un esquema de al menos tres o cuatro
clasificaciones, las cuales son:
Sistemas de Producción
Sistemas de Ventas
Sistema de Administración y Finanzas (Catacora, 2011)
Los sistemas se clasifican en dos grupos que se detallan a continuación:
Sistema de Cuenta Múltiple
Sistema de Cuenta Permanente
2.6.1. Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico
Los sistemas de cuenta múltiple o inventario periódico tiene como finalidad la
utilización de varias cuentas contables para obtener valores específicos.
Para la aplicación de este sistema se utiliza varias cuentas contables que permiten
obtener información aplicada de cada una. Las cuentas que se utilizan en este sistema
son:
1. Mercaderías.
2. Ventas.
3. Devolución en ventas.
4. Descuento en ventas.
5. Compras.
6. Devolución en compras.
7. Descuento en compras.
8. Transporte en compras.
Al final del ejercicio económico para la regulación de cuentas mercaderías se utiliza las
cuentas:
9. Costo de Ventas.
10. Ganancia bruta en ventas. (García, 2011)
El sistema de cuenta múltiple permite registrar las transacciones de forma relacionada
con las mercaderías, lo que representa una ventaja para algunas empresas que requieren
del conocimiento del movimiento individual de cada una de las cuentas que intervienen.
2.6.2. Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo
Las empresas deben contener mecanismo de control de inventarios para desarrollar un
sistemas así lo confirma el autor Jaramillo “Este sistema tiene la ventaja que en
50
cualquier momento se puede determinar el valor del inventario de mercaderías, y
conocer la utilidad de las ventas. Para su aplicación es necesario el uso de las tarjetas
Kardex para el control de cada uno de los artículos que dispone la empresa”. (2010)
El sistema de inventario permanente utiliza tres cuentas contables:
Inventario de mercaderías
Ventas
Costo de Ventas
El sistema de inventario permanente realiza un control constante de los inventarios, al
llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale de la bodega, este control es
realizado a través de la tarjeta Kardex, por lo que proporciona información sobre el
saldo real de los inventarios y el valor del costo de venta.
Tarjeta Kardex
Las tarjetas Kardex permiten tener un conocimiento de las existencia y faltantes de
mercadería que tiene la empresa en almacenamiento así lo determina Pazmiño (2014,
pág. 2)
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos
generales del bien o producto, existen muchos tipos de Kardex pero como hablamos de
inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta
que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de
inventario de la compañía.
Figura 44 Tarjeta Kardex
En: (Loquenecesitaba.com, 2012)
51
2.7. Métodos de Valoración de Inventarios
Los métodos de valoración del inventario permiten evaluar a los inventarios en términos
monetarios para así determinar el costo unitario en el caso en que los precios de cada
adquisición sean distintos.
Según Salazar (2012, p. 25) determina que los métodos de valoración son:
Los métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas
utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para evaluar los
inventarios en términos monetarios. La valuación de inventarios es un proceso vital
cuando los precios unitarios de adquisición han sido diferentes.
Existen dos clases de métodos de valoración, los cuales se detalla a continuación:
a. Método Promedio Ponderado
b. Método FIFO O PEPS
2.7.1. Método Promedio Ponderado
Par establecer un método de valoración de los inventarios se debe tener en
consideración lo siguiente:
Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo
en unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia.
Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe recalcularse por
cada entrada al almacén. (Salazar, 2012)
El método promedio ponderado, se basa en el obtener el costo promedio del inventario
durante un periodo económica para determinar las observaciones respectivas.
Los costos promedios se obtienen dividiendo el valor del inventario de mercadería entre
el número de unidades en existencia. Con el costo promedio se valúan los artículos en el
inventario, así como las unidades vendidas que van a dar al costo de ventas.
52
A continuación se muestra la fórmula:
COSTO PROMEDIO =
SALDOS
EXISTENCIAS
2.7.2. Método FIFO O PEPS
El método FIFO consiste en que los primeros artículos que entran a la bodega, son los
primeros en salir por lo que en el inventario las existencias están valoradas al último
precio de adquisición.
Comúnmente conocido como FIFO (First In, First Out), este método de valoración de
inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades en el
sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras es el costo de las
existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén. (Salazar, 2012)
Se toma en consideración que las compras que se realizan son las que saldrán
inicialmente, para poder conocer el costo de ventas y del inventario final, el costo de las
mercaderías que egresan durante el período será el más bajo por lo que se tomará en
cuenta las primeras compras a su costo.
53
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
3.1. Análisis Externo
Para determinar un diagnóstico eficiente de la organización se debe analizar los factores
externos e internos para conocer sus impactos y establecer estrategias de mejoramiento
y de optimización de los recursos.
También conocido como análisis del entorno, evaluación externa o auditoría externa,
consiste en la identificación y evaluación de acontecimientos, cambios y tendencias que
suceden en el entorno de una empresa y que están más allá de su control.
Realizar un análisis externo tiene como objetivo detectar oportunidades que podrían
beneficiar a la empresa, y amenazas que podrían perjudicarla, y así formular estrategias
que le permitan aprovechar las oportunidades, y estrategias que le permitan eludir las
amenazas o, en todo caso, reducir sus efectos.” (Crecenegocios, 2014)
Figura 45 Análisis Externo
En: (Escamilla, 2013)
54
El análisis externo es una herramienta de evaluación, la cual permite analizar el macro y
micro ambiente dentro del que se desenvuelve la empresa u organización.
Este tipo de análisis es una herramienta para la toma de decisiones gerenciales ya que a
través de los resultados obtenidos se puede diseñar estrategias encaminadas a
aprovechar las oportunidades y eliminar las amenazas.
3.1.1. Macro ambiente
Figura 46 Macroambiente
Por: (Marketing, 2010)
El macro ambiente son los factores que intervienen de forma externo los mismo que la
empresa no tiene la forma de predecir sus afectación sobre las actividades de la
empresas. El Macro ambiente de la empresa está compuesto por las fuerzas que dan
forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la empresa. Estas fuerzas
incluyen las demográficas, las económicas, las naturales, las tecnológicas, las políticas y
las culturales. (Mitecnologico, 2011)
La afectación del análisis externo:
Afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará cambios en
uno o más de los otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los
directivos de las organizaciones.
Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una
amenaza para la empresa. Estas fuerzas incluyen las demográficas, las económicas, las
naturales, las tecnológicas, las políticas y las culturales. Son fuerzas que rodean a la
empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control.
