UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA
(MAMPU) JABATAN PERDANA MENTERI
PROSEDUR OPERASI STANDARD
PENGURUSAN LATIHAN 1GovUC (KATEGORI: MIGRASI/004)
ISO/IEC 27001:2013 Disediakan Oleh:
.........................................
Nama : Noriha binti Abu
Talib
Jawatan : Penolong
Pengarah
Bahagian Pembangunan
Perkhidmatan Gunasama
Infrastruktur Dan
Keselamatan ICT
Tarikh :
Disemak Oleh:
.........................................
Nama : Abdul Hadi Jehmica
Abdullah
Jawatan : Ketua Penolong
Pengarah
Bahagian Pembangunan
Perkhidmatan Gunasama
Infrastruktur Dan
Keselamatan ICT
Tarikh :
Diluluskan Oleh:
........................................
Nama : Tuan Haji Mohd
Puad bin Zainal Abidin
Jawatan : Ketua Penolong
Pengarah Kanan,
Bahagian Pembangunan
Perkhidmatan Gunasama
Infrastruktur Dan
Keselamatan ICT
Tarikh :
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: ii
SULIT
REKOD PINDAAN DOKUMEN
TARIKH
NO.
KELUARAN /
PINDAAN
BAB / MUKA
SURAT KETERANGAN PINDAAN
16 Jun 2015 Versi 1.0 - Dokumen baru
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: iii
SULIT
KANDUNGAN
1.0 TUJUAN .......................................................................................................... 1
2.0 TANGGUNGJAWAB ...................................................................................... 1
3.0 ISTILAH-ISTILAH ........................................................................................... 2
4.0 PROSEDUR CARTA ALIR ............................................................................. 3
4.1 Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi ................................................ 3
4.1.1. Penerangan Proses Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi .... 4
4.2 Carta Alir Taklimat Pengguna .............................................................. 6
4.2.1. Penerangan Proses Carta Alir Taklimat Pengguna .................... 7
4.3 Carta Alir Permohonan Latihan / Taklimat Tambahan .......................... 8
4.3.1. Penerangan Proses Carta Alir Permohonan Latihan / Taklimat
Tambahan .................................................................................. 8
5.0 BORANG......................................................................................................... 9
6.0 KAWALAN REKOD ........................................................................................ 9
7.0 LAMPIRAN...................................................................................................... 9
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 1
SULIT
1.0 TUJUAN
Tujuan utama Prosidur Operasi Standard ini adalah sebagai panduan dan
menjadi rujukan lengkap di dalam operasi pelaksanaan latihan 1GovUC.
Tujuan utama SOP Latihan ini adalah untuk memaklumkan mengenai semua
proses yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan selepas latihan 1GovUC
dilaksanakan. Dokumen ini juga memberikan penjelasan tentang aliran
proses kerja, tanggungjawab dan unit berkaitan dalam proses kerja tersebut.
Konsep latihan adalah berasaskan Train-The-Trainer (TTT). Terdapat dua (2)
kategori latihan untuk agensi iaitu:
Bil Latihan Kaedah
Penyampaian Sasaran Peserta
Bilangan Peserta
Durasi
1
Latihan Pentadbir UC
Hands-On Pentadbir UC di agensi
Seperti termaktub di dalam Kontrak
Seperti termaktub di dalam Kontrak
2 Latihan Pengguna
Demonstrasi cara penggunaan
Pengguna di agensi
Seperti termaktub di dalam Kontrak
Seperti termaktub di dalam Kontrak
2.0 TANGGUNGJAWAB
MAMPU, Agensi dan Telekom Malaysia Berhad bertanggungjawab untuk
memastikan bahawa prosedur berikut dijalankan apabila sesi Latihan
1GovUC diadakan.
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 2
SULIT
3.0 ISTILAH-ISTILAH
ISTILAH KETERANGAN
SOP Standard Operating Procedure / Prosedur Operasi
Standard.
Unit Pemodenan
Tadbiran dan
Perancangan
Pengurusan
Malaysia
(MAMPU)
Agensi kerajaan yang bertanggungjawab menyedia dan
mengurus perkhidmatan 1GovUC.
Pengguna Warga yang sedang berkhidmat di agensi yang
didaftarkan di dalam sistem 1GovUC.
Pentadbir UC
Agensi
Pegawai Agensi yang dipertanggungjawabkan untuk
menyelaras dan memberi khidmat sokongan bagi
perkhidmatan1GovUC.
Pentadbir UC
MAMPU
Pegawai MAMPU yang dipertanggungjawabkan untuk
menyelaras dan memberi khidmat sokongan bagi
perkhidmatan1GovUC.
Agensi Sektor awam di Malaysia.
Telekom
Malaysia Berhad
(TM)
Pihak pembekal yang dipertanggungjawabkan untuk
melaksana dan menyenggara perkhidmatan 1GovUC.
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 3
SULIT
4.0 PROSEDUR CARTA ALIR
4.1 Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi
Mencadangkan tarikh dan agenda latihan.
Sekiranya cadangan tarikh dan agenda
latihan tidak dipersetujui, kembali ke langkah
pertama. Jika setuju teruskan ke langkah 3.
Mengesahkan senarai Pentadbir UC Agensi
yang akan hadir ke sesi latihan.
Menyediakan agenda dan silibus latihan.
Menyediakan tempat dan keperluan
peralatan latihan.
Menyediakan akaun latihan berdasarkan
senarai peserta yang telah diberi.
Menghantar jemputan dan memaklumkan
lokasi kepada peserta.
Menguruskan dan menyediakan
makan/minum kepada peserta latihan.
Latihan dijalankan kepada Pentadbir UC
Agensi.
