1

ใบความรู ท่ี 2

เร่ือง ขอมูลและสารสนเทศ

1. ความหมายของขอมูล

ขอมูล คือ ขอเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สัตว สิ่งของ สถานที่ หรือเหตุการณตางๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจเปน

ขอความ ตัวเลข หรือภาพก็ได ขอมูลควรจะเปนสิ่งที่เปนขอเท็จจริงและเปนความจริง

2. ประเภทของขอมูล

สารสนเทศ คือขอมูลที่ผานการประมวลผลแลว ซึ่งสามารถนําไปใชประโยชนไดตามวัตถุประสงค

ของผูใช สารสนเทศที่ดีจะตองไดจากขอมูลที่ดี คุณสมบัติของขอมูลที่ดี มีดังน้ี

· ถูกตอง

· ทันเวลา

· สอดคลองกับงาน

· สามารถตรวจสอบได

· ครบถวน

สารสนเทศสามารถแบงแยกประเภทออกตามสภาพความตองการที่จัดทําขึ้นได ดังน้ี

1. สารสนเทศที่ทําประจํา เชน การทํารายงานสรุปจํานวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแตละวัน รายงานรายรับ

รายจายประจําวันของโรงเรียน

2. สารสนเทศที่ตองทําตามกฎหมาย เชน การทําบัญชีงบดุลของบริษัทที่ตองยื่นตอทางราชการ และเพื่อใช

ในการเสียภาษี

3. สารสนเทศที่ไดรับมอบหมายใหจัดทําขึ้นโดยเฉพาะ เชน รายงานขอมูลที่ชวยสนับสนุนการตัดสินใจ

2

สวนประกอบของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเปนงานที่ตองใชสวนประกอบหลายอยาง ในการทําใหเกิดเปนกลไกในการนํา

ขอมูล มาใชใหเกิดประโยชนได สวนประกอบที่สําคัญของระบบสารสนเทศมี 5 สวน คือ

1. บุคลากร

2. ขั้นตอนการปฏิบัติ

3. เคร่ืองคอมพิวเตอรและอุปกรณ

4. ซอฟตแวร

5. ขอมูล

ขอมูลสามารถแบงไดเปน 2 ประเภท คือ

1. ขอมูลปฐมภูมิ เปนขอมูลที่ไดจากแหลงขอมูลโดยตรง เชน ขอมูลที่ไดจากการสอบถามโดยตรง การ

สัมภาษณ การสํารวจ การจดบันทึก เชน การสอบถามอายุของเพื่อน ขอมูลที่ไดจากเคร่ืองจักรอัตโนมัติ

ไดแก เคร่ืองอานรหัสแทง เคร่ืองอานเคร่ืองหมายบนกระดาษ

2. ขอมูลทุติยภูมิ เปนขอมูลที่ไดจากขอมูลที่มีผูอ่ืนรวบรวมไวใหแลว ผูใชขอมูลไมจําเปนตอง ไปสํารวจเอง

เชน ขอมูลสถิติตาง ที่หนวยงานรัฐบาลทําไวแลว เชน สถิตจํานวนประชากร สถิติการสงสินคาออก สถิติ

การนําสินคาเขา ขอมูลเหลาน้ีมีการตีพิมพเผยแพรเพื่อใหนําไปใชงาน ไดตอไป

การประมวลผลขอมูล คือ

การนําขอมูลที่เก็บรวบรวมไดมาผานกระบวนการตางๆ เพื่อแปรสภาพขอมูลใหอยูในรูปแบบที่ตองการ ที่

เรียกวา "สารสนเทศ "

วิธีการประมวลผล จําแนกได 3 วิธี

1. การประมวลผลดวยมือ (Manual Data Processing) เชน ใชลูกคิด , เคร่ืองคิดเลข การประมวลผลแบบน้ี

เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณขอมูลไมมากนัก และการคํานวณไมยุงยากซับซอน

2. การประมวลผลดวยเคร่ืองจักร (Mechanical Data Processing) เชน เคร่ืองทําบัญชีดวยบัตรเจาะรู การ

ประมวลผลแบบน้ีเหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีขอมูปริมาณปานกลาง และตองการความเร็วในการทํางาน

ปานกลาง

3. การประมวลผลขอมูลดวยเคร่ืองอิเล็กทรอนิกส (Electronic Data Processing) ซึ่งหมายถึง เคร่ือง

คอมพิวเตอรน่ันเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมตอการประมวลผลดวย เคร่ืองคอมพิวเตอร คือ งานที่มีปริมาณ

มากๆ ตองการความถูกตองรวดเร็ว มีขั้นตอนในการทํางานซ้ําๆ กัน และมีการคํานวณที่ยุงยากซับซอน

ขั้นตอนการประมวลผลขอมูล หรือขั้นตอนใหไดมาซึ่งสารสนเทศ แบงออกเปน 3 ขั้นตอน ดังน้ี

3

1. ขั้นเตรียมขอมูล (Input) : การลงรหัส , การตรวจสอบแกไขขอมูล , การแยกประเภทขอมูล , การบันทึก

ขอมูลลงสื่อ

2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคํานวณ , การเรียงลําดับขอมูล , การดึงขอมูลมาใช , การรวมขอมูล

3. ขั้นการแสดงผลลัพธ (Output) : ผลสรุปรายงาน

วิธีการประมวลผล แบงตามระยะเวลาออกไดเปน 2 วิธี

1. การประมวลผลแบบแบทซ หรือแบบกลุม (Batch Processing)

เปนการเก็บรวบรวมขอมูลไวระยะเวลาหน่ึงแลวจึงจะประมวลผลได เชน การคิดเกรด ตองเก็บรวบรวม

คะแนนต้ังแตตนเทอม จนถึงปลายเทอม แลวจึงทําการรวบรวมประมวลผลไดเปนเกรดตอนปลายเทอม

2. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing)เปนการประมวลผลแบบทันทีทันใด ไมตองรอ

ระยะเวลา เชน การถอนเงินจากเคร่ืองเอทีเอ็ม ไมตองรอนาน เคร่ืองจะทําการจายเงินออกมาทันที