การจดการสารสนเทศ

ประกอบดวยขนตอนหลกใน

การท างานหลายสวนซงสามารถเปนไปตาม

วฎจกรการประมวลผลสารสนเทศ

(information processing cycle) ดงน

วฏจกรการประมวลผลสารสนเทศ ทมา http://sirinuj.net/webdream/TechnoUnit_23.html

การจดการสารสนเทศ

2.2

1

การรวบรวมขอมลอาจเปนการรวบรวมขอมลจาก

แหลงก าเนดขอมลโดยใชวธสงเกตหรอสอบถาม เชน

ขอมลคะแนนสอบจากสมดประจ าตวนกเรยน ใบ

ฝากหรอถอนเงน ขอมลจากการอานบารโคดของ

สนคา หรอรวบรวมขอมลจากขอมลทมอยแลว เชน

ขอมลในวารสาร และรายงานการวจย

(1)

การรวบรวมขอมล

(2)

การตรวจสอบขอมล

เม อมการรวบรวมขอมลแล วจ าเป นต องมการ

ตรวจสอบขอมลเพอความถกตอง ขอมลทเกบเขา

ระบบตองมความน าเชอถ อ หากขอมลมความ

ผดพลาด จะท าใหผลลพธจากการประมวลผล

ผดพลาดตามไปดวย หากตรวจพบตองท าการแกไข

ตวอยางขอมลทเกบในรปแบบตางกน

ชอ - นามสกล วนเกด

กรแกว รตนกาส 12 เมษายน 2547

อรอน กรรณศกด 6 ม.ค. 2548

เจตน พงศสกล 25/03/2547

สข เสมอ ๑ มกราคม ๒๕๔๗

คาณ พรหมประจกษ 21-06-49

เมชยา คนากนย 26 เม.ย. 2547

จากตวอยางขอมลทเกบในรปแบบตางกนดานลาง เมอพจารณา

ขอมลวนเกดจะเหนวามรปแบบทแตกตางกน และตองการน าไป

ประมวลผล ถาขอมลมจ านวนมาก และใชมนษยเปนผประมวลผล

ผลลพธอาจผดพลาดได เชน ตองการหาจ านวนคนทเกดกอนวนท

13 เมษายน พ.ศ. 2547 เปนตน

(3)

การเตรยมขอมล

ขอมลท มการรวบรวมมานน อาจมหลากหลาย

รปแบบทแตกตางกนไปท าใหการน าไปประมวลผล

ขอมลอาจเกดความผดพลาดได ดงนนจงควรมการ

เตรยมขอมลใหอยในรปแบบเดยวกนเพอความสะดวก

ในการประมวลผลและใหไดผลลพธทถกตอง

หากใชเครองคอมพวเตอรประมวลผล แตขอมลมรปแบบทแตกตางกน

ท าใหคอมพวเตอรไมสามารถประมวลผลได ดงนนเราจงควรเปลยน

ขอมลใหอยในรปแบบเดยวกนเพอใหงายตอการประมวลผล

จากตารางตวอยางการเปลยนขอมลใหอยในรปแบบเดยวกนขางลาง

ขอมลวนเกดสามารถเปลยนใหอยในรปแบบเดยวกนได

ตวอยางการเปลยนขอมลใหอยในรปแบบเดยวกน

วนเกด

12/04/47

6/03/48

25/03/47

1/01/47

21/0/-49

26/04/47

ชอ – สกล วนเกด

กรแกว รตนกาส 12 เมษายน 2547

อรอน กรรณศกด 6 ม.ค. 2548

เจตน พงศสกล 25/03/2547

สข เสมอ ๑ มกราคม ๒๕๔๗

คาณ พรหมประจกษ 21-06-49

เมชยา คนากนย 26 เม.ย. 2547

2

การเรยงล าดบ

วธการประมวลผลขอมล

ประกอบดวยการท างานลกษณะตางๆ ดงน

2)

การจดกลม

หรอจ าแนกประเภท

1)