Podemos citar el rápido cambio de tecnología, las tendencias demográficas, las políticas
gubernamentales, la cultura de la población, la fuerza de la naturaleza, las tendencias
sociales, etc.; fuerzas quede una u otra forma pueden afectar significativamente y de las
cuales la empresa puede aprovechar las oportunidades que ellas presentan y a la vez
tratar de controlar las amenazas. (Tapia Barrera, 2010)
55
El análisis del macro ambiente permite identificar específicamente oportunidades y
amenazas que se presentan en el entorno de la organización, para diseñar estrategias de
minimización del impacto de los factores que se analizan a continuación.
a) Factor Político - Legal
b) Factor Económico
c) Factor Tecnológico
3.1.2. Factor Político – Legal
En el factor político-Legal permite conocer a detalle las normas, leyes y reglamento de
manejo de los inventarios y de la administración de la organización.
Según Todoempresa (2011, p. 1) establece:
Está compuesto por las leyes y reglamentos, así como los diferentes organismos de
regulación del gobierno. En general se encarga de regular las actividades comerciales
teniendo como objetivo la protección de la sociedad en general, de los clientes
(consumidores) y de los empresarios.
Como lo determina Carretoque componentes intervienen en el factor político “Este
compuesto por las leyes y reglamentos, así como los diferentes organismos de
regulación del gobierno. En general se encarga de regular las actividades comerciales
teniendo como objetivo la protección de la sociedad en general.” (2011, pág. 1)
En el factor legal se define los principales lineamientos y regulaciones que tienen que
ser acatados por las empresas para que exista un adecuado funcionamiento.
Figura 47 Factor Político – Legal
Por: (Úbeda, 2014)
56
Para realizar las actividades económicas, se debe conocer toda la normativa legal que
corresponda ha dicho sector en el que desarrolla las actividades
Las leyes que la empresa AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., debe aplicar son:
Ley de Seguridad Social
Ley de Régimen Tributario Interno
Ley de Compañías
Código de Trabajo
Código Orgánico COPCI
Ley de Seguridad Social
La seguridad social busca como principal objetivo el bienestar de los afiliados, la ley de
seguridad social es muy importante para la Florícola AGROPRIM FARMS CIA.
LTDA., debido a que se establece los derechos fundamentales que tienen las personas
que laboran bajo relación de dependencia.
Art. 1 Principios Rectores.
El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de seguridad social y,
como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en los principios de
solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y
suficiencia.
Art. 2 Sujetos de Protección.
Son sujetos obligados a solicitar la protección del
Seguro General Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las personas que perciben
ingresos por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio físico o intelectual,
con relación laboral o sin ella; en particular:
a. El trabajador en relación de dependencia;
b. El trabajador autónomo;
c. El profesional en libre ejercicio;
d. El administrador o patrono de un negocio;
e. El dueño de una empresa unipersonal;
f. El menor trabajador independiente; y,
g. Los demás asegurados obligados al régimen del Seguro General Obligatorio
en virtud de leyes y decretos especiales.
Son sujetos obligados a solicitar la protección del régimen especial del Seguro Social
57
Campesino, los trabajadores que se dedican a la pesca artesanal y el habitante rural que
labora habitualmente en el campo, por cuenta propia o de la comunidad a la que
pertenece, que no recibe remuneraciones de un empleador público o privado y tampoco
contrata a personas extrañas a la comunidad o a terceros para que realicen actividades
económicas bajo su dependencia. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2014)
Ley de Régimen Tributario Interno
En esta ley se encuentran los lineamientos necesarios para conocer los tributos,
contribuciones y tasas, indispensables para el presupuesto de un país, y es por ello que
su recaudación es contralada por un organismo rector que en este caso es el Servicio de
Rentas Internas.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA. debe cumplir con las normas
establecida por el ente de control del Servicio de Rentas Internas.
Los parámetros de aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno (2015, pág. 25)
son establecidos de la siguiente manera.
Impuesto a la renta
Art. 1.- Objeto del impuesto.- Establece el impuesto a la renta global que obtengan las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras,
de acuerdo con las disposiciones de la Ley.
Impuesto al valor agregado
Art. 52.- Objeto del impuesto.- Se establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que
grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de
naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos
de autor, de propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los servicios
prestados, en la forma y en las condiciones que prevé esta Ley.
Art. 67.- Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA declararán el impuesto
de las operaciones que realicen mensualmente dentro del mes siguiente de realizadas,
salvo de aquellas por las que hayan concedido plazo de un mes o más para el pago en
58
cuyo caso podrán presentar la declaración en el mes subsiguiente de realizadas, en la
forma y plazos que se establezcan en el reglamento.
Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o presten servicios gravados
con tarifa cero o no gravados, así como aquellos que estén sujetos a la retención total
del IVA causado, presentarán una declaración semestral de dichas transferencias, a
menos que sea agente de retención de IVA.
Ley de compañías
En la esta ley se encuentran varios artículos dirigidos a las empresas que están bajo
control de la Superintendencia de Compañías por lo que la empresa debe presentar lo
siguiente:
a. Constitución legal de la empresa
b. Estados Financieros
c. Cambio del Capital
d. Ingreso de nuevos Socios
e. Liquidación de la empresa
Código de trabajo
El código de trabajo establece los parámetros tanto para el trabajador como para el
empleador, para que exista una buena relación laboral a continuación se presenta las
obligaciones del empleador hacia el trabajador:
Celebrar un contrato de trabajo con el trabajador
Inscribir el contrato de trabajo en el portal del ministerio
Pagar las horas extras de acuerdo a lo estipulado en la ley.
Presentar los respaldos de los décimos tercero, cuarto sueldos.
Presentar respaldo de pago de utilidades.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTADA., está sujeta a normas, reglamentos y
leyes establecidas por los diferentes organismos de control, por lo que representa una
59
OPORTUNIDAD debido a que la organización cumple con estas normas para que su
funcionamiento sea óptimo y no existan inconvenientes o sanciones en un futuro.
3.1.3. Factor Económico
Figura 48 Factor Económico
Por: (Hernández, 2014)
Para determinar los factores económicos que afectan a la empresa en el desarrollo de sus
actividades se debe considerar lo que asegura Hidalgo (2011, p. 2)
Está formado por la evolución de las principales magnitudes macroeconómicas, como la
renta nacional, producto interno bruto, el tipo de interés, la inflación, el desempleo, el
tipo de cambio, la balanza de pagos y la carga fiscal. Estas variables determinan la
capacidad de compra e influyen en las pautas del consumo.
Cuando se analiza las necesidades de la empresa se debe conocer los lineamientos Las
principales fuerzas económicas son la tasa de crecimiento del producto nacional bruto,
la tasa de inflación, la tasa de interés, ingreso per cápita, tendencias de desempleo,
devaluación de la moneda, balanza comercial, balanza de pagos, etc (Crecenegocios,
2014)
El factor económico está compuesto por el análisis y la evaluación de las determinadas
variables económicas, para obtener un criterio sobre la situación económica de un país.