Perisian aplikasi akan diedarkan kepada
Pentadbir UC Agensi semasa sesi latihan.
Penilaian keberkesanan latihan oleh peserta
Sijil latihan diedarkan melalui agensi.
Tamat
Tak
Setuju
Setuju
Mula
1
2
4
3
5
6
7
8
9
10
11
12
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 4
SULIT
4.1.1. Penerangan Proses Carta Alir Latihan Pentadbir UC Agensi
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
1 Mencadangkan tarikh dan agenda
latihan selepas persetujuan agensi.
TM
2 Sekiranya cadangan tarikh dan agenda
latihan tidak dipersetujui, kembali ke
langkah pertama. Jika setuju teruskan
ke langkah 3.
TM
3 Mengesahkan senarai Pentadbir UC
Agensi yang akan hadir ke sesi latihan.
Pentadbir UC
Agensi
4 Menyediakan agenda dan silibus
latihan.
TM
5 Menyediakan tempat dan keperluan
peralatan latihan (projektor, capaian
internet dan desktop / laptop)
Pentadbir UC
Agensi
6 Menyediakan akaun latihan untuk
perkhidmatan 1GovUC yang terlibat
berdasarkan senarai peserta yang telah
diberi.
TM
7 Menghantar jemputan dan
memaklumkan lokasi kepada peserta.
Pentadbir UC
Agensi
8 Menguruskan dan menyediakan
makan/minum kepada peserta latihan.
Pentadbir UC
Agensi
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 5
SULIT
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
9 Latihan dijalankan kepada Pentadbir
UC Agensi.
TM
10 Perisian aplikasi akan diedarkan
kepada Pentadbir UC Agensi semasa
sesi latihan.
TM
11 Penilaian keberkesanan latihan oleh
peserta (MAMPU-ISMS-P3-004-
1GovUC-001 – Borang Maklumbalas
Pelanggan)
TM
12 Sijil latihan diedarkan melalui agensi. TM
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 6
SULIT
4.2 Carta Alir Taklimat Pengguna
Mencadangkan tarikh dan agenda taklimat.
Sekiranya cadangan tarikh, agenda dan
bahan latihan tidak dipersetujui, kembali ke
langkah pertama. Jika setuju teruskan ke
langkah 3.
Menyediakan agenda dan silibus taklimat.
Menyediakan tempat dan peralatan taklimat.
Menghantar jemputan dan memaklumkan
lokasi kepada peserta.
Menghantar peringatan kepada peserta.
Menguruskan dan menyediakan
makan/minum.
Menjalankan taklimat.
Tamat
Tak
Setuju
Setuju
Mula
1
2
4
3
5
6
7
8
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 7
SULIT
4.2.1. Penerangan Proses Carta Alir Taklimat Pengguna
Bil. Tugas Pegawai Yang
Bertanggungjawab
1 Mencadangkan tarikh dan agenda
taklimat.
TM
2 Sekiranya cadangan tarikh, agenda dan
bahan latihan tidak dipersetujui,
kembali ke langkah pertama. Jika
setuju teruskan ke langkah 3.
TM
3 Menyediakan agenda dan silibus
taklimat.
TM
4 Menyediakan tempat dan peralatan
taklimat.
Pentadbir UC
Agensi
5 Menghantar jemputan dan
memaklumkan lokasi kepada peserta.
Pentadbir UC
Agensi
6 Menghantar peringatan kepada peserta
taklimat yang terlibat melalui e-mel
sebelum tarikh taklimat beserta salinan
e-mel jemputan kepada pihak TM dan
MAMPU untuk tujuan pemantauan.
Pentadbir UC
Agensi
7 Mengurus dan menyediakan
makan/minum kepada peserta taklimat.
Pentadbir UC
Agensi
8 Taklimat dijalankan kepada pengguna
di agensi.
TM
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 8
SULIT
4.3 Carta Alir Permohonan Latihan / Taklimat Tambahan
Memajukan permohonan kepada MAMPU.
Proses kelulusan.
Latihan / Taklimat dijalankan.
4.3.1. Penerangan Proses Carta Alir Permohonan Latihan /
Taklimat Tambahan
Bil. Tugas Pegawai Yang
Bertanggungjawab
1 Agensi akan membuat permohonan
melalui e-mel kepada PMO MAMPU
seperti dibawah:
Agensi hendaklah memaklumkan
kepada pihak MAMPU berkenaan
latihan / taklimat dan tarikh yang
dipohon.
Agensi
Tamat
Tak
Setuju
Setuju
Mula
1
2
3
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD MIGRASI – LATIHAN 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 9
SULIT
Bil. Tugas Pegawai Yang
Bertanggungjawab
2 Pihak MAMPU akan menilai
permohonan agensi samada keperluan
tersebut perlu atau tidak. Sekiranya
perlu, permohonan akan dimajukan
kepada pihak TM. Sekiranya tidak,
pihak MAMPU akan memaklumkan
kepada pihak agensi.
MAMPU
3 Latihan / taklimat dijalankan. TM
5.0 BORANG
Berikut merupakan borang yang digunakan:
Borang Maklumbalas Pelanggan
6.0 KAWALAN REKOD
Kesemua borang perlu difailkan di dalam fail yang telah ditetapkan bagi
memastikan kesediaan borang, jika terdapat sebarang isu melibatkan
pelaksanaan prosedur ini.
7.0 LAMPIRAN
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-001 – Borang Maklumbalas
Pelanggan
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-002 – Sijil Penyertaan Latihan
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-001
BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 10
SULIT
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-001
BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 11
SULIT
SULIT
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/004-1GovUC-002
SIJIL PENYERTAAN LATIHAN
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat: 12
SULIT