เปนการจดขอมลทมลกษณะหรอคณสมบตคลายคลง

กนไวกลมเดยวกนเพอใหสอดคลองกบความตองการ

ในการประมวลผล เชน การจ าแนกรายชอนกเรยน

ตามระดบชน การจ าแนกรายการเบก-จายเงนใน

บญชธนาคารตามประเภทของการฝาก การจดกลม

หรอจ าแนกประเภทขอมลมประโยชนในการจดเกบ

คนหา หรอจดสงขอมลไปยงสวนทเกยวของ

เปนการเรยงขอมลตวเลขหรอตวอกษรตามล าดบท

ตองการเพอใหเรยกใชงานไดงาย การเรยงอาจเรยง

จากมากไปหานอยหรอจากนอยไปหามาก เชน

จดเรยงเลขประจ าตวตามล าดบรายชอนกเรยน

จดเรยงรายการเบก-จายในบญชธนาคารตามวนท

ของรายการเบก-จาย จากอดตมาถงปจจบน การ

จดเรยงขอมลชวยใหสามารถเรยกใชหรอคนหาขอมล

ท าไดงาย สะดวก และประหยดเวลา

การค านวณ

การคนคน

การรวมขอมล

3)

4)

5)

ขอมลทจดเกบมทงขอมลทเปนตวอกขระ ขอความ

และตวเลข ดงนนอาจมความจ าเปนตองมการ

ค านวณขอมลทไดมาเพอหาผลลพธแลวน ามาใชตาม

ความตองการ เชน ค านวณหาคะแนนเฉลยจาก

ค ะแ นนสอบกล างภ าค ขอ งน ก เร ย น ท งห มด

ค านวณหาดอกเบยและภาษของยอดเงนฝากประจ า

ค านวณวนและเวลาทจะเกดสรยปราคาเตมดวง

เปนการเรยกใชขอมลเฉพาะกลมขอมลทสนใจ เชน

คะแนนสอบของนกเรยนทมเลขประจ าตว 40041113

คะแนนเฉลยนกเรยนทเกน 3.8

เปนการรวมขอมลตงแต 2 ชดเขาดวยกนอยางมล าดบ

เชน ขอมลนกเรยนเทากบนกเรยนท เขาเรยนใหม

ขอมลลกคาในสาขาตาง ๆ ของธนาคาร

การสรป

6)

1.6 การสรป เปนการรวบรวมเฉพาะใจความส าคญ

ของขอมลในรปแบบทกะทดรดเพอใหสะดวกตอการท า

ความเขาใจหรอน ามาวเคราะหเพอตดสนใจ เชน สรป

จ านวนนกเรยนทสอบผาน สรปจ านวนลกคาท เปด

บญชเพมในเดอนกมภาพนธ

ในการประมวลผลนน ถาขอมลมจ านวนไมมาก

และใชในงานขนาดเลก การประมวลผลกสามารถท าดวยมอได

แตถาในงานขนาดใหญ มขอมลมากขน จะมการน าเครองจกร

หรอคอมพวเตอรมาใชเปนอปกรณเพออ านวยความสะดวก

ในการท างานและชวยประหยดคาใชจาย

ขอมลทมการส ารวจ หรอประมวลผลใหเปนสารสนเทศ

จ าเปนตองด าเนนการจดเกบไวเพอใชในภายหลง การจดเกบ

สมยใหมมกเปลยนขอมลใหอยในรปทสามารถจดเกบ

ในสออเลกทรอนกส เชน ฮารดดสก แผนซด แผนดวด

และหนวยความจ าแบบแฟลช

1)

3

การปรบปรงเปลยนแปลงขอมลใหมความทนสมย

สอดคลองกบเหตการณและเวลาทเปลยนแปลงไป

เชน การเปลยนทอยหรอหมายเลขโทรศพทของลกคา

การเปลยนอตราทใชค านวณดอกเบย

หรอภาษส าหรบเงนฝากประจ า

การจดท าส าเนาขอมลจากชดเดมเพอปองกนการสญหาย

หรอเสยหายทอาจเกดขนกบขอมล และเมอมขอมลทจดเกบ

ในสออเลกทรอนกสตาง ๆ การท าส าเนาจะท าไดงาย และท าได

เปนจ านวนมาก อปกรณทใชท าส าเนา เชน เครองพมพ

เครองถายเอกสาร สอบนทก เชน แผนบนทก

แผนซด และแผนดวด

2)

3)

4