60
Producto Interno Bruto
Para determinar el impacto de Producto Interno Bruto se presenta el siguiente concepto
Para el cálculo del PIB sólo se tiene en cuenta la producción que se realiza en el país,
dentro de las fronteras geográficas de la nación, sin importar si ésta producción fue
realizada por personas o empresas nacionales o extranjeras. (Ardilla Arenas, 2010)
El Producto Interno Bruto representa la producción de bienes y servicios que tiene un
país durante un periodo de tiempo, a través del análisis realizado a este factor que puede
determinar cómo se encuentra el nivel de producción.
A continuación se presenta el Producto Interno Bruto de exportación de los diferentes
países relacionados:
Figura 49 Producto Interno Bruto
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
De acuerdo a los datos emitidos por el Banco Central se puede evidenciar que pocas
actividades comerciales contribuyen al crecimiento del Producto Interno Bruto,
ocasionando una AMENAZA para la Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.,
debido a que las exportaciones han disminuido por el incremento de los porcentajes de
salvaguardias establecidas por el gobierno, ocasionando la falta de materiales de
importación necesarios para la producción de rosas.
61
3.1.4. Factor Tecnológico
Figura 50 Factor Tecnológico
Por: (Hernández, 2014)
Para conocer el impacto que ocasionó el factor tecnológico en la empresa se debe
analizar los siguientes parámetros establecidos:
El estudio de este factor debe ofrecer una visión del mercado de tecnología
referido a la actividad de la empresa en el ámbito nacional. La comparación entre
la tecnología utilizada por la empresa, la disponible a nivel nacional y la
utilizada por otras empresas que están en el mercado de bienes o servicios que
ofrece la misma, debe llevar a reconocer el posicionamiento de la empresa en el
aspecto tecnológico y aporta criterios para la formulación de los planes de la
empresa. (Escalante Cabrera, 2007)
El factor tecnológico representa una OPORTUNIDAD para la florícola ya que permite
mejorar el tratamiento de la tierra y garantizar el cultivo de las flores que son de
exportación, a su vez minimiza el riesgo de plagas en los cultivos.
3.1.5. Microambiente
Figura 51 Microentorno
En: (Blogspot, 2014)
62
Mediante el análisis interno de la organización se obtendrá las fortalezas y amenazas
que tiene la empresa, considerando así la creación de estrategias internas del manejo
administrativo. Según Chiavenato I. (2010, p. 23) considera que el entorno interno es
ámbito de relación y lo detalla así
Conocer el entorno contextual no es suficiente para hacer un diagnóstico estratégico
externo que permita encauzar y dimensionar la estrategia organizacional. El diagnostico
estratégico externo también debe trazar un mapa del ámbito de las relaciones de la
organización, el más próximo e inmediato a cada organización y con el cual tiene una
interacción intensa. Es el segmento del entorno donde la organización obtiene sus
insumos y coloca sus productos y servicios, y donde se enfrenta a otras organizaciones
competidoras y en entidades reguladoras.
El entorno de las relaciones incluye un conjunto de factores competitivos: la amenaza
de nuevas organizaciones participantes, los proveedores y el poder de negociación de
los compradores, los productos sustitutos y el grado de intensidad de la rivalidad entre
competidores, el cual ejerce influencia directa en la organización, es sus acciones y
reacciones comparativas. Las interacciones entre estos cinco factores determinan el
potencial de ganancias de un sector de negocios dado. El desafió reside en localizar una
posición del sector en la que la organización pueda influir favorablemente en los
factores competitivos o defenderse de la influencia de estos. (Chiavenato, 2010)
La empresa debe analizar el entorno de las relaciones del ambiente laboral así lo
manifiesta Reyes “Son todas las fuerzas que una empresa puede controlar y mediante
las cuales se pretende lograr el cambio deseado. Entre ellas se tiene a los proveedores, la
empresa en sí, El microambiente está compuesto por los factores que la empresa puede
controlar a través de los cuales se pueden considerar cambios en la consecución de los
objetivos establecidos. (Infante, 2015)
El macro ambiente está compuesto por los siguientes factores:
Clientes
Proveedores
Competencia
63
3.1.6. Clientes
Figura 52 Clientes
Por: (Pérez, 2016)
Los clientes de la Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., son empresas del
exterior ya que la organización tiene como finalidad el exportar sus productos, porque
tiene mayor acogida en países extranjeros.
Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma
voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o
para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean,
producen, fabrican y comercializan productos y servicios. (Pronegocios.net, 2010).
Los clientes son una OPORTUNIDAD ya que son aquellas personas o empresas que
adquieren los productos que Agroprim Farms los cuales pueden ser catalogados
principales y secundarios.
A continuación se detalla el listado de los clientes potenciales de la florícola.
Agrinac S.A
Blooming Valley
Camelia
Comexpro
Daniel Events
Denmar S.A
El rosedal S.A
Florvision
64
Hanaya Farms
Inbloom
Junior del Orbe
La primavera
Mili Farms Cía. Ltda.
Procol
Rodiflor
Valuflor
Zamba Flowers
3.1.7. Proveedores
Los proveedores son las organizaciones que proveen de materiales, recursos que la
empresa necesita para desarrollar sus actividades,
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con
existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o
directamente se compran para su venta.
Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio
principal de la empresa que compra esos elementos. (Economic, 2011)
Los proveedores son una OPORTUNIDAD ya que son las organizaciones que abastecen
de mercaderías a Agroprim Farms permitiendo que la empresa pueda ofrecer productos
de calidad.
En Agroprim Farms Cía. Ltda., contamos con nuestros principales proveedores de
mercadería que son los siguientes:
Atimara S.A
Casabaca S.A
Damagrofarms S.A
Floralpack Cía. Ltda
Greenlife S.A
Incalpalm S.A
Otecel S. A
65
Qimasa S.A
Seguros Equinoccial S.A
Teojama Comercial S.A
Amc Ecuador Cía. Ltda
Flores de Monica Florm Cía. Ltda
Corrugadora Nacional Cransa S.A
3.1.8. Competencia
“La competencia son Las firmas que comercializan productos que son similares o que
pueden sustituirse por los productos de un comerciante en la misma área geográfica”
(Fred R, 2010)
La competencia está presenta una AMENAZA ya que existen empresas o personas que
producen productos con similares características que ofrecen Agroprim Farms.
Por lo tanto toda empresa que desee mantener un nivel de competitividad alto deberá
realizar un seguimiento y un análisis a las características que representan sus
competidores inmediatos.
