PMP Preparation - 03 Framework

Lecture 3

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

Project ManagementFramework

Lecture 3: Project Management Framework (1/14)

Contents


• Assumpt ions1. Pro jec t , Program, and Por t fo l io2. Pro jec t & S t ra teg ic Management3. Pro jec t Management Of f i ce (PMO)4. Stakeho lder Management5. Organ iza t iona l S t ruc tu re6. L i fecyc le7. Enterpr i se Env i ronmenta l Fac to rs8. Organ iza t iona l P rocess Asse ts9. PMBOK St ruc tu re


Assumptions


افتراضات الفكر العام الدارة المشروعات طبقا لرؤية معهد ادارة المشروعات :

سمات مدير المشروع :• لحة المشروعJم بمصJل المشروع و يهتJة تفعيJي بدايJه فJم تعيينJيت

على حساب مصلحته الشخصية ذJJا يعرف خطوات االدارة و يعرف اهداف تنفيJJل اداريJJيكون مؤه

المشروع و يتماشى معها حابJل و اصJق العمJن فريJبيانات مJى الJط بناءاً علJل الخطJيقوم بعم

المصلحة لJن حJل بدال مJع المشاكJم بمنJة, و يهتJد ادارة الموارد البشريJيجي

المشاكل.يفهم العقد و يقوم بتنفيذ كامل شروطه و ان بدت غير هامه له

لJه صJالحيات محددة بوضوح , PMOالمنظمJة بهJا مكتJب ادارة مشروعات •و عندهJا بيانات مسJجلة عJن كJل المشاريJع السJابقة , و كJل مشروع لJه خطJJة تحتوي علJJى خطJJط فرعيJJة لكJJل المجاالت قام باعدادهJJا مديJJر المشروع و تJم مراعاة احتياجات اصJحاب المصJلحة عنJد اعداد الخطJط , و

تكون الخطة منطقية و يوافق عليها الجميع و يتم ادارة المشروع بها.

• JJة الJمح بعمليJال يسgold plating ائص المشروعJي زيادة خصJي تعنJو التدون أجر اضافي.


1. Project, Program, Portfolio


Project : A temporary endeavor undertaken to create a unique product,

service, or result.

مثل خدمة فريدةمثل مبنى او ماكينة او منتج فريدنشاط مؤقت يتم اجراءه لعمل مثل بحث بيئي. الحظ انه مؤقت الن له بداية و نتيجة فريدةاعمال استشارات او

و يكون فريد ألن خصائص المشروع ال operationalنهاية بعكس االعمال المستمرة Project Management : Application of knowledge, skills, tools, and techniques toتتكرر )الزمن, المكان, التكاليف, االفراد, ... الخ( و ان تكرر جزء منها.

project activities to meet the project requirements.

Project Management Process Groups : 1.Initiation, 2.Planning, 3.Execution, 4.Monitor & Control, and 5.Closing

PM Knowledge Areas :1.Integration management, 2.Scope management, 3.Time management, 4.Cost

management, 5.Quality management, 6.HR management, 7.Communication

management, 8.Risk management, 9.Procurement management, 10. Stakeholder

Management.


1. Project, Program, Portfolio


Program : Group of related projects managed in a coordinated way to obtain

benefits and control not available from managing them individually.

مجموعة من المشاريع المرتبطة ببعضها يتم ادارتها بطريقة متناسقة للحصول على فائدة من ذلك.

يمكن ان يحتوي البرنامج على مشاريع او برامج فرعية او خليط منهما.Portfolio : A collection of projects or programs and other work that are

grouped together to facilitate effective management of the work to meet

strategic business objectives.

مجموعة من البرامج او المشاريع و االعمال االخري يتم تجميعها داخل حقيبة استثمارية و ال يشترط ان تكون مرتبطة و لكن وضعها في حقيبة واحدة يساهم في تحقيق

االهداف االستراتيجية.Operational Work : Ongoing work like manufacturing, production, plant work,

and assembly lines.

األعمال المستمرة مثل االنتاج و التصنيع و خطوط التجميع, و تكون مستمرة )بعكس المشاريع(


2. Project & Strategic Management


• Organizations need to achieve objectives within their strategic plan.

• Projects are means to achieve these objectives.

• Examples of strategic considerations:

• Market Demand (need for housing, need for certain food, … etc.)

• Opportunity / Business need (university in a new cities, petrochemical

plant in countries that have sources of oil / gas).

• Social Needs (need for electricity, hospital, mosque).

• Environmental Consideration (Producing material for green buildings).

• Customer Request (electrical substation for a private park).

• Technological Advance (utilization of electronics in vehicles).

• Legal Requirements (chemical treatment of industrial waste).


3. Project Management Office


PMO : An organizational body or entity assigned variable responsibilities

related to the centralized and coordinated management to those projects

under its domain.

يجب مراعاة ان يكون دور مكتب المشروعات محدد بوضوح بحيث ال يحيد عنه بالزيادة او النقص

PMO Roles : ادوار مكتب المشروعات• Managing shared resources across projectsادارة الموارد ما بين المشاريع • Developing methodologies and best practices اعداد المنهجيات و الممارسات

الجيدة• Coaching, mentoring, and training التدريب و التأهيل • Monitoring compliance with standards and policies المراقبة للمشاريع• Coordinating communication across projects تنسيق االتصال ما بين المشاريع و

بعضها

و ايضXا قXد يكون مXن صXالحيات مكتXب المشروعات الدعXم بالموارد او بمدراء المشاريXع , انهاء المشاريXع , المشاركXة فXي دراسXة و البXت فXي التغييXر , التوجيXه , االمداد بالنماذج و

الدروس المستفادة من مشاريع اخرى.


