INTEVENSI INOVASI PDCA
Anjuran: Institut Kualiti & Pengembangan Ilmu (InQKA)
Hakcipta InQKA
© Jun 2018, InQKA UiTM
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
2 Objektif Sesi
Di akhir sesi ini, peserta akan mengetahui ;
kaedah penyelesaian masalahdengan ciptaan inovasi berimpak
tinggi.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
3 PDCA
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
4 Proses PDCA
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
5 Modus Operansi PDCA
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
6
Pemilihan & SasaranProjek
•
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
7 PEMILIHAN PROJEKAktiviti yang perlu dilaksanakan:• Kenalpasti masalah• Jika projek melebihi 5, wajar disenarai
pendek menggunakan kaedah yang sesuai.
• Analisis setiap masalah yang dikenalpasti mengunakan data sejarah
• Pilih masalah yang hendakdiselesaiakan menggunakan kaedahyang sesuai
• Definisikan masalah yang dipilih• Jelaskan latar belakang,VOB dan
VOC masalah• Jelaskan signifikan projek• Jelaskan terminologi yang diguna
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
8 Kenalpasti Projek
SENARAI MASALAH YANG DIKENALPASTI GAMBAR PENCADANG ISU BERKAITAN
PROJEK
1. Sistem Pendaftaran PelajarBalik Lewat ke Kampus kurangberkesan
Hanya 30% pelajar-pelajar yang balik lewat
ke Kampus yang direkodkan dikenakan
tindakan.
2. Kes tidak membawa ID Pelajar meningkat
Kes pelajar tidakmembawa Kad ID
pelajar dalam trend meningkat.
3. Kes kesalahan trafik pelajarmeningkat 20% saman trafik
pelajar rosak
4. Kesukaran memeriksaKenderaan Pelajar Menyingkatkan tempoh
pemeriksaan pelajar.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
9 Senarai Pendek Projek
Bil Cadangan Masalah Objektif Unit Objektif UiTM LonjakanPPPM(PT)
1 Kos Baikpulih Mesin PencetakYang Tinggi
2 Sukar mengemaskini inventoriICT
3 Kawalan suhu “Access Point” Muafakat Wifi
4 Updating OS Online
5 Kos Pembelian Toner Yang Semakin Meningkat
6 Auto PC Formating
7 Data Sistem Inventori TidakDikemaskini
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
10 Analisis Awal Projek
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
11 Pemilihan Projek
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
12 Definisi Projek
• What? Apa masalahnya?
• Why? Mengapa masalah dipilih?
• When? Bila Berlaku?
• Where? Dimana berlaku?
• Who? Siapa yang terlibat?
• How? Bagaimana kumpulan maklum masalah berlaku?
• PengurusanSistemKurangTeratur
What
• 70% pesalahtidak dapatdikesan
Why • Sekarang
When
• Pej Polis Bantuan
Where • Polis Bantuan, Pesalah, Pegawai HEP
Who
• Ada suratpertuduhansalah.
How
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
13 Latar Belakang, VOB dan VOC Projek
Latar Belakang Voice of Business (VOB)Disepanjang tempoh 2017, daripada 310 permohonanditerima hanya 50% iaitu 155 permohonan diluluskan dalamtempoh 14 hari daripada tarikhditerima.
Bidang Tugas HEPHEP bertanggungjawabmenerima dan meluluskanpermohonan pelajarmenganjurkan projek.
Piagam Pelanggan HEPPermohonan pelajar untukmenganjurkan projek diluluskandalam tempoh 14 hari daripadatarikh permohonan diterima.
Voice of Customers (VOC)Sebanyak 24% atau 75 program pelajar dibatalkan kerana lewatmendapat kelulusan Fakulti.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
14 Signifikan Projek
• Mematuhi piagam pelanggan FakultiFungsi Organisasi
• Melaksanakan program pembangunanpelajar yang telah dirancang
KehendakPelanggan
• Mewujudkan pelajar yang berketrampilanPemegang Taruh
• Mengutamakan pembangunan kendiridan sahsiah pelajar
Keadaan danEkosistem Semasa
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
15 Terminologi Projek
BorangLampiran
C
• Borang yang digunakan olehpelajar untuk memohon kelulusanbagi penganjuran program
Program Pelajar
• Program akademik, sukan, sosialatau sebagainya selain program pembangunan pelajar yang dianjurkan oleh Fakulti.