A continuación el detalle de la competencia:
Expoflores
Luz of Roses
Trebol Roses
Nevado Roses
Grupo Rosamont
Sisapamba
Texas Flowers S.A.
Tambo Roses
Vega Flor
Florícola
Decoflor
La Rosaleda
66
Agronatura
Anne Flowers
Agri Rose
3.2. Análisis Interno
El análisis interno consiste en identificar los factores positivos y negativos conocidos
como fortalezas y debilidades de la empresa.
Un análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores o
elementos que puedan existir dentro de una empresa. Realizar un análisis interno tiene
como objetivo conocer los recursos y capacidades con los que cuenta la empresa e
identificar sus fortalezas y debilidades, y así establecer objetivos en base a dichos
recursos y capacidades, y formular estrategias que le permitan potenciar o aprovechar
dichas fortalezas, y reducir o superar dichas debilidades. (Crecenegocios, 2014)
Para las organizaciones el análisis interno es conocer las fortalezas que la empresa
desarrollo en las situaciones inesperadas que se presentan en el trascurso del
cumplimiento de las actividades. Como para Mayorga (2011) el análisis interno es:
Cada compañía tiene una combinación de recursos internos única o particular,
dependiendo de su personal, situación financiera, tecnología, etc. Estos factores
establecen los límites de la capacidad de la compañía para alcanzar sus objetivos. En el
proceso de planificación, es importante tomar en consideración estos factores internos.
Figura 53 Análisis Interno
En: (Blogspot, 2013)
67
El análisis interno consiste en identificar los factores que existen dentro de la empresa,
el mismo que es importante porque permite evaluar los recursos y las capacidades para
determinar los problemas existentes y diseñar estrategias
Una herramienta de análisis interno es la del FODA así se lo establece en el siguiente
concepto.
Un análisis interno de la empresa es un término comercial asociado fuertemente al
análisis "FODA" (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Un análisis
interno de la empresa es una evaluación de la posición actual de la empresa de las
perspectivas combinadas del mercadeo, las operaciones y las finanzas para uso
estratégico.
El propósito final del análisis interno es utilizar la información para el planeamiento
estratégico, es decir, el plan de la empresa para un crecimiento, éxito y liderazgo en el
mercado. Determinando las fortalezas del negocio y las debilidades se traduce en los
pasos necesarios para lograr las metas. (Castro, 2014)
A continuación se va aplicar un cuestionario de control interno al área de inventarios el
mismo que se encuentra desarrollado en base al informe COSO III:
68
Cuestionario de control interno
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FLORÍCOLA AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
ÁREA DE INVENTARIOS
N° Pregunta Pon. Respuestas
Califa. SI NO
Solicitud , adquisición y recepción de Mercadería
1 ¿Se efectúa requerimientos de compra de fertilizantes? 10 X 7
2 ¿Se realiza cotización para efectuar las compras de
fertilizantes? 10 X 1
3 ¿Existen comprobantes de ingreso de las
requisiciones? 10 X 5
4 ¿Existe un área física específica para la recepción y
despacho de la mercadería? 10 X 5
4 ¿Se mantiene una secuencia lógica para el archivo de
las facturas de compras? 10 X 4
5 ¿Mantiene la empresa adecuados sistemas de
identificación de los diferentes materiales existentes? 10 X 2
6
¿Existe notificación inmediata al departamento de
contabilidad sobre mercancías devueltas a los
proveedores?
10 X 0
Custodia y Mantenimiento de Mercaderías
7 ¿Existe seguridad suficiente en área de bodega? 10 X 0
8 ¿Existe una persona específica responsable del manejo
y custodia de bodega? 10 X 0
9 ¿Se almacenan los productos de forma ordenada? 10 X 5
10 ¿La empresa cuenta con informes de entrada y salida
de la bodega? 10
X 6
11 ¿Se realiza verificaciones físicas periódicas de la
cantidad de existencia de inventarios? 10 X 7
12 ¿Existe documentos de respaldo de los conteos físicos
de inventarios? 10 X 2
13 ¿Tiene control de mercadería mediante la utilización
de Kardex? 10 X 2
14 ¿Se efectúa revisiones cotidianas para verificar la
condición de la mercadería almacenada? 10 X 4
Registro y Control de Existencia
15 ¿Existe un sistema contable correcto? 10 X 3
16 ¿La empresa aplica un sistema control de inventarios? 10 X 1
17 ¿Cuenta con documentos fuente del manejo de las
existencias? 10
X 4
18 ¿Existe actualizaciones constantes de los inventarios? 10 X 1
19 ¿Existe control de perduración de las existencias? 10 X 0
20 ¿La empresa cuenta con una bodega apta para
conservación de la mercadería? 10 X 4
TOTAL 210 63
Nota: Detalle de las preguntas
69
Medición del Riesgo de Control.- Para la obtención del riesgo de control se
utilizará la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 31%
Riesgo de Control = 69%
Luego del análisis realizado a través de la aplicación del cuestionario de control interno
se obtuvo que el riesgo del control es el 69% lo que indica que el manejo del Inventario
no cuenta con un procedimiento que le permita realizar un adecuado control.
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Fortalezas
La empresa cuenta con documentos de requerimientos para la compra de
fertilizantes.
La empresa maneja documentos de ingreso de la mercadería.
Agroprim cuenta con un área física disponible para la recepción y despacho de
la mercadería.
Existe una sistematización numérica en el archivo de las facturas.
La empresa cuenta con un sistema de identificación de existencia de mercadería.
Agroprim Farms almacena los productos de la cosecha de forma ordenada.
La empresa aplica revisiones periódicas del inventario.
Se verifica periódicamente el estado de los productos del inventario.
La empresa cuenta con un sistema contable.
Debilidades
La empresa no solicita proforma para la adquisición de mercadería.
La empresa no realiza notificaciones de confirmación de recepción de la
mercadería a los proveedores.
Agroprim no cuenta con sistema de seguridad en el manejo de bodega.
70
Agroprim Farms no cuenta con personal específico para el manejo de los
inventarios.
La empresa no cuenta con informes de ingresos y salidas del inventario.
Agroprim Farms no cuenta con respaldos de documentos de los conteos físicos
del inventario.
La empresa no lleva un Kardex de la mercadería.
No aplica un sistema de control de inventarios.
Agroprim Farms no cuenta con documentos fuentes de respaldo del manejo de
las existencias.
No existe control en la perduración de la mercadería.
