Upravljanje projektima u IT

Upravljanje rizikom projekta

Upravljanje rizikom

Značaj:

Upravljanje rizikom ima pozitivan uticaj na izbor projekta, određivanje obima projekta

Značajno pomaže pri pravljenju realističnog rasporeda i troškova projekta

Pomaže akterima da razumeju prirodu projekta Pomaže pri integraciji ostalih oblasti znanja unutar projekta

Dobro upravljanje rizicima obično ostaje neopaženo za razliku od upravljanja kriznim situacijama

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 2

Dobiti na osnovu upravljanja rizikom u IT-u

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 3

Upravljanje rizikom

Cilj upravljanja rizikom projekta jeste minimiziranje potencijalno negativnog rizika i maksimiziranje potencijalno pozitivnog rizika

Šest glavnih procesa koji se tiču upravljanja rizikom:

Planiranje upravljanja rizikom Identifikacija rizika Kvalitativna analiza rizika Kvantitativna analiza rizika Planiranje reakcija na rizike Nadgledanje i kontrola rizika Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 4

Upravljanje rizikom– rezime

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 5

Osnovni pojmovi upravljanja rizikom

Pozitivan rizik (prilika) je u uskoj vezi sa dobrim stvarima koje se dešavaju unutar projekta

Negativan rizik (pretnja) se tiče problema koji mogu da se pojave unutar projekta

Poznati rizik opisuje rizik koji je projektni tim identifikovao i analizirao Nepoznat rizik je onaj koji nije identifikovan od strane tima Funkcija očekivane korisnosti (korisnost rizika) je količina „zadovoljstva“

(korisnost) koja odgovara potencijalnoj vrednosti isplate

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 6

Planiranje upravljanja rizikom

Planiranje upravljanja rizikom je proces odlučivanja izbora pristupa i planiranja aktivnosti za upravljanje rizikom

Glavni izlaz ovog procesa je plan upravljanja rizikom Plan upravljanja rizikom je skup postupaka/pravila za

upravljanje rizikom unutar projekta Ovaj plan je deo plana upravljanja čitavim projektom Plan zavisi od strategije (neutralna, rizična, manje rizična)

Takođe je bitna procena uticaja rizika unutar projekta, verovatnoća njegove pojave

Potrebno je praviti dokumentaciju vezanu za rizik Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 7

Planiranje upravljanja rizikom

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 8

Identifikacija rizika

Identifikacija rizika je proces prepoznavanja potencijalnih događaja koji mogu da ugroze ili poboljšaju određeni projekat

Potrebno je rano uočiti rizike ali i identifikovati ih kasnije usled promene okruženja unutar projekta Da bi upravljali rizikom, najpre je potrebno identifikovati ga

Da bi identifikovali rizike projektni tim mora da pregleda Dokumenta o planiranju projekta (rizik, troškovi, raspored, kvalitet) Ocene o trajanju i koštanju aktivnosti, Registar aktera, Ostalu projektnu dokumentaciju, Organizacione procese na aktivi

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 9

Identifikacija rizika

Tehnike i alati:

Brainstorming je tehnika pomoću koje grupa ljudi pokušava da napravi ideje ili pronađe rešenja za određeni problem spontano predlažući različite ideje Ideje se predlažu na grupnim sesijama

Delphi tehnika predlaže koncept postizanja koncenzusa među stručnjacima koji daju predviđanja o budućem razvoju projekta Ponavlja se set pitanja i odgovora stručnjaka sve dok ti odgovori ne počnu da

teže ka rešenju

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 10

Identifikacija rizika

Intervjuisanje je tehnika za prikupljanje informacija razgovorom (licem u lice), telefonom, mail-om ili brzim sastancima

Intervjuisanje iskusnih eksperata iz IT industrije je veoma korisno za identifikaciju potencijalnih rizika

SWOT analiza (Strengths ,Weaknesses, Opportunities and Threats) je tehnika kod koje se projektni tim fokusira na široki spektar potencijalnih rizika Razgovara se i analiziraju se SWOT aspekti unutar projekta kao i aspekti

konkuretnih projekata

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 11

Identifikacija rizika

Glavni izlaz procesa identifikacije rizika je registar rizika Registar rizika je dokument koji sadrži rezultate različitih

procesa upravljanja rizikom Obično je dat u formi tabele

To je oruđe za dokumentovanje potencijalnih rizičnih događaja i ostalih informacija vezanih za te događaje

Rizični događaj predstavlja određeni neizvestan događaj koji se može javiti na štetu ili u korist projekta Kašnjenje završetka neke aktivnosti u rasporedu Povećanje ocene troškova Završetak posla pre predviđenog roka

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 12

Kvalitativna analiza rizika

Kvalitativna analiza rizika obuhvata procenu verovatnoće i uticaja identifikovanih rizika da bi utvrdila njihovu veličinu i prioritet

Tehnike i alati:

Korišćenje matrica verovatnoća i uticaja Tehnika praćenje najvažnijih rizika Značaj stručnjaka

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 13

Kvalitativna analiza rizika

Matrica verovatnoća i uticaja predstavlja listu verovatnoća pojave rizika na jednoj strani i listu uticaja pojave rizika na drugoj strani

Svaka verovatnoća(uticaj) pojave rizika može biti visoka, srednja ili niska

Na osnovu matrice tim može da se fokusira na rizike sa visokim

uticajem i verovatnoćom

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 14

Kvalitativna analiza rizika

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 15

Tehnika praćenja najvažnijih rizika je alat kvalitativne analize ali i alat za identifikaciju rizika. Održava svest o postojanju rizika tokom čitavog projekta i pomaže u praćenju rizika

Ova tehnika podrazumeva periodičan pregled najbitnijih stavki rizika unutar projekta od strane rukovodioca (i kupaca)

Pregled počinje od rangiranja svake od rizičnih stavki Sadrži prethodno rangiranje, broj prethodnih pojavljivanja u

listi najrizičnijih i progres u odnosu na prethodni pregled Period pregleda može biti tromesečni, mesečni, nedeljni...