TAPA• Jawatankuasa Tabung Amanah
yang menyediakan peruntukanuntuk pelajar melaksanakanprogram.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
16 SASARAN PROJEK
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Laksanakan penandarasan di
kalangan rakan strategik dan/atauindustri
• Senaraikan amalan terbaik rakanstrategik dan/atau industri berkaitanprojek
• Tetapkan sasaran projek danjustifikasinya
• Nyatakan jangkaan outcome terhadaporganisasi, pelanggan dan pemegangtaruh serta komuniti
• Nyataan jangkaan impak terhadaporganisasi, pelanggan dan pemegangtaruh serta komuniti
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
17 Penandarasan Projek
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
18 Amalan Terbaik Berkaitan Projek
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
19 Sasaran Projek & Justifikasi
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
20 Jangkaan Outcome Projek
• 80% piagam pelanggandicapaiOrganisasi
• 100% program diluluskandilaksanakanPelanggan
• Menambah PencalonanAnugerah Aktiviti Pelajar
PemegangTaruh
• Program komuniti pelajarmeningkat 50%Komuniti
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
21 Jangkaan Impak Projek
• Kepuasan hati pelangganmeningkat 50%Organisasi
• 80% pelajar menyertaiprogram anjuran pelajarPelanggan
• Calon akhir Anugerah AktivitiPelajar
PemegangTaruh
• Generasi pintar yang pedulikomunitiKomuniti
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
22 Kelulusan Pelaksanaan Projek
KEBENARAN MELAKSANAKAN PROJEK
PERMOHONAN MELAKSANAKAN PROJEK
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
23
Analisis PeluangPenambahbaikan
•
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
24 ANALISIS SEBAB/PUNCA MASALAH
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Kenalpasti sebab/punca yang
mengakibatkan masalahmenggunakan Rajah Sebab Akibatatau Rajah Ishikawa menggunakankaedah 5WHY
• Analisis setiap sebab/punca dengankaedah yang sesuai untuk diketahuikebenarannya.
• Rumus sebab/punca sebenar yang mengakibatkan masalah.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
25 Memahami Rajah Sebab Akibat
Rajah Sebab Akibat• Mengenalpasti sebab/punca yang
mengakibatkan sesuatu masalah• Terdapat 4 Faktor Utama yang
mempengaruhi berlakunya masalahiaitu Manusia, Peralatan, Kaedah danBahan.
• Rajah Sebab Dan Akibat dikenali juga dengan Rajah Ishikawa atau Rajah Tulang Ikan.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
26 Analisis Sebab Dan Akibat
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Lukis garisan besar dari Kiri ke Kanan.
Nyatakan masalah di hujung garisansebelah kanan. Nyatakan masalah di hujung garisan sebelah kanan.
• Kenalpasti Faktor-faktor yang mengakibatkan masalah. Lukis garisankecil menyambungkan faktor-faktor kegarisan besar
• Kenalpasti sebab/punca bagi setiap faktormenggunakan kaedah 5WHY yang mengakibatkan masalah. Lukis garisanhalus menyambungkan sebab/punca kesetiap faktor yang berkaitan.
• Cloud sebab/punca paling akhir (Why terakhir) iaitu sebab/punca paling mungkin.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
27 Analisis Sebab/Punca Masalah
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Agih ahli untuk menganalisis sebab/punca
yang dikenalpasti• Analisis hendaklah melaporkan data dan
fakta yang digunakan dan rumusan analisis• Berasaskan laporan buat keputusan sama
ada sebab/punca adalah benar atau tidak.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
28 Sebab/Punca Paling Mungkin
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Rumus sebab/punca benar iaitu
sebab/punca paling mungkin yang mengakibatkan masalah
• Lukiskan sebab/punca benar atausebab/punca paling mungkin mengikutfaktor yang berkaitan dalam Rajah SebabDan Akibat 2
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
29
Cadangan Inovatif & Kreatif danPelaksanaannya
•
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
30 CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Kenalpasti dan nilai cadangan-
cadangan penyelesaian masalah• Rumus cadangan penyelesaian dan
rancangan tindakan penyelesaian• Laksanakan ujicuba dengan
pemantauan.• Dapatkan pengiktirafan pihak
bertauliah akan kebergunaan tindakanpenyelesaian
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
31 Memahami Rajah Pokok
Rajah Pokok (Tree Diagram)• Kenalpasti cadangan-cadangan
penyelesaian atau inovasi bagi bagimengatasi setiap sebab/punca paling mungkin yang mengakibatkanmasalah
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
32 Analisis Inovasi
Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Senaraikan semua inovasi• Analisis kewajaran bagi pelaksanaan
inovasi menggunakan kaedah yang sesuai
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
33 Strategi Pelaksanaan Inovasi
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
34 Pemantauan Ujicuba Inovasi
0
50
100
150
200
250
Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18
Rekod Daftar & Pertuduhan PelajarBalik Lewat
Daftar Pertuduhan
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
35 Semakan UjicubaAktiviti yang dicadangkan:• Rumus data/fakta pelaksanaan uji cuba..• Laksana penambahbaikan inovasi dengan
tumpuan kepada nilai kefungsian, jikaperlu.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
36 Spesifikasi Inovasi
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
37 Pengiktirafan Pakar
Prestasikebergunaaninovasi
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
38
Penyeragaman & Pemantauan
•
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
39 PENYERAGAMAN PROJEK
Aktiviti yang dicadangkan• Pohon kelulusan dokumentasi
baru/pindaan inovasi (MPK/FM/SOP) berkaitan inovasi projek daripada Ketua Jabatan.
• Pohon kelulusan penggunaan inovasiprojek dalam jabatan.
• Anjurkan latihan penggunaan inovasiprojek
• Laksana dan pantau keberkesanan dankeberhasilan penggunaan inovasi projek.