3.3. Análisis FODA
Figura 54 Matriz FODA
En: (Crecenegocios, 2014)
“El FODA es una herramienta que permite conocer de forma detalla las fortalezas y
debilidades que un empresa puede poseer, de igual manera las oportunidades y
amenazas que rodean el entorno externo de la empresa así lo considera” (Chiavenato,
2010)
71
Es una herramienta de planeación estratégica que busca diagnosticar las fortalezas y
debilidades internas (FD), así como las oportunidades y amenazas externas (AO). El
análisis FODA se basa en el supuesto de que el administrador debe identificar y evaluar
cuidadosamente las fortalezas y debilidades de la organización frente a las
oportunidades y amenazas del ambiente externo, para formular una estrategia que
concilie aspectos internos y externos, a fin de asegurar el éxito organizacional. En ese
sentido, se aprovechan las fortalezas internas y las oportunidades externas, al mismo
tiempo que se corrigen las debilidades internas y se neutralizan las amenazas externas.
El producto o servicio (P/S) ofrecido por la empresa constituye uno de los principales
aspectos de este enfoque
El análisis FODA permite mostrar la situación actual de las organizaciones en el que se
puede evidenciar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.
En la siguiente tabla se presenta la matriz FODA de la empresa:
72
MATRIZ FODA
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
MATRIZ FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
La empresa cuenta con
documentos de requerimientos para
la compra de fertilizantes.
La empresa maneja documentos de
ingreso de la mercadería.
Agroprim cuenta con un área física
disponible para la recepción y
despacho de la mercadería.
Existen una sistematización
numérica en el archivo de las
facturas.
La empresa cuenta con un sistema
de identificación de existencia de
mercadería.
Agroprim Farms almacena los
productos de la cosecha de forma
ordenada.
La empresa aplica revisiones
periódicas del inventario.
Se verifica periódicamente el
estado de los productos del
inventario.
La empresa cuenta con un sistema
contable.
La Florícola AGROPRIM
FARMS CIA. LTADA., está
sujeta a normas, reglamentos y
leyes establecidas por los
diferentes organismos de
control, por lo que representa
una OPORTUNIDAD debido
a que la organización cumple
con estas normas para un
funcionamiento óptimo
El factor tecnológico
representa una oportunidad
para la florícola ya que permite
mejorar el tratamiento de la
tierra y garantizar el cultivo de
las flores.
Los clientes son una
oportunidad ya que son
aquellas personas o empresas
que adquieren los productos
que Agroprim Farms
Los proveedores son una
OPORTUNIDAD ya que son
las organizaciones que
abastecen de mercaderías a
Agroprim Farms permitiendo
que la empresa pueda ofrecer
productos de calidad.
73
DEBILIDADES AMENAZAS
La empresa no solicita proforma
para la adquisición de mercadería.
La empresa no realiza
notificaciones de confirmación de
recepción de la mercadería a los
proveedores.
Agroprim no cuenta con sistema de
seguridad en el manejo de bodega.
Agroprim Farms no cuenta con
personal específico para el manejo
de los inventarios.
La empresa no cuenta con informes
de ingresos y salidas del
inventario.
Agroprim Farms no cuenta con
respaldos de documentos de los
conteos físicos del inventario.
La empresa no lleva un Kardex de
la mercadería.
No aplica un sistema de control de
inventarios.
Agroprim Farms no cuenta con
documentos fuentes de respaldo
del manejo de las existencias.
No existe control en la perduración
de la mercadería.
El factor Económico es una
AMENAZA para la florícola
AGROPRIM FARMS CIA.
LTDA., debido a que las
exportaciones han disminuido por
el incremento de los porcentajes de
salvaguardias establecidas por el
gobierno
La competencia está representa una
AMENAZA ya que existen
empresas que producen productos
con similares características que
ofrecen Agroprim Farms.
Nota: Describe los factores interno y externo analizados.
74
4. PROPUESTA DEL DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y
CONTROL DE INVENTARIOS APLICADA EN LA EMPRESA AGROPRIM
FARMS CIA. LTDA. UBICADA EN LA PARROQUIA DE YARUQUI
4.1. Introducción
Debido a la falta de procedimientos establecidos formalmente para el manejo de los
inventarios en la Florícola Agroprim Farms Cía. Ltda., ha ocasionado varios problemas
en la realización de las actividades, lo que ha originado un sistema de control interno
deficiente, el cual se ve reflejado en los inconvenientes obtenidos con los clientes así
como también en la emisión de informes que no cuenta con información confiable que
permita a la gerencia realizar una adecuada toma de decisiones.
Al establecer correctamente los procedimientos el cual estará compuesto por los
responsables y las actividades que tiene que realizar cada uno, es indispensable para que
exista un adecuado manejo de los inventarios.
El mapa de procesos permite identificar los procesos gobernantes, agregadores de valor
y los habilitantes de apoyo que tienen para realizar un adecuado control del inventario
como se muestra en la siguiente figura:
75
Mapa de procesos
Figura 55 Mapa de Procesos
76
Para que exista un adecuado control en el inventario de la florícola Agroprim Farms
Cía. Ltda., se deberá tener en cuenta el siguiente proceso a seguir:
Figura 56 Control del Inventario
4.2. Procedimientos de Adquisición de insumos
4.2.1. Objetivo
Establecer las actividades para el procedimiento de la adquisición de los insumos en el
cual se describirá las compras realizadas en un periodo.
4.2.2. Responsables
Gerente General
Contador
Auxiliar contable
Bodeguero
Implementación de un software para el
registro del inventario.
Realizar la adquisición de insumos para la
producción.
Realizar el proceso de producción que tiena determinado
la florícola.
Verificar que los insumos
adquiridos se encuentre de acuerdo a lo solicitado.
Colocar en la bodega el inventario adquirido.
Registrar en el sistema y en la
tarjeta kardex el ingreso del
inventario a la bodega.
Establecer un cronograma para el
desarrollo de la toma física del
inventario.
Registrar en el sistema y en la
tarjeta kardex la salida del producto
para su venta.
77
4.2.3. Políticas
Para la adquisición de los insumos se debe requerir tres cotizaciones a diferentes
proveedores para tomar la mejor decisión.
Se realizará un análisis de las cotizaciones recibidas por parte de los
proveedores antes de realizar la selección.
Se realizará la negociación con los proveedores y se establecerá la forma de
pago de acuerdo a la disponibilidad de la florícola.
La adquisición de los insumos será realizada previa autorización del Gerente
General de la florícola.
Se deberá verificar la cantidad existente de insumos antes de realizar la
adquisición para evitar el desperdicio de materiales de producción.
78
4.2.4. Procedimiento
Tabla 1 Procedimiento
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
ADQUISICIÓN DE INSUMOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Verificar el inventario de los
insumos que existe en la bodega.
