Upload
ervina-nurjanah
View
846
Download
10
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Tahapan dari siklus penyimpanan mencakup penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan. Dua tahap terakhir yaitu pemeliharaan meliputi kegiatan menyimpan, menemukan kembali dan memelihara arsip. Sedangkan tahap penyusunan meliputi kegiatan memindahkan, mempertahankan atau memusnahkan arsip.
Citation preview
Menyimpan, Menemukan Kembali dan
Memindahkan Arsip
Kelompok 7 :
Ervina Nurjanah - 210210130078
Erlane Rahayu - 210210130106
Rahmadini - 210210130097
Menyimpan ArsipTahapan dari siklus penyimpanan mencakup penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan. Dua tahap terakhir yaitu pemeliharaan meliputi kegiatan menyimpan, menemukan kembali dan memelihara arsip. Sedangkan tahap penyusunan meliputi kegiatan memindahkan, mempertahankan atau memusnahkan arsip.
Nilai dari Arsip· Arsip yang
tidak penting· Arsip yang
Berguna· Arsip penting· Arsip sangat
penting
Inventarisasi Arsip
Inventarisasi arsip adalah sebuah daftar terperinci yang bisa mencakup jenis, tempat, tanggal, isi, peralatan, sistem klasifikasi dan pemakai data dari arsip organisasi.
Penelusuran Arsip
Penelusuran adalah proses menemukan dan menghapus arsip atau file dari penyimpanan atau mengakses informasi dari data yang tersimpan pada sistem komputer.
Cara Penelusuran Arsip· Secara manual· Dengan mesin· Secara elektronik
Langkah penelusuran arsip
1. Menerima permintaan untuk penyimpanan arsip
2. Memerikasa indeks untuk lokasi penyimpanan arsip
3. Mencari arsip4. Menelusuri arsip5. Menghapus arsip
dari penyimpanan
Lanjutan….
1.Mengisi arsip keluar kepada pemohon
2.Mengirim arsip kepada pemohon
3.Menindaklanjuti peminjaman arsip
4.Menerima arsip untuk disimpan kembali
5.Menyimpan kembali arsip
Penelusuran dan Siklus Penyimpanan Kembali
Idealnya, orang yang menyimpan arsip juga merupakan orang yang nantinya mencari dan menghapus arsip tersebut dari penyimpanan ketika diminta
Pengiriman / transfer dokumen
Pengiriman dokumen merupakan tindakan mengubah pemeliharaan fisik arsip dengan atau tanpa perubahan judul yang sah dengan kata lain pengiriman dokumen merupakan proses memindahkan arsip dari satu penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, tetapi tetap dimiliki oleh perusahaan yang sama.
Disposisi Arsip
Pada tahap disposisi beberapa keputusan yang bisa diambil adalah :
· Menghancurkan dokumen
· Mempertahankan dokumen secara permanen
· Mentransfer dokumen ke penyimpanan tidak aktif
Pengelompokan ArsipBerdasarkan aktivitasnya, arsip dibedakan menjadi:
1.Arsip aktif2.Arsip in-aktif3.Arsip statis
(archive)
Metode transfer1. Metode transfer terus menerus
2. Metode transfer berkala
Prosedur Kontrol Pusat Arsip
Indeks arsip tidak aktif merupakan indeks semua arsip di pusat penyimpanan arsip tidak aktif . Indeks ini berisi rincian tentang arsip aktif yaitu tanggal arsip diciptakan , deskripsi dari seri arsip , departemen yang memiliki arsip tersebut , otorisasi untuk transfer ke penyimpanan tidak aktif , lokasi arsip di pusat penyimpanan arsip, periode penyimpanan , dan tanggal disposisi .
Software Pusat arsipPusat arsip biasanya memiliki perangkat lunak yang berupa kombinasi antara RFID dan sistem bar code.
Terima kasih