• Atur strategi penyeragaman• Laksana dan pantau keberkesanan dan
keberhasilan penyeragaman inovasi projek
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
40 Kelulusan SOP
KelulusanKetua Jabatan
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
41 Kelulusan Penggunaan Projek
KelulusanKetua Jabatan
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
42 Latihan/Demonstrasi Projek
Perakuankebergunaaninovasi olehpengguna
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
43 Pantau Penggunaan Projek
0
50
100
150
200
250
Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18
Rekod Daftar & Pertuduhan PelajarBalik Lewat
Daftar Pertuduhan
KeperluanPenambahbaikan
TindakanDiambil
Ahli Bertugas
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
44 Strategi Penyeragaman Projek
Jadual penyeragaman dan perakuan penggunaLokasi Penyeragaman Tarikh Mulai Ahli Pemantau TindakanPenyesuaian
MaklumbalaskebergunaanolehPengguna
MaklumbalaskebergunaanolehPengguna
MaklumbalaskebergunaanolehPengguna
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
45 Pantau Penyeragaman Projek
0
200
400
Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18
Prestasi Kebergunaan Lokasi 1
Daftar Pertuduhan
0
200
400
Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18
Prestasi Kebergunaan Lokasi 2
Daftar Pertuduhan
0
200
400
Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18
Prestasi Kebergunaan Lokasi 3
Daftar Pertuduhan
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
46 PENGEMBANGAN PROJEK
Aktiviti yang dicadangkan:• Pohon pelindungan Harta Intelek inovasi
produk daripada RIBU/MyIPO• Laksana latihan/demonstrasi inovasi
produk kepada kumpulan sasaran.• Rancang dan laksana penyeragaman
penggunaan inovasi projek• Laksana promosi inovasi projek.• Terus pantau keberkesanan dan
keberhasilan inovasi projek.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
47 Sijil Pelindungan Harta Intelek
Sijilpelindunganharta intelekdaripada RIBU atau MyIPO
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
48 Promosi Inovasi Projek
Tarikh & Lokasi Perkongsian Bersama Maklumbalas
Maklumbalaskebergunaaninovasi
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
49
Keberhasilan Projek
•
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
50 OUTCOME PROJEK
OUTCOME PROJEK• Laporkan pencapaian sasaran projek
secara terperinci.• Laporkan pencapaian jangkaan Outcome
projek secara terperinci• Kos projek dilaporkan secara terperinci.
Nyatakan jumlah penjimatan/penjanaanyang diperolehi dalam tempoh projek
• Jelaskan nilai tambah yang dihasilkandalam inovasi dan impaknya.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
51 Pencapaian Sasaran Projek
Sasaran
• Kelulusanprojekdalam
tempoh 14hari
Pencapaian Sebenar
• Kelulusanprojekdalam
tempoh 7hari.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
52 Pencapaian Outcome Projek
Aspek Jangkaan Pencapaian
Fungsi Organisasi
Kehendak Pelanggan
Pemegang Taruh
Keadaan & EkosistemSemasa
80%
100%
CalonAnugerah
50%
95%
100%
FinalisAnugerah
70%
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
53 Keberkesanan Kos Projek
Kos Projek
HasilProjek
RM 550
RM 10,000
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
54 Nilai Tambah Inovasi
• PaperlessKos Permohonan
• Lead time permohonan hanya 30 minit
Tempoh Proses Permohonan
• Mesyuarat 1 jam TAPA meluluskan20 permohonan
ProduktivitiKerja
• Kelulusan permohonan bolehdiketahui sehari selepas mesyuarat
Kepuasan HatiPelanggan
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
55 IMPAK PROJEK
5
IMPAK PROJEK• Laporkan pencapaian jangkaan impak
projek terhadap; a) fungsi organisasi; b) kehendak pelanggan; c) piawai pemegangtaruh, dan d) keadaan dan ekosistemsemasa secara terperinci.
• Nyatakan spin-off daripada inovasi projek, jika ada.
• Nyatakan tahap kesediaan replikasi ataupengkomersialan inovasi projek
• Sediakan laporan keseluruhan projek.
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
56 Pencapaian Impak Projek
Aspek Jangkaan Pencapaian
Fungsi Organisasi
Kehendak Pelanggan
Pemegang Taruh
Keadaan & EkosistemSemasa
80%
100%
CalonAnugerah
50%
95%
100%
FinalisAnugerah
70%
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
57 Spin-Off Projek
One-touchanalisis penganjuran
projek pelajar
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
58 Tahap kesediaan Pengembangan Projek
Sistem Stand-alone yang mudahadaptasi ke Sistem
Online© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018
Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)
Universiti Teknologi MARA
Blok A, Aras 5,
Bangunan Akademik 2,
40450 Shah Alam, Selangor
Tel: +603 5543 5702/5711/5703/5713/5732
Faks: +603 5543 5721/5722
Laman Web: http://inqka.uitm.edu.my/
Emel: [email protected]
Terima Kasih
Like and Follow us :
Rujukan:
1) Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2016
2) Slaid taklimat KIK HB MAMPU & INTAN
3) https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_89.htm
Draf: 01, Pindaan: 00, tarikh: Februari 2018
© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018