Bodeguero
2 Elaborar un listado de faltantes en
los inventarios de insumos.
Bodeguero
3 Realizar la orden de compra para
la adquisición de los productos
faltantes.
Asistente Contable
4 Entregar la orden de compra al
contador.
Contador
5 Recibir la orden de compra y
notificar que se va a realizar la
compra.
Contador
6 Solicitar a los proveedores se
envíen las cotizaciones.
Contador
7 Recibir las cotizaciones y entregar
al Gerente para realizar la
selección del proveedor.
Contador
8 Seleccionar al proveedor que
cumpla con las especificaciones
solicitadas.
Gerente General
9 Informar al proveedor
seleccionado para realizar la
adquisición de la mercadería.
Contador
10 Receptar la factura emitida por el
proveedor.
Contador
11 Recibir la mercadería adquirida Bodeguero
Nota; Detalle de las actividades
79
4.2.5. Flujograma
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
ADQUISICIÓN DE INSUMOS
BODEGUERO CONTADOR ASISTENTE CONTABLE GERENTE GENERAL
Fase
INICIO
Verificar el
inventario de los
insumos que existe
en la bodega.
Elaborar un listado
de faltantes en los
inventarios de
insumos.
Realizar la orden de
compra para la
adquisición de los
productos faltantes.
Entregar la orden
de compra al
contador.
Recibir la orden
de compra y
notificar que se va
realizar la
compra.
Solicitar a los
proveedores se
envíen las
cotizaciones.
Recibir las
cotizaciones y
entregar al
Gerente para
realizar la
selección del
proveedor.
Seleccionar al
proveedor que
cumpla con las
especificacion
es solicitadas.
Informar al
proveedor
seleccionado para
realizar la
adquisición de la
mercadería.
Receptar la
factura emitida
por el proveedor.
Recibir la
mercadería
adquirida
FIN
Figura 57 Flujograma de adquisición de insumos
80
4.3. Procedimientos de Producción del Inventario
4.3.1. Objetivo
En la producción se establecen tres etapas, la siembra, desarrollo y cosecha de rosas,
estas etapas permitirán que la florícola oferte un producto de calidad.
4.3.2. Responsables
Gerente General
Director de producción
Contador
4.3.3. Políticas
La producción deberá ser autorizada por el gerente general
Se presupuestará los gastos que incurrirán en la producción
La aprobación de la producción deberá ser emitida mediante un documento
escrito por la gerencia general
El departamento de producción debe emitir un informa del estado del
invernadero de la plantación
Se diseñará un cronograma de producción de acuerdo a las necesidades de la
florícola
Establecer periodos de contratación para la cosecha de los productos de la
florícola
Planificar las supervisiones al cultivo
Capacitar a los obreros para el manejo de los productos
Diseñar estrategias del tratamiento del producto final
81
4.3.4. Procedimiento
Tabla 2 Producción Siembra
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
PRODUCCIÓN : SIEMBRA
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Controlar la preparación del suelo Jefe de producción
2 Arrancar la raíz del terreno asignado para la cosecha Obrero
3 Igualar la tierra y colocar los fertilizantes Obrero
4 Labrado y formación de las camas para sembrar Obrero
5 Instalación de tuberías y mangueras de riesgo Obrero
6 Adecuar el invernadero para el desarrollo de la
producción
Obrero
Nota: Detalle de las actividades
Figura 58 Flujograma de Siembra
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
PRODUCCIÓN : SIEMBRA
JEFE DE PRODUCCIÓN OBRERO
Fase
INICIO
Controlar la
preparación del suelo
Arrancar la raíz del
terreno asignado para
la cosecha
Igualar la tierra y
colocar los
fertilizantes
Labrado y formación
de las camas para
sembrar
Instalación de
tuberías y mangueras
de riesgo
Adecuar el
invernadero para el
desarrollo de la
producción
FIN
82
Tabla 3 Procedimiento de Producción: Desarrollo
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
PRODUCCIÓN : DESARROLLO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Controlar el sistema de riego Jefe de producción
2 Prepara los fertilizantes para la siembra Obrero
3 Adquirir pesticidas para evitar plagas Jefe de producción
4 Colocación del pesticidas Obrero
5 Corte de hierba mala Obrero
6 Preparación de las barreras rompe vientos para la
protección del invernadero
Obrero
Nota: Detalle de las actividades
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
PRODUCCIÓN : DESARROLLO
JEFE DE PRODUCCIÓN OBRERO
Fase
INICIO
Controlar el
sistema de riego
Prepara los
fertilizantes para
la siembra
Colocación del
pesticidas
Corte de hierba
mala
Adquirir
pesticidas para
evitar plagas
Preparación de
las barreras
rompe vientos
para la
protección del
invernadero
FIN
Figura 59 Flujograma de Producción; Desarrollo
83
Tabla 4 Procedimiento de Producción; Cosecha
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
PRODUCCIÓN : COSECHA
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Se cosechas las flores Obrero
2 Se separa y corta la flor Obrero
3 Se envía al Cuarto frio Jefe de producción
4 Clasificación de las flores Obrero
5 Elaboración y preparación de los pedidos de flores Obrero
6 Envió al destinatario de las flores Jefe de producción
Nota: Detalle de las actividades
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
PRODUCCIÓN :COSECHA
OBRERO JEFE DE PRODUCCIÓN
Fase
INICIO
Se cosechas las
flores
Se envía al Cuarto
frio
Clasificación de
las flores
Elaboración y
preparación de los
pedidos de flores
Se separa y corta
la flor
Envió al
destinatario de las
flores
FIN
Figura 60 Flujograma de Producción: Cosecha
84
4.4. Procedimiento de Ingreso del Inventario
4.4.1. Objetivo
En el ingreso de inventario se establecerá lineamientos de manejo de los productos
traídos de los invernaderos y mantener su integridad, calidad.
4.4.2. Responsables
Gerente General
Directo de producción
Contador
4.4.3. Políticas
El ingreso de los inventarios será registrado en los formatos establecidos por la
dirección de financiera.
Los inventarios serán ingresados a los cuartos adecuados para el mantenimiento
de los productos.
El responsable del ingreso de los productos será el bodeguero.
Se registrará el ingreso de los vehículos de los productos.