Kvalitativna analiza rizika

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 16

Kvantitativna analiza rizika

Ova analiza obično dolazi posle kvalitativne analize a ponekad idu i zajedno

Kod nekih projekata izvodi se samo kvalitativna analiza Veliki projekti zahtevaju kvantitativnu analizu

Tehnike: Analiza stabala odluka Simulacije Analiza osetljivosti

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 17

Kvantitativna analiza rizika

Analiza stabala odluka je tehnika koja se koristi pri izboru odluke o budućem delovanju u situacijama kod kojih su budući ishodi neizvesni

Ova tehnika za prikaz koristi dijagrame - stabla

Uobičajena primena ove tehnike je izračunavanje očekivane novčane vrednosti (Expected Monetary Value – EMV)

Očekivana novčana vrednost predstavlja proizvod verovatnoće rizičnog događaja i novčane vrednosti rizičnog događaja

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 18

EMV - Primer

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 19

Kvantitativna analiza rizika

Simulacija je tehnika koja koristi zastupljenost ili model sistema da bi analizirala očekivano ponašanje ili neku osobinu sistema

Većina simulacija je bazirana na Monte Carlo analizi Monte Carlo analiza može da predvidi verovatnoću završetka

do određenog datuma ili verovatnoću da će troškovi biti manji ili jednaki od određene vrednosti

Mogu se koristiti različite funkcije raspodele pri primeni Monte Carlo analize

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 20

Monte Karlo - primer

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 21

Kvantitativna analiza rizika

Analiza osetljivosti je tehnika izmene jedne ili više promenljivih na ulazu da bi se videla razlika u ishodu

Kod kredita, recimo, promenom godišnje kamate (perioda otplate) menja se vrednost mesečne rate

Od softvera može da se koristi Excell

Ova tehnika se koristi kada je potrebno doneti zajedničku odluku, kao što je određivanje prelomnih tačaka (break-even points), na osnovu različitih (početnih) pretpostavki

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 22

Analiza osetljivosti - primer

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 23

Planiranje reakcija na rizike

Reakcija na rizike jeste definisanje strategije za smanjivanje negativnih rizika i jačanje pozitivnih rizika

Nakon identifikacije i kvantifikacije rizika organizacija mora da odgovori (pruži odgovarajuću reakciju) na njih

Osnovne strategije reakcija na negativan rizik:

Izbegavanje rizika Prihvatanje rizika Premeštanje(transfer) rizika Ublažavanje rizika

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 24

Planiranje reakcija na rizike

Izbegavanje rizika predstavlja eliminaciju potencijalne pretnje, obično, eliminišući njen uzrok Korišćenje poznatog softvera i hardvera

Prihvatanje rizika predstavlja prihvatanja posledica koje izaziva rizik nakon njegovog pojavljivanja

Premeštanje rizika je pomeranje posledica rizika sa rukovodioca na neko treće lice Korišćenje osiguranja

Ublažavanje rizika je smanjivanje uticaja rizičnih događaja tako što se smanjuje verovatnoća njegovog pojavljivanja Korišćenje pouzdanih tehnologija, kompetentnost osoblja

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 25

Planiranje reakcija na rizike

Osnovne strategije reakcija na pozitivan rizik:

Eksploatacija rizika Podela rizika

Unapređenje (poboljšanje) rizika Prihvatanje rizika

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 26

Planiranje reakcija na rizike

Eksploatacija rizika prodazumeva da radite sve što je u vašoj moći da bi se pozitivan rizik desio Opremanje računarske učionice – reklama

Podela rizika ili dodeljivanje vlasništva rizika drugoj strani Obuka nastavnika za rad od strane neke lokalne firme

Unapređenje rizika predstavlja identifikaciju i maksimizaciju ključnih pokretača pozitivnog rizika Upoznati učenike i roditelje sa idejom i držati ih uzbuđenim

Prihvatanje rizika je situacija u kojoj projektni tim ne može ili ne želi da preuzme bilo kakve akcije prema riziku Ne preduzimaju se nikakve akcije a očekuje se dobar rezultat

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 27

Nadgledanje i kontrola rizika

Nadgledanje i kontrola rizika predstavlja izvršavanje procesa upravljanja rizicima radi davanja odgovora na rizične događaje

Projektni tim se ne zaustavlja na početnoj analizi rizika Uočavanje novih rizika za vreme trajanja projekta Promena rangiranja i uticaja već identifikovanih rizika Ponekad projektni tim koristi zaobilaznice – neplanirane

odgovore na rizične događaje – kada nemaju konkretan plan

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje rizikom 28