3. Project Management Office


PMO Types: أنماط مكتب المشروعات• Supportive (Low Level of Control)

Providing methodologies such as procedures, templates, best practice, and

lessons learned.

• Controlling (Moderate Level of Control)

In addition to providing such methodologies, this type of PMO requires the

obligation to what has been provided.

• Directive (High Level of Control)

This type of PMO is involved directly in the management of project.


4. Stakeholder Management


Stakeholder : Persons or organizations who are actively involved in the

project or whose interests may be positively or negatively affected by the

performance or completion of the project.

االشخاص او المنظمات داخل المشروع او من سيتأثر بااليجاب او السلب من تنفيذ المشروع.

ال بد من النظر اليهم على انهم فريق عمل مساعد بحيث انك تسمع منهم و ترضي توقعاتهم و احتياجاتهم

Examples for Stakeholders :

- Customer / User الجهة المستفيدة- Sponsor )الممول )قد يكون البنك او وزارة المالية او المستفيد نفسه- Project Management Office

- Program Manager / Portfolio Manager

- Project Manager / Project Team

- Functional Manager / Operational Manager المدير الوظيفي / مدير العمليات- Sellers / Vendors / contractors / Business Partners


5. Organizational Structure


1. Functional : Each employee has one superior. Staff members are grouped

by specialty. Each department will do its project work independent of others.

الموظف له مدير واحد الهيكل عبارة عن اقسام وظيفية طبقا للتخصص )تسويق/انتاج/هندسة/حسابات..الخ(, وعند وجود مشروع داخل احد

االقسام يقوم القسم بمفرده على انجاز المشروع باالضافة لعملهم الوظيفي,صالحيات مدير المشروع قليلة او معدومة,

2. Projectized : Company is organized by project. Project manager has the

authority and control of projects. Team members complete only project work

and when project is over they don’t have a department to go back to.

المنظمة عبارة عن مجموعة من المشاريع و مدير المشروع له كامل الصالحياتوفريق العمل تابع لمدير المشروع و والءهم للمشروع والتواصل سهل بينهم

و في نهاية المشروع يتم االستغناء عن اعضاء الفريق, و يعيب هذا النظامغياب الخبرات الفنية في التخصص.

مدير الشركة

مدير وظيفي

فريق العمل

مدير وظيفي

فريق عمل

مدير وظيفي

فريق العمل

1. Functional Organization

مدير الشركة

مدير 3مشروع

فريق العمل 3مشروع





2. Projectized Organization


5. Organizational Structure


3. Matrix : Blend of functional and projectized characteristics. Team members

report to two bosses. خليط من النوعين و فيها الموظف له رئيسان بالعمل

3. 1 Strong Matrix : Power with project manager صالحيات اعلى لمدير المشروع

3.2 Balanced Matrix : Power is shared between project manager and

functional manager. صالحيات متساوية بين مدير المشروع و المدير الوظيفي

3.3 Weak matrix : Power with the functional manager and the project

manager will work as coordinator or expediter. صالحيات اعلى للمدير الوظيفي

- Expediter :

مشهل للمشروع له صالحيات اقل ما يمكن و يساعد في دفع العمل بالمشروع و مساعدة فريق العمل.

- Coordinator :

و لكن له صالحيات الخذ بعض القرارات.expediterمنسق للمشروع مثل ال


6. Life Cycle


Project Life Cycle Structure :

1. Starting the project البدء 2. Organizing and

preparingالتنظيم 3. Carrying out project work التنفيذ 4. Closing the project نهاية المشروع

التكاليف و فريق العمل يكون قليال في البداية ثم يصل اقصاه في التنفيذ ثم يقل -بسرعة في نهاية المشروع

المخاطر و الغموض و تأثير اصحاب المصلحة يكون اكبر ما يمكن في بداية المشروع -ثم تقل بعد ذلك

تكاليف التغيير تكون اقل ما يمكن في بداية المشروع ثم تزيد مع تقدم العمل في -المشروع


7. Enterprise Environmental Factors


Enterprise Environmental Factors : / ي المشروعXXة المؤثرة فXXل البيئيXXالعوام. المنظمة

It refers to conditions, not under the control of the project team, that influence, constrain, or direct the project such as:

Organizational culture, structure, and governance

Geographic distribution of facilities and resources

Government or industry standards

Infrastructure (e.g., existing facilities and capital equipment)

Existing human resources (e.g., skills, disciplines, and knowledge)

Company work authorization systems

Marketplace conditions and political climate

Commercial databases (e.g., cost estimating data)


8. Organizational Process Assets


Organizational Process Assets : أصول العملية التنظيمية

1. Procedure & Processes :

• Organizational standards, policies, and templates.

• Change management procedures / defect management procedures.

• Guidelines for tailoring processes and procedures

2. Knowledge Base

• Project files and database

• Lessons learned and historical information

• Financial database and configuration management database.

• Issue management database


9. PMBOK Structure


Kno

wledge Areas

4.Integration5.Scope6.Time7.Cost8.Quality9.Human Resource10.Communication11.Risk12.Procurement13. Stakeholders

Process Groups

Initiation Planning Execution Monitor & Control Closing

47 Processes

Education

PMP Preparation - 03 Framework