Se establecerá un cronograma del ingreso de mercadería
El cronograma de los ingresos de la mercadería será aprobado por el Director de
Producción
El Director de Producción debe establecer el control y la supervisión de los
procedimientos de ingresos de los productos
85
4.4.4. Procedimiento
Tabla 5 Procedimiento de Ingreso de Inventarios
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
INGRESO DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Designación del trasporte de carga Jefe de producción
2 Elaboración del registro de la carga Chofer
3 Pedir autorización del ingreso de la producción Chofer
4 Autorizar el ingreso Jefe de producción
5 Ingreso de la producción al cuarto frio Jefe de producción
Nota: Detalle de las actividades
4.4.5. Flujograma
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
INGRESO DE INVENTARIOS
JEFE DE PRODUCCIÓN CHOFER
Fase
INICIO
Designación del
trasporte de carga
Pedir autorización
del ingreso de la
producción
Autorizar el
ingreso
Ingreso de la
producción al
cuarto frio
Elaboración del
registro de la carga
FIN
Figura 61 Flujograma de Ingreso de Inventario
86
4.5. Procedimiento de embodegamiento del inventario
4.5.1. Objetivo
La condición de los lugares donde se guardará los productos debe estar acondicionada
de acuerdo a las necesidades de conservación.
4.5.2. Responsables
Gerente General
Directo de Producción
Contador
Bodeguero
4.5.3. Políticas
Las adecuaciones que se requieran serán autoridad por el gerente general y el
director de la producción.
La adquisición de tecnología para la adecuación de los cuartos fríos serán
presupuestados.
Los cuartos fríos serán manejados por especializas.
Se elaborará un registro de capacidad de almacenamiento.
Se analiza la capacidad de almacenamientos de los cuartos fríos.
Los inventarios deberán tener condiciones eficientes para su conservación.
Se establecerá un cronograma de periodos de conservación de los productos para
mejorar su calidad.
Se debe realizar un informe de la capacidad de embodegamiento de los
productos.
87
4.5.4. Procedimiento
Tabla 6 Procedimiento de embodegamiento de los inventarios
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
EMBODEGAMIENTO DE LOS INVENTARIOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Autorización del embodegamiento Gerente General
3 Aprobación e ingreso de la producción a la
bodega
Jefe de producción
4 Clasificación de las flores Obrero
5 Control de calidad de las flores Obrero
6 Hidratación de las flores Obrero
7 Colocación de las flores en las gavetas Obrero
8 Ingreso al cuarto frio con los nutrientes Obrero
Nota: Detalle de las actividades
4.5.5. Flujograma
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
EMBODEGAMIENTO DE LOS INVENTARIOS
GERENTE GENERAL OBRERO JEFE DE PRODUCCIÓN
Fase
INICIO
Autorización del
embodegamiento
Clasificación de
las flores
Control de calidad
de las flores
Hidratación de las
flores
Aprobación e
ingreso de la
producción a la
bodega
Colocación de las
flores en las
gavetas
Ingreso al cuarto
frio con los
nutrientes
FIN
Figura 62 Flujograma de embodegamiento de inventarios
88
4.6. Procedimiento registro del inventario
4.6.1. Objetivo
Realizar el registro del inventario en el sistema al momento de embodeguemaniento de
los inventarios de la florícola y registro de la tarjeta Kardex que tiene como
responsabilidad el auxiliar contable.
4.6.2. Responsables
Gerente General
Contador
Auxiliar Contable
Bodeguero
4.6.3. Políticas
Los inventarios deberán ser registrados al momento del embodegamiento de los
productos.
El registro de los inventarios se deberá realizar de forma física y digital en el
sistema.
Los inventarios deberán ser registrados con los documentos de control que
respalden la adquisición que se realizó.
Cado uno de los productos deberá contar con un Kardex
Los registros de los inventarios deben ser archivados de forma ascendente de
acuerdo al cronograma de ingresos y embodegamiento de los productos
En los registró de los productos se debe tener en cuenta:
Fecha de ingreso
Duración
Especificaciones del producto
Tiempo de embodegue
89
4.6.4. Procedimiento
Tabla 7 Procedimiento de Registro de Inventarios
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
REGISTRO DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Clasificar la mercadería recibida por parte
del proveedor.
Bodeguero
2 Registrar en cada una de las tarjetas Kardex
la mercadería adquirida para proporcionar al
cliente.
Auxiliar Contable
3 Emitir un informe de los documentos de
respaldo recibido para el registro en el
sistema.
Bodeguero
5 Recibir la documentación y verificar que se
encuentre de acuerdo a la factura recibida
por parte del proveedor.
Contador
6 Registrar en el sistema contable la
mercadería adquirida.
Auxiliar Contable
7 Emitir un informe al gerente para
conocimiento del inventario existente en la
bodega.
Contador
8 Recibir el informe, emitir las respectivas
observaciones y dar la respectiva
aprobación.
Gerente General
Nota: Detalle de las actividades
90
4.6.5. Flujograma
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
REGISTRO DE INVENTARIO
BOGUERO AUXILIAR CONTABLE CONTADOR GERENTE GENERAL
Fa
se
INICIO
Clasificar la
mercadería
recibida por
parte del
proveedor.
Registrar en cada una
de las tarjetas Kardex
la mercadería
adquirida para
proporcionar al
cliente.
Emitir un
informe de los
documentos de
respaldo
recibido para
el registro en
el sistema.
Recibir la
documentación y
verificar que se
encuentre de acuerdo a
la factura recibida por
parte del proveedor.
Registrar en el sistema
contable la mercadería
adquirida.
Emitir un informe al
gerente para
conocimiento del
inventario existente en
la bodega.
Recibir el informe,
emitir las respectivas
observaciones y dar la
respectiva aprobación.
FIN
Figura 63 Flujograma de Registro de Inventario
91
4.7. Procedimiento toma física del inventario
4.7.1. Objetivo
Realizar de manera periódica la toma física del inventario para evitar que exista
obsolescencia y tener productos de calidad que requieren los clientes de la florícola
4.7.2. Responsables
Gerente General
Contador
Bodeguero
Director de la producción
4.7.3. Políticas
Se deberá elaborar un cronograma para la toma física del inventario.
Para la toma física del inventario se requerirá los documentos de registros
anteriores.
El personal de la bodega serán los encargados de realizar la toma física del
inventario.
Se deberá elaborar un informe de los hallazgos encontrados durante la toma
física del inventario.
El contador realizará un informe de la toma física realizada para que realice los
ajustes necesarios.
Se enviara un informe al Gerente General con las observaciones específicas
encontradas.
92
4.7.4. Procedimiento
Tabla 8 Procedimiento de Toma física de inventario
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Elaborar el cronograma para el desarrollo
de la toma física del inventario.
Bodeguero
2 Enviar un comunicado al personal de la
bodega informando sobro el día a realizarse
la toma física.
Asistente Contable
3 Realizar el conteo de los productos
existentes en la bodega de la empresa y la
durabilidad del producto
Asistente Contable
4 Elaborar las planillas de acuerdo a la
información obtenida en el conteo
realizado.
Asistente Contable
5 Elaborar el informe de la toma física
realizada con las respectivas firmas de
responsabilidad.
Contador
6 Recibir el informe de la toma física y
establecer las respectivas observaciones.
Gerente General
Nota: Detalle de las actividades
93
4.7.5. Flujograma
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO SALIDA DE INVENTARIO NACIONAL
ASISTENTE CONTABLE BODEGUERO CONTADOR
Fase
INICIO
Solicitar a la bodega se
verifique si existe en
stock el producto
solicitado.
Verificar y
confirmar de la
existencia del
producto solicitado.
Enviar a la bodega la
orden de pedido de la
mercadería solicitad por
el cliente.
Recibir la orden del
pedido por parte de
vendedor para entregar
la mercadería solicitada.
Registrar en la tarjeta
kardex la mercadería
solicitada
Emitir el informe del
registro realizado de la
salida de la mercadería.
Empaquetamiento del
producto para el envió
de la mercadería al
comprador
Preparación del
producto para el envió
de la mercadería
Entregar una copia del
registro realizado a
contabilidad para su
registro.
Recibir el registro de salida
y verificar que se encuentre
de acuerdo a la factura
emitida al cliente.
FIN
Figura 64 Flujograma de Toma Física del Inventario
94
4.8. Procedimiento Salida del Inventario
4.8.1. Objetivo
Determinar el procedimiento para la salida del inventario de la bodega de la florícola,
con la finalidad de que exista un control adecuado y la satisfacción del cliente.
4.8.2. Responsable
Contador
Asistente Contable
Clientes
Bodeguero
4.8.3. Políticas
La salida del inventario de la bodega deberá contar con la documentación de
respaldo.
Se deberá contar con una orden de despacho para la salida del inventario de la
bodega caso contrario no se podrá entregar el producto solicitado.
Se deberá notificar de manera inmediata en el caso de que no exista el stock
suficiente para que se proceda a realizar la adquisición.
Se informará si existe productos comprometidos con algún comprador.
La salida de los inventarios serán aprobadas por contador y gerente general
cuando el comprador sea extranjero
La salida de los inventarios tendrán sus respaldos y su correspondiente registro
en el sistema.
Se registraran cada salida del inventario
95
4.8.4. Procedimientos
Tabla 9 Procedimiento de Salida de Inventario
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
SALIDA DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Solicitar a la bodega se verifique si existe en
stock el producto solicitado.
Asistente contable
2 Verificar y confirmar de la existencia del
producto solicitado.
Bodeguero
3 Enviar a la bodega la orden de pedido de la
mercadería solicitad por el cliente.
Contador
4 Recibir la orden del pedido por parte de
vendedor para entregar la mercadería solicitada.
Bodeguero
5 Registrar en la tarjeta kardex la mercadería
solicitada
Bodeguero
6 Emitir el informe del registro realizado de la
salida de la mercadería.
Bodeguero
7 Empaquetamiento del producto para él envió de
la mercadería al comprador
Bodeguero
8 Preparación del producto para él envió de la
mercadería
Bodeguero
9 Entregar una copia del registro realizado a
contabilidad para su registro.
Bodeguero
10 Recibir el registro de salida y verificar que se
encuentre de acuerdo a la factura emitida al
cliente.
Contador
Nota: Detalle de las actividades
96
4.8.5. Flujograma
AGROPRIM FARMS CIA.LTDA.PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO
SALIDA DE INVENTARIO
BODEGUERO ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENTE GENERAL
Fa
se
Elaborar el
cronograma para el
desarrollo de la toma
física del inventario.
INICIO
Enviar un
comunicado al
personal de la
bodega informando
sobro el día a
realizarse la toma
física.
Realizar el conteo de
los productos
existentes en la
bodega de la empresa
y la durabilidad del
producto
Elaborar las planillas
de acuerdo a la
información obtenida
en el conteo
realizado
Elaborar el informe
de la toma física
realizada con las
respectivas firmas de
responsabilidad.
Recibir el informe de la
toma física y establecer
las respectivas
observaciones.
FIN
Figura 65 Flujograma de Salida de Inventario
97
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., fue constituida en el 15 de
septiembre del 2002 la cual se dedica a la producción y exportación de rosas
cortadas de la más alta calidad. Está situada en la hermosa área de Yaruqui en
Ecuador.
El marco teórico investigado servirá de sustento para el desarrollo de la
propuesta de procedimientos para el manejo de los inventarios de la Florícola
AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.
En el marco teórico desarrollado cuenta con temas referentes al inventario y al
control interno el mismo que le permitirá establecer los parámetros necesarios
para la realización de los procedimientos de control.
El análisis FODA es una excelente herramienta administrativa que permite
conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las cuales está
expuesta la entidad, permite identificar las necesidades de la compañía y
establecer las mejorar estrategias para reducir las amenazas y aprovechar las
fortalezas.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., no realiza evaluaciones de
control interno que le permita determinar los problemas existentes en el manejo
de los inventarios para que establezca las soluciones respectivas.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., no tiene establecido un manual
de procedimientos para la adquisición de mercadería, registró, toma física y
salida del inventario que se encuentra en la bodega.
La no formalización de políticas de control interno y de procedimientos ocasiona
que los individuos que laboran dentro de la organización ejecuten sus tareas de
acuerdo a su criterio y no sobre una base estandarizada.
98
Recomendaciones
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., deberá cumplir con lo
establecido por los organismos de control a los que se encuentre regida para que
cuente con un adecuado desarrollo de las actividades.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., es indispensable que realice
estudios de mercado que le permita posicionarse mejor en el mercado para que
cuente con la captación de los clientes.
El desarrollo de la propuesta del trabajo de investigación deberá estar realizado
de acuerdo a la teoría investigada en el marco teórico dado a que cuenta con los
lineamientos necesarios.
Es recomendable que la Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA.,
establezca los procedimientos necesarios para un adecuado desarrollo de las
funciones en el manejo de los inventarios.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., debe realizar evaluaciones de
manera permanente sobre el manejo de los inventarios para evitar pérdidas y
daños que perjudiquen a la situación económica de la organización.
Es indispensable que Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., aplique los
procedimientos establecidos en la propuesta, debido a que se encuentra las
actividades necesarias para evitar pérdida de tiempo.
La Florícola AGROPRIM FARMS CIA. LTDA., deberá utilizar los documentos
de control desarrollados en la propuesta para que cuente con evidencia de las
actividades realizadas en el área de bodega.
99
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![Libro - Una Historia Personal e Intransferible [Alef Guimel]](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/5571f78949795991698b8eae/libro-una-historia-personal-e-intransferible-alef-guimel